Inköp av VS-produkter En undersökning av aktörer och inköpsvägar Gustaf Alm Martin Sjölund

Inköp av VS-produkter En undersökning av aktörer och inköpsvägar Gustaf Alm Martin Sjölund Examensarbete Institutionen för Stockholm Industriell Ekonomi och Organisation 2004-06-01 Kungliga Tekniska Högskolan

Förord Denna rapport har tillkommit som ett resultat av ett avslutande examensarbete om 20 poäng på civilingenjörsprogrammet Väg- och Vattenbyggnadskonst vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm. Examensarbetet är skrivet för avdelningen Byggandets organisation och ekonomi vid institutionen industriell ekonomi, på uppdrag av Bygganalys. Idén till examensarbetet blomstrades fram i samråd med Anders Kivijärvi, VD Bygganalys, och Krister Mattisson, inköpsansvarig på Bygganalys. Först och främst vill vi tacka vår seminariegrupp för allt stöd vi fått genom processen samt våra handledare på Bygganalys, Anders Kivijärvi och Krister Mattissson. Utan deras hjälp med kontakter och resurser hade inte arbetet lyckats. Vi vill också tacka de personer som tagit sig tid och ställt upp på våra intervjuer. Vi vill även tacka Thomas Westin, vår handledare vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm, som har fungerat som bollplank och gett uttömmande och konstruktiv feedback. Stockholm den 1 juni 2004 Gustav Alm Martin Sjölund Alm & Sjölund 2004 i

Sammanfattning Detta arbete handlar om inköp av VS-produkter (Värme & Sanitet) och hur de olika aktörerna i inköpskedjan agerar med och mot varandra. Arbetet består av ett antal djuplodade intervjuer med respektive part från: tillverkare, grossist, installatör, entreprenör och slutligen beställare. Byggkostnaderna har under de senaste femton åren ökat väsentligt och inget talar för att en förändring av prisutvecklingen är i antågande. Byggkostnaderna har medfört att priserna för nyproducerade bostäder och kontor ökat vilket resulterat i höjda hyror. Debatten kring de höga byggkostnaderna har väl knappast undgått någon och den kommer antagligen att fortsätta om inte branschen tar sig samman och aktivt försöker sänka produktionspriserna. Att kostnaderna för VS-materialen är så höga i Sverige har av många påståtts bero på den bristfälliga konkurrensen där få grossister agerar med ett stort inflytande på sina kunder. Byggföretagen och fastighetsbolagen har insett att den ökande materialkostnaden i längden är ohållbar och finner sig tvingade att vidta åtgärder för att stoppa utvecklingen. Syftet med vår uppsats blir att undersöka de olika parternas relationer och attityder till varandra. Genom undersökningen kan vi sedan komma fram till vilka åtgärder som beställarledet kan ta för att sänka sina kostnader Vår undersökning visar att en förändring av inköpskedjan håller på att ske där kostnaderna för installationsmaterialen står i fokus. Det bakomliggande orsakerna är delvis en ökande internationalisering och breddad informationsteknologi dvs. att det numera finns möjlighet att beställa material från utländska tillverkare. Vi har kommit fram till att separata inköp är bra men lämpar sig bäst vid nybyggnation. Renovering Och Tillbyggnad (ROT) är i skrivandets stund den överlägset största delen av VS-marknaden, ca 70 procent. ROT-byggformen gör inköpen svårplanerade och gynnar därmed den gamla försörjningsstrukturen, dvs. försäljning via grossist. För att bryta grossisternas oligopolställning så krävs det att aktörerna på marknaden underlättar nyetableringar av grossistföretag med nischad verksamhet, beställarled och entreprenör måste helt enkelt leta efter nya inköpskällor. En lösning kan vara att starta upp samarbeten med konsumentorienterade byggmarknader vilka redan har de logistik- och lagerfunktioner som grossistens kunder efterfrågar. De har dessutom den fördelen av att prisredovisningen sker helt öppet och borgar därmed för en sund konkurrens. Generellt så måste det vertikala leverantörssamarbetet förbättras i branschen, från tillverkare till beställare. En samverkan mellan två eller flera aktörer kan åstadkomma önskvärda effektiviseringar genom att samordna sina aktiviteter och resurser. Att medverka i kedjan som ett lag är en förutsättning. Parterna i ett samarbete måste vilja vinna samma race, även om var och en har olika motiv. Varje enskild partner måste förstå värdet i att arbeta i ett lag samt hur varje medlem kan bidra till att öka oddsen för att vinna. Svårigheten är att alliansen oftast saknar klara mål. Att leverantörssamarbetet kommer att flyta på felfritt är dock inte ett realistiskt mål och inte heller effektivt att uppnå då leverantören alltid kommer att vara osäker på långsiktigheten i kundens behov och vill gardera sig mot eventuella problem. Men en klar förbättring kan ske i branschen där målsättning, långsiktighet och ömsesidig kreativitet är nyckelorden för ett bra samarbete. Alm & Sjölund 2004 ii

Abstract This thesis is about the purchasing of Heat & Sanitary- (HS)-products and how the different players interact in the chain of purchasing. The work consists a number of deep interviews with respective party: manufacturer, wholesale, plumber, building contractor, facility company. Constructing material costs have during the last fifteen years increased heavily and nothing seems to lead to an improvement of the price trend. The building material costs have brought higher prices of new houses and offices, which has caused high rents. The discussion about the high construction prices is hard to avoid and will probably continue until the building market work together and actively try to decrease the product prices. Many claim that one of the explanation of the high material costs in Sweden is the lack of competition between the wholesalers. For the time being, the construction market has too little number of dealers, which have a large sum of influence on their customers. The construction companies and the real-estate companies have come to knowledge that the increasing material cost is precarious in the long run and they feel forced to take measures to stop this development. The results of our investigation are that a change of the purchase-chain takes place where the installation costs are in focus. The reasons for this is partly an increasing internationalisation and an improved information technology, it is now easier than ever to order material from foreign manufactures. Detached material purchasing is best fitted with new production but that market is very small and therefore not significant for the HS-market. The bigger renovation market is much harder to plan and is more fitted for the old purchase structure. To break the wholesalers massive influence one solution could be to open up the market for smaller niche wholesalers. One concrete proposal is to start up collaborations with consumer oriented material-suppliers. These corporations can already today offer logistics- and storageservices, which the customers needs, and has besides that the advantage of open price account. These characteristics are the base for a healthy competition. Generally in the building market is that the collaboration can be improved. Cooperation between two players can achieve desirable improvements through coordinated activities and resources. To contribute as a team in the value-chain is a prerequisite. The parties in the cooperation must have the desire to win the same race, although each party has its own motif. Every partner must understand the value of working together in a team and see that every member can contribute to increase the odds to win. One of the difficulties is the lack of goals within the alliance. That the supplier cooperation will have problems with communication is obvious because of the inbound competition between the operators, besides it is not efficient with too tight bindings. An improvement in the industry could be done and the keywords should be clear objectives, long-term planning and mutual creativity. Alm & Sjölund 2004 iii

1 INLEDNING 1 1.1 BAKGRUND 1 1.2 PROBLEMFORMULERING 1 1.3 MÅLFORMULERING 2 1.4 FOKUS & AVGRÄNSNINGAR 2 1.5 MÅLGRUPP 2 2 METOD 3 2.1 VETENSKAPLIGA TRADITIONER 3 2.2 VETENSKAPLIGA SYNSÄTT 4 2.3 DATAINSAMLINGSSTRATEGI 4 2.4 FORSKARENS SYNVINKEL 5 2.5 METODIK 6 2.6 HANDLINGSPLAN 8 3 INKÖPSPROCESSEN 10 3.1 INKÖPSARBETETS UTVECKLING 10 3.2 INKÖPSPROCESSEN 10 3.3 INKÖPSPROCESSEN I VS-BRANSCHEN 12 3.4 REGELRAMVERK FÖR INKÖP 13 3.5 LEAN PRODUKTION -VÄRDESKAPANDE PRODUKTION 17 3.6 SUPPLY CHAIN MANAGEMENT OCH LOGISTIK 17 3.7 JUST-IN-TIME OCH LAGERSTYRNING 19 3.8 LEVERANTÖRSRELATIONER 24 3.9 ORSAKER TILL BYGGPRISUTVECKLINGEN 28 4 UNDERSÖKNING AV VS-BRANSCHEN 32 4.1 RELATIONER OCH STRUKTUR ÖVERGRIPANDE 32 4.2 PRODUKTER OCH MARKNAD 32 4.3 MARKNADENS OLIKA AKTÖRER 32 4.4 LEVERANTÖRSSAMARBETE 39 4.5 FRAMTIDSSYN 41 4.6 ALTERNATIVA SAMARBETSSTRUKTURER 42 4.7 GENOMFÖRDA PROJEKT 43 5 ANALYS 46 6 SLUTSATS 49 7 KÄLLFÖRTECKNING 51

D 1 Inledning etta kapitel inleds med en bakgrund till det ämne som arbetet kommer att behandla. Problemdiskussion kommer vidare att föras som leder fram till den problemställning som valts. Kapitlet kommer även att ta upp syftet med arbetet samt dess fokus och avgränsningar. 1.1 Bakgrund Inom modern byggnadsindustri är installationer en av de större kostnadsposterna. I begreppet installationer så ingår följande produktkategorier: EL / TELE VENTILATION VS (värme och sanitet) STYR OCH ÖVERVAKNING Byggkostnaderna har under de senaste femton åren ökat väsentligt och inget talar för att en förändring av prisutvecklingen är i antågande. Byggkostnaderna har medfört att priserna för nyproducerade bostäder och kontor ökat i motsvarande grad med ökade hyror som följd. Debatten kring de höga byggpkostnaderna har väl knappast undgått någon och den kommer antagligen att fortsätta om inte branschen tar sig samman och aktivt försöker sänka produktionspriserna. Att kostnaderna för VS-materialen är så höga i Sverige har av många påståtts bero på den bristfälliga konkurrensen där få grossister agerar med ett stort inflytande på sina kunder. Inom VS-området så agerar tre stora grossister varav två är Svenska och en är från Finland. Byggföretagen och fastighetsbolagen har insett att den ökande materialkostnaden i längden är ohållbar finner sig tvingade att vidta åtgärder för att stoppa utvecklingen. 1.2 Problemformulering Aktörerna inom VS-inköpskedjan är kopplade till varandra på en mängd olika sätt vilket tenderar att forma ett likriktat agerande hos respektive part. De få försöken till utveckling motas effektivt bort av den kollektiva styrkan i branschen vars intresse tycks ligga i att bevara befintlig struktur. Vanligtvis så sköter VS-installatören allt som har med dess uppgift att göra dvs montera och tillhandahålla material. Installatören är dock inte den första eller sista som säljer sitt material, det gör såväl grossist som tillverkare. Alla dessa pålägg bidrar till ett väldigt högt pris för installationsmaterialet och att missämja uppstår mellan parterna. Många i kedjan vill gärna göra grossisten till syndabock och menar på att denne tar ut oskäligt höga priser för sina tjänster. De höga materialpriserna gör att entreprenör och fastighetsbolag försöker få till nya inköpsvägar för installationsmaterialet. Alm & Sjölund 2004 1

1.3 Målformulering Av ovanstående problemformulering så kan vi få ut målet. Detta blir att kartlägga de olika aktörernas samarbeten, kopplingar och attityder till varandra. Genom kartläggningen kommer vi sedan fram till vilka förändringar som måste ske i VS-branschen och hur beställarledet kan hitta alternativa leverantörer. 1.4 Fokus & Avgränsningar Fokus kommer att i första hand att ligga på VS-marknadens aktörer i Sverige och då främst byggbolag, grossist och VS-leverantörer. Vi kommer att titta på kostnader, leveranskedjor, förhållanden mellan företagen och attityder till nuvarande system samt titta på några aktuella projekt. Arbetet kommer även att fokusera på de effekter som kan tänkas uppstå vid en omläggning av leverantörskedjan och vilka förbättringar och försämringar detta kan ge för inblandade aktörer. Vi kommer enbart att titta på VS-material dvs. Värme och Sanitet. Exempel på sådana material är porslin och blandare, dessa får vara representativa för materialfrågor. 1.5 Målgrupp Arbetet riktar sig främst till personer och företag med intressen inom inköp, hantering och produktion av VS produkter samt relaterade tjänster inom byggsektorn. Alm & Sjölund 2004 2

K 2 Metod apitlet redovisar hur studien kommer att läggas upp och det arbetssätt vi valt för datainsamling. Först redovisas olika metoder som kan användas vid vetenskapliga studier och sedan följer motivering för de metodval som gjorts. Därefter redogörs för hur det praktiska arbetet på fält genomfördes. 2.1 Vetenskapliga traditioner Här beskrivs vetenskapliga traditioner och synsätt som bygger på skilda filosofiska bakgrunder. Vi har valt ut de traditioner som anses vara relevanta för vår undersökning. 2.1.1 Positivism Positivismen kännetecknas av tesen som säger att kunskap måste kunna verifieras empiriskt för att kunna kallas vetenskap. Detta betyder att vetenskap inte kan grunda sig på känslor eller uppskattningar utan enbart mätningar. Inom positivismen så anses det att kunskap kan förklaras genom orsak och verkan där en parameter påverkar de övriga. Positivismen styrs av rationalitet och forskaren måste vara objektiv i sitt tankesystem. 2.1.2 Hermeneutik Motpolen till positivismen är hermeneutiken. Hermeneutiken är inriktad på tolkning av ting och upplevelser och har sitt ursprung i bibeltolkningar. Till skillnad från positivismen så handlar hermeneutik mer om att försöka dra slutsatser av observationer för att förstå en helhet. 2.1.3 Systemteori Systemteori har kommit till då de traditionella metoderna inte har räckt till. Systemen kan inte förstås genom orsak-verkan synsättet utan måste studeras i sitt sammanhang. Ett system utgörs av en grupp objekt som växelverkar med varandra. Inom systemteori så ligger fokus på helhetsförståelse, exempel på passande system är ekologiska och administrativa system. Dessa inriktningar har betydelse för arbetet där positivismen står för ett kvantitativt angreppssätt och hermeneutiken bidrar med en kvalitativ förståelse och tolkning av system. Då arbetets mål är att finna alternativa leveransvägar där samspel mellan olika aktörer lyfts fram så kommer en större del av arbetet att vara systemteoretiskt inriktad. 1 1 Wallén G, Vetenskapsteori och forskningsmetodik, Studentlitteratur, Lund, 1996 Alm & Sjölund 2004 3

2.2 Vetenskapliga synsätt Det vetenskapliga synsättet förklarar hur teori och empiri förhåller sig till varandra och man skiljer på tre olika synsätt; empiriskt synsätt, teoretiskt synsätt och sambandssynsätt. 2.2.1 Empiriskt synsätt Det empiriska synsättet har positivismen som bas och riktar in sig på empirin. De observationer som görs i empirin styr valet av teori. Synsättets grundläggande syfte är att uppnå en så objektiv kunskap som möjligt. 2.2.2 Teoretiskt synsätt Det teoretiska synsättet innebär att det finns ett starkt teoretiskt inslag som i all väsentlighet styr forskarens förhållningssätt till metodiken. Synsättets mål är också att uppnå en så objektiv kunskap som möjligt. 2.2.3 Sambandssynsätt I ett sambandssynsätt så sker en interaktion mellan teori och empiri. Varken teori eller empiri har någon större inverkan på varandra. Till skillnad från både empiriskt- och teoretiskt synsätt ser sambandssynsättet subjektivitet som en källa till kunskap. Rapporten kommer att skrivas ur ett sambandssynsätt då målgruppen både består av akademiker och företagare. Uppgiften kräver dessutom information från både teorin och empirin vilket ytterligare stärker ovanstående val av synsätt. Uppgiftens karaktär gör att extern teori kan tillföra företagen nya idéer. Vi har valt att inte skriva ur ett teoretiskt synsätt därför att de olika aktörernas relationer till varandra blir en form av teori som bara kan inhämtas ute i fält. 2 2.3 Datainsamlingsstrategi Nedan beskrivs några tillvägagångssätt som insamling av data kan ske på samt på vilka sätt vi planerar att genomföra insamling av data. 2.3.1 Induktiv datainsamling En induktiv ansats innebär att forskaren går in med öppet sinne dvs. han samlar in empiri utan att ha alltför många antaganden på förhand. Efter insamlandet letar forskaren upp den teori som behövs för att komplettera empirin. 3 2.3.2 Deduktiv datainsamling Vid en deduktiv datainsamling så startar forskaren med vissa antaganden, denne läser in sig på en viss teori och samlar därefter in empiri för att se om antagandena håller eller om de måste förkastas. 4 2 Wigblad R. Karta över vetenskapliga samband, Studentlitteratur, 1997. 3 Hartman Jan, Vetenskapligt tänkande, sid 174, 238,1998. Alm & Sjölund 2004 4

2.3.3 Kvantitativa och kvalitativa data Bägge dessa databeteckningar är baserade på empiri. Kvantitativa undersökningar söker den numeriska relationen mellan mätbara egenskaper, medan kvalitativa undersökningar karakteriseras av att man försöker nå förståelse för livsvärden hos en individ eller en grupp individer. Förenklat kan man säga att kvantitativa data är baserat på siffror medan kvalitativa data är baserat på ord. Ett exempel som förtydligar detta är följande: Vi kan fråga oss Hur många gånger går varje individ i genomsnitt på toaletten i Sverige?. Vi skapar här en klass individer, medborgare i Sverige, och ställer en kvantitativ fråga om dem gällande antalet toalettbesök de gör. Vi gick in i detta arbete med ett problem som branschen deklarerat att de skulle vilja ha en undersökning om. Datainsamlingen i vår undersökning har skett utifrån den deduktiva ansatsen. Arbetet inleddes med att identifiera teorier som var viktiga för uppsatsen, sedan utarbetades frågor vars grund låg i teorin och information samlades in från de olika aktörerna. Den största delen av empiri baseras på intervjuer och därför går dessa data under beteckningen kvalitativa data. För att bredda arbetet kommer även en del empiri att bestå av kvantitativa data i form av materialkostnads exempel. 5 2.4 Forskarens synvinkel Forskarens synvinkel innebär från vilken position forskaren studerar problemet. Detta till skillnad från det vetenskapliga perspektivet vilket innebär vad man studerar. Den synvinkel som forskaren väljer beror på vilken praktisk infallsvinkel som läggs på problemet. Ett viktigt val är synvinkel som väljs utifrån vilken samhällsnivå problemet skall studeras ifrån. De två vanligast samhällsnivåerna är makro och mikro. Mikro utgör den enskilda personen medan makro står för ett helt system av människor och ting, t.ex. ett företag eller en avdelning. Det är viktigt att inte författaren skuttar mellan de olika analysnivåerna, då det kan ge en felaktig bild, t.ex. behöver inte en stor förändring för en person innebära en förändring för en hel organisation. 6 En annan viktig aspekt är synen på studiens inriktning, kontroll eller flexibilitet. Kontrollperspektivet innebär stabilitet, ordning och förutsägbarhet medan flexibilitetssynsättet innebär innovationer, förändringar och processer. Den sista aspekten handlar om dimensionen makt. Makt kan innebära att man väljer att se från ett perspektiv ovanifrån, till exempel ur ledningsperspektiv. Man kan istället välja att utgå från perspektiv underifrån, vilket innebär att man ser ett problem från den enskilda människans synvinkel i organisationen. Bägge perspektiven använder sig av inomorganisatoriska synvinklar som därför ingår i gruppen inifrånperspektiv. 4 Hartman Jan, Vetenskapligt tänkande, sid 174, 238,1998. 5 Jacobsen, Dag Ingvar, Vad, hur och varför: Om metodval i företagsekonomi och andra samhällsvetenskapliga ämnen sid 27, Studentlitteratur, 2002. 6 Wigblad R. Karta över vetenskapliga samband, Studentlitteratur, 1997. Alm & Sjölund 2004 5

Utifrånperspektivet är motsatsen och kan förklaras som att alla organisationer uppfattas som likvärdiga aktörer, det vill säga att forskaren har en position utanför organisationen. 2.5 Metodik Metodik talar om hur det empiriska arbetet inom en studie utförs, det empiriska arbete innebär informations- och datainsamling. Det empiriska underlaget är väsentligt för att sedan kunna utföra en välgrundad analys. Det empiriska arbetet kan utföras på olika sätt vilket kan leda till att den insamlade informationen skiljer sig åt beroende på vald metodik. Man skiljer mellan hög- och lågstrukturerad undersökningsmetodik respektive direkt- och indirekt undersökningsmetodik. 2.5.1 Högstrukturerad undersökningsmetodik Denna typ av tillvägagångssätt innebär att forskaren i en intervju ställer precisa frågor som lämnar litet utrymme för variation i svaren, det kan till exempel vara frågor med fasta svarsalternativ eller frågor som kräver ja- eller nej svar. Den intervjuade har även mindre möjlighet att lägga in personliga värderingar och åsikter. Forskaren försöker därmed i stor mån styra svaren. Denna typ av metodik kan endast tillämpas på lågkomplexa system. 2.5.2 Lågstrukturerad undersökningsmetodik Denna metodik lämnar större möjlighet för variation i svaren. Forskaren har inga fasta svarsalternativ utan söker ny information genom att låta den intervjuade svara i mer berättande form. Svaren kan även vara av analyserande karaktär, vilket innebär att den intervjuades egna värderingar lämnas mer utrymme. Med tanke på att ny information kan komma fram under intervjun, kan följdfrågor behöva formuleras under intervjuns gång. Genom lågstrukturerad metodik kan man ta hänsyn till hög komplexitet i det studerade systemet. 2.5.3 Direkt undersökningsmetodik Direkt metodik föreligger då forskaren har tillgång till primärinformation. Primärinformation erhålles genom att forskaren direkt deltar i ett händelseförlopp, detta ger även forskaren en kompetens. 7 7 Wigblad R. Karta över vetenskapliga samband, Studentlitteratur, 1997 Alm & Sjölund 2004 6

2.5.4 Indirekt undersökningsmetodik Forskaren baserar sina slutsatser på sekundärinformation, information som någon annan arbetat fram. Det är då viktigt att bedöma informationens trovärdighet. I en studie är det fördelaktigt och ibland nödvändigt att tillämpa olika metodiker. Man kan på så sätt dra fördel av de olika metodikernas fördel. De olika metodikerna lämpar sig olika bra till olika system, beroende på systemets komplexitet. Nedanstående figur visar hur val av metodik innebär möjlighet att hantera komplexitet. Högkomplext Direk t Lågstrukturerat Högstrukturerat lå gkomplext Indirekt Figur1 Metodikklassificeringsmodellen, ett samband mellan komplexitet och metodik Alm & Sjölund 2004 7

2.6 Handlingsplan Studien kommer att utföras i tre olika steg, dessa olika steg har mål som ligger på olika kunskapsteoretiska nivåer. De tre stegen i studien består av; förstudie, analys och slutsats. 2.6.1 Förstudie Inom ramen för förstudien syftar vi till att samla in information och data nödvändiga för att kunna utföra en välgrundad analys. Detta innebär att vi kommer att ha följande mål med förstudien: Kartlägga hur inköp sker för VS-produkter. Kartlägga vilka faktorer och processer som påverkar och påverkas av inköpsfunktionen, samt vilken karaktär och egenskaper denna påverkan har. Kartlägga de problem och möjligheter som finns med inköpsfunktionen En viktig källa till information kommer vara de intervjuer som kommer att genomföras med de olika aktörerna i inköpsprocessen. De olika aktörerna i kedjan är från början räknat, tillverkaren, grossisten, installatören, entreprenören och beställaren. Intervjuerna med dessa kommer att vara av lågstrukturerad karaktär. Anledningen till detta val är att vi inte vill styra den intervjuade, utan vi vill att denne berättar så fritt som möjligt för att vi ska kunna få ny information. Vi kommer enbart att styra intervjuerna i den mån att vi bestämmer ämnesområde. Snarast efter genomförd intervju kommer intervjun att skriftligen dokumenteras och granskas för att upptäcka oklarheter och motsägelser från tidigare intervjuer. I de fall då det föreligger oklarheter eller motsägelser kommer dessa att tas upp med den intervjuade för att klaras upp. Efterhand som vi får en ökad insikt i inköpsprocessen kommer vi att styra intervjuerna i större grad genom att närmare precisera frågorna, intervjuerna kommer dock fortfarande vara av lågstrukturerad karaktär. Vi kommer även att söka information genom egna observationer för att få en uppfattning om olika processer. Detta innebär en direkt undersökningsmetodik. 2.6.2 Analys Analysarbetet kommer att grunda sig på det empiriska underlaget samt de litteraturstudier vi har gjort. Målet med vårt analysarbete kommer att vara följande: Analysera det empiriska materialet Analysera det teoretiska materialet Att tillämpa ny och gammal kunskap för att arbeta fram lösningar för att nå våra slutliga mål Analysen och de lösningar vi finner kommer att präglas av den kausala logiken. Kausala logiken innebär att författaren strävar efter att hitta, och ringa in viktiga resultat i analysarbetet. De kausala målen kommer att redovisas med normativa uttryck, vilket innebär att vi kommer att föreslå handlingsuppmanande. Vår synvinkel i denna studie kommer att ligga på en macro-nivå då vi studerar inköpsprocessen i sin helhet. Som studenter har vi även ett utifrånperspektiv, vilket innebär att vi inte agerar efter de tankesystem som råder inom Alm & Sjölund 2004 8

företaget. Givetvis blir vi påverkade av att vara på företagen, detta kan även ge oss ett inifrånperspektiv. Det teoretiska materialet kommer att bestå av redan framtagen forskning, vilket innebär en indirekt metodik. Vi kommer därför att vara källkritiska och noga bedöma detta material. Analysarbetet kommer kännetecknas av att finna lösningar och på ett bra sätt gestalta dessa. 2.6.3 Slutsats & diskussion I kapitlet sammanflätas teori, empiri och analys till de logiska slutsatser som kan dras av arbetet som helhet. Meningen är att läsaren genom att läsa kapitlet skall ges en sammanfattning av arbetets resultat. Målet med detta arbete motsvarar det slutliga kunskapsmålet. Här ska vi sortera ut de bästa lösningarna från analysarbetet. Detta gör vi genom att värdera för- mot nackdelar. Utvärdering av våra lösningar kommer att genomföras på det teoretiska planet. Vi kommer inte ha möjlighet till att praktiskt utvärdera dessa på grund av tidsaspekter. Alm & Sjölund 2004 9

D 3 Inköpsprocessen å många stora byggentreprenörer har en klar målsättning att efterlikna den tillverkande industrin, sk industriellt byggande, så tar vi i detta kapitel upp grundläggande begrepp och teorier som återfinns hos klassiska komponentföretag. Exempel på sådana företag är Volvo och Ericsson, inom byggbranschen kan vi hitta projektet Boklok som Skanska och IKEA driver tillsammans. Vi vill med dessa teorier sätta in läsaren i förfarandet vid inköp och de problem som kan uppstå då ett företag går över till en sådan funktion. Teorin är uppdelad i tre delar. Den första delen behandlar inköpsprocessen övergripande och nästa del tar upp begreppen Leanproduktion, supply chain management och JIT-filosofi. Den tredje delen tar upp Leverantörsrelationer. 3.1 Inköpsarbetets utveckling Enligt många forskare inom byggindustrin så håller dagens producerande företag på att förändras. Inköpen står ofta för hälften av omsättningen i företaget och trenden går mot än mer inköp. Detta beror till viss del på den ökande specialisering som sker i Sverige. Där företagen riktar in sig på en viss del i värdekedjan. Då stora företag, genom specialisering, begränsat sitt eget utbud och vill erbjuda kunden en totallösning så använder de sig av fristående leverantörer. Detta görs för att komplettera utbudet för att uppnå den mängd tjänster och varor som kunden förväntar sig. Externa leverantörer har på detta sätt kommit att få allt större betydelse för producerande företag. De senaste åren har förutsättningarna för företagens inköpsverksamhet ändrats. I och med en ökad globalisering så har leverantörsalternativen ökat på vissa områden medan det på andra snarare har minskat, ökande uppköp och större globala företag. Då de producerande företagen specialiserar sig så ökar kraven på underleverantörerna. Det producerande företaget kräver specialanpassade produkter, något som bara en del av leverantörerna klarar av att tillverka. Detta tvingar i sin tur underleverantören att anpassa sin tillverkning. Utbytbarheten mellan olika leverantörer har helt enkelt minskat. 8 3.2 Inköpsprocessen Inköpsprocessen är långvarig och pågår i stort sett hela leverans- eller projekttiden vid anläggnings- och systemleveranser. Inköpsinsatserna startar under anbudsskedet till kund och upphör först när kunden slutgiltigt övertagit produkten eller anläggningen och garantiperioden löpt ut. Under säljskedet måste inköparen klarlägga alla förutsättningar för leverantörerna innan dessa utarbetar sina offerter, dvs. meddela de speciella förhållanden som beställaren känner 8 Gadde L-E. Håkansson H, Professionellt inköp sid. 64, Studentlitteratur, 1998 Alm & Sjölund 2004 10

till eller kan förutse. Inköparen måste även få bindande offerter från alla leverantörer på alla större och kostnadspåverkande inköp, för att med relativt stor säkerhet kunna beräkna eller kalkylera totalkostnaden för leveranstagandet. Inköpsarbetet över tiden Säljprocessen Projektprocessen Arbete Förfrågan Offert Order Igångkörning Tid Figur2: Anläggarens inköpsarbete över tiden Varje upphandling kräver ett reellt förarbete. Första steget i inköpsprocessen är att bestämma orderspecifikationerna. Arbetet med att utforma dessa orderspecifikationer utgår ifrån givna inköpsdirektiv, specifikationer eller kundkontraktet och den funktion som produkter eller systemet ska uppfylla. Inköpsavdelningen ställs här bl.a. inför ett make-or-buy -beslut där man behöver besluta sig för om komponenten skall tillverkas själv eller om outsourcing skall tillämpas. Ju tydligare funktionskravet kan beskrivas för leverantören desto lättare kan denne möta ställda krav och förväntningar. Tydliga specifikationer medför också att inköparen eliminerar leverantörens möjlighet att begära ersättningar för ändringar och tillägg, ett annat sätt är att reglera eventuella ändringar redan i leverantörsavtalet genom timpriser, enhetskostnader och optioner. 9 9 Skoog, Ulf. Proffs i inköp?! : skapa lönsamhet i industriella inköp, Studentlitteratur, 2001 Alm & Sjölund 2004 11

Inköpsprocessens fem steg INKÖPSPROCESSEN Utformande av orderspecifikationer Leverantörsval Utarbetande av kontrakt Order Utförande Figur3: Inköpsprocessens fem steg Inköpsprocessen medför i övrigt att inköparen måste ha bred kompetens, speciellt inom det tekniska området, ha en känsla för affärer samt vara kunnig inom logistik och administration. Samtliga steg i inköpsprocessen måste genomföras noggrant och systematiskt för att förse den interna kunden med det den vill ha. Önskemålet från denne är att få en produkt som är anpassad till sitt användningsområde, som kommer i rätt tid och kvantitet samt till ett rimligt pris. 10 3.3 Inköpsprocessen i VS-branschen Inköpsprocessen i VS-branschen är uppbyggd i flera led och består grundläggande av de fem olika aktörerna plus agenten i vissa fall. Beställare anlitar entreprenör som lägger ut en stor del av arbetet på underentreprenörer. Underentreprenören köper in materialet av grossisten som i sin tur får sitt av tillverkaren. I vissa fall så finns det agenter som har ensamrätt om att sälja en viss produkt i Sverige och då tvingas grossist att gå ett extra steg via denna agent. Under de senaste åren så har både beställare och upplevt att materialpriserna är för höga och har därför försökt att kapa antalet aktörer i kedjan och skapa alternativa inköpsvägar. Det vanligaste sättet att göra det på är att köpa direkt från en fabrik eller agent vilket leder till att man hoppar över grossist och installatör. På samma sätt kan även installatören göra men han hoppar då enbart över grossisten. 10 Skoog, Ulf. Proffs i inköp?! : skapa lönsamhet i industriella inköp, Studentlitteratur, 2001 Alm & Sjölund 2004 12

Schema över inköpsstruktur UE Fabrik UE Fabrik UE Fabrik Grossist UE Entreprenör Beställare Fabrik Fabrik Agent UE UE UE Vanlig inköpsväg Alternativ inköpsväg Figur4: struktur vid materialinköp av VS-produkter När de olika aktörerna använder sig av alternativa inköpsvägar så handlar det främst om testverksamhet. Vissa produkter beställs dock regelbundet från fabrik och då handlar det om bulkvaror, sådana varor som inte har någon speciell märkesidentitet och ser likadana ut oavsett tillverkare. 3.4 Regelramverk för inköp I detta kapitel kommer de regler som gäller för handel mellan parterna att tas upp. Kapitlet redovisar även vilka avtal som gäller mellan de olika aktörerna. 3.4.1 Allmänna bestämmelser Byggbranschens olika parter har träffat överenskommelser om standardiserade avtalsvillkor som ofta benämns Allmänna Bestämmelser, med en tilläggstext som anger för vilken avtalstyp villkoren är avsedda att tillämpas. Avsaknaden av lagstiftning för entreprenadavtal har bl a utgjort skäl för utarbetandet av allmänna bestämmelser för entreprenader. I den följande figur redogörs för de grundavtalsbestämmelser som tillämpas inom eller berör installationsbranschen. 11 11 Käll & Genberg, El- och VVS installationer 1 och 2, Projektering, redovisning, upphandling och uppföljning. Svensk byggtjänst, 2000. Alm & Sjölund 2004 13

Karta över allmänna bestämmelser och parter AB 92 ABT 94 AFU 99 AFTU 99 Byggherre Entreprenör Installatör ABK 96 ABM 92 Konsulter Leverantör ABM 92 Leverantör Figur5: Avtalsbestämmelser mellan olika aktörer AB 92 Allmänna Bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader, AB 92 är resultat av förhandlingar mellan företrädare för i princip samtliga beställare och entreprenörer inom byggbranschen. Bestämmelserna, som detaljerat reglerar avtalsförhållandet, är avsedda att användas vid de traditionella entreprenadformerna generalentreprenad och delad entreprenad. ABT 94 Allmänna Bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten. ABT 94 används då beställaren vid upphandling sluter avtal med en entreprenör om såväl hela eller en väsentlig del av projekteringen som själva utförandet. AB 92 och ABT 94 skall inte åberopas tillsammans då ABT 94 är en komplett handling. ABT 94 skall användas när beställaren ställer krav på en viss funktion och då entreprenören skall svara för hela eller väsentlig del av projekteringen samt för utförandet. AFU 99 Allmänna Bestämmelser för underentreprenader. Bestämmelserna är avsedda att tillsammans med AB92 användas för avtal om underentreprenader. De kan även tillämpas i de fall underentreprenaden först upphandlas av beställare och därefter överförs på generalentreprenören, s k samordnad generalentreprenad. Alm & Sjölund 2004 14

AFTU 99 Allmänna Bestämmelser för underentreprenader på totalentreprenad. AFTU 99 är avsedd att användas i avtal mellan en totalentreprenör och dennes underentreprenörer. ABK 96 Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet av år 1996 (ABK 96) är det standardavtal som beställarsidan och konsultsidan utarbetat gemensamt och som utgör allmän avtalsgrund för enskilda uppdrag inom området. ABM 92 Allmänna Bestämmelser för köp av varor till yrkesmässig byggverksamhet. Bestämmelserna är tillämpliga i all försäljningsled med undantag för leverans till enskild konsument. ABM 92 innehåller allmänna avtalsvillkor som anses vara godtagbara för byggmaterialtillverkare, återförsäljare och entreprenörer. Bestämmelserna kan även tillämpas när säljaren, såsom en del av köpeavtalet, åtagit sig installation eller montering i begränsad omfattning, vid större monteringsomfattning bör AB 92 tillämpas. 3.4.2 Bestämmelser för leveransavtal Det finns på marknaden ett flertal bestämmelser för leveransavtal inom olika områden för detta arbete är det mest intressanta AA VVS 96. AA VVS 96 AA VVS 96 är allmänna leveransbestämmelser för VVS- och VA-material för yrkesmässig verksamhet i Sverige. Detta avtal reglerar handeln mellan installatören och Grossisten. 3.4.3 Lagar för olika parter Konsumenttjänstlagen KtjL är Sveriges första lagstiftning som reglerar s k materiella uppdrag, t ex entreprenaduppdrag. Lagen, som till stor del bygger på vad som anses utgöra dispositiv rätt inom tjänsteområdet, innehåller i huvudsak tvingande minimiregler till förmån för konsument i avtal med näringsidkare. Konsumenttjänstlagens tillämpningsområde omfattar en tämligen heterogen samling av tjänster, från den enklaste skoreparation till komplicerade och kostnadskrävande reparationsoch ombyggnadsarbeten på byggnader och andra anläggningar. Dock omfattas inte uppförande av bostadshus som uttryckligen har undantagits från lagens tillämpningsområde. Konsumenttjänstlagen har däremot betydelse för parterna konsument och näringsidkare inom byggsektorn, t ex när fastighetsägare köper tjänster direkt av entreprenör vid reparationer och ombyggnad. Att utan vidare tillämpa köprättsliga regler på ett entreprenadavtal brukar inte anses tillrådligt. Vad som praktiseras är att man hämtar utfyllande regler från Konsumenttjänstlagen. 12 12 Käll & Genberg, El- och VVS installationer 1 och 2, Projektering, redovisning, upphandling och uppföljning. Svensk byggtjänst, 2000. Alm & Sjölund 2004 15