Göteborgs universitet Sid 1 (9) Intern miljörevision av Handelshögskolan Tid: 2011-10-05 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ullika Lundgren Revisor: Jenny Friman Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EMAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: - Vasagatan 3, Handelshögskolans huvuddel - Viktoriagatan 13, Gothenburg Research Institute (GRI), Centrum för konsumtionsvetenskap (CFK) - S Allégatan 8, del av nationalekonomi - Fogelbergsgatan 6, GRI - Sprängkullsgatan 23-25, Ekonomisk historia Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om Hållbar utveckling (http://www.handels.gu.se/om_handelshogskolan/hallbar_utveckling/) och miljöhandboken (http://www.handels.gu.se/organisation/gemensamma_funktioner/for-medarbetare/miljohandbok/ samt genomfört samtal med kanslichef, miljösamordnare, intendent, administrativ chef, prefekt, forskare, miljösamordnare och miljörepresentanter. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid fakultetskansliet, fastighetsservice, företagsekonomi och kulturgeografi. Platsbesök gjordes i fastigheten vid Vasagatan 3. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt nedan: Antal större avvikelser 1 Antal mindre avvikelser 6 Antal noteringar 5 En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla noteringar återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och noteringar samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3.
Göteborgs universitet Sid 2 (9) Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till miljöchefen. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Kommentarer och slutsatser De intervjuade vid reviderade institutioner och funktioner uppvisar ett stort engagemang för miljöarbetet. Handelshögskolan arbetar med att etablera och förankra en ny miljöorganisation och stärka kontakten mellan institutionerna, miljörådet och ledningen. Detta är ett mycket bra initiativ och kommer med all sannolikhet att stärka arbetet med miljö och hållbar utveckling vid fakulteten. Vid varje institution finns en miljörepresentant utsedd. Det nybildade miljörådet har fått en flygande start och rådets medlemmar är engagerade och insatta i miljöarbetet och har tydliga ansvarsuppgifter beskrivna. Det fanns vid revisionstillfället ett förslag på ny miljöledningsorganisation fr om 2012-01-01 för att säkerställa att uppföljning av miljöledningsarbetet sker och hur ansvarsfördelningen för detta blir organiserat. Det finns planer på att tillsätta en miljösamordnare vid årsskiftet men dennes arbetsbeskrivning är i dagsläget något oklar. Det finns en inaktuell miljöhandbok publicerad på http://www.handels.gu.se/organisation/gemensamma_funktioner/for-medarbetare/miljohandbok/ som bör tas bort omgående. På hemsidan http://www.handels.gu.se/om_handelshogskolan/hallbar_utveckling/ finns flera bra sidor om det egna arbetet med hållbar utveckling tillgängliga för alla. T ex Vad vi gör om den forskning och utbildning som bedrivs vid fakulteten är intressant och ger en bra översikt med länkar till institutionerna och enheterna. De här web-sidorna kan med fördel vidareutvecklas till att även omfatta de regler och instruktioner som behövs enligt miljöledningssystemet. Handelshögskolan hade vid revisionstillfället en ny handlingsplan på remiss. Vid besök på institutionerna står det klart att denna nya handlingsplan är väl förankrad och att flera av aspektområdena tydligt relaterar till verksamheterna. Möjligheter till källsortering, god avfallshantering, energibesparingar mm hanteras av intendenten för fastigheterna. Här anordnas också en miljödag varje år där man försöker få studenterna att vara delaktiga med t ex bättre källsortering. Man har en central inköpsfunktion vid fakulteten som medför en smidig hantering av material och ett minimum av transporter. I informationsskriften Välkommen till Handelshögskolan finns föredömligt kort och koncis information om miljöarbete och certifiering vid fakulteten. Det finns goda möjligheter för att hålla resfria möten via de tre konferensrum som är utrustade med videokonferensanläggningar. Genom en utökad funktion av lokalbokningsprogrammet TimeEdit ( som skulle behöva ske på GU-gemensam nivå) skulle också antalet videokonferenser enkelt kunna sammanställas. Avvikelser från den senaste revisionen har åtgärdats eller så har en plan för åtgärd upprättats. Vid revisionen genomfördes även en granskning av hur fakulteten följer miljölagstiftningen, avvikelser redovisas i listan över avvikelser. Rekommendationer Revisorerna rekommenderar Handelshögskolan att fortsätta sitt arbete med ny organisation för miljöledningsarbetet för att säkra att arbetet med miljö och hållbar utveckling utvecklas och att uppföljning av miljöarbetet kan ske med tydlig struktur och kontinuitet.
Göteborgs universitet Sid 3 (9) Revisorerna rekommenderar också att Handelshögskolan fortsätter att visa på hur miljö och hållbar utveckling är framträdande områden inom forskning och utbildning. Planerna på en masterutbildning i hållbar utveckling är spännande och skulle ge ytterligare tyngd även åt miljöledningsarbetet. Flera intervjuade har också tyckt det viktigt att arbeta med att ta fram en gemensam definition av vad hållbar utveckling betyder för Handelshögskolan. Hemsidorna som är tillgängliga för alla kan med fördel användas för att upplysa även om andra resultat av miljöarbetet, t ex resultat av anti-skräp-kampanjer och liknande. Här kan också revisionsrapporter samt minnesanteckningar från ledningens genomgångar och miljörådsmöten publiceras och bli lätt tillgängliga för alla. Revisorn rekommenderar att Handelshögskolan funderar över hur kommunikationen med medarbetare och studenter ska fungera och vem som ska ha tillgång till vilka dokument. Man bör också utse en web-ansvarig för hemsidan om hållbar utveckling för att säkra att uppgifter är relevanta och aktuella. Ullika Lundgren Revisionsledare tel: 031 7869870 e-post: ullika@gu.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Göteborgs universitet Revisionsrapport Upprättad och fastställd av Ullika Lundgren, 2011-10-14 Dnr: F 8 80/11
Göteborgs universitet Sid 4 (9) BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse 1 4.4.6 Miljöhandboken (http://www.handels.gu.se/organisation/gemensamma_funktioner/formedarbetare/miljohandbok/ är inaktuell och bör tas bort. För detaljer se Bilaga 1. 2 4.1 Omfattning och avgränsning av miljöledningssystemet vid Handelshögskolan finns M inte dokumenterat. 3 4.3.2 Länk till tillämplig miljölagstiftning som berör Handelshögskolan saknas. M 4 4.3.3 Handlingsplan för miljöarbetet är framtagen men ej fastställd. M 5 4.4.1 Fördelning av ansvar, roller och befogenheter för miljöledningsarbetet är föreslaget M men ej fastställt och kommunicerat i organisationen. 6 4.4.2 En upprättad utbildningsplan inom miljöområdet finns men den är inte fastställd och kommunicerad.( Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, 14 : Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten genom information och utbildning fortlöpande utvecklar personalens kompetens och medvetenhet om miljöhänsyn i det egna arbetet.) M 7 4.4.3 Det saknas en tydlig bild av hur det interna miljöarbetet skall kommuniceras inom organisationen. (Se förordning enligt ovan) Typ S M
Göteborgs universitet Sid 5 (9) BILAGA 2 Lista över noteringar Nr Delkrav Noteringar 1 4.3.3 Det finns en otydlig koppling mellan vissa av Handelshögskolans miljömål och uppdrag. Exempelvis för området Resor och transporter finns det inget uppdrag som direkt kopplar till hur man minskar koldioxidutsläppen från de faktiska resorna som genomförs. 2 4.4.1 Ibland kallas miljörådet för miljöledningsgruppen, ibland för miljögruppen, ibland för arbetsgruppen vilket blir förvirrande. ETT namn rekommenderas. 3 4.4.1 Uppgiften om vem som är miljörepresentant för nationalekonomi och statistik är inaktuell. 4 4.4.6 Enligt Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter 13 : Miljöledningssystemet ska innebära att myndigheten miljöanpassar sina upphandlingar i den mån en sådan anpassning är möjlig. Inköpsfunktionen skulle i större utsträckning kunna välja miljömärkta produkter där så är möjligt. 5 4.4.6 Det finns visst intresse i organisationen för att urskilja komposterbart avfall ur det s k hushållsliknande avfallet. I GU:s handlingsplan för miljö och hållbar utveckling är detta del av miljömålet att verka för att öka andelen avfall som matierialåtervinns och komposteras. Dessutom kommer Kretsloppskontoret i Göteborg att fr o m 2013 ta betalt per vikt för det hushållsliknande avfallet men hämta det komposterbara avfallet gratis vilket kan ge ett bra ekonomiskt incitament för detta.
Göteborgs universitet Sid 6 (9) BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och noteringar Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse Mindre avvikelse Notering Reviderat 4.1 Generella krav 0 1 0 JA 4.2 Miljöpolicy 0 0 0 JA 4.3.1 Miljöaspekter 0 0 0 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 0 1 0 JA 4.3.3 Övergripande mål, detaljerade mål och handlingsplaner 0 1 1 JA 4.4.1 Resurser, roller, ansvar och befogenheter 4.4.2 Kompetens, utbildning och medvetenhet 0 1 2 JA 0 1 0 JA 4.4.3 Kommunikation 0 1 0 JA 4.4.4 Dokumentation 0 0 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 0 0 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 1 0 2 JA 4.4.7 Beredskap och agerande vid 0 0 0 JA nödlägen 4.5.1 Övervakning och mätning 0 0 0 JA 4.5.2 Utvärdering av att lagar och 0 0 0 JA andra krav följs 4.5.3 Avvikelser, korrigerande och 0 0 0 JA förebyggande åtgärder 4.5.4 Redovisande dokument 0 0 0 JA 4.5.5 Intern revision 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 0 0 0 JA Totalt 1 6 5 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. Den fullständiga texten återfinns på sidan http://gu2.se/iso.doc. I vissa fall hänvisas även till kraven i EMAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Denna text återfinns på sidan http://gu2.se/emas.doc.
Göteborgs universitet Sid 7 (9) Bilaga 1 Avvikelse 1 Intern miljörevisionsrapport 111013 Specifikation över avvikelser i Handelshögskolans Miljöhandbok under fliken: http://www.handels.gu.se/organisation/gemensamma_funktioner/for-medarbetare/ Miljöhandbok Länkar till GUs Miljöhandbok samt Instruktioner fungerar inte. Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Länken till GUs instruktion fungerar inte Beredskap och agerande vid nödläge Miljöriskanalys Svårbegriplig instruktion Resultat av analys saknas Instruktioner Obegriplig tabell/mall Samtliga länkar fungerar inte. Intern och extern kommunikation Inaktuellt dokument. Kompetens, utbildning och medvetenhet Inaktuell Utbildningsplan saknas Ledningens genomgång Onödigt och inaktuellt dokument Redovisande dokument: Mijöledningen
Göteborgs universitet Sid 8 (9) Instruktion 1023 är felaktig Minnesanteckningar från ledningens genomgång saknas Länk fungerar inte Miljöaspekter Identifiering och bedömning av miljöaspekter Onödigt svår instruktion Resultat saknas Upprättande av miljöaspektregister Onödigt dokument Resultat saknas Miljölagstiftning och andra krav Samtliga länkar fungerar inte Checklista lagefterlevnad 2011 saknas Gammal rutin för efterlevnad av miljölagstiftning bör tas bort Miljömål och handlingsplan Handlingsplan Ej relevant Miljömål Ej relevant Miljöpolicy Länk till GU instruktion fungerar inte. Endast länk till GU policy på strategisk plats bör finnas kvar. Miljörevision Blankett Oklart om den använts Oklart var rapporter om avvikelser förvaras och följ upp. Redovisande dokument: Extern och intern revision 2005-2007 Revisionsplan skall syfta framåt och ej dokumentera redan utförda revisioner
Göteborgs universitet Sid 9 (9) Omfattning och avgränsning Oklart var revisionsrapporter förvaras och följs upp. Dokumentet med rubrik 2005-2007 är inaktuellt Resurser Miljörådet Inga anteckningar finns från 2009-2010 Ny organisation Irrelevant Redovisande dokument Onödigt dokument Upprätta, fastställa och arkivera dokument Svårbegripligt dokument Miljöhandbok Instruktion inaktuell Uppläggning av miljöledningssystem Samtliga dokument är onödiga och bör tas bort Verksamhetsstöd Svårbegriplig instruktion som bör tas bort Avfall Allt under dessa rubriker kan tas bort. Omarbetad bra version av avfallshantering finns på nya webben. Övervakning och mätning Instruktionen bör tas bort och ersättas av enkel instruktion om hur uppföljning av miljöarbetet sker.