Praktisk arkivering Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013. Arkiv och registratur 2015 Version 1.0 Gällande från och med 2013-01-01
Att upprätta en arkivredovisning Allmänna handlingar vid Karolinska Institutet bildar vårt arkiv. Dessa handlingar ska redovisas så att handlingarna går att återsöka. Arkivredovisningen börjar med ett försättsblad med institutionens namn samt startår och senare även slutår för arkivbildningen. Efter försättsbladet följer en arkivbeskrivning som redogör för institutionens framväxt men även dess nutida verksamhet. Efter försättsblad och arkivbeskrivning följer själva arkivförteckningen bestående av en innehållsförteckning samt förteckningsblanketter. Det är dessa blanketter som fylls i vid arkivering. Arkivredovisning INSTITUTIONEN FÖR XX 2013 -
Struktur för av arkivhandlingar enligt den verksamhetsbaserade arkivredovisningen Strukturen liknar det allmänna arkivschemat som vi använder oss av vid förtecknande av handlingar tillkomna före 2013. Skillnaden är att vi själva har skapat bokstävernas rubriker och att vi kan bygga på med flera bokstäver/rubriker efter behov. Strukturen ska vara densamma för samtliga KI:s institutioner. Detta innebär att har inte institutionen handlingar i en viss serie blir seriens signum tomt. Ange detta på en förteckningsblankett genom att skriva att institutionen inte har denna typ av handling, Skriv inte att handlingarna saknas för det indikerar att handlingarna borde finnas men att de inte kan hittas. Detta gäller troligen mestadels serierna för uppdragsutbildningar, centrumbildningar och system. Har ni andra handlingar som ni vill arkivera men som inte ingår i en annan serie, t.ex. bland de diarieförda handlingarna, kontakta oss så upprättar vi en ny serie för dessa handlingar. Signum Serierubrik Process Kommentarer A Protokoll Rubrik, inga handlingar A1 Institutionsrådets protokoll 1.2.2 Har institutionen andra protokoll ska A2 Samverkansprotokoll 2.3.3 även de arkiveras. A3 Arbetsmiljögruppens protokoll 2.4.1 Serierna är fasta. Har ni övriga protokoll börjar de på A4. A4 XX-protokoll Serierna A4 och framåt blir inte lika A5 XX-protokoll för alla institutioner. B Register och förteckningar Rubrik, inga handlingar B1 Arkivförteckning 2.7.1 B2 Publikationsförteckning 4.4 Avser de som skrivs ut från KIB eller om ni för egna förteckningar över C Trycksaker Ingen enskild proces s institutionens samlade publikationer. Antingen tom rubrik med underserier där handlingarna arkiveras alternativt så ligger handlingarna direkt i serie C. D Årsdarier 2.7.1 Handlingarna arkiveras direkt i serie D. E Diarieförda handlingar Rubrik, inga handlingar E1 E2 Verksamhetsområdet 1 Verksamhetsområde 2 1.1 1.6 2.1.1 2.17. De diarieförda handlingarna innehåller handlingar från olika processer. E3 Verksamhetsområde 3 3.1.1 3.3 E4 Verksamhetsområde 4 4.4 E5 Verksamhetsområde 5 5.7 5.8.3 F Handlingar rörande utbildning Rubrik, inga handlingar F1 Handlingar rörande programutbildningar Rubrik, inga handlingar F1A Handlingar rörande XX-programmet 3.1.3 Avser kursakter. F1B Handlingar rörande XX-programmet 3.1.3 Avser kursakter. F2 Handlingar rörande fristående kurser 3.1.3 Antingen tom rubrik med underserier
Signum Serierubrik Process Kommentarer (F2A, F2B osv)där handlingarna arkiveras alternativt så ligger handlingarna direkt i serie F2. F3 Handlingar rörande forskarutbildning 3.2.3 Antingen tom rubrik med underserier (F3A, F3B osv)där handlingarna arkiveras alternativt så ligger handlingarna direkt i serie F3. F4 Handlingar rörande uppdragsutbildning 3.3 Antingen tom rubrik med underserier (F4A, F4B osv)där handlingarna arkiveras alternativt så ligger handlingarna direkt i serie F4. G Handling rörande forskning Rubrik, inga handlingar Om institutionens forskning är uppdelad i sektioner/forskningsområden så kan de användas som en mellanrubrik G1 Handlingar rörande forskning kring Arbetsterapi Rubrik, inga handlingar G1A Namn på forskaren 4.4 G1B Namn på forskaren 4.4 G2 Handlingar rörande forskning kring Allmänmedicin Rubrik, inga handlingar G2A Namn på forskaren 4.4 Om inga sektioner uppdelningar efter forskningsområden finns så kan samtliga forskargruppsledare/forskare arkiveras i en lång serie: G1 Arne Anka 4.4 G2 Batman 4.4 G3 Cicero 4.4 H Handlingar rörande centrumbildningar Rubrik, inga handlingar H1 Handlingar rörande centrumbildning X Ingen enskild process Avser specifika handlingar för centrumbildningen, tex protokoll. I Handlingar rörande konferenser och seminarier 2.17.2 Antingen tom rubrik med underserier (I1, I2 osv)där handlingarna arkiveras alternativt så ligger handlingarna direkt i serie I. J System Ingen enskild process Rubrik, inga handlingar J1 System 1 K Anknytningsbeslut 2.3.2 Handlingarna ligger direkt i serie K.
Att fylla i en förteckningsblankett Här skriver ni namnet på er institution Serierubrik Här skriver ni rubriken på serien, se serieindelningen från och med 2013 Plats Här kan ni ange vart arkivboxen finns, tex lokalnummer Volymnummer Varje serie börjar med volymnummer 1 och går framåt. Tid FE Anmärkning Årtal som handlingarna i arkivboxen sträcker sig över. Antingen ett årtal (2013) eller flera 2013-2015) boxarna ska vara fulla och det gör inget om det är flera år i samma box bara det anges i denna kolumn. FE står för förvaringsenhet och är i de flesta fall arkivbox (arkivkartong), men kan även vara server eller dylikt. Vilket signum serien har framgår av serieindelningen från och med 2013. Signum Process Om ni har någon information som gäller hela serien, tex sorteringsordning eller namnbyte kan ni börja med att ange den informationen. Sedan kan ni för respektive volym närmare specificera vad varje arkivbox innehåller om det finns behov av det. Saknas det något, tex protokoll så kan även det anges. Ni kan hänvisa till en annan serie eller kanske till ett diarienummer om det är relevant. Undvik förkortningar då de försvårar förståelsen av arkivförteckningen. Vilken process framgår även det av serieindelningen från och med 2013. Skulle det vara så att ni vid er institution inte har en viss serie så gör ett förteckningsblad och skriv: Institutionen upprättar ej dessa handlingar.
Allmänt om arkivering Institutionens arkiv ska redovisas samlat i en enda arkivredovisning, vilket betyder att institutionens olika sektioners handlingar ska sammanföras i en gemensam arkivredovisning. Arkivredovisningen ska innehålla ett försättsblad, en arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt sist men inte minst själva förteckningsblanketterna. Arkiveringen sker lämpligen en gång om året (vanligen vid årsskiftet) men ibland kan löpande arkivering fungera. Tänk på att cd-skivor och USB-minnen inte är arkivbeständiga. Ska informationen bevaras måste den i dagsläget skrivas ut på papper. Samla in handlingar som ska arkiveras Arkivet består av de handlingar som ska bevaras, det vill säga de handlingarna ska sparas för alltid. Vad som ska bevaras framgår av Hanteringsanvisningarna/Dokumenthanteringsplanen. Rensa Innan handlingarna arkiveras ska gem, plastfickor, gummiband, post-it lappar, övertaliga kopior, och arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift rensas bort. Häftklamrar behöver inte tas bort. Boxlägg Själva arkiveringen går ut på att lägga de handlingar som ska arkiveras i arkivboxar och fylla i förteckningsblanketterna med de volymer som tillkommit. För att hålla ihop och skydda handingar i t.ex. ett ärende eller en kursakt, måste vi använda aktomslag. Aktomslag är vanliga vita A3-papper som viks på mitten. På omslaget antecknas uppgift om innehåll, exempelvis diarienummer. För att enklare kunna leta i arkivboxen kan man lägga vikningen på aktomslaget utåt. För att papprena ska må så bra som möjligt i kartongerna och hålla sig raka är det viktigt att fylla kartongerna helt (bra att ha olika storlekar på arkivboxarna till hands). Om arkivboxen inte fylls tillräckligt så kan ni knyckla ihop lite papper för att fylla ut den. Häftade handlingar skapar en skidbacke där klammern sitter. För att undvika detta och bättre kunna fylla boxen så kan man dela hälften av handlingarna och vända dem så att klamrarna istället hamnar i understa högra hörnet. En arkivbox får innehålla handlingar för flera olika år. Vilka år en volym innehåller anges på förteckningsblanketten och på arkivboxen. Arkivboxar finns att köpa via Staples, som vi har ramavtal med. De arkivboxar som uppfyller kraven heter Arkivkartong Svensk standard.
Märk upp Använd blyertspenna när ni märker upp arkivboxarna. Anledningen till detta är att informationen kan behöva ändras över tid och för att slippa byta kartong så är det bra om informationen går att sudda bort. Av samma anledning behöver ni inte heller etikettera arkivboxarna till att börja med. När det är dags att etikettera så finns det speciella självhäftande etiketter att använda sig av. KAROLINSKA INSTITUTET Institutionen för. Här är ett exempel på vilken typ information som ska anges på arkivboxens rygg. Handlingar rörande Läkarprogrammet Process 3.1.3 2013 2014 F1A:1 Förteckna handlingarna Volymerna (arkivboxarna) förtecknas på förteckningsblanketten för respektive serie. Varje volym får en unik beteckning bestående av signum och volymnummer. Volymerna inom varje serie förtecknas huvudsakligen i kronologisk ordning och med angivande av årtal för handlingarna. Har förändringar i organisationen eller liknande skett så kan ni även behöva uppdatera arkivbeskrivningen. Arkivförteckningen är sökingången till arkivet och i förteckningen ska ni lätt kunna se vilka handlingar ni har i arkivet. Se till att ni endast har en version av förteckningen för att undvika förvirring om vad som faktiskt är arkiverat. Skicka en kopia till Arkiv och registratur vid Universitetsförvaltningen när ni har uppdaterat er arkivförteckning. Dokument På internwebben hittar du mallar för försättsblad, arkivbeskrivning och förteckningsblanketter.