Kallelse till 2013 års stämma i Årsta Havsbads samfällighetsförening Onsdagen den 17 april kl. 19.00 Aulan i Åsö gymnasium Blekingegatan 55 Tag med hela denna kallelse! Personnamn och fastighetsbeteckning uppges vid entrén för avprickning i röstlängden. Fullmakt finns på sidan 43 OBS kom i tid, avprickning sker från kl 18,30. Håll i hatten! Det var livliga scener på Årstabarnens dag 1953 Foto från Hans-Erik Braf
för Årsta Havsbads samfällighetsförenings årsstämma onsdag 17 april 2013 kl. 19.00 1 FRÅGA OM STÄMMANS BEHÖRIGA UTLYSANDE 2 VAL AV ORDFÖRANDE FÖR STÄMMAN 3 VAL AV SEKRETERARE FÖR STÄMMAN 4 VAL AV TVÅ JUSTERINGSMÄN, TILLIKA RÖSTRÄKNARE 5 GODKÄNNANDE AV RÖSTLÄNGD 6 GODKÄNNANDE AV DAGORDNING 7 STYRELSENS BERÄTTELSE, RESULTAT OCH BALANSRÄKNING Se sidan 3 12. 8 REVISORERNAS BERÄTTELSE Se sidan 13 Revisionsberättelsen är avlämnad till styrelsen, där revisorerna föreslår stämman att fastställa resultat och balansräkningen för år 2012. Se sidan 9 11 9 BESLUT ANGÅENDE ANSVARSFRIHET FÖR STYRELSEN Se sidan 13 10 ERSÄTTNING TILL STYRELSE OCH REVISORER Förslag till stämman att godkänna ersättningar till styrelsen och revisorerna, se sidan 17 11 STYRELSENS FÖRSLAG TILL BESLUT FÖR 2013 Styrelsen föreslår stämman a. att godkänna styrelsens förslag till budget för 2013, se sidan 10 -- 11 och 14 15 samt förslag till underhållsplan för de närmaste 20 åren, se sidan 16 b. att fastställa att årsavgiften avseende 2013 delas upp i två inbetalningar, se sidan 18 c. att godkänna styrelsens förslag till debiteringslängd för 2013 och att fastställa att avgiften per andel för skötsel och underhåll är 395 kronor, varav en del skall betalas senast den 28 februari och resterande senast den 31 maj 2013, se sidan 17 d. att besluta om flexibelt antal ledamöter enligt styrelsens förslag, se sidan 18 e. att besluta om bompolicy enligt styrelsens förslag, se sidan 19 f. att besluta om kommunal ledningsrätt enligt styrelsens förslag, se sidan 19 g. att besluta om nedläggning av tomma rör enligt styrelsens förslag, se sidan 19 12 VAL AV ORDFÖRANDE OCH STYRELSELEDAMÖTER Se sidan 20 13 VAL AV STYRELSESUPPLEANTER Se sidan 20 14 VAL AV REVISORER OCH REVISORSSUPPLEANT FÖR SAMFÄLLIGHETSFÖRENINGEN OCH DESS VERKSAMHETSOMRÅDEN. Se sidan 20 15 VAL AV VALBEREDNING, VALBEREDNINGENS RIKTLINJER 16 MOTIONER FRÅN MEDLEMMARNA Motioner och styrelsens förslag till beslut, se sidan 22 -- 41 17 ÖVRIGA FRÅGOR 18 MEDDELANDE OM PLATS DÄR STÄMMOPROTOKOLLET HÅLLES TILLGÄNGLIGT 19 STÄMMANS AVSLUTANDE sidan 2
Styrelsens förvaltningsberättelse verksamhetsåret 2012 Styrelse Ordförande: Bo Hellberg 1:e vice ordförande: Marianne Rocklind 2:e vice ordförande: Fredrik Löfstedt Kassör: Tomas Isberg Sekreterare: Rickard Wahlberg Ledamöter: Ingela Dahlin (som avgått under året) Mathias Bierfeldt Suppleanter: Börje Johansson, ersättare nr 1 Monika Malaguti, ersättare nr 2 Ingeman Bengtsson, ersättare nr 3 Ingela Widén, ersättare nr 4 Revisorer Den auktoriserade revisionsbyrån Parameter revision fick genom förra årets stämmobeslut uppdraget att utföra revisionen i ÅHS. Förutom Marie Nordlander från Parameter revision valdes: Ordinarie: Suppleanter: Gabriel Bartoletti Carl Johan Dahlberg Helena Lepistö Styrelsen har under 2012 haft 12 styrelsemöten samt en längre arbetsdag under hösten. Ingela Dahlin valde att under hösten lämna styrelsen pga arbetsskäl. Börje Johansson tog då steget upp som ordinarie ledamot. Arbetsutskottet Arbetsutskottet (Au) har rollen att hantera akuta frågor som inte har kunnat vänta till nästa ordinarie styrelsemöte. Mestadels har ärenden hanterats genom mail och telefonsamtal. Au har bestått av Bo Hellberg, Marianne Rocklind, Fredrik Löfstedt, Tomas Isberg och Rickard Wahlberg. Ansvarsfördelning Ledamöter i styrelsen har haft speciella ansvarsområden, utöver det som naturligt följer med befattningen: Bo Hellberg Marianne Rocklind Fredrik Löfstedt Rickard Wahlberg Tomas Isberg Mathias Bierfeldt Börje Johansson Monika Malaguti Ingeman Bengtsson Ingela Widén Planärenden, VA, Mark o Park, Vattenområden, Underhållsplanen Detaljplanen, VA, Havsbladet, Information Hyresavtal o övriga avtal, Försäkringar, bitr. Ekonomiansvarig El (avtal/underhåll), bitr. Sommarvattenansvarig Ekonomiansvarig, Fastighetsregistret Byggnader Kommunikation, Brevlådor o Postboxar, SRV Trafik och Parkering Vägar, Dagvatten, Diken, Snöröjning Ansvarig för Sommarvatten, bitr.trafik o Parkering Verksamhetsområden (f d sektioner) Årsta Havsbads samfällighetsförening har följande verksamhetsområden: Årsta Havsbads Tennisklubb Årsta Havsbads Bastubadarsällskap Hårsfjärdens Båtsällskap sidan 3
Verksamhetsområdena, som har sin egen ekonomi och egna medlemsavgifter, har bedrivit verksamhet i likhet med tidigare år. Dess verksamhet skall i första hand finansieras genom avgifter från brukarna. Den som så önskar kan erhålla verksamhetsområdenas årsredovisningar genom att kontakta Samfällighetens styrelse. Förvaltningsberättelse 2012 Under året har sedvanligt löpande underhåll utförts. Det som på förhand såg ut att kunna göra vår likviditet ansträngd var en planerad ombyggnad av bryggan vid Vår Bostads väg (budget drygt 1.2 Mkr). Detta projekt är i skrivande stund precis uppstartat. Dessutom har vi, efter beslut på årsmötet 2012, redan debiterat ut ca halva årsavgiften under februari 2013. Likviditeten kan därför för stunden betraktas som god. Resultaträkningen för året återfinns på annan sida i årsmöteskallelsen. Vi kan där notera att resultatet för den löpande driften gick med ett mindre underskott, drygt 72.000 kr. Av det belopp som avsatts till periodiskt underhåll (889.600 kronor), förbrukades endast en mindre del (156.877 kronor) under året. Resterande del går upp i underhållsfonden. Detaljplanen Haninge kommunfullmäktige beslöt 2011-10-17 att anta detaljplan för Årsta Havsbad. Planen har överklagats till Länsstyrelsen, Mark- och Miljödomstolen och även till Mark- och Miljööverdomstolen, som i skrivandets stund ännu inte beslutat om prövningsrätt. Planen förväntas vinna laga kraft under 2013. Styrelsens VA-grupp träffar regelbundet de tjänstemän på kommunens VA-enhet, som är ansvariga för Årsta Havsbads VA-utbyggnad. Minnesanteckningar från dessa möten läggs ut på samfällighetens hemsida efter varje sådant möte. VA-gruppen har under året haft möten med Fastighetsägarföreningen och Bevarandegruppen för att finna en gemensam syn på VA och detaljplanen och försökt att hitta den minsta gemensamma nämnaren. Syftet har varit att med en gemensam syn stå starkare gentemot kommunen och därigenom kunna påverka de beslut som berör alla fastighetsägare i Årsta Havsbad. Vi hade då med kraft kunnat bevaka majoritetens olika intressen såsom flexibilitet i VA-inkopplingen med sommarvattenlösningar och justerade byggrätter samt likställighet avseende byggrätter inom området för att möjliggöra finansieringen för den enskilde fastighetsägaren. Vi har inte kunnat uppnå en samsyn i dessa så viktiga frågor, då Bevarandegruppen inte vill jämka i byggrättsfrågan, vilket styrelsen beklagar. Löpande underhåll VATTENSYSTEMET Driften av sommarvattensystemet har som tidigare fungerat bra, vattenkvalitén har varit hög. Några avbrott har skett och snabbt åtgärdats. Kostnaden för driften har dock sprungit i väg till drygt 700.000 kronor för året. Då ingår en hel del extra arbeten för vår entreprenör Sjörensarn. Vi hade ovanligt stora problem vid uppstarten av sommarsäsongen 2012 då det visade sig att ledningar förstörts av tjälen, vilket genererade mycket felsökning, grävarbete och nya kopplingar. Det allmänt blöta sommarhalvåret mjukade upp våra vägar. Biltrafik medför sedan vibrationer som orsakar ledningsbrott. Detta är en annan bidragande orsak till de höga kostnaderna. Alla tappställen för vintervattnet har iordningsställts, i skrivande stund har allt fungerat med några kortare avbrott vid inkörningen av dessa i oktober. Badvattnet har varit av bra kvalité vid de tre provtillfällen som kommunen ålagt oss att göra. Ingela Widén har varit styrelsens huvudansvarige för sommarvattnet. sidan 4
MARKUNDERHÅLL Den regniga sommaren 2012 gav växtligheten en ovanligt stor växtkraft som återigen krävde stora insatser så även i år har vi fört en ojämn kamp mot växligheten i området! Vi har under året avslutat sly/buskagerensningar bl. a i stora badparken. Arbetet har även i år förtjänstfullt utförts av Stig Lindqvist och Gunnar Häll. Bortforsling av ris via entreprenör har kostat 25000 kr. Blomsterutsmyckningen vid torget sköttes av vår sommarförvaltning som fick en liten utbildning av HSB, som även i år stod för en stor del av blomstren. Drift och Administration mm UTREDNING AV NYTT VA-SYSTEM Stämman 2011 beslöt att tillsätta en VA-grupp som skulle fokusera på inhämtning av fakta och information om rådande förhållanden inom Årsta havsbad. VA-gruppens förslag till Kommunal flexibilitet presenterades i dec 2011. Det innebar att ett stort intresse uppkom för att ta del av möjliga alternativa lösningar till LTA. Vi tog fasta på det krav på utåtriktad information som låg i stämmobeslutet, med ambitionen att bjuda in företrädare för olika synsätt för att lösa VAproblematiken. Även företrädare för VA-enheten medverkade under vårens möten 2012 och garanterade således en bred diskussion i frågan där man argumenterade för den inriktning på LTA som kommunen beslutat sig för. Här diskuterades också det krav på flexibla lösningar inom LTA-systemets ram som styrelsen framhållit under hela VA-processen. Med dessa öppna möten avsåg vi att ge en bakgrund till de beslut som fattats, vilka förutsättningar som finns för VA-lösningar i områden som vårt och att bidra till att öka kunskapen hos medlemmarna i denna fråga. En annan viktig faktor i sammanhanget var att kommunen inte visat något större intresse av att finna andra lösningar än det beprövade LTA-systemet, trots att andra alternativ arbetas fram i angränsande kommuner. Vi ville på detta sätt belysa dessa alternativ och lyfta fram vilka styrkor och svagheter som kan finnas med olika förslag. Peter Ridderstolpe från Uppsala drog en stor publik till föreningsgården 19 januari liksom Nils Holmström från Flygt som den 30 januari visade andra LTA-pumpar och brunnar än de som kommunen presenterat. I februari kom Anders Folke från Fors reningsverk och berättade om sin arbetsplats samt de krav och prestanda som verket uppvisar. Mats Johansson från Ecoloop kunde vi lyssna på den 16 februari. Ett intressant och uppskattat möte med Björn Oliviusson, vattenstrateg i kommunen, ägde rum den 7 mars. Carl-Magnus Hagberg presenterade slutligen VAgruppens förslag i Kulturhuset den 22 februari för en intresserad skara. LÖNER OCH MÖTESERSÄTTNINGAR Under året har 60 personer uppburit lön, arvoden och/eller mötesersättningar. Av dessa utgör 23 stycken våra sommarungdomar. Ordförande & 1:e vice Ordförande i samfällighetsföreningen har uppburit ett fast arvode på 2.000 kr/månad vardera. 2:e vice ordförande samt kassören har fått 1.000 kr/månad vardera. Styrelsens sekreterare har uppburit ett fast arvode på 1.000 kr/mötesprotokoll som producerats och skickats ut. Övriga styrelsemedlemmar har erhållit 3.000:-/år som ett grundarvode. Dessa arvoden är beslutade av styrelsen efter den budgetram som årsmötet fastställer för kontot Löner Administration & bokföring. Utöver detta har varje styrelseledamot erhållit 250 kr/möte i enlighet med årsmötesbeslut. Den generella timlönen för arbete med speciella uppdrag (beslutade på styrelsemöte), har i enlighet med beslut på årsmötet legat på 150 kr. Arvodet till föreningens två revisorer utgör totalt 8.000 kr per revisionsår (beslutat av årsmötet). För alla ovan angivna belopp tillkommer sociala avgifter för föreningen. INFORMATION Samfällighetens medlemstidning Årsta Havsbladet kom åter igen ut med två nummer under 2012. sidan 5
Richard Roosvall som varit dess redaktör i 21 år valde detta år att trappa ner och endast ta hand om årsmötesutskicket, även det en diger uppgift. En redaktionskommitté har tagit över efter Richard och målsättningen är att ge ut två nummer av Årsta Havsbladet per år. Redaktör är Marianne Rocklind och för form och layout står Claes Andersson. Kommittén består dessutom av skribenterna Ingemar Unge och Carsten Palmaer samt Åsa Andersson som även fotar en hel del. På samfällighetens hemsida www.arsta-havsbad.se kan man läsa vad som händer under Senaste nytt, webbmaster är Pelle Pettersson. Protokollen från VA-möten med kommunens VA-avdelning och styrelsens representanter läggs ut regelbundet liksom sammandrag från styrelsens mötesprotokoll. Våra 8 anslagstavlor står för en stor del av ÅHS information till medlemmarna. Vid årets Skärgårdsråd deltog Ingela Widén och Marianne Rocklind som ÅHS representanter. Det är Försvarsmakten/Amf 1 som varje år inbjuder organisationer och föreningar som verkar utmed hela kusten i länet för att berätta om sin verksamhet samt lyssna till deltagande föreningars synpunkter och aktiviteter. Marianne Rocklind har ansvarat för ÅHS information under året. VÄGUNDERHÅLL & SNÖRÖJNING Kontot för vägunderhåll omfattar främst årligen återkommande underhåll av våra lokala vägar. Vägarna har i år utsatts för stora påfrestningar på grund av den kraftiga nederbörd som kommit, framför allt under den trafiktäta säsongen. Vägbanan har tidvis varit så blöt att någon skrapning inte kunnat genomföras. Potthål och andra skador har reparerats med fyllning av väggrus, främst på de mest trafikerade vägarna. Ingeman Bengtsson har under många år haft ansvaret för Vägunderhåll & snöröjning. TRAFIK & PARKERING P-intäkterna består av två intäktsposter, dels intäkterna från besöksparkeringarna där vi har parkeringsmätare och dels de avgifter medlemmarna själva betalar för att hyra en P-plats av samfälligheten. Numera är vi momsredovisningsskyldiga för den kommersiella verksamheten, varför momskostnader belastar kontot. Sedan 1 november 2012 har vi ett nytt p-bolag, P-service. Ambitionen att sätta upp nya skyltar är fortfarande en ambition. Tillsyningsman Jan Holm har börjat sätta upp en del nya vägskyltar. Styrelsen har samlat in information om var det behöver sättas upp nya skyltar. Arbetet med att sätta upp dessa fortsätter. Stämman 2011 beslöt följande beträffande Trafik- och parkeringspolicy: Styrelsen bifaller att en utredning görs, som lägger ett förslag för beslut på stämman 2012. Utredningen leds av styrelsen, och en referensgrupp biträder utarbetandet av en ny trafik- och parkeringspolicy som även omfattar bommars principiella placering. Stämman 2012 antog styrelsens förslag till Parkeringsreglemente. Dock fanns inget förslag om bompolicy, då styrelsen ansåg att det är angeläget att frågan om vägbommars principiella placering studeras mycket noga inte minst för att skydda strandområdena från onödig biltrafik men även andra avstängningar av vägförbindelser i området. Under 2012 har trafikgruppen arbetat fram en bompolicy, som redovisas tillsammans med styrelsens övriga förslag. Styrelsens trafikgrupp fortsätter att arbeta för att ytterligare öka trafiksäkerheten i området med bl a vägbulor. Monika Malaguti ansvarar för detta område sedan föregående stämma. sidan 6
DAGVATTEN Det ymniga regnandet under året har än en gång visat på de svagheter och flaskhalsar som vi har i området. Det innebär inte bara att enskilda fastigheter drabbas av blöta och i flera fall översvämmade markytor och källare. Även samfälld mark påverkas förstås, bland annat drabbas vägar av att vattenmängderna tar sig fram på vägytor i stället för i otillräckliga diken eller ledningar. Under kommande verksamhetsår kommer vi därför att tvingas investera i flera åtgärder för att förbättra borttransport av dagvatten. Åtgärderna grundas då dels på gjorda observationer, dels på inspektion av befintliga ledningar. Åtgärder kommer också att krävas av enskilda fastighetsägare i form av ökade krav på lokalt omhändertagande av det regnvatten som härrör från den egna tomten. Vi återkommer med ytterligare information om vad detta kommer att innebära framöver. FÖRENINGSGÅRDEN Tillsyningsman Jan Holm administrerar uthyrningsverksamheten Årsta Havsbads föreningar får nyttja lokalen kostnadsfritt, övriga medlemmar får erlägga hyra mellan 300-500 kronor beroende av aktivitet. Totalt 75 sammankomster varav : 59 Föreningsmöten 16 Medlemsuthyrningar Intäkterna för 2012, 7200:- går till lokalens underhåll och genererar ett litet överskott. Utöver ovanstående intäkter tillkommer uthyrning av filmteamet ITV som fakturerades direkt till Samfällighetsföreningen. BREVLÅDOR & BOXAR Till våra postboxar på torget finns det fortfarande en liten kö. Ansvarig för brevlådor och postboxar har under året varit Börje Johansson. MEDLEMSREGISTER OCH BOKFÖRING Nytt för året har varit överflyttningen av ansvar för den ekonomiska förvaltningen till EREKO AB. Tidigare har vi hanterat detta helt i egen regi. I den ekonomiska förvaltningen ingår även att hålla föreningens register uppdaterade. Det kan konstateras att medlemmarnas betalningsmoral är tämligen god. Det stora flertalet medlemmar betalar ansvarsfullt årsavgiften senast på förfallodagen. Som vanligt försöker vi att hålla våra medlemsregister aktuella, och där behöver vi er hjälp. Det finns ingen automatisk process som larmar oss om en fastighet byter ägare eller om en ägare byter bokföringsadress. Ni måste hålla oss informerade! FÖRVALTNINGEN Janne Holm har även under detta år skött det vi tidigare kallat sommarförvaltningen. Det är inte längre enbart ett sommarjobb utan även under en stor del av året jobbar Janne åt Samfälligheten. Janne har som vanligt haft hjälp under året av Stig Lindqvist och Gunnar Häll. Under Jannes sjukskrivning har John Holtz vikarierat. I likhet med tidigare år utför förvaltningen en hel del jobb som vi annars hade behövt ta in externa entreprenörer för. Det rör sig om alltifrån bygg- och vvs-jobb till slyröjning och städning. Av detta skäl har vår egen lönekostnad ökat men i gengäld har vi färre fakturor från externa entreprenörer. Vid det kraftiga snöovädret i början av december inkallades ett 15-tal pensionärer boende i Årsta Havsbad för att hjälpa till med snöskottningen vid våra sopkärl så att SRV kunde tömma dem. Dessa pensionärer går under namnet gubbs och utgör en pool att rekrytera från när Janne behöver hjälp inte bara med snöskottning utan även slyröjning och enklare byggnadsarbeten mm. sidan 7
Vi har som vanligt kunnat erbjuda många ungdomar från området enklare sommararbete med t ex städning, målning, oljeimpregnering och annat enklare underhåll. Inte mindre än 23 st ungdomar har jobbat med detta under juni-augusti. Lönekostnaden för tillsynsverksamheten har varit: för förvaltningen, 233.298 kr (exklusive sociala avgifter) för ungdomslaget, 97.473 kr (exklusive sociala avgifter) Firman John Holtz Allservice har dessutom fakturerat oss 43.750 kr. KOMMUNALT BIDRAG Vi fick 40.000 kr som ett driftbidrag från Haninge kommun, som har använts till att delvis finansiera de utgifter vi belastas med i och med alla besök på våra attraktiva badstränder. Man kan se det som att detta bidrag finansierar en del av sommarförvaltningens arbete, samt en del av kostnaderna för renhållningen av våra badplatser. KÖP AV TJÄNSTER FRÅN NÄRSTÅENDE Efter beslut på årsmötet 2011 redovisar vi här de tjänster styrelsen köpt från närstående. Redovisningen görs för att undvika misstroende. Under 2012 har vi köpt förvaltningstjänster från John Holtz Allservice. John hoppade in som sommarföraltare under några veckor när vår ordinarie förvaltare var sjuk. John kunde ställa upp med väldigt kort varsel och gjorde en utmärkt insats. John är son till styrelsemedlem Ingela Widén, men Ingela deltog inte i beslutet att anlita John. BASTUN BRYGGOR El Periodiskt underhåll Bastun har renoverats under året. Hela byggnaden inklusive simskoledelen har målats utvändigt. Den invändiga renoveringen har gjorts grundligt då man rivit väggar, golv och tak så att stommen kunnat synas för att inte bygga in fuktskador. Stommen var i ett betydligt bättre skick än befarat. Nu har vi en förbättrad isolering och ny panel med bakomliggande plywood och gips i väggar och tak samt nytt golv i bastudelen. Då man hållit sig under de budgeterade 100 000 kr så kommer simskoledelen att få en välbehövlig uppfräschning invändigt inom samma ram. Arbetet har utförts av några av bastusällskapets medlemmar med dess ordförande Sten Norin som hållit i och till stor del utfört arbetet. Den stora insatsen att förnya den yttre delen av Vår Bostads Brygga har skjutits till vintern 2013. Ursprunglig planering var att huvuddelen av arbetet skulle utförts under hösten och slutförts under vintern 2013. Båtsällskapet har med egen arbetskraft iordningställt en av pålbryggorna i Karlslund vilket sparat stora kostnader åt föreningen. Östra badbryggan: flytbryggan med hopptornet, som drogs iväg ca 25 m vid förra vinterns islossning återställdes av leverantören utan kostnad i god tid före badsäsongen. I samband med detta förstärktes flytbryggans förankringar. Alla strandskyddsärenden är nu klara och godkända av Haninge kommun så de arbetena kan utföras under 2013. Prisuppgifter håller på att inhämtas för komplettering av vägbelysningen på några platser inom området som planeras att genomföras. En viss översyn och kompletteringar har utförts på båtklubbhusets elinstallationer vid Karlslund. Vid renoveringen av bastun har kompletteringar av elinstallationer och el central utförts. I övrigt har normalt underhåll genomförts på föreningens elanläggningar under året. sidan 8
Balansräkning per 2012-12-31 2011-12-31 2012-12-31 Tillgångar Omsättningstillgångar Kassa 3 632,93-2 485,04 Nordea (Plusgiro & Föreningskonto) 12 184,28 283 706,36 Nordea Sparkonto 753 359,67 1 450 359,67 Skattekontot -685,00-12,00 Medlemsfordringar 0,00 20 700,00 Fordran på Årsta Havsbads Tennisklubb ( - se not 1) 204 000,00 192 000,00 Diverse kortfristiga fordringar 34 923,00-22 219,00 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 49 370,00 Summa omsättningstillgångar 1 007 414,88 1 971 419,99 Anläggningstillgångar Inventarier ( - se not 2) 1,00 1,00 Summa tillgångar 1 007 415,88 1 971 420,99 Skulder Upplupna kostnader & förutbetalda intäkter 87 485,00 412 586,00 Skuld till Stugägareföreningen 455,00 0,00 Förskottsbetalda lägenhetshyror 12 550,00 18 300,00 Upplupen moms 66 573,00 41 019,00 Upplupen skatt & sociala avgifter 104 532,00 103 754,00 Summa skulder 271 595,00 575 659,00 Eget kapital Underhållsfond 87 937,69 735 820,88 Förändring underhållsfond 390 698,30 732 722,50 Årets resultat 257 184,89-72 781,39 Summa eget kapital 735 820,88 1 395 761,99 Summa skulder och eget kapital 1 007 415,88 1 971 420,99 Nuvarande räntevillkor Nordea PlusGiro & Föreningskonto: 0,00% Nordea Sparkonto: 1,15 % på belopp som är innestående en hel månad Noteringar: 1) Räntefritt lån med ambitionen att Årsta Havsbads Tennisklubb betalar av 12.000:-/år under 20 år. 2) Inventarieförteckning är upprättad av styrelsen. Bokfört värde är symboliskt 1:-. sidan 9
Resultaträkning 2012-12-31 och budget 2013 Driftsintäkter Utfall 2011 Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2013 Medlemsintäkter (andelar) 2 807 060,00 2 807 060,00 2 807 060,00 2 917 865,00 Hyresintäkter 166 633,00 175 000,00 178 004,55 180 000,00 Parkeringsintäkter 369 657,00 450 000,00 372 331,69 400 000,00 Kommunala bidrag 40 000,00 40 000,00 40 000,00 40 000,00 Ränteintäkter 10 457,91 0,00 14 996,00 10 000,00 Annonsintäkter 12 600,00 15 000,00 27 550,00 25 000,00 Ersättning för rättegångskostnader (=vunnet mål) 26 300,00 0,00 Återbetalning av moms för byggkostnader 65 243,00 65 243,00 Båtsektionens avsättning till underhållsfonden 200 300,00 220 000,00 220 000,00 220 000,00 Diverse intäkter 4 742,48 4 000,00 3 989,38 4 000,00 Summa driftsintäkter 3 637 750,39 3 711 060,00 3 729 174,62 3 862 108,00 Driftskostnader Löpande Underhåll Vattensystem 498 591,00 500 000,00 710 433,00 600 000,00 Löpande Underhåll Diken, dagvatten 27 257,00 20 000,00 14 812,50 20 000,00 Löpande Underhåll Byggnader 29 300,00 50 000,00 44 077,00 50 000,00 Löpande Underhåll Vägar 78 278,00 120 000,00 204 302,00 120 000,00 Löpande Underhåll Mark, vattenområden 88 070,00 120 000,00 134 346,00 120 000,00 Löpande Underhåll Bryggor 6 170,00 20 000,00 13 861,00 20 000,00 Löpande Underhåll & förbrukning El 280 380,00 290 000,00 293 912,00 290 000,00 Utredningar nytt VAsystem/anläggningsbeslut 0,00 50 000,00 6 000,00 50 000,00 Trafikåtgärder och parkering 24 585,00 30 000,00 5 704,00 50 000,00 Snöröjning 212 981,00 100 000,00 99 801,00 120 000,00 Renhållning, sopor&latrin 83 844,00 90 000,00 86 315,50 90 000,00 Information och trycksaker 72 346,00 90 000,00 56 183,00 80 000,00 Kontorsmaterial, data, porto mm 33 004,70 40 000,00 42 486,50 50 000,00 Försäkringar 98 648,00 100 000,00 91 247,00 95 000,00 Förbrukningsinventarier 35 888,00 20 000,00 24 090,00 20 000,00 Driftskostnader för förvaltningen 44 747,49 50 000,00 85 496,10 75 000,00 Löner - styrelsearvoden 103 200,00 100 000,00 114 525,00 120 000,00 Löner - förvaltningen 250 682,00 200 000,00 233 298,00 280 000,00 Löner - sommarungdom 132 700,00 130 000,00 97 473,00 130 000,00 Löner - övrig egen personal 116 538,00 120 000,00 165 287,00 140 000,00 Mötesersättningar 40 250,00 45 000,00 33 250,00 45 000,00 Milersättningar 2 169,50 2 000,00 4 669,35 3 000,00 Sociala avgifter 131 745,00 100 000,00 120 856,31 130 000,00 Köpta tjänster - förvaltningen 43 750,00 Köpta tjänster, databassökn, bankavgifter mm 26 327,25 30 000,00 21 202,75 25 000,00 Köpt tjänst - ekonomisk administration 125 000,00 122 782,00 140 000,00 Köpt tjänst - revision 20 000,00 0,00 20 000,00 Stämmor, möten, representation 34 276,35 40 000,00 41 161,00 60 000,00 sidan 10
Kostnader för extra stämma, februari 2011 21 699,00 0,00 Räntekostnader för utnyttjad kredit 11 341,21 0,00 Diverse kostnader 5 947,00 5 000,00 1 035,00 5 000,00 Avsättning till underhållsfond enligt plan 889 600,00 889 600,00 889 600,00 908 000,00 Summa driftkostnader 3 380 565,50 3 496 600,00 3 801 956,01 3 856 000,00 Årets Resultat 257 184,89 214 460,00-72 781,39 6 108,00 Kostnader för periodiskt underhåll Vattensystemet 196 626,00 100 000,00 45 857,50 100 000,00 Diken, dagvatten 0,00 50 000,00 0,00 285 000,00 Byggnader - Restaurangen 44 603,00 0,00 0,00 0,00 Övriga Byggnader 144 707,00 257 000,00 70 640,00 100 000,00 Vägar 0,00 0,00 0,00 135 000,00 Mark, vattenområden 6 840,00 0,00 20 380,00 200 000,00 Bryggor 106 125,70 1 255 000,00 20 000,00 1 525 000,00 Summa periodiskt underhåll 498 901,70 1 662 000,00 156 877,50 2 345 000,00 Utnyttjad avsättning till underhållsfond 498 901,70 889 600,00 156 877,50 908 000,00 Årets uttag ur underhållsfond, utöver avsättning 0,00 772 400,00 0,00 1 437 000,00 sidan 11
Styrelsen för Årsta Havsbads samfällighetsförening verksamhetsåret 2012 sidan 12
sidan 13
Verksamhetsplan/Budgetkommentarer Med styrelsens budgetförslag planeras för en ökad årsavgift till 395 kronor/andel. En ökning med 15 kr från föregående år. Kostnaden för det periodiska underhållet planeras till 2 345 000 kr enligt bilagt budgetförslag. Vi kommer att ha en löpande drift på en ökad nivå än de senaste åren. Det är vattensystemet och vägarna som på underhållssidan drar iväg men vi gör inget utöver det som är akut med tanke på indragningen av kommunalt VA i området. Anläggningsbeslutet som ska tas ger oss ökade mötes- och utredningskostnader. Löpande underhåll för vägar har dragit iväg som en följd av allt regnande och med vinterns rika snöande så befarar vi en hög kostnad 2013. Parkmark och vattensystemet försöker vi hålla på en ekonomisk rimlig nivå. Som tillsyningsmän kommer Jan Holm vara tillsammans med Leif Söderberg, vilka ersätter rollen som sommarförvaltare. Vi räknar med att även 2013 ha ett 25-tal ungdomar i arbete under sommarperioden. EREKO kommer att fortsätta arbetet med vår ekonomiska förvaltning. Kostnaden kommer att bli högre för 2013 än för 2012 beroende på att vi nu fakturerar medlemmarna i två omgångar. Nedan kommenteras speciellt de poster i vårt budgetförslag som kommer att prägla verksamhetsåret 2013. Man bör då komma ihåg att en stor del av verksamheten omfattar mer eller mindre fasta kostnader, som inte är så enkla att påverka. Förvaltningen Förvaltningen består av både praktiska och administrativa arbetsuppgifter. Styrelsen har traditionellt skött den senare men under senaste året har vi adjungerat bl.a. Göran Johansson i VA frågan och Kent Melander i bygglov och strandskyddsfrågor. Vi kommer fortsättningsvis jobba på det sättet fram till det nya anläggningsbeslutet. Sen får vi besluta hur vi går vidare. Den praktiska delen kommer att skötas av våra två tillsyningsmän och frivilligstyrkan, även kallad Gubbs, som är tillgängliga året runt för olika sysslor. Till det så har vi våra sommarungdomar, som gör de traditionella sysslorna för sommarungdomarna. Byggnader Bastubyggnaden är i det närmaste klar och gick så bra ekonomiskt att även simlärarlokalen får en uppfräschning invändigt. Utvändigt är hela byggnaden klar. Dansbanans orkesterbyggnad planerar vi att renovera och samtidigt göra om så att ett förrådsutrymme skapas för utrustning till aktiviteterna. Även föreningsgården och museistugan ska få mindre uppfräschningar. Mark, park och torget Fotbollsplanen vid Idrottsvägen ska hyvlas av och få ett nytt grusskikt inför årets säsong. Vi använder de gamla massorna till att fylla ut en plan yta för basketkorgarna. Stängslet till fotbollsplanen kommer samtidigt att repareras. Strandpromenaden från Båtstigen till parken anläggs tillsammans med närboendes arbetsinsats. sidan 14
El Kompletteringen av belysningen planeras att ske detta år istället för 2012, p.g.a att det har varit svårt att få in anbud på kompletteringen vid brevlådorna vid Karlslund, Videnäsvägen och Runda plan. Besiktningen av stolpbeståndet kommer vi att utföra samtidigt. I övrigt normalt underhåll av samfällighetens el-anläggningar och översyn av belysningsanläggningen. Bryggor Den brygginvestering som beslutades vid årsmötet 2012, blev aldrig klar under 2012 utan arbetet påbörjades först i februari 2013. Detta innebär att denna kostnad hamnar på 2013 års budget (1.4 Mkr). Eftersom vi hinner att få in likvida medel från medlemmarna redan under februari, så behöver vi dock inte lånefinansiera insatsen. Dagvatten Dagvattensystemet är slitet och kommer delvis att renoveras där det inte krockar med kommande kommunala VA ledningar, där blir åtgärderna samordnade. Vi har budgeterat totalt 250 000 kr enligt en utredningsplan som gjorts. Först inspektion med filmning och där efter beslut om åtgärds-val på respektive rörsträcka utifrån utredningens alternativ. Nytt anläggningsbeslut Under 2013 kommer arbetet inför det nya anläggningsbeslutet att påbörjas. Då det kommunala vatten- och avloppssystemet dras in i området, så ändras förutsättningarna för vårt gemensamma vatten och infiltrationsanläggningar. Vi har sedan tidigare gått in med en begäran till Lantmäteriet om omprövning av nuvarande beslut med anledning av förändringarna. Vi har nu möjlighet att fundera över helheten om det är saker vi vill ändra på. För att förankra vad vi vill kommer styrelsen att hålla informationsträffar där vår Lantmätare Hans Rosén kommer att medverka. För att kunna förbereda underlag till möten och gå igenom inkomna förslag, så kommer en grupp att tillsättas som ska jobba med frågan. Gruppen kommer att ledas av styrelsen men ska även bestå av medlemmar. Vi har därför i budgeten avsatt 70 000 kr för utrednings- och möteskostnader. Slutligen är det lantmäteriet som beslutar i frågan.. Förberedelse för framtida behov När nu nästan alla vägar grävs upp får vi frågan från kommunen om vi vill samordna nedläggning av tomrör för framtida el, tele och data kommunikation. I skrivande stund har vi inte fått in pris på vad det kostar men har det till stämman. Vi måste alltså ta beslut om vår framtid i vissa delar innan anläggningsbeslutet tas, för då är den kommunala upphandlingen redan klar. VA-anslutningskostnader för ÅHS För de anläggningsavgifter som samfällighetsföreningen måste betala och i samband med anslutningen bygga om berörda byggnader avser styrelsen att det ska lånefinansieras. På det sättet belastas framtida brukare, då det är helt nya investeringar som inte ska belasta dagens samfällighetsavgift. Det skulle bli fallet om vi tog in den investeringen i dagens underhålls- och förnyelsefond. Hantering av föreningens eventuella likviditetsbehov / lån Styrelsen vill bekräfta föregående års stämmobeslut att det gäller löpande framöver, då förra årets stämma biföll styrelsens förslag till att uppta lån/kredit med tilläggsyrkandet att begränsa nivån för ett lån/kredit till max 1,5 miljon kronor. sidan 15
Underhållsplan för Årsta Havsbad år 2013-2032 Periodisktunderhåll /förnyelsefond Periodiskt underhåll utförs med längre periodicitet än ett år. Syftet är att återställa befintligt till ursprunglig funktion. Allt räknat i Kkr UH PLAN FÖR HELA ÅHS 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 BRYGGOR HBS ÅHS 795 145 105 35 955 25 655 95 25 635 55 730 135 30 125 955 85 465 25 80 675 55 Totalt 1 525 280 135 160 1 910 110 1 120 120 105 1 310 110 BYGGNADER 100 10 60 30 390 540 320 300 500 300 MARK,PARK OCH TORGET 200 40 105 95 50 68 50 VA ANLÄGGNING 100 110 100 VÄGAR 135 100 50 80 100 200 500 51 252 153 54 DIKEN, DAGVATTEN 285 100 50 100 100 Totalt underhåll per år/ uttag ur fond 2 345 540 550 365 2 500 1 018 1 940 521 957 1 463 464 Avsättningar från tidigare år 85 85 85 85 85 85 85 85 85 85 85 Total Årlig avsättning till fond 908 908 908 908 908 908 908 908 908 908 908 Fortsättn.UH PLAN FÖR HELA ÅHS 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032 2013-2032 BRYGGOR HBS 425 55 95 25 35 55 85 140 20 4 460 ÅHS 285 65 25 30 275 55 85 65 4 245 Totalt 710 120 120 55 310 110 170 205 20 8 705 BYGGNADER 150 200 200 50 200 3 350 MARK,PARK OCH TORGET 608 VA ANLÄGGNING 310 VÄGAR 55 56 57 58 459 60 61 61 2 542 DIKEN, DAGVATTEN 100 100 100 935 Totalt underhåll per år/ uttag ur fond 865 176 327 413 969 220 331 466 20 16 450 Avsättningar från tidigare år 85 85 85 85 85 85 85 85 85 1 700 Total Årlig avsättning till fond 908 908 908 908 908 908 908 908 908 823 sidan 16
Förslag till ersättningar till styrelse och revisorer 1. Arvode för föreningens administration 120 000 kr, vilket innebär en höjning med 20.000 kr. Senaste höjning var 2009 från 80.000 till 100.000 kr. 2. Mötesersättning om 250 kr per styrelsemöte, och annat protokollfört möte, för styrelsens ledamöter och suppleanter (oförändrat). 3. Arvode till föreningsvald revisor 4 000 kr (oförändrat) 4. Parameter revision med löpande räkning. Normal revision beräknas till c:a 20.000 kr. 5. Timarvode 150 kr kan efter styrelsebeslut utgå för speciella uppdrag utöver renodlat styrelsearbete (oförändrat). Ovan nämnda belopp är exklusive sociala avgifter. I resultaträkningen redovisas alla sociala avgifter för föreningen på ett separat konto. Styrelsens förslag till årsstämman 2013 Debiteringslängd för Årsta Havsbads samfällighetsförening 2013-01-01-2013-12-31 Total utdebitering blir 2.917.865 kr fördelat med 395 kronor per andel på totalt 7387 andelar. Det innebär en höjning med 15 kr per andel från föregående år. Beloppet skall fördelas på samfällighetsföreningens medlemmar på så sätt som framgår av debiteringslängden, som hålls tillgänglig vid årsmötet. En kopia kan på begäran erhållas av föreningens kassör. (Den är f n 38 A4-sidor lång och skickas därför inte automatiskt ut till alla medlemmar.) Fakturor avseende årets debitering kommer att delas upp på två tillfällen. Första delbetalningen (190:-/andel) skall betalas senast 28/2, och hela avgiften skall sedan vara slutbetald senast den 31 maj 2013. Beloppet skall sättas in på samfällighetens postgirokonto 48 74 00-4. Påminnelseavgift om 50 kr kommer att debiteras för förfallen obetald faktura. Fakturor som ej betalas efter påminnelse överlämnas till Kronofogdemyndigheten. (Debiteringslängden är i grunden upprättad i enlighet med beslut om andelstal för underhåll vid förrättningssammanträdet den 13 juli 1983. Under årens lopp har dock debiteringslängden förändrats då nya fastigheter tillkommit och andra försvunnit genom sammanslagningar av flera fastigheter.) Styrelsen föreslår årsstämman besluta - att debiteringen av andelsavgifter avseende 2013 skall ske med 395 kronor per andel, som i sin helhet ska vara betald med sista betalningsdag 31 maj 2013. sidan 17
Fortsättning styrelsens förslag till årsstämman 2013 Styrelsens förslag till stadgeändring om flexibelt antal ledamöter och suppleanter. I våra stadgar under 5 Styrelse står Styrelsen skall bestå av sju ledamöter och fyra suppleanter. Allt fler uppgifter kommer att läggas på förvaltningen och på sikt minskar då behovet av en arbetande styrelse. Dessutom finns det svårigheter att rekrytera medlemmar, som har den tid som krävs för att sitta i en arbetande styrelse. Genom en stadgeändring finns möjligheten till flexibilitet i antalet ledamöter och suppleanter i framtiden. Styrelsen föreslår årsstämman att besluta om följande text i stadgarna: Styrelsen ska bestå av minst fem och högst sju ledamöter samt minst två och högst fyra suppleanter Styrelsens förslag till beslut gällande fakturering av årsavgifterna Årsmötet 2012 beslutade, efter förslag från styrelsen, att avgifterna för 2013 skulle delas upp i två debiteringar, varav den första inbetalningen skulle ske med sista betalningsdag 2013-02-28 (vilket är genomfört). Den andra inbetalningen skulle debiteras ut under hösten 2013. Nu har det visat sig att förslaget innebär vissa praktiska problem, eftersom vi samfakturerar årsavgiften med andra avgifter (parkeringsavgifter, båtplatsavgifter och stugägareföreningens årsavgift). Faktureringen av båtplatsavgifter görs helt enkelt bäst i maj, eftersom det är först då som fördelningen av båtplatser är någorlunda klar. Därför återkommer vi nu med ett reviderat förslag. Förslaget innebär att utdebiteringen/faktureringen fortfarande sker vid två tillfällen under året men att perioderna ändras. - 2013 sker den andra utdebiteringen i maj med sista betalningsdag 31 maj. - Fr o m år 2014 och framåt sker den första utdebiteringen i maj (sista betalningsdag 31 maj) och den andra utdebiteringen i november (sista betalningsdag 30 november) På maj-fakturan faktureras även övriga avgifter (parkering/båt/stugägareförening mm) Styrelsen föreslår årsstämman besluta - att utdebiteringen av årsavgifter sker enligt ovanstående förslag. sidan 18
Styrelsens förslag till Bompolicy Bommar ska finnas för att öka trafiksäkerheten på och omkring områdets vägar och på andra riskområden som t ex vid våra badstränder. Bommarnas uppgift är att i vissa fall stoppa biltrafik och i andra fall begränsa biltrafik på vägarna. Detta för att öka säkerheten för alla som rör sig i området. Bommens placering beslutas av styrelsen med hänsyn till trafiksäkerheten. Ur trafiksäkerhetssynpunkt bör trafiken vid badstränderna minimeras. Tillgängligheten för räddningstjänsten får inte äventyras av hindrande bilar. Transport till och från stranden är tillåten i särskilda fall t ex vid rörelsehinder men parkering är inte tillåten. Bommarna låses med kodlås och räddningstjänstens lås. Koder till bommarna finns tillgängliga hos båtklubben, tillsyningsmannen och medlemmar i styrelsen. Koderna bytes av tillsyningsmannen på uppdrag av styrelsen. Styrelsen föreslår årsstämman besluta - att anta förslaget till bompolicy. Styrelsens förslag till beslut om kommunal ledningsrätt Bakgrund När kommunen drar det kommunala vatten- och avloppssystemet genom området till alla fastigheter måste ledningarna till största delen gå på samfälld mark. Det medför att vi måste ge kommunen via avtal ledningsrätt för all framtid. Det rör sig om två avtal. Ett för mark som gäller nästan uteslutande alla våra vägar. Det andra avtalet berör en sträcka i Horsfjärden, där en vattenledning går från Vitså in över vårt vatten vidare ut genom sundet mellan St Huvudholmen och Alvsta Långholmar. Styrelsen föreslår årsstämman besluta att Årsta Havsbads samfällighetsförening ska ge Haninge kommun ledningsrätter för all framtid och uppdra till styrelsen att teckna dessa avtal. Styrelsens förslag till beslut om nedläggning av tomma rör Bakgrund I samband med att kommunen lägger ned VA-systemet i våra vägar fram till varje fastighet, så har vi erbjudits att samtidigt lägga tomma rör för el, tele och datakommunikation i de uppgrävda rörgravarna. Kostnaden blir avsevärt mycket lägre än om vi i en framtid ska lägga nytt själva. Vi för parallellt förhandlingar med Vattenfall och Telia om rätten till dessa rör samt en eventuell leverantör av datakommunikation. Styrelsen föreslår årsstämman besluta att ge styrelsen i uppdrag att förhandla fram villkor för tomrörsdragningen och att ge Haninge kommun i uppdrag att man i sin upphandling tar in kostnaden särredovisad för tomrörsläggningen. sidan 19
Valberedningens förslag till ordförande, styrelse och revisorer för år 2013 Bakgrund: Valberedningens ambition med framtagandet av föreliggande förslag är en styrelse med många olika goda kompetenser i olika åldrar, boende på olika platser i området. Ordförande, styrelseledamöter och ordinarie revisorer ska enligt stadgarna väljas för en tid av två år. Styrelse- och revisorssuppleanter samt den externa revisorn ska väljas för en tid av ett år. För att få en saxad avgång bör högst fyra av de ordinarie ledamöterna väljas på två år. 1. Bo Hellberg, som varit ordförande har ett år kvar. 2. Ledamöterna Rickard Wahlberg och Fredrik Löfstedt har ett år kvar. 3. Marianne Rocklind föreslås till omval för två år 4. Ingela Widen och Monika Malaguti (tidigare suppleanter) föreslås som nya ledamöter för en tid av två år. 5. Mathias Bierfeldt föreslås till omval för ett år. 6. Ingeman Bengtsson, Börje Johansson, Bertil Lindborg och Anna Pettersson föreslås till suppleanter för ett år. Nedan framgår valberedningens förslag till kandidater i fetstil till de val som ska göras på 2013 års stämma, samt kandidaternas mandattider. Valberedningen förslag: Ordförande Bo Hellberg 1 år kvar Ledamot Marianne Rocklind Omval för 2 år Ledamot Rickard Wahlberg 1 år kvar Ledamot Fredrik Löfstedt 1 år kvar Ledamot Ingela Widen Nyval för 2 år Ledamot Monika Malaguti Nyval för 2 år Ledamot Mathias Bierfeldt Omval för 1 år Suppleant Börje Johansson Omval för 1 år Suppleant Anna Pettersson Nyval för 1 år Suppleant Bertil Lindborg Nyval för 1 år Suppleant Ingeman Bengtsson Omval för 1 år Parameter revision Marie Nordlander Omval för 1 år Revisor Gabriel Bartoletti Omval för 2 år Revisorssuppleant Carl Johan Dahlberg Omval för 1 år Valberedningen har bestått av Bengt Andersson (sammankallande), Cathrine Johansson, Karin Marcus, Gunnar Bäck och Lars-Otto Frick. sidan 20