PROTOKOLL 1 (21)

Transkript

1 PROTOKOLL 1 (21) Personalnämnden Plats och tid Stadshuset, plan 1, sammanträdesrum 104, kl Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Johan Söderberg (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Torbjörn Häggmark (V) Annika Nyman (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Jan-Erik Engman (MP) Inga-Lis Karlsson (S) Simon Rilfors (S) Roland Söderström (S) Tjänstemän Isak Nyberg, verksamhetsstrateg, kl Joakim Lundin, personalchef, kl Birgitta Holmström, förhandlingschef, kl Carina Ohlsson, tf chef för Kommunhälsan, kl Anna Norén Engström, sekreterare, kl Matilda Ökvist, praktikant, kl Övriga deltagare Gun-Britt Jansson, Kommunal, kl Anna-Karin Knutsson-Eriksson, SACO, kl Justerare Johan Söderberg Paragrafer Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Anna Norén Engström, sekreterare.. Johan Söderberg, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Anna Norén Engström

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 96 Dnr PN Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 97 Dnr PN Val av justerare Johan Söderberg (M) utses att justera protokollet.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 98 Dnr PN Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden Protokollet läggs till handlingarna.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 99 Dnr PN Information om GDPR Dataskyddsombudet för personalnämnden informerar om Dataskyddsförordningen (GDPR - General Data Protection Regulation) som reglerar hur vi ska behandla personuppgifter och vad det innebär för Skellefteå kommun som arbetsgivare. Godkänna informationen.

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Månadsrapport september 2018, personalnämnden Personalnämnden har sammanställt en månadsrapport/ekonomisk prognos för innevarande år till kommunledningskontoret. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 5 mnkr(överskott). Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskottverksamhet är ca 3,5 mnkr. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest I personalnämndens verksamhetsbudget för 2018 är det budgeterat 4 mnkr för Projektet pågår som försök fram till Utvärdering ska ske under hösten av kommunens kompetensförsörjningsstrategi och eventuell fortsättning för Godkänna redovisad månadsrapport, inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga - Månadsrapport, personalnämnden Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen/Budget och bokslut Personalnämndens ekonom

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Motion om betald utbildning för specialistsjuksköterskor (27/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där Skellefteå kommun föreslås utreda hur utbildningsanställningar med full lön för specialistsjuksköterskor kan införas i Skellefteå, till exempel utifrån vårdförbundets modell, akademisk specialisttjänstgöring (AST) för sjuksköterskor. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret har i detta ärende samrått med de verksamheter inom arbetsgivaren Skellefteå kommun där behovet av specialistsjuksköterskor finns, bl.a. socialkontoret, skolkontoret och Kommunhälsan. Modellen med akademisk specialisttjänstgöring för sjuksköterskor (AST) är känd i dessa verksamheter, men den är inte prövad. Orsaken är att det är balans i behovet av specialistsjuksköterskor i alla verksamheter och på alla orter. Frågan kan komma att aktualiseras i samband med den nya kompetensförsörjningsstrategin. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Motion (27/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Motion om arbetsmiljön för arbetsplatser för planering, inläsning och dokumentation (31/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där kommunfullmäktige bl.a. föreslås att: - Inventera vilka (temporära) arbetsplatser för planering, inläsning och dokumentation som inte uppfyller rimliga krav på arbetsmiljö. - Åtgärda brister i arbetsmiljö som upptäcks enligt ovan Punkter 1 och 2 i motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att ansvaret för att arbeta med arbetsmiljöfrågor i första hand ligger på arbetsgivaren, men att även medarbetare, skyddsombud och företagshälsovård är aktörer i arbetsmiljöarbetet. Det systematiska arbetsmiljöarbetet i Skellefteå kommun omfattar alla förhållanden på arbetsplatsen, sociala, organisatoriska liksom fysiska förhållanden och ska vara en naturlig del i den dagliga verksamheten. Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens arbete med att undersöka och bedöma risker samt att genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Vid den årliga skyddsronden tittar man på samtliga påverkansfaktorer i den sociala, organisatoriska, fysiska och digitala arbetsmiljön. När skyddsrond görs på arbetsplatsen omfattar de lokaler där medarbetare utför samtliga/olika arbetsuppgifter. I och med arbetet och rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet får arbetsgivaren en dokumentation som sedan används till att åtgärda brister i arbetsmiljön. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Att motionens punkter 1 och 2 anses besvarade.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Motion (31/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige Nämnden för support och lokaler (för kännedom)

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Motion om att utreda erbjudande till personal som avstår från delar av semestern för att klara bemanningen under sommaren (50/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige, där kommunfullmäktige föreslås ge personalnämnden eller annan nämnd i uppdrag att utreda möjligheten att redan i början av åren gå ut med erbjudande (om extra ersättning) till personal som avstår från delar av sommarsemestern. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att sommarbemanningen är en stor utmaning, särskilt på socialkontoret. Inom vissa av socialkontorets verksamheter har personalen erbjudits en extra ersättning förutsatt att de avstått delar av sommarsemestern. Detta har endast skett i de delar av verksamheten där rekryteringsbehoven uppstår. Rekryteringsbehov under sommaren uppstår inte i alla delar av verksamheten. När det uppstår så är det inte i samma verksamhet år efter år utan det slår väldigt olika. Att redan under våren veta var rekryteringsbehov uppstår är inte möjligt. Mot denna bakgrund är det inte kostnadseffektivt att ge detta erbjudande till personalen redan under våren. Motionären har kontaktats. Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Motionen avslås. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Motion (50/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Motion om riktlinjer kring ständig nåbarhet med mera (49/18) Håkan Andersson (C) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige, där kommunfullmäktige föreslås att: - Ge personalnämnden i uppdrag att tillsammans med arbetstagarorganisationerna ta fram riktlinjer kring ständig nåbarhet samt regler om hur vikarier kan kallas in utan att bryta dygns- eller veckovila. Motionen har remitterats till personalnämnden för förslag till beslut. Kommunledningskontoret framlägger att det hos arbetsgivaren Skellefteå kommun inte finns något krav på att vara nåbar dygnet runt, eller året om, därför ser man inget behov av riktlinjer för detta. Det är viktigt att chefer är tydliga mot sina medarbetare i denna fråga. Där verksamheten tillåter finns regler för flexibla arbetstider och bra verktyg för distansarbete, vilket arbetsgivaren anser skapa möjligheter till ett modernare arbetsliv. Arbetstiden (inklusive dygns- och veckovila) för verksamheten regleras i lagar och genom kollektivavtal. Motionären är kontaktad Personalnämnden föreslår kommunfullmäktige Att motionen anses vara besvarad. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Motion (49/18) Beslutet sänds till: Kommunfullmäktige

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Revidering av rekryteringspolicy Enligt planen för översyn ska alla policys ses över minst en gång per mandatperiod. Personalnämnden antog , 58, nuvarande rekryteringspolicy. Förslaget till reviderad rekryteringspolicy innebär att policyn renodlas och sammanfattas i tre korta stycken. Ord som likabehandling, integrationsstrategi och speglingen av befolkningens sammansättning tas bort och ersätts av inkludering. Rätt kompetens på rätt plats, byts ut mot rätt kompetens utifrån verksamhetens behov. Målen lyfts ut ur policyn för att istället användas i verksamhetsplaner, t.ex. kompetensförsörjningsplaner. Anta rekryteringspolicy att gälla from och samtidigt upphör tidigare policy att gälla. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga Förslag till ny rekryteringspolicy Personalnämndens protokoll , 58 Bilaga Gällande rekryteringspolicy Beslutet sänds till: Personalchef Förhandlingschef Informationsenheten för publicering Personalchefsgruppen

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Synpunkter på förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter till kommunens nämnder med önskemål om synpunkter. Programmet har utarbetats i samarbete med företrädare för de nationella minoriteterna. Utvecklingsarbetet har anpassats till att de nationella minoriteterna har olika förutsättningar. Kommunstyrelsen har varit representerad i arbetet. Under arbetets gång har även kontakter skett med aktuella verksamheter inom kommunorganisationen och att Skellefteå kommuns utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter utgår från kommunvisionen. För personalnämndens område så innebär det bla utifrån prioriterade områden och insatser att programmet ska följas upp en gång per mandatperiod och att information om kommunens verksamhet ska finnas tillgänglig på alla minoritetsspråk. Tillstyrka förslaget till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter under förutsättning att resurser avsätts för utvecklingsarbetet med frågorna. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Bilaga - Förslag till program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter Beslutet sänds till: Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunledningskontorets utredningsstrateg

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Anskaffning av ett systemstöd för lönekartläggning En lönekartläggning görs varje år för att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön mellan kvinnor och män. Skellefteå kommun har idag olika och manuell hantering av lönekartläggning, vilket leder till en onödigt stor arbetsinsats och svårigheter att kvalitetssäkra arbetet. Kommunledningskontoret har ett förslag till upphandling av systemstöd gällande lönekartläggning med införande hösten Införandet ger en effektiv och kvalitetssäkrad hantering. Att digitalisera lönekartläggningsarbetet ligger i linje med personalnämnden mål att under år 2018 digitalisera två HR-processer. Investeringskostnaden är uppskattad till kronor, där grundlicensen är cirka och konsultkostnad för uppsättning av system är cirka kr. Det långsiktiga systemansvaret har kommunledningskontoret/hr Strategi och utveckling. Ingen budget för driftskostnad finns i dagsläget varför kostnaden behöver fördelas på förvaltningarna. 1. Uppdra åt inköpsenheten att upphandla ett systemstöd för lönekartläggning. 2. Inköpet finansieras av personalnämndens konto för digitalisering. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Beslutet sänds till: Personalchef Förhandlingschef Personalnämndens ekonom Inköpsenheten Personuppgiftsombud för personalnämnden

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Anskaffning av ett systemstöd för inskanning av Microfichekort Skellefteå kommun har sparat anställningsinformation i form av lönelistor i formatet Microfiche (mikrofilmskort) mellan tiden och Microfichekorten läses med hjälp av en Mikroficheapparat. Support och lokaler som idag är utförare av hanteringen av data redovisar att tekniken är gammal och sårbar. Det är svårt att hitta reservdelar och det går inte att få tag på ny utrustning. Kommunledningskontoret framlägger att behovet av systemstöd gällande inskanning av Microfichekort finns. Med hjälp av systemstödet ska informationen på de gamla korten skannas och metadata skapas genom att varje lönelista blir till en pdf-fil. Detta leder till en minskad sårbarhet och en effektivare handläggning. Kostnaden för överföring till ett nytt system uppskattas till: (Kostnader nedan utgår från en uppskattad volym på kort och 3, 4 miljoner bilder) Automatisk inskanning Manuell inskanning Totalt kronor kronor kronor Driftskostnaden beräknas till kronor per år. Det långsiktiga systemansvaret har kommunledningskontoret/hr Strategi och utveckling. Ingen budget för driftskostnad finns i dagsläget varför kostnaden behöver fördelas på förvaltningarna. 1. Uppdra åt inköpsenheten att upphandla ett systemstöd för inskanning av Microfichekort. 2. Inköpet finansieras av personalnämndens konto för digitalisering. Beslutsunderlag Support och Lokalers tjänsteskrivelse Bilaga Digitalisering av Microfiche Beslutet sänds till: Support och lokaler/inköpsenheten Förhandlingschef, Personalchef Personalnämndens ekonom Personuppgiftsombud för personalnämnden

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbeslut anmäls enligt särskild förteckning för perioden fram tom i följande ärendegrupper: 1.1* Anställningar som kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. 3.4 Beslut om tjänstledighet för att starta näringsverksamhet tom 24 månader. 4.9 c Beslut om studiestöd, bristyrke annan förvaltning. 6.1 Beslut om avstängning. 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.1 Beslut om uppsägning från arbetsgivaren pga arbetsbrist. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning Beslut om avsked. 9.4 Beslut om avslag på begäran att ta del av allmän handling. 9.7 Beslut om att godkänna Attraktiv arbetsplats. Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Förteckning över anmälda delegationsbeslut

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Uppdrag från kommunfullmäktige Det har inte inkommit några uppdrag sedan förra sammanträdet. Godkänna informationen.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Delgivningar oktober 2018 Följande delges: Dnr Socialnämnden Ordförandebeslut om förebyggande insats mot läkemedelsförluster i läkemedelsrum. Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:28 Lag fr o m 1 juli 2018 om Plan för återgång i arbete. Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:30 Två domar från Högsta förvaltningsdomstolen om normalt förekommande arbete. Dnr Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2018:34 Partsgemensamma förtydliganden angående lovskola Cirkulären finns också att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida Delgivningarna läggs till handlingarna.

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Chef informerar Personalchef, chef för Kommunhälsan och förhandlingschef informerar om: - Nuläget i respektive verksamhet. - Om förebyggande insatser i läkemedelsrum. - Om pensionsavsättning för förlorad arbetsinkomst som förtroendevald. - Ärenden inför kommande nämnd. - Utredning om Kommunhälsans uppdrag. - Bemanningen på Kommunhälsan. - Ändrad ingång vid beställning av arbetsförmågebedömningar. Godkänna informationen.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef informerar om aktuellt nuläge i verksamheten samt redovisar delegationsbeslut fram tom , i ärendegrupper: 6.1 Beslut om avstängning. 6.3 Beslut om disciplinpåföljd; skriftlig varning. 7.1 Beslut om uppsägning från arbetsgivaren pga arbetsbrist. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning Beslut om avsked. Godkänna informationen.

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL Dnr PN Övriga frågor Personalnämndens presidium är anmäld till utbildning i Misskötsel i anställningen och svåra uppsägningar med aktuella rättsfall i Umeå den 29 november Personalnämndens ordförande har fått förhinder att delta. Utse Annika Nyman (S) som ersättare för Maria Marklund (S) vid deltagandet i utbildningen.