SchlSft 2015-05-05 Arkivering Nytt läsår Schemasystem: K-Skla ch GPUntis Nedan följer en lista på vad sm bör göras i SchlSft mellan två läsår. Berende på sklans sätt att arbeta kan det finnas mindre avvikelser men i stra drag beskrivs det sm behöver göras. För att det löpande arbetet i SchlSft skall fungera bra ch smidigt är det viktigt att man tar brt elever, vårdnadshavare ch lärare sm inte längre skall vara kvar i systemet. Tips! Ladda ner manualen Sklstart sm finns på http://schlsft.se/lasarsstart. Där får du en stegvis guidning till allt sklan behöver förbereda inför sklstarten ch hur ni gör för att själva läsa in nya elever, skapa inlggningsuppgifter mm. 1. Arkivering (SchlSft)... 1 2. Inaktivera klasser ch elever samt ta brt elever sm slutat... 4 3. Hantering av befintliga undervisningsgrupper... 5 4. Inaktivera ch ta brt persnal sm slutat... 5 5. Skapa ny persnal... 5 6. Imprt av nytt schema ch undervisningsgrupper (SchlSft)... 6 7. Hantering av undervisningsgrupper efter schemainläsningen... 6 8. Nya elever... 6 9. Inlggningsuppgifter till nya elever... 6 10. Ta brt vårdnadshavare sm saknar elever... 7 11. Skapa vårdnadshavare till alla elever sm saknar vårdnadshavare... 7 12. Lösenrd ch välkmstbrev till alla nya elever ch vårdnadshavare... 7 1. Arkivering (SchlSft) Arkivering utförs av SchlSft vid varje läsårsskifte för att arkivera viktig data, ta brt gammal data sm inte längre är relevant ch ptimera databasen inför nästa läsår. I samband med arkiveringen sker följande: Den mesta infrmatinen sm rör elevernas sklarbete arkiveras: Resultat sm inte är publicerade publiceras innan de arkiveras. Detta gäller även eventuella kpplingar till förmågr sm är gjrda på uppgifter. Uppgifter utan resultat tas brt. Närvar/Frånvar summeras för varje elev, ämne, rsak ch sparas i elevens arkiv. Bekräftelsen sm förälder eller persnal har gjrt i rapprten Oanmäld frånvar tas brt men själva frånvarn finns kvar i arkivet. Nytt för i år är att elevernas veckvisa närvaröversikt sparas på varje elevs elevkrt. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se
SchlSft 2015-05-05 Nrmalt arkiveras alla elevdkument. Men det finns en möjlighet att undanta vissa elevdkumentstyper från arkivering, exempelvis m man har åtgärdsprgram sm man inte vill skall arkiveras, utan skall tas brt helt, eller m man har en lggbk sm man vill skall finnas kvar sm aktivt dkument. Detta styr man genm att ändra i användarkden Elevdkumentatin: Typ där varje typ har ett arkiveringsattribut sm kan ha värdet Arkivera, Spara eller Rensa. Sm standard arkiveras alla typer. Ämnesmatriser ch kursmatriser sparas. Sm skla kmmer man att kunna gå bakåt i tiden ch titta på hur matrisen såg ut vid ett visst datum, detta gäller även för elever ch föräldrar. Matrisen kmmer efter arkiveringen se ut precis sm den såg ut innan arkivering. Uppgifter kpplade till matriserna kmmer att visas i matrisen. Ämnesmatrisens sammanställning (elevernas kunskapsutveckling i förhållande till kunskapskraven utifrån elevens aktuella årskurs) kmmer att ändras till Ingen bedömning gjrd. Histriken finns kvar under Ändringar. Kursplaner ch mment kpplade till uppgifter ch lektinsplanering tas brt vid arkivering. För veckplanering tas inte kpplade mment brt. Om man vill spara kpplade mment efter arkivering måste dessa kpplas till elever. Gör så här för att kppla ett mment till flera elever: Kppla ett mment till flera elever: För att spara kpplingarna så går läraren från ändringsläget på en uppgift/planering välja alternativet Hantera kursplaner ch då visas en lista på samtliga mment sm är kpplade till uppgiften. Läraren väljer sedan vilket mment sm ska kpplas till eleverna. Läraren kan därefter ange vilka elever sm ska markeras med att de arbetat med mmentet. Det finns en markera alla -kryssruta sm används m alla elever sm fått uppgiften ckså ska kpplas till det mmentet. Samma rutin sm van gäller även för lektinsplanering, veckplanering ch kursplaner. Kppla flera mment till en elev: Välj att visa en ämnesmatris för en elev ch klicka på länken Visa kursplaner. Här kan läraren kppla flera mment till eleven ch ckså se vilka år eleven har arbetat med mmentet. Det framgår vilka mment sm har en uppgift, veckplanering eller lektinsplanering. Se gärna mer i manualen SchlSft för persnal. Uppladdade filer (till uppgifter, resultat mm) sparas inte vid arkivering. Dck sparas inlämningsuppgifter sm eleverna har laddat upp till uppgifter. Elevkmmentarer samt vårdnadshavarnteringar på resultat sparas. Vår rekmmendatin är att alltid spara en kpia av den uppladdade filen på den egna datrn. Detta eftersm uppladdade filer inte sparas vid arkiveringen ch inte heller finns med i eventuella backuper. Analyser från Urkund sparas inte. Prtflin påverkas inte av arkiveringen. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se
SchlSft 2015-05-05 Lärarnas övriga arbeten: Mina filer. Filer sm ligger i Mina filer påverkas inte av arkiveringen. Om man har kpplat en fil till en planering, nyhet eller liknande kan man klicka på filen ch välja Lägg till i filbiblitek. Då sparas filen i Mina filer även när bjektet tas brt vid arkiveringen. Nyheter tas brt. Om man vill behålla en nyhet till nästa läsår måste man välja ett slutdatum för nyheten sm stäcker sig in i nästa läsår. Kalenderhändelser tas brt. En kalenderhändelse sm inträffar efter arkiveringen tas inte brt. Frum påverkas inte av arkiveringen. Tidsbkningar tas brt. Om man vill att en tidsbkning ska ligga kvar till nästa läsår är det viktigt att publiceras till - datumet sträcker sig in i nästa termin. Meddelanden i inkrgen ch skickade meddelanden sparas. Alla meddelanden i papperskrgen tas brt. Skickade sms tas brt. All planering sparas så att lärarna kan återanvända sina planeringar även nästa år. Bifgade filer i veckplaneringen sparas. Lektinsplaneringen görs m till veckplanering ch bifgade filer tas brt. Vi rekmmenderar att man sm lärare går igenm sina arkiverade planeringar vid varje läsårsstart ch aktiverar de man vill använda i år igen eller slänger de man inte vill använda längre. Ingenting upplagt under Filer ch länkar påverkas av arkiveringen. Administrativt: Schemat ch alla lektiner tas brt. Statiska uppgifter kring schemat (ämnen, salar, undervisningsgrupper etc) påverkas inte av arkiveringen. Statisk grundinfrmatin sm elever, lärare, salar, grupper, krthantering, sklinf påverkas inte av arkiveringen. Elevens år räknas autmatiskt upp ett steg, förutsatt att åren F-9 används. Elever sm gick i år 9 förra läsåret kmmer frtfarande ha år 9 även detta läsår. Elever sm gick år 3 (på gymnasiet) förra läsåret kmmer i år ha år 4. En ny statusrad med nytt år skapas i Elev-admin på alla sklr sm använder SchlSft sm ett elevadministrativt system. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se
SchlSft 2015-05-05 Kursgrupper påverkas inte av arkiveringen. Om gruppen ska kpplas till en annan kurs vid nytt läsår är det viktigt att kmma ihåg att uppdatera kursgruppen. Det är ckså viktigt att uppdatera kursgrupperna efter varje schemainläsning. 2. Inaktivera klasser ch elever samt ta brt elever sm slutat När eleverna har slutat på sklan kan klassen sm de gått i inaktiveras ch i ch med det inaktiveras alla elever sm ingår i klassen. Klicka på Underhåll/Undervisningsgrupper ch Ändra på en klass med elever sm slutat på sklan. Klicka sedan på Inaktivera (bservera att det inte går att inaktivera en klass så länge den är kpplad till en schemapsitin. När läsårsarkiveringen är genmförd är inga klasser längre kpplade till schemat). Klassen ch alla eleverna i klassen kmmer nu att inaktiveras. Klassens namn kmmer att döpas m med suffixet (inaktiv). Klass 9A kmmer alltså få namnet 9A (inaktiv). Vi rekmmenderar att ni byter namn på den inaktiva klassen till exempelvis 9A avslutade 2015 så att ni kan ha ett system sm fungerar år efter år (detta gäller inte för sklr sm har unika namn på sina klasser). Om man aktiverar en elev sm ingår i en inaktiv klass kmmer eleven förlra sin klasskppling. Detta eftersm en aktiv elev inte kan ingå i en inaktiv klass. Enstaka elever sm slutar i andra klasser kan inaktiveras manuellt genm att klicka på Underhåll/Elev Ändra på aktuell elev ch sedan på Inaktivera. När en elev inaktiveras sätts autmatiskt dagens datum sm till-datum på elevens aktiva datumintervall på Admin-fliken. När man sedan är säker på att eleverna inte längre går på sklan bör man ckså arkivera eller ta brt alla inaktiva elever helt från SchlSft. Klicka på Admin/Elev. Sök på alla inaktiva elever. Klicka på länken Ta brt inaktiva elever. Markera de elever sm ska rensas ch klicka sedan på Arkivera eller Ta brt. För alternativet Ta brt gäller följande: All elevdata, inklusive elevens arkiv kmmer att tas brt ur systemet. Även själva eleven tas helt brt från systemet. För alternativet Arkivera gäller följande: All elevdata förutm betyg kmmer att tas brt ur systemet. Sedan kmmer eleven att flyttas till tppnivån. Om en elev har fått betyg i SchlSft kmmer inte eleven att tas brt även m det valet görs utan kmmer att arkiveras. Mer infrmatin m detta finns i manualen Sklstart. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se
SchlSft 2015-05-05 3. Hantering av befintliga undervisningsgrupper För att underlätta hanteringen av elever ch undervisningsgrupper bör man innan man imprterar det nya schemat döpa m klasser ch grupper. Om ni på gymnasiet har unika gruppnamn sm inte återanvänds behöver ni inte byta namn på grupperna. Börja med att ta brt alla avgångsklasser i Admin/Underhåll (m många grupper skall tas brt på en gång kan man klicka på länken Ta brt undervisningsgrupper). Ta inte brt gruppen med avslutade elever. Börja uppifrån ch döp m alla klasser ch mentrsgrupper en årskurs i taget så att 8A blir 9A (9A har ju redan tagits brt, så det går att döpa m 8A till 9A), 7A blir 8A ch så vidare, så att alla elever hamnar i rätt klass. Flytta elever sm bytt klass, eller slutat, så att klasser ch grupper stämmer. Ta brt alla undervisningsgrupper (inte de nya klasserna) sm endast innehåller avgångselever (t ex 9SpFr). Döp sedan m alla andra undervisningsgrupper på samma sätt sm för klasserna, uppifrån ch ned. Om undervisningsgrupperna inte kmmer att användas kan de tas brt. 4. Inaktivera ch ta brt persnal sm slutat Inaktivera all persnal sm inte längre jbbar på sklan. Även persnal sm är tjänstledig bör inaktiveras, m man inte vill att de skall kunna lgga in ch inte dyka upp i persnallistr med mera. Klicka på UNDERHÅLL/Persnal. Klicka på Ändra på lärare sm ska inaktiveras. Klicka på Inaktivera. Persnal sm inte kmmer att börja jbba igen bör tas brt helt: Klicka på UNDERHÅLL/Persnal. Sök på all inaktiv persnal. Klicka på länken Ta brt inaktiv persnal. Markera de persner sm ska tas brt ch klicka sedan på Ta brt. Om en persnal slutar får man ALDRIG göra m kntt till den ersättande persnalens knt. Det blir mycket stra fel i histriken då. 5. Skapa ny persnal Ny persnal skapas i SchlSft: Klicka på UNDERHÅLL/Persnal. Klicka på Skapa persnal. Fyll i all infrmatin m persnalen. Glöm inte signaturen sm ska överensstämma med signaturen i schemaprgrammet. Glöm inte heller att ge den nya persnalen ett användarnamn ch lösenrd så att persnen kan lgga in. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se
SchlSft 2015-05-05 6. Imprt av nytt schema ch undervisningsgrupper (SchlSft) Skicka listr på lektiner ch grupper till SchlSft så imprterar vi in det nya schemat. Tillsammans med schemat imprteras även alla undervisningsgrupper, men dck utan elever. Så därför är det viktigt att eleverna finns kvar i klasser ch grupper m de är samma sm förra året, enligt punkt 3. Alla nya grupper sm skapats måste sedan manuellt fyllas på med rätt elever. Se ckså till att alla klasser ch mentrsgrupper stämmer, ch att det finns minst en ansvarig lärare i varje sådan grupp. 7. Hantering av undervisningsgrupper efter schemainläsningen Om grupperna ej döptes m enligt punkt 3 INNAN det nya schemat imprterades så kmmer alla elever att finnas kvar i de gamla grupperna, sm sannlikt är fel (elever sm nu går i 9A finns kvar i 8A ch så vidare). Om så är fallet kan man inte längre byta namn på grupperna, eftersm de redan är schemalagda enligt det nya schemat, utan då får man helt enkelt gå igenm grupp för grupp ch flytta eleverna så att de hamnar i rätt grupper. 8. Nya elever Nya elever imprteras från elevkön, det elevadministrativa systemet eller från Excel-listr. SchlSft kan hjälpa till med detta m listrna skickas enligt mallar från hemsidan (allt arbete med inläsning, skapande av inlggningsuppgifter, scheman etc debiteras enligt avtalsenlig knsulttaxa). Alla nya elever måste manuellt flyttas in i rätt grupper, både klass ch undervisningsgrupper. 9. Inlggningsuppgifter till nya elever Användarnamn till elever tas vanligtvis från nätverket så att eleverna får samma lgin både i SchlSft ch på nätverket. Har man ett fåtal nya elever matar man in uppgifterna direkt via UNDERHÅLL/Elev. Vid uppdatering av många elever gör man först en exprt av alla elever via Exprt/Imprt ch klistrar in i Excel. Ändra användarnamnen ch imprtera tillbaks dem till SchlSft. Via länken Skapa inlggningsuppgifter för elever kan sklan själv autmatskapa inlggningsuppgifter till eleverna. Läs mer m detta i manualen Läsårsstart. Vi på SchlSft kan hjälpa till med detta ch behöver en lista med elevens namn, persnnummer ch användarnamn. Vi kan även generera användarnamn utifrån elevens namn t.ex. anna.karlssn, anka, annkar eller till någt annat frmat sklan vill ha (allt arbete med inläsning, skapande av inlggningsuppgifter, scheman etc debiteras enligt avtalsenlig knsulttaxa). Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se
SchlSft 2015-05-05 10. Ta brt vårdnadshavare sm saknar elever Vårdnadshavare sm inte längre har någn elev i SchlSft kan inte längre lgga in. Man bör ta brt dessa vårdnadshavare. Klicka på UNDERHÅLL/Vårdnadshavare. Klicka på länken Ta brt vårdnadshavare sm saknar elever. Markera de persner sm ska tas brt ch klicka sedan på Ta brt. Om vårdnadshavarna frtfarande har aktiva elever på sklan (ex. syskn till avgångna elever) kmmer inte vårdnadshavarna gå att ta brt. 11. Skapa vårdnadshavare till alla elever sm saknar vårdnadshavare Nrmalt brukar vi på SchlSft hjälpa till att skapa nya vårdnadshavare till alla elever sm saknar vårdnadshavare. Om sklan har alla vårdnadshavarna i en lista kan man annars enkelt imprtera dem till SchlSft. De måste dck kpplas till rätt elev via elevens persnnummer eller elevens användarnamn. Via länken Skapa inlggningsuppgifter för vårdnadshavare kan sklan själv autmatskapa vårdnadshavare med inlggningsuppgifter till eleverna. Läs mer m detta i manualen Läsårsstart. 12. Lösenrd ch välkmstbrev till alla nya elever ch vårdnadshavare Om sklan vill ha hjälp med att skapa inlggningsuppgifter till elever ch vårdnadshavare har SchlSft rutiner för att generera inlggningsuppgifter till alla nya användare. Utifrån dessa kan vi ckså skapa ett välkmstbrev med inlggningsinfrmatin till varje elev ch vårdnadshavare. Se exempelbrev på http://schlsft.se/mallar. Alternativt skickar vi en Excel-lista med alla nya elever ch vårdnadshavare tillsammans med deras användarnamn ch lösenrd, så kan man själv på sklan skapa brev genm att förslagsvis kppla dkument i Wrd eller bara dela ut uppgifterna muntligt. Adress Supprttelefn Internet Kammakargatan 22 08 674 63 41 www.schlsft.se 111 40 Stckhlm supprt@schlsft.se