1.0 Utgåva 1 (17) Dokumenttyp: Projekt: Projektnummer: Styrande projektdokument Projektilen Förstudie café och restaurangverksamhet Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Petter Spanne 2017-04-06 Thomas Front 2017-04-06 Förstudie café och restaurangverksamhet et godkänns: Projektägare: Projektledare: Thomas Front Regionservice Ledningskansliet Petter Spanne Regionservice Ekan Management Ort, datum Ort, datum PROJEKTDIREKTIV_MALL 2014-01 UTSKRIFTSDATUM: 17-04-06
0.5 Utgåva 2 (17) Innehållsförteckning 0 DOKUMENTSTYRNING... 3 0.1 Dokumentets syfte... 3 0.2 Versionshistorik... 3 0.3 Referenser... 3 0.4 Avvikelse- och ändringshantering i projektet... 4 1 BAKGRUND OCH BESLUT OM PROJEKT... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Referens till beslut... 5 1.3 Syfte... 5 1.4 Omfattning och avgränsning... 6 1.5 Prioritering... 6 2 RESULTAT AV PROJEKTET... 7 2.1 Projektets resultat/mål... 7 2.2 Effektmål... 7 2.3 Effekthemtagning... 7 3 ORGANISATION, BEMANNING & STYRNING... 8 3.1 Projektorganisation och deltagande personer... 8 3.2 Uppföljning och rapportering...10 3.3 Mottagare av projektets resultat...10 4 TILLDELADE EKONOMISKA RAMAR...11 4.1 Kostnader för projektet...11 4.2 Finansiering...11 4.3 Resursbehovsplan...11 5 TIDS- OCH LEVERANSPLAN...14 5.1 Tidsplan, beslutspunkter och milstolpar...14 5.2 Leveranser...14 6 ÖVRIGA FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR PROJEKTET...15 6.1 Projektintressenter och kommunikation till dessa...15 6.2 Externa aktörer...15 6.3 Policyer, lagar, regler mm....15 6.4 Beroenden och kopplingar till andra projekt...16 6.5 IT-beroenden...16 7 RISKHANTERING...17 7.1 Projektägarens ansvar för riskanalyser...17
0.5 Utgåva 3 (17) 0 Dokumentstyrning 0.1 Dokumentets syfte et, som är ett styrande dokument, beskriver resultat/mål, ramar och förutsättningar för projektet. et är en överenskommelse mellan projektägare och projektledare. et uppdateras vid förändringar av projektets inriktning, omfattning eller resultat/mål. Det ska då åter fastställas av projektägare som även ansvarar för förankring mot uppdragsgivare, dvs. den person som har beslutat att projektet ska genomföras. et ska diarieföras. I dokumentet ska anges om dokumentet är en öppen eller sekretessbelagd handling. 0.2 Versionshistorik 2017-03-06 0.3 2017-03-07 0.4 2017-03-09 0.5 2017-03-15 0.6 2017-03-27 0.7 2017-04-06 1.0 Petter Spanne Petter Spanne Petter Spanne Petter Spanne Petter Spanne Petter Spanne Flera utkast och revideringar i samband med projektuppstart med Erik Hallberg Revidering i samband med projektberedning med Jan van Beekum Revidering i samband med projektberedning med Thomas Front Revidering efter styrgruppsmöte inför beslut om direktiv Kompletterat med resterande deltagare et beslutat av projektägare Datum Version Utfärdare Förändringsorsak 0.3 Referenser 2017-02-03 SN 2016 00535 Protokoll SN Servicenämnden Handlingsplan för ekonomi i balans för café och restaurangverksamheten Datum Version Förkortning Utfärdare Dokumentnamn
0.5 Utgåva 4 (17) Fasta referenser till interna webbsidor Testprocesssen Projektilen Informationslänk Förändringar i ITinfrastrukturen http://vgrit.vgregion.se/sv/ovriga-sidor/vgr- IT/Ledningssystem1/ITIL/Change-Management http://intra.vgregion.se/sv/insidan/amnesomraden/it/inst ruktioner--lathundar/testprocessen Länk till webbsida 0.4 Avvikelse- och ändringshantering i projektet Alla avvikelser och ändringar i projektet, t ex leveransförändring, organisation, tidplan, kostnader etc., ska hanteras av och rapporteras till styrgrupp. Projektledaren får inte genomföra förändringar som påverkar projektets beslutade ramar utan projektägarens och styrgruppens godkännande. För att spårbarhet ska kunna uppnås ska avvikelser och förändringar dokumenteras och förvaras i projektarkiv. Mall för avvikelserrapport ska användas.
0.5 Utgåva 5 (17) 1 Bakgrund och beslut om projekt 1.1 Bakgrund Café och restaurangverksamheten inom Regionservice genererar ett underskott på ca 14 Mkr för 2016. I enlighet med styrmodellen för Regionservice är det inte möjligt för Regionservice att bedriva verksamheter som genererar ett underskott. I dessa fall är alternativa driftsformer en möjlighet för att tillhandahålla den service som kundförvaltningen önskar. Åtgärder är därför nödvändiga för att eliminiera underskottet. Servicenämnden beslutade 2016-12-16 55, att inriktningen är att Regionservice ska leverera café- och restaurangverksamheten via upphandlad leverantör med undantag för NU-sjukvården och Södra Älvsborgs Sjukhus. Upphandlingsarbete av befintlig café- och restaurangverksamhet ska inledas efter att MBL-förhandling inklusive risk- och konsekvensbeskrivning är genomförd. Servicenämnden ska godkänna förutsättningarna och kraven i upphandlingen innan den genomförs. Servicenämnden beslutade 2017-02-03 7, att fastställa inriktning enligt beslut, SN 2016-12-16 55, gällande att Regionservice ska leverera café- och restaurangverksamheten via upphandlad leverantör med undantag för NU-sjukvården och Södra Älvsborgs Sjukhus. Servicedirektören får i uppdrag att: 1) Inleda upphandlingsarbetet för café- och restaurangverksamheten med undantag för NU-sjukvården och Södra Älvsborgs Sjukhus. 2) Införa självserviceanläggningar i NU-sjukvården och på Södra Älvsborgs Sjukhus. Vid upphandling av café- och restaurangverksamheten ska särskild social hänsyn tas, enligt servicenämndens beslut. 1.2 Referens till beslut 1.3 Syfte Uppdragsgivare är servicenämnden, beslut 2017-02-03. Projektägare är servicedirektör Thomas Front. Projektet syftar till att utveckla en café- och restauranglösning i VGR som: 1. är ekonomiskt hållbar och där verksamheten inte visar underskott. 2. har ett brett utbud, av god kvalitet och till rimliga priser som möjliggör en ökad försäljning med ökade intäkter som följd. 3. har en god tillgänglighet där ytorna används under större del av dygnet för ett bättre resursutnyttjande.
0.5 Utgåva 6 (17) 1.4 Omfattning och avgränsning Projektet omfattar två delprojekt: 1) Upphandling av café- och restaurangverksamheten vid samtliga sjukhus untantaget NU-sjukvården och Södra Älvsborgs sjukhus. 2) Utveckla och införa behovs- och målgruppsanpassade servicelösningar i NU-sjukvården och på Södra Älvsborgs Sjukhus. Projektets är en förstudie som omfattar framtagning av beslutsunderlag utifrån servicenämndens övergripande beslut avseende upphandling respektive behovsoch målgruppsanpassad servicelösning. Projektet omfattar inte genomförande av beslutade lösningar, vilket kommer att omfattas av ett kommande genomförandeprojekt. Dock kommer en testpilot att genomföras och utvärderas under projektet på ett av sjukhusen, där behovs- och målgruppsanpassade servicelösningar ska införas. VGR har också avtal med externa leverantörer som idag tillhandahåller café- och restaurangtjänster på olika sjukhus i regionen. Översyn av dessa avtal ingår inte i detta projekt men frågan behöver hanteras i ett kommande arbete. Upphandling av livsmedel till patientmat ingår inte projektet. Produktion av patientmat ingår heller inte i projektet men båda dessa frågor har ett starkt samband med café- och restaurangverksamheten och gemensamma frågeställningar och påverkanssamband behöver identifieras och hanteras i projektet för att undvika negativa ekonomiska effekter i den angränsande verksamheten. Cateringverksamheten tillhör organisatoriskt Patientmåltider och är inte en del av detta projekt. 1.5 Prioritering Projektet har följande prioriteringsordning: 1. Resultat/mål (eliminera underskott 1 januari 2018), 50 % 2. Tidsplan, 25 % 3. Projektekonomi, 25 %
0.5 Utgåva 7 (17) 2 Resultat av projektet 2.1 Projektets resultat/mål Projektet ska resultera i följande projektmål inom delprojektet upphandling: 1) Kravställning inför genomförande av upphandling av café- och serviceverksamheten. 2) Komplett beslutsunderlag och förfrågningsunderlag inför genomförande av upphandling av café- och serviceverksamheten. Projektet ska resultera i följande projektmål inom delprojektet behovs- och målgruppsanpassade servicelösningar: 2.2 Effektmål 1) Framtagning av en gemensam plattform för servicelösningar omfattande exempelvis betalningslösning, utbud, beställningsförfarande, profilering, marknadsföring etc. 2) Genomföra och utvärdera test av servicelösning på utvald restaurang. 3) Nulägeskartläggning och beskrivning av förutsättningar för servicelösningar på övriga restauranger inom NU-sjukvården och SÄS. 4) Samlat beslutsunderlag avseende genomförande av servicelösningar som omfattar NU-sjukvården och SÄS. Projektets primära effektmål är att utveckla en café- och restaurangverksamhet i VGR som är ekonomiskt hållbar och där verksamheten inte visar underskott från och med 2018. Övriga effektmål är att utveckla en café- och restaurangverksamhet som: har ett brett utbud, av god kvalitet och till rimliga priser som möjliggör en ökad försäljning till både patienter, anhöriga, personal och externa gäster. o Mäts genom volymökning i ökning av antal gäster/kunder. o Mäts genom en enklare nöjd kund-undersökning i början av projektet samt kontinuerligt vid utvalda tillfällen. har en god tillgänglighet där ytorna används under större del av dygnet för ett bättre resursutnyttjande. o Mäts genom mätning av de samlade öppettiderna på cafér och restauranger. 2.3 Effekthemtagning Samtliga effektmål ska realiseras i linjen och verksamheten inom Regionservice. Verksamheten behöver därför vara en aktiv part i projektet och ta över ett tydligt ägarskap i genomförandet av beslutade lösningar. Projektets effektmål bör inkluderas i ordinarie uppföljning i månads- och delårsrapporter för att säkerställa effekthemtagning. Därför behövs också en aktivitet av, och överlämning till, stödfunktionerna som ansvarar för ramarna för uppföljningen.
0.5 Utgåva 8 (17) 3 Organisation, bemanning & styrning 3.1 Projektorganisation och deltagande personer Namn Roll Ansvar Servicenämnden Uppdragsgivare Beslutat om handlingsplan för ekonomi i balans för café- och restaurangverksamheten Thomas Front, servicedirektör Lars Janson, Västfastigheter, fastighetsdirektör Erik Hallberg, kanslichef Linda Martinsson, Område måltider Peter Söderström, Koncernkontoret, Avdelningschef Inköp Projektägare Styrgruppsdeltagare Styrgruppsdeltagare, projektbeställare Styrgruppsdeltagare Styrgruppsdeltagare Beslutat om projektet Ansvarig mot uppdragsgivare Stöd till projektägaren Stöd till projektägaren, operativ kontaktperson Stöd till projektägaren. Ansvarig för verksamhetens involvering i projektet och mottagande av projektets resultat Stöd till projektägaren
0.5 Utgåva 9 (17) Kundråd intern service Referensgrupp kärnverksamheten strategisk nivå Stöd till projektägaren, förankring av lösningar Serviceansvariga inom berörda förvaltningar där restauranger ska upphandlas Serviceansvariga inom berörda förvaltningar där behovs- och målgruppsanpassade lösningar ska införas Referensgrupp kärnverksamheten operativ nivå Referensgrupp kärnverksamheten operativ nivå Stöd till projektledare och delprojektledare Stöd till projektledare och delprojektledare Restaurangchefer på restauranger som ska upphandlas Förvaltare på sjukhus där restauranger ska upphandlas Petter Spanne, Ekan Management Sara Andersson, Ekan Management Mikael Ahlström Koncernkontoret, Inköp Jan van Beekum, Samordnare Berit Svanberg, Controller/Samordnare Jan van Beekum, verksamhetsutvecklare Oscar Setterlind, HR Stefan Alvevid, Ekonomi Petra Bergman, Kommunikation Patrik Erikssson Västfastigheter, Förvaltare Borås & Skene Referensgrupp restauranger inom delprojekt Upphandling Referensgrupp fastighet inom delprojekt Upphandling Huvudprojektledare, Delprojektledare upphandling Projektstöd till huvudprojektledare Sakkunnig upphandling i delprojekt Upphandling Sakkunnig restaurangverksamhet delprojekt Upphandling Sakkunnig produktion och ombyggnationsfrågor restaurangverksamhet delprojekt Upphandling Delprojektledare delprojekt Stöd till projektledare och delprojektledare Stöd till projektledare och delprojektledare Ansvarig mot projektägare Stöd till projektledare Stöd till projektledare Stöd till projektledare och delprojektledare Upphandling Ansvarig för delprojekt, stöd till huvudprojektledare
0.5 Utgåva 10 (17) Jonas Carlson Västfastigheter, Förvaltare NÄL & Uddevalla Ulrica Ahlqvist, Restaurangchef Borås och Skene Ann Westberg, Sektionschef Borås och Skene Marika Jendermyr, Teamledare Restaurang Uddevalla Anna-Carin Hansfeldt, Sektionschef NÄL Magnus Eriksson, SÄS Serviceansvarig Anette Norström, Objektledare Linda Martinsson, Område måltider delprojekt delprojekt delprojekt delprojekt delprojekt delprojekt sakkunnig IT-frågor Effekthemtagningsansvarig Stöd till huvudprojektledare och delprojektledare Säkerställer att effekt uppnås 3.2 Uppföljning och rapportering Projektledningen rapporterar till styrgruppen ca 1 2 gånger per månad. Projektledningen och projektägaren rapporterar till referensgruppen vid behov. Projektägaren rapporterar till servicenämnden vid slutleverans. Intern rapportering inom Regionservice görs av projektledningen enligt ordinarie struktur. Projektdokumentation och kommunikation görs i CANEA. 3.3 Mottagare av projektets resultat Projektet har följande mottagare: Servicenämnden Projektägare (servicedirektör) Områdeschef Måltider inom Regionservice Avtalsansvarig upphandling inom Regionservice
0.5 Utgåva 11 (17) 4 Tilldelade ekonomiska ramar 4.1 Kostnader för projektet Total kostnadsram för projektet är ca 2 Mkr varav ca 800 Tkr för externa konsultkostnader. Kostnad för intern arbetstid ersätts som regel inte. 4.2 Finansiering Projektet finansieras av Regionservice övergripande utvecklingsbudget. 4.3 Resursbehovsplan Interna resurser med följande omfattning: Namn Roll Omfattning Thomas Front, servicedirektör Lars Janson, Västfastigheter, fastighetsdirektör Erik Hallberg, kanslichef Linda Martinsson, Område måltider Peter Söderström, Koncernkontoret, Avdelningsköp Inköp Projektägare 10-15 % av heltid Styrgruppsdeltagare Styrgruppsmöten 1-2 gånger per månad Styrgruppsdeltagare, projektbeställare Styrgruppsdeltagare Styrgruppsdeltagare Styrgruppsmöten 1-2 gånger per månad Kundråd intern service Referensgrupp - Serviceansvariga inom berörda förvaltningar där restauranger ska upphandlas Serviceansvariga inom berörda förvaltningar där behovs- och målgruppsanpassade lösningar ska införas Restaurangchefer på restauranger som ska upphandlas Referensgrupp kärnverksamheten operativ nivå Referensgrupp kärnverksamheten operativ nivå Referensgrupp restauranger inom delprojekt Upphandling 2-3 möten under projektprioden 2-3 möten under projektprioden 2-3 möten under projektprioden samt vid behov
0.5 Utgåva 12 (17) Förvaltare på sjukhus där restauranger ska upphandlas Petter Spanne, Ekan Management Sara Andersson, Ekan Management Mikael Ahlström Koncernkontoret, Inköp Jan van Beekum, verksamhetsutvecklare Berit Svanberg, Controller/Samordnare Oscar Setterlind, HR Stefan Alvevid, Ekonomi Petra Bergman, Kommunikation Patrik Eriksson Västfastigheter, Förvaltare Borås & Skene Jonas Carlsson Västfastigheter, Förvaltare NÄL & Uddevalla Ulrica Ahlqvist, Restaurangchef Borås och Skene Ann Westberg, Sektionschef Borås och Skene Marika Jendermyr, Teamledare Restaurang Uddevalla Referensgrupp fastighet inom delprojekt Upphandling Huvudprojektledare Projektstöd till projektledare Sakkunnig upphandling Delprojektledare Sakkunnig restaurangverksamhet Sakkunnig produktion och ombyggnationsfrågor restaurangverksamhet 2-3 möten under projektprioden samt vid behov 50-100 % av heltid Upp till 50 % av heltid fram till sommaren 20 % av heltid 80 % av heltid 10-15 % av heltid 10-15 % av heltid 10-15 % av heltid 10-15 % av heltid
0.5 Utgåva 13 (17) Anna-Carin Hansfeldt, Sektionschef NÄL Magnus Eriksson, SÄS Serviceansvarig Anette Norström, Objektledare Linda Martinsson, Område måltider Sakkunnig IT-frågor Effekthemtagningsansvarig Vid behov
0.5 Utgåva 14 (17) 5 Tids- och leveransplan 5.1 Tidsplan, beslutspunkter och milstolpar Projektperioden är den 1 mars till och med den 30 september. Beslutspunkt 1 Uppdragsgivaren servicenämnden beslutade om projektet på servicenämndens möte den 3 februari 2017. Beslutpunkt 2 Styrgruppen fastställer projektdirektiv, 14 mars 2017. Projektplanering genomförs. Beslutpunkt 3 Styrgruppen fastställer projektplan och projektets genomförandefas startas, första halvan av april 2017. Beslutpunkt 4 Styrgruppen mottar och beslutar om, augusti 2017 (delprojekt behovs- och målgruppsanpassade servicelösningar) och september 2017 (delprojekt upphandling). Projektleveransen avrapporteras till servicenämnden den 28 29 september 2017. 5.2 Leveranser Projektet ska leverera följande inom delprojektet upphandling: Kravställning inför genomförande av upphandling av café- och servieverksamheten. Komplett beslutsunderlag och förfrågningsunderlag inför genomförande av upphandling av café- och serviceverksamheten. Projektet ska leverera följande inom delprojektet behovs- och målgruppsanpassade servicelösningar: Gemensam plattform för servicelösningar omfattande exempelvis betalningslönsing, utbud, beställningsförfarande, profilering, marknadsföring etc. Genomfört och utvärderat test av servicelösning på utvald restaurang. Nulägeskartläggning och beskrivning av förusättningar för servicelösningar på övriga restauranger inom NU-sjukvården och SÄS. Samlat beslutsunderlag avseende genomförande av servicelösningar som omfattar NU-sjukvården och SÄS.
0.5 Utgåva 15 (17) 6 Övriga förutsättningar för projektet 6.1 Projektintressenter och kommunikation till dessa Externa gäster i caféer och restauranger Informationsblad i caféer och restauranger samt på övriga delar av sjukhusen, på hemsidor etc. Berörda medarbetare inom café- och restaurangverksamheten Kommunikation genom befintliga kanaler inom linjen, exempelvis nyhetsbrev, hemsidor, information på APT etc. Kärnverksamheten på sjukhusen, både på strategisk och operativ nivå. Kommunikation om projektet genom kundrådet intern service, referensgrupper samt kommunikation genom befintliga kanaler, exempelvis nyhetsbrev, hemsidor etc. Västfastigheter Kommunikation och förankring av projektet genom referensgrupper, projektgrupp och styrgrupp. Koncernkontoret, Koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp Kommunikation om projektet genom kundrådet intern service samt direkt kontakt vid behov. Koncernkontoret, Koncernstab HR Kommunikation om projektet genom kundrådet intern service samt direkt kontakt vid behov. 6.2 Externa aktörer Externa befintliga cafe- och restaurangleverantörer på sjukhusen. Dessa kan påverkas främst inom delprojekt Upphandling där de kan vara intresserade av att utöka sin verksamhet på plats. 6.3 Policyer, lagar, regler mm. Projektet kommer att utgå från befintliga policys inom VGR avseende inköp och upphandling, exempelvis VGR:s Uppförandekod för leverantörer avseende socialt ansvarstagande i upphandling. MBL kommer att behöva genomföras inom delprojekt Upphandling.
0.5 Utgåva 16 (17) 6.4 Beroenden och kopplingar till andra projekt 6.5 IT-beroenden Lokalvård och FM-service inom Regionservice o Bemanning på nya behovs- och målgruppsanpassade lösningar inom NU-sjukvården och SÄS. o Eventuellt bortfall av uppdrag på sjukhus där café- och restaurangverksamheten upphandlas. Ombyggnad av Uddevalla sjukhus från produktionskök till mottagningskök. Utveckling av försäljning av enportionsrätter (Sahlgrenska). Överenskommelse mellan Regionservice och Västfastigheter avseende omsättningsbaserad hyra för caféer och restauranger. Att en överenskomemelse nås, är också en förutsättning för att nå effektmålen i projektet. Projektet inkluderar utveckling av systemstöd för betalningslösning och beställningslösning, vilket kräver samverkan med VGR IT i projektet.
0.5 Utgåva 17 (17) 7 Riskhantering Riskhanteringsprocessen i Västra Götalandsregionen är en generisk modell, som ska tillämpas av varje verksamhet och vara en del av beslutsunderlaget inför förändringar. Projekten ansvarar för att genomföra projektriskanalys 1 och eventuell produktriskanalys. Verksamheten ansvarar för att genomföra riskanalys vid införande av förändringar. Styrgruppen är ansvarig för att ta emot och hantera riskanalysens åtgärdsförslag. 7.1 Projektägarens ansvar för riskanalyser Projektet kommer att genomföra en riskanalys som presenteras för, och hanteras av, styrgruppen. 1 Miniriskanalys se Projektilens webbsida