Handlingsplan för främjande av fiberutbyggnad i Borgholms kommun

Datum 1 (7) Projektledare Torbjörn Cederholm 070-7106099 fiber@borgholm.se Projektplan, Förstudie avseende Handlingsplan för främjande av fiberutbyggnad i Borgholms kommun Godkänd av projektets styrgrupp 1. Bakgrund Kommunstyrelsen i Borgholms kommun har vid sammanträde 2016-03-22 beslutat tillstyrka ett projektförslag framtaget av Intresseföreningen Ölands Norra rörande en Förstudie avseende Handlingsplan för främjande av fiberutbyggnad i Borgholms kommun. Syftet med förstudien är att ge kommunledningen ett verktyg (handlingsplan) som bidrar till att bredbandsstrategins mål uppnås och som underlättar för andra aktörer att verka i samma riktning. Motivet för en samverkan är att ju fler som verkar i samma riktning desto mera kraft blir det i satsningen och nya hjul behöver inte ständigt uppfinnas. Sannolikt blir också tilltron till de uppsatta målen större hos berörda om måluppfyllelsen görs till en gemensam angelägenhet manifesterad i en tydligt kommunicerad och uppföljningsbar handlingsplan där olika aktörers möjliga roller identifierats. 2. Projektets omfattning Förstudien handlar om att ta fram en handlingsplan med åtgärder som bidrar till att målet med bredbandsutbyggnaden via fibernät i kommunen nås. Målen i bredbandsstrategin är satta i förhållande till bofasta. Projektet ska emellertid, när relevant, behandla såväl bofasta som sommarboende fastighetsägare. Näringsidkare ska också inkluderas. Förstudien ska omfatta följande aspekter: 1. Inläsning och analys av relevant material från Bredbandsforums arbetsgrupper, PTS samt Jordbruksverket. 2. Uppföljning av måluppfyllelse. Både resultatmål (t.ex. faktisk mängd anslutna abonnenter vid bestämda uppföljningsintervall) och effektmål (vad den förbättrade bredbandsinfrastrukturen ska leda till) ska behandlas. Anm. 1: Bredbandsstrategin anger ett tydligt mätbart resultatmål, 100 % av de bofasta bör ha tillgång till bredband om minst 100 Mbit/sek år 2020. Effektmålet, däremot är otydligt, men

Datum 2 (7) vikten av snabbt internet för samhällsutveckling såsom distansarbete, distansstudier, nyföretagande, olika servicefunktioner och modernt jordbruk nämns. 3. Hur kommunfullmäktiges beslut i bredbandsfrågan påverkat/kommer att påverka kommunens egna verksamheter, t.ex. hemtjänsten, näringslivsutvecklingen, samhällsplaneringen, IT m.fl. operativt eller i planeringshänseende. Samhällsnytta. 4. Efterfrågan. Vilka kunskaps- och intressehöjande åtgärder kan bidra till att tillräckligt många fastighetsägare och företagare efterfrågar fiberanslutning. Ett visst underlag kan skapas genom att inhämta erfarenheter från redan genomförda projekt. 5. Ekonomiskt stöd. Till vem, för vad, på vilka villkor och i vilken omfattning. 6. Behovet av en Kunskapsplattform för kontinuerlig informationsspridning, erfarenhetsåtervinning och stöd. För boende, näringsidkare, byalag och övriga intressegrupper. Även en resurs för kommunala verksamheter och handläggare. 7. Möjligheten att, tillsammans med aktuella fibernätsleverantörer, skapa överblick över genomförd, pågående och planerad fiberutbyggnad och göra informationen tillgänglig för alla berörda. 8. Roller för och samverkan med den ideella sektorn 9. Genomförandeaspekter, organisation, finansiering samt uppföljning av den föreslagna handlingsplanen Följande ingår inte: Fördjupningar i tekniska frågor. 3. Mål och leverabler 3.1. Projektmål Projektets mål är en handlingsplan som återspeglar projektets omfattning enligt avsnitt 2 ovan. Anm.: Det är projektets ansvar att projektmål uppnås. 3.2. Leverabler och leverans Projektets leverabler: En förstudierapport innehållande ett förslag till handlingsplan. Handlingsplanen ska i möjligaste mån vara kostnadsberäknad. Leveranser kan eventuellt ske under projektets gång och införlivas i förekommande fall på lämpligt sätt i handlingsplanen Projektets leverabler ska godkännas av styrgruppen innan de överlämnas till beställaren.

Datum 3 (7) 3.3. Effektmål Projektets resultat förväntas bidra till att målet med bredbandsstrategin uppnås, genom att: Kommunen demonstrerar sitt engagemang genom ett antal konkreta åtgärder Alla berörda får en mer samstämmig bild av fibernätsutbyggnaden geografiskt och i tiden Måluppfyllelse följs upp på ett förutbestämt sätt Olika aktörer ges bättre möjligheter att koordinera sina insatser Tilltron ökar bland näringsidkare, fastboende, sommarboende och besökare till att landsbygdsutveckling pågår i praktiken i Borgholms kommun. Anm.: Det är beställarens ansvar att effektmålen uppnås. 4. Projektorganisation 4.1. Beställare Beställare är Kommunstyrelsen i Borgholms kommun. Beställaren representeras i projektet av en styrgrupp som på beställarens uppdrag fattar alla beslut i projektet, undantaget godkännande av projektleverans. 4.2. Leverantör Projektledare: Torbjörn Cederholm, Projects Matter 5. Detaljplanering 5.1. Planering 5.1.1. Etapp Projektetablering 1. Konstituering av projektorganisation 2. Projektrutiner: t.ex. protokollföring, rapportering, dokumenthantering mm 3. Kommunikation om projektet 4. Godkännande av projektplan 5. Beslut om Projektstart - Grindbeslut 1 5.2. Genomförande 5.2.1. Etapp Projektkommunikation Syftet med Projektkommunikation är att säkerställa att intressenter och andra berörda får korrekt och relevant information om projektet. Löpande information om projektet planeras inte. Följande ingår: 1. Ta fram ett pressmeddelande med anledning av projektstart 2. Sprid pressmeddelandet externt och internt inom Kommunen 3. Informera ledningsgruppen 4. Informera Borgholms Energi AB 5. Motsvarande aktivitet i samband med projektleverans och avslut. I anslutning till årets Skördefest.

Datum 4 (7) 5.2.2. Etapp Faktainsamling Syftet med Faktainsamling är identifiera och extrahera befintligt material som kan bidra till måluppfyllelsen (via input till handlingsplanen) samt att med hjälp av berörda intressenter fånga erfarenheter, behov och intresse för att samverka till gagna för fiberutbyggnad i Borgholms kommun. Tillsammans med intressenterna klarlägga nuläge, pågående arbete och beslutade åtgärder/planer av relevans för projektmålet. Följande ingår: 1. Inläsning av relevant dokumentation från Post- och telestyrelsen (PTS), Bredbandsforums arbetsgrupper, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Jordbruksverket och Regionförbundet i Kalmar län 2. Etablera kontakt med länets bredbandskoordinator och Mörbylångas bredbandssamordnare 3. Intressentkontakter: a. Förvaltningar i Borgholms kommun med ansvar för exempelvis: Skola, Vård och omsorg/hemtjänst, Samhällsplanering, IT, Näringslivsutveckling, Besöksnäringen/turismutveckling, byggnader som kommunen äger eller driver verksamhet i. Borgholm Energi AB. b. Leverantörer av fibernät på Öland: t.ex. Telia, IP-Only c. Entreprenörer, t.ex. Ericsson, PEAB samt EON (ev. samförläggning) d. Lokala företagare (via föreningen Företagarna) e. Lokala projektgrupper/byalag involverade i fiberprojekt f. Ölandsbladet g. Ölands Bank 4. Fastställa nuläge för fiberutbyggnaden inom Borgholms kommun a. Nät tagna i drift b. Pågående utbyggnad c. Utbyggnadsplaner d. Kommunala policies, avtal och genomförda eller planerade åtgärder 5. Sammanställning av insamlat material 6. Genomgång med Styrgruppen 7. Etapp Faktainsamling avslutas Grindbeslut 2 5.2.3. Etapp Analys och Förslagsformulering Syftet med etapp Analys och Förslagsformulering är att, ur materialet från föregående etapp identifiera, formulera och prioritera de förslag till åtgärder som ska ingå i handlingsplanen. Följande ingår: 1. Att ur insamlat och sammanställt material identifiera möjliga åtgärder och de problem de förväntas lösa 2. Formulera förslag för identifierade åtgärder 3. Bedöm förslagens kostnad/genomförbarhet 4. Avgränsa/prioritera bland förslagen (mha referensgrupp hämtad från intressentkretsen) 5. Sammanställ de prioriterade åtgärdsförslagen 6. Genomgång med Styrgruppen 7. Fasen Analys och Förslagsformulering avslutas Grindbeslut 3

Datum 5 (7) 5.2.4. Etapp Rapportskrivning Syftet med etappen Rapportskrivning är att välja ut och organisera det material som ska ingå i förstudierapporten (projektets leverabel, se 3.2). Följande ingår: 1. Rapportstruktur 2. Rapportskrivning 3. Förankring: a. Utskick inbjudan till Förankringsmöte till representanter för intressentkretsen (se 5.2.2) b. Utskick av preliminär rapport c. Förankringsmöte d. Sammanställning och utvärdering av synpunkter från Förankringsmöte 4. Utformning av rapportens slutversion 5. Utformning av pressmeddelande 6. Styrgruppen godkänner förstudierapportens slutversion och pressmeddelande 7. Förstudierapporten och Pressmeddelandet distribueras till/görs tillgängligt för intressentkretsen 8. Projektet genomfört Grindbeslut 4 5.3. Leverans Syftet med leveransfasen är att leverera projektets leverabler till beställaren. Detta ingår: 1. Projektets leverabel (förstudierapport som PDF) skickas till Kommunstyrelsens Arbetsutskott (KSAU), via Kommunsekreteraren, för beredning. 2. Presentation av projektresultatet för KSAU 3. Leverans genomförd Grindbeslut 5 5.4. Projektavslut Syftet med avslutsfasen är dels att genomföra rent praktiska, administrativa, åtgärder för att avsluta projektet i stödsystem och dels att utvärdera projektet, dokumentera lärdomar och bedöma huruvida effektmålen har nåtts eller kommer att nås. Följande ingår: 1. Projektutvärdering 2. Genomgång av checklista projektavslut 3. Projektavslut klart Grindbeslut 6

Datum 6 (7) 6. Tidsplan AKTIVITETER v 21 v 22 v 23 v 24 v 25 v 26 v 27 v 28 v 29 v 30 v 31 v 32 v 33 v 34 v 35 v 36 v 37 v 38 v 39 v 40 5.1 PLANERING 5.1.1 Projektetablering Grindbeslut 1 - Projektstart 5.2 GENOMFÖRANDE 5.2.1 Etapp Projektkommunikation 5.2.2 Etapp Faktainsamling Grindbeslut 2 - Faktsainsamling 5.2.3 Etapp Analys och förslag Grindbeslut 3 - Analys & Förslag 5.2.4 Etapp Rapportskrivning Grindbeslut 4 - Projektet genomfört 5.3 LEVERANS Grindbeslut 5 - Leverans genomförd 5.4 PROJEKTAVSLUT Grindbeslut 6 - Projektavslut klart Avstämning med intressenter Förankringsmöte(n) KSAU (6/9, 13/9) 6/9 13/9 KS (27/9) 27/9 Skördefesten 28/9-2/10 Anm 1: Anm 2: Tidsplanen kan komma att uppdateras under projektets gång med information om t.ex. tidpunkt för grindbeslut, förankringsmöten etc. Överlappet mellan vissa etapper kan i praktiken bli annorlunda än vad som framgår av ovanstående tidsplan. 7. Riskanalys 7.1. Risker projektmål Risk: Vi når inte intressenterna Åtgärd: Risken bedöms inte som så stor och alternativ bör gå att hitta Risk: Leverantören kan inte leverera Åtgärd: Dokumentation och dess tillgänglighet 7.2. Risker effektmål Risk: Medel saknas för att genomföra handlingsplanen. Åtgärd: Verka för att medel avsätts för 2017 i enlighet med bredbandstrategins förslag. Risk: För få väljer att beställa anslutning till fibernät. Åtgärd: Handlingsplanen föreslår motiverande åtgärder. 8. Budget Kommunstyrelsen har avsatt 60000 kr (moms tillkommer). 9. Övrigt När vi kommunicerar om projektet så benämner vi det: Handlingsplan för fiberutbyggnad i Borgholms kommun

Datum 7 (7) 9.1. Relevanta dokument 1. Bredbandsstrategi för Borgholms kommun, antagen KF 2013-11-25 2. Projektförslag, Förstudie avseende Handlingsplan för främjande av fiberutbyggnad i Borgholms kommun, Intresseföreningen Ölands Norra, 2016-02-24 3. KS protokoll 2016-03-22, 4. Valda rapporter från Bredbandsforums arbetsgrupper, http://bredbandsforum.se/om-bredbandsforum/vara-arbetsgrupper/ 5. PTS Bredbandskartläggning 2015 http://pts.se/upload/rapporter/internet/2016/pts_bredbandskartlaggning_2015_pts_e r_2016_10.pdf Fler kan tillkomma under etapp Faktainsamling. 10. Bilagor Inga bilagor.