Luleå, 2016-01-25 Införandet av Koha vid LTU 1 1 INLEDNING OCH BAKGRUND Denna rapport beskriver hur Open Source systemet Koha 2 infördes vid Luleå universitetsbibliotek (LTU). Rapporten lägger fokus på hur projektarbetet gick till och olika val som gjordes längs vägen och erfarenheter som erhölls. Syftet med att beskriva arbete och erfarenheterna är att andra bibliotek som funderar på att införa Koha kan få idéer inför sitt eget arbete. Under senhösten 2014 så beslutade biblioteket att förstudien framtidens bibliotekssystem skulle inledas. Förstudien skulle resultera i ett projekt med mål att identifiera och utveckla ett behovsanpassat, välintegrerat, användarvänligt och kostnadseffektivt systemstöd för att hantera bibliotekets fysiska bestånd och stödja verksamhetsprocesserna i dess anslutning. Förstudien påbörjades och arbetet med den resulterade i att tre olikva vägval presenterades. Det första alternativet var att stanna kvar med de dåvarande systemet Aleph. Aleph löste verksamhetsbehovet väl det var inarbetat efter 14 år i verksamheten, men uppfattades som komplext, svårarbetat, föråldrat och relativt dyrt alternativ. Det andra spåret var att uppgradera till Alma Alephs modernare syskon från leverantören Ex Libris. Alma är modernare men ändock dyrare än Aleph vad gäller installation och drift. Tredje spåret var att byta system till Koha, ett open source system som då var relativt oprövat i Sverige men som ansågs kompetent och eftersom det är fritt tillgängligt hade låga driftkostnader. Under tiden som förstudien pågick så hade Stockholms universitetsbibliotek redan beslutat om att införa Koha som cirkulationssystem 3. 1 Senaste versionen av denna rapport finns på: https://goo.gl/dfr9aj 2 https://koha-community.org/ (hämtad 2016-01-18) 3 http://www.sub.su.se/start/nyheter/blogg/2015/januari/stockholms-universitetsbibliotek-valjer-koha/ samt http://www.sub.su.se/media/1110917/koha-projektrapport-a4-final.pdf (hämtad 2016-01-14)
2 LULEÅ UNIVERSITETSBIBLIOTEK Luleå universitetsbibliotek har idag fyra fysiska biblioteksfilialer lokaliserade i Luleå, Piteå, Skellefteå och Sunderby sjukhus. Det är ca. 40 anställda fördelade på två avdelningar: Kundtjänst och pedagogiskt stöd samt Informationsresurser, publicering och system. Elektroniska informationsresurser står helt i fokus sedan några år tillbaka och 95% av mediebudgeten används till elektroniskt material. Biblioteket förfogar över cirka 270 000 fysiska verk och det finns cirka 28 000 registrerade låntagare. 3 BESLUT OM NYTT BIBLIOTEKSSYSTEM Förstudien rekommenderade alternativ 3, Koha med motiveringen: att våga gå vidare mot en nyare modernare och mer kostnadseffektiv lösning. Stora som små universitetsbibliotek tittar på och väljer idag Koha och användargrupperingarna blir mer och mer utbredda. Projektet föreslogs löpa under sommar och höst 2015 och då parallellt med normal drift av existerande system. I och med detta kunde man gradvis genomföra en implementation och konfigurering och därmed säkra en lugn övergång och gå i full drift då verksamheten, systemet och integrationen är fullständig. I början av juni 2015 beslutades slutligen att välja Koha som LTU:s framtida bibliotekssytem. Kohas styrkor och svagheter ansågs vara: Styrka: Fullständigt webbaserat system; Kostnadseffektivt som open source; Stöd för branschstandarder såsom - Z39.50, SRU och SIP2 Inbyggd OPAC; XML-taggad lagring av marc-poster ger snabb tillgång till data Framtidssäkrad: stark utvecklings- och användarbas med regelbundna uppdateringar och förbättringar; Bra tekniskt stöd hos universitetets IT-avdelning för support och drift av ett open-source system som Koha; Beprövat system globalt sett med tusentals biblioteksinstallationer; Inget krav på upphandlingar (varken initialt eller återkommande) som tar resurser i anspråk; Ökad kontroll över data och system i organisationen. Svaghet: Kräver i vissa fall förändrade arbetsprocesser; Osäkerhet kring hur integrationen är tänkt mot ex. Libris, Subito, och Danbib för exempelvis import av katalogposter, fjärrlån och artikelbeställningar;
Utveckling sker via ett community eller med hjälp av egen utveckling. Det finns risk för stagnation, specialisering eller en snedvriden utveckling; Fjärrlån hanteras inte i Koha utan kräver ett kompletterande stödsystem ex. Viola från SUB, E.B.B.A. från UMU eller Chillin från Chalmers, men en fjärrlånemodul till Koha är under utveckling; Återkommande budgetering av utvecklingskostnader; Kritisk resurskrävande migrering av data vid implementering; Kompetensen kring systemet byggs upp internt och ökad sårbarhet om personal slutar. Nyttan med Koha bedömdes vara att: Minska kostnader; Undvika återkommande upphandlingar; Erhålla ett modernare system som är framtidssäkrad, dvs nya funktioner införs kontinuerligt; Erhålla viss ökad flexibilitet att förändra systemfunktionalitet genom att verka i Kohas utvecklingscommunity. Projektarbetet att införa Koha inleddes direkt efter beslut av IT-beredningen. Budgeterade kostnadsramar blev enligt följande: Verksamhetstid projektledning och utveckling internt på biblioteket: 1140h; Verksamhetstid verksamhetsansvariga/bibliotekarier: 200h; Kostnad för IT-avdelningens arbete i datamigrering 320h i integration och 80h för cronjobb; Kostnad för utbildningsinsatser för systemadministrativ personal: 30 000 SEK; Kostnad för utbildningsinsatser för övrig personal och användare: 20 000 SEK; Kostnad för extern Koha-konsult att användas vid behov: 100 000 SEK; Kostnad för utveckling av Mitt bibliotekskonto i Mitt LTU, www.ltu.se/lib, samt som vy till Libris.kb.se.: 80h; Kostnad för ev. samarbete kring fjärrlån med ex. Stockholms universitetsbibliotek (Viola), Umeå universitet (E.B.B.A.) eller Chalmers tekniska högskola (Chillin) uppskattningsvis 15 000 SEK; Kostnader för resor och övrigt: 17 000 SEK. 4 PROJEKTET STARTAR 11 JUNI 2015 Projektgruppen som bildades bestod av projektledare, sex stycken verksamhetsrepresentanter, samt två stycken IT-specialister (en databasspecialist samt en serverspecialist) från LTU:s IT-avdelning. Verksamheten representerades av områdesansvariga: Katalogisering; Inköp; Fjärrlån; Cirkulation/lån; Fakturering och betalning av avgifter; Statistik.
Verksamhetsrepresentanternas roll och uppgifter var att: identifiera förändringsbehov; felsöka; testa processen; ge förslag på lösningar; förankra Koha i organisationen. Verksamhetsgrupperna arbetade självständigt med egna möten och rapporterade till projektgruppen vid de veckovisa projektavstämningsmötena. Löpande frågor och problem löstes internt eller med hjälp av samarbete med ex. Koha Norden på Slack forumet eller projektgruppen på SUB. Enligt förstudiens analys så skulle Koha kunna nyttjas av biblioteket till flera olika områden: ILS subsystem: Systemtäckning Fakturering Koha 4 Betalning av avgifter Lån/Cirkulation Fjärrlån Exemplarhantering Kravhantering Förvärv/Inköp Katalogisering Rapporter och statistik Mitt bibliotekskonto, www.ltu.se/lib, samt som vy till Libris.kb.se Koha Koha Ett stödsystem till Koha ex. Viola (SU), E.B.B.A. (UMU) eller Chillin (Chalmers) Koha Koha Koha Koha Koha samt egenutvecklade rapporter Egenutvecklad funktionalitet för att se nuvarande lån och förnya lån, byggs direkt mot Kohas databas. Vad gäller verksamhetsområdet Fjärrlån (Fjärr-In) valdes ganska direkt efter att projektet startats att bygga vidare på Umeå universitets fjärrlånesystem E.B.B.A. Anledningen var att E.B.B.A. är skrivet i programmeringsspråket PHP och sådan kompetens fanns inom projektet, att E.B.B.A. utförde de uppgifter som efterfrågades och integrerade sig med Libris och Subito, samt att biblioteket kunde 4 Vad gäller fakturering så visade det sig senare att Koha har näst intill inget stöd för denna process, därför gjordes här en del förändringar av verksamhetsprocessen.
erhålla källkoden till Umeå universitets systemet utan kostnad. Detta gjorde att denna del av projektet fick en bra start. Registrering av tidskrifter hanterar inte biblioteket sedan flera år tillbaka så den delen i Koha behövde inte nyttjas. Förstudien beslutade tidigt att separera mellan fysiskt material som Koha skulle hantera och digitala resurser som skulle finnas i andra system men inte i Koha. Som Mitt bibliotekskonto dvs den vy in i Koha som låntagarna skulle använda för att reservera böcker, se sina aktiva lån, förlänga lån, betala avgifter samt ändra låntagaruppgifter så beslutades att använda Kohas OPAC men att skala bort flera funktioner ur den. Således kopierades hela Kohas OPAC till ny katalog på servern, htmlkoden redigerades och sökfunktioner samt oönskade funktioner skalades bort. Detta resulterade i en låntagarvy in i Koha som uppfyllde projektets krav: Fördelen med denna lösning är att all interaktion med Kohas databas sker via källkod som är skriven av Kohas programmerare detta gör systemet robustare och säkrare, samt att projektet snabbt kan skapa en lösning som uppfyller de verksamhetskrav som finns från låntagarens sida.
Nackdelen är att vid större Kohauppgraderingar så behöver denna del manuellt gås igenom av programmeringskunnig personal och eventuellt göra ändringar beroende på hur Koha förändrats från tidigare versioner. Så länge databasen håller sig oförändrad så kan det vara möjligt att köra en äldre version av OPAC:en (dvs. Mitt bibliotekskonto ) utan att behöva göra några ändringar i koden. Dock behöver alla funktioner testas vid uppgraderingar av Koha. 5 PROJEKTPLANEN Projektplanen som upprättades delades in i olika övergripande faser. Projektet startar 11 juni 2015 11 juni till 16 oktober: ska de flesta utvecklingsaktiviteterna utföras och avslutas för att övergå i en processtestfas; 19 oktober till 6 november: testprocessfasen drivs då systemet ska testas och konfigureras; 9 november till 13 november: eventuella justeringar utefter vad testfasen genererat; 16 november till 27 november: utbildning av personal på de olika filialerna, inställning och test av maskiner och annan utrustning; 1 december till 22 december: bufferttid för åtgärder av anpassningar eller justeringar som uppmärksammats; 4 januari 2016 till 7 januari: frysning av systemen, nu får inga ändringar göras i katalogposter, beståndsposter, låntagarposter i ALEPH. Migreringen av data till KOHA:s produktionsmiljö påbörjas; 7 januari 2016: KOHA/E.B.B.A. tas i drift. Därefter överlämning av systemet till förvaltningen. Justeringar av driftproblem som uppmärksammas. Sista februari 2016 Projektet avslutas. Efter 1-2 månader in i projektet anordnades en arbetsvecka där några personer ur projektgruppen jobbade dagligen dedikerat med aktuella Kohafrågor. Ett antal resor gjordes till de övriga filialerna för intervjuer, utbildning och testning av maskiner. 6 DEN TEKNISKA SYSTEMMILJÖN Ganska tidigt så kom projektet fram till att använda sig av en Koha testserver som sedan skulle replikeras till produktionsserver när all utveckling och inställning är klara. Koha innehåller hundratals olika inställningar vad gäller systeminställningar och regler och att sätta upp dessa tar lång tid och kräver eftertanke. Nästan redan från start fick verksamhetsrepresentanterna och övriga bibliotekspersonalen tillgång till Kohaservern så att de kunde börja bekanta sig med systemet. All systemutveckling (framför allt då i Perl + PHP + SQL) och konfiguration gjordes mot samma Koha testserver. För hantering av källkod användes SVN-arkiv. Som utvecklingsverktyg för PHP inköptes IDE-lösningen PHP Storm av leverantören Jet Brains.
Vid bytet från Aleph/Primo till Koha/EDS/LOPAC (Libris om OPAC) kunde systemkartan förenklas markant. Från denna systemkarta: Gick biblioteket till denna systemkarta:
Samtliga dataflöden mellan systemen utförs antingen via json över http, e-post eller ftp som sedan bearbetas vidare hos oss av CRON-jobb som är byggda i regel i PHP. Ett arbete som visade sig större än först uppskattat var alla CRON-jobb som skulle köras på den färdiga Kohaservern. Även om systemflödena kunnat förenklas till hög grad från situationen med Aleph så finns det fortfarande ett 20-30-tal bakgrundsjobb som ska köras varje dag i olika ordningar och som tillsammans bygger upp underliggande funktionalitet i Koha/E.B.B.A.-miljön. En framtida insats att ytterliggare bevaka avvikelser och säkerställa att dessa bakgrundsjobb utförs korrekt skulle kunna vara en viktig del för fortsatt kvalitetssäkring av sytemet.
Koha har en funktion för att IP-låsa filialer så att endast den som har rätt IP-adress kan logga in i personalgränssnittet. Dock så krävs det att dessa olika IP-områden som definieras inte är överlappande, om de är överlappande så blir beteendet från Kohas sida oberäkneligt. För att underlätta för personalen att bevaka avvikelser med Koha så användes programmet KOHA MailQueue. KOHA MailQueue är ett rapporteringsprogram som körs var 15 minut på Kohaservern och bevakar avvikelser och problem med datat i databasen. Har ändringar skett sedan förra utskicket så summeras detta i tabellformat och mejlas ut till fördefinierad mottagare. Exempel på rapporter som körs på Kohaservern är: Lista felaktiga epostadresser rapportera om det inmatas en syntaktiskt felaktig epostadress i låntagartabellen; Visa ändringar i Kohas systeminställningar rapporterar om någon ändrat Kohas systeminställningar (även bra att få denna rapport vid systemuppgraderingar); Visa ändringar i Kohas databas rapporterar om någon ändrat Kohas databasstruktur (även bra att få denna rapport vid systemuppgraderingar); Visa låntagarposter där cardnumber och login inte stämmer överens; Visa ändringar i utlåningsreglerna; Hämta i hyllan för filial samt hämta i hyllan för annan filial rapporterar lista till bibliotekspersonalen över vilka böcker som ska hämtas i hyllan på grund av reservationer i Koha. Exempel nedan på Hämta i hyllan-rapport som respektive filial får som oftast en gång i timmen förutsatt att reservationskön ändrats: Som ärendehanteringssystem för utveckling, dokumentation och uppföljning i projektarbetet användes JIRA från leverantören Atlassian.
Det var viktigt att kunna erbjuda krypterad webbtrafik mellan webbläsaren och Koha/E.B.B.A. dvs. https. Innan lansering av servern så kunde projektets serverspecialist stänga ned all utgående e-post från servern och istället omdirigera den till mappar i filsystemet. Detta gjorde att projektet kunde på ett enkelt sätt se hur många mejl som Koha producerade varje dag, vilka låntagare som fick det samt hur mejlen/breven såg ut. Detta underlättade stort arbetet med att justera Kohas mallar för utgående brev. Vad gäller backup så valde projektet att ha en nattlig fullbackup av hela servern samt fyra gånger dagtid ta en databasdump av Kohas och E.B.B.A.:s databaser till disk. Skulle en olycka hända kan man backa några timmar eller till föregående natt. De servrar som sattes upp var följande: Kohas personalgränssnitt + E.B.B.A. (endast tillgängligt internt på LTU:s nätverk) Mitt bibliotekskonto (tillgängligt publikt på Internet) Libris lånestatusscript (endast tillgängligt för Libris servrar) 7 UTVECKLING AV FJÄRRLÅNESYSTEMET E.B.B.A. Källkoden till E.B.B.A. fick LTU erhålla utan kostnad från Umeå universitet (UMU). Systemet är skrivet i programmeringsspråket PHP och det användes av UMU som ärendehanteringssystem för fjärr-in och fjärr-ut, ärenden som registrerades av låntagarna på webben hamnade automatiskt i E.B.B.A. och därefter så utförde personalen olika uppgifter och kunde sen mata in fjärrlånet i ALEPH. Luleå universitetsbibliotek hade ett annat verksamhetsbehov. Redan under 2015 hade ett ärendehanteringssystem SD+ för fjärr-in lanserats. Biblioteket hade alltså inte behov av systemstöd primärt i den första delen av kedjan, dvs från låntagarbeställning till registrering i Libris eller Subito eller annan leverantör. Istället behövdes ett systemstöd i den senare delen av kedjan dvs efter registrering i ex. Libris eller Subito så behöver fjärrlånen registreras i Koha sen behövdes ytterliggare stöd kring hanteringen av lånen och kommunikation med låntagarna. Svaret blev att bygga om E.B.B.A. så att den automatiskt hämtade fjärrlånedata från Libris samt Subito samt när dessa hämtas registrera dessa som fjärrlån i Koha. Detta nedan är exempel på hur huvudmenyn för fjärr-inlån ser ut i LTU:s version av E.B.B.A.: Nedan visar ett exempel på hur ett fjärrlåneärende hanteras i E.B.B.A. (OBS att detta är ett testärende):
Projektet kunde återanvända en stor del av E.B.B.A:s ursprungliga vyer men fick bygga till vissa delar som ex. Låna ut materialet till beställaren i KOHA se ovan. Även flera nya utskriftsrapporter och inställningen att varje användare har en egen standardskrivare togs fram. En utvecklingsinsats på ca 3 manmånader lades ned för att få den nya versionen av E.B.B.A. att fungera som verksamheten önskade. E.B.B.A. har direktaccess med SQL till Kohas MySQL databas. Ett begränsat antal funktioner i källkoden hämtar och skriver data direkt i Kohas databas. De tabeller som anropas är Kohas nyckeltabeller borrowers, biblio, biblioitems, items, issues. Dessa tabeller har funnits med länge i Koha och nya databaskolumner kan komma till i framtida utgåvor av Koha men om inga större revisioner görs så bedöms tabellerna att vara relativt stabila. De katalogposter och exemplarsposter som skapas av E.B.B.A. inne i Koha lagras i en egen objekttyp nummer. De lagras även i en egen filial i Koha ILL med namnet Fjärrlåneärenden/Inter Library Loans. Detta var nödvändigt för att kunna ställa in Koha att inte skicka kravbrev även till låntagare med fjärrlån. För att ytterliggare hindra Koha från att skicka kravbrev med fjärrlån så fick fem SQL ändringar göras i Kohas systemmiljö. Dessa ändringar dokumenterades så att de kan återskapas efter systemuppgradering.
8 OLIKA SCRIPT, JUSTERINGAR OCH PROGRAM SOM UTVECKLADES Ett CRON-jobb som skapades var att var femte minut gå in i Kohadatabasen och om det saknades ett unikt systemnummer på låntagarposten lägga till ett sådant. Systemnummer identifierar låntagaren unikt och kan användas externt vid beställningar i exempelvis Subito och Libris för att undvika att använda personnummer. Ett CRON-jobb som nollställer alla Kohaanvändares meddelandeinställningar skapades. Var femte minut så ser scriptet till att de inställningar för meddelanden (ex. påminnelser, krav, m.m.) skickas enligt de regler som verksamheten satt upp. I Mitt bibliotekskonto ändrades systemet så att låntagaren inte själv ändra dessa inställningar. Ett CRON-jobb som läser in MARC-filer för begärda ändringar i Koha utvecklades. Var femte minut så tar scriptet MARC-filen, konverterar till MARCXML och lägger in den i Kohadatabasen. I Mitt bibliotekskonto ändrades så att låntagaren kan betala sina avgifter och att länken för detta visas när låntagaren har skulder. Ett PHP-script som levererar Lånestatusinformation till Libris utvecklades. En ny startsida för biblioteket togs fram där låntagaren kan välja om den vill söka böcker i Libris eller artiklar i EDS. En ny funktion att skapa ett script som slumpmässigt sätter en ny PIN-kod i Koha för låntagare som begär detta i Mitt bibliotekskonto är skapades. Detta gör att låntagaren kan få ny PIN-kod mejlat till sin mejl utan att behöva gå till disken och begära detta. 9 FRAMTAGANDE AV DATAMIGRERINGSSCRIPT Koha har en migrerings-/implementeringsguide i sin manual som är mycket bra att följa och få inspiration från. 5 I projektet upptäcktes att databasdesignen påminde mycket om Alephs datastrukturer, förutom vad gäller låntagardatat. Detta resulterade att projektet kunde migrera rakt av nyckelinställningar som objekttyper, systemkoder, samlingar m.m. Till projektet så anlitades som sagt en databasanalytiker som fanns att tillgå från universitets ITavdelning. Migreringen av data från Aleph till Koha visade sig kräva ett mer omfattande jobb än som först uppskattats. På grund av Alephs komplexa databasstruktur vad gäller låntagardata så tog den delen extra lång tid att lösa. Vissa delar som ex. katalogposterna och exemplarsposterna gick däremot mycket smärtfritt att flytta. Det som databasspecialisten märkte tidigt i projektet var att kvaliteten på Alephs låntagardata var låg. Det hade matats in information under nästan 15 års tid men många poster var inte kompletta, ex. saknades ofta e-postadresser, ibland fullständiga postadresser, ibland korrekta personnummer. Det fanns även låntagare av kategorier som inte användes längre. En hel del rensningar gjordes under 5 http://manual.koha-community.org/3.22/en/implementation.html (hämtad 2016-01-15)
hösten 2015. Ett råd från erfarenheter i projektet är att tänka på att flitigt ta backup av system innan rensningar körs. De olika datatyperna som projektet beslutade skulle importeras in i Koha var: Katalogposterna som fanns registrerade hos Libris (MarcXML nedladdning från Libris webserver); Exemplarsposterna hämtades från Aleph och kunde med mindre justeringar importeras rakt av; Låntagardatat var utspritt över sex tabeller och inte lagrad i ett enkelt format. Här krävdes 2 manmånaders arbete för att hämta ut datan och importera den in i Kohas mindre komplexa låntagardatastruktur; Lånehistoriken hämtades enkelt ur Aleph och importerades till Koha på den anonymiserade låntagaren. Det betyder att Koha inte kan se vem som lånat böcker historiskt sett i Aleph men hur ofta de lånats och detta täcker väl in på verksamhetens behov; Aktiva lån hämtades med enkla medel från Aleph; Aktiva reservationer hämtades även den enkelt ur Aleph; Låntagarens skulder hämtades även den relativt enkelt ur Aleph. Totalt ca 3 manmånader lades ned på att ta fram migreringsscripten. De script som projektet använde finns på denna adress: https://goo.gl/eqkkyw 10 FLERA ÖVNINGSTILLFÄLLEN ATT MIGRERA Även om scripten var framtagna relativt tidigt i projektet så beslutades att det skulle göras flera övningsimporter till testservern under hösten 2015. IT avdelningen vid universitetet anordnar med jämna mellanrum så kallade förändringshelger när IT-systemen uppgraderas och driftstörningar kan ske. Projektet passade på att köra övningstillfällen av migreringsarbetet vid dessa helger. Totalt övades migreringen tre gånger under hösten innan slutmigreringen 4 januari 2016. Detta visade sig vara mycket lyckat. Efter varje testmigrering kunde bibliotekspersonalen använda Kohas testserver och upptäcka eventuell saknad/felaktig data samt att scripten kunde justeras och en kvalitetssäkringsprocess utfördes. 11 HUR KOHA STÄLLER KRAV PÅ VERKSAMHETEN Efter att projektet pågått några veckor så blev det uppenbart att även Koha ställer krav på hur verksamheten ska inordnas på grund av inbyggda begränsningar. Detta ledde till diskussioner på biblioteket för hur Koha skulle konfigureras på bästa sätt så att verksamheten och Koha skulle fungera bäst ihop. En stor skillnad mellan Koha och Aleph är att Aleph stödjer att låntagare har ett hembibiotek men kan ha olika roller gentemot olika fililaer i systemet. Extremexemplet från Aleph var följande: En person jobbar på avd 45 i Sunderby sjukhus och är då av låntagartypen vårdanställd mot Sunderby filial, mot Luleå filial är den vårdanställd
skickas (dvs kan beställa och få gratis skickat material som finns på hyllan i Luleå). Mot filialen i Piteå där personen bor kan personen vara av typen allmänhet. I Koha däremot så kan en låntagare endast ha ett hembibliotek. Detta faktum gjorde att projektet fick tänka om hur Koha skulle importera låntagarna från Aleph. Det beslutades sedan att låntagare som har ett registrerat hembibliotek i Aleph får den rollen som den har definierat där gentemot Koha och övriga låntagare som inte har ett hembibliotek registreras som studentlåntagare. I Aleph var det inställt att reservationer bara kunde ske inom den egna filialen. Ville en låntagare låna en bok från en annan filial så gällde det att denne fick resa till filialen för att låna boken eller skapa ett fjärrlåneärende. Koha är som standard inte inställd för denna typ av lånehantering utan tillåter reservation av titlar oavsett filial samt att låntagaren kan välja upphämtningsfilial för sin reservation. På grund av Koha och med en tanke att modernisera verksamheten genom utökad service för låntagarna så togs ett verksamhetsbeslut att tillåta reservationer på alla filialer oavsett hembibliotek samt att möjliggöra för låntagaren att välja upphämtningsfilial. Ur ett organisatoriskt perspektiv så ställde faktumet att fyra olika huvudmän är inblandade i bibliotekfilialernas verksamhet kravet att samsas kring de vägval som gjordes. 6 Vad gäller fakturering så har Koha näst intill inget stöd för denna process, här gjordes därför en del förändringar av verksamhetsprocessen. Koha har ett rudimentärt stöd för LDAP uppslag vid låntagarnas inloggning i systemet. Detta stödet testades i början men det fungerade inte rakt av med verksamhetens krav. Därför beslutades relativt tidigt att alla inloggningar, även bibliotekspersonalens, skulle ske med personnummer + pinkod. Vad gäller importen av katalogposter så importerades endast LIBRIS-registrerade poster i Koha. Det betyder att katalog+exemplarsposter som fanns i Aleph men som inte hade ett giltigt BIBID nummer kopplat till Libris inte migrerades. Istället togs det fram en rapport över dessa poster som innehåll information om posten samt om det var ett lån och då även vem som var låntagare. Till att börja med så beslutades att inte inför flytande bestånd vilket betyder att lånade böcker skickas tillbaka till hembiblioteket efter lånetidens slut. Koha stödjer inte när detta skrivs hanteringsavgifter. Detta gjorde att biblioteksledningen valde att ta bort dessa helt och hållet. 12 KOHASERVERNS INSTÄLLNINGAR Som tidigare skrivits så utgick projektet från en testserver av Koha. Testservern var en debianserver med senaste versionen av Koha installerad ur Kohas debianbibliotek. Vad gäller in/utlåningsmaskinerna så fungerade dessa efter lite justeringar fint. Stockholms universitetsbibliotek kunde efter deras tester tipsa om en inställning av SIP-serverinställningarna i Koha att lägga till terminator= CR på maskinkontona. 6 Luleå universitetsbibliotek har Luleå tekniska universitet som huvudman men samverkar på olika sätt med Norrbottens Läns Landsting, Skellefteå Kommun, Umeå universitet.
<accounts> <login id="lul" password="test" delimiter=" " error-detect="enabled" institution="la" terminator="cr" /> </accounts> 13 UTBILDNING AV KOHA OCH E.B.B.A. Projektet anordnade 12 stycken utbildningstillfällen i Luleå och 2 stycken i Skellefteå. Utbildare var verksamhetsansvariga. Kursen indelades i två moduler: Modul 1 (2h) - Utlåning och låntagare, inklusive sökning; Modul 2 (2h) - Fjärrlån/E.B.B.A., Inköp. Verksamhetsansvariga skrev ett antal manualer för Koha: Manual för cirkulation/lån; Manual snabbkatalogisering; Manual gallring; Manual för inköp; Manual för E.B.B.A./fjärrlån; Snabbmanual för att titta efter en fjärrlånebeställning; Snabbmanual hur ser man att en bok är beställd. Efter lansering i drift blir IT-avdelningens ServiceDesk firstline support för Koha och E.B.B.A.. I samband med detta skapades informationssidor som ServiceDesk använder för att felsöka och uppfölja vid systemfel. 14 DRIFTSÄTTNING AV KOHA 4-7 JANUARI 2016 Planen som upprättades för driftsättningen såg ut enligt nedan: 30 december 2015 16:00 Katalogiseringen I ALEPH fryses, inga katalogändringar får nu göras i ALEPH/Voyager tills annat meddelas. Ett totaluttag av alla katalogposter från LIBRIS görs. 4 januari 2016 07:00 Alla utlån+inlån sker manuellt i filialerna. ALEPH kan inte användas. 7 7 http://support.exlibrisgroup.com/articles/q_a/putting-aleph-in-read-only-mode-during-cutover-to-newinstance/?q=make+aleph+readonly&l=en_us&c=product%3aaleph&fs=search&pn=1 (hämtad 2016-01-15)
Primo ändras så att det inte går att logga in på Mitt bibliotekskonto. Reservationer går nu inte att göra. En notis publiceras på hemsidan att systembyte pågår. Alpehs utskriftsdator stängs ned. Migrering påbörjas av: katalogposter, exemplarposter, låntagarposter, lån, lånehistorik, fjärrlån, reservationer, skulder. Kontaktar leverantören PV-SUPA om att styra ut- /inlånemaskinerna till KOHA. 5 januari 2016 Fortsätta arbetet med driftsättning av KOHA+E.B.B.A. Slå på LIBRIS som OPAC. LIBRIS hämtar lånestatusinformation av KOHA. Byter bibliotekets hemsida så att låntagaren söker böcker (i Libris) och artiklar (i EDS). 7 eller 8 januari 2016 Mejl med information skickas ut till alla filialer och alla i personalen att KOHA+E.B.B.A. är igång och fungerar. Alla filialer kan nu börja använda KOHA och E.B.B.A.. Nu kan katalogisering i Voyager, reservationer i Mitt bibliotekskonto, inlån/utlån i KOHA, fjärrlån i E.B.B.A. göras som vanligt. Planen utfördes i snabbare takt än planerat. Under måndagen 4/1 hade all datamigrering avklarats, bibliotekspersonalen fick nu tillgång till det nya systemet. Under tisdagen så konfigurerades maskinerna. Under torsdagen så uppdaterades bibliotekets hemsida och låntagarna fick börja använda det nya systemet. 15 EFTERARBETET Efter migreringen så inrättades dagliga avstämningsmöten om ca. 1h per gång varje förmiddag under tre veckors tid. Medlemmar ur projektgruppen samt personer på varje filial inbjöds till dessa. På mötena behandlades aktuella problem som uppkommit i drift och en att-göra lista upprättades.
En miss som gjordes vid migreringen var att lowestpriority fältet i reserves-tabellen sattes till 1 vid importen. Detta gjorde att samtliga reservationer som migrerats alltid hamnade längst bak i reservationskön. Detta gjorde att en hel del manuellt arbete fick göras i projektgruppen för att försöka manuellt justera reservationerna. Genom att sätta fältet till 0 i databasen så korrigerades denna felaktighet. Viktigt vid driftsättning är att säkerställa att mejlservern är inställd på att tillåta tillräckligt stor mängd utgående e-post. En del låntagare som importerades från Aleph hade dubbla e-postadresser separerade med semikolon. Detta stödjer inte Koha så därför fick dessa separeras i Kohas primära och sekundära e-postadress. De olika filialerna fick i uppgift att börja katalogisera i Koha de poster som inte migrerats in direkt eftersom de saknats i Libris. Exempel på poster är lånedatorer, fickminnen med mera. Efter migreringen valdes att importera hela Alephdatabasen in i Kohas MySQL. Detta för att kunna återskapa ev. data vid behov samt för att ta ut föregående års biblioteksstatistik. Programmet som användes för detta heter OraDump-to-MySQL av leverantören Intelligent Converters. 8 Eftersom Koha efter driftsättning tillåter reservationer över filialgränserna så kördes en databasfråga som likställde objekttyperna i exemplaren i beståndet så att alla som reserverar en titel får samma förutsättningar vad gäller exempelvis lånetid och avgifter oavsett vilket exemplar som Koha tilldelar låntagaren. Prestandan är bra men vid exempelvis sökningar efter titlar i Koha tar det längre tid än önskat. Produktionsservern har 80GB disk med 12GB minne och fyra processorer. Eftersom Koha är väldigt diskintensivt så löses detta troligen med att flytta över till ett SAN som har snabba SSD-diskar. Vid lanseringen av Mitt bibliotekskonto så upptäcktes att låntagare med Safari som webbläsare (OS X och ios) inte alltid kunde logga in. Det blev sporadiskt ett felmeddelande. Genom att slå av keep-alive på Kohas webbserver/apache för alla med Safari webbläsare så löstes detta problem. Kohaservern kommer i framtiden att uppgraderas i huvudsak vid IT-avdelningens förändringshelger ca. 4 ggr per år. Särksilt huvudutgåverna av Koha, de som släpps i maj och november varje år, kommer att prioriteras. Det kan vara klokt att inte uppgradera direkt utan vängta på.01 eller 02 utgåvorna av huvudutgåvorna. Biblioteket vill även kunna införa SMS-utskick av påminnelser och andra brev. Detta stöds redan nu av Koha men har inte ingått i projektet. Vid skrivande stund har projektet inte behövt tillfälligt starta upp Aleph för att hämta ut information, systemanvändarna har klarat sig med den data som migrerats till Koha. Dock har systemspecialister fortfarande SQL-tillgång till Alephdatabasen. Ett smidigt sätt att modifiera i Kohas GUI utan att behöva ändra i källkoden är att injicera jquery-kod i Kohas systemvariabel IntranetUserJS som läses in av Koha vid alla sidvisningar. 8 http://www.convert-in.com/ord2sql.htm (hämtades 2016-01-15)
16 FRAMTIDA FÖRBÄTTRINGAR AV KOHA Biblioteket skulle gärna se att Koha kunde redovisa skulder i kravbreven som skickas till låntagarna. Arbetet att införa detta har påbörjats av Regionbibliotek Halland och väntas komma in i framtida versioner av Koha. 17 SLUTORD Sammanfattningsvis kan sägas att Kohaprojektet föll väl ut. Projektet följde den budget som upprättats och blev klar inom de tidsramar som bestämts. Den extra budgetposten på 100 kkr som reserverats för att anlita extern expertis behövde inte nyttjas. Istället så kunde IT-specialisterna i projektgruppen göra en del av detta jobb. Kostnaderna för resor och utbildning blev inte så höga som budgeterat. Överlag kan dock säga att det behövdes fler resurser med teknisk expertis för uppsättning av servern och migreringsjobbet än vad som initialt uppskattades. Slutligen kan sägas att Koha är numera ett kompetent system som med sina hundratals inställningar kan anpassas till de flesta verksamheter. I LTU:s fall så blev det en del förändringar i verksamheten delvis på grund av Koha. Även det faktum att Koha saknar ett fjärrlånesystem gjorde att en stor del av projektarbetet gick till utveckling och anpassning av fjärrlånesystemet E.B.B.A. Koha är fortfarande ett mycket nytt bibliotekssystem för LTU men det som observerats hittills visar att det är ett kompetent system som kan rekommenderas. 18 KONTAKTUPPGIFTER Projektledare Ola Andersson E-post: ola.andersson@ltu.se Telefon: 0920 491750.