PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 2019-05 2019-05-12 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - Svemo Håkan Leeman Åke Knutsson Jonas Gustafsson Josefin Lundin Thomas Avelin Tony Jacobsson Ulla Peterson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Robert Svensson Gäster Cecilia Winterqvist Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator Adjungerad Blivande verksamhetschef/coo Svemo 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade dagens möte. Den utskickade agendan godkändes med en ändring. Ärende 5.2 flyttades till rapporter (6.11). 2. Val av justerare Thomas Avelin valdes att justera dagens möte. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 4 2019 godkändes och lades till handlingarna. VU beslut 2019-02 godkändes och lades till handlingarna.
4. Resultatrapport Ekonomin för april månad ser bra ut, vi ligger plus jämfört med budget på intäkterna. April månad är en av de tuffaste rent budgetmässigt på intäktssidan. På kostnadssidan ser det också bra ut med inbesparingar jämfört med budget, dock har vi negativa avvik på IT-kostnaderna samt driftskostnaderna för månaden. Styrelsen tog del av ekonomirapporten som visade positiva avvikelser både på intäkts-och kostnadssidan jämfört med budget för perioden januari-april. 5. Ärenden 5.1 Ansökan om VM kval i Isracing 2020 (TA) ÖMK Rundbana ansöker om att få arrangera VM kval i Isracing 2020. Styrelsen tog del av ansökan. Styrelsen beslutade att godkänna ansökan. 5.2 Utbildningsstrategi (TA, PW) Förbundet utvecklar utbildningen på många plan för närvarande. Detta innebär att vi behöver en mera långsiktig och övergripande strategi. I förslaget till strategi är RIG (Riksidrottsgymnasium) inte medtaget, för RIG kommer en egen strategi att tas fram då vi har alla slutgiltiga beslut på plats. Styrelsen tog del av och diskuterade förslaget till utbildningsstrategi. Styrelsen beslutade anta utbildningsstrategin och att denna skulle tillfogas övriga strategidokument som nu arbetas fram. 2
5.3 IT-strategi (långsiktig visionsbaserad/kortsiktig åtgärdsbaserad strategi) (TA, JG) IT-rådet har under året med mycket god hjälp av Andreas Eriksson (Uppsala MK) tillsammans med kansliet arbetat med frågan om hur vi ska hantera förbundets IT med fokus på våra digitala produkter. Utifrån detta rekommenderar IT-rådet styrelsen att dra upp riktlinjerna för det fortsatta arbetet med detta prioriterade och allt viktigare område för all vår verksamhet. Styrelsen diskuterade status, storlek och betydelse av de nu omfattande IT system vi använder mot bakgrund av den information och de synpunkter IT-rådet lämnat. Särskilt diskuterades TAsystemet som idag är centralt för vår verksamhet och som nu hanterar mångdubbelt så mycket information som för bara några år sedan. Styrelsen beslutade uppdra åt kansliet att påbörja ett arbete med mål att utveckla en ny version av TA med arbetsnamnet TA2. Detta arbete ska ske parallellt med att nuvarande TA kvarstår som vårt operativa system till dess att TA2 är färdigt, testat och i drift, planen skall innefatta utfasning av dagens TA. Styrelsen vill att detta arbete ska påbörjas snarast och pekade på vikten av att arbetsprocessen kräver hög kompetens, att sektioner och användare är en del av processen samt att särskilt fokus riktas mot användare och användarvändarvänlighet. Status för arbetsprocessen ska löpande återrapporteras till styrelsen. Målbilden ska vara att få fram ett underlag för fortsatt beslut senast vid styrelsemötet i november 2019. Styrelsen uppdrog samtidigt till kansliet att med IT-rådets rapport som grund ta fram ett förslag till övergripande strategi för Svemos hela IT område. 5.4 Kommittéer (förlängning av mandattider) (HL) Under våren ska styrelsen fatta beslut om ledamöter i diverse kommittéer. Detta brukar vanligen ske vid aprilmötet, men sker denna gång vid styrelsens majmöte. Beslutet gäller Miljökommittén (MK), Utbildningskommittén (UK), Tävlingskommittén (TK) samt Disciplin- och Besvärsnämnden (D/B). Styrelsen utsåg följande personer till ledamöter i kommittéerna: Miljö TK Jenny Westerin (2 år) sammankallande Jan-Eric Sällqvist (sammankallande) och Per Träff (1 år) 3
UK D/B Thomas Avelin (2 år) Johanna Granqvist och Åke Knutsson (2 år) 5.5 Inför RIM 2019 (HL) Styrelsen har tidigare behandlat och besvarat de remisser som Riksidrottsstyrelsen (RS) skickat ut inför RIM (Riksidrottsmötet). Styrelsen har också diskuterat de motioner och medlemsansökningar som skickats in innan RIM. RS har nu offentliggjort sina propositioner, svar på motioner och andra handlingar inför RIM. Dessutom har valberedningen kommit med sitt förslag. Samtliga handlingar finns på: https://www.rf.se/arbetsrum/riksidrottsmotet/moteshandlingar2 Styrelsen diskuterade de handlingar som offentliggjorts från RF, och gav Svemos representanter på RIM i uppdrag att rösta och påverka beslut i möjligaste mån i enlighet med dessa diskussioner. 5.6 Inför General Assembly FIM Europe 2019 (HL) I början av juli har FIM Europe sin årliga General Assembly (GA), denna gång i Zagreb, Kroatien. Inför denna GA har de europeiska förbunden möjlighet att dels nominera till posten som president samt vice-president för styrelsen i FIM Europe, dels motionera till årets GA. Sista datum för nomineringar samt motioner är den 27 maj. Styrelsen har att diskutera om någon person ska nomineras till president eller vice-president i FIM Europe, samt om Svemo har intresse av att motionera till årets GA. Styrelsen beslutade att inte nominera någon person till posterna som president samt vice-president i FIM Europe. Styrelsen beslutade också att inte motionera till detta års GA. 4
5.7 Justering styrelserepresentation internationella tävlingar (HL) Med anledning av att styrelsen kompletterats med Robert Svensson som adjungerad ledamot, bör styrelsen se över den fördelning av styrelserepresentation vid internationella tävlingar som beslutades vid styrelsens möte i januari Styrelsen beslutade att göra vissa förändringar i representationen vid internationella tävlingar. 5.8 Stagar från Södra Motorcykelförbundet (TA, ÅK) Det har inkommit förslag på nya stadgar från Södra Motorcykelförbundet efter deras årsmöte i Februari. Thomas Avelin och Åke Knutsson har från styrelsens sida gått igenom stadgeförslaget. Styrelsen beslutade att återremittera Södra Motorcykelförbundets stadgeförslag med Thomas Avelin och Åke Knutssons förslag till några mindre ändringar. Styrelsen ser fram emot ett nytt förslag till styrelsemötet i Juni. 5.9 Ansökan EM MX-women 2020 (JG) Helsingborgs Motocross Klubb ansöker om tillstånd att arrangera Womens European Motocross Championship 2020 Styrelsen beslutade godkänna ansökan. 5
6. Rapporter 6.1 Licensrapport (PW) Antalet förare som tagit ut licens ligger drygt 500 över de siffror som fanns vid den här tiden förra året. För närvarande har drygt 14 000 förare tagit ut sin licens. 6.2 Säkerhet (UP) Säkerhets- och medicinska rådet har tagit fram ett förslag till regeländring i NT för möjlighet till licensspärr i samband med misstänkt hjärnskakning. Detta är nu beslutat i TK (Tävlingskommittén). Mer information kommer att finnas på Svemo hemsida. Råden fortsätter att ta fram rutiner för licensspärr och kommer även att lägga till funktionen för rekommendationen i formuläret Rapport allvarlig olycka tävling (enligt rutinen för licensspärr). RF har gått ut med möjligheten till ett Idrottsmedicinskt stöd till elitidrottare. För Svemos del är de deltagare i Topp och Talang. Stödet består av tillgång till ett nätverk av kliniker samt en ingång via en app; Svensk Idrottshälsa. Kommer även att finnas tillgång till t.ex. videomöte med läkare och fysioterapeut med idrottskompetens. Ett brev kommer att gå ut till samtliga distrikt där Säkerhetsrådet genom Anja Rauch och Ulla Peterson ställer frågan vem, hur och på vilket sätt distrikten vill bli involverade i säkerhetsarbetet. Det kan till exempel handla om att genomföra utbildningar och att på olika sätt sprida information om säkerhetsarbetet inom det egna distriktet. 6.3 Snöskoter (UP, PW) Styrelsen har tidigare begärt en utvärdering av SINUS-projektet. Förslag till underlag presenterades för styrelsen och utvärdering kommer att göras under maj månad. När det gäller administrativ drift av sektionens verksamhet så kommer den att ändras i samband med att Emilia går på föräldraledighet. Ansvaret kommer att delas upp inom kansliet så att Trackracing tar vissa delar, Sportchefen andra. Det är en tillfällig lösning i avvaktan på att en "vikarie" för Emilia kan rekryteras och sättas in i verksamheten. 6.4 Sponsring och reklam på hemsida (HL) Styrelsen har den senaste tiden fått ett antal förslag på köp av reklam på vår hemsida. I tillägg bör vi på lämpligt sätt åter lyfta frågan om hur Svemos sponsringsarbete ska bedrivas. Frågeställningar som berör dessa punkter är bland annat om vi ska tillåta reklam från företag och organisationer som inte är sponsorer; hur stor frihet som respektive sektion/gren ska ha i fråga om sponsringssamarbeten; vilka branscher vi inte ska arbeta med, etc. 6
6.5 Prova-på - digital lösning (PW) Den digitala prova på-licensen drogs tillbaka tillfälligt då den inte uppfyllde behov och krav på ett bra sätt. Ombyggnaden pågår just nu och licensen kommer att vara ute igen under kommande vecka. Styrelsen tog del av utformningen. 6.6 Utbildningsplattform- IUP (PW) Den 16 maj kommer grundversionen av IUP (Idrottens utbildningsplattform) att lanseras på RF. Svemo, SAFF och SBBF har bokat lokal och bjudit in även andra förbund, RF och SISU att närvara vid presentationen. RF samt ett antal stora och små förbund har redan nu anmält intresse av att närvara. Den plattform som nu lanseras är grundversionen, den kommer direkt att börja användas av SAFF och SBBF. Svemo kommer att avvakta något med att börja använda plattformen då vi vill tillföra vissa funktioner i Svemos version samt i god tid kunna informera och utbilda användarna innan lanseringen. 6.7 Resultat från workshop vid Träffpunkt Distrikt 2019 (HL) Under årets Träffpunkt Distrikt beslutade styrelsen att pröva ett annat upplägg. Förutom grundläggande information om aktuella ämnen, ägnades större delen av dagen åt en workshop. Indelade i grupper skulle distriktens representanter tillsammans med styrelsens medlemmar diskutera ett antal områden med bäring på distriktens verksamhet och dess roll inom Svemo. De synpunkter som distrikten lämnade har sammanställts, och kommer distribueras till distrikten. 6.8 Personalfrågor (RS, PW) Vissa personalförändringar kommer att ske före och under sommaren. En ny verksamhetschef/coo har rekryterats, Cecilia Winterqvist. Hon var på besök på kansliet vid ett personalmöte 7 maj och deltog även vid styrelsemötet 12 maj. Cecilias främsta arbetsuppgifter blir intern ledning av arbetet på kansliet samt personal och processledning. En vikariatsanställning kommer att göras i mitten av maj för att fylla upp tjänsten som Emilia Olsson har under det år hon kommer att vara föräldraledig. Tjänsten ska förstärka på såväl snöskoter- som motocrossidan. Under sommar/höst kommer arbetsuppgifter att omfördelas mellan koordinatorerna och under tidig höst kommer Cecilias arbetsuppgifter att förtydligas. 7
6.9 Rapport om möte med GGN (HL, RS, TA, PW) Fredagen den 10 maj träffade Håkan Leeman, Robert Svensson och Thomas Avelin från styrelsen samt Per Westling från kansliet Conny Bohlin från Nordic Sport Event för att diskutera hur Gotland Grand National (GGN) dels kan efterleva Svemos regelverk och beslut, och dels hur de kommersiella rättigheterna för tävlingen kan hanteras framöver. Särskilt fokus lades vid kravet på att samtliga Svemo-tävlingar ska använda TA enligt NT (främst kapitel 4 och 11), förtydligat genom styrelsebeslut vid möte 9-2018. Mötet fördes i god anda, med fokus på konkreta och praktiska lösningar för att underlätta för deltagarna i GGN. Kansliet ska nu, tillsammans med GGN representanter, under de närmaste veckorna se hur de praktiska utmaningar som finns kan lösas på ett för båda parter tillfredsställande sätt. Återrapportering av frågan ska ske vid nästa styrelsemöte i juni. 6.10 Arbetsgrupp för elektriska fordon, arbetsplan (TJ) I skrivande stund pågår arbetet med sammanställning av arbetsgrupp och arbetsplan för området elektriska fordon. Materialet är ännu inte klart för beslut. Tony kompletterade med en muntlig rapport. Ärendet ska behandlas och beslutas vid kommande styrelsemöte. 6.11 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 7. Nästa möte Nästa möte är i Norrköping den 16 juni 2019. 8
8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2019-05-15 Justerare Thomas Avelin Godkänt via mail 2019-05-15 9