Lyckas som eventplanerare

Lyckas som eventplanerare Modul 7: Bonus: En färdig affärsplan för ett eventföretag att utgå ifrån Holger Wästlund 1

Denna affärsplan är utgiven av: Tipsförlaget e-post: holger@wastlund.com telefon: 08 755 81 31 mobil: 070 594 36 20 Hemsidor: www.tips-om.se www.jobba-event.se Författaren och Tipsförlaget Författare: Holger Wästlund ISBN: 978-91-980308-7-7 Mångfaldigande av innehållet i denna affärsplan, helt eller delvis, i tryckt eller elektronisk form, är enligt lagen om upphovsmannarätt förbjuden utan skriftligt medgivande av författaren 2

Om du har en bra och genomarbetat affärsplan för ditt företag har du betydligt större chans att lyckas än om du bara kör på helt planlöst. Samtidigt innebär det ett rätt stort arbete att upprätta en affärsplan om du måste börja helt från början. I detta avsnitt får du därför en färdig affärsplan att utgå ifrån. Ta den som utgångspunkt och ändra punkt efter punkt så att passar dina planer och önskningar. Då spar dumycket tid och kommer helt enkelt mycket snabbare till ditt mål. E-boken är indelad i följande avsnitt: Sid Avsnitt 1: Med en affärsplan blir det enklare 4 Avsnitt 2: Affärsplan för eventföretag ett exempel att utgå ifrån 6 Slutord: Så kan du gå vidare 11 3

Avsnitt 1: Med en affärsplan blir det enklare Om du i föregående modul funderade igenom de olika punkterna och därigenom börjar känna dig säker på vilken nisch du bör satsa på inom hela eventmarknaden då har du gjort det allra viktigaste steget i din egen affärsplan. Krångligare än så är det inte att komma igång. Det finns ett gammalt uttryck som säger: Du behöver en ritning för att bygga ett hus. Och du behöver en affärsplan för att bygga ett företag. Att göra en affärsplan låter lite jobbigt och ganska byråkratiskt. Nyttan är dock betydligt större än det jobb det innebär. Här kommer de viktigaste skälen för att du ska göra en egen affärsplan: 1. Med en affärsplan blir det lättare för dig själv att bedöma hur realistisk din affärsidé är. Du slipper lägga ner jobb och pengar om du från början kan inse att du med en liten kursändring kan lyckas mycket bättre. Förutsättningarna att lyckas ökar avsevärt om du genom en tydlig och väl genomtänkt affärsplan tvingas att tänka efter, strukturera dina planer och formulera dig. 2. Med en affärsplan blir det enklare för dig att beskriva för omvärlden vad du tänker göra. Om du ska söka finansiering så är en affärsplan helt nödvändig. Om du ska anställa någon eller samarbeta med andra intressenter så blir detta enklare om du kan presentera en affärsplan som andra kan förstå. Samma gäller när du ska diskutera med kunder, leverantörer, strategiska partners, distributörer och eventuella avtalspartners. 3. Med en affärsplan kan du hela tiden följa vad du själv håller på med på ett praktiskt sätt. Du slipper fundera hela tiden på om du gör rätt eller fel. Det är bara att jobba på enligt planen. Du slipper att köra in på onödiga sidospår. Många, inklusive, jag själv har lätt att entusiasmeras av nya oprövade idéer. Det är lätt att hoppa på för många nya uppkast och det kan då vara bra att ställa sig frågan: Stämmer detta överens med det jag som jag bestämt mig för att satsa på eller finns det risk att jag splittrar mig? 4. Samtidigt kan det mycket väl hända att du ändrar dig om det visar sig att du kommer på en ny affärsriktning. Fördelen med att då ha en affärsplan är att man får ett underlag att själv fundera över varför man ändrar sig och vad det innebär. Vad av det som du redan gjort går att använda med den nya idén osv.? 5. Sist, men icke minst: Med en affärsplan är det lättare att förutse kommande kostnader på ett bra sätt och du undviker oförutsedda utgifter. Det kan bli helt avgörande för att lyckas. Det finns många som inte planerat kommande utgifter och det har varit anledningen att de till slut har tvingats sluta med sitt drömföretag att jobba med events. Dagens Industri utser varje år ett antal Gasellföretag. Det är företag i Sverige som vuxit snabbast under de tre senaste åren. När man frågade en av vinnarna, Latitude Solar, vilken de ansåg vara den allra viktigaste orsaken till att de hade vuxit så snabbt, otroliga 1416 procent på fyra år blev svaret: Vi hade gjort en bra affärsplan som vi följt och som fallit ut som planerat. 4

Det finns flera bra gratismallar att ladda ner från nätet som du kan ha som förebilder när du gör din egen affärsplan. Här kommer två exempel som du hittar direkt på Google: Almi: Gå in på deras hemsida och klicka på nyföretagande / förbereder / affärsplan-budget. Connectsverige: På deras hemsida kan du klicka på kunskapsstöd / skrifter / så skriver du en vinnande affärsplan. Ta en rubrik i taget i någon av dessa mallar fundera på hur du vill att ditt eget företag inom eventbranschen ska se ut. Gör det för dig själv eller tillsammans med någon som du kan bolla idéer med. 5

Avsnitt 2: Affärsplan för eventföretag ett exempel att utgå ifrån Jag presenterar här ett exempel på affärsplan för ett eventföretag som du kan ha som utgångspunkt när du gör din egen affärsplan. Det exempel som jag valt är en affärsplan för ett konsultföretag inom eventbranschen som just är på gång att starta. AFFÄRSPLAN FÖR FESTFIXARPROFFSEN AB Sammanfattning av affärsplanen: Festfixarproffsen AB ska erbjuda konsulttjänster inom följande eventområden: - Strategi och projektledning - Manusarbete - Retorik & talarträning - Val av lokal och teknisk planering och upphandling - Teknisk ledning på plats - Bokning av moderatorer och artister - Datorlösningar för grupparbeten - Producent på plats - Fotografering - Erfarenhetsåterföring, utvärdering av genomförda events - Fotografering Vision: Festfixarproffsen AB ska bli det ledande konsultföretaget i Sverige inom eventmarknaden genom att ha 10 konsulter med gedigen och flerårig erfarenhet av eventuppdrag för stora och mellanstora företag, statligt ägda verksamheter samt kommuner och landsting. Mission: Festfixarproffsen AB skall om fem år vara en attraktiv uppköpskandidat för en internationell eventkoncern som genom ett förvärv snabbt vill etablera sig i Skandinavien. Värderingar: Vi tar oss an varje nytt uppdrag förutsättningslöst. Vi utgår från en helhetssyn på våra kunders verksamhet och omvärld. Genom att involvera och engagera många i vår kunds organisation, skapar vi handlingskraft som stannar kvar. Vi hjälper våra kunder att själva nå sina mål. 6

Organisation: VD Anders Andersson Har arbetat som eventkonsult åt statligt ägda och privat ägda bolag i sju år. Utbildning: Industriell ekonomi och organisation Linköpings Universitet och Event Management vid University of Illinois i USA. Eventkonsult och ekonomiansvarig: Berit Bengtsson Har arbetat som eventkonsult främst åt landsting och kommuner i 10 år. Utbildning: Genomgått ett flertal kurser i Ekonomisk redovisning och Eventplanering arrangerade av olika kursarrangörer. Eventkonsult: Calle Crona Har arbetat inhouse med planering och genomförande av events inom statligt ägda Svenska Spel AB i fem år. HR-utbildning två år vid Stockholms Universitet. Nätverk: Medarbetarna ligger kompetensmässigt och erfarenhetsmässigt väl framme inom eventområdet tack vare fleråriga samarbeten med ledande personer inom eventbranschen. Marknad: Festfixarproffsen AB riktar sig i första hand mot statligt ägda verksamheter, landsting och kommuner. Vi kommer att nå dessa genom personlig bearbetning av tidigare uppdragsgivare och genom att bevaka och besvara offertförfrågningar som offentliggörs enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). I Sverige finns nästan 500 myndigheter, 44 universitet och högskolor, ca 40 statligt hel- eller delfinansierade forskningsinstitut och omkring 90 statligt ägda företag. Vi har gjort en noggrann genomgång av våra konkurrenters ambitioner och erfarenheter. Få eventföretag satsar i dag målmedvetet på att erbjuda tjänster till den offentliga sektorns eventbehov och få eventföretag kan peka på den gedigna erfarenhet som medarbetarna i vårt företag har. Vi är därför övertygade om att vi kan ta en betydande del av denna marknad. Tjänster: Vi kommer i första hand erbjuda konsulttjänster inom Strategi och utveckling av tjänster och produkter inom eventområdet Planering och organisation av events 7

I andra hand fokuserar vi på Genomförande av events Uppföljning och utvärdering av genomförda events. Prissättningsmodeller: Festfixarproffsen AB kommer att debitera konsulttjänsterna enligt två olika modeller: Löpande räkning, dvs. arvode per debiterad timme. Fast pris för de uppdrag som går att definiera och beskriva på ett entydigt sätt innan igångsättning. Debiteringsformen löpande räkning med tak kommer att undvikas. Konkurrens: Det finns i dag inget konsultföretag inom eventområdet som i första hand fokuserar på verksamheter som ägs av stat, landsting eller kommuner. Inom denna sektor har Festfixarproffsen AB en unik bakgrund och erfarenhet som det gäller att utveckla innan konkurrenterna satsar inom samma område. En trång sektor kan i framtiden bli att rekrytera erfarna konsulter som behärskar denna marknad. Vi kan av lönsamhetsskäl inte konkurrera med höga löner. Vi kommer i stället att erbjuda delägarskap i företaget vilket bör vara intressant eftersom vi avser att sälja företaget om ca fem år. Mål på kort sikt: Vårt mål är att under första verksamhetsåret nå en omsättning på 1,5 miljoner kronor. Vi kommer att nå detta mål om samtliga medarbetare har en debiteringsgrad på 60 % dvs. att 60 % av tillgänglig arbetstid debiteras uppdragsgivare och resten används för marknadsföring, egen utveckling och administration. Vi ska senast under tredje kvartalet ha flyttat in i externt kontor. Till invigningen av det nya kontoret kommer ca 50 presumtiva kunder att inbjudas. Vi ska under första verksamhetsåret ha fått minst fem artiklar publicerade skrivna av våra medarbetare 8

Mål på lång sikt: Företaget skall vara säljbart inom fem år Vi skall av den offentliga marknaden uppfattas som företag nr ett när det gäller att leverera kvalificerade konsulttjänster inom eventområdet Kontinuerlig uppföljning av resultat: Samtliga medarbetares debiteringsgrad följs upp genom veckotidrapportering i vårt datasystem. Vid uppsummeringsmöten en gång i veckan konstateras om någon medarbetare har svårt att uppnå sin debiteringsgrad och då beslutas gemensamt om nödvändiga marknadsföringsåtgärder. Marknadsföringsplan: Våra marknadsföringsåtgärder består av: Uppsökande verksamhet och bearbetning av tidigare kunder och kontakter Kontinuerlig uppföljning av aktuella offertförfrågningar enligt LOU Årlig konferens för personer som är engagerade inom eventområdet där vi själva och någon externt engagerad föredragshållare berättar om trender och utveckling inom eventområdet. Strategi: Vi kommer att skriva artiklar om genomförda uppdrag, om trender och utvecklingstendenser inom eventområdet. Särtryck av artiklarna kommer att skickas ut till presumtiva kunder. Vi är övertygade om att skrivandet av artiklar dessutom kommer att resultera i att vi blir anlitade som föredragshållare i olika sammanhang och det i sin tur kommer att leda till förfrågningar om uppdrag. Finansiering: I uppstartningsfasen kommer vi att arbeta från två rum i VD:s egen bostad. Vi kommer att använda oss av de datorer som vi redan äger privat. Den enda investeringen som kommer att göras i uppstartningsfasen är att anlita en webbdesigner för vår nya hemsida. Denna investering kommer vi att bekosta med privata sparade medel. Fokus kommer i början ligga på att få igång uppdrag och därmed vinster och likviditet. När ekonomin tillåter kommer vi att flytta till ett externt kontor vilket även kommer medföra investeringar i nya kontorsmöbler och kontorsutrustning. 9

Risker: Vår största risk är snabbheten. Vi, och förmodligen också våra konkurrenter, inser att den marknad som vi fokuserar på är stor och intressant. Risken är att våra konkurrenter som har större ekonomiska muskler kan agera kraftigare med marknadsföring och erbjuda något lägre priser. Vi avser dock att möta denna konkurrens med vår snabbhet och flexibilitet. Bilagor: (som inte finns med i detta exempel) Budget första verksamhetsåret Treårsplan Åtgärdsplan under de första 3 månaderna 10

Tack: Tack för ditt intresse att fullfölja detta program! Jag hoppas att du får nytta av alla de råd och tips som den innehåller. Tanken är att du kan välja ut de som passar dig. Jag är intresserad av alla former av reaktioner på innehållet både positiva och negativa. Skriv gärna några rader på min hemsida eller i ett e-postmeddelande till mig. Lycka till med din karriär som professionell festfixare! Holger Wästlund e-post: holger@wastlund.com Hemsidor: http://tips-om.se och http://jobba-event.se 11