Riktlinjer för arbetsanpassning och rehabilitering Stockholms läns landstings rehabiliteringsprocess för tidig återgång i arbete
Riktlinjer för arbetsanpassning och rehabilitering Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar regleras i Arbetsmiljölagen (AML) och lagen om allmän försäkring (AFL), samt indirekt genom reglerna om saklig grund för uppsägning i lagen om anställningsskydd (LAS) genom att uppsägning inte får ske i det fall en arbetsgivare inte fullgjort sitt rehabiliteringsansvar. Enligt AML och AFL ska arbetsgivaren arbeta med arbetsanpassning och rehabilitering på ett systematiskt sätt. För Stockholms läns landsting (SLL) innebär detta att varje förvaltning och bolag är ansvarig för att det finns en strukturerad process för arbetsanpassning och rehabilitering. Rehabiliteringskedjan Från och med den 1 juli 2008 gäller nya regler inom sjukförsäkringen. Ett uttalat syfte med det nya regelverket är att rehabiliteringsåtgärder ska sättas in i ett tidigare skede och därför har en rehabiliteringskedja införts med fasta tidpunkter för Försäkringskassans prövning av en medarbetares arbetsförmåga. Rehabiliteringskedjan innebär bland annat att rätten till sjukpenning efter 90 dagars sjukskrivning endast föreligger om den sjuke inte kan klara av något arbete alls hos sin arbetsgivare. Försäkringskassan kan begära av en medarbetare att hon/han lämnar ett utlåtande från arbetsgivaren till försäkringskassan med uppgift om de möjligheter som finns på arbetsplatsen att ta till vara medarbetarens arbetsförmåga. Rehabiliteringsansvaret innebär att arbetsgivaren med arbetslivsinriktad rehabilitering ska göra allt som är möjligt för att medarbetaren ska kunna återgå i arbete. Rehabiliteringsåtgärder ska planeras i samråd med medarbetaren och utgå ifrån dennes individuella behov och förutsättningar. 2
Arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering inom SLL Landstingets verksamheter ska genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete främja hälsa och säkerhet. Förvaltningar/ bolag ska ha riktlinjer för anpassnings- och rehabiliteringsarbetet och resurser ska avsättas i budget. Förebyggande åtgärder ska sättas in för att förhindra att upprepad korttidsjukfrånvaro utvecklas till längre sjukdomsfall. I detta arbete kan arbetsgivaren ha stor nytta av att anlita företagshälsovården och dess kunnande i medicinskt, tekniskt och beteendevetenskapligt avseende. Det är viktigt att hela rehabiliteringsarbetet utförs med tydlighet och på ett korrekt juridiskt sätt samt med stor respekt för individen. När ett behov av arbetsanpassning har konstaterats ska åtgärder vidtas innan det leder till sjukskrivning. Medarbetaren ska på ett tidigt stadium informeras om vilka möjligheter arbetsgivaren har att ge stöd och hjälp i den uppkomna situationen. I enlighet med inriktningen för rehabiliteringskedjan syftar landstingets rehabiliteringsprocess till att underlätta tidig återgång i arbetet. Övergripande mål för SLL: n Att genom tidiga insatser förebygga arbetsrelaterad ohälsa och vid sjukdom förkorta sjukdomstiden så långt som möjligt n Att underlätta återgång i arbete för den som drabbats av sjukdom eller skada, i första hand till ordinarie arbetsuppgifter n Att den totala sjukfrånvaron ska minska från nuvarande 6,9 % till 5 % 2010. 3
Arbetsgivaransvar Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för alla medicinska, psykologiska, sociala och arbetslivsinriktade åtgärder som ska hjälpa den som är sjuk eller skadad att få tillbaka sin arbetsförmåga och kunna återgå i arbete. Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljö och rehabilitering regleras i lagar, föreskrifter och kollektivavtal: n Arbetsmiljölagen, AML n Lagen om allmän försäkring, AFL n Sjuklönelagen n Lagen om anställningsskyddslagen, LAS n Sekretesslagen, SekrL n Arbetsmiljöverkets föreskrifter: Arbetsanpassning och rehabilitering samt Systematiskt arbetsmiljöarbete n Allmänna bestämmelser, AB Syftet med arbetsanpassningen/rehabiliteringen ska vara helt klar för samtliga parter och konsekvenserna tydliga och förstådda av den person som är i behov av åtgärder. Ansvarsfördelningen inom organisationen ska vara tydlig och dokumenterad. Det ska klart framgå vem som gör vad, vem som har befogenheter att besluta om resurser och åtgärder samt när dessa ska vidtas i anpassnings- och rehabiliteringsarbetet. 4
Chef/arbetsledare Chef/arbetsledare ansvarar för att: n aktivt följa upp tidiga tecken på ohälsa n planera och genomföra arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder enligt gällande handlingsplan n efter samråd med medarbetaren lämna de upplysningar till försäkringskassan som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering n kartlägga sjukfrånvaro och arbetsskador och vidta åtgärder för att förebygga arbetsrelaterad ohälsa Det är viktigt att medarbetaren informeras om rätten att få hjälp och stöd från sin fackliga organisation. Medarbetare Medarbetaren ansvarar för att: n värna den egna hälsan n aktivt delta i planering och genomförande av den egna rehabiliteringen n så långt det är möjligt hålla kontakt med arbetsplatsen under hela sjukskrivningsperioden n lämna de upplysningar som behövs för att klarlägga behovet av rehabilitering Om medarbetaren inte aktivt deltar i arbetsanpassningen/ rehabiliteringen, kan det i förlängningen utgöra saklig grund för uppsägning av personliga skäl. 5
Avstämningsmöte/rehabiliteringsmöte Ett väl fungerande rehabiliteringsarbete kännetecknas av ett gott samarbete mellan medarbetare, chef/arbetsledare, försäkringskassa, företagshälsovård eller annan behandlande läkare och om medarbetaren så önskar, facklig organisation. Försäkringskassan ska utifrån sitt samordningsansvar så snart som möjligt kalla till ett avstämningsmöte. Tidpunkten bestäms utifrån den enskildes behov. Före avstämningsmötet tar försäkringskassan kontakt med medarbetaren för att bland annat få samtycke till att lämna ut information till övriga som deltar i mötet. Syftet med avstämningsmötet är att klarlägga i vad mån medarbetarens arbetsförmåga är nedsatt och om några åtgärder behövs för att hon eller han ska kunna återgå i arbete. Försäkringskassan leder och dokumenterar avstämningsmötet. Målet med avstämningsmötet är att ta fram en plan för återgång i arbete. Även arbetsgivaren kan ta initiativ till och kalla till ett rehabiliteringsmöte. Enligt landstingets rehabiliteringsprocess för tidig återgång i arbetet ska ett rehabiliteringsmöte äga rum senast fyra veckor efter sjuklöneperiodens början. Rehabiliteringsåtgärder ska i första hand syfta till återgång till ordinarie arbete på den egna arbetsplatsen. Utredningar och handlingsplaner från arbetsgivare, försäkringskassa, företagshälsovård/annan behandlande läkare ska hållas aktuella och kontinuerligt följas upp. Dokumentation Dokumentation är ett krav och av största betydelse för att ett anpassnings- och rehabiliteringsärende ska bedrivas på ett korrekt sätt. Vid en eventuell rättslig prövning av ärendet krävs en fullständig och tydlig dokumentation för att arbetsgivaren ska kunna visa vilka åtgärder som vidtagits i anpassnings- och rehabiliteringsarbetet. Ansvarig chef/arbetsledare ska alltid skriftligt dokumentera alla uppgifter av betydelse i sjukfrånvaroärenden. Samtliga delar av hanteringen, från första samtalet mellan chef/ 6
arbetsledare och medarbetare till dess att rehabiliteringsarbetet avslutas, måste noggrant dokumenteras. I det fall medarbetaren avböjer sig stödet från sin fackliga organisation i samband med rehabiliteringsmötet ska även detta dokumenteras. Om en sjukskriven medarbetare byter chef/arbetsledare ska information och dokumentation angående sjukskrivningen överlämnas till den nya chefen/arbetsledaren. När sjukfallet/rehabiliteringsarbetet avslutats ska dokumentationen avslutas och arkiveras. Sekretess Det som diskuteras och antecknas vid ett avstämningsmöte/ rehabiliteringsmöte eller i en handlingsplan för återgång till arbete omfattas av sekretesslagstiftningen. Kopia av dokumentationen får endast lämnas ut efter samråd med medarbetaren. Utlämnandet kan endast ske under förutsättning att detta inte innebär skada för medarbetaren eller närstående. Mottagande person eller myndighet omfattas av sekretessen. Landstingets rehabiliteringsprocess för tidig återgång i arbetet Införandet av rehabiliteringskedjan ställer större krav än tidigare på ett enhetligt arbetssätt när det gäller förebyggande och rehabiliterande insatser för att minska sjukfrånvaron. Landstingets rehabiliteringsprocess för tidig återgång i arbete har följande utgångspunkter: n Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar uppstår när medarbetaren blir sjuk n Tyngdpunkten i samverkan i enskilda sjukförsäkringsärenden ska ligga tidigt och nödvändiga insatser ska anpassas till de förändringar som genomförts inom sjukförsäkringen, se nästa uppslag: 7
Rehabiliteringskedjan Försäkringskassan (FK) Sjukpenning betalas ut om man inte kan återgå till sina vanliga arbetsuppgifter eller tillfälliga andra arbetsuppgifter. Sjukpenning betalas ut om kan utföra något arbete all Försäkringskassan kan begä utlåtande lämnas. Försäkringskassan kallar till avstämningsmöten så snart FK bedömer att det föreligger behov av sam Rehabiliteringsprocess för tidig återgång i arbete Stockho Dag 1 90 Dag 91 180 Dag 1 2: Sjukanmälan till chef/arbetsledare Dag 2 14: Sjuklön från arbetsgivaren (läkarintyg fr o m dag 8) Vecka 1 2: Fortlöpande kontakt med chef/ arbetsledare (om det är adekvat: bedömning av ev. arbetsförmåga/behov av arbetsanpassning) Vecka 2 4: Rehabiliteringssamtal med chef/ arbetsledare och vid behov rehabiliteringsmöte (senast 4 veckor från sjuklöneperiodens början) Förslag till handlingsplan för rehabilitering ska tas fram när det finns skäl att tro att medarbetaren inte kan återgå i sitt ordinarie arbete utan anpassning av arbetsplatsen/ andra arbetsuppgifter Huvudprincipen är att u klar senast dag 180, ink fall detta detta är aktue På anmodan av FK ska de uppgifter som begä förmågebedömning. Lagstadgad skyldighet sättningar, bevilja sjuks tjänstledigt för att pröv 91 365) Omplaceringsut Uppföljningsmöten 8
man inte s hos arbetsgivaren. ra att arbetsgivar- Sjukpenning betalas ut om man inte kan utföra något arbete på den reguljära arbetsmarknaden. Bedöms man med stor sannolikhet kunna återgå i arbete hos arbetsgivaren före dag 365 kan sjukpenning beviljas fram till dess. Därefter kan man ansöka om förlängd sjukpenning. arbete i enskilda sjukförsäkringsärenden. lms läns landsting (SLL) Dag 181 365 tredning/plan ska vara lusive bedömning i de llt Om inte återgång i arbete hos arbetsgivaren har skett eller kommer att ske kan anställningen komma att avslutas efter avslutat rehabiliteringsarbete arbetsgivaren lämna rs in, inklusive arbetsatt, under vissa förutkriven medarbetare a annat arbete (dag redning 9
Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete Checklista Sjukanmälan innebär arbetsgivaraktivitet Genom samtal påbörjas arbetsgivarens rehabiliteringsutredning 1 Rehabiliteringsbehov finns inte 2 Rehabiliteringsbehov finns Rehabiliteringsprocessen beskrivs för medarbetaren Rehabiliteringsarbetet avslutas Återgång till ordinarie arbete Fortsatt rehabiliteringsarbete samt åtgärder Avstämningsmöte/ rehabiliteringsmöte Handlingsplan Arbetsförmågebedömning Arbetsanpassning Tydlighet kring ansvar och tidsramar Rehabiliteringen avslutas efter utredd arbetsförmåga Återgång till ordinarie arbete 3 Återgång inom ramen för anställningen ej möjlig 10
1 Hantering i sjukfrånvaroärenden rehabiliteringsbehov finns inte Chef/arbetsledare ska fortlöpande hålla kontakt med sin medarbetare under sjukskrivningen. När det står klart att frånvaron inte är helt kort (längre än en vecka), eller efter upprepade korttidssjukfrånvarotillfällen, ska chefen/arbetsledaren ta initiativ till ett samtal med syftet att i samråd med medarbetaren komma fram till om arbetslivsinriktad rehabilitering behövs. Om det finns särskilda skäl kan arbetsgivaren kräva att medarbetaren ska uppvisa läkarintyg från första sjukfrånvarodagen, s.k. förstadagsintyg. Om chef/arbetsledare och medarbetare vid samtalet kommer fram till att det inte finns något behov av speciella insatser och att medarbetaren kan återgå i ordinarie arbete utan särskild anpassning krävs inget ytterligare av arbetsgivaren. För att förebygga arbetsrelaterad ohälsa är det viktigt att medarbetaren informeras om de hälsofrämjande möjligheter som arbetsgivaren erbjuder, t ex friskvårdsaktiviteter, ergonomikompetens eller samtalsstöd. Hantering i sjukfrånvaroärenden 2 rehabiliteringsbehov finns När chef/arbetsledare och medarbetare gemensamt konstaterat att rehabiliteringsbehov föreligger ska en medicinsk bedömning göras utifrån hälsotillstånd och de insatser som redan är gjorda av t ex behandlande läkare. Senast fyra veckor efter sjuklöneperiodens början sammankallas ett rehabiliteringsmöte med medarbetaren och närmaste chef, då även personalkonsulent (motsv)/rehabcoach, företagshälsovård, försäkringskassa samt facklig organisation kan delta (observera att det är medarbetaren som avgör om denne vill företrädas av sin fackliga organisation). Målet med detta möte ska vara att ta fram en plan för det fortsatta rehabiliteringsarbetet och tydligt ange vilka åtgärder som ska vidtas och vid vilka tidpunkter. Vid behov kan företagshälsovården anlitas för att genomföra en multidisciplinär arbetsförmågebedömning. I första hand ska åtgärderna vara inriktade på återgång i ordinarie arbete, helt eller delvis. Om det finns stöd för 11
att återgång med anpassning inte är möjlig, ska handlingsplanens inriktning vara åtgärder för återgång i arbete inom arbetsgivarens verksamhet (respektive bolag/förvaltning inom SLL). Handlingsplan för rehabilitering När det finns skäl att tro att medarbetaren inte kan återgå i ordinarie arbete utan anpassning av arbetsplatsen eller genom att tillfälligt få andra arbetstuppgifter ska en handlingsplan för rehabilitering tas fram. Planen ska tas fram och genomföras i samråd med medarbetaren och innehålla: n en beskrivning av de åtgärder som är nödvändiga för att medarbetaren ska kunna återgå till arbete n uppgifter om medarbetarens förmåga att utföra sina arbetsuppgifter och en prognos för återgång i arbete n vilka åtgärder som tidigare vidtagits och vilka som planeras n syftet med åtgärden /åtgärderna n vem som ansvarar för de olika åtgärderna till dess att en varaktig lösning uppnås n en tidplan som omfattar både tidigare vidtagna åtgärder och planerade, inklusive uppföljningstillfällen och slutdatum. Handlingsplanen ska uppdateras/revideras fortlöpande om uppföljningen visar att det finns sådant behov. Från och med den 91:a dagen i en sjukperiod innebär prövningen av rätten till sjukpenning att det även ska beaktas om medarbetaren kan utföra något annat arbete hos arbetsgivaren. Om försäkringskassan begär det ska medarbetaren därvid lämna ett utlåtande av sin arbetsgivare. I utlåtandet ska anges vilka möjligheter som finns att ta tillvara medarbetarens arbetsförmåga efter rehabilitering. 12
Arbetsanpassning Eftersom försäkringskassan gör sin bedömning utifrån medarbetarens arbetsförmåga och arbetsgivaren ska lämna de upplysningar som behövs för att behovet av rehabilitering ska kunna klarläggas, ska en arbetsförmågebedömning göras så fort det finns skäl att tro att medarbetaren inte kan återgå i sitt ordinarie arbete utan anpassning. En viss omorganisation av arbetsplatsen eller omfördelning av arbetsuppgifter kan krävas. Exempel på åtgärder är anpassning av arbetstider, förändring i arbetsfördelning och av arbetsuppgifter inom egen enhet, förändringar i den fysiska miljön, tekniska hjälpmedel och stöd vid beroendeproblematik. Arbetsgivaren är dock inte skyldig att utvidga sin verksamhet, skapa eller konstruera nya arbeten. Vid osäkerhet om medarbetaren har arbetsförmåga för visst arbete finns en skyldighet för arbetsgivaren att låta medarbetaren pröva om åtgärden är tillräcklig för att tillvarata dennes arbetsförmåga. Om arbetsförmågebedömningen (och eventuell arbetsprövning) ger stöd för att medarbetaren inte har arbetsförmåga för att återgå i sitt ordinarie arbete ska arbetsgivaren ta ställning till vilka möjligheter som finns att tillfälligt eller permanent utföra andra arbetsuppgifter. I enlighet med landstingets rehabiliteringsprocess för tidig återgång i arbete är huvudprincipen att utredning/ handlingsplan för rehabilitering ska vara klar senast dag 180, inklusive arbetsförmågebedömning i de fall detta är aktuellt. Hantering i sjukfrånvaroärenden 3 rehabiliteringsarbetet avslutas Genomförande och resultat av åtgärderna i handlingsplanen utvärderas vid uppföljningsmöten. För det fall det inte finns någon möjlighet att ta tillvara medarbetarens arbetsförmåga och ytterligare rehabiliteringsinsatser för återgång i arbete hos arbetsgivaren inte föreligger avslutas rehabiliteringsarbetet. Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete ska avslutas på ett formellt sätt. Detta görs lämpligen genom att arbetsgivaren kallar samtliga parter till ett nytt möte då de åtgärder som vidtagits och utfallet av dessa redovisas. 13
Sjukdom och därav följande nedsatt prestationsförmåga utgör inte saklig grund för uppsägning annat än i undantagsfall. För att kunna gå till uppsägning fordras att möjligheterna till rehabilitering, arbetsanpassning och omplacering är uttömda. Av praxis från Arbetsdomstolen framgår dock att uppsägning kan ske om nedsättningen av arbetsförmågan är stadigvarande och medarbetaren inte kan utföra arbete av någon betydelse för arbetsgivaren. I detta ansvar ligger att arbetsgivaren gjort allt som är möjligt för att anställningen ska bestå och övervägt alla möjligheter att omplacera medarbetaren. Innan uppsägning av personliga skäl måste arbetsgivaren först göra en omplaceringsutredning och undersöka om det finns någon omplaceringsmöjlighet (omplaceringsskyldigheten gäller juridisk person, dvs. respektive bolag/hela förvaltningsdelen inom SLL). Uppföljning av sjukfrånvaron Landstingets uppföljning av sjukfrånvaron sker i samband med bokslutsarbetet. I landstingets Hälsobokslut redovisas bland annat nyckeltalen Rehabilitering antal anställda i åtgärd samt Rehabilitering antal som återgått i arbete. Varje förvaltning och bolag ansvarar för att fastställa mål och mätetal för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering utifrån landstingets övergripande mål för att minska sjukfrånvaron, och redovisa sjukfrånvarons utveckling i lokala hälsobokslut. 14
Omfattningen av arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet exempel från Arbetsdomstolen (AD) AD 2003 nr 44 (Linjebuss) En busschaufför kunde av medicinska skäl inte längre inneha körkort för buss och stod därför inte till förfogande för det arbete han anställts för. AD uttalade att det föreligger skyldighet att ta ställning till rehabiliteringsinsatser även om arbetstagaren inte är medicinskt färdigbehandlad. Det var antagligt att bolagets underlåtenhet i rehabiliteringshänseende lett till att bolaget var sämre förberett för arbetstagarens återkomst till arbetet än vad som skulle varit fallet om bolaget hade vidtagit vederbörliga åtgärder. Det räckte inte att undersöka förekomsten av lediga befattningar. Det förelåg också en skyldighet att undersöka möjligheterna att genom viss omorganisation, i första hand genom omfördelning av arbetsuppgifterna, finna sysselsättning åt arbetstagaren. AD 2006 nr 57 (Posten) Domstolen uttalade att det inte fanns någon skyldighet att låta arbetstagaren arbetsträna eftersom en sådan arbetsträning ändå inte hade kunnat leda till fortsatt anställning hos arbetsgivaren. AD 1993 nr 96 Stockholms läns landsting har sagt upp ett långtidssjukskrivet köksbiträde efter det att köksbiträdet ej infunnit sig till arbetsprövning. AD finner att arbetsgivaren haft saklig grund för uppsägning, en arbetstagare är skyldig att aktivt delta i sin rehabilitering. AD 1997 nr 115 Perstorps kommun har sagt upp ett vårdbiträde på grund av att arbetstagaren inte längre kan utföra något arbete av betydelse efter en pisksnärtsskada. AD uttalar i domskälen att en omplacering bör omfatta både en noggrann undersökning av arbetstagarens önskemål och förutsättningar samt en systematisk genomgång av eventuellt lediga anställningar. Detta innebär att alla steg i rehabiliteringen ska noga dokumenteras, att vakanser ska undersökas samt arbetstagarens möjligheter att sköta dessa arbetsuppgifter prövas. AD finner uppsägningen sakligt grundad. Läsanvisning Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar ur ett arbetsrättsligt perspektiv: cirkulär 08:74, Sveriges kommuner och landsting (SKL) 2008. Se www.skl.se (sök på: Vi arbetar med, Arbetsgivarpolitik, Cirkulär). 15
Mars 2009 Den här broschyren kan beställas via e-post informationsmaterial.lsf@sll.se Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Personal Postadress: Box 22550, 104 22 Stockholm Tfn växel: 08-123 130 00, 08-737 25 00 landstinget@sll.se