Information från IT-avdelningen för primärvård (PV/IT) till nyanställd personal

Information från IT-avdelningen för primärvård (PV/IT) till nyanställd personal

1 Innehåll 1. IT-avdelning för primärvård... 2 2. IT-samordning... 3 3. Vårdsystemssamordning... 4 4. Regelböcker och uppdrag... 4 5. Stödfunktioner på Vårdcentralen... 6 6. Vad vill vi att användarna ska kunna/känna till?... 7

2 Det här dokumentet är en information från IT-avdelningen. Det ska vara ett stöd för ny personal som ska arbeta på vårdcentral, barnmorskemottagning eller barnavårdscentral. 1. IT-avdelning för primärvård Avdelningen är en ingång för alla frågor som rör datorarbetsplatsen. Vi hjälper både offentlig och privat primärvård som använder den landstingsgemensamma journalen, Cosmic. IT-avdelning för primärvård (PV/IT) är bemannad med två olika samordnargrupper. IT-samordnare har kunskap inom datorer, kringutrustning, nätverk och administrativa IT-system. Vårdsystemsamordnare är vårdutbildad och har kunskap inom vårdsystem, vårdavtal, ersättningssystem, arbetsrutiner och verksamhetsstatistik. Tidigare var laboratoriesamordnare en del av PV/IT men har sedan 1 januari 2016 flyttat över till Akademiska laboratoriet. Support-och servicetelefon vardagar 8-17 Mail IT avdelningens funktionsbrevlåda: 018-611 77 10 it.pv@lul.se Val 1: IT-samordnare Val 2: Vårdsystemsamordnare IT avdelningen har en egen hemsida med användbar information för de som arbetar på vårdcentral, barnavårdscentral eller barnmorskemottagning. Privat primärvård hittar sidan på Extranätet Vårdgivare\Vårdgivare primärvård\it-avdelningen för primärvård

3 Offentlig primärvård hittar sidan på Navet Kunskapsbanken\Service A-Ö \IT-avdelningen för primärvård 2. IT-samordning IT-samordnarna på PV/IT har kunskap inom datorer, kringutrustning, nätverk och administrativa ITsystem. IT-samordnarna ser till att verksamheten har rätt utrustning och bra IT-lösningar. På hemsidan för IT-samordning hittar du information enligt bilden nedan

4 3. Vårdsystemssamordning Vårdsystemsamordnaren på PV/IT är vårdutbildad och har kunskap inom vårdsystem, vårdavtal, ersättningssystem, arbetsrutiner och verksamhetsstatistik. Vårdsystemsamordnaren ska även stödja och samordna verksamheten i syfte att optimera rutiner och säkerställa kvaliteten i vårdsystemen. På PV/IT:s hemsida under rubriken vårdsystemsamordning finns information om: Cosmic Primärvården använder Cosmic som journalsystem. På PV/IT:s hemsida finns manualer rörande Cosmic som är specifika för primärvård, övriga manualer finns på Cosmics/EPJ:s hemsida. Länk till Cosmics hemsida finns till höger på PV/IT:s hemsida. Externa vårdsystem Primärvården använder sig av externa vårdsystem för spirometri, EKG och blodtrycksmätning 24-timmars och Auricula. Rutiner för hantering och lagring av EKG finns i Kvalitetshandboken för Primärvård. På PV/IT:s hemsida finns manualer rörande externa vårdsystem som är specifika för primärvård. Länkar till externa vårdsystem finns till höger på PV/IT:s hemsida. Regelböcker och uppdrag Primärvården styrs av regelböcker. Regelboken innehåller förutsättningar och krav som gäller för att bedriva verksamhet inom vårdcentral, barnavårdscentral och barnmorskemottagning. Länkar till regelböcker finns till höger på PV/IT:s hemsida. Här finns även länkar som berör primärvårdens specifika ersättningssystem. Under avsnitt 4 beskrivs regelböcker och uppdrag mer fördjupat. Utbildning vårdsystem Alla som arbetar på vårdcentral, BVC eller MHV bör gå Cosmic grundutbildning. Utbildningen omfattar 1½ dag och man bör ha arbetat i Cosmic en introduktionsperiod om 2-4 veckor innan man går utbildningen. På PV/IT:s hemsida under utbildning vårdsystem finns information om grundutbildningen. Länkar till Cosmicutbildningar, manualer och instruktionsfilmer finns till höger på PV/IT:s hemsida. 4. Regelböcker och uppdrag I Regelboken finns att läsa om ersättningssystemen som styr primärvården. Ersättningssystemet är finansieringen av verksamheten och är unikt för primärvården. Hur stora det olika ersättningarna är kan ändras från år till år och uppdateras alltid i regelboken för gällande år. Ersättningsmodellen består av följande delar: 1. Kapiteringsersättning 2. Besöksersättning 3. Målrelaterad ersättning 4. Ersättning för tilläggsåtaganden

5 1. Kapiteringsersättning Patientens listning på vårdcentralen, barnavårdscentral och barnmorskemottagning ses i Huldra. Patienten kan lista sig genom att kontakta Husläkarkansliet eller skicka in underskriven blankett. Listning på barnavårdscentral, vårdcentral och specifik distriktsläkare kan även göras genom att logga in på 1177 Vårdguiden. Aktuell listning på barnavårdscentral och vårdcentral visas även i Cosmic i den utökade patientlisten. I en familj kan alla göra egna val gällande listning. Bilden till höger illustrerar hur det kan se ut i en familj. 2. Besöksersättning Besöksersättning ges för besök på vårdcentralen oavsett om patienten är listad eller inte. Patientavgifterna tillfaller Vårdgivaren men dras av från besöksersättningen vid utbetalning Vårdgivaren är skyldig att ta emot asylsökande. Vårdgivare har rätt att ta emot patienter från andra länder enligt regler i landstingets handbok för patientavgifter (www.lul.se). Där framgår även patientavgiftens storlek för dessa grupper. Sjukgymnastik är ett tilläggsåtagande för vårdcentralerna och ersättningssystemet skiljer sig från övriga vårdgivare. Länkar till handbok för patientavgifter och ersättningshandbok för primärvård finns till höger på PV/IT:s hemsida under regelböcker och uppdrag. Resursplaneringen i Cosmic dvs tidbokning och kontaktregistrering är där ekonomin startar. Det är därför viktigt att bokningen blir rätt från början. Från kontakttyp tas produktionsrapporter ut om det registreras fel blir produktionsrapporten felaktig. Nedan presenteras de delar i Cosmic som är knutna till resursplaneringen. Snabbokningsunderlag (boka tid i tidboken) Tvingande fält markeras med en asterix * 1. Vårdtjänst 2. Kontakttyp - Här startar ekonomiprocessen 3. Besökstyp, definition på nybesök/återbesök. Här hämtas information till Väntetider i vården 4. Avvikelseorsak 5. Ändra tidsåtgång 6. Bokningsinformation 7. Information till kassa (ex tolk, intyg mm) 8. Fritext till vald kallelse

6 Kontakttyper med ekonomi som visas i kassan: Externt besök Grupp Hembesök BVC-hembesök Mottagningsbesök Provtagningsbesök Receptförnyelse inkl. beställaravgift Telefon inkl. beställaravgift Vaccination Kontakttyper utan ekonomi som inte visas i kassan: Administration Aktivitet BVC-besök, telefon och grupp Receptförnyelse Telefon 3. Målrelaterad ersättning Den målrelaterade ersättningen på vårdcentral utgör 5 procent av det faktiska belopp som utbetalats i kapiteringsersättning. Den målrelaterade ersättningen ingår i den månatliga utbetalningen av kapiteringsersättningen. Vid den årliga bedömningen av måluppfyllelse ställs eventuella krav på återbetalning till Vårdgivaren för de mål som ej uppnåtts. Den målrelaterade ersättningen på barnavårdscentral utgör 1 procent av det faktiska belopp som utbetalats i kapiteringsersättning. Den målrelaterade ersättningen ingår i den månatliga utbetalningen av kapiteringsersättningen. Vid den årliga bedömningen av måluppfyllelse ställs eventuella krav på återbetalning till Vårdgivaren för de mål som ej uppnåtts. Rapportering och bedömning av måluppfyllelse sker per mottagning. Filial redovisas ihop med huvudmottagningen. Barnmorskemottagning har ingen målrelaterad ersättning. 4. Ersättning för tilläggsåtagande Vårdgivare inom vårdcentralsuppdraget kan ansöka om att utföra tilläggsåtaganden. Exempel på tilläggsåtagande är SÄBO, MVC-läkare. 5. Stödfunktioner på Vårdcentralen Varje vårdcentral har två stödfunktioner gällande IT och vårdssystem: 1. Administrativt IT-stöd. Deras huvudfunktion är att stödja och samordna enheten vad gäller administrativa uppgifter som är kopplade till datorarbetsplats, IT-system och kommunikation. 2. Vårdsystemkoordinator. Deras huvudfunktion är att Stödja och samordna enheten inom vårdsystem och förbättra enhetens användande inom området med syfte att optimera rutiner och säkerställa kvalitén i vårdsystemen.

7 6. Vad vill vi att användarna ska kunna/känna till? Ta hjälp av ditt administrativa IT-stöd eller vårdsystemkoordinator och gå igenom nedanstående punkter: Känna till PV/IT:s hemsida Känna till relevant information på PV/IT:s hemsida Vilka regler som gäller ang datorer o program Vem du kontaktar vid problem, dvs vem är ditt administrativa it-stödperson på enheten Hur ditt användarnamn lyder xxxyyy Lösenordshantering Hur du byter lösenord i alla program - http://www.bl.lul.se/ Hur du loggar in i alla program Vad du ska göra när du lämnar datorn utan uppsikt Vilka skrivare du kan skriva ut på Var du ska spara dina dokument Hur du loggar ut ur datorn Hur du stänger av datorn Veta hur kontakten styr ekonomin Ha kunskap om de olika status i besökslistan Hur man kontaktregistrerar en patient? 1. Boka i tidboken och kontaktregistrera i kassan eller i besökslistan 2. Kontaktregistrera direkt i kassan 3. Kontaktregistrera obokad patient direkt i journal. Det kan göras via Ny vårdkontakt i följande vyer o Journal/Ny anteckning o Läkemedel/Recept o Digital diktering/skapa nytt diktat