www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av vikariehanteringen Remmi Gimborn Revisionskonsult December 2016
Innehåll Sammanfattande bedömning... 2 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Syfte och revisionsfråga... 4 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Kontrollmål... 4 1.1. Metod och avgränsning... 4 2. Kontinuitet... 5 3. Granskningsresultat... 6 2.1.1. Iakttagelser - Ansvars- och arbetsfördelning... 6 2.1.2. Iakttagelser - Organisation och arbetssätt... 8 2.1.3. Bedömning... 9 2.2. Strategisk styrning och åtgärder... 9 2.2.1. Iakttagelser Politisk nivå... 10 2.2.2. Iakttagelser - Sektornivå... 10 2.2.3. Bedömningar... 11 2.3. Uppföljning och utvärdering... 12 2.3.1. Iakttagelser - Politisk nivå... 12 2.3.2. Iakttagelser Sektornivå... 13 2.3.3. Bedömning... 13 December 2016 1 av 15
Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har genomfört en revisionsgranskning av vikariehanteringen. Revisionsgranskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Säkerställer socialnämnden en ändamålsenlig vikariehantering? Vår samlade bedömning är att socialnämnden inte fullt ut säkerställer en ändamålsenlig vikariehantering. Bakgrunden till vår bedömning är de brister vi ser i kontrollmålen nedan och beror på avsaknaden av rutiner, bristande styrning och uppföljning. Under granskningen har vi noterat att ansvarsfördelningen mellan den politiska organisationen och förvaltningsorganisationen är otydlig, vilket kan ha bidragit till att området inte har setts som ett ansvarsområde för socialnämnden. Socialnämnden ansvarar emellertid för att nämndens brukare får sina behov tillgodosedda och för att personalen inom vården- och omsorgen har tillräcklig utbildning för sitt arbete. Vi har dock noterat att sektor stöd- och omsorg har vidtagit åtgärder så som en genomlysning av hemtjänsten. Dessa åtgärder har emellertid inte initierats av nämnden. En försvårande omständighet i denna revision har varit att dokumentationen i form av rutiner, ansvarsfördelning, protokollföring där nämndens styrning och uppföljning inom området går att utläsa är bristfällig. Vi grundar vår bedömning ovan på utvärderingen av granskningens kontrollmål enligt nedan. Kontrollmål 1. Finns en ändamålsenlig organisation samt ansvarsoch arbetsfördelning när det gäller vikariehantering? 2. Är socialnämndens strategiska styrning av vikariehanteringen tillräcklig? 3. Vidtar socialnämnden ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa en effektiv vikarieförsörjning? 4. Sker en tillräcklig uppföljning och utvärdering inom området? Bedömning I allt väsentligt uppfyllt Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Inte uppfyllt Rekommendationer Utifrån genomförd revisionsgranskning har ett antal brister kunnat konstateras. Vi lämnar följande rekommendationer för att åtgärda identifierade brister: Kontrollmål 1. Vi rekommenderar att rutiner för vikarieanskaffning tas fram för att säkerställa ett likvärdigt arbetssätt inom förvaltningen och tydliggöra ansvar, befogenheter samt stärka kostnadskontrollen. December 2016 2 av 15
Kontrollmål 2 & 4. Vi rekommenderar att nämnden överväger att fastställa målsättningar för bl.a. kontinuitet och effektivitet för att stärka sin styrning av verksamheterna. Kontrollmål 3. Vi rekommenderar att nämnden vidtar åtgärder för att tillgodose behovet av vikarier, vilket med fördel kan göras inom ramen för nämndens nyantagna arbetsmiljöstrategi. Kontrollmål 4. Vi rekommenderar att socialnämnden överväger att följa upp sjuklönekostnader och kostnaderna för vikarier regelbundet. Kontrollmål 4. Vi rekommenderar att socialnämnden tillser att vikariehanteringen inom nämndens ansvarsområde följs upp och utvärderas. December 2016 3 av 15
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kommunens revisorer i sin riskanalys bedömt det som angeläget att göra en granskning av vikariehanteringen inom socialnämndens verksamhet. Tillgång till kompetent personal i tillräcklig omfattning är väsentligt för en god kvalitet i kommunal verksamhet. Om vikariehanteringen inte fungerar finns risk för brist på kontinuitet, försämrad kvalitet och ökade kostnader. 1.2. Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att bedöma om socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig vikariehantering: Säkerställer socialnämnden att vikariehanteringen är ändamålsenlig? 1.3. Revisionskriterier Följande kriterier utgör grunden för våra bedömningar: Kommuninterna beslut och riktlinjer Offentlig statistik och kommunens statistik 1.4. Kontrollmål För att besvara revisionsfrågan kommer följande kontrollmål beröras: 1. Finns en ändamålsenlig organisation samt ansvars- och arbetsfördelning när det gäller vikariehanteringen? 2. Är socialnämndens strategiska styrning av vikariehanteringen tillräcklig? 3. Vidtar socialnämnden ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa en effektiv vikarieförsörjning? 4. Sker en tillräcklig uppföljning och utvärdering inom området? 1.1. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom intervjuer med sektorchef, avdelningschef vård och omsorg, enhetschefer äldreomsorg och LSS samt chef för bemanningsenheten. Utöver intervjuerna har centrala styrdokument så som delegationsordning, rutiner för personalplanering och vikariehantering analyserats. Utöver detta har statistik avseende vikarier analyserats. Granskningen avgränsas till socialnämndens planering och hantering av vikariehanteringen inom socialnämnden 2015-2016. Granskningen avgränsas till äldreomsorgen och LSS-verksamheten. Rapporten har sakgranskats av de personer som deltagit i revisionen. December 2016 4 av 15
2. Kontinuitet Kontinuitet En viktig fråga inom hemtjänsten handlar om kontinuiteten i den vård- och omsorg som ges. Av denna anledning görs det sedan många år tillbaka nationella jämförelser som baserar sig på kommunens egen statistik. En hög sjukfrånvaro och/eller en hög andel vikarier tenderar att leda till en sämre kontinuitet. I går det att följa kontinuiteten mellan år 2012-2016 samt år 2008. När man följer kontinuiteten inom hemtjänsten används måtten antalet personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar. Personalkontinuitet, 14 dagar, median Mariestad Liknande kommuner äldreomsorg, 2015 Alla kommuner 2008 2012 2013 2014 2015 2016 16 17 19 21 19 19 12 13 15 14 16 16 13 13 14 15 15 15 Källa: Kommun och landstingsdatabasen, U21401 I tabellen går det att utläsa att personalkontinuiteten är lägre än i kommuner med lika strukturella förutsättningar som har (liknande kommuner). I förhållande till alla kommuner är kontinuiteten i Mariestad ännu lägre. Ur ett längre tidsperspektiv har kontinuiteten i Mariestad och övriga jämförelsegrupper försämrats. Ett annat mått som används i sammanhanget är andelen personal som träffar mer än 20 brukare under en 14 dagarsperiod. Andel personal som träffar mer än 20 brukare under 14 dagar(%) 2014 2015 2016 Mariestad 42 41 37 Liknande kommuner äo, 2015 8 16 13 Alla kommuner 15 15 16 Källa: Kommun och landstingsdatabasen, U21436 Även i detta sammanhang utmärker sig jämfört med liknande kommuner och alla kommuner i landet. December 2016 5 av 15
3. Granskningsresultat I följande avsnitt presenteras resultatet från genomförd granskning. Respektive avsnitt avslutas med en revisionell bedömning kring de iakttagelser som gjorts. 2.1.1. Iakttagelser - Ansvars- och arbetsfördelning 2.1.1.1. Ansvar på politisk nivå Socialnämnden ansvarar för att fullgöra kommunens åtaganden inom socialtjänstområdet. Kommunfullmäktige tilldelar nämnden årligen resurser för att fullgöra dessa uppdrag. Nämnden ansvarar för att dimensionera verksamheten utifrån tilldelade resurser. Detta gäller bl.a. inom personalområdet. I är det kommunstyrelsen som har hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. I kommunstyrelsens ledningsfunktion ligger att leda och samordna personalpolitiken. Av reglementet framgår att det är kommunstyrelsen som ansvarar för att reglera förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare genom kollektivavtal samt att förhandla på kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning. Det ansvar som finns inom andra nämnders verksamhetsområden enligt reglementet berör bl.a. beslut om stridsåtgärd, avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser om förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. I dokumentet Styrprinciper för verksamheten inom preciseras fullmäktiges, kommunstyrelsens och nämndernas ansvarsområden och beslutsbefogenheter. Frågor som rör övergripande personal- och lönepolitiska frågor, samt riktlinjer för lönesättning vid nyanställning ansvarar kommunstyrelsen för. Kommunstyrelsen ansvarar även för att fastställa löneramar inför revisionsförhandlingar, för samordning av löneförhandlingar, arbetsrättsliga tvister och arbetsrättslig rådgivning. Kommunstyrelsen är anställande myndighet i. Nämnderna beslutar om den egna förvaltningsorganisationen, vilket innebär behörigheten att inrätta och dra in tjänster. Vid all anställning skall samråd ske med kommunledningskontoret för samordning av kommunens ansvar inom det arbetsrättsliga området och för samordning inom andra områden med generella riktlinjer. I kommunstyrelsen delegationsordning framgår det vilka ärenden som avser ren verkställighet, dvs. beslut som inte behöver anmälas till kommunstyrelsen. Bland de beslut som betraktas som ren verkställighet anges anställning av personal inom respektive ansvarsområde. Som delegat anges bl.a. kommunchef, sektorchef och enhetschef. Något som är intressant i sammanhanget är att delegater anges när ärendena specificeras som ren verkställighet. December 2016 6 av 15
I socialnämndens reglemente framgår det att det i nämndens styrfunktion ingår att: leda arbetet med att utforma övergripande mål för verksamheter för vilka socialnämnden svarar övervaka att de av fullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs tillse att uppföljning sker om hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret 2.1.1.2. Ansvar på sektornivå Bemanningsenheten rekryterar och anställer vikarier för att lösa vikariebehovet som avser omsorgspersonal, personliga assistenter, stödassistenter och till viss del boendestödjare. Övrig vikariehantering inom socialnämndens område sköts av respektive avdelning inom sektor stöd och omsorg. Vid tidpunkten för granskningen har vi inte kunnat styrka att det finns dokumenterade och likvärdiga rutiner för vikarieanskaffning ute i respektive verksamhet. Vi har däremot kartlagt det arbetssätt som finns för vikarieanskaffningen, vilket framgår i nästa avsnitt. Bemanningsenheten är organisatoriskt placerad i sektor ledning och verksamhetsstöd och lyder under kommunstyrelsen. I enhetens uppdragsbeskrivning framgår det att bemanningsenheten ansvarar för att: Rekrytera och anställa timavlönade vikarier som omvårdnadspersonal samt förskolelärare och barnskötare Förmedla vikarier till verksamheterna efter de behovsbeställningar som dessa gör hos enheterna Möjliggöra för deltidsanställda att höja sina tjänstgöringsgrader genom extraarbete Bistå Stöd och omsorg med vikarier inför semesterplaneringen under sommaren Ha en god omsorg om vikarierna så att framstår som en attraktiv arbetsgivare LAS-frågor Bemanningsenheten ansvarar för vikarieanskaffningen mellan 06:30-15:30 under vardagar med avbrott för lunch. Det praktiska arbetet med att tillsätta vikarier görs med hjälp av ett IT-stöd där vikarier och deltidsanställda kan boka in sig som tillgängliga för att jobba. Bemanningsenheten utgår ifrån följande prioritering vid tillsättning av vikariepass: 1. Resursteam, tillsvidareanställda med timbank 2. Tillsvidareanställda som vill arbeta mertid för att höja sin sysselsättningsgrad December 2016 7 av 15
3. Timavlönade vikarier, prioritering sker utifrån utbildning och tillgänglighet 2.1.2. Iakttagelser - Organisation och arbetssätt Inom bemanningsenheten finns det 7 anställda, 6 bemanningsassistenter och en enhetschef. Enheten finansieras av medel från de nämnder som avropar dess tjänster. Varje bemanningsassistent har ett eget ansvar för sitt område, inom äldreomsorgen finns 4 områden, ett område för LSS, ett för individ- och familjeomsorgen och personlig assistans samt ett inom förskolan. Vid intervjuerna uppgavs det att bemanningsenheten under en dag tar emot ca. 120-180 beställningar. Bemanningsenheten har tagit fram riktlinjer som förtydligar vilka förväntningar som finns på vikarierna som bokar in sig som tillgängliga i systemet. I riktlinjerna tydliggörs det att vikarierna förväntas kunna arbeta de dagar de bokat in sig som tillgängliga och att det krävs mycket starka skäl för att avboka ett arbetspass som vikarien tackat ja till. Sektor stöd och omsorg har även valt att inrätta en långtidspool vars syfte är att tillvarata på och knyta an personal som inte kan erbjudas en tillsvidaretjänst på fast en arbetsplats. Personalen i långtidspoolen är främst tänkt att täcka behovet vid föräldraledigheter och längre sjukskrivningar. Det finns en fastställd ansvarsfördelning mellan enhetschefer inom socialförvaltningen, bemanningsenhetens enhetschef samt de anställda i långtidspoolen. Utöver långtidspoolen finns det även en pool i vissa verksamheter där personer är anställda för att täcka upp behovet av korttidsvikarier i ett mindre verksamhetsområde. Inom sektor stöd och omsorg finns det även en s.k. pool med ca. 27 tillsvidareanställda omsorgspersonal som har till uppgift att täcka behov att täcka behovet av korttidsvikarier inom ett mindre område och som tillhör det området. Inom hemtjänsten är det främst de s.k. planerarna som tar emot beställningar av insatser och omsätter det i hemtjänstgruppens scheman som ser vikariebehoven. Det finns fyra anställda som på heltid planerar insatsernas utförande inom äldreomsorgen. När planerarna ser att den ordinarie personalen inte räcker till för att täcka det beställda behovet av insatser meddelar de teamledaren alt. enhetschefen om att det finns ett behov av vikarie. Därefter skickas en beställning till bemanningsenheten i systemet WinLas. Utöver planerarna har enhetscheferna teamledare som stöd. Teamledarna arbetar i verksamheten till 40 % av sin tjänst och utgör stöd för enhetscheferna resterande 60 %. Teamledarnas arbetsuppgifter består av att se till att det dagliga arbetet fungerar i nära dialog med enhetschef och övrig personal. I praktiken innebär det att teamledarna bl.a. emot beställningar från biståndsbedömarna, medverkar till kvalitets- och utvecklingsarbete, handledning av ny personal, schemaläggning och administration så som nyckelhantering, fakturahantering m.m. På särskilda boenden och inom LSS-verksamheten där behovet av att planering av det dagliga arbetet inte är lika stort är det främst vid planerad och oplanerad frånvaro som vikarier behöver tillsättas. Vid korttidsfrånvaro ska en frånvaroanmälan göras till bemanningsenhet och enhetschefen. Bemanningsenheten bokar in en vikarie och enhetschefen December 2016 8 av 15
alt. teamledaren följer upp frånvaron och beställer vikarie om sjukfrånvaron blir längre än en dag. Under helger och vardagar när bemanningsenheten har stängt får verksamheterna själva ordna vikarier. Då går medarbetarna in i systemet för att se vilka personer som är tillgängliga för att arbeta i den s.k. levande jourlistan. Om verksamheten inte lyckas få tag i en vikarie kontaktas enhetschefen som då får beordra in personal till arbete. Vid semester gör den anställde en ledighetsansökan i arbetstidsverktyget Medvind som går till enhetschefen för godkännande. Samtidigt ska den anställde lägga en beställning i WinLas. När bemanningsenheten har bokat en tillgänglig vikarie kan enhetschefen bevilja ledighetsansökan. Vid korttidsfrånvaro görs frånvaroanmälan till enhetschef och bemanningsenheten. Bemanningsenheten bokar in en vikarie och enhetschefen följer upp frånvaron och beställer en vikarie i WinLas. Vid extraturer pga. arbetsbelastning då extra personal behövs bokas turen av enhetschef. Förvaltningen uppger att man använder sig av kvalitetssystemen Senior alert och BPSD och att riskbedömningar för brukarna därmed görs. Den enskildes vårdbehov framgår även i genomförandeplaner och på särskilt boende görs genom dessa kvalitetsregister. Vid intervjuerna nämndes det att ett förbättringsområde är att nyttja personal från olika hemtjänstområden i större utsträckning. 2.1.3. Bedömning Kontrollmål: Finns en ändamålsenlig organisation samt ansvars- och arbetsfördelning när det gäller vikariehantering? Utifrån vår granskning kan vi konstatera att det finns en tydlig ansvars- och arbetsfördelning mellan socialnämnden och bemanningsenheten på en övergripande nivå. Däremot kan vi konstatera att det saknas dokumenterade och likvärdiga rutiner för hur processen med att beställa vikarier går till och vilka överväganden som ska göras i samband med detta så som exempelvis omfördelning av personal inom och utanför avdelningarnas geografiska områden. Vi upplever även att det finns en otydlighet i planerarnas, teamledarnas, bemanningsassistenternas och enhetschefernas roller och befogenhet gällande vikarieanskaffning. Ett gemensamt arbetssätt inom hela sektorn bör eftersträvas. Vi gör bedömningen att organisationen i allt väsentligt är ändamålsenlig men att ansvars- och arbetsfördelningen inte är det. Kontrollmålet är i allt väsentligt uppfyllt rörande organisation men inte uppfyllt avseende ansvars- och arbetsfördelningen. Kommunstyrelsen bör säkerställa att gällande delegationsordning och tolkning av verkställighet rörande anställningar i delegationsordningen är förenlig med kommunallagens intentioner och bestämmelser. 2.2. Strategisk styrning och åtgärder Genom de dokument som granskats och intervjuer som genomförts framgår följande när det gäller nämndernas strategiska styrning och åtgärder avseende vikariehanteringen. December 2016 9 av 15
2.2.1. Iakttagelser Politisk nivå I socialnämndens målsättningar för 2016 är mål 1 Minskad sjukfrånvaro inom verksamheterna genom bland annat öka medarbetarnas arbetsglädje och trivsel. Antalet sjukdagar ska minska 2016 i jämförelse med 2015. På socialnämndens sammanträde i oktober antogs en strategi för bättre arbetsmiljö. Syftet med strategin är att förbättra arbetsmiljön för att befintlig personal ska vilja stanna kvar på sin nuvarande arbetsplats samt att kunna rekrytera kompetent personal. Strategin fokuserar på följande områden: Rekrytering Känsla av sammanhang Karriärstege Kompetensförsörjning Särskilt utsatta grupper Strategin ska förankras i verksamheterna och kompletteras av en handlingsplan. Återkoppling ska ske till nämnden kvartalsvis. Strategin betonar till stor del rekryteringssvårigheter och profilering som arbetsgivare bland socionomer. I handlingsplanen nämns även andra professioner och utbildningar så som vård- och omsorgsprogrammet. Övriga områden så som arbetsmiljö beskrivs i generella termer i handlingsplanen. Vid en genomgång av socialnämndens protokoll har vi kunnat uppmärksamma att socialchef har fått i uppdrag från KSAU att ta ett helhetsgrepp över arbetstiderna inom äldreomsorgen med målet att avskaffa de delade turerna. Tidigare har socialnämnden haft en resursfördelning inom äldreomsorgen där hemtjänstgrupperna och de särskilda boendena fått resurser utifrån det biståndsbedömda behovet. På grund av att det inte upplevdes fungera har man gått tillbaka till att arbeta mot en fast budget. Utifrån kommunens tertialuppföljningar kan det konstateras att budgetföljsamheten kan förbättras. Vid intervjuerna nämndes det att bemanningen inom äldreomsorgen baserar sig på en uppskattning av personalbehovet utifrån tidigare års behov och enhetens ramtilldelning. På de särskilda boendena uppgavs grundbemanningen vara låg. Bemanningen inom LSS-verksamheten uppgavs vara mer statisk och mindre föränderlig och baserar sig på brukarens biståndsbeslut. 2.2.2. Iakttagelser - Sektornivå Vid intervjuerna uppgavs det att förvaltningen strävar mot att all tillsvidareanställd personal ska vara utbildad, vilket även är något som bemanningsenheten strävar mot vid vikarieanskaffning. Intervjuad personal uppgav att de märkt av att konkurrensen om utbildad personal blivit hårdare på senare år, vilket medfört att riktlinjerna inte har kunnat hållas fullt ut. Socialförvaltningen i har tagit fram riktlinjer vid rekryteringen av personal inom äldre- och handikappomsorgen. I riktlinjerna stadgas det bland annat att December 2016 10 av 15
kommunen har en målsättning om en god kvalitet inom äldre- och handikappomsorgens verksamheter. Ett led i att säkerställa god kvalitet inom verksamheten handlar om att omvårdnadspersonalen har relevant utbildning inom sitt yrke. I riktlinjerna framgår det att arbetsgivaren har som mål att omvårdnadspersonalen har relevant utbildning för att bli aktuell för en tillsvidareanställning. Vid intervjuerna uppgavs det även att sektorn har genomfört Koll på hemtjänsten år 2013. Koll på hemtjänsten är ett verktyg som kommuner kan använda för att göra en analys av sina hemtjänstkostnader och de viktigaste faktorerna som påverkar hemtjänstens kostnader. Något som uppmärksammades i samband med detta var att det i Mariestad var många besök som är kortare än 20 minuter, något som är kostnadsdrivande. På sektornivå har sektorchef under våren 2016 beställt en genomlysning av effektiviteten i hemtjänsten. Anledningen uppgavs vara av att hemtjänsten har gått med underskott. Genomlysningen utfördes av erfarna medarbetare som tidigare arbetat inom äldreomsorgen i kommunen. Resultatet redovisades till socialnämndens arbetsutskott och revisionen. Utifrån den uppföljningen togs beslutet att slå samman en hemtjänstgrupp som inte visade sig vara effektiv med en hemtjänstgrupp som var mer effektiv. Vid intervjuerna uppgavs det att en andra genomlysning kommer att genomföras under hösten. Vid intervjuerna uppgavs det även att det ska införas s.k. timbanksavtal under hösten som möjliggör för tillsvidareanställd personal som inte har full sysselsättningsgrad att arbeta fler pass så att de uppnår full sysselsättningsgrad. Vid intervjuerna uppgavs det att förvaltningen försökt införa vissa begränsningar i bokningen av vikarier, det rör sig om arbetspass som är under 3 timmar. Vid sakgranskning framkom att sådana beställningar ännu förekommer. Något som även nämndes vid intervjuerna var att det finns utmaningar i rekryteringen av utbildad personal inom LSS och äldreomsorgen. Särskilt svårt är det att bemanna inför sommarsemestrar och att hitta utbildade vikarier. Vid intervjuerna uppgavs det att rekryteringen av vikarier har blivit svårare på senare år. Något som även nämndes var att kommunerna i närområdet indirekt konkurrerar om utbildad personal genom skillnader i löner bland omsorgspersonal. Förvaltningen ser rekryteringen av utbildad ordinarie personal som en utmaning. 2.2.3. Bedömningar Kontrollmål: Är nämndens strategiska styrning av vikariehanteringen tillräcklig? Vi kan konstatera att nämndens strategiska styrning inom området kan förbättras. Vi tycker att det är positivt att nämnden vidtar åtgärder för att förbättra arbetsmiljön och kunna rekrytera och behålla personal. Med bakgrund till den offentliga statistiken rörande kontinuitet bedömer vi att det är ett angeläget område för nämnden att bevaka och arbeta med. Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Kontrollmål: Vidtar nämnden ändamålsenliga åtgärder för att säkerställa en effektiv vikarieförsörjning? December 2016 11 av 15
Utifrån vår granskning kan vi konstatera att kommunens politiska organisation och förvaltningsorganisation där det finns en förvaltning men flera nämnder med olika ansvarsområden kan uppfattas som otydlig i bland annat personalfrågor. Kommunstyrelsen är anställande myndighet för all personal. Bemanningsenheten är organisatoriskt placerad i kommunstyrelsens förvaltning, sköter all vikarieanskaffning i kommunen och ansvarar för rekryteringen av korttidsvikarier. Socialnämnden har ett ansvar att säkerställa att brukarnas insatser enligt socialtjänstlagen och LSS tillgodoses. Socialnämnden ansvarar även att personalen som arbetar i omsorgen har tillräcklig kompetens och utbildning för att utföra sina arbetsuppgifter. Vi kan konstatera att nämnden inte har vidtagit några åtgärder specifikt rörande personalförsörjning för säkerställa en effektiv och stabil personalförsörjning. Vi har noterat nämndens strategi för bättre arbetsmiljö lyfter frågor som personalförsörjning, detta omfattar emellertid inte verkställigheten. Vi ser däremot mycket positivt på den genomlysning av effektiviteten inom hemtjänsten som genomfördes under våren 2016. Kontrollmålet är delvis uppfyllt. 2.3. Uppföljning och utvärdering 2.3.1. Iakttagelser - Politisk nivå Vid nämndens uppföljning av verksamhetsmålen i april (prognos 1) var prognosen att det är osäkert om nämnden kommer att nå målet. Åtgärder för att förbättra möjligheterna att nå målen presenterades inte. Vid socialnämndens uppföljning i juni (prognos 2) gjordes bedömningen att målet delvis kommer att kunna nås, vilket även var prognosen i delårsrapporten. I nämndens andra tertialrapport framgår följande kring målsättningen: Avdelningens arbete: En hög sjukfrånvaro från arbetet har en negativ påverkan på kvaliteten och kontinuitet i arbetet, privatliv och ekonomi. Sektorn strävar efter att förebygga sjukfrånvaro och öka frisknärvaro genom att stimulera till glädje, delaktighet och stolthet. Snar återgång till arbete efter sjukdom. Vårt fokus kommer att inriktas på att minska korttidsfrånvaron. Vid intervjuerna nämndes det även att flertalet åtgärder har vidtagits för att förbättra arbetsmiljön inom förvaltningen. I samband med att granskningen introducerades lyftes frågor om socialnämndens ansvar för vikariehanteringen. Detta mot bakgrund av att all personal i kommunen är anställd av kommunstyrelsen och lyder därmed under kommunstyrelsens förvaltning. Av denna anledning uppgavs det att nämnden inte följt upp området. I kommunens delårsrapport och årsredovisning följs bl.a. kostnaderna för vikarier upp. I delårsrapporten framgår det att kostnaderna för vikarier inom socialnämnden har ökat från 13,9 mnkr 2015 till 16 mnkr 2016. Vid intervjuerna uppgavs det att de ökade kostnaderna beror på ett ökat behov av vikarier inom individ- och familjeomsorgens flyktingverksamhet. Nämndens kostnader för sjuklöner har däremot minskat med 33 tkr sedan 2015 men är 900 tkr högre än år 2014. December 2016 12 av 15
2.3.2. Iakttagelser Sektornivå Vid intervjuerna lyftes det att budgetuppföljning på enhetschefsnivå görs varje månad. Det uppgavs att de brukar räkna på schablonkostnaderna på vikarier för att ordning på ekonomin. Enhetscheferna uppgav att det träffar ekonomen med ansvar för sektorn ofta. Enhetscheferna uppgav att de brukar göra stickprovskontroller och jämföra lönesystem med systemet för bemanningsplanering för att säkerställa att löner enbart betalas ut när vikarien har arbetat. Personalgruppen ska styrka att en vikarie har varit inne och arbetat i WinLas. En skillnad mellan LSS-verksamheten och hemtjänsten är att det tidigare inte har funnits en fast personalbudget att luta sig tillbaka mot utan resurserna har varit knutna till antalet beviljade/utförd hemtjänsttimmar. Inom LSS-verksamheten där behoven från brukarna inte förändras i samma utsträckning har det däremot alltid funnits en fast personalbudget. Hemtjänsten har gått tillbaka till att ha en fast personalbudget, vilket enligt uppgift beror på att enhetscheferna upplevt att avsaknaden av en personalbudget försvårar ekonomistyrningen. Vi har tagit del av ett utdrag ur bemanningsenhetens system för vikariehantering första halvåret 2014-2016. Genom systemet går det att följa hur många bokningar som har gjorts, anledningen till bokningen, vilken prioriteringsgrupp som bokas, om bokningen blivit löst eller ej och vilken avdelning i kommunen som gör bokningar. Statistiken ur systemet visar att 88,8 % av bokningarna blivit tillsatta 2016. 8 % av bokningarna har makulerats i efterhand och 1,3 % har registrerats som olösta. Resterande är antingen inte behandlade, registrerade som avvikelse eller preliminärbokade. Vid sakgranskningen förtydligades det att de makulerade bokningarna beror på att det har blivit inlagt på fel rad i schemat. Statistiken visar även att socialnämnden står för 85,7 % av alla vikariebokningar under första halvåret 2016. Totalt rör det sig om 304 280 arbetstimmar och 33 214 bokningar. 1 Det går även att få ut statistik på enhetsnivå inom hela sektorns ansvarsområde. Statistiken kan användas för uppföljning bland enhetscheferna, vi har däremot inte fått uppgifter om att så sker vid intervjuerna. Vid sakgranskning framkom det även att socialnämnden får till sig statistik rörande sjuktal i samband med ekonomiuppföljningen på nämndens sammanträden. 2.3.3. Bedömning Vi kan konstatera att nämndens uppföljning och utvärdering inom området kan utvecklas för att stärka nämndens styrning inom området. Inom förvaltningen sker en regelbunden uppföljning av ekonomi och sjuktal. Någon uppföljning inom det granskade området sker emellertid inte. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. 1 Statistiken rör turbyten, semester, föräldraledighet m.m. och inte enbart vikarier pga sjukdom. December 2016 13 av 15
2016-12-12 December 2016 14 av 15
Lars Dahlin Remmi Gimborn Uppdragsledare Projektledare December 2016 15 av 15