Motala införde digital-tv!

Motala införde digital-tv! Innehållsförteckning Förord...2 Grunden...3 Planeringen...3 Arbetsgruppen...3 Kommunikationsplan...3 Budskap...3 Målgrupper...4 Kanaler...4 Tidsplan...5 Ansvarsfördelning...5 Vidareinformatörer...6 Fastigheter...6 Äldreomsorgen...7 Budget...7 Erfarenheter...8 Arbetsgruppen...8 Vanligaste frågorna...8 Kostnader...8 Arbetstid...9 Information...9 Budskap...9 Målgrupper...9 Kanaler...9 Andra aktörer...10 Fastigheter...10 Äldreomsorgen...10 Epilog...11 1

Förord Jag hade inte förväntat mig att digital-tv-övergången skulle innebära speciellt mycket merarbete för Motala kommun som organisation. Staten skulle få möjlighet att ta hjälp av kommunen i teknikskiftet. Det är ingen primär kommunal angelägenhet, utan en nationell angelägenhet. Digital-tv-kommissionens kommunikationsplan har fungerat bra som utgångspunkt i det lokala arbete, men avsaknaden av resurser nationellt har ställt höga krav på våra anställda. Motala kommuns ambition var att göra arbetet med digital-tv-övergången så lätt som möjlig för ledning, anställda och medborgare. Det har fungerat tack vare vår arbetsgrupp. En generell upplevelse är dock att det blev mer arbete för arbetsgruppen och berörda chefer än de flesta hade förväntat sig. Mitt råd är att planera arbetet lokalt. Det är viktigt för medarbetarna och medborgarna. Utan planering och ansvarsfördelning riskerar digital-tv-övergången att bli en tidkrävande fråga på det lokala planet. Det är naturligt för medborgarna att vända sig till kommunen i olika frågor och digital-tv-övergången är en fråga som förr eller senare angår alla medborgare. Medborgarna i vår kommun är vårt ansvar, oavsett vad vi tycker om ett teknikskifte. Lisbeth Sager, kommunchef Motala kommun 2005-10-21 2

Grunden Vi har försökt att göra det så lätt som möjligt för oss. Grunden och utgångspunkten i allt arbete har varit: Det lokala behovet hos anställda och medborgare Digital-tv-kommissionens kommunikations- och tidsplan Planeringen I stora drag kan processen och det praktiska arbetet i Motala kommun delas in i följande steg: arbetsgruppen kommunikationsplan ansvarsfördelning fastigheter äldreomsorgen budget Arbetsgruppen Den lokala arbetsgruppen tillsattes på uppdrag av kommunchefen och kommunstyrelsens ordförande strax efter att regeringen i december 2004 beslutade att Motala skulle bli en av de tre kommuner som inledde digital-tvövergången i Sverige. De mest berörda verksamhetsområdena fick utse varsin representant i gruppen och följande sex tjänstemän har medverkat: näringslivsansvarig, konsumentrådgivaren, fastighetschefen, en enhetschef från omsorgen, informatören på kommunledningskontoret och föreståndaren på turistbyrån, som också är utbildad informatör. Kommunikationsplan Arbetsgruppen definierade hur kommunens informationsansvar såg ut i förhållande till digital-tv-kommissionens nationella informationskampanj. Budskap Vi anpassade vårt budskap till digital-tv-kommissionens kommunikations- och tidsplan. Budskapet till medborgarna i den nationella kampanjen är enkelt och vi valde att jobba för att förstärka det lokalt. Vårt budskap i grunden var Vi svarar inte på frågor från medborgarna utan vi hänvisar till andra, vilket vi gör via webben och växeln. Vårt syfte var att på så sätt tala om för medborgarna att vi tar vårt ansvar, ser till att alla blir hänvisade rätt och kan hitta den information de behöver för att klara övergången. Kommunen har dock inget ansvar att besvara tekniska frågor eller för det praktiska genomförandet av övergången. Det har andra aktörer, men vi förmedlar gärna kontakten. 3

Digital-tv-kommissionens kampanj omfattar inte kommunens egna anställda. De är dock en stor målgrupp i det interna arbetet. Dels är inte alla anställda medborgare i den kommun de jobbar i, vilket bland annat innebär att de inte får hem digital-tv-kommissionens broschyr. Dels får anställda automatiskt ett ansvar att kunna svara på aktuella frågor i sin roll som kommunanställda t.ex. inom hemtjänsten, skolan och på fastighetskontoret. Inom målgruppen anställda identifierade vi nyckelpersoner/-grupper. De interna målgrupperna fick samma budskap som de externa målgrupperna, men vi förklarade också varför personalen inte skulle svara på frågor. Vi förmedlade även den interna ansvarsfördelningen, för att vi var osäkra på om vi verkligen hade identifierat alla nyckelpersoner/- grupper. Anställda som under processen fick mycket frågor kunde vända sig till arbetsgruppen och få hjälp. Sammanfattning av budskapet till de anställda: Vi svarar inte på frågor från medborgarna utan vi hänvisar till andra, vilket vi gör via webben och växeln Vi/du ska inte svara på frågor (undantag konsumentrådgivaren) för att även i handling visa att kommunen inte äger frågan. Vår roll är att hänvisa allt till andra Du ska känna till vem som gör vad inom kommunen. Om du märker att du är en nyckelperson och får många frågor, kan du få hjälp av arbetsgruppen. Målgrupper Vi definierade våra medborgare i olika målgrupper och fokuserade på några som vi kände kunde komma bort i digital-tv-kommissionens nationella informationskampanj lokalt. Externt primära: medborgare utan/med datorer, sommarstugeägare, äldre i äldreboende, äldre i hemtjänsten sekundära: turister inför sommaren 05 (tv i husvagn och båt), näringslivsorganisationer, fastighetsägare I den interna målgruppen valde vi ut nyckelgrupper som vidareinformatörer. Internt primära: verksamhetschefer, enhetschefer omsorg/tekniska, växel/reception, biblioteket personal, turistbyrån personal/guider, hemtjänst personal sekundär: 4 000 anställda (alla) Kanaler Vi mixade de flesta av kommunens kanaler. Kommunens webbplats, med en direktadress, har använts som huvudkanal både för det interna och externa arbetet. Arbetet med webben kan delas in i tre typer av information: 4

1. Fast sida: långsiktigt hållbar informationen om riksdagsbeslutet, tidsplanen för Sverige, Motalas datum för övergången, kort om kommunens ansvar m.m. Se www.motala.se/digitaltv 2. Länkar på den fasta sidan till att huvudaktörer i digital-tv-övergången med en kort faktatexter (Digital-tv-kommissionen, Teracom, Radiotjänst, Sveriges Television, TV4 och Kulturdepartementet). 3. Nyheter: vi har producerat många egna nyheter samt anlitat en frilansjournalist för att synliggöra kommunens arbete. Vår tjänst för omvärldsbevakning kompletterades med ett särskilt nyhetsflöde. Kompletterande kanaler Kommunens växel: har hänvisat till webben, digital-tv-kommissionens broschyr och hjälptelefon. De fokuserade på medborgare utan dator. Växeln försågs med blanketter för att få koll på de vanligaste frågorna (om vi skulle bli nedringda). Informatörens ansvar. Personliga möten: våra vidareinformatörer fick en nyckelroll att vidareförmedla budskapet. Alla i arbetsgruppen fick ansvar för olika grupper av vidareinformatörer (se ansvarsfördelningen) och ett presentationsmaterial togs fram åt arbetsgruppen inför träffarna. Personalinformation: ett internt massutskick via e-post (kan med fördel ersättas med nyheter på ett intranät) Informatörens ansvar. Månadsannonsering: Nyhetstexter om digital-tv-arbetet i kommunen har regelbundet publicerats i den månadsannons som kommunen köper i Motala & Vadstena tidning. Informatörens ansvar. Tidsplan Vi tog fram en tidsplan som omfattade alla aktiviteter veckovis, små som stora, möten likaväl som nyheter. Tidsplanen angav typ av aktivitet, vem som var avsändare och ansvarig för genomförandet. Även digital-tv-kommissionens och andra aktörers aktiviteter fanns med. Tidsplanen uppdaterades efter hand och har varit ett bra verktyg för uppföljning och för att undvika dubbelarbete. Ansvarsfördelning Näringslivsansvarig Konsumentvägledare Fastighetschef Enhetschef omsorg Informatör, klk Informatör, turistbyrån media, kommunens externa kontaktperson, näringslivsfrågor, infoträffar med vidareinformatörer, sammankallande, digital-tvkommissionen ordinarie konsumentvägledning, infoträffar med vidareinformatörer, media i konsumentfrågor, Konsumentverket fastighetsfrågor, infoträffar med vidareinformatörer ansvar för hemtjänsten, infoträffar med vidareinformatörer Informations- och press strategi, kommunikations- och tidsplan, huvudansvar alla kanaler och uppdatering webben, infoträffar med vidareinformatörer, stand-in för näringslivsansvarig textproduktion, kontakt frilans, infoträffar med vidareinformatörer 5

Vidareinformatörer Flera personer eller grupper internt och externt fick en betydande roll i att sprida kommunens budskap. De flesta vidareinformatörer träffade arbetsgruppen i ordinarie arbete och fördelningen gjordes utifrån det. Näringslivsansvarig Konsumentvägledare Fastighetschef Enhetschef omsorg Informatör/webbsamord. Informatör företagare, återförsäljare, centrumföreningen, Rotary, fastighetsägare, Villaägarföreningen, politiker, kommunchef, kommunstyrelsens ordförande, andra kommuner personalgruppen på biblioteket, övriga konsumentvägledare i Östergötland personalen vid fastighetsenheten, verksamhetschefen för bildning resp. omsorg samt deras respektive stab, nämnd eller liknade enhetschefer personal inom äldreomsorgen och hemtjänsten, Kommunala pensionärsrådet (KPR) växel/reception, all kommunens personal, chefer personalen på turistbyrån och alla timanställda guider Fastigheter Fastighetschefen skötte inledningsvis de externa kontakterna med tekniska konsulter. Fastighetsenheten genomförde också en inventering av antennanläggningarnas status i kommunens skolor, förskolor, äldreboenden och gruppboenden m.m. För Motala kommuns del har det rört sig om ett 60-tal fastigheter av varierande storlek. Inventeringen genomfördes med hjälp av en extern konsult, Lindströms antenn & parabol, för fastighetskontorets räkning. Resultatet av inventeringen presenterades för verksamhetschefer inom bildning och omsorg, som underlag för vidare åtgärder. Ansvaret för antennanläggningarna och åtgärder i fastigheterna är respektive verksamhets. Fastighetschefen har varit rådgivande internt till berörda verksamhetschefer. Inventeringen visade att äldre anläggningar i stora byggnader (t.ex. skolor) med långa ledningsdragningar från centralantenn till antennuttag kräver störst åtgärder. I vissa fastigheter krävs i princip att hela anläggningen byts ut, i andra fastigheter visade inventeringen att det räcker med installation av kanalomvandlare och förstärkare. Anläggningar som finns på mindre byggnader (t.ex. förskolor från 1990 eller senare) behövs oftast bara kompletteras med en digitalbox i samband med övergången. Kommunledningen beslutade tidigt att verksamheterna själva skulle stå för kostnaderna för övergången. Verksamhetsområdet omsorg har genomfört förändringarna under hösten (se nedan), medan skolan avvaktar med tekniska investeringar till 2006 med anledning av det ekonomiska läget och att tv-mediet används i begränsad utsträckning inom skolan. Motala kommunen har sedan tidigare ett ramavtal med företaget AV-Syd, där bland annat skolan handlar tvutrustning m.m. 6

Äldreomsorgen Arbetet för enhetschefen i arbetsgruppen har främst inneburit att förmedla budskapet till chefer och olika arbetslag. I det ordinarie arbetet inom äldreomsorgen hjälper anställda de boende att förmedla kontakter. Budskapet har varit detsamma för arbetet med digital-tv-övergången. Personalen har förmedlat kontakter till tv-handlare, delat ut broschyren, hjälpt till att läsa i broschyren, tipsat om hjälptelefonen och uppmärksammat anhöriga från andra kommuner om situationen. Installation eller inköp av boxar har inte varit personalens ansvar vare sig i kommunens vårdboenden eller i hemtjänsten. Digital-tv-kommissionens broschyr distribuerades tidigt till respektive vårdboende och hemtjänstgrupp. De har efter behov också kunnat beställa fler från kommunledningskontoret. Socialnämnden fattade våren 2005 ett principbeslut att gamla inom den kommunala äldreomsorgen ekonomiskt skulle lösa sin egen övergång, i likhet med alla andra medborgare. Under hösten meddelade Bostadsstiftelsen Platen, fastighetsägare till många av kommunens äldreboende, att de löser övergången för boende i deras fastigheter utan extra kostnader. Förutsättningarna ändrades och omsorgen omprövade sitt tidigare beslut. Omsorgen installerade under oktober/november Triax-boxar i de vårdboenden där kommunen äger och förvaltar fastigheterna. Det har skett till en kostnad av 150 000 kronor för inköp, installation av boxar och uppgradering av antenner. Boxarna innehåller samma tekniska lösning som andra hyresvärdar, exempelvis Bostadsstiftelsen Platen, erbjuder. Budget Arbetsgruppen fick totalt 50 000 kronor till sitt förfogande. Vi inrättade en projektkod, som alla verksamhetschefer fick kännedom om. Syftet var och är att i efterhand kunna beräkna den totala kostanden inom samtliga verksamheter för digital-tv-övergången. Inga extra medel avsattes för den tekniska övergången för respektive verksamhet, utan kommunledningen fattade beslut om att varje verksamhet skulle stå för sina egna investeringskostnader. 7

Erfarenheter Motala kommuns ambition var att göra arbetet med digital-tv-övergången så lätt som möjlig för arbetsgrupp, ledning, anställda och medborgare har fungerat. Digital-tv-kommissionens kommunikationsplan har fungerat bra som utgångspunkt i det lokala arbete. En generell upplevelse är dock att det blev mer arbete för arbetsgruppen och berörda chefer än de flesta hade förväntat sig. Arbetsgruppen Sammansättningen av arbetsgruppen har varit lyckad, enligt gruppen själv, men även verksamhetscheferna instämmer. Arbetsgruppen har haft mandat att jobba självständigt och vid större frågor har respektive nämnd eller kommunstyrelsen fattat ett inriktningsbeslut. Ansvarsfördelningen har fungerat bra. Arbetsgruppen har träffats regelbundet utifrån behov med 3-5 veckors mellanrum, 1-2 h per träff med minnesanteckningar. Minnesanteckningarna har spridits till arbetsgruppen, kommunchef och kommunstyrelsens ordförande. Möjligen skulle fler vidareinformatörer ha fått ta del av minnesanteckningarna. Vanligaste frågorna Motala kommun har haft mer frågor internt än externt. De vanligaste frågorna har handlat om kommunens ansvar, anledningen till att Motala ingick i första etappen, på vilket sätt är det bra för det lokala näringslivet o.s.v. Tänk igenom och förbered eventuella frågor och svar som kan bli aktuella hos er lokalt. Utöver det, internt och externt, är det tekniska frågor som ställs. Vilken box är bäst/billigast, varför kan jag inte spela in och titta samtidigt, behöver jag en ny antenn? o.s.v. Vi har konsekvent hänvisat till de andra aktörerna, vilket har fungerat bra. Konsumentrådgivaren har dessutom haft frågor om; vilken box passar för betalkanaler respektive marksända kanaler, kan jag köpa kort i efterhand med box utan avtal, måste vi ha box till bredbands-tv? m.m. Kostnader Arbetsgruppens ursprungliga budget, exklusive arbetstid, har varit tillräcklig för det övergripande informations- och samordningsarbetet. Observera att kostnaderna för den tekniska omställningen för respektive verksamhet inte ingår här. Vår erfarenhet är att ju mer i budget desto mer kan kommunen kosta på sig att köpa t.ex. frilansmaterial och därmed spara kostnader för arbetstid. Den största indirekta kostnaden är nämligen arbetstid (se nedan). Informationsträffar, hyra, telekonferens m.m. 11 843 Frilans text & bild 5 000 Annonskostnader 4 343 Totalt 21 186 kronor Den slutgiltiga kostnaden för tekniska investeringar i Motala kommun kommer att fastställas i samband med att verksamhetsområde bildning genomför sina inköp under 2006. 8

Arbetstid Arbetsgruppen fick från start i uppgift att föra dagbok över sin arbetstid. Övriga inblandade har fått uppskatta tid i efterhand. Våra erfarenheter är att kommunens externa kontaktperson, hos oss även sammankallande, tillsammans med den ansvariga informatören har haft en hög belastning. Beroende på organisationens storlek kan ansvars- och arbetsfördelning med fördel göras på fler personer. Person Timmar under 2005 Näringslivsansvarig från januari, 2-10 h/v, mer i perioder, totalt ca 200 h Konsumentvägledare mer under våren, ca 5 h/mån, ej rådgivning inräknat, totalt ca 40 h Fastighetschef från mars, ca 5 h/mån, totalt ca 40 h Enhetschef omsorg från mars, ca 5 h/mån, totalt ca 40 h Informatör, klk från januari, 2-10 h/v, mer i perioder, totalt ca 200 h Informatör, turistbyrån mer höst än vår, totalt ca 40 h Andra omsorgen ca 20 h Andra kommunledning ca 50 h Administration broschyrer ca 10 h Totalt ca 650 h Information Planering och genomförande av kommunikationsplanen tar tid. Den har dock varit en oerhört bra grund för arbetet inom kommunen i sin helhet. Budskap Vår erfarenhet är att den nationella kampanjen fungerar. Medborgarna är pålästa och vet mycket. Vårt budskap att hänvisa och lyfta fram digital-tv-kommissionens broschyr, webb och hjälptelefon har fungerat. Medborgarna har i alla fall inte ställt mycket frågor till kommunen och därmed har inte digital-tv-övergången blivit någon generell arbetsbelastning på anställda i kommunen. Kom ihåg att den nationella kampanjen inte omfattar de anställdas ansvar. Målgrupper Vårt urval av interna och externa målgrupper har fungerat. Vi har inte behövt revidera listan av målgrupper eller vidareinformatörer. Vi kunde ha jobbat mer med uppföljning till vidareinformatörerna med hjälp av t.ex. en e-postlista. Vi hade behövt repetera delar av budskapet till vidareinformatörerna vid några fler tillfällen. Kanaler Webben har fungerat bra som huvudkanal externt och internt. När sidan väl var färdig tog den lite arbetstid i anspråk. All nyhets- och textproduktion är tidskrävande, ett råd är att bestämma ambition tidigt. Det är bra att en eller två personer sköter produktionen, för den som är inläst på ämnet går det fortare att skriva. Det var bra för oss att inledningsvis köpa in frilansmaterial (friköpt på avtal), det gjorde att vi hade mycket textmaterial som vi kunde bearbeta när behov 9

fanns. Som kommun i etapp 1 har nyheterna varit ett fungerande verktyg för att kunna visa för medborgare och media att vi är aktiva i processen. Kompletterande kanaler har också fungerat. Även här är det textproduktionen som tar tid. De blanketter som personalen i växeln försågs med har vi inte haft någon användning av ännu. Inte heller konsumentvägledaren har behövt använda blanketten. Vi har haft den som säkerhet, förebyggande, om någon fråga skulle bli en flaskhals. Andra aktörer Vi har i huvudsak arbetet med informatörerna på digital-tv-kommissionen. Vi har haft regelbundna kontakter under hela arbetet. Våga lita på kampanjen, använd deras material och kanaler. Var beredd på att de inte alltid ha så mycket tid över för den enskilda kommunens arbete. Vi distribuerade digital-tv-kommissionens broschyr till andra kommuner och bibliotek via ett redan upparbetat samarbete mellan länsbiblioteken i Östergötland, vilket var smidigt. Teracom, Sverige Television och TV4 har vi endast haft enstaka kontakter med. Vi har haft länkar till deras respektive webbplatser. Teracoms webb är bra för teknisk information, installationer, täckning o.s.v. Användbar för nyckelpersoner att öka sina egna kunskaper. Sverige Television kom till Motala med Expedition SVT inför övergången och då var det mer kontakter vid det specifika tillfället. Dessutom har vi haft en del kontakt med Kulturdepartementet, som har besökt Motala vid några tillfällen. Var förberedd på att eventuella samarbeten kring pressaktiviteter tar tid. Fastigheter Det är fastighetsägaren som har ansvar för att tillhandahålla möjligheten att hyresgästen kan se tv i fastigheten. Det innebär också att fastighetsägaren måste lösa digital-tv-övergången för sina hyresgäster. I Motala kommun har dock den som driver verksamhet enligt avtal ansvar att tillhandahålla möjligheten att se tv. Inom äldreomsorgen i Motala äger både kommunen och externa fastighetsägare lokalerna där den kommunala äldreomsorgen bedrivs. Det har varit ett svårt och tidskrävande arbetet att kartlägga ansvaret för fastigheter och därmed kostnaderna. Vårt råd är att börja tidigt att reda ut ansvarsfrågorna. Arbetsgruppen fick tidigt i processen ett anslag på 50 000 kronor för information och samordning. Dock tillsattes inga extra medel för den tekniska övergången inom respektive verksamhet, utan kommunledning fattade beslut om att varje verksamhet skulle stå för sina kostnader. Vår erfarenhet har varit att ju tidigare beslutet om kostnadsfördelning når ut i verksamheterna desto bättre. De verksamheter som ska göra de tekniska investeringarna behöver tid att planera kostnaderna i relation till övriga verksamhetskostnader. Äldreomsorgen Kommunikationsplanen har fungerat som ett bra stöd inom äldreomsorgen på serviceboenden och inom hemtjänsten. Våga arbeta på som vanligt. Låt anställda veta att ansvaret och arbetet med digitalboxar är exakt detsamma som för andra apparater som ska köpas in eller repareras i hemmet hos de boende. 10

Epilog Arbetet med digital-tv-övergången har varit roligt, men också bidragit till många nya gråa hår! Det är inte konstigt, för det är obruten mark. Vi genomför ett teknikskifte i Sverige! När ny mark ska brytas uppstår ofta mycket jobb. Vårt tips är att inte göra det svårare än nödvändigt. Glöm inte heller bort att tv angår människor. Vi hoppas att ni ska få nytta av våra samlade erfarenheter i det arbete ni nu ska göra. Innan du ringer oss, skulle vi uppskatta att du läser igenom den här kortfattade rapporten ordentligt. Skulle du sedan ha fler och mer specifika frågor får du gärna kontakta den av oss som du tror kan svara bäst på just dina frågor. Lycka till! Ann-Charlotte Thorén ann-charlotte.thoren@motala.se tf näringslivsansvarig 0141-22 50 14 Rolf Persson rolf.persson@motala.se fastighetschef 0141-22 50 81 Anna-Karin Jern anna-karin.jern@motala.se enhetschef omsorgen 0141-22 53 77 Lotta Kretschek lotta.kretschek@motala.se informatör, klk 0141-22 50 74 Karin Käverö karin.kavero@motala.se informatör, turistbyrån 0141-22 51 00 Britt-Marie Glaad konsumentrådgivare, deltid britt-marie.glaad@motala.se 0141-22 50 00 (vx) 11