FRID Modul Miljöredovisning Lathund för Trafikbeställare December 08 Förändringar sker kontinuerligt i FRID så de skärmbilder och arbetsflöden som visas i denna lathund kommer så småningom att avvika lite från hur FRID ser ut i verkligheten. Hör gärna av dig till oss på support@nordicport.se om du har problem att följa instruktionerna. Sida (3)
Modulen Miljöredovisning och dess övergripande flöde Med modulen Miljöredovisning (MR) i FRID kan trafikbeställare (TB) årligen följa upp hur avtalsparter jobbar med miljörelaterade frågor i sin verksamhet. Detta görs genom att avtalsparten en gång per år och avtal svarar på en blankett med miljöfrågor som därefter granskas av TB. Frågorna kan dels vara standardfrågor från branschens miljökravsbilagor, dels frågor som trafikbeställaren skapat. Nedanstående skiss visar det övergripande flödet i modulen som därefter förklaras mer detaljerat. Huvudflöde - Miljöredovisning i FRID Under avtalsperioden ggr/år /avtal FRID (via systeminst) Rapporteringsperiod öppnar Påminnelser skickas - baserat på tid till stängning Löpande summering & beräkning av genomförda och obesvarade MR Rapporteringsperiod stänger Ja TB/Frågande part dministration MR dministration behörigheter MR Koppla MR-blankett till avtal Granskning genomförs och sparas Nej Granskning klarmarkerad? Ja Någon fråga återöppnad? Nej Utfall MR Bekräftelsemeddelande: MR Klar för granskning TF/Svarande part Ev. dministration behörigheter MR Påminnelsemeddelande Dags att besvara MR MR-Blankett besvaras och sparas Nej MR Klarmarkerad? J Bekräftelsemeddelande: Granskning klarmarkerad (oavsett utfall) Utfall MR Statusförändringar Status för Besvara (TF) Status för Granska (TB) Sida (3)
Konfiguration Inledningsvis behöver man se över hur miljöredovisningen är konfigurerad i modulen System.. Periodinställningar Säkerställ att datumen i periodinställningen för trafikföretagens (TFs) miljöredovisning motsvarar den period då man önskar få in svaren för respektive trafikår.. nsvariga hos avtalspart för varje O För att det trafikföretag som är avtalspart ska kunna besvara en MRblankett, krävs att det finns en nsvarig för MR-modulen i det (eller de) avtalsområde(n) som ett avtal är kopplat till.. På sidan Trafikföretag, välj att sortera på TF som saknar ansvarig i någon modul. Klicka på ett Trafikföretag i tabellen och välj fliken nsvar 3. Säkerställ att det finns en ansvarig för modulen MR i alla avtalsområden. 3 Observera att miljöredovisningen av ett trafikår sker i efterhand, dvs när trafikåret är avslutat. Miljöredovisningen för ett trafikår måste genomföras under närmast efterföljande kalenderår. Sida 3 (3)
.3 Inställningar för meddelanden Det är möjligt att ställa in automatiska påminnelsemeddelanden till avtalspart. Dels ett initialt påminnelsemeddelande, dels upprepade påminnelser som skickas ut till dess att miljöredovisningen har besvarat.. På fliken llmänt: nge om, när och eventuellt med vilken frekvens påminnelsemeddelande ska skickas till avtalspart. a. Observera att det även går att göra inställningar på specifikt avtal som gäller före dessa inställningar.. På fliken Meddelandemallar: Se över innehållet i de meddelanden som skickas Sida 4 (3)
3 dministration Här beskrivs hur man skapar förutsättningarna för att genomföra en miljöredovisning för ett avtal. En miljöredovisningsblankett består av miljöfrågor som är grupperade under olika rubriker och eventuellt underrubriker. En rubrik En underrubrik 3. Rubriker Vid behov kan nya rubriker och underrubriker läggas till. Med hjälp av ordningsnummer kan man justera i vilken ordning rubrikerna, underrubrikerna samt deras frågor hamnar på blanketten.. Lägg till rubrik samt dess ordningsnummer. Ta bort rubrik a. Endast möjligt att ta bort rubrik om inga frågor kopplats till den 3. Lägg till underrubrik samt ordningsnummer 4. Möjlighet att välja om rubriken ska kunna användas vid koppling av nya frågor a. Om checkboxen kryssas ur kan inga nya frågor kopplas till rubriken. Befintliga frågor med koppling till rubriken ligger dock kvar. En fråga En förklarande text till fråga 4 Svarsalternativ 3 Sida 5 (3)
3. Miljöfrågor På sidan miljöfrågor administreras frågorna som ingår på blanketter: Frågor med hänglås på är standardfrågor från en eller flera miljökravsbilagor. Dessa kan inte tas bort. 3.. Lägg till miljöfråga Vid skapandet av en miljöfråga ska ett antal uppgifter fyllas i utöver själva frågeformuleringen vilka avgör hur frågan kommer att placeras och hanteras på svarsblanketterna: 3.. Detaljer för en miljöfråga Utöver de uppgifter som definieras när en fråga läggs till finns möjlighet att göra ytterligare konfigurationer i detaljvyn för frågan:. Miljöfrågorna kan manuellt kopplas till eller från en eller flera miljökravsbilagor. a. tt en fråga kan kopplas till en miljökravsbilaga innebär att den vid skapandet av en ny blankett som baseras på en viss miljökravsbilaga grupperas ihop med övriga frågor som är kopplade till samma miljökravsbilaga.. Det går att skriva en hjälptext till en fråga som skrivs ut på blanketten som stöd för den som ska besvara frågan 3. Det går att skriva ytterligare information om frågan som inte skrivs ut på blanketten utan som endast syns för trafikbeställaren som administrerar frågan. Miljöfrågorna kan ha olika svarstyper. Miljöfrågorna kan kopplas till ett eller flera trafikslag. 3 Sida 6 (3)
3.3 Blanketter På sidan Blanketter kan man skapa och administrera svarsblanketter. Välj i vilken ordning frågan ska komma under sin rubrik och eventuella underrubrik med hjälp av blåa pilar. a. Denna inställning överskriver den ursprungliga ordningen som frågorna fått baserat på frågornas ordningsnummer 3. Förhandsgranska blanketten för att se hur den kommer att se ut för den användare som ska besvara den 4. Klicka på knappen Ändra för att lägga till eller ta bort frågor från blanketten. 5. Spara 3 3.3. Lägg till blankett Vid skapandet av en blankett görs val av trafikslag och eventuell miljökravsbilaga. Dessa val påverkar vilka frågor som är möjliga att koppla till blanketten samt i vilket steg i flödet som frågorna presenteras: 4 3.3. Färdigställ/Ändra blankett När frågor lagts till blanketten behöver man se över deras egenskaper och placering på blanketten under fliken Blankettinnehåll 5. Välj vilka egenskaper varje enskild fråga ska ha på aktuell blankett Sida 7 (3)
4 Koppla blankett till ett eller flera avtal När en blankett är skapad ska den kopplas till ett eller flera avtal på sidan Val av avtal och blanketter 4. Koppla blankett till avtal I detaljfönstret till höger på sidan är det möjligt att göra inställningar för ett specifikt avtal. Lägg till blankett som ska besvaras för aktuellt avtal. a. nge från och med vilket år blanketten ska gälla. Den gäller då tillsvidare eller tills annan blankett läggs till.. Om man för ett specifikt avtal vill att första påminnelsen skickas ut enligt annan förutsättning än den som konfigurerats generellt kan man göra den inställningen här. Med hjälp av statusikonerna längst till vänster i tabellen kan man avgöra vilka avtal som behöver kompletteras eller är klara för miljöredovisning: (För att det ska vara möjligt att koppla en blankett till ett avtal måste avtalsansvarig ha kryssat i uppgift om att miljöredovisning krävs på avtalet på sidan vtalsregister i modulen vtal.) Observera att om en avtalspart ska besvara miljöredovisning för flera avtal så kan det vara värt att fundera på om avtalen ska ha blanketter med olika innehåll så att avtalsparten inte behöver besvara företagsgemensamma frågor flera gånger på olika avtal. Sida 8 (3)
5 vtalspart besvarar miljöredovisningsblankett När ovanstående är gjort och inrapporteringsperioden har öppnat kan avtalspart besvara miljöredovisning på sidan Besvara och granska. Vid samtliga tillfällen då miljöredovisningen sparas eller klarmarkeras skapas en logg post i fliken Historiklogg. 3 4. I detaljfönstret till höger på sidan finns information om avtalets miljöredovisning både avseende besvara och granska.. vtalspart får tillgång till blanketten genom att klicka på knappen Besvara 3. vtalspart besvarar varje fråga i blanketten a. I de fall dokument ska/kan bifogas en fråga visas en dokument-länk som används för att lägga till bilagor till svaret. 4. vtalspart väljer Jag är klar när alla frågor är besvarade a. Det är möjligt att välja Spara och stäng om man inte kan slutföra miljöredovisningen vid ett och samma tillfälle. 5. När avtalspart har sparat eller klarmarkerat blanketten uppdateras status på besvarandet av miljöredovisningen. a. Status framgår av ikonen längst till vänster i tabellen. 5 En klarmarkerad miljöredovisning medför även att ett meddelande skickas till TB som en signal på att avtalets miljöredovisning är redo för granskning Sida 9 (3)
6 Trafikbeställare granskar svar från avtalspart Vid samtliga tillfällen då granskningen sparas eller klarmarkeras skapas en logg post i fliken Historiklogg. 4 6. Meddelande om klarmarkering När avtalspart klarmarkerat en miljöredovisning skickas ett meddelande till den eller de som är ansvarig för miljöredovisningsmodulen hos TB. 3 4. Trafikbeställaren får tillgång till blanketten för granskning genom att klicka på knappen Granska Meddelandet visas på startsidan tills det markerats som läst. Det återfinns dock alltid under Mottagna meddelanden i sektionen Kommunikation. 5 6. Genomföra granskning I detaljfönstret till höger och i fliken Status Besvara och granska återfinns detaljerad information miljöredovisningen i form av 6. Vem som besvarat och klarmarkerat miljöredovisningen hos avtalspart och när den klarmarkerats a. Här framgår även om den endast sparats.. ktuell granskningsstatus 3. En läsvy som presenterar svaret på varje fråga samt aktuell granskningsstatus 7 5. Det är möjligt för TB att skriva en intern kommentar kopplad till miljöredovisningen som inte syns för avtalspart. Sida 0 (3)
6. Granskning görs genom att svaret på varje fråga bedöms med ett av 4 alternativ: lternativ Innebörd OK Frågans svar godkänns Underkänn Frågans svar underkänns Sätt bara som granskad Frågans svar bedöms inte som godkänt eller underkänt, men svaret har granskats Öppna för redigering Frågans svar behöver justeras eller kompletteras. Blanketten kommer att återöppnas för avtalspart som behöver besvara frågan på nytt. 7. Granskningen klarmarkeras när alla frågor är granskade. a. Det är möjligt att välja Spara och stäng om man inte kan slutföra granskningen vid ett och samma tillfälle. En klarmarkerad granskning medför även att ett meddelande skickas till avtalspart som en signal på att avtalets miljöredovisning har granskats. 6.3 Status på granskning Efter klarmarkering görs en bedömning av miljöredovisningens granskningsstatus. I samtliga fall förutom när minst en fråga öppnats för redigering avslutas nu flödet. 6.3. En eller flera frågor öppnade för redigering Om en eller flera frågor har öppnats för redigering återöppnas blanketten för avtalspart som då får komplettera den eller de frågor som återöppnats och därefter klarmarkera blanketten på nytt. TB behöver då granska på nytt. 6.4 Häva klarmarkerad granskning Det är möjligt att häva en klarmarkering vid behov. Då klickar man återigen på knappen Granska och bekräftar därefter att man vill häva klarmarkeringen: Granskningen behöver då klarmarkeras på nytt. Meddelande till avtalspart skickas vid varje tillfälle då klarmarkering görs. 6.5 Kontakta ansvarig hos trafikföretagen På sidan Status inrapportering per trafikföretag kan man se detaljer kring samtliga miljöredovisningar på ett trafikföretags alla avtal. Här finns även möjlighet att kontakta de ansvariga för att besvara miljöredovisningen hos respektive trafikföretag genom att. Kryssa för ett eller flera trafikföretag i tabellen till vänster. Klicka på knappen Kontakta ansvarig och anpassa eventuellt meddelandet som visas innan det skickas. Sida (3)
7 Uppföljning Nedan följer en kort sammanfattning av de uppföljningsmöjligheter som finns i modulen miljöredovisning. 7. Sammanfattning av svar Endast tillgänglig för Trafikbeställare En årsvis sammanställning av hur svaren på samtliga frågor som använts i blanketter som besvarats. Siffror som är blåmarkerade går att klicka på och då får man längst till höger i bild en detaljerad sammanställning över på vilka avtal det aktuella svaret har angivits. 7.3 Översikt miljöredovisning Endast tillgänglig för Trafikbeställare Kortfattad statistik över föregående trafikårs miljöredovisningar 7. Sammanfattning per trafikföretag Tillgänglig både för trafikbeställare och trafikföretag. En årsvis sammanställning av status på samtliga miljöredovisningar för respektive trafikföretag. Den grafiska presentationen överst i bild visar status för de avtal där miljöredovisning krävs. Därefter visas mer detaljerad statistik för respektive trafikföretag. Sida (3)
7.4 Tidigare svar per avtal Tillgänglig både för trafikbeställare och trafikföretag. Möjlighet att se hur svaren på miljöredovisningar för olika år har sett ut per avtal. 8 Sammanfattning av status Det finns ett antal olika status i miljöredovisningen. Nedan följer en sammanställning av dessa. 8. Besvara per avtal (Status på TFs arbete) Ikon Innebörd Period för att besvara blankett ej öppen Inga frågor besvarade Vissa frågor återstår att besvara och/eller blanketten inte klarmarkerad lla frågor besvarade och blanketten klarmarkerad Klarmarkerad och granskning pågår 8. Granskning per avtal (Status på TBs arbete) Ikon Innebörd Inväntar klarmarkering // Klarmarkerad men granskning ej påbörjad Granskning pågår lla svar är granskade och godkända (Kan även finns frågor som är markerade som Endast granskade ) lla svar är granskade. Ett eller flera svar är underkända. lla svar är granskade. lla frågor är enbart markerade som granskade. 8.3 Granskning per fråga (Baserat på TBs bedömning) Ikon Innebörd Ej granskad Godkänd Underkänd Återöppnad för redigering Endast granskad Sida 3 (3)