Verksamhetsplan 216-218 Budget 216
Innehåll Kommunövergripande styrning erings- och uppföljningsprocessen ---------------------------------------------------------------- 3 Verksamhetsstyrning ------------------------------------------------------------------------------------- 4 Bolagets verksamhetsplan Affärsidé --------------------------------------------------------------------------------------------------- 6 Omvärldsanalys ------------------------------------------------------------------------------------------ 7 Uppdrag och verksamhet -------------------------------------------------------------------------------- 9 Verksamhetsmål 216-218 --------------------------------------------------------------------------- 12 Aktivitetsplan 216-218 ------------------------------------------------------------------------------ 15 Resultatplan 216-218 -------------------------------------------------------------------------------- 16 Kassaflödesanalys --------------------------------------------------------------------------------------- 16 Investeringsplan 216-218 --------------------------------------------------------------------------- 19 2
Kommunövergripande styrning erings- och uppföljningsprocessen Verksamhetsplaneringen för Arvika kommun omfattar en rullande treårsperiod. Kommunfullmäktige fastställer årligen den strategiska planen, verksamhetsplaner, skattesats och bolagens borgensramar i november. Den strategiska planen innehåller omvärldsanalys, vision, mål, inriktning, drift- och investeringsramar samt räkenskaper, som utgör underlag för styrning av verksamheterna. Verksamhetsplaner arbetas fram parallellt med den Strategiska planen och processen startas upp under våren efter att budgetberedningen lämnat förslag om preliminära ramar och målförändringar. Verksamhetsplanerna är en nedbrytning av den Strategiska planen och utgör verksamheternas budgetdokument. Bolagens verksamhetsplaner baseras på den Strategiska planen och övriga styrdokument/direktiv som fastställts av ägaren. Bolagens verksamhetsplaner fastställs av respektive styrelse och redovisas för kommunfullmäktige i samband med Strategisk plan och övriga verksamhetsplaner.. Uppföljning samt helårsprognos för verksamhet och ekonomi avrapporteras till kommunfullmäktige vid tre tillfällen per verksamhetsår: Delårsrapport för perioden januariapril, delårsbokslut för perioden januari-augusti och för verksamhetsåret i kommunens årsredovisning. erings- och uppföljningsprocessen Styrelsen faställer verksamhetsplan Strategisk plan och Verksamhetsplaner Budgetramar NOVEMBER Årsstämmor Oktober Delårsbokslut TB2 Beslutsgång i kommunfullmäktige Årsredovisning April Delårsrapport TB1 Allmänpolitisk debatt Juni Maj Kommentar: Bolagens interna uppföljningsrutiner utformas efter styrelsens och moderbolagets behov. 3
Verksamhetsstyrning Vision Arvika med verksamhetsidé, strategiska mål och strategier beskriver kommunens övergripande långsiktiga inriktning och politiska vilja. Även kommunens bolag omfattas av den övergripande verksamhetsstyrningen som utgör en plattform för utformningen av bolagens verksamhetsplaner. Kommunens vision är: Vision Arvika En attraktivare kommun Kommunens verksamhetsidé är: Vi skapar förutsättningar för ett gott och tryggt liv för de som lever och verkar i Arvika kommun. Vi erbjuder en god service och uppmuntrar kreativitet och initiativkraft. Visionen konkretiseras i strategiska mål för invånare och kunder, medarbetare, tillväxt och utveckling, miljö samt ekonomi. Genom att verka i riktning emot de strategiska målen når vi en god ekonomisk hushållning i vår verksamhet. Med god ekonomisk hushållning avses att vi förvaltar våra resurser så att vi skapar en långsiktigt hållbar utveckling, där såväl sociala, ekologiska som ekonomiska perspektiv utgör ledstjärnor. Våra strategiska mål är: Vi är en attraktiv kommun, där invånare och kunder är nöjda med vår verksamhet. Våra strategier för att uppnå målet Vi för en öppen och aktiv dialog och ger möjligheter att vara med och påverka Vi har en hög tillgänglighet och är tydliga med vad vi kan erbjuda Vi ser möjligheter med mångfald Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god service Våra strategier för att uppnå målet Vi erbjuder utvecklingsmöjligheter och meningsfulla arbetsuppgifter Vi arbetar för medarbetarnas hälsa och trivsel Vi skapar förutsättningar för medarbetarnas delaktighet och ansvarstagande 4
Vi är en hållbar kommun som skapar förutsättningar för en positiv utveckling. Våra strategier för att uppnå målet Vi arbetar för ett hållbart samhälle med miljö- och klimatfrågorna i fokus Vi skapar fler bostäder och utvecklar de vi har Vi verkar för bra infrastruktur och goda kommunikationer Vi bidrar tillsammans med andra till ett rikt fritids- och kulturliv Vi skapar förutsättningar för ett starkt och differentierat näringsliv genom att uppmuntra innovation och entreprenörskap Vi arbetar för en höjd utbildningsnivå Vi arbetar för en god folkhälsa Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra gemensamma resurser på ett ansvarsfullt och långsiktigt sätt. Våra strategier för att uppnå målet Vi för en ansvarsfull politik där ekonomi i balans är överordnad övriga krav Vi skapar utrymme för framtida pensionsåtaganden Vi finansierar investeringar inom den skattefinansierade verksamheten med egna medel UPP- FÖLJNING Styrmodell Verksamhetsidé Strategiska mål Strategier Verksamhetsmål PERSPEKTIV: Medborgare och kunder Medarbetare Tillväxt och utveckling Miljö Ekonomi Kommunens styrmodell illustreras med ovanstående bild. 5
Bolagets verksamhetsplan Vision Arvika Fastighets AB (AFAB) tillhör Arvika kommun och verkar under den övergripande visionen Arvika en attraktivare kommun. Utgångspunkt att verksamheten, inom vårt ansvarsområde, ska ge förutsättningar för ett gott och tryggt liv för de som lever och verkar i Arvika kommun. Visionen för Arvika Fastighets AB är AFAB utvecklande fastighetsbolag. Vår målbild är att Arvika blomstrar och växer, vi bidrar med rätt bostäder, rätt lokaler och trivsamma miljöer. Vi är ett föredöme som fastighetsbolag och arbetsplats. Affärsidé Affärsidén för bolaget lyder; Arvika Fastighets AB ska inom Arvika kommun med affärsmässiga principer erbjuda hyresgäster attraktiva och trygga boenden, ändamålsenliga och effektiva lokaler samt förvalta och utveckla kommunalt ägda fastigheter, anläggningar och parkmark. Varumärke Varumärket är Det trygga, gröna fastighetsbolaget. Vi arbetar under devisen Bättre. Tillsammans. För Arvika. Vi skapar boende, lokaler och miljöer där människor trivs länge. Vi möjliggör tillväxt i Arvika genom att se långsiktigt på utveckling, miljö och relationer. 6
Omvärldsanalys Behovet av att utveckla bostadsbeståndet är stort, det gäller både nybyggnad och insatser i befintliga fastighetsinnehavet. Behovet av underhåll de kommande tio åren är mycket stort, främst beroende på byggnadsbeståndets åldersstruktur. Även insatser för modernisering och anpassning till dagens efterfrågade standard krävs. Samhällsfastigheter är samlingsnamn för lokalfastigheter som används för kommunal verksamhet. Skolfastigheter är dominerande inom den gruppen och där krävs investeringar för att modernisera och effektivisera lokalbeståndet samt för att genomföra energioptimeringar. Hög prioritet har just nu lokalförsörjning av nya förskolelokaler. I övrigt krävs en genomgripande lokalförsörjningsplanering inom verksamheterna för att säkerställa en långsiktigt hållbar investeringsplan. Ökad miljöprofil. Det finns generellt sett efterfrågan och behov av att stärka och utveckla vår fastighetsförvaltning med ökad miljöprofil. Att bli ett grönare fastighetsbolag är en uttalad målsättning. Energieffektivisering för bostäder och lokaler krävs för att klara framtida krav på minskad klimatpåverkan. Även möjlighet till sortering av avfall är en viktig utveckling. Ny teknik i fastigheter för ägares behov (t ex driftövervakning) och för hyresgästers behov av moderna kommunikations-lösningar (bredband, larm, andra funktioner) ökar snabbt. AFAB ingår som viktig part i kommunkoncernens beslut för egen fiberutbyggnad. Investeringar i fastighetsnät planeras. Demografi. Ökad efterfrågan av kvarboende i hemmiljö p.g.a. en större andel äldre invånare kräver satsningar för trygghet och ökad tillgänglighet. Fastighetsförvaltningen kan utvecklas i samverkan med kommunens omsorgsverksamhet i syfte att ge bästa service till äldre i bostadskvarteren. I närtid ökar barnkullarna vilket mycket snabbt ställer krav på utveckling av förskoleplatser. De snabbt ökande flyktingströmmarna ställer ökade krav på tillgängliga bostäder och lokaler. Marknad och ekonomi. För att klara kommande behov av uppgraderingar inom såväl bostadssidan som lokalsidan krävs ökade resultatnivåer. Diskussion om hyressättning både inom bostadssidan och lokalsidan krävs. Hyressättning inom kommunkoncernen bör utvecklas med syfte att ge incitament för yteffektivisering och energieffektivisering. Behovet att utveckla och modernisera fastighetsbeståndet kommer att innebära ökade investeringar. Egenfinansiering kommer inte att vara tillräckligt, nybelåning kommer därför att krävas. Marknaden är i ett läge med historiskt låga nominella räntor. I kombination med hög efterfrågan inom bostadssidan har marknadsvärdena ökat, och möjligheten att försälja bostadsfastigheter bedöms vara gynnsamt. Det är även stort intresse på marknaden att investera i samhällsfastigheter. 7
Personal. Kännetecken för attraktiva företag är att vara tydlig med värdegrund och varumärke. Därför är det viktigt att arbeta vidare med att utveckla medarbetarskapet, att implementera vision-värdegrund-varumärke som nu tagits fram under devisen Bättre. Tillsammans. För Arvika. Det är nu viktigt att färdigställa pågående processer att förädla och effektivisera bolaget till ett effektivt och modernt fastighetsföretag. Behov av ny personal ökar närmaste tiden genom ökande takt av pensionsavgångar. ering för personalförsörjning och kompetensutveckling prioriteras. Ökad mångfald och jämlikhet eftersträvas inom arbetsgrupperna. 8
Uppdrag och verksamhet Arvika Fastighets AB är kommunkoncernens allmännyttiga fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar bostadsfastigheter om cirka 3 lägenheter (inklusive vårdboende), samhällsfastigheter (med lokaler som hyrs av Arvika kommun), samt viss del kommersiella fastigheter. Bolaget utför även förvaltning av byggnader, anläggningar samt parkmark ägd av Arvika kommun. Förvaltningen av fastigheterna sker till stor del av egen personal. Budget 216 är beräknat efter 161 årsarbetare. Vi är ett attraktivt fastighetsbolag, där hyresgäster och medborgare är nöjda med vår verksamhet. Vi uppfattas vara det trygga, gröna fastighetsbolaget. Vi är ett framgångsrikt bolag som utifrån ekologiska, sociala och ekonomiska hänsyn skapar god livskvalitet för dagens och morgondagens hyresgäster och kommuninvånare. Vi arbetar målmedvetet med att utveckla fastighetsinnehavet. Vi är en attraktiv arbetsgivare, där medarbetarna trivs, utvecklas och är stolta över att ge god service. Vi är ett föredöme som fastighetsbolag och arbetsplats. Verksamheten ska drivas konkurrensmässigt i jämförelse med externt upphandlat utförande. Vi har en hållbar ekonomi, där vi använder våra resurser på ett affärsmässigt sätt. Vi driver en ansvarsfull verksamhet där ekonomi i balans är överordnad övriga krav. Verksamhetsområdena bostäder samt kommersiella lokaler ska drivas och utvecklas affärsmässigt. Förvaltning av samhällsfastigheter samt utförande av skötseluppdrag ska genomföras och utvecklas konkurrenskraftigt och kostnadseffektivt. 9
Organisation Lokaler Avdelning Lokaler ansvarar för förvaltning av lokalfastigheter (samhällsfastigheter och kommersiella fastigheter) samt skötsel av byggnader och anläggningar tillhörande Arvika kommun via skötselavtal. Viktig uppgift är att tillsammans med kommunförvaltningen prioritera underhållsåtgärder och investeringsbehov inom samhällsfastigheterna. Långsiktig lokalförsörjningsplan ska utgöra grunden för större beslut. Flera skolor och förskolor är i stort behov av mer omfattande renovering. Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder kommer att fortgå och intensifieras. Bostäder Avdelning Bostäder ansvarar för förvaltningen av bostads- och vårdboendefastigheter. Sammanlagt 345 boenden varav 2.61 lägenheter i det ordinarie lägenhetsbeståndet, resterande i vårdboendet. Viktiga frågor de närmaste åren är att genomföra renoveringar, nybyggnationer samt energieffektiviseringar. Ett stort och viktigt projekt som pågår är att genomföra översyn av nuvarande hyressättning genom s k systematisk hyressättning. Projektet sker i samarbete med hyresgästföreningen. Även översyn av nuvarande regler för bostadskön bör göras i syfte att kunna presentera relevant uppgift om verklig köstorlek. Administrativ stab Administrativa staben har ansvar för att sammanhålla ekonomi- och administration samt kundtjänst, felanmälan och uthyrning. Särskida utvecklingsområden under 216 är att förtydliga och förenkla ekonomiska uppföljningen samt att utveckla funktionen kundtjänst. I takt med ökade investeringar är finansierings- och likviditetsplanering ett fokusområde. Teknisk stab Teknisk Stab ansvarar för riktlinjer och styra arbetet angående underhåll och underhållsplanering, bygg- och anläggningsprojekt samt tekniska system. Det avser både på övergripande nivå med riktlinjer för materialval, tekniska driftsystem/lösningar osv, samt även genom att planera och genomföra byggoch anläggningsprojekt. Hantverksgruppen ingår i Teknisk Stab för att kunna betjäna hela företagets fastigheter på ett tydligt sätt. Park- och tomtmark Avdelningen ansvarar för den yttre skötseln på bostadsgårdar, skolgårdar, förvaltningslokaler och vårdhem i Arvika kommun. Det innefattar grönyteskötsel, skötsel av lekplatser, snöröjning och städning av de yttre miljöerna. Avdelningen har även ett skötseluppdrag från Arvika kommun som omfattar skötsel av parkmark. I det ingår skötsel av grönytor och parker, tätortsnära skog, lekplatser m m. I uppdraget ingår även att upprätta vår- och sommarblomsprogram, blommorna odlas upp i vårt växthus. Städ Avdelningen Städ ansvarar för den dagliga lokalvården för samhällsfastigheter och bostadshyreshus. I uppdraget ingår även tjänsteutförande som storstädning, golvvård, flyttstädning, byggstäd och sanering. 1
Organisation 11
Verksamhetsmål 216-218 Invånare och kunder Mål Hög uthyrningsgrad bostäder Nöjda hyresgäster, bostäder Indikatorer och mättillfällen Uthyrningsgrad, % Nöjdhet, Branschindex Bo **) Mätning sker vart tredje år. Utfall 214 blev 76,7 % (motsvarar att 76,7 % av tillfrågade är ganska nöjda eller mycket nöjda. För AFAB sänktes resultatet från 81 % vid mätning 211. Mål 83 % motsvarar gräns för övre kvartil för alla ingående fastighetsbolag i mätning 211 (d v s gräns för bästa fjärdedelen av alla bolag). Delmål under planperioden 216 217 218 >98,5 >98,5 >98,5 - >83** - Medarbetare Mål Indikatorer och mättillfällen Delmål under planperioden 216 217 218 Friska medarbetare Sjukfrånvaro, mäts i %. <5,5 <5,2 <4,9 Utfall 214 var 5,7%, ackumulerat t o m tertial 2 år 215 var 6,8% Nöjda medarbetare Medarbetarindex***) Medarbetarundersökningar görs vartannat år. Index 73 motsvarar genomsnittresultatet 214 för hela kommunkoncernen. Index AFAB 214 var 66. >73 - >75 12
Tillväxt och utveckling Mål Modernisera lägenhetsbeståndet Utveckla nya bostäder Indikatorer och mättillfällen Delmål under planperioden 216 217 218 Antal färdigställda ROT-ombyggda lgh 5 5 3 Antal färdigställda nya lägenheter 8 3 3 Miljö Mål Indikatorer och mättillfällen Delmål under planperioden 216 217 218 Hushålla med energi Minskad energiförbrukning, Mvh -1-1 -1 Utgångspunkt är förbrukning 62. MWh mätår 29. 557 547 537 Hushålla med material Policy materialval Införs Hushålla med material Utbyggnad källsortering Enligt kommune ns plan Enligt kommun ens plan Enligt kommu nens plan 13
Ekonomi Mål Resultat, Mkr Indikatorer och mättillfällen Delmål under planperioden 216 217 218 >2,3 >18,6 >16,5 Soliditet, % >12 >12 >12 Kommentar resultat: Den negativa resultatutvecklingen i prognosen 217-218 beror främst på resultatförsämringar inom samhällsfastigheter. Orsak till det är ökade kostnader som riskerar att inte kompenseras genom ökad hyra. 14
Aktivitetsplan Perspektiv Invånare och kunder Aktivitet och genomförande 1. Implementera systematisk hyressättning i lägenhetsbeståndet enligt modell Rättvis hyra 2. Utveckla kundservice genom att stimulera till högre andel digital felanmälan via webb och app. 3. Implementera digital felanmälan för lokaler. 4. Översyn av regler för kösystem för lägenheter. 5. Utveckla arbetet med boendefrågor inom det sociala området tillsammans med verksamheten Lärande och Stöd. 6. Utveckla en modell för ökad trygghet i hemmet genom att, i samverkan med hemtjänsten, inrätta ett boende med högre servicegrad än normalt. Medarbetare 1. Färdigställa processen med samordning och effektivisering av interna lokaler 2. Kartläggning av personalbehov kommande år 3. Kartläggning av behov av kompetensutveckling 4. Genomföra medarbetarundersökning 216 5. Aktivt arbete med att sänka sjuktalet Tillväxt och utveckling Miljö 1. Genomföra tillbyggnad av åtta boenden inom vårdboende Nybacken 2. ering för nyproduktion av bostäder i kv Krukan 3. ROT-ombyggnader av lägenheter i kv Dragspelet 216-217 4. ROT-ombyggnader av lägenheter i kv Salem 218 (Tingsg 11) 5. Investering förskolor 6. ering för ny högstadieskola och därmed sammanhängande förändring inom befintliga skolfastigheter. 7. Utbyggnad digitalt fastighetsnät 8. Utveckla plan för att förbättra tillgänglighet och trygghet i boendet 9. Färdigställa digital hantering av förvaltningspärm för respektive fastighet 1. Fortsatt utbyggnad källsortering i bostäder 2. Påbörja källsortering i lokaler 3. Införa individuell debitering vid användning av tvättstugor 4. Införa individuell debitering av vattenförbrukning 5. Analys månadsvis av energiförbrukning per fastighet 6. Införa policy för materialval 15
Resultatplan 216-218 216 217 218 Nettoomsättning 31 538 36 31 6 Övriga intäkter 2 624 21 22 Intäkter 322 162 327 332 6 Övriga externa kostnader -164 94-166 2-167 5 Personalkostnader -74 547-76 -77 4 Avskrivningar -45 915-48 5-51 5 Kostnader -285 42-29 7-296 4 Rörelseresultat 36 76 36 3 36 2 Finansiella poster -16 467-17 687-19 649 Avsättningar mot kund Resultat efter finansiella poster 2 293 18 613 16 551 Kassaflödesanalys 216 217 218 Den löpande verksamheten Årets resultat 2 293 18 613 16 551 Avskrivningar 45 915 48 5 51 5 Förändring avsättningar Medel från den löpande verksamheten 66 28 67 113 68 51 Investeringsverksamheten Bruttoinvesteringar -14 8-195 8-23 Anslutningsavgifter Kassaflöde från investeringsverksamheten -14 8-195 8-23 Finansieringsverksamheten Nyupptagna lån 74 7 128 8 135 Amortering av lån Kassaflöde från finansieringsverksamheten 81 3 128 8 135 Årets kassaflöde 18 113 51 16
Investeringsplan 216-218 Investeringsbudgeten redovisar en ram för projekt som bedöms prioriterade. Separata beslut krävs innan igångsättning. Kommunala beslut krävs innan slutligt beslut om investeringar inom verksamhetsfastigheter. Inom bostadsbeståndet krävs att tillfredsställande uppgörelser nås med hyresgäster/hyresgästföreningen om hyresnivåer innan slutligt beslut om nybyggnad och ROT-ombyggnader. För belopp som avser tidigare underhåll, nu investering enligt K3- redovisning föreslås att ytterligare styrelsebeslut inte krävs. Projekt 215 Bostäder ROT 1 lgh kv. Dragspelet Nybyggnation kv. Krukan Utbyggnad Nybacken, Lägret 3 Fiberutbyggnad ROT Salem 6 Takbyten Låssystem/tvättbokning Lokaler Ombyggnation Vik 2:3 ROT ospec Verksamhetslokaler Nybyggnation Förskolor Ombyggnation Ritz Om/tillbyggn. kök Kyrkebyskolan Ombyggn. kök Järvenskolan Ombyggn. kök Sulviksskolan Ombyggn. kök Hamngatan Ombyggn. kök Minnebergsskolan Renovering Centralskolan Renovering Taserudsgymnasiet ROT skolor Övrigt Energieffektivisering Maskiner och fordon Källsortering bostad Källsortering lokaler P-platser bostad Delsumma 216 2 12 1 45 4 8 1 15 15 15 35 4 1 5 38 3 1 15 1273 217 2 1 4 45 4 15 15 5 35 8 2 5 38 3 2 1813 218 62 18 45 4 1 15 6 1 5 4 3 2 1885 Tidigareunderhåll, nu investering Bostäder Lokaler Delsumma tidigare underhåll, nu investering enligt K3-redovisning 7 65 135 75 7 145 75 7 145 Summa 148 1958 23 17
18