Fysiska institutionen Kallelse Styrelsen Sammanträde nr 6/2018 Tisdagen 12 juni 2018 Kl 13.00-15.00 Plats: Sammanträdesrum H422 Ledamöter Lärare Joachim Schnadt, professor, ordf Anne L Huillier, professor Charlotta Nilsson, univ.lektor Maria Messing, univ.lektor Peter Samuelsson, univ.lektor Per Johnsson, univ.lektor Birgitta Svenningsson, univ.lektor Suppleanter Martin Magnusson, univ.lektor Andreas Wacker, professor Johan Gustafson, univ.lektor Edouard Berrocal, bitr.univ.lektor Magnus Borgström, professor Mattias Richter, professor TA-personal Jason Beech, forskare Robert Collin, forsk.ing Katarina Lindqvist, ekonom Studenter Emil Rofors, doktorand Daniel Magdalinski, GLUFS Mattias Ammitzböll, TLTH Håkan Lapovski, intendent Anneli Löfgren, forsk.adm.chef Anne Petersson-Jungbeck, forsk.adm. Florinda Vinas Boström, doktorand Sebastian Wahlberg, GLUFS Mötesordförande: Joachim Schnadt, prefekt Sekreterare: Charlotta Byggfors Spolén Britt-Marie Hansson, adm.chef, Knut Deppert, bitr.prefekt, Per Kristiansson, st.f.o. bitr. prefekt, Tomas Brage, studierektor Nfak, Charlotta Nilsson, studierektor Tfak och Göran Frank, studierektor FU har närvaro- och yttranderätt 1 Kontroll av styrelsens sammansättning för beslut 2 Utseende av justeringsperson 3 Protokollet från föregående sammanträde. Bilaga 4 Godkännande av dagordningen 5 Institutionsledningens månadsrapport (Bilaga) och information från avdelningarnas månadsrapporter. 6 Institutionsfrågor 6.1 FU-organisation vid fysiska institutionen. Beslut. Bilaga. 6.2 Hälsoundersökningar 2018. Information. 6.3 Tertialsbokslut. Information och diskussion. Bilaga. 6.4 IT vid fysiska institutionen. Information och diskussion. 6.5 Program för rekrytering av biträdande universitetslektorer av underrepresenterat kön och BUL-skola vid LTH. Information och diskussion.
6.6 JäLM: Jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsplan för fysiska institutionen 2018. Information och diskussion. Beslut. Bilaga. 6.7 STRUT-utredningen: universitetets remissvar. Information. 6.8 Ställföreträdande och biträdande prefekter. Information. 6.9 Brunnshögssatsningen i fysiska institutionens budget 2018. Uppdatering. 6.10 Lokaler: Pågående aktiviteter. Information. 7 Övriga frågor 8 Nästa styrelsemöte 12 juni 2018, kl. 13.00-15.00 Joachim Schnadt prefekt
Fysiska institutionen 2018-05-31 Lunds universitet INSTITUTIONSLEDNINGENS MÅNADSRAPPORT TILL AVDELNINGSFÖRESTÅNDARMÖTE I JUNI 2018 1. Prefektbeslut - 2. Hänt sen sist - 3/5: SULF-rapport Ett spel för galleriet? Om anställningsprocesser i akademien, https://sulf.se/nyhet/rapport-ett-spel-for-galleriet/ - 17/5: Källénsymposium om exoplaneter på institutionen för astronomi och teoretisk fysik - 23/5: Lyckad institutionsutflykt till Barsebäck - 25/5-26/5: Två nya hedersdoktorer med stark anknytning till fysiska institutionen promoverade: Anne Borg och Chris Palmstrøm. Hedersdoktorsföreläsningar dagen före promoveringen. - 29/5: Förvaltningsrätten i Malmö upphäver Länsstyrelsens beslut om att klassa fysiska institutionen som farlig verksamhet (bilaga) 3. Aktuellt från universitetsledningen och fakulteterna LU - Förhandlingar med Elsevier om nytt avtal strandade (se https://rektor.blogg.lu.se/orimliga-villkor-bakom-strandade-forhandlingar-medelsevier/) - Upphandling: upphandlingar ovanför tröskelvärdet kan nu beställas i Lupin (sök efter upphandling som produkt) - Upphandling: nytt ramavtal för vakuumkomponenter och kvadrupolmasspektrometrar Nfak - N-fak kommer att genomföra en IT-organisationskartläggning i höst LTH - Ordförande för valberedningen utsedd: Ingrid Svensson (Inst för biomedicinsk teknisk) - Program för finansiering och rekrytering av biträdande universitetslektorer av underrepresenterat kön sjösätts snart - 8/5: överenskommelse programledningar - institutioner, tillsättning av ansvarig grupp samt uppdrag (dnr STYR 2018/818) - 15/5: Uppdrag översyn av syfte och mål i utbildningsplanerna (dnr STYR 2018/ 820) - Förslag på nya mastersprogram på LTH emottagna, däribland mastersprogrammet i fotonik och i nanovetenskap - Nyrekrytering av Lise Meitner-professorer aviseras för hösten 2018 4. Övrigt - 1 Månadsrapport till avdelningsföreståndarmöte i juni 2018
BESLUT 2018-06-12 1 Fysiska institutionen Prof. Joachim Schnadt Prefekt Beslutet innebär justering av beslut LTHNFy 2013/19 som därmed upphävs. Beslut angående FU-kontaktperson vid forskningsavdelningarna vid fysiska institutionen, doktorandernas institutionsrepresentant och ansvars- och uppgiftsfördelning med hänsyn till upprättande av doktorandernas individuella studieplaner Det är av yttersta vikt att forskarutbildningen vid fysiska institutionen har en kvalitet som inte bara är av god standard, men som kan mäta sig såväl nationellt som internationellt, samtidigt som vi ska följa det regelverk som staten, universitetet och fakulteterna har upprättat. För att uppnå detta mål behöver institutionen säkerställa att alla inblandande förstår vad de har för ansvar, ha en lämplig FU-organisation och säkerställa att utbildningen i varje enskilt fall kvalitetgranskas. Detta beslut definierar ramarna för forskarutbildningsorganisationen vid fysiska institutionen och ska bidra till att tydliggöra ansvarsfördelningen. FU-organisationen vid fysiska institutionen I enlighet med föreskrifterna för utbildning på forskarnivå vid Lunds universitet ska fysiska institutionen ha en studierektor för forskarutbildning (SR). SR utses av dekanerna efter förslag från prefekten. En kontaktperson för forskarutbildning (KFU) ska finnas på varje forskningsavdelning. KFU utses av avdelningsföreståndaren. För varje doktorand ska det dessutom finnas en institutionsrepresentant (IR) som utses av prefekten genom signering av den fullständigt ifyllda individuella studieplanen. Varje forskningsavdelning ska utse minst en ständig IR som då lämpligtvis är samma person som KFU. Finns det fler IR på en forskningsavdelning så bör en av dessa också vara KFU. Är KFU en av handledarna så föreslår avdelningsföreståndaren en annan person som IR som då utses på samma sätt som ovan. Doktorandens och handledarens ansvar Doktoranden har huvudansvaret för att uppnå examensmålen enligt den allmänna studieplanen. Huvudhandledaren har huvudansvaret för att säkerställa att doktorandens utbildning håller god kvalitet och för att ge doktoranden möjligheten att uppnå examensmålen enligt den allmänna studieplanen. Doktoranden och huvudhandledaren har huvudansvaret för att varje år upprätta de individuella studieplanerna, att de håller bra kvalitet och att studieplanerna uppfyller de kraven som institutionen och fakulteterna ställer på dem. Postadress/Postal address Box 118, 221 00 Lund, Sweden Besöksadress/Visiting address Professorsgatan 1, 223 63 Lund Leveransadress/Delivery address Sölvegatan 14, 223 63 Lund, Sweden Telefon/Phone +46 46 22 27670 E-post/E-mail prefekt@fysik.lu.se Webbadress/Internet www.fysik.lu.se
2 Avdelningsföreståndarnas ansvar Avdelningsföreståndaren utser KFU. Avdelningsföreståndaren föreslår en IR för varje doktorand. Avdelningsföreståndaren ansvarar för att det sker årliga uppföljningar av de individuella studieplaner, att de uppdateras och att de läggs in i Ladok. Avdelningsföreståndaren ansvarar för att kravprofil och yttrande vid tillsättning av doktorandtjänst vid avdelningen håller god kvalitet. KFU:s uppdrag KFU ska vara forskningsavdelningens kontaktperson till SR för övergripande FU-frågor. KFU ska ha kännedom om regelverken gällande FU och doktoranders rättigheter och skyldigheter KFU ska vara behjälplig vid granskning av kravprofil och yttrande vid tillsättning av doktorandtjänst vid avdelningen. KFU ska vara behjälplig andra forskningsavdelningar då granskningsgrupper ska sättas samman. KFU ska godkänna granskningsgrupper vid doktorandtjänstutlysningar. IR:s uppdrag IR ska kvalitetsgranska doktorandernas individuella studieplaner, särskilt med hänsyn till de krav som institutionen och fakulteterna ställer på dem. IR ska leda doktoranders studieplansmöten. IR får inte vara inblandad i det aktuella forskningsprojektet. Joachim Schnadt Prefekt Fysiska institutionen
Fysik gemensam 107131 7 268 000 12 614 000-700 000-251 000-2 876 000-2 610 000 439 000 3 873 000 1 478 000 Atomfysik 107132 8 268 000 8 268 000-2 504 000-1 337 000-138 000-2 318 000-596 000-1 734 000-2 282 000 Fasta tillståndets fysik 107133 27 240 000 22 536 000-4 173 000-1 916 000-5 273 000 8 396 000-3 820 000 686 000 561 000 Kärnfysik 107134 2 326 000 1 738 000-1 176 000-327 000 207 000 1 898 000 1 211 000 530 000 945 000 Grundutbildning 107136 6 410 000 6 410 000-380 000-132 000 2 410 000 984 000-139 000-201 000-1 459 000 Förbränningsfysik 107137 12 041 000 12 091 000-7 198 000-2 885 000-2 801 000-2 800 000-1 232 000 804 000-2 697 000 Summa T-fak 69 525 000 69 525 000-18 236 000-7 677 000-8 242 000 1 275 000-5 255 000 4 872 000-2 573 000 Partikelfysik 156134 5 365 000 5 365 000-2 114 000-593 000-374 000-1 847 000-1 534 000 314 000 0 Kärnfysik 156135 4 936 000 4 925 000-2 386 000-213 000-431 000 1 810 000-307 000 32 000-777 000 Grundutbildning 156136 432 000 432 000-396 000-126 000 500 000-417 000-951 000-1 976 000 200 000 Synkrotronljusfysik 156137 5 738 000 5 738 000-2 340 000-710 000 988 000-5 006 000-993 000-927 000 520 000 Resurscentrum 156138 8 224 000 8 224 000-2 068 000-690 000-951 000 192 000-1 559 000 780 000 387 000 Biblioteket 156142 0 0 0-1 000-162 000 368 000 16 000-336 000 0 Matematisk fysik 156143 2 065 000 2 065 000-1 284 000-189 000 336 000-401 000-827 000-1 114 000-996 000 Summa N-fak 30 261 000 30 261 000-10 710 000-2 566 000-1 477 000-9 481 000-4 894 000-3 485 000 908 000 TOTALT 99 786 000 99 786 000-28 946 000-10 243 000-9 719 000-8 206 000-10 149 000 1 387 000-1 665 000 RESULTAT 30 april 2018 Institutionen för Fysik Budget 2018 Avdelning Kostnadsställe MK 1 jan-18 inkl. överf. BUDGET 2018 jan-april Resultat 30 april 2018 resultat 2017 budget 2017 resultat 2016 budget 2016 Justering/budget-kst -536 000-179 000 980 000 NanoLund 107127 421 000 421 000-281 000-94 000 622 000-680 000 7 000 1 089 000 Lunds lasercentrum 107129 2 537 000 2 487 000-38 000-13 000 134 000-162 000 55 000 418 000-118 000 Matematisk fysik 107130 3 014 000 2 960 000-1 250 000-543 000-527 000-1 433 000-1 180 000-593 000 19 000 Avdelning Kostnadsställe MK 1 jan-18 inkl. överf. BUDGET 2018 Budget 2018 jan-april Resultat 30 april 2018 resultat 2017 budget 2017 resultat 2016 budget 2016 Justering/budget-kst -1 000 000 Fysik 156130 200 000 200 000-47 000-11 000-378 000-361 000-85 000-440 000-187 000 Fysik gemensam 156131 3 301 000 3 312 000-75 000-33 000-1 005 000-3 819 000 1 346 000 182 000 2 761 000
F ysiska inst itutionen STYR 2018/xxxx Jämställdhets-, likabehandlings- och mångfalds-plan för Fysiska institutionen 2018-2019 Huvudansvaret för arbetet med jämställdhet, likabehandling och mångfald ligger hos rektor, men ansvaret delas med alla medarbetare och studenter i organisationen. Varje chef, medarbetare och student ansvarar för att bidra till universitetets strävan mot ett demokratiskt och jämställt universitet. Detta dokument beskriver det planerade arbetet vid Fysiska institutionen för jämställdhet, likabehandling och mångfald under perioden 2018-2019. Med utgångspunkt från tidigare styrdokument vid Lunds universitet formulerades en första plan under 2015/16 för åtgärder vid Fysiska institutionen som därefter reviderats. Denna plan bygger på policys och planer inom området som upprättats på högre nivåer inom universitetet: 1. Lunds universitets policy för jämställdhet, likabehandling och mångfald (Dnr PE 2011/177) som beslutades 2011-09-08 och är inte tidsbegränsad. 2. Handlingsplanen Likabehandlingsplan för studenter vid Lunds universitet 2016 (Dnr STYR 2015/1397) beslutades 2016-03-31 och upprättades 2016. http://www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/lunds-univeritetspolicy-for-jamstalldhet-likabehandling-och-mangfald.pdf www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/likabehandlingsplan-forstudenter-vid-lunds-universitet-2016.pdf 1. Diskriminering Fysiska institutionen har nolltolerans mot diskriminering, trakasserier och kränkande särbehandling. Detta ska manifesteras genom ett aktivt arbete för att förebygga att diskriminering förekommer vid institutionen. Samtidigt ska det finnas en beredskap för att diskriminering trots allt sker. Det krävs därför en tydlig och rättssäker hantering av anmälda fall. Mål 1: Fysiska institutionen ska arbeta aktivt för att förebygga diskriminering. Diskussion: Lunds universitet genomförde 2014 ett Diskrimineringsskyddsprojekt, där bland annat ett utbildningsmaterial framtogs. Diskrimineringsombudsmannen har många exempel på material som kan användas. Vid Lunds universitet erbjuds utbildningspaketet Se Människan. Det finns därför ett rikt utbud av utbildningsmaterial att använda.
Åtgärder: Varje avdelning vid institutionen skall genomföra minst ett förebyggande projekt mot diskriminering och kränkande särbehandling under 2018 respektive 2019, antingen med utgångspunkt i projekt som utförts tidigare eller ett nytt. JäLM-gruppen och institutionsledningen agerar stöd för att föreslå och samordna projekt. Projekt kan samordnas och upprepas mellan flera avdelningar. Ansvariga: Avdelningsföreståndare. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Varje avdelning förutsätts avsätta tid och medel för projektet. Mål 2: Hanteringen av diskrimineringsärenden skall vara tydlig och säker. I alla lägen skall hänsyn tas till den som anser sig diskriminerad. Diskussion: Fysiska institutionen och den akademiska världen i stort är inget undantag, utan den riskerar att präglas, som resten av samhället, av kränkningar av människors värdighet. När detta händer, är det viktigt att hanteringen av ärenden inte skuldbelägger eller offergör, utan fokus är på att åtgärda och avhjälpa den uppkomna situationen. Åtgärder: Institutionsledningen utformar och distribuerar en beskrivning av handlingsordningen vid anmälan av diskriminering. Informationen skall finnas tillgänglig i JäLM-gruppens web-information och skall också kommuniceras på lämpligt vis till anställda och studenter, t. ex. genom affischering. Ansvariga: Prefekter och studierektorer. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Eventuella kostnader tas från Fysiska institutionens JäLM-medel 2. Likabehandling Likabehandling innebär att alla behandlas med respekt och omtanke och får möjlighet att utvecklas utifrån sina personliga förutsättningar. Det betyder att ett brett antal åtgärder hamnar inom detta område. Det är viktigt att detta inte medför att man separerar åtgärder för studenter och anställda, eftersom de ofta sammanfaller. Mål 1: Fysiska institutionen skall aktivt arbeta för likabehandling av studenter och anställda, genom olika former av informationsspridning och deltagande i projekt. Mål 2: Fysiska institutionen ska erbjuda möjlighet för alla studenter och anställda att öka sin genusmedvetenhet, speciellt vad det gäller sambandet mellan genus och fysik. Diskussion: Vid Lunds universitet finns ett antal projekt som redan bedrivs för likabehandling men som behöver stöd på lokal nivå och där kan en stor institution som Fysiska institutionen vara ett föredöme. Det är viktigt att alla studenter och anställda inkluderas i de projekt, informations- och utbildningsinsatser som görs. För lärare är det särskilt viktigt att man också prioriterar insatser för en mera inkluderande utbildning. Detta innebär bland annat att lärare är medvetna om, och att studenter erbjuds möjligheten att lära sig om, genusmedveten utbildning och ett genusperspektiv för ämnet fysik. 2
Åtgärd 1: Fysiska institutionen erbjuder kursen Genus i Naturvetenskap och Teknik. Studenter och lärare är välkomna att anmäla sig till kursen. På LTH ges kursen Kultur, normer och makt hur behandlar vi varandra på LTH? från hösten 2018 Information Genuskursen : studierektor Kultur, normer.. : Genombrottet, LTH Ansvariga: Medarbetare i samråd med avdelningsföreståndare Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Naturvetenskapliga fakulteten stödjer kursen, men resterande medel tas ur utbildningsbudgeten. Åtgärd 2: Fysiska institutionen stödjer aktivt IDAHOT-dagen, genom att sprida information om det program som anordnas centralt och hissar regnbågsflaggan den 17:e maj. Ansvarig: Prefekten. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Informationsspridning kan ske genom institutionens vanliga kanaler. Åtgärd 3: Samtliga lärare och personal som är involverade i undervisning skall vara medvetna om studenternas rättighetslista http://www.lu.se/sites/www.lu.se/files/handbok-rattighetslistan-webb.pdf Denna rättighetslista implementerades under 2017, en fortsatt översyn ska ske och institutionen ska åtgärda eventuella brister. Ansvariga: Studierektorer och prefekter med hjälp av skyddsombud. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Detta arbete faller inom den normala utbildningsbudgeten. Åtgärd 4: Hinder i studiemiljön och på arbetsplatsen ska undanröjas så att alla studenter och anställda har likvärdiga möjligheter att delta. Under 2018 skall en fortsatt inventering av lokaler vid Fysiska institutionen ske vad det gäller tillgänglighet konkret kan det innebära ytterligare anpassning för rullstol, hörselslingor/högtalare etc. Det är viktigt att de redskap som finns också används. Institutionen ska därför anordna information om inkluderande undervisning regelbundet. Ansvarig: Studierektorer och institutionsledning. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Detta arbete faller inom den normala utbildningsbudgeten. 3
3. Rekrytering, befordran, ledarskap, löner och anställningsvillkor Det är viktigt att på alla nivåer arbeta aktivt för en balanserad könsfördelning i ledande befattningar och beslutande organ. Samtliga anställda ska erbjudas möjlighet till en aktiv karriärplanering och ett stöd i etablering av nätverk. Mål: Fysiska institutionen ska skapa förutsättningar för en jämn könsfördelning på alla ledande befattningar och inom alla beslutande organ. Institutionen ska också aktivt arbeta för att anställda ska beredas möjlighet till utveckling och en meningsfull karriär. Diskussion: Det är väldokumenterat att det förekommer partiskhet vid utseende av ledare samt vidbefordran och tjänstetillsättning. Det är därför viktigt att skapa en medvetenhet om detta och skapa förutsättningar för ett mera jämställt val av personer till olika befattningar. Åtgärd 1: Fysiska institutionen ska aktivt arbeta för att rådgivande och beredande grupper inom institutionen uppfyller jämställdhetsintervallet och att också andra underrepresenterade grupper inkluderas. Ansvarig: Avdelningsföreståndare, Studierektorer, Prefekt Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Åtgärd 2: Fysiska institutionen ska aktivt arbeta för att underlätta underrepresenterade grupper att ta ledningsuppdrag. Ansvarig: Prefekt Uppföljning: Vid tillsättning av ledningsuppdrag skall det redovisas vilka åtgärder som gjorts. Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: Inga kostnader beräknas för detta. Åtgärd 3: Personer med ledande befattning (personalansvar) utbildas i diskrimineringslagen och dess praxis samt får möjlighet att utveckla sin kompetens inom JML (LU policy). Ansvarig: Prefekt Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Åtgärd 4: Prefekter eller av prefekten delegerad ledare ska genomföra coachande karriärssamtal med sina anställda där möjligheter och strategier diskuteras för en aktiv karriärplanering, detta gäller särskilt i de fall där tydliga karriärvägar saknas (t.ex. inom anställningskategorierna T/A och övrig personal). Ansvarig: Prefekter och avdelningsföreståndare. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: - 4
Åtgärd 5: Fysiska institutionen ska verka för att man vid tjänstetillsättningar utnyttjar till exempel jämställdhetsintervall (definierat som 40/60 vid LU) för att förbättra könsfördelningen och mångfalden bland de anställda. Hur detta har övervägts i samband med förslag på inrättande av tillsvidaretjänster skall kommenteras i förslaget till styrelsen om inrättande av tillsvidaretjänst. Ansvarig: Prefekter och avdelningsföreståndare. Uppföljning: Avrapportering i samband med bokslut i slutet av åren till JäLM-gruppen, för sammanställning till styrelsen vid Fysiska institutionen. Budget: - 5