Skarpnäcks stadsdelsförvaltning BILAGA 4:5 Personal- och kompetensförsörjningsplan 2016 Inledning En personal- och kompetensförsörjningsplan ska innehålla förvaltningens kända förändringsbehov för en viss tid framöver, i det aktuella fallet det som händer under 2016. Områden som tas upp är pensionsavgångar, rekryteringsbehov, vilka visstidsanställningar som finns i förvaltningen relaterat till verksamheternas uppdrag. Även behovet av kompetensförsörjning och kunskapsöverföring mellan medarbetare som börjar och de medarbetare som slutar i förvaltningen ska tas upp. Med personal- och kompetensförsörjning menas alla de åtgärder på kort och lång sikt som görs för att klara av att rekrytera och behålla kompetent personal och kunskap i förvaltningen. En god personal- och kompetensförsörjning kräver en långsiktigt och medveten personalplanering på alla nivåer. Den bygger på en aktiv omvärldsbevakning, regelbunden analys av framtida behov samt en medveten plan för medarbetarnas kompetensutveckling. Förvaltningen har delat in personal- och kompetensförsörjningsplanen i verksamhetsområdena: Administration inklusive stadsmiljö, Individ- och familjeomsorg, Förskola, Äldreomsorg, Omsorg om personer med funktionsnedsättning samt Kultur- och fritidsverksamhet.
Sida 2 (9) Förvaltningens totala rekryteringsbehov Nedanstående kartläggning visar en prognos av Skarpnäcks stadsdelsförvaltnings totala rekryteringsbehov uppdelad i yrkeskategorier. Tabellen visar förvaltningens pensionsavgångar samt förväntad nyrekrytering. Yrkeskategori Pensionsavgångar Förväntad rekrytering Tillväxt-rekryteringar under 2016, från under 2016 i förhållande (t.ex. nyöppnade 65 år (innebär till nuvarande förskolor) återrekrytering) personalomsättning Administratör 0 3 0 Barnskötare 0 19 0 Biståndshandläggare 0 5 0 Enhetschef bitr (inkl förskolechef bitr) 0 2 0 Familjebehandlare 0 2 0 Fritidsledare 0 4 0 Förskollärare 6 27 0 Lokalvårdare 2 1 0 Personligt ombud 0 1 0 Socialsekreterare 1 10 0 Softhandläggare 0 2 0 Undersköterska 0 0 2 Vaktmästare 1 0 0 Vårdbiträde 0 2 0 Summerat 10 78 2 Totalt rekryteringsbehov Enligt ovanstående tabell kommer förvaltningen att ha ett rekryteringsbehov på totalt 90 personer fram till 2017. Förskolan kommer att vara den verksamhet som har störst behov av att rekrytera under 2015. Förskolan har behov av att rekrytera totalt 52 personer varav 19 barnskötare och 33 förskollärare till följd av förväntade avgångar. För att nå stadens mål om andel förskollärare krävs ytterligare rekryteringar. Individ- och familje-
Sida 3 (9) omsorgen har under de senaste åren haft en stor personalomsättning på socialsekreterare. Under 2015 visar siffrorna gällande januari-september att omsättningen sjunkit något men personalomsättning är fortfarande något högre än vad som är önskvärt. Staden arbetar med att förbättra socialsekreterarnas arbetssituation men troligen kommer personalomsättningen även under 2016 vara något högre än önskvärt. Därför prognostiserar förvaltningen med att det totala rekryteringsbehovet av socialsekreterare kommer att vara 11 personer, och övriga personalkategorier inom individ- och familjeomsorgen står för ca 15 personer. Kända pensionsavgångar Förvaltningen har frågat de chefer som har medarbetare som fyller 65 år eller mer under 2016, om de vet om deras medarbetare planerar att sluta under året. Förvaltningens prognos är att 10 medarbetare kommer att gå i pension under 2016. Personalomsättning För att få en prognos av behovet av ersättningsrekryteringar för personer som väljer att sluta i förvaltningen har förvaltningen gjort beräkningar av personalomsättningen i olika yrkeskategorier januari-september 2015. Vid beräkning av personalomsättning används nyckeltal som mäter antalet tillsvidareanställningar i relation till det totala antalet anställningar. Personalomsättning kan delas in i intern och extern omsättning. Intern innebär att personer byter anställning inom förvaltningen, medan extern innebär att personer byter till eller från andra förvaltningar inom Stockholms stad eller andra organisationer. Den totala personalomsättningen visar hur stort rekryteringsbehov som finns inom förvaltningen, eftersom även om en person endast byter enhet så behöver troligen den avlämnande enheten nyrekrytera. Samtidigt behåller förvaltningen kompetensen. Därför kan det också vara intressant att se till endast den externa omsättningen, det vill säga hur stor andel som lämnar förvaltningen för att börja arbeta på annan förvaltning eller annan organisation. Den totala personalomsättningen i förvaltningen var 15 procent perioden januariseptember 2015. Den externa personalomsättningen var sju procent. Befattning Antal tillsvidareanställda Total personalomsättning Extern personalomsättning Administrativa assistenter 9 33 % 11 % Barnskötare 211 9 % 4 % Biståndsbedömare 29 18 % 14 % Enhetschef bitr (inkl förskolechef bitr) 7 31 % 0 %
Sida 4 (9) Enhetschefer (inkl förskolechefer) 18 0 % 0 % Familjebehandlare 9 24 % 12 % Fritidsledare 9 44 % 0 % Förskollärare 169 16 % 9 % Handläggare 5 20 % 20 % Kock/kokerska 10 0 % 0 % Lokalvårdare 8 13 % 0 % Personligt ombud 5 20 % 20 % Socialsekreterare 50 20 % 12 % Softhandläggare 5 40 % 0 % Undersköterskor 45 0 % 0 % Vårdbiträden 31 6 % 0 % Totalt 679 15 % 7 % Förväntad expansion Antalet äldre, äldre medborgare förväntas minska något. Förvaltningen driver endast en hemtjänstenhet i egen regi, Skarpnäcks kommunala hemtjänst. Genom det extra tillskott av statliga medel som riktas till äldreomsorgen kommer hemtjänstenheten troligen kunna förstärka personalgruppen ytterligare samt erbjuda heltid till vissa som arbetat deltid. Förvaltningen bedömer att verksamheten troligen behöver nyrekrytera 1-2 undersköterskor under 2016. Under 2016 öppnas en, eller eventuellt två, nya förskolor i stadsdelsområdet, samtidigt kommer förvaltningen att avveckla några äldre förskolor, vilket gör att antalet anställda inte kommer att öka på grund av expansion. Uppdelning per verksamhetsområde Uppgifterna som presenteras i nedanstående tabeller hämtades ur rapportverktyget InfoView 2015-10-25. Administration (inkl. stadsmiljö) Av 26 tillsvidareanställda är tio personer mellan 60-65 år, sex personer mellan 50-59 år och sex personer mellan 40-49 år. Fyra personer är mellan 30-39 år. Antal 0 0 4 6 6 10 0 26 Administrationen (inkl. stadsmiljö) har totalt sex tidsbegränsade anställningar varav fyra i åldersgruppen 30-39 år.
Sida 5 (9) Antal 0 0 4 2 0 0 0 6 Merparten av förvaltningens administration bedrivs inom den administrativa avdelningen. Fyra av de tidsbegränsande anställningarna ingår i projektet Miljöverkstan, som administrativt är placerat under. Fr.o.m. 2016 kommer Miljöverkstan drivas som ett fristående projekt och medarbetarna kommer inte längre vara anställda av stadsdelsförvaltningen. Individ- och familjeomsorg Av 109 tillsvidareanställda är 18 personer mellan 60-65 år och 23 personer är mellan 50-59 år. 27 personer är mellan 40-49 år och 31 personer är mellan 30-39 år. Antal 0 10 31 27 23 18 0 109 Av 35 tidsbegränsade anställningar är 18 personer mellan 20-29 år och åtta personer mellan 30-39 år. I åldersgruppen 40-49 år finns det fem personer och i åldersgruppen 50-59 år och 60-65 år finns det en person vardera. Två personer är över 66 år. Antal 0 18 8 5 1 1 2 35 Resursenheten för barn och ungdom behöva göra vissa neddragningar av personal för att anpassa verksamheten till budgeten 2016. Det kommer dock framför allt gälla tidsbegränsat anställda medarbetare eller att ej tillsätta vakanta anställningar. Personalomsättningen bland socialsekreterarna var 20 procent januariseptember 2015, vilket är en minskning med två procentenheter från samma period 2014. 20 procent är dock fortfarande en något hög personalomsättning och skulle, om den fortsätter även under 2016, innebära att 10 socialsekreterare skulle behöva ersättningsrekryteras under året. Förskola Av 418 tillsvidareanställda är 35 personer i ålderskategorin 60-65 år, 57 personer är mellan 20-29 år. I övrigt är de största grupperna mellan 40-49 år och 50-59 år med 116 respektive 115 personer vardera.
Sida 6 (9) Antal 0 57 94 116 115 35 1 418 Av 70 tidsbegränsade anställningar är det 32 personer i åldersgruppen 20-29 år och 14 personer i gruppen 30-39 år. 13 personer är mellan 40-49. Antal 3 32 14 13 3 4 1 70 Förvaltningen fortsätter att arbeta för att behålla andelen förskollärare. Antalet barn ökar inte längre i samma utsträckning som tidigare varför rekryteringsbehovet avtar. Personalomsättningen är 16 procent bland förskollärarna (en ökning med fyra procentenheter jämfört med samma period 2014) och nio procent bland barnskötarna (en minskning med två procentenheter jämfört med 2014). Om samma personalomsättning fortsätter innebär det att 27 förskollärare och 19 barnskötare måste ersättningsrekryteras under det kommande året. Äldreomsorg Inom äldreomsorgen arbetar 95 tillsvidareanställda personer, varav majoriteten inom Skarpnäcks kommunala hemtjänst. Ungefär 15 personer arbetar med myndighetsutövning och fyra personer med förebyggande verksamheter. 16 personer är mellan 60-65 år. Bara ett fåtal är yngre än 40 år. Antal 0 1 7 38 33 16 0 95 Det finns endast två tidsbegränsade anställningar inom äldreomsorgen. En person är mellan 50-59 år och en person är över 66 år. Antal 0 0 0 0 1 0 1 2 Inom äldreomsorgen är personalomsättningen låg men viss ökning av hemtjänstverksamheten kan ske under 2016, till följd av det statliga bidraget för ökad bemanning, vilket kan innebära
Sida 7 (9) nyrekrytering av 1-2 undersköterskor. Gällande biståndsbedömarna inom äldreomsorgen var personalomsättningen under januari-september 2015 18 procent. Om denna personalomsättning fortsätter även under 2016 skulle det innebära att två personer skulle behöva ersättningsrekryteras under det kommande året. Omsorg om personer med funktionsnedsättning Nedanstående tabell presenterar beställarenheten för personer med funktionsnedsättning, som ingår i avdelningen för äldre och funktionsnedsatta. 10 personer är tillsvidareanställda och är ganska väl spridda åldersmässigt, mellan 20-59 år. Antal 0 2 4 2 6 0 0 14 En person är i dagsläget tidsbegränsat anställd. Personalomsättningen bland biståndsbedömarna på enheten var 10 procent januari-september 2015. Skulle denna personalomsättning fortsätta förväntas en person behöva ersättningsrekryteras under det kommande året. Kultur- och fritidsverksamhet Nedanstående tabell presenterar Kultur- och fritidsverksamhet som har 12 tillsvidareanställda. Av dessa är tre personer anställda på Skarpnäcks kulturhus. Övriga medarbetare inom verksamhetsområdet är anställda inom förvaltningens ungdomsgårdar och parklekar som organisatoriskt tillhör Avdelningen för individ- och familjeomsorg. Denna grupp är ganska spridd åldersmässigt. Största grupperna är 20-29 år med 5 personer, och 40-49 år med fyra personer. Antal 0 5 1 4 1 1 0 12 Det finns sju visstidsanställda inom verksamhetsområdet. Fem personer är 20-29 år och två personer är mellan 30-39 år.
Sida 8 (9) Antal 0 5 2 0 0 0 0 7 Personalomsättningen inom kulturområdet är låg och det är få anställda, vilket innebär att rekryteringsbehovet under 2016 kommer vara lågt. Kompetensutvecklingsbehovet I en relativt liten förvaltning som Skarpnäck, med knappt 700 tillsvidareanställda, blir gruppen som går i pension ganska liten. Det är svårt att dra några generella slutsatser av vilken kompetens som är viktigt att behålla på en övergripande nivå, när det är enstaka personer i varje befattning som slutar. Detta kräver att cheferna omvärldsbevakar inom sitt verksamhetsområde och följer vilka kunskaper och kompetenser som är viktiga för just deras enheter i framtiden. Planeringen om man har någon pensionsavgång inom ett par års sikt får vara på individnivå. För att överföra kompetens och kunskap mellan mer erfarna medarbetare och nyanställda arbetar många enheter med särskilt utsedda handledare eller mentorer. Några enheter har också övergripande planer på vilket kompetensutvecklingsbehov som finns på enhetsnivå och anpassar utbildningar och insatser efter detta. Generellt efterfrågas kompetensutveckling kring jämställdhetoch mångfaldsfrågor, jämställdhetsintegrering och normkritiskt tänkande. Inom förskolan lyfter man även kompetensutvecklingsbehov inom områden som likabehandling, genuskunskap, barn i behov av särskilt stöd, hållbarhetsfrågor och ergonomi. Inom socialtjänsten vill man fokusera på olika kompletterande utbildningar för biståndsbedömare och socialsekreterare, exempelvis kring grundläggande riktlinjer, utbildning i Signs of Safety, samtal med barn och MI. Analys står inför några strategiska frågor i samband med personalförsörjningen. Förvaltningen, och speciellt förskola och individ- och familjeomsorg, fortsätter att arbeta strategiskt för att attrahera och behålla duktiga medarbetare. Vad som är en optimal personalomsättning kan diskuteras. Ett visst mått av rörlighet är bra för att få in nya perspektiv och idéer i verksamheten. Även intern rörlighet när medarbetare byter mellan enheter inom förvaltningen är bra för att visa våra medarbetare att det finns möjlighet att utveckla sig och att bredda sin kompetens samtidigt som vi kan behålla
Sida 9 (9) duktiga medarbetare inom förvaltningen. Samtidigt får personalomsättningen inte bli så hög att cheferna ständigt får arbeta med rekrytering och introduktion av nyanställda. Dessutom riskerar vi att tappa våra mest kompetenta medarbetare, vilket innebär en risk i förlorad kompetens och kunskap inom ett visst område. Därför är det viktigt att cheferna arbetar proaktivt och ser till att ge nya utmaningar och utvecklingsmöjligheter till de medarbetare förvaltningen verkligen vill behålla. Kunskap om vad som driver medarbetarna att göra ett bra jobb får cheferna bland annat genom regelbundna medarbetarsamtal. Avdelningen för förskola fortsätter att arbeta för att behålla andelen förskollärare. Det kommer att öppna en eller två nya förskolor under 2016, men detta kommer inte innebära rekrytering av ny personal då dessa flyttas från andra förskolor som avvecklas. Däremot kommer förvaltningen behöva ersättningsrekrytera förskollärare för de som väljer att sluta i förvaltningen. Fortsätter personalomsättningen bland förskollärare att vara 16 procent kommer förvaltningen behöva ersättningsrekrytera 27 förskollärare under 2016. Bland barnskötarna var personalomsättningen nio procent, vilket skulle innebära rekrytering av 19 barnskötare för att täcka upp vakanta anställningar. Förskoleavdelningen har också utarbetat ett introduktionsprogram för nyanställda förskollärare och barnskötare. I programmet träffas gruppen med nyanställda vid fem tillfällen under en termin för att gå igenom olika teman såsom miljö och material, pedagogisk dokumentation, välkomnande av nya familjer och ett praktisk inriktat moment med teckning, måleri och lera. De gör studiebesök hos varandra och pedagoger från förvaltningens förskolor håller i de olika momenten. De nyanställda får därigenom en möjlighet att känna sig som en del av hela förvaltningens förskolor och inte bara den egna förskolan eller enheten. Individ- och familjeomsorgens utmaning är att långsiktigt arbeta med utveckling av socionomers lönespann och karriärutveckling. Syftet med arbetet är att behålla och attrahera nya medarbetare. Under januari-september 2015 slutade 20 procent av förvaltningens socialsekreterare. Skulle denna personalomsättning fortsätta även under 2016 behöver förvaltningen ersättningsrekrytera 10 socialsekreterare. Sedan tillkommer ersättningsrekryteringar för andra personalkategorier inom avdelningen, t.ex. biståndsbedömare, familjebehandlare och gruppledare.