Möte IT-gruppen, 2012-04-25 Tid och plats: 10-12, Kalmar, Ny354k Deltagare: Anders Gerestrand, Magnus Paulsson, Ola Petersson, Martin Östlund (ordförande) Frånvarande: Andreas Ebbelind Avrapporteringsmöte med Gösta S Martin redogjorde för avstämningsmöte med Gösta S med hänvisning till separat protokoll från sagda möte. Frågan om studentdeltagande diskuterades kort. Vi kommer ej att fa fast studentrepresentation i gruppen, men diskuterade möjligheten avsätta t ex en mötestid per termin där vi fokuserar på studenternas perspektiv och då bjuder in studentrepresentant till detta möte. Frågan ställdes om vi har möjlighet att arvodera studentrepresentanten för sådan medverkan. Diskussion också kring hur vi annars kan samla in synpunkter från studenterna. Enkäter nämndes som en metod. Omorganisationen och hur det påverkar IT-gruppens arbete Fortsättning på diskussion från föregående möte och vi konstaterade att slutsatsen från detta tillfälle att vi fortsätter att arbeta på tills vi vet mer om hur organisationen kommer att struktureras, men att vi i varje ärende ser till att betrakta aktuell frågeställning ur ett avdelningsperspektiv för att säkerställa att våra resultat, synpunkter och åtgärder är användbara även efter en uppdelning i mindre enheter. Lärplattformar - aktuell fråga och möjlig profilfråga Rektorsbeslut om supportad lärplattform: Diskussion kring frågan om lärplattformar och hur beslutet att Lnu centralt ger support bara för en lärplattform påverkar institutionens och avdelningarnas val av plattform nu och framåt. Martin Ö och Anders G redogjorde kort för mötet med Moodle-gruppens representanter Marine Karlsson och Alastair Creelman. De har varit ute på turné på institutionerna för att samla in underlag och synpunkter kring de olika institutionernas tänkta användning av olika lärplattformar och behov av support. Deras syfte var att inventera behovet för att kunna dimensionera den tekniska plattformen och behovet av support och för att kunna upprätta en ungefärlig tidsplan till när olika resurser behöver finnas på plats. Rektorsbeslutet att Lnu ger support enbart för Moodle centralt innebär inte att institutionerna är förbjudna att använda annan lärplattform, men det innebär att centralförvaltningen inte kommer att erbjuda support och driftstjänst för någon annan plattformar och därmed att institutionen själv får ordna sådan drift/support med tillhörande kostnader (vilket då givetvis får ställas i relation till den centrala avgift som utgår). Införandeplan: Det var tydligt i beskrivningen av Moodle-gruppens införandeplanen att man inte är varken drifts- eller supportmässigt beredda att flytta över annat än ett mindre antal kurser till Moodle. Man prioriterar därför de som idag använder sig av Blackboard 8 och First Class för att först i ett senare skede erbjuda möjligheten till andra kurser. Det var också tydligt att även om det finns en projektorganisation och att dess medlemmar har en tydlig plan för hur de vill
fortskrida, så kvarstår vissa formella beslut om resursfördelning och vilket officiellt uppdrag gruppen har. Samtidigt så använder IT-avdelningen rektorsbeslut som motivering till att sluta ge support till vissa plattformar (First Class) och de går då händelserna i förväg i och med att det inte finns ett bra alternativ och att ett avslutande av sådan support behöver planeras och genomföras med mer framförhållning. Dessutom övertolkar de troligen rektorsbeslutet till att innebära att inga andra lärplattformar får användas. Moodle-gruppen däremot har en rimlig plan och en realistisk syn på läget, men intrycket man får är att man håller olika fart i olika delar av projektet och det ger upphov till oro och osäkerhet. Strategiskt viktig fråga: Det är viktigt att institutionen och dess avdelningar har ett aktivt förhållningssätt i frågan då det är många strategiskt viktiga beslut som behöver fattas i den här frågan. Lärplattformar är en strategiskt viktig fråga. Det var mycket tydligt i den senaste antagningsomgången hur viktiga distansstudenterna är för studenttillströmningen och därmed för institutionens och avdelningarnas ekonomi. Särskilt tydligt var det att kurser och program som går både på distans och campus har en ökad robusthet. Så länge man har ett totalt studentantal som gör att kursen/programmet bär sig ekonomiskt så kan man genomföra kursen/ programmet. Det innebär t ex att kurser kan genomföras även om antalet campusstudenter är lägre än man annars kan bära ekonomiskt. Det är positivt för både ekonomi och kontinuitet. Det är givetvis inte en lösning att erbjuda ett distansalternativ för alla kurser/program. Takbelopp är en begränsande faktor (och i och med att det ges ingen hänsyn till det procentuellt högre bortfallet hos distansstudenter så riskerar genomströmningsandelen att minska med högre andel distansstudenter). Icke desto mindre är lärplattformen lärosätets ansikte utåt både för campus- och distansstudenter och dess kvalitet är av avgörande vikt för studentnöjdhet och därmed för det långsiktiga rekryteringsarbetet - för bägge studentkategorier. Betalningsmodell: Frågan om betalning för lärplattformstjänster diskuterades. Betalningsmodellen är inte fastställd, men man får anta att en avgift utöver den befintliga avsättningen av medel till centraliserade funktioner kommer att utgå. Om det innebär att del av kursbudget kommer att behöva användas till detta så kommer detta att upplevas som en försämring av förutsättningarna för lärarna utan att det är tydligt att man får någonting tillbaka. För de som redan nu använder en lärplattform i sin undervisning så har man tillgång till de funktioner som Moodle erbjuder och det är tveksamt om det blir någon markant kvalitetsförbättring, effektivisering eller avlastning (omfördelning av arbetsuppgifter) när man byter plattform. Det kommer också att innebära en inlärningsperiod som får antas kostnadsmässigt hamnar på institutionen/avdelningen (om det inte är så att det finns strategiska medel avsatta för det). Lokalt/centralt och enhetlighet/mångfald: Självklart kan det finnas fördelar med en centraliserad drift med tillhörande supportorganisation, även om vår institution och dess avdelningar har en mer utvecklad egen lokal support än många andra institutioner och har egen driftsorganisation som mycket väl kan hantera att drifta och administrera egna lärplattformar. Man bör också ta hänsyn till fördelarna med att ha en enhetlig plattform (t ex så att lärarstudenterna känner igen sig när de går mellan institutioner/avdelningar/kurser). Fördelar och nackdelar: En viktig uppgift för Moodle-gruppen kommer att vara att hitta en
modell som gör fördelarna med Moodle tydliga - och då både ur ett pedagogiskt perspektiv (att det ger en pedagogisk fördel), ett praktiskt perspektiv (att det underlättar för lärare och studenter), ett ekonomiskt perspektiv (att det inte blir dyrare för institutionen) och ett strategiskt perspektiv (att det bidrar till pedagogisk förnyelse och goodwill från studenter, befintliga och prospektiva). Vi får givetvis avvakta och se hur projektet utvecklar sig, vilken betalningsmodell som blir aktuell och vilka fördelar Moodle kan erbjuda, men det gäller också att vara aktiva som kravställare och ha en aktiv diskussion om vilka fördelar och nackdelar Moodle erbjuder för institutionen och dess avdelningar. Intern kommunikation - avrapportering och fortsatt diskussion A-Ö: Martin Ö redogjorde för uppdrag och eget deltagande i projektgruppen för att ta fram ny personalhandbok: A-Ö - projektet. Det är en projektgrupp bestående av administrativ personal som har fått i uppdrag att ta fram en personalhandbok. Den ska fungera som underlag för orientering av nyanställda, men också för befintlig personal att ha ett ställe att gå till för information om lokala rutiner. Denna grupp behöver, liksom IT-gruppen, förhålla sig till stundande omorganisation och se till att resurserna som samlas i A-Ö-listan är användbara på avdelningsnivå. A-Ö gruppen har påbörjat sitt arbete genom att ta fram en lista på möjliga punkter som ska finnas med och håller på att inventera vilka befintliga resurser som kan användas för att i nästa steg titta på presentationsformer för hur det ska tillhandahållas till personalen. Martin Ö ingår i projektgruppen i rådgivande roll för att bidra till att möjligheterna ITK erbjuder för publicering, spridning och uppdatering av innehållet görs på ett optimalt sätt och också att ge input när det gäller innehåll för ITK-relaterade områden. A-Ö blir en viktig kanal för att tillhandahålla personalspecifik information och kan t ex med fördel användas för att förmedla information/instruktioner om hur man kan använda sig av olika kommunikationsverktyg för distanskommunikation, närdistanskommunikation och samarbete på distans av olika slag (eller länka till sådana resurser). Frågan lyftes om en liknande handbok borde tas fram till studenterna. Vikten av stöd för mer än ett språk lyftes också. Medarbetare: Martin Ö redogjorde för separata möten med Liv R respektive med Medarbetargruppen företrädda av projektledare Linda Sohlberg och projektmedarbetare Annika Sand kring hur Medarbetare kan användas på olika sätt för intern kommunikation. Grundtanken med Medarbetare är att det ska vara en källa för mer statisk information och länka till diverse interna tjänster (gamla internwebben) samt en plats för sociala interaktioner - med gruppfunktionen, där varje medarbetare ingår i några obligatoriska grupper och sedan kan välja att gå med i andra grupperingar skapade av andra eller skapa egna grupper och bjuda in andra. Systemet är baserat på Polopoly, men innehåller en hel del egenutvecklad funktionalitet, där det är ITavdelningens produktions- och utvecklingsavdelning som står för den tekniska utvecklingen och kommunikationsavdelningen för innehåll och utformning (tillsammans med en extern interaktionsdesigner). Det är ett pågående projekt och det finns flera förbättringar som behöver göras för att det ska vara ett riktigt användbart system. Målet är att gruppfunktionen ska fungera så väl att varje medarbetare känner att han/hon får den information som han/hon behöver och slipper se den som han/hon inte behöver. Även om det går att formulera kortfattat och koncist på detta sätt är det är svår uppgift de har framför sig. Man har dock en aktiv utvecklingsgrupp
som arbetar utifrån en prioriteringslista vilka förbättringar som ska göras. Prioriteringsordning bestäms av styrgruppen för Medarbetar-projektet som består av kommunikationschef, IT-chef och berörda avdelningschefer på kommunikations- och IT-avdelningen. Vi behöver förhålla oss till hur vår institution och våra avdelningar kan utnyttja de möjligheter som Medarbetare erbjuder och verka för att det används på ett effektivt sätt. Vi bör även vara aktiva kravställare för att bidra till Medarbetare och särskilt grupp-funktionerna motsvarar våra behov. Martin Ö har en pågående dialog med projektgruppen som har en öppen inställning och gärna tar emot synpunkter och förbättringsförslag. Kommunikationsverktyg: Det finns många kommunikationsverktyg som används lite sporadiskt och på individuelt initiativ inom olika delar av institutionen för både intern kommunikation, extern kommunikation och kommunikation med studenter. Exempel är Adobe Connect, Skype, Screencasting, MSN, Twitter och Doodle. IT-gruppen kan verka för att förbättra medvetenheten kring hur sådana verktyg kan användas internet och externt. Kvalitetsvärden för IT-funktion - avrapportering och fortsatt diskussion Möte med samordningsansvarig: Martin Ö redogjorde för möte med Stefan P, samordningsansvarig för IT-funktionen på DFM. Stefan tar gärna emot förslag på hur personalen som användare av IT-funktionen och supporten vill att den fungerar. IT-gruppen kan här hjälpa till att samla in och beskriva detta för att gemensamt verka för smidigare hantering av IT-ärenden. Ärendehantering: Diskussion kring ärendehantering och hur förfrågan om hjälp går till och hanteras och vilken återkoppling man får och vill ha. Det finns lite oklarheter vem man ska vända sig till i olika lägen. Detta kan förbättras genom att ha en uppdaterad lista på kontaktpersoner i A-Ö-listan med kontaktuppgifter och funktionsbeskrivning. IT-teknikerna håller på att titta på olika ärendehanteringssystem för att se om något sådant kan bidra till bättre administration och hantering av IT-ärenden. Man ser inte systemet som IT-avdelningen använder som ett bra alternativ eftersom man har andra behov än de. Centrala IT-avdelningen behöver ha en mer komplett ärendehantering för planering, uppföljning, förbättringsarbete och debitering. För lokal IT-support är överdriven dokumentation av småärenden kontraproduktivt, utan för institutionens IT-tekniker söker man ett stödsystem som förenklar fördelningen av arbetsuppgifter för arbetsuppgifter som är lite större i omfattning än vanliga supportärenden. Man använder idag en funktions-epostadress där varje IT-tekniker signalerar vilka ärenden som han/hon har tagit hand om genom att flytta e-postmeddelandet till sin katalog. Det är ett tillräckligt system för deras arbetsfördelning, men det ställer krav på manuella rutiner för att säkerställa att återkopplingen till problemägaren görs på ett tillräckligt sätt, t ex vem det är som hanterar ens ärende så att man vet vem man ska ta kontakt med. Ofta är den enda återkoppling som behövs en bekräftelse på att problemet åtgärdats, men för problem som tar lite längre tid eller som är tidskritiska kan återkopplingen kanske förbättras. Om det sedan sker genom att formulera interna rutiner för hur sådan återkoppling ska ske eller om man behöver ha ett stödsystem som hjälper till med detta är en fråga man får titta närmare på gemensamt.
Strategiskt förbättringsarbete: Ett ärendehanteringssystem kan användas för att att identifiera vanliga problem och man kan då sätta in åtgärder för att undvika att de upprepas - genom en teknisk förbättring eller information till personal (t ex via A-Ö). Det är önskvärt att man har ett aktivt strategiskt förbättringsarbete där man försöker förbygga vanliga eller kostsamma fel som uppstår. Identifikationen av sådana förbättringspunkter är dock inte beroende av att man har ett ärendehanteringssystem utan kan lösas på annat sätt också (t ex genom att man sparar e-postmeddelandena till funktionsadressen och analyserar dem i efterhand) eller manuell hantering. Fortsatt arbete: Stefan fortsätter att titta på möjligheterna som olika lösningar erbjuder. Martin Ö bidrar med användarperspektiv och kravlista från användarperspektiv. IT-gruppen kan vara delaktiga i formulerande av rutiner för hur man ska hantera IT-supportfrågor - med en del som handlar om kvalitet i kommunikationen (återkopplingen) och en del som handlar om kvalitet i utförandet. Kvalitetsvärden för IT-funktion är en viktig fråga men beslut fattades att nedprioritera denna punkt till förmån för punkten om lärplattformar där det är viktigt att agera nu. Hur förmedlar vi vårt arbete till berörda och intresserade? Beslut om att vi skapar en öppen grupp i medarbetare för att förmedla vårt arbete till andra intresserade och publicerar våra mötesprotokoll. Vi skapar också en dold grupp som vi använder för det interna arbetet i gruppen. Vi önskar också att ett utskick görs i lämpligt sammanhang med Gösta S eller Staffan K för att medvetandegöra personalen om arbetet i gruppen med länk till den öppna gruppen för intresserade. Kanske kan vi också informera om gruppens arbete vid personalkonferensen i Borgholm eller kanske finns det utrymme för att ta upp något/några av våra frågor till diskussion i workshopform eller liknande vid detta tillfälle. Ett annat alternativ är att man gör en presentation av Adobe Connect eller Skype och beskriver hur det kan användas för intern kommunikation och i undervisning. Åtgärder Martin Ö fortsätter att utreda möjligheterna som olika kommunikationsverktyg erbjuder för effektiv intern kommunikation inom institutionen och samverkar med kommunikationsansvarig, A-Ö-projektet och Medarbetarprojektet. Martin Ö samverkar med Mark Hinely som är lokal representant för frågor kring lärplattformar och tar också kontakt med Moodle-gruppen och ställer följande frågor: Kostnadsmodell - drift/support - vilken kostnadsmodell planerar man att använda och hur stor kommer den ungefärliga kostnaden bli för institutionen Lokalt/centralt för support - vilka fördelningsmodeller tänker man sig när det gäller hur support ges för plattformen Grad av tvång/egenbestämmande för institutionen - hur tvingande är rektorsbeslut och följdaktligen vilka möjligheter har institutionerna/avdelningarna att välja egna lösningar eller att påverka utformning av centrala lösningar Övrigt
Inga övriga punkter Nästa möte Nästa möte planeras att hållas någon gång i vecka 1-3 i juni