PROTOKOLL 1 (24)

PROTOKOLL 1 (24) 2019-04-08 Personalnämnden Plats och tid Stadshuset, plan 1, rum 104, kl 8.00-12.00 och 13.00-16.00 Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Dick Hellman (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Torbjörn Häggmark (V) Ellinor Forssell Lindberg (C) Tjänstgörande ersättare Ersättare Charlotta Enqvist (KD) Jimmy Kristoffersson (S) Liselott Hjelte Löfgren (S) Kerstin Olofsson (L) närvarande tom kl 14.00 Simon Rilfors (S) Tjänstemän Joakim Lundin, personalchef Birgitta Holmström, förhandlingschef Carina Ohlsson, tf chef för Kommunhälsan Anna Norén Engström, sekreterare Patrick Nystedt, ekonom, kl. 11.15-11.25 Krister Gustafsson, chefscontroller, kl. 8.00-10.00 Annika Sjöström, HR-controller, kl. 11.30-12.00 Linn Sjöström, HR-specialist, kl. 11.30-12.00 Åsa Hedlund, lönechef, kl. 15.00-15.20 Åsa Vidmark, lönekonsult, kl. 15.00-15.20 Övriga deltagare Ingrid Boström, Vision, kl. 8.00-12.00 och 13.50-14.50 Anna-Karin Knutsson-Eriksson, SACO, kl. 8.00-12.00 och 13.50-14.50 Anki Pettersson, Kommunal, kl. 8.00-12.00 Justerare Dick Hellman Paragrafer 44-61 Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Dick Hellman, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2019-04-08 2019-04-08 2019-04-29 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 44 Dnr PN 2019-000085 020 Personalnämndens måldag Personalnämnden diskuterar målformuleringar inför 2020. Beslut om mål sker den 8 maj.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 45 Dnr PN 2019-000001 000 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 46 Dnr PN 2019-000002 000 Val av justerare Dick Hellman (M) utses att justera protokollet.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 47 Dnr PN 2019-000003 020 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden 2019-03-01. Protokollet läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 48 Dnr PN 2019-000077 042 Månadsrapport februari 2019 En månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år är sammanställd. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 2,8 miljoner kronor (överskott). Denna prognos kan komma att förändras under året beroende på om äskade resultatöverföringar från 2018 beviljas och vilka satsningar personalnämnden beslutar om under året. Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskott är ca 3 miljoner kronor. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest 2020. Kommunhälsan prognosticerar ett resultat i balans för 2019. En förutsättning för detta är att äskad resultatöverföring från 2018 med ca 2 miljoner kronor beviljas. Godkänna redovisad månadsrapport februari inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse, månadsrapport 2019-03-08 Bilaga - Månadsrapport februari, personalnämnden Beslutet sänds till: Personalchef Chef Kommunhälsan Personalnämndens ekonom

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 49 Dnr PN 2019-000078 042 Månadsrapport mars 2019 En månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år är sammanställd. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 5,8 miljoner kronor (överskott). Enligt instruktioner från ekonomi och finans förutsätter prognosen att äskade resultatöverföringar från 2018 beviljas. Prognosen kan komma att förändras under året beroende på vilka satsningar personalnämnden beslutar om under året. Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskott är ca 5 miljoner kronor. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest 2020. Kommunhälsan prognosticerar ett överskott på ca 1 miljon kronor för 2019. Godkänna redovisad månadsrapport mars inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2019-04-01 Bilaga - Månadsrapport mars, personalnämnden Beslutet sänds till: Personalchef Chef Kommunhälsan Personalnämndens ekonom

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 50 Dnr PN 2019-000061 026 Motion om nolltolerans mot rasism på arbetsplatser (14/19) Jeanette Velander (V) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige, där kommunfullmäktige föreslås besluta att: - Skellefteå kommun lägger till en fråga i medarbetarenkäten om rasistiska påhopp från människor som våra medarbetare möter i sin yrkesutövning som ett led i värdegrundsarbetet. - Skellefteå kommun tar fram en handlingsplan om hur stötta och agera om enskilda medarbetare blir utsatta för rasism på sin arbetsplats. Denna motion har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att medarbetarundersökningens vara eller icke vara är just nu under utredning. En arbetsgrupp är tillsatt och ett förslag till framtida medarbetarundersökningar utreds. I enlighet med Skellefteå kommuns policy för likabehandling, jämställdhet och mångfald, så ska alla medarbetare behandlas och mötas med respekt och värdighet med hänsyn taget till diskrimineringsgrunderna. I chefens ansvar ligger att säkerställa att arbetsplatsen är fri från trakasserier. Cheferna ska i dialog med medarbetare säkerställa att diskriminering inte förekommer och att policy för likabehandling och jämställdhet följs. Kränkande särbehandling regleras i AFS-föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö och gäller mellan arbetsgivare och arbetstagare. I föreskriften regleras vad som ska göras inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare har ansvar att bedriva. Rasism ingår i begreppet diskrimineringsgrunderna. Kommunledningskontoret framlägger att eventuell förekomst av rasism inom Skellefteå kommun hanteras inom rutinen för systematiskt arbetsmiljöarbete. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige 1. Att motionens första att-sats anses besvarad. 2. Att motionens andra att-sats anses besvarad med hänvisning till att det redan ingår i rutinen för det systematiska miljöarbetet.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-03-20 Motion (14/19) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 51 Dnr PN 2019-000049 730 Personalnämndens prioriteringar inom Ett Skellefteå för alla 2019-2021 Skellefteå kommuns funktionshinderpolitiska strategi Ett Skellefteå för alla 2015-2025 har det övergripande målet att öka delaktigheten i samhället för alla, oavsett funktionalitet. Alla nämnder ska nu fatta beslut om prioriteringar för 2019-2021 inom strategin. Årets uppföljning av arbetet med Ett Skellefteå för alla har gjorts på ett nytt sätt, där invånarperspektivet och bättre uppföljbarhet är starkare. Kommunledningskontoret föreslår att prioritering sker inom kompetensförsörjning. Det första området är säkerställa förutsättningarna för personer med funktionsnedsättningar att söka jobb hos arbetsgivaren Skellefteå kommun. Skellefteå kommun har sedan några år tillbaka inrättat ett centralt rekryteringscenter. Större delen av kommunens annonsering och information om lediga jobb handhas av rekryteringscenter och är anpassade så att personer med funktionsnedsättningar ges samma möjligheter som andra. Även vid intervjutillfällen är lokaler i stadshuset anpassade för funktionsvariationer. Personalnämnden ska jobba för att fler rekryteringar sker genom kommunens rekryteringscenter, vilket ökar förutsättningar för personer med funktionsvariationer. Det andra området är att höja den generella kompetensnivån för Skellefteå kommuns ledare, gällande förutsättningar att anställa personer med funktionsnedsättningar. I samband med chefsaspirantprogram, introduktionsprogram och ledarutvecklingsprogram ska ledare informeras om mångfald och vikten av att attrahera personer med funktionsnedsättningar att jobba i Skellefteå kommun. Det tredje området är beslut där personer med funktionsnedsättningar kan tänkas påverkas, att tillgänglighetssamordnare ska rådfrågas när sådana beslut ska fattas inom personalnämndens ansvarsområde. Godkänna föreslagna prioriteringar inom Ett Skellefteå för alla 2019-2020. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-03-11 Följebrev Nämndernas prioriteringar inom Ett Skellefteå för alla Enkätundersökning kommunledningskontoret

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Beslutet sänds till: Socialnämnden

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 52 Dnr PN 2019-000079 026 Pilotprojekt för test av nytt arbetssätt och systemstöd för medarbetarundersökningar Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av personalnämnden 2017-12-08, 140, att föreslå ett nytt arbetssätt och metod för medarbetarenkäten 2019-2022. Arbetet med att ta fram ett nytt arbetssätt har genomförts tillsammans med representanter från kommunens förvaltningar. En trendspaning har gjorts genom att fråga andra organisationer hur de jobbar med undersökningar och genom att lyssna på leverantörer av system för undersökningar. Informationshämtning har redovisats för personalnämnden. Kommunledningskontoret har tillsammans med förvaltningarna arbetat fram ett förslag som i korthet bygger på att strukturerat skicka ut frågor till medarbetare och på så sätt öka möjligheterna till delaktighet och inflytande, vilket i sin tur förhoppningsvis leder till ett ökat medarbetarengagemang. Förslaget skiljer sig från tidigare arbetssätt där undersökningar har skett sällan med generella frågor, till undersökningar som är mer flexibla, kan ske oftare och ger möjlighet till mer specifika frågeställningar. Det nya arbetssättet kommer att kräva medvetna insatser och resurser av såväl ledning som stödfunktioner. En förutsättning för det nya arbetssättet är ett modernt systemstöd för undersökningar. Systemet ska göra det möjligt att följa resultatet direkt och av alla som svarar på frågorna. Kommunledningskontoret föreslår att under 2019 genomföra ett pilotprojekt på Support och lokaler, där det nya arbetssättet och systemstödet testas och utvärderas. Pilotprojektet ska ge klarhet i följande frågor kopplade till förslaget: - Får vi med det nya arbetssättet de effekter vi önskar ökat medarbetarengagemang (högre delaktighet och inflytande)? - Är det systemstöd som testats för undersökningar bra och lämpligt för vårt syfte? - Vilka resurser krävs det i form av arbetstid och pengar för att införa ett nytt arbetssätt och systemstöd i hela kommunen? 1. Att genomföra ett pilotprojekt på Support och lokaler för att testa nytt arbetssätt och systemstöd för medarbetarundersökning.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 2. Resultatet av pilotprojektet redovisat till personalnämnden under första kvartalet 2020. 3. Att en årlig medarbetarundersökning till samtliga medarbetare inte kommer att genomföras under år 2019. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-03-22 Beslutet sänds till: Personalchef Förvaltningschefer Personalchefsgruppen HR-controller vid Support och lokaler

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 53 Dnr PN 2019-000086 050 Anskaffning av ett systemstöd för medarbetarundersökningar För att kunna genomföra pilotprojektet Test av nytt arbetssätt och systemstöd för medarbetarundersökningar, så finns det behov att anskaffa ett systemstöd som ska testas under projekttiden. Kommunledningskontoret har på rekommendation från inköpsenheten valt att genomföra en Request for information (RFI), som innebär att det har skickats ut skriftliga frågor till leverantörer av systemstöd för medarbetarundersökningar. Ett antal leverantörer har svarat och utifrån detta kommer det systemstöd som matchar kommunens syfte bäst att väljas. Investeringskostnaden för systemstödet delas upp i tre delar: Uppstart: Mellan 15 000 kr 25 000 kr. Löpande: Cirka 200 000 kr (cirka 800 användare). Integration: Cirka 20 000 kr. 1. Uppdra åt kommunledningskontoret att upphandla ett systemstöd för medarbetarundersökningar i syfte att testa detta i pilotprojektet under sex månader. 2. Inköpet finansieras av personalnämndens konto för digitalisering. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-03-31 Beslutet sänds till: Personalchef

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 54 Dnr PN 2019-000087 028 Införande av avtal om förmånsparkering Förvaltningschef har delegation att teckna bilavtal med medarbetare som har behov av bil i tjänsten. Bilavtalet omfattas av skatteverkets regler vilket innebär att anställda som kör minst 160 dagar och minst 300 mil i tjänsten per år med privat bil, inte beskattas för fri parkering eller garageplats. Regeln säger också att medarbetare är skyldig att teckna körjournal. Om villkoren inte uppfylls ska parkering och eller garageplats ses som en förmån och beskattas därefter. Hälften av bilavtalen som tecknats i dag uppfyller inte skatteverkets regler. Detta innebär en ökad administration då medarbetaren i efterhand ska förmånsbeskattas för parkeringen. För de flesta av dessa medarbetare är behovet att få en parkering med motorvärmare, exempel lärare inom kulturskolan som använder privatbil i tjänsten för att frakta instrument mellan skolorna. Utifrån ovanstående beskrivning finns det behov av att skilja på bilavtal och avtal om förmånsparkering. Avtalet om förmånsparkering innebär att det ska finnas behov i verksamheten att medarbetaren använder egen bil i tjänsten, men inte i den omfattning att det uppfyller skatteverkets regler för att teckna bilavtal. Avtal om förmånsparkering innebär att medarbetaren förmånsbeskattas utifrån marknadsvärde där parkeringen finns. Förslag till utformande av avtal för förmånsparkering har skett dialog med Samhällsbyggnadsförvaltningen. 1. Personalnämnden föreslås besluta att införa avtal för förmånsparkering fr o m 2019-05-01. 2. Förvaltningschef ges rätten att på delegation teckna avtal om förmånsparkering. Delegationsordningen kompletteras enligt detta beslut. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2019-03-25 Bilaga - Bilavtal Bilaga - Avtal om förmånsparkering

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Beslutet sänds till: Förvaltningschefsgruppen Personalchefsgruppen Lönechef Verksamhetschef gator och parker

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 55 Dnr PN 2019-000080 006 Förlängt sammanträde Det finns behov att förlänga det inplanerade sammanträdet för personalnämnden den 8 maj 2019, så att det blir en heldag istället för halvdag. Sammanträdet den 8 maj 2019 förlängs till en heldag. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-03-26 Beslutet sänds till: Personalnämndens ledamöter och ersättare

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 56 Dnr PN 2019-000084 002 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut anmäls enligt särskild förteckning för perioden fram tom 2019-04-01 i följande ärendegrupper: 1.1* Anställningar som kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. 1.3b Beslut om anställning efter 67 år upp till 6 månader. 3.4 Beslut om tjänstledighet för att starta näringsverksamhet tom 24 månader. 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning med medarbetare. 9.7 Beslut om att godkänna Attraktiv arbetsplats. Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-04-01 Förteckning över anmälda delegationsbeslut

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 57 Dnr PN 2019-000004 000 Uppdrag från kommunfullmäktige Det har inte inkommit några uppdrag sedan förra sammanträdet. Notera informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 58 Dnr PN 2019-000083 000 Delgivningar Följande delges: Dnr 2019-60 049 Kommunfullmäktige Protokoll 2019-01-29, 25 Ändring av Skellefteå kommuns kravpolicy. Dnr 2019-14 024 Kommunfullmäktige Protokoll 2019-02-27, 72 Tillämpningsanvisningar för pensionsbestämmelser PBF och OPF-KL 18 för förtroendevalda i Skellefteå kommun. Dnr 2019-62 026 Arbetsmiljöverket Arbetsmiljöverket besöker regioner och kommuner under våren 2019. Dnr 2019-70 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2019:09 Legitimationskrav och förändrade behörighetsregler för undervisning i fritidshem. Dnr 2019-71 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2019:11 Hantering av karensavdraget för anställda på RiB. Dnr 2019-76 026 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2019:15 - Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från fullmäktige. Dnr 2019-81 021 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2019:14 - Överenskommelse om ändringar i AKAP-KL bilaga 7 anslutningsvillkor m.m.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 Dnr 2019-82 021 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2019:16 - Ändringar och tillägg i tillsvidareavtalet Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. HÖK T med Akademiker Alliansen. Cirkulären finns att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida www.skl.se. Delgivningarna läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 59 Dnr PN 2019-000005 020 Chef informerar Personalchef, chef för Kommunhälsan och förhandlingschef informerar om: - Information om den digitala tjänsten för reseräkningar för förtroendevalda. - Nuläge i verksamheterna. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 60 Dnr PN 2019-000006 029 Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef redovisar delegationsbeslut fram tom 2019-04-01, i ärendegrupper: 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning med medarbetare. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 61 Dnr PN 2019-000007 020 Övriga frågor Dick Hellman återberättar från Ungdomsfullmäktigedagen.