Riktlinjer vid rehabilitering Universitetsförvaltningen,
Riktlinjer vid rehabilitering Dnr 4480/08-201 INNEHÅLL 1 Inledning...1 2 Rehabiliteringsmodell...1 2.1 Förebyggande arbete...2 2.2 Rehabiliteringsplanering...2 2.3 Lösning inom institutionen Sjukperiod 1-90...3 2.4 Lösning inom övriga KI - Sjukperiod 91-180...3 2.5 Lösning utanför KI - Sjukperiod 181-364...4 2.6 Om sjukpenning ej medges...4 2.7 Förlängd sjukpenning...4 2.8 Fortsatt sjukpenning...4 3 Aktörer och stödresurser...4 3.1 Ansvarig chef...4 3.2 Medarbetaren...5 3.3 Personalavdelningen...5 3.4 Försäkringskassan...5 3.5 Previa...5 3.6 Friskvården...5 3.7 Rehabiliteringsnätverk...5 3.8 Livs- och karriärcoach alt arbetslivscoach...5 4 Sekretess...6 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen För innehållet svarar Personalavdelningen
Karolinska Institutet Riktlinjer vid rehabilitering 1 (6) Riktlinjer vid rehabilitering 1 Inledning Som arbetsgivare har Karolinska Institutet ett lagstadgat ansvar för att det på lämpligt sätt finns en organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet. Det är viktigt att identifiera tidiga signaler för att förebygga behov av sjukskrivning och rehabilitering. Erfarenheten visar att när rehabiliteringen kommer igång i ett tidigt skede så ökar möjligheterna att resultaten ska bli bra. Målet med rehabiliteringsarbetet vid KI är att så tidigt som möjligt hitta en lösning utifrån medarbetarens situation och de ekonomiska förutsättningarna i arbetsgivarens verksamhet. KIs riktlinjer vid rehabilitering har sin grund i: Arbetsmiljölagen (1977:1160) Lag om allmän försäkring (1962:381), ändring i Lag om allmän försäkring (2008:480) Arbetsanpassning och rehabilitering (AFS 1994:1) Lag om rätt till ledighet för att på grund av sjukdom prova annat arbete (2008:565) Delegationsordning för Karolinska Institutet (Dnr 5678/01-013) 2 Rehabiliteringsmodell Reglerna i sjukförsäkringen ställer krav på aktivitet tidigt i sjukfallen för att möjliggöra att sjukskrivna kan komma tillbaka till arbete. Den ansvariga chefen vid KI ska därför hålla en mycket tidig och kontinuerlig kontakt med medarbetaren under sjukperioden. Ansvarig chef ska även göra en rehabiliteringsplanering för att den sjukskrivna i första hand ska kunna återgå till ordinarie arbetsuppgifter. I Lagen om allmän försäkring finns olika fasta tidpunkter för prövning av sjukskrivnas arbetsförmåga och rätten till sjukpenning. (Se nedan.) De nya reglerna i lagen gäller fr o m 1 juli 2008. Genom fasta tidsgränser betonas betydelsen av insatser på arbetsplatsen inom de 3 första månadernas sjukskrivning för att den försäkrade ska kunna återgå i arbete. Reglerna innebär inte enbart att en viss prövning ska ske vid en viss tidpunkt utan också att bedömningsgrunden för rätten till ersättning ändras efter 90 respektive 180 dagar. Detta genom att först pröva om återgång till ordinarie arbetsuppgifter är möjlig, sedan prövning av möjligheten till omplacering
Karolinska Institutet Riktlinjer vid rehabilitering 2 (6) till annat arbete hos arbetsgivaren och därefter även arbetsuppgifter inom hela den reguljära arbetsmarknaden. Rehabiliteringsmodellen vid KI är: Förebyggande arbete Rehabiliteringsplanering Lösning inom institution Sjukperiod 1 90 Lösning inom KI Sjukperiod 91-180 Lösning utanför KI Sjukperiod 181-364 2.1 Förebyggande arbete Det är viktigt att identifiera tidiga signaler för att förebygga behov av sjukskrivning och rehabilitering. Tidiga signaler kan fångas upp genom bl a regelbundna kontakter chef-medarbetare, utvecklingssamtal, personalmöten, KIs rehabiliteringsnätverk, kontakter med friskvården, Previa företagshälsovård och genom ett i övrigt förebyggande arbetsmiljöarbete. 2.2 Rehabiliteringsplanering En rehabiliteringsplanering vid KI ska alltid göras om det inte är uppenbarligen onödigt. Initiativet till rehabiliteringsplanen är ansvarig chef vid institutionen/motsvarande. Planen ska omfatta de åtgärder och stöd som behövs för att medarbetaren på bästa sätt ska kunna verka eller återgå i sina arbetsuppgifter eller till andra arbetsuppgifter. Medarbetarens egen uppfattning av situationen, uppgifter från ansvarig chef, läkares bedömning och försäkringskassan är tillsammans det viktigast underlaget för rehabiliteringsplanen. Försäkringskassan ska ta initiativet att samordna rehabiliteringsplaneringen, men enligt dessa riktlinjer ska KI aktivt arbeta förebyggande mot ohälsa samt följa upp sjukdom och påskynda rehabiliteringsåtgärder. Ansvarig chef ska hålla en mycket tidig och kontinuerlig kontakt med medarbetaren under sjukperioden. Ansvarig chef ska även göra en rehabiliteringsplanering när medarbetaren - har varit borta p g a sjukdom mer än fyra veckor, gärna två veckor - har varit sjuk sex gånger eller fler under den senaste 12- månadersperioden - själv begär det - arbetsgivaren av särskilda skäl påkallar det Rehabiliteringsplaneringen görs lämpligtvis med stöd av KIs rehabiliteringsnätverk eller Previa samt i samarbete med Försäkringskassan. 2
Karolinska Institutet Riktlinjer vid rehabilitering 3 (6) Till stöd i rehabiliteringsplaneringen finns blanketter framtagna av KI Rehabiliteringsplanering för återgång i arbete. Dessa finns under personalavdelningens hemsida Rehabiliteringsprocessen. 2.3 Lösning inom institutionen Sjukperiod 1-90 Under de första 90 dagarna prövar Försäkringskassan den sjukskrivnas arbetsförmåga att klara sitt vanliga arbete eller annat lämpligt arbete som arbetsgivaren tillfälligt erbjuder den försäkrade. Det innebär för KI att i första hand ska ansvarig chef vid institutionen/motsvarande göra en rehabiliteringsplanering och undersöka om medarbetaren helt eller delvis kan utföra sitt vanliga arbete. Vid denna planering kan anpassning och/eller arbetsträning behövas. Det kan vara anpassning av arbetsbelastning, arbetsplats, arbetsuppgifter, arbetstider. Det kan också gälla arbetsträning, kompetensutveckling, träning/livsstilsändring i olika former via friskvården eller Previa. Om det inte fungerar ska ansvarig chef undersöka om medarbetaren helt eller delvis kan utföra annat, tillfälligt eller permanent, arbete som behöver utföras inom gruppen/enheten/avdelningen/institutionen. Om detta inte är möjligt ska institutionen senast dag 90 i sjukskrivningsperioden ta kontakt med Personalavdelningen centralt för vidare handläggning i samarbete med institutionen. Det är viktigt att rehabiliteringsplaneringen sätter igång tidigt, gärna efter två veckors sjukskrivning men senast efter fyra veckor. Det är lämpligt att institutionen/motsvarande så tidigt som möjligt tar stöd av rehabiliteringsnätverken som finns på KI eller Previa. 2.4 Lösning inom övriga KI - Sjukperiod 91-180 Från och med den 91:a dagen av en sjukskrivning vidgas prövningen från Försäkringskassan av rätten till sjukpenning till att omfatta om den försäkrade kan utföra något annat tillgängligt arbete hos arbetsgivaren. Det innebär för KI att institutionen undersöker tillsammans och med stöd av Personalavdelningen vilka omplaceringsmöjligheter som finns till lediga arbeten inom hela Karolinska Institutets verksamhet. Institutionens ansvar för medarbetaren kvarstår tills en eventuell lösning hittats. Det är mycket viktigt att denna undersökning av omplaceringsmöjlighet till annat arbete som gäller inom hela KI startar så tidigt som möjligt. Den sjukskrivna lämnar underlag, efter begäran från Försäkringskassan, om möjligheten till annat arbete inom myndigheten, s k Arbetsgivarutlåtande, till Försäkringskassan. Om det är risk för att den försäkrade inte kommer att kunna återgå i arbete hos arbetsgivaren före den fastställda tidsgränsen vid 180 dagar bör den sjukskrivne erbjudas stöd via Arbetsförmedlingen. Den sjukskrivne har då fram t o m dag 180 i sjukperioden på sig att, med stöd av Arbetsförmedlingen, söka nytt arbete utan att rätten till sjukpenning 3
Karolinska Institutet Riktlinjer vid rehabilitering 4 (6) upphör. Institutionen/Karolinska Institutet har i detta skede fortsatt ansvar för den sjukskrivne. En arbetstagare har rätt att vara tjänstledig från sin anställning för att prova annat arbete om arbetstagaren på grund av sjukdom har haft nedsatt arbetsförmåga under en period om minst 90 dagar och att arbetstagaren ingår ett anställningsavtal med en annan arbetsgivare senast efter 180 dagar i sjukperioden. Totalt får arbetstagaren vara tjänstledig under högst tolv månader inkluderande den sjukperiod som anges ovan. 2.5 Lösning utanför KI - Sjukperiod 181-364 Från och med den 181 dagen av en sjukperiod ska om inte särskilda skäl talar mot det en bedömning göras om den försäkrade kan utföra arbete inom hela den reguljära arbetsmarknaden i övrigt eller genom annat lämpligt arbete som är tillgängligt. Om Försäkringskassan gör bedömningen att den försäkrade kan klara annat arbete inom övriga arbetsmarknaden utgår ingen sjukpenning. Prövningen mot den reguljära arbetsmarknaden kan skjutas upp om det finns särskilda skäl. Detta bör kunna ske om det är stor sannolikhet att den försäkrade efter ytterligare behandling eller rehabilitering kan återgå i arbete hos nuvarande arbetsgivare. 2.6 Om sjukpenning ej medges Om Försäkringskassan ej medger sjukpenning och personen ej kan återgå till arbete hos arbetsgivaren, gäller nuvarande arbetsrättsliga regler. Kontakta Personalavdelningen för ytterligare information. 2.7 Förlängd sjukpenning Om särskilda skäl föreligger kan förlängd sjukpenning (efter de 364 dagarna) beviljas av Försäkringskassan, efter ansökan av den försäkrade, i ytterligare maximalt 550 dagar. Vid förlängd sjukpenning ska bl a den sjukskrivna inom denna period bedömas kunna återgå i arbete samt att en mycket tydlig plan är utarbetad för återgång i arbete. Det betyder att den anställda fortfarande kan komma att återgå i tjänst vid KI och att ett aktivt rehabiliteringsarbete görs av arbetsgivaren. 2.8 Fortsatt sjukpenning Om synnerligare skäl föreligger, vid mycket allvarlig sjukdom, kan fortsatt sjukpenning beviljas av Försäkringskassan. Vid fortsatt sjukpenning är ingen tidsgräns fastlagd. 3 Aktörer och stödresurser 3.1 Ansvarig chef Den rehabiliteringsansvarige chefen, enligt gällande delegationsordning, har det yttersta ansvaret för rehabilitering av sjuk medarbetare under 4
Karolinska Institutet Riktlinjer vid rehabilitering 5 (6) hela rehabiliteringen. 3.2 Medarbetaren Medarbetaren har ansvar för att aktivt försöka få tillbaka sin arbetsförmåga och att aktivt medverka vid olika rehabiliteringsinsatser. 3.3 Personalavdelningen Personalavdelningen utgör en central specialistresurs som kan ge råd och stöd under hela rehabiliteringsprocessen. 3.4 Försäkringskassan Ser till att den sjukskrivne får en handläggare på Försäkringskassan. Ansvarar för att samordna de rehabiliteringsinsatser som behövs. Tar initiativ till försäkringsmedicinska utredningar och arbetslivsinriktad rehabiliteringsplanering vid behov. KI har fasta utsedda kontaktpersoner vid försäkringskassan i Solna respektive Huddinge. Kontaktpersonerna är även representanter i rehabiliteringsnätverken vid KI. 3.5 Previa Previa ger stöd till att göra rehabiliteringsplanering och andra rehabiliteringsåtgärder. Det finns utsedda rehabiliteringssamordnare på Previa (Solna resp Huddinge) som har fasta mottagningstider för KI. 3.6 Friskvården Friskvården vid KI är en resurs och stöd vad gäller hälsorelaterade frågor i förebyggande syfte, under pågående rehabilitering samt efter rehabilitering 3.7 Rehabiliteringsnätverk Det finns två geografiska rehabiliteringsnätverk vid KI, dels för institutionerna som tillhör Campus/Solna, dels för institutionerna som tillhör Huddinge. Syftet med rehabiliteringsnätverken är att arbeta förebyggande för att undvika ohälsa i organisationen samt att så tidigt som möjligt komma in med rehabiliteringsinsatser som resulterar i återgång i arbete inom KI eller till andra alternativa karriärvägar. I nätverken finns, beroende på ärendets karaktär, representanter från ovan nämnda aktörer, dvs Institutionen/motsvarande, Personalavdelningen, Försäkringskassan, Previa, Friskvården och Arbetsförmedlingen. Rehabiliteringsnätverken har mötestider 1 gång/månad. 3.8 Livs- och karriärcoach alt arbetslivscoach Om behov finns kan det vara möjligt att erbjuda personligt samtalsstöd i form av interna coacher vid KI. Medarbetaren får hjälp att finna nya vägar och metoder för att kunna orientera sig i framtida arbete och liv. 5
Karolinska Institutet Riktlinjer vid rehabilitering 6 (6) 4 Sekretess Det är viktigt att rehabiliteringsärenden hanteras varsamt och att sekretessen följs. I Sekretesslagen 7 kap 11 regleras sekretessen för personalsocial och personalvårdande verksamhet. Den gäller alla som är inblandade i rehabiliteringsarbetet. Sekretess gäller i myndighets personaladministrativa verksamhet i övrigt för uppgift om enskilds hälsotillstånd och för sådan uppgift om enskild persons förhållanden som hänför sig till ärende om omplacering eller pensionering av anställd, om det kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Sekretessen gäller dock inte i ärende om anställning eller diciplinansvar och inte heller för beslut i annat ärende som avses i detta stycke. SekrL 7 kap 11 3:e stycket 6