Tidrapportering i TimeLog

Tidrapportering i TimeLog Vitbok om tidrapportering Här får du inblick i hur TimeLog själv som företag använder TimeLog Project för tidrapportering och strategiutveckling. Denna vitbok beskriver hur TimeLog som företag använder sig av tidrapportering internt som operativt och strategiskt verktyg för att uppfylla både kortsiktiga och långsiktiga mål för företaget. Syftet med denna vitbok är att ge inspiration till att styra verksamheten mot ökad lönsamhet, starkare dataunderlag och snabbare reaktionsförmåga på en föränderlig marknad. För att kunna använda tidrapportering för företagsledning, är det viktigt att all tid rapporteras exakt - även den interna tiden. Först då blir det möjligt att få en realistisk bild av företagets verksamhet och avkastning. 1

Vitbok om tidrapportering Läs mer om hur TimeLog använder strategisk tidrapportering för att uppnå ökad lönsamhet och överblick över utvecklingen. 1 Tidrapportering för företagsledning 3 1.1 Tidrapportering integrerad med resursstyrning 3 1.2 Konsekvent tidsinsamling 3 1.3 Vi använder vår egen medicin 3 2 TimeLogs nya tidrapporteringsstrategi 4 2.1 Medarbetarnas stöd 4 2.2 Implementering 4 2.3 Hitta rätt struktur 5 2.4 Projektnamnet som dimension 8 3 Hur tidrapporterar vi? 9 3.1 Reaktionerna på den nya tidrapporteringsstrukturen 10 3.2 Projektnamn och allokering av medarbetare 11 3.3 Praktisk hantering av tidrapporteringarna 11 3.4 API och online-dashboard 12 4 Coachning av medarbetarnas tidrapportering 13 4.1 Bra medarbetarrapporter 14 1. udgåva Skriven av Sascha Skydsgaard TimeLog A/S Kungsgatan 10 111 43 Stockholm Sverige Telefon 08-51 977 977 5 Strategisupport och styrelserapportering 15 6 Kunskapsinsamling från tidigare projekt 17 7 Hantering av kundprojekt 17 8 Slutsats 19 2013 TimeLog A/S Alla rättigheter förbehållna. www.timelog.se info@timelog.se 2

1 Tidrapportering för företagsledning Att investera i ett tidrapporteringssystem kan vara ett svårt beslut att fatta för många företag. Tidrapporteringsprocessen påverkar vanligen alla medarbetare i företaget, vilket gör att många ska höras, och man ska ta hänsyn till många intressen. Och av samma skäl, brukar det alltid finnas en eller flera medarbetare i företaget som kan berätta om negativa exempel, där genomförandet av tidrapportering har misslyckats. 1.1 Tidrapportering integrerad med resursstyrning Som en naturlig följd, får vi ofta frågan om hur vi har strukturerat och genomfört våra tidrapporteringsprocesser, och vad vi använder data till. Samtidigt ser vi, att våra kunder i stigande grad, inte längre nöjer sig med att bara använda tidrapportering för kostnadsfördelning eller fakturering. Nu ska tidrapporteringen införlivas i projektstyrning, resursstyrning och är i de mest ambitiösa fallen även en betydande del i företagets databas, som gör det möjligt att ta och följa upp strategiska beslut. En utveckling som vi anser sund, och därför arbetar aktivt på att stödja. Men också en ambition som kräver uthållighet att driva. 1.2 Konsekvent tidsinsamling Förutsättningen för att kunna använda tidrapportering för företagsledning är självklart att processen med att samla in tid, strikt och konsekvent, (även den interna) är på plats och fungerar. Det är här de flesta företag har problem. Vi ser ofta att företagen i huvudsak fokuserar på den fakturerbara tiden, eftersom det på basis av denna tid skickas fakturor till kunderna. Vi är dock övertygade om att det är lika viktigt att få grepp om den interna tiden för att få företaget att bli friskt och starkt med möjlighet att växa. 1.3 Vi använder vår egen medicin De flesta läsare kommer förmodligen att upptäcka, att vi använder vår egen medicin ganska seriöst och förmodligen tidrapporterar mer detaljerat än de flesta av våra kunder. Med tanke på att vi först och främst är ett produktföretag och inte ett konsultföretag, så är ungefär 90 % av vår tidsförbrukning intern tid. Vi anser därför att noggrann dokumentation av den interna tiden är absolut nödvändigt för att utveckla och utnyttja potentialen i TimeLog både på kort och lång sikt Vi hoppas att du, med inspiration från denna vitbok, lyckas med att använda tidrapportering effektivt i det egna företaget. 3

2 TimeLogs nya tidrapporteringsstrategi Om medarbetarna inte backar upp en mer detaljerad tidrapportering, blir uppgifterna inte användbara I takt med att TimeLog har vuxit under åren, så har vår mognad inom projektstyrning och tidrapportering ändrats. I praktiken innebar detta att vi 2009 antog en strategi för vår tidrapportering, vilket tvingade oss att bestämma vad vi ville uppnå med tidrapporteringen. Tidigare tidrapporterade vi endast för att fakturera kunder samt för att få en uppfattning om den interna tiden samt för att sköta semester/frånvaro och inte för att tidrapporteringen var en del av företagets strategi. 2.1 Medarbetarnas stöd För att den nya tidrapporteringsstrategin skulle lyckas, var det viktigt att få alla medarbetare att förstå orsaken till förändringen, samt vilken betydelse de rapporterade uppgifterna hade för TimeLog som företag. Om medarbetarna inte backar upp en mer detaljerad tidrapportering, blir uppgifterna inte användbara, och vi kommer dessutom att få medarbetare som tycker att denna form av tidrapportering är slöseri med tid trots att vi säljer ett tidrapporteringssystem. Även om vi jobbar med tidrapportering, blir detta en personlig fråga för varje TimeLog-medarbetare. Likaså är frågan om man som medarbetare bryr sig om att (tid-) rapportera sina göranden eller inte, och det är därför viktigt att tillmötesgå detta med bra intern kommunikation. 2.2 Implementering För att göra det lätt för medarbetarna att ta till sig de nya tidrapporteringsprocedurerna, tryckte vi upp en vägledning om hur man upprättar projekt för alla medarbetare, som förklarar de olika aspekterna. Detta gjordes för att säkerställa, att alla projekt upprättades korrekt i enlighet med de analyskrav, vi hade på uppgifterna. Dessutom gjorde vi några enkla projektmallar för varje typ av projekt (implementeringsprojekt använd tid implementeringsprojekt fast pris, utvecklingsprojekt, releaseprojekt osv.), så vi kunde minska tidsförbrukningen och risken för fel i samband med upprättandet av de vanligaste projekten till ett minimum. Grunden var att det endast var projektledaren som skulle välja projektnamn, kund och en mall. Mallen innehåller resten av informationen, inklusive alla projektkategoriseringar, deluppgifter, standardpriser och standardresursgrupper. 4

2.3 Hitta rätt struktur Förutsättningen för en användbar tidrapportering bygger på skapandet av rätt projekt och uppgiftsstrukturen. Det kräver bra förberedelse! Hos oss bestod förberedelserna av tre ledarskapsworkshops, en hel del hemarbete och avslutande systeminstallation. Det sista var den minsta delen av uppgiften. I processen, analyserade vi först huvudlinjerna för Timelogs resursanvändning, som grovt delas in i följande nio processområden: Figur 1 Översikt av TimeLogs interna processer: 5

Baserat på ovanstående struktur, angav vi tre huvudfrågor och sex delfrågor, som vår tidrapportering borde besvara. De viktigaste frågorna var, hur många heltidstjänster som användes till: Att behålla de befintliga kunderna? Och inte minst, hur mycket detta tal stiger med antalet kunder? Att investera i framtiden (produktutveckling, företagsutveckling, processutveckling)? Att interagera mot marknaden (försäljning, marknadsföring och konsulttimmar)? Delfrågorna som vi ville ha svar på var, hur lång tid vi använder (procentuellt/totalt) på: Att få nya kunder (försäljning och new bizz -marknadsföring)? Att implementera nya kunder? Att leverera ytterligare konsulttjänster till befintliga kunder? Att leverera betald kundutveckling till befintliga och nya kunder? Att betjäna våra befintliga kunder (kundservice, serverdrift, support, bokföring)? De olika investeringsområden som vi har (speciellt hur mycket produktutvecklingen kräver) Resultatet blev följande uppställning av projekttyper, projektkategorier och projektnamn: 6

Figur 2 Översikt över TimeLogs uppställning av projekttyper och projektkategorier. Projekttyperna följer i stort de processområden, som beskrivs i Figur 1. Projektkategorierna kräver en närmare förklaring. I TimeLog lägger vi stor vikt vid, hur skalbara vi är som företag. D.v.s. hur mycket tid som läggs på uppgifter som blir fler, när vi får fler kunder och hur mycket tid som läggs på arbetsuppgifter som är oberoende av antalet kunder. Utifrån denna information kan vi i slutändan beräkna hur mycket av företagets lönekostnader, som är förknippade med antalet kunder och hur mycket tid som går åt till den grundläggande hanteringen av de 600 befintliga kunder vi har man skulle kunna kalla det vår nollpunktskostnad. Exempel på projekt i kategorin Fasta kostnader: Serverdrift Investeringsprojekt (produktutveckling, företagsutveckling m.m.) Hyra Internutbildning 7

Exempel på projekt i kategorin Variabla kostnader: Försäljning Kundservice Support Konsultrådgivning Dessutom använder vi fastyper, så att vi kan analysera hur tiden fördelas på aktiviteter som projektledning, dokumentation, kundservice, osv. i alla TimeLogs projekt. 2.4 Projektnamnet som dimension För att skapa den bästa översikten och skilja på våra interna och externa projekt har vi valt att använda fasta prefix i projektnamnen. Vår struktur ger den fördelen att alla interna projekt alltid ligger högst upp på valmenyn, och ingen behöver därför tvivla på vilka projekt som är interna/externa. Dessutom kan externa projekt heta samma sak, det är bara kunderna som är olika. Genom att använda de tre första bokstäverna i kundens namn som prefix, behöver vi inte ha 15 projektnamn, som är samma i våra valmenyer. Vi har tre olika prefix beroende på, vilken typ av projekt det handlar om: Interna driftsprojekt: _TIM PROJEKTNAMN t.ex. _TIM Bokföring Interna investeringsprojekt: _TIM(OMRÅDE) PROJEKTNAMN t.ex. _TIM(M) Ny webbplats Kundprojekt: BAS PROJEKTNAMN (BAS är de tre första bokstäverna i kundens namn) t.ex. BAS implementering 8

På de interna investeringsprojekten använder vi följande områdesförkortningar i projektnamnet: _TIM(O) Organisation och processer _TIM(M) Marknadsföring _TIM(S) Försäljning _TIM(I) Infrastruktur _TIM(P) Produkt _TIM(F) Företagsutveckling Områdesförkortningen används således som en extra dimension, som när data extraheras till Excel och används för att sammanfatta investeringsprojekten per område. Vi budgeterar endast på kunder och investeringsprojekt. Vi har valt att inte budgetera driftsprojekt, eftersom det handlar mer om att samla in tid, som vi sedan kan analysera. 3 Hur tidrapporterar vi? TimeLog Project erbjuder flera olika tidrapporteringslösningar. I TimeLog har vi emellertid valt att göra alla tidrapporteringar i TimeLog Tracker (vårt desktopprogram) eller via våra smartphone-klienter. Det finns flera anledningar till detta: Tidrapporteringen görs omedelbart och inte senare under dagen/veckan när man inte kan komma ihåg vad man faktiskt har gjort. Det är mer exakt än att rapportera hela/halva timmar. Vi har så många projekt, att veckorapporterna blir för oöverskådliga, så det tar för lång tid att hitta de enskilda faser, som man ska tidrapportera på. Man kan söka bland alla projekt och uppgifter snabbare än i tidrapporten och veckorapporten. Vi rapporterar dock semester/frånvaro via veckorapporten och vår supportavdelning rapporterar också tid i TimeLog Help Desk på de enskilda aktiviteterna. När det gäller semesterrapportering, har vi valt att justera lönekoden för semester varje år, som gör en nedräkning från det intjänade antalet timmar. Därmed kan varje 9

medarbetare själv hålla koll på hur mycket semester man har kvar. med TimeLog Tracker går det snabbt och lätt, och man behöver inte göra någon sammanfattning, vid dagens slut Vi har en intern regel som säger att veckorapporten ska stängas på måndag kl. 10:00, så de olika projektledarna vet att deras projekt är uppdaterade, och inte blir överraskade i slutet av månaden, om saknade tidrapporteringar från perioden plötsligt dyker upp och projektets budgetar därmed överskrids. För vissa kan TimeLog Tracker verka för detaljerat när man "bara" ska rapportera intern tid men med TimeLog Tracker går det snabbt och lätt, och man behöver inte göra någon sammanfattning, vid dagens slut. Dessutom är det ett mer proaktivt sätt att tidrapportera, eftersom det händer medan man arbetar. Det ger medarbetaren möjlighet att aktivt ta ställning till, vad de använder sin tid till. För vissa kan det låta hårt, och vi får ofta frågan om vi också har ett projekt för kaffedrickande, toalettbesök osv. men nej, så detaljerat är det inte. Vi vill dock ha en sann bild av vår situation i TimeLog och det får vi bara om vi har en exakt tidrapportering, som vi kan lita på dvs. med så hög detaljgrad som möjligt. Oavsett vad, blir tidrapporteringen aldrig 100 % exakt detta är inte heller vårt mål, men vi vill gärna komma så nära som möjligt. 3.1 Reaktionerna på den nya tidrapporteringsstrukturen Det tar ett tag att vänja sig vid allt nytt - och det var inget undantag hos oss. För de flesta tog det lite tid att vänja sig vid att vara mer detaljerad i sin dagliga tidrapportering, men vid en viss tidpunkt blir det också en vanesak. Vi skulle ljuga om vi sa att alla tycker att det är ett bra sätt att tidrapportera på. Vissa medarbetare tycker att det är alltför detaljerat, medan andra tycker om att ha sin egen personliga överblick av, hur de använder tiden, så de kan se, om det finns arbetsuppgifter som försummas. Generellt är det väldigt olika från person till person hur man har det med tidrapportering. Det beror också på om man är en kreativ personlighet som föredrar att arbeta fritt och utan alltför många ramar, eller om man tycker om struktur. Vi försöker att omfatta alla typer, men det är klart att även vi i TimeLog emellanåt kan ha svårt att få människor att tidrapportera. För nya medarbetare, kan det verka lite överväldigande och förvirrande, om man inte har försökt att tidrapportera på sina tidigare befattningar. Men det dröjer inte länge förrän det sitter i ryggmärgen och blir 10

en lika naturlig del av vardagen i TimeLog som att hämta kaffe eller planera arbetsuppgifter i kalendern. 3.2 Projektnamn och allokering av medarbetare Vi har cirka 100 (aktiva) interna projekt medarbetarna är dock endast knutna till dem som är relevanta för deras dagliga arbete, så att det inte finns "information overload" i listan över projekt i TimeLog Tracker. Om vi har projekt med flera faser, går vi in och allokerar medarbetare till varje fas, eftersom alla faser inte är relevanta för den enskilde. Annars använder vi mest "Tidrapportering tillåten för alla i resursgruppen" i projektinställningar. På faser, som heter något med "Annat", finns det en regel att det alltid måste skrivas en kommentar, så det inte bara blir en papperskorg, om man inte kan hitta rätt ställe att tidrapportera på. Att använda Annat -fasen kan för en del vara den lätta lösningen, när man ska tidrapportera. Ett par gånger om året går respektive projektledare igenom rapporteringarna på Annat -faserna för att se, om det bör upprättas extra faser till arbetsuppgifter, som kommer tillbaka. 3.3 Praktisk hantering av tidrapporteringarna När medarbetarna har stängt veckorapporten, går respektive avdelningschef in och godkänner dem. Om vi kan se att det har rapporterats tid på fel projekt/faser, Figur 3 I Omkontera tid är det lätt att flytta tidrapporteringarna från ett projekt till ett annat: 11

använder vi oss av funktionen Omkontera tid när det är möjligt att flytta en tidrapport till en annan fas/annat projekt, även om veckorapporten och/eller projektet är stängt. Därigenom behöver vi inte belasta människor med enkla korrigeringar. Det händer också att vi i samma gränssnitt väljer att dela tidrapporteringarna på två olika faser i stället. 3.4 API och online-dashboard Vi har valt att använda TimeLog Projects rapporterings-api för att extrahera data och visualisera dem grafiskt på en platt skärm i företaget. Här visar vi bland annat ett utdrag från rapporten Precision i tidrapportering, som visar, hur punktliga medarbetarnas tidrapporteringar är. Om det är sju dagar sedan en medarbetare tidrapporterade, kommer tidrapporteringen, förutom allt annat, att bli mer oprecis än om tidrapporteringen gjordes varje dag. Det är en motiverande faktor för våra medarbetare att inte hamna bland Topp 5 som halkat efter med tidrapporteringen. Här visas ett urval av våra dashboard: Figur 4 Här visas ett urval av våra dashboard, där vi kan vi se, vem som har halkat efter med tidrapporteringen. Dessutom får vi en gemensam översikt av vilka investeringsprojekt (här utgår vi från våra inställningar av projekttyper) som har använt mest tid under de senaste sju dagarna. Därigenom får hela företaget en överblick av vad vi investerar våra krafter i. Siffran i parentesen är antalet timmar: 12

Figur 5 Vi använder TimeLog Projects rapporterings-api för att visa data på våra interna dashboard. 4 Coachning av medarbetarnas tidrapportering Vi tycker det är viktigt att använda medarbetarnas tidrapportering proaktivt i deras utvecklings- och månadssamtal med sin närmaste chef. Det är inte för att slå någon i huvudet, utan för att få inblick i de viktigaste projekten på sista tiden, och om det kan ha kommit uppgifter från sidan som har gjort att andra projekts deadline har förskjutits. Det ger en bra möjlighet till dialog om hur arbetsbördan är fördelad mellan de olika arbetsuppgifterna. Vi ser ofta att medarbetarna blir överraskade av sin tidprofil att de använder tiden annorlunda än de tror. Det gör dem mer fokuserade och bättre på att prioritera de viktigaste uppgifterna. En medarbetares tidrapportering kan också indikera, om det är dags att byta befattning, eftersom personen börjar utföra andra uppgifter, än det som han/hon är anställd för. Detta utgör en grund för att utvecklas i företaget. Det är också en möjlighet för medarbetarna att visa sin ledare, om de gör något helt annat än det som avtalades, och att de kan behöva skyddas från ytterligare 13

uppgifter, eller deras befattning måste omdefinieras. Att använda dessa data i utvecklingssamtalen ger en ömsesidig förståelse av vilka uppgifter som fyller arbetsdagen, och därmed kan medarbetare och chef gemensamt hitta den bästa lösningen för båda parter. 4.1 Bra medarbetarrapporter Till dessa samtal behöver vi särskilt följande rapporter, beroende på vilken funktion medarbetaren har i företaget: Intern/extern analys Rapporten används för de medarbetare som fakturerar timmar externt. Här visas hur mycket tid som används på kunder jämfört med interna projekt Pivot-rapport Denna rapport är bra till att göra olika övergripande diagram som visar olika tidprofiler. Det är möjligt att börja med en bred översikt och sedan gå mer på djupet i de olika siffrorna som följer. Figur 6 Pivot rapporten innehåller en uppsjö av alternativ för att anpassa visningen av data efter dina specifika behov. Här visas t.ex. fördelningen av projekt utifrån typ/kategori. 14

Bokat jämfört med rapporterat arbete Denna rapport används främst av vår utvecklingsavdelning, som använder rapporten för att följa upp de överenskomna produktionsplanerna på dag- och veckobasis. De kan därmed få en inblick i om de är tillräckligt bra för att uppskatta den tid som läggs på varje uppgift, och om det kommer in för många uppdrag från en annan sida, som därmed fördröjer deras leveransplaner. 5 Strategisupport och styrelserapportering I TimeLog visar vår tidrapportering, om vi följer den överenskomna strategin för företaget. Vi har t.ex. bestämt att cirka 50 % av vår tidsförbrukning ska vara marknadsorienterad. Om vi endast använder 30 % av vår tid på marknadsorienterade aktiviteter, så blir nästa anställning marknadsorienterad. Därigenom blir det inte bara den som ropar högst som får mer resurser det är strategin och Timelogs tidrapporteringsprofil, som bidrar till att avgöra eventuella anställningar i framtiden. De data som samlas in i TimeLog Project används också till styrelserapporter så att styrelsen kan få en inblick i Timelogs utveckling. Därmed finns det en saklig grund för diskussion om Timelogs nuvarande och framtida situation. Eftersom större delen av vår tid är intern, så är det naturligt att titta på om det finns saker som vi spenderar för mycket tid på, som kan optimeras, så att vi kan lägga tiden på mer lönsamma uppgifter. Dessutom tittar vi på, om vi använder tid på projekt som ligger utanför våra kärnkompetenser. Det är något vi säger till våra kunder så det måste vi också själva arbeta med. Vi har alltför ofta gjort små interna utvecklingsprojekt, som skenat iväg, och först efteråt upptäckt, att vi hellre borde ha köpt kompetenserna externt. I vår försäljningsavdelning har vi valt att göra ett försäljningsprojekt med följande struktur: 15

Figur 7 Detta försäljningsprojekt använder vår försäljningsavdelning till att tidrapportera sina aktiviteter. Vi kan bland annat hålla koll på hur mycket tid som används på anbud/avtal. Vi går in och bedömer, om vi eventuellt kan minska tidsförbrukningen på administrativt arbete, så det kan användas för mer utåtriktade säljaktiviteter i stället. Om vi bara hade haft en fas, som kallades säljarbete, skulle vi inte kunna gå in och justera på de enskilda delelementen, eftersom det skulle vara svårt att skilja mellan hur mycket tid som används på mötesaktivitet jämfört med anbud/avtalsskrivning. Med denna kunskap kan vi medvetet arbeta för att göra vardagen enklare för våra medarbetare. Samtidigt är vi inne och bedömer, hur mycket tid som används i organisationen på t.ex. interna möten. Här kan vi se de direkta kostnaderna genom att ha hela organisationen samlad på en gång. Det innebär att vi har blivit mer medvetna om mötet har ett berättigande. 16

I TimeLog, vill vi få ut något av vår tid, och därför ska det på ett möte finnas en agenda, ett referat, och det ska tas beslut, för att det ska betraktas som ett givande möte, som är värt investeringen. Om det inte fattas några beslut, skulle tiden förmodligen ha använts bättre på andra saker. Det gamla ordspråket att tid är pengar, har gjort oss duktiga i TimeLog på att använda tiden på rätt sätt. 6 Kunskapsinsamling från tidigare projekt Tidrapporteringarna på våra kund- och investeringsprojekt ger en stabil överblick över, om vi håller oss till våra budgetar på både projekt, fas och medarbetarnivå. Därmed kan vi t.ex. få svar på följande frågor: Varför överskred vi budgeten? Är det samma faser, som vi alltid överskrider budgetarna på. Har projektet lönat sig på annat sätt? Är vi för dåliga på att bedöma en viss typ av projekt? Är det samma projektledare, som under-/överestimerar sina projekt? Är det samma medarbetare, som använder längre tid än bedömningen? Att bedöma enligt ovan ger oss möjlighet att förbättra vår projektstyrning i framtiden samt se vissa trender som vi eventuellt kan gå in och påverka från flera sidor. 7 Hantering av kundprojekt Många av våra kundprojekt har samma struktur, och för att göra det enkelt för oss själva, har vi upprättat projektmallar, så våra konsulter ska använda minsta möjliga tid på administration. För att följa upp projektresultaten, använder vi särskilt projektfaktorn, täckningsanalysen samt den fullständiga projektrapporten, som ger en samlad översikt av de viktigaste nyckeltalen i projektet. Således kan vi följa upp projektens täckningsgrad och återigen se, om det finns några typer av projekt där vi har för låg täckningsgrad jämfört med våra övergripande mål. 17

Figur 8 Projektfaktorn kan jämföra både små och stora projekt, så man kan se vilka kunder/projekt som är mest lönsamma. På våra kundprojekt anger vi, vem som är säljare på projektet, om det är någon annan än konsulten. Därmed kan vårt säljteam själva hålla reda på, hur lönsamheten är på de projekt som de har sålt. Om projektfaktorn genomgående är mycket låg, kan det bero på att säljaren inte är tillräckligt bra för att bedöma tidsförbrukningen, till exempel när de säljer ett projekt till ett fast pris. Vid månadens slut, går våra konsulter själva in och gör fakturautkast, samt intäktsför pågående arbeten på sina projekt. Om projekten avslutas, använder man sig av de inbyggda åtgärderna för stängning i TimeLog Project, som ser till att resterande belopp kommer att faktureras och intäktsföras, och att projektekonomin stämmer. 18

8 Slutsats Vi hoppas att denna vitbok har gett dig lust att komma igång med strategisk tidrapportering. Kanske har du också fått några bra idéer som ska implementeras i de dagliga sysslorna? Om man ska sammanfatta denna vitbok, så uppnås följande med korrekt och exakt tidrapportering: Översikt av inkomsterna samt täckningsgrad på kundprojekt. Ökad medvetenhet och striktare prioritering av arbetsuppgifter bland medarbetarna. Bättre förmåga att bedöma projekt innan de sätts igång. Betydligt färre projekt där tiden kunde användas bättre. Medvetenhet om att interna projekt också har en kostnad. Möjlighet att optimera de enskilda delprocesserna i företaget. Bättre och mer givande utvecklingssamtal med handlingsplaner baserat på konkreta fakta. En mer kritisk och engagerad styrelse/ledning. Det är inte alla företag, som har behov av eller lust att vara så detaljerade, som vi är i TimeLog. Viktigast är dock att man som företag är medveten om, vad syftet med tidrapporteringen är. Om ni redan idag tidrapporterar, bör ni överväga, om ni inte ytterligare kan utnyttja den investering ni redan gör genom att tidrapportera. Om ni inte redan har investerat i tidrapportering idag, så bör ni även överväga, om inte denna investering skulle kunna erbjuda nya möjligheter och ökade vinster, eftersom det kommer att ge nytt fokus på vad ni använder tiden till. 19