Grundelement: Element: MILJÖHANDBOKEN SFN 4.6 Ledningens genomgång 4.6 Ledningens genomgång Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: 4.6.1.2.SFNRD1 Redovisande dokument F8 4547/04 0 1 Upprättad av: Fastställd av/datum: Reviderad av/datum Miljösamordnare Miljösamordnaren vid Samhällsvetenskapliga fakulteten 05xxxx - Tid Tisdagen den 11 oktober 2005, kl 11.00-12.00 Plats Konferensrum F340, Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet, Skanstorget 18, vån 3 Närvarande Lennart Weibull professor, dekanus, ordförande Lisbeth Johnsson universitetslektor, prodekanus, ledningens representant Lena Kindborg avdelningsdirektör, kansli S, miljösamordnare Vid anteckningarna: Lena Kindborg avdelningsdirektör, kansli S
1 Allmän genomgång Genomgång av upprättade tidsplaner för miljöarbetet fr o m 2005-07-01 LK informerar att LJ och LK har medverkat vid flera personalmöten på institutionerna samt haft möten med prefekter inför den interna (och externa) revisionen. LK informerar att planeringsdialogen med SP 2005-10-05 har gått bra och att den externa certifieringsrevisionen därför har kunnat tidigareläggas ca en månad jämfört med den ursprungliga planeringen. Certifieringsrevisionen kommer att ske måndagen den 17 oktober. 2 Miljöredovisningar Genomgång av årlig miljöredovisning för GU samt fakultetens miljöredovisning I vilken grad miljömål/handlingsplaner uppnåtts LK informerar att genomgång av miljöredovisning inte är aktuell denna period.
3 Miljörevisioner Genomgång av resultat från interna och externa miljörevisioner LK genomgår resultatet från den interna miljörevisionen från september 2005 då. Campus Linné samt förvaltningshögskolan, institutionen för socialt arbete och sociologiska institutionen reviderades. Den interna miljörevisionen gav ingen stor avvikelse, sex mindre avvikelser och 15 observationer. LJ och LK har gjort en genomgång av rapporten och påbörjat hantering av avvikelser. Revisorerna rekommenderade fakulteten att gå vidare till planeringsdialog med den externe miljörevisorn. LK informerar att planeringsdialogen med revisorn från SP genomfördes 2005-10-05. Vid planeringsdialogen granskades dokumentationen i miljöledningssystemet. Fakulteten rekommenderades att gå vidare till certifieringsrevision. Vid detta tillfälle kommer implementeringen av systemet att granskas.
4 Miljölagar och andra miljökrav Fakultetsledningen beslutar Efterlevnad av miljölagar och andra miljökrav LK informerar att en genomgång av fakultetens laglista har gjorts med avseende på lagefterlevnad. Fakulteten följer lagstiftningen med några undantag. Lagstiftning för fotolabb finns nu med i laglistan. Vid förra ledningens genomgång föreslogs att fotolabbet skulle avvecklas. Frågan har diskuterats vid miljörepresentantmötet 2005-10-10. Fotolabbet används endast av studenterna, men inte i undervisningen. Vid mötet beslutades att Jens Mentzer beställer hämtning av kemikalierna som finns i fotolabbet och att Sophie de Goede informerar studenterna att labbet kommer att avvecklas. Fotolabb är ej heller inplanerat i den nya byggnaden som JMG kommer att flytta in i under 2007. LK informerar vidare att det finns ett nytt ramavtal fr o m 2005-10-01 för universitetet vad gäller hämtning av avfall och återvinningsbart material. Ny hämtare är IL Recycling, förutom det som Kretsloppsnämnden har monopol på. Där kommer Renova fortsättningsvis att användas. LK har tillsammans med husintendenten i Haga inventerat behovet av källsorteringsmöbler. Uppgifter har även inkommit från psykologiska institutionen och från SGSGU. LK föreslår att Freddy ges ett uppdrag att ta in offerter för källsorteringsmöbler så att samtliga fraktioner utom kompost tas omhand i källsorteringssystemet. Uppdraget gäller även iordningställande av återvinningsrum i Haga. På psykologiska institutionen och på SGSGU finns återvinningsrum iordningsställda. Ett problem av tillfällig art uppstod i skarven mellan tidigare hämtare och IL Recyclings övertagande, genom att Renova hämtade även de kärl till fraktioner som fastighetsägaren ansvarar för. LK föreslår vidare att ett informationsmöte om ändringar av avfallshanteringen hålls för miljörepresentanterna, lokalvården och vaktmästerierna tillsammans med IL Recycling. f o r t s att uppdra åt Freddy Magnusson att ta in offerter för källsorteringsmöbler så att samtliga fraktioner utom kompost tas omhand i källsorteringssystemet. Uppdraget gäller även iordningställande av återvinningsrum i Haga att miljösamordnaren kallar till ett informationsmöte om ändringar av avfallshanteringen för miljörepresentanterna, lokalvården och vaktmästerierna tillsammans med IL Recycling.
f o r t s LK informerar vidare att revisorn lämnat påpekande om transportdokument för farligt avfall i rapporten från planeringsdialogen. Transportdokument för elektronikavfallet finns när den fastställda rutinen för elektronikåtervinning som finns centralt på GU används. För övrigt farligt avfall, som batterier, lysrör mm, sker hämtning så sällan att det i Haga inte finns någon rutin för dokumenthanteringen. LK föreslår att en rutin för hantering av transportdokumenten (t ex följesedlar) skrivs, efter hörande med IL Recycling som hämtar avfallet, och att dessa dokument sedan insänds till fakultetskansliet och förvaras i fakultetskansliets arkiv. LK informerar vidare att det även pågår en översyn av avtal för avfallshantering mellan Akademiska Hus och Göteborgs universitet som kan förväntas vara klar i november. Det är svårt att överblicka kostnaderna för avfallshanteringen. Det är otydligt hur de redovisas och därför svåra att bedöma i sin helhet. Kostnaderna finns i hyresavtalen, på fastighetsavdelningen med intern vidarefakturering, på fakulteten gemensamt samt på institutionerna. Haga har anmälts som pilotfall till en pågående kostnadsutredning som sker centralt på universitetet. LK informerar att det i caféet i Annedalsseminariet finns en fettavskiljare, som inte är i bruk ännu. När kontrakt skrivs med entreprenör måste ansvaret för fettavskiljaren föras in i avtalet som entreprenörens ansvar. Vidare informerar LK att SFN 2005-09-02 beslutat om tillägg i fakultetens delegationsordning med anledning av rektors beslut 2004-10-26 rörande uppgifter kring hållbar utveckling som regleras i Verksförordningen. 5 Externa intressenter Frågor som väckts av externa intressenter För närvarande har inte några frågor väckts av externa intressenter.
6 Miljöledningssystemet Miljöledningssystemets fortsatta tillämplighet med hänsyn till ändrade förhållanden samt frågor som väckts av anställda, studenter och andra intressenter. Fakultetsledningen beslutar att miljösamordnaren kontaktar Lennart Nilsson angående resvanefrågor till studenterna i SOMundersökningen för studenter. LK informerar at ett e-postutskick till anställda gjordes i september. Fortfarande oklart hur man lämpligtvis går tillväga för att nå alla studenter med information. Någon central rutin för detta finns ej skriven. Information om miljöledningssystemet ingick som en punkt i fakultetens utbildning för nya styrelseledamöter 2005-09-28. LK informerar vidare att det för närvarande pågår en central uppdatering av miljöhandboken. När denna är klar kommer en genomgång av SFNs miljöhandbok att göras. Vidare informerar LK att en miljöutbildning för inköpare och IT-personal kommer att genomföras den 9 november. Utbildningen tar upp miljökrav vid upphandling av ramavtal, miljökrav vid inköp och miljömärkning av varor. Utbildningen ges tillsammans med humanistiska fakulteten och ITuniversitetet. LK informerar att kontakt kommer att tas med Trafikkontoret för resvaneundersökning. Genomgång av enkätfrågorna samt ev tillägg av egna frågor kommer att göras av miljörepresentanterna Tomas Andersson Odén och Chris von Borgstede. LW anser att frågor kring studenternas resvanor kan läggas in i SOM-undersökningen för studenter och att kontakt skall tas med Lennart Nilsson.
7 Behov av ändringar Eventuella behov av ändringar i miljöpolicy, övergripande miljömål, ändrade förutsättningar och åtaganden om ständig förbättring samt övriga delar av miljöledningssystemet LK informerar att förslaget om ändrad miljöpolicy för universitetet inte blev en förenklad version utan istället behålls miljöpolicyn i nuvarande form men med tillägg. Den nya miljöpolicyn kommer att gälla från 2006. LK informerar vidare att miljörepresentanterna uppmanats att om så behövs lämna fram förslag till förändringar av mål och handlingsplan för miljöarbetet 2006 vid nästa miljörepresentantmöte. LK och LJ informerar att nuvarande organisation av miljöarbetet gäller fram till 2005-12-31 och att frågan om bildande av ett (mindre) miljöråd har diskuterats. Miljörepresentanterna skall ge sina synpunkter vid nästa miljörepresentantmöte. 8 Fakultetsledningens framtida planer Val av ny fakultetsnämnd för mandatperioden fr o m 2006-01-01 är inte klart ännu. En ny ledningens representant måste utses fr o m 1 januari 2006. LW föreslår att frågan tas upp som en punkt på det gemensamma SFN-mötet mellan den nuvarande och den nya nämnden den 22 november. Fakultetsledningen beslutar att frågan om ny ledningens representant tas upp som en punkt på det gemensamma SFN-mötet mellan den nuvarande och den nya nämnden den 22 november. När det gäller inriktningen på miljöarbetet framför LW vikten av mer samverkan, även med andra fakulteter. T ex bör vid planering av miljöutbildningar möjligheter till samverkan med andra fakulteter undersökas. 9 Tid för fakultetsledningens genomgång LK informerar att fakultetsledningen beslutat att fakultetsledningens genomgång skall ske två gånger per år. Nästa genomgång bör ske i februari. Tid för mötet beslutas vid det gemensamma SFNmötet i november. Fakultetsledningen beslutar att nästa möte för fakultetsledningens genomgång bör äga rum i februari 2006 och att tid för mötet beslutat vid det gemensamma SFN-mötet den 22 november.
Vid protokollet Lena Kindborg