Sammanträde i Nämnden för Kostsamverkan

DAGORDNING Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice Sammanträde 2014-05-27 Sida 1 (4) Sammanträde i Nämnden för Kostsamverkan Ordförande kallar till sammanträde. Tid: 2014-05-27 kl 10.00-12.00 Plats: Plenisalen, Mora kommun Dessa handlingar finns att tillgå på Internet adress www.ltdalarna.se. Innehållsförteckning Inledning och protokollsjustering... 2 1 Justering av närvarolistan 2 2 Godkännande av dagordning 2 3 Protokollsjustering 2 Informations- och anmälningsärenden... 3 4 Information 3 5 Anmälan av delegeringsbeslut 3 6 Övriga anmälningsärenden 3 Beslutsärenden... 4 7 Periodrapport FV 84, kvartal 1 4 8 Utredningsuppdrag om kostförsörjning i Mora 4 9 Skrivelse angående krav på sjukhusmat. Komplettering av kosthandbok Landstinget Dalarna 2013 4 Postadress Besöksadress Kontakt Mötessamordnare 791 82 Falun Söderbaumsväg 5 023-490000 Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Org.nr: 232100-0180

Landstinget Dalarna DAGORDNING Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice 2014-05-27 Sida 2 (4) Inledning och protokollsjustering 1 Justering av närvarolistan Ordförandens förslag 1. Närvarolistan fastställs. 2 Godkännande av dagordning Ordförandens förslag 1. Godkännande av föreliggande dagordning med följande förändringar. 3 Protokollsjustering Ordförandens förslag 1. /namn/ utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.

Landstinget Dalarna DAGORDNING Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice 2014-05-27 Sida 3 (4) Informations- och anmälningsärenden 4 Information Ordförandens förslag 1. Informationen antecknas till protokollet. Information lämnas om: A) Verksamhet Bilaga punkt 4 a B) Personal Bilaga punkt 4 b 5 Anmälan av delegeringsbeslut Ordförandens förslag. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och Servicenämnden 67/2011 fattade beslut. - Av förvaltningschefen fattade beslut. Inga beslut är anmälda inför dagens sammanträde. 6 Övriga anmälningsärenden Ordförandens förslag. 1. Antecknar övriga anmälningsärenden till protokollet. A) Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 48/2014 1. Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med revisorernas rekommendation bevilja kommunstyrelsen ansvarsfrihet för 2013 års förvaltning. 2. Kommunfullmäktige beslutar i enlighet med revisorernas rekommendation bevilja nämnderna och enskilda förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet för 2013 års förvaltning. B) Protokollsutdrag från Landstingsfullmäktige 33/2014 Landstingsstyrelsen, övriga nämnder och deras ledamöter samt Landstinget Dalarnas ledamöter i de gemensamma nämnderna beviljas ansvarsfrihet för 2013 års verksamhet.

Landstinget Dalarna DAGORDNING Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice 2014-05-27 Sida 4 (4) Beslutsärenden 7 Periodrapport FV 84, kvartal 1 Diarienummer LD14/01353 Ordförandens förslag 1. Godkänna redovisad periodrapport FV 84, kvartal 1 I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 84, kvartal 1 8 Utredningsuppdrag om kostförsörjning i Mora Diarienummer LD14/01620 Ordförandens förslag 1. Att godkänna utredningen och överlämna den till Mora kommun för vidare handläggning. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag 9 Skrivelse angående krav på sjukhusmat. Komplettering av kosthandbok Landstinget Dalarna 2013 Diarienummer LD14/00565 Ordförandens förslag 1. Att avslå Björn Hammarskjölds begäran om att Kostenheten ska göra om sina menyer 2. Att avslå Björn Hammarskjölds begäran om att ändra i Landstinget Dalarnas Kosthandbok I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Skrivelse 2014-01-29 c) Skrivelse 2014-02-11 d) Skrivelse 2014-05-11

Information Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum 2014-05-27 Sida 1 (1) Norra området Dnr Verksamhet Bilaga punkt 4 a Brickdukning En enkät har genomförts på Mora lasarett som en uppföljning av de brickdukade måltiderna. Alla avdelningar med bricksystem fick ta del av enkäten, totalt 11 avdelningar. Enkäten lämnades ut 2014-02-11 och Aromköket mottog svar t.o.m. 2014-02-24. Patienter, anhöriga och personal fick svara på 21 frågor som berörde portionsstorlek, temperatur och smak på frukost, lunch och middag. Även allmän upplevelse och intryck av den levererade maten berördes. 90 svar som kom in. En fråga gällde upplevelse av maten överlag, svaren visar att 60% tycker att maten är jättebra eller bra, 22% tycker att maten är OK, 12% tycker att den är mindre bra, resterande 6% har svarat vet ej. Hyresavtal Den 5 mars genomfördes ett möte med representanter från Morastrand, tekniska förvaltningen i Mora, Landstingsfastigheter och Aromköket gällande hyresavtal för mottagningsköken. Vi väntar på gränsdragningslistan som ska tas fram för vad som ingår i hyran. Livsmedelsupphandling Landstinget Dalarnas livsmedelsupphandling annonseras under maj månad. Nytt avtal träder i kraft i januari 2015. Förlängning av avtal Förlängning av avtal med Samhall gällande transport av matlådor till brukare i deras bostad. Nuvarande avtal gäller tom 2014-05-31, med möjlighet till ett års förlängning. Kostnämndens tjänstemän har varit i kontakt med Mora kommuns äldreomsorgschef Linda Gref och socialchef Anders Ludvigsson som meddelar att de ser positivt på en förlängning. Rekrytering En ny kostekonom har anställt vid Aromköket, Lisa Eriksson, hon börjar sin anställning i mitten av maj. Emelie Eriksson slutar sin anställning som driftchef 2014-05-18. Rekrytering av ny driftchef till Aromköket påbörjas under maj månad. Inger Gyllner kommer att överta driftansvaret tills ny driftchef har kommit på plats. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Nissers väg 6 023-49 00 00 Inger Gyllner 023-490171 Falun Org.nr 232100-0180 Områdeschef inger.gyllner@ltdalarna.se

Information Nämnden för kostsamverkan Landstingsservice Datum 2014-05-27 Sida 1 (1) HR-enheten Dnr Bilaga punkt 4 b Personal Arbetsmiljöutredningen Flertalet arbetsgrupper arbetar med föreslagna förbättringar som framkom i den utredning som presenterades under 2013. Schema- och rotationsförändringar har genomförts, med hänsyn tagen till personalens önskemål. Målet är även att kostekonomen ska fortsätta arbeta med kökets produktionsplanering för att ge medarbetarna bättre förutsättningarna att arbeta smartare. Resterande föreslagna förbättringar ser kostledningen över vilka förutsättningar det finns för att genomföra dessa. Bemanning Utökningen ifrån 30 till 35 anställda består i närmare detalj av, två arbetstagare för brickdukningsuppdraget, en arbetstagare som ersättare för samordnarens tidigare kocktjänst, anställningen av en kostekonom samt en arbetstagare för att ersätta en deltidspensionär. Planeringen för Kostservice sommarsemester 2014 är klar, semestervikarier är rekryterade och introduktionen för dem påbörjas i maj och juni. Kontakt är tagen med flertalet bemanningsföretag för att försöka lösa semesterplaneringen för nuvarande t.f. Kostchef Inger Gyllner. Sjukfrånvaro På Produktionsköket och restaurang La Rätt så är korttidsfrånvaro 3,3 % och den totala sjukfrånvaron är 8,3 %. 2013, för perioden januari april, var siffrorna 4,2 % och 10,7 %. Den totala sjukfrånvaron beror delvis på ett par långtidssjukskrivna arbetstagare, i deras fall så är rehabiliteringsplanering genomförd och åtgärder pågår. Detta kommer att innebära förväntade ökade kostnader omkring 100 Tkr.. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Nissers väg 6 023-49 09 02 Alexander Klein Storm Falun 076-779 09 02 T.f. Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se

Nämnden för kostsamverkan Mora Kostsamverkan Mora Verksamhet Landstinget Dalarna och Mora kommun har bildat en gemensam nämnd med ansvar för att producera mat till patienterna vid Mora lasarett samt till vårdtagare och boende inom kommunens äldreomsorg. Maten produceras i Aromköket, Mora lasarett och levereras till äldreboenden och lasarettets avdelningar. Samverkan startades fullt ut när samtliga mottagningskök blev färdigställda i slutet av 2011. Kommunens produktionskök inom äldreomsorgen har byggts om till mottagningskök. Följande äldreboende är berörda: Saxnäs, Spanskgården, Noretgården och Hanslinden. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten under årets första kvartal anges nedan i punktform: Redan under det första verksamhetsåret 2011 konstaterades att det fanns praktiska svårigheter i tillämpningen av samverkansavtalet mellan Landstinget Dalarna och Mora Kommun. Landstingsservice tjänstemän fick under 2012 i uppdrag av nämnden att göra en översyn och utvärdering av samverkansavtalet. Landstingsservice presenterade i början av 2013 en rapport Utvärdering av samverkansavtalets tillämpning där svårigheter i och omkring samverkansavtalet beskrevs. I rapporten gavs förslag på en ny prissättnings- och kostnadsfördelningsmodell. Detta mynnade ut i ett tilläggsavtal som ska komplettera det tidigare samverkansavtalet mellan parterna Mora kommun och Landstinget Dalarna. Under 2013 års slutskede beslutades tilläggsavtalet i respektive fullmäktige. Tilläggsavtalets nya prissättnings- och kostnadsfördelningsmodell implementeras i verksamheten fr.o.m. årsskiftet 2013/2014. Efter ett utredningsarbete av Landstingsservice beslutade landstingsledningen att kostförsörjningen på Ludvika lasarett fortsätter i Landstinget Dalarnas egen regi tillsvidare. Nuvarande kostlösning med att transportera mat från Mora till Ludvika är dyr men inget alternativ har hittills kunnat redovisas som kostnadseffektivare. Kostnämnden har givit Landstingsservice tjänstemän i uppdrag att tillsammans med Mora Kommun utreda förutsättningarna för produktions- och samverkansmöjligheter med en skolverksamhet i Mora. Ett första utkast bedöms kunna presenteras under maj månad. En arbetsmiljöutredning genomfördes under 2013 till följd av bl.a. hög sjukfrånvaro och att många förändringar har skett i verksamheten. De huvudsakliga slutsatserna är att personalen anser att rotationen och schemat behöver ses över, köket uppfattas som trångt och svårjobbat, delade meningar om stämningen i arbetsgruppen, personalen efterfrågar mer arbetsledning i köket. Åtgärder och aktiviteter pågår kring detta. Produktionsköket Aroms kostchef Emelie Eriksson har sagt upp sig och lämnar sin tjänst under maj månad. Emelie blir ny kostchef för Sala kommun. Inger Gyllner blir tillförordnad kostchef under rekryteringsförfarandet. Kostekonomen har också sagt upp sig och avslutar sin tjänst under april månad, rekryteringsarbetet pågår. Uppföljning besparingsåtgärder Det har tidigare konstaterats att de garanterade volymerna är för optimistiska för Landstinget Dalarna när Samverkansavtalet skrevs 2009. Mora Kommuns faktiska volym överstiger de avtalade garantivolymerna. Under 2013 tillfördes stora portionsvolymer genom kostförsörjningen av lunch/middag på Ludvika lasarett. Enligt upprättat tilläggsavtal skall en genomlysning av kostverksamheten/ produktionen genomföras under 2014. Syftet med genomlysningen är att söka effektiviseringsåtgärder som kan sänka parternas kostnader för tillhandahållna tjänster. Produktionssättet sker enligt de kravspecifikationer som beställaren fastställt. Orsaken till att brickdukning valts av landstinget är att vården ska avlastas så långt som möjligt. Mottagningskökens bemanning sju dagar i veckan påverkar den totala kostnadsbilden. Genom den nya Produktionssättet och driften av mottagningsköken i kombination med den avtalade prissättningsmodellen gör det svårt att nå upp till det initialt ingångna samverkansavtalets kalkylerade resultat. Ekonomi Resultaträkning 2014 2013 (mkr) Ack utfall Prognos Budget Resultat Intäkter 8,2 33,7 33,7 30,5 Kostnader -8,6-33,7-33,7-30,5 varav personalkostnader Verksamhetens resultat -3,8-15,5-15,5-13,7-0,3 0,0 0,0 0,0 Landstingsbidrag 0,0 0,0 0,0 0,0 Över/ Underskott -0,3 0,0 0,0 0,0 Investeringar 0,0-0,3-0,3-0,5 Det ekonomiska utfallet på -0,3 Mkr efter det första kvartalet är inte helt rättvisande. Under den ekonomiska uppföljningen konstaterades att Nämnden för Kostsamverkan felaktigt påförts kostnader på motsvarande 0,4 Mkr. Efter att detta rättats till har verksamheten en god budgetföljsamhet. Tilläggsavtalets tillämpning har förenklat den ekonomiska administrationen på flera sätt, exempelvis debiteras parterna månadsvis för måltidsportioner och kolonialvaror. Vidare har sam- och särkostnader införts. Samkostnaderna utgör de gemensamma kostnaderna för produktionsköket och särkostnaderna utgör respektive parts efterbehandlingskostnad. För Mora Kommuns del är särkostnaden driften av mottagningsköken och Landstinget Dalarnas särkostnad är hanteringen av brickdukning. Utifrån sam- och särkostnaden fastställer Kostnämnden ett portionspris för lunch och middag för respektive part med utgångspunkt från planerad volym.

Personal Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus tjänstledigheter utan lön, sjukledigheter > 14 dagar och grund/vidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. Inhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. Helårsekvivalent är lika med 1 700 arbetade timmar. Antal anställda 2014 2013 2012 Den totala avvikelsen mellan faktisk och garanterad volym för Landstinget Dalarna uppgår till -4% efter årets första kvartal. Orsaken till den ökade volymen är att stora portionsvolymer tillförts genom kostförsörjningen av lunch/middag på Ludvika lasarett fr.o.m. 2013. Mora kommuns faktiska volymer överstiger de garanterade volymerna med totalt 18% efter årets första kvartal. Differensen ligger i det närmaste på samma nivåer som tidigare. Det nya tilläggsavtalet medför att mellanmål och kvällsmål inte beräknas utifrån måltidsvolymer utan debiteras efter faktiskt förbrukning av kolonialvaror/råvaror. Antal faktiska årsarbetare 30,62 26,49 27,35 Antal anställda 35 30 32 Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Martin Ekberg T.F. Förvaltningschef Landstingsservice Arbetad tid Ack 2014 Ack 2013 Ack 2012 Arbetad tid timmar, anställda 9718 9289 8714 - varav timanställda* 1152 1529 832 - varav mertid/övertid samtlig personal* 54 108 86 * Preliminära värden för innevarande år. Personalstyrkan är utökad med ca två tjänster ifrån sommaren 2013 p.g.a. uppdraget att duka frukostbrickor till Mora Lasarett. Utökning av en kocktjänst p.g.a. ett utökat uppdrag för en medarbetare som samordnare samt rekrytering av en kostekonom under hösten. Brickdukning förutsätter en bestämd bemanningsnivå varje dag, detta medför att produktionen måste ersätta eventuell frånvaro för att säkra den dagliga driften. Motsvarande gäller för bemanning av mottagningsköken där frånvaro måste ersättas för att klara den dagliga driften. Valda personalkostnader 2014 2013 (mkr) Budget Prognos Resultat Löner exklusive sociala avgifter -10,7-10,7-9,8 Verksamhetsstatistik (jan-mars) Landstinget Dalarna 2014 Måltidstyp Garanterad Faktisk Avvikelse Avv. (%) Frukost 14944 10743-4201 -28% Lunch och middag 31388 33936 2549 +8% Total LD 46331 44679-1652 -4% Mora Kommun 2014 Måltidstyp Garanterad Faktisk Avvikelse Avv. (%) Frukost 14874 14389-485 -3% Lunch och middag 38508 50715 12208 +32% Matlådor 5250 3962-1288 -25% Total MK 58631 69066 10435 +18%

BESLUTSUNDERLAG Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice Datum 2014-05-27 Sida 1 (2) LsD Kostsamverkan Mora Dnr LD14/01620 Uppdnr 812 Utredningsuppdrag om kostförsörjning i Mora Ordförandens förslag Ärende punkt 8 a 1. Att godkänna utredningen och överlämna den till Mora kommun för vidare handläggning. Sammanfattning Nämnden för kostsamverkans tjänstemän har utrett förutsättningarna att tillföra skolportioner från Noretskolan till Aromköket. Slutsatsen är att detta är möjligt oavsett produktionsmetod. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Vid senaste nämndsmötet 2014-02-26 ( 9) gav nämnden i uppdrag till förvaltningschefen för Landstingsservice att utreda om det finns förutsättningar att producera cirka 1000 skolportioner per dag till Noret skolan i Mora kommun. En utredning är genomförd och slutsatserna är: Vårt uppdrag har varit att göra en översyn och förutsättningslöst se på frågan om Aromköket kan producera erforderligt antal portioner till Noretskolan. Svaret är ja, oavsett vald produktionsmetod. Någon ombyggnation av Aromköket är inte nödvändig men vissa omdisponeringar måste göras företrädesvis vid dieten och i förråden. Valet av metod, kyld mat alternativt varm mat har betydelse när det gäller produktionsplaneringen. Oavsett vald metod krävs en förstärkning av bemanningen och utökad produktionstid vid Aromköket. Två tjänster behöva rekryteras för att täcka upp den erforderliga utökade produktionstiden i köket. Oavsett vald metod krävs en investering på cirka 500 tkr. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Söderbaumsväg 5 023-490000 Martin Ekberg Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Ekonomichef Org.nr: 232100-0180 martin.ekberg@ltdalarna.se

Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice Datum Dnr Sida 2 (2) 2014-05-27 LD14/01620 Nästa steg i utredningsarbetet är att analysera hur arbetet på Noretskolans mottagningsköket skall utföras samt kartlägga vilka lokalanpassningar som krävs, denna del av utredningen måste utföras av Mora kommun. Patientperspektiv, Ekonomi och finansiering, Miljö, Likabehandling, Barnperspektiv, Juridik, Folkhälsa, Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö, Samverkan med fackliga organisationer, Uppföljning Ej relevant

BESLUTSUNDERLAG Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice Datum 2014-05-27 Sida 1 (2) LsD Kostsamverkan Mora Dnr LD14/00565 Uppdnr 813 Ärende punkt 9 a Skrivelse angående krav på sjukhusmat. Komplettering av kosthandbok Landstinget Dalarna 2013 Ordförandens förslag 1. Att avslå Björn Hammarskjölds begäran om att Kostenheten ska göra om sina menyer 2. Att avslå Björn Hammarskjölds begäran att ändra i Landstinget Dalarnas Kosthandbok Sammanfattning I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Skrivelse 2014-01-29 c) Skrivelse 2014-02-11 d) Skrivelse 2014-05-14 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Inlaga från Björn Hammarskjöld, 2014-01-29; Kosthandbok, Landstinget Dalarna. Inlaga från Björn Hammarskjöld, 2014-02-11; Falu sjukhus vann tävlingen om Sveriges bästa sjukhusmat 2013. Inlaga från Björn Hammarskjöld, 2014-05-11; Dalarnas sjukvårdsparti begär att Landstinget Dalarnas Kostservice senast den 1 juli 2014 till fullo följer avtalet mellan Landstinget Dalarna och Mora kommun och serverar tillräckligt med riktig mat. Svar: Landstinget Dalarnas Kostpolicy, Handlingsplan och Kosthandbok är utformade efter rekommendationer från Livsmedelsverket och Socialstyrelsen. Kosthandboken är formulerad utifrån Kostpolicyn som är fastställd av fullmäktige i Landstinget Dalarna 2012-11-19. Maten som levereras från Aromköket följer denna policy. Maten ska uppfylla Livsmedelsverkets rekommendationer gällande såväl Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Söderbaumsväg 5 023-490000 Gyllner Inger Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Områdeschef 070-2548963 Org.nr: 232100-0180 inger.gyllner@ltdalarna.se

Landstinget Dalarna BESLUTSUNDERLAG Nämnden för Kostsamverkan Landstingsservice Datum Dnr Sida 2 (2) 2014-05-27 LD14/00565 måltidsordning som energi- och näringsinnehåll. (LD kostpolicy) Kostenheterna i Landstinget kommer att anpassa sina menyer om det kommer ändrade rekommendationer från Livsmedelsverket eller Socialstyrelsen. Patientperspektiv Patientperspektivet är uppfyllt i och med att Livsmedelsverkets och Socialstyrelsens riktlinjer följs. Folkhälsa Folkhälsoperspektivet är uppfyllt i och med att Livsmedelsverkets och Socialstyrelsens riktlinjer följs. Ekonomi och finansiering Miljö Likabehandling Barnperspektiv Juridik Medarbetarperspektiv och arbetsmiljö Samverkan med fackliga organisationer Uppföljning Ej relevant