Pae 1 of 70 Dokument- och informationshanterinsplan KTH Relerna kan tillämpas på handlinar uppkomna fr o m 2005-01-01. Undantaet är sreler för studerandehandlinar uppkomna före 2007-07-01, för fråor rörande dessa kontakta UF/dokumenthanterinsfunktionen. Denna plan innehåller hanterinsanvisninar för handlinar rörande bevarande,, sekretess och andra uppifter som behövs för en od arkivhanterin av allmänna handlinar i KTH:s verksamhet. I vissa fall upptas dokument som inte utör allmänna handlinar. Reler för vilka handlinar som ska reistreras samt bevarandeformat och sfrister är enerella för KTH. Undanta från övria hanterinsanvisninarna får öras efter samråd med chefen för avdelninen för dokumenthanterin och ska dokumenteras. Gallrin Denna dokument- och informationshanterinsplan utör myndihetens beslut om sfrister om inet annat anes. Vad äller handlinar som enlit KTH:s sbeslut allras vid inaktualitet får skola/motsvarande i samråd med chefen för avdelninen för dokumenthanterin besluta om en tidsbestämd sfrist, dvs. en frist som anes i år eller månader efter handlinens tillkomst. Om personuppifter förekommer ska även samråd inhämtas från KTHs personuppiftsombud. Gallrin av handlinar i forskninsprojekt beslutas av skolchef med stöd av bevarande och splan för forskninshandlinar. ns/motsvarande dokumentsamordnare ansvarar för att verkställs i enlihet med föreskrifterna. Sist i föreliande dokument- och informations hanterinsplan återfinns KTH:s tillämpninsbeslut ällande av handlinar av tillfälli och rina betydelse enlit Riksarkivet föreskrift (RA-FS) 1991:6 ändrad i omtryck 1997:6. Versionshanterin Dokumenten kommer att versionshanteras enlit följande: Klassificerinsstrukturen (KS) 1.0 Processbeskrivninar (kartor och text) 1.0-1 Dokument- och informationshanterinsplan 1.0-1 Första versionen av KS märks med 1.0. Processbeskrivninar och dokument- och informationshanterinsplan särskiljs med ett bindestreck och påföljade versionsnummer. I sina första versioner heter de 1.0-1 för respektive dokument. Uppdaterinar kan sedan ske för respektive dokument oberoende av varandra med undanta för ändrinar i KS som alltid påverkar övria dokument. En första uppdaterin i dokument- och informationshanterinsplanen bildar version 1.0-2, en andra uppdaterin 1.0-3 osv. Vid ändrin av KS nollställs övria dokument så att dokument- och informationshantinsplan och processbeskrivninar får versionsnummer 1.1-1 efter en första uppdaterin av KS, 1.2-1 efter en andra uppdaterin osv. Dokument- och informationshanterinsplan och processbeskrivninar kommer innehålla referenser till varandra så att det tydlit framår vilken processbeskrivnin som äller för vilken dokument- och informationshanterinsplan och vise versa.
Pae 2 of 70 Förtydlianden 2014-06-30 UF/AD Bevarande av elektroniska dokument i Från 2013-03-15 äller att samtlia dokument i ska bevaras i ursprunlit skick. Det innebär att elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivs ut på papper för arkiverin. KTH:s bevarandeexe utörs av den elektroniska filen som på sikt ska föras över till lånsiktit bevarande. Dokument som inkommer eller upprättas som papper ska bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t.ex. skannade beslut. Ändrade rutiner med anlednin av beslutet: Utskrifter av elektroniska dokument från örs inte för arkiverin. Utskrifter av dokument från anses som arbetskopior. En handlinslista från ska biläas ärendeakten vid avslut av ett ärende för att en söknin direkt i akten ska e en överblick över samtlia handlinar oavsett format. Vid avslut ska en kontroll öras att samtlia handlinar (oavsett format) finns dokumenterade i ärendeakten. Format för bevarande För samtlia handlinstyper i dokument- och informationshanterinsplanen äller enerellt att bevarande ska ske i ursprunlit skick. Vid behov ska överförin till format för låntidsbevarande öras.
Pae 3 of 70 Reler för av handlinar av tillfälli eller rina betydelse. KTH:s tillämpninsbeslut av RA-FS 1991:6 ändrad och omtryckt 1997:6 rörande av handlinar av tillfälli eller rina betydelse. Observera att handlinar som allras vid inaktualitet inte får allras innan: föreskriven bearbetnin, redovisnin eller kontroll har slutförts tidsfrist för revision och preskription har ått ut och betydelsen för styrkande av rättiheter och skyldiheter samt i övrit från rättsli synpunkt upphört. Gallrin vid inaktualitet innebär att handlinen får allras när den som ansvarar för handlinen, om inet annat dokumenterats i rutinbeskrivnin/motsv, bedömer att den inte länre behövs i verksamheten. Handlinar som tillkommit före 1980 får inte allras med stöd av dessa reler. Finns behov att allra sådan information ska universitetsarkivarien kontaktas. Handlin Gallrin Anmärkninar Loninsfiler och loninslistor för elektronisk post samt andra loninsfiler och loninslistor. Bevaras i minst 90 daar Handlinarna är ett led i KTH:s driftsäkerhetskontroll och säkerhetsskydd av KTH:s datasystem och allras vid tidpunkt när det inte länre behövs för detta ändamål. Loninsfiler för KTH:s klienter -Applikationsloar -Systemloar -Säkerhetsloar Vid inaktualitet Klienter är konfiurerade att spara ett visst antal meabyte loar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loarna och nya skrivs i dess plats. Loninsfiler för KTH:s centrala servrar -Applikationsloar -Systemloar -Säkerhetsloar Bevaras i minst 30 daar eller vid inaktualitet Servrar är konfiurerade att spara ett visst antal meabyte loar. När detta villkor nås så raderas de äldsta posterna loarna och nya skrivs i dess plats. Säkerhetsloar för inloninstjänster (Active Directory/Kerberos) Bevaras i minst 30 daar Historikfiler för informationssöknin på Internet. Vid inaktualitet Cacheminnen Vid inaktualitet KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer Temporary Internet filer Vid inaktualitet Cookies-filer Vid inaktualitet Loninsfiler och loninslistor för telefax. omående Teknisk dokumentation av tillfälli eller rina betydelse. Vid inaktualitet vid tidpunkt när handlinarna inte länre fyller nåon funktion. Reister, liare, listor och liknande som upprättats för att vara tillfällia hjälpmedel i KTH:s verksamhet. Vid inaktualitet UF-2013/0679 Handlinar som utör underla för KTH:s interna planerin och verksamhetsredovisnin Vid inaktualitet efter tidpunkt då sammanställnin eller bearbetnin är färdiställd eller då underlaet inte fyller nåon funktion för vidare handlänin av ärendet. Handlinar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, ex läs- eller leveranskvitton för e-post, inlämninskvitton, kvittensböcker. Vid inaktualitet En förutsättnin för att de inte vid tidpunkt för länre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utått från myndiheten.
Pae 4 of 70 Handlin Gallrin Anmärkninar KTH:s webbsidor upprättade i informationssyfte Information på webbsidor får allras vid inaktualitet i Information som allras enlit ovan och bedöms kunna utöra bevis i samband med mindre betydelsefulla uppdaterinar, t rättstvister eller på andra sätt vara av värde för verksamheten, ska ex rättnin av felskrivninar. innan raderin från webbsidan föras över till annat medium (pappersutskrift eller skrämdump) och sparas i minst 3 år. Om överförinen innebär förlust av samband med andra handlinar ex enom elektroniska länkar får en bedömnin öras i varje enskilt fall beträffande länkarnas värde. Handlin som inkommit till myndiheten i icke autenticierad form (ej underskrivna eller ej underskrivna med oriinalunderskrift), Vid inaktualitet om en autenticierad handlin med samma innehåll inkommer i ett senare skede. Mottanins- och delivninsbevis Vid inaktualitet Handlinen allras när ärendet avslutats. En förutsättnin för är att mottains- och delivninsbevisen ej påförts antecknin som tillför mål eller ärende sakuppift. Handlin i röstbrevlåda/ motsvarande Vid inaktualitet Om handlinen tillfört ärende sakuppift skall innehållet dokumenteras i tjänsteantecknin. Skrivelser av rina och/eller tillfälli betydelse t.ex: -skrivelser som inkommit endast för kännedom och som inte föranlett nåon åtärd -framställninar, förfråninar och meddelanden som är av tillfälli betydelse -skrivelser som inte berör KTH:s verksamhetsområde, eller som är meninslösa eller oberiplia Missiv Avtal/överenskommelser av rina och/eller tillfälli betydelse. T.ex: -leasinavtal, -lokalvårdsavtal, -passaesystemsavtal Anteckninar från möten där information endast vidarebefordras Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år efter avtalets /överenskommelsens upphörande Vid inaktualitet T.ex. reklam, kursinbjudninar, informationsmaterial, massutskick. Kopia av skrivelse till/från KTH:s till/från KTH:s skolor Vid inaktualitet Gallrinsfristen äller för KTH:s skolor Kopior och dubbletter av handlinar då det finns arkivexe med samma innehåll Vid inaktualitet T.ex. e-post i användares mailbox som diarieförts och arkiverats i Minnesanteckninar Vid inaktualitet Utör i reel ej allmän handlin. Undanta - om handlinen tillför ett ärende sakuppift. Intern korrespondens, t ex e-post Vid inaktualitet Utör i reel ej allmän handlin. Undanta - om handlinen tillför ett ärende sakuppift.
Pae 5 of 70 Specifika sbeslut RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 RA-FS 1997:6 RA-FS 1999:1 KTH beslut: Intern föreskrift 3/11 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen KTH beslut: V-2018-0562 Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader. RA-FS 2004:1 RA-FS 2004:2 (ändrat RA-FS 2005:1 och 2006:6) RA-FS 2011:2 RA-FS 2011:3 RA-FS 2012:9 RA-FS 2013:1 RA-FS 2013:5 RA-FS 2015:2 KTH beslut: V-2018-0562 Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader. KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer KTH beslut: Fristen kvar sedan äldre RA-FS UF-2013/0679
Pae 6 of 70 Förklarin till kolumner och berepp i dokument- och informationshanterinsplanen klassificerins Aner vilken process och därmed vilken klassificerins handlinstypen hör till. Syftar till att relatera handlinstypen till processbeskrivninarna. Handlinstypens namn Namn på handlinstyp eller motsvarande aktivitet t.ex. datum i rekryterinsprocess. Beskrivnin av handlinstyp Beskrivnin av handlinstyp. Alternativ benämnin. Hanterin/Sekretess Förtydliande om hur en handlinstyp inklusive bilaor ska hanteras: vilka uppifter ska anes i systemet, ex. hanterin av upphandlin eller hur ärendet läs upp som t. ex. samlinsnummer i. Indikerar om det kan förekomma sekretessbelada uppifter och vilket larum som är aktuellt. Reistrerin/ Arkiveexe Det system som på nåot sätt har en kopplin till handlinstypen. Det kan vara att handlinen reistreras i systemet, att handlinstypen är en sammanställnin i systemet, att handlinstypen aerar underla för uppifter i systemet eller att systemet funerar som sökinån. Kan innehålla två system i de fallen där information från handlinstypen matas in i flera system, dessa skrivs på olika rader. Beskrivnin av vilken kopplin handlinstypen har till systemet som står anivet, exempelvis instruktioner om i vilken serie en handlinstyp ska diarieföras. Aner om handlinstypen ska bevaras eller allras. Om den ska allras anes sfrist samt författninsstöd för samt ev. annan information som villkor eller KTH:s tillämpninsbeslut. Här anes också vilken oranisatorisk enhet (skola/) som ansvarar för att sker. För pappershandlinar anes vilken ordnin handlinstypen struktureras/arkivläs t. ex. löpnummerordnin, KS-, alfabetiskt eller kronoloiskt årsvis. För handlinstyper i system hänvisas till systembeskrivnin. Format för bevarande av oriinalhandlin: analot/diitalt oriinal. Här anes hos vilken delarkivbildare ( eller skola) arkivexeet förvaras. Gäller det diitala orinal anes systemäare/verksamhetssystem.
Pae 7 of 70 Handlinstyper som förekommer i process 1-4 Beslut enlit besluts- och deleationsordnin Diarieförs under samma diarienummer som tillhörande ärende. Kan förekomma i alla processer. Bevaras KS- Papper eller skola 1 Samtycke Styra verksamhet Avser behandlin av personuppifter. Kan förekomma i alla processer. Bevaras KS- Papper eller skola 1.1 Förändra oranisation 1.1 Beslut, universitetsstyrelsen Bevaras Kronoloiskt i Papper een serie 1.1 Beslut, rektor Bevaras KS- Papper 1.1 Deleationsordnin UF alt. 1.2 Upprätta och förändra styrdokument och planer 1.2 Verksamhetsplan UF alt. 1.2 KTH beslut: Underla för sbeslut\eu-verifikationer Utör bilaor till Rektors beslut om Verksamhetsuppdra och medelstilldelnin. KTHs modell för styrnin och resursfördelnin utår från skoloranisationen. Mellan rektor och skolorna upprättas överenskommelser, verksamhetsuppdra, vilka relerar de uppdra skolorna förväntas fullöra under det kommande året samt de resurser som tilldelas för at uppnå detta. UF Bevaras KS- Papper eller skola Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- 1.2 Budet för KTH UF 1.2 Fullmakt/deleation UF alt. 1.2 Relerinsbrev UF Bevaras KS- Bevaras KS- alt. beslutsserie Bevaras KS- eller skola
Pae 8 of 70 1.2 Årsredovisnin KTH (tryckt version) UF Bevaras KS- 1.2 Årsredovisnin KTH Aresso Bevaras Kronoloiskt Papper 1.2 Årsredovisnin med specifikationer och inventarieförtecknin, skolor och 1.2 Delårsredovisnin, KTH Aresso 10 år RA- 1.2 Delårsredovisnin, och skolor Aresso 10 år RA- 1.2 KTH:s reelverk Bilaa till rektorsbeslut UF 1.2 Policy Antaen av universitetsstyrelsen UF 1.2 Riktlinje Bilaa till rektorsbeslut UF 1.2 Anvisnin Bilaa till rektorsbeslut UF 1.2 Föreskrift Med hänvisnin till författnin eller reerinsbeslut Aresso Bevaras Efter företa/ oranisatorisk enhet Papper eller skola Kronoloiskt Papper FS 2015:2 Efter företa/ Papper eller skola FS 2015:2 oranisatorisk enhet Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- UF Bevaras KS- 1.2 Förhandlinsprotkoll, lönerevision enlit RALS UF PA 1.2 Förhandlinsprotkoll doktorandstee, UF lönerevision enlit RALS PA Bevaras KS- Bevaras KS- 1.2 Lokalt ALFA UF Bevaras KS- 1.2 Klassificerinsstruktur UF Bevaras KS- 1.2 Dokument- och informationshanterinsplan UF Bevaras KS- 1.2 Lokalförsörjninsplan UF Bevaras KS- 1.2 Överripande rutiner Exempelvis om hållbarhet Bevaras KS- beslutade av miljöchef 1.2 Miljöledninssystemets policydokument Beslutas av universitetsstyrelsen UF Bevaras KS- 1.2 Överripande hållbarhetsmål UF Bevaras KS- 1.2 Handlinsproram för överripande UF Bevaras KS- hållbarhetsmål 1.2 Detaljerade hållbarhetsmål 5 år RA- Een serie eller skola FS 1997:6 1.2 Lokala rutiner, hållbarhet 5 år RA- FS 1997:6 eller skola
Pae 9 of 70 1.2 Miljöledninsystemets lalistor UF 1.3 Genomföra strateiska uppföljninar 1.3 Internrevisionsplan UF 1.3 Internrevisionsrapport UF 1.3 Rapport från Riksrevisionen UF 1.3 JK-lista/ärendeuppföljnin UF 1.3 Riskanalys enlit Förordninen om intern UF styrnin och kontroll i statlia myndiheter Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- 1.4 Fatta verksamhetsbeslut 1.4 Protokoll Universitetsstyrelsen Bevaras Kronoloiskt i een serie Papper 1.4 Protokoll Rektors strateiska råd Tidiare protokoll KTH ledninsrupp Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Fakultetsrådet Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Beslut Fakultetsrådet Bevaras KS- 1.4 Protokoll Utbildninsutskottet Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Skolornas strateiska råd Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Institutionsstyrelse Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Ledninsrupp skola Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Lärarruppsmöte/lärarkolleiet Bevaras 1.4 Protokoll Doktorandkolleiet Bevaras
Pae 10 of 70 1.4 Protokoll Medbestämmandelaen (MBL) Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Centrala samverkansruppen Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll/ mötesanteckninar Lokal Bevaras Kronoloiskt i samverkansrupp een serie 1.4 Protokoll KTH:s skyddskommitté Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Jämställdhetsrådet Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Disciplinnämndens protokoll Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Minnesanteckninar Bevaras Kronoloiskt i Personalplanerinskommittén (PPK) een serie 1.4 Protokoll Personalansvarsnämnden Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll Anställninsutskottet (AU) Anställninsprofil utör bilaa till Bevaras Kronoloiskt i protokollet een serie 1.4 Protokoll Rekryterinsnämnden Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll KTH-Sustainability Bevaras Kronoloiskt i een serie 1.4 Protokoll centrumbildnins styrelse Bevaras Kronoloiskt i een serie Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper eller skola eller skola 2 Tillhandahålla verksamhetsstöd 2.1 Hantera enerella ärenden inom verksamhetsstöd. Process för handlinar rörande verksamhetsstöd som inte passar in på annan klassificerins. 2.1 Polisanmälan Med KTH som part Större utredninar diarieförs Microsoft access UF alt. skola Bevaras Diarienummeror dnin eller skola 2.1 Omställninsmedel till kompetensutvecklin från partsemensamma medel PA UF Bevaras
Pae 11 of 70 2.2 Bedriva verksamhetsutvecklin, projekt och utredninar 2.2 Enkät Bevaras eller skola 2.2 Delrapporter Bevaras eller skola 2.2 Slutrapport UF Bevaras eller skola alt. skola 2.2 Projektplan Bevaras eller skola 2.3 2.3.1 Hantera externa förfråninar. Hantera externa remisser. Remisser och remissvar. Remisser som reistreras på ska i reel inte reistreras på skola. 2.3.1 Remiss, missiv UF Bevaras KS- 2.3.1 Remiss, SOU/motsv vid inaktualitet RA-FS 1997:6 2.3.1 Remissvar UF 2.3.2 Lämna ut allmänna handlinar. Beäran om myndihetsprövnin vid utlämninsärende och överklaan av myndihetsprövnin. Bevaras KS- 2.3.2 Beäran om allmän handlin vid inaktualitet RA-FS 1997:6 eller skola 2.3.2 Beäran om myndihetsprövnin UF Bevaras KS- 2.3.2 Överklaande av KTHs beslut rörande utlämnande av allmän handlin UF Bevaras KS-
Pae 12 of 70 2.3.3 Hantera externa rapporter, enkäter, fråor och synpunkter. Myndihetsenkäter, rapporter för kännedom, fråor som inte kan knytas till specifik process där KTH er ett officiellt svar. 2.3.3 Enkät Myndihetsenkäter, rapporter för kännedom, fråor som inte kan knytas till specifik process där KTH er ett officiellt svar. alt. skola UF Bevaras KS- eller skola 2.3.3 Beäran om statistiska uppifter Uppifter ur KTHs verksamhetssystem som lämnas till SCB UF Bevaras KS- 2.3.3 Externa rapporter UF Bevaras KS- eller skola 2.3.3 Externa rapporter för kännedom vid inaktualitet 2.3.3 Fråor av allmän karaktär vid inaktualitet eller skola eller skola 2.3.3 Arbetsmiljöverkets inspektionsrapport UF Bevaras KS- 2.4 Hantera ekonomi. 2.4.1 Bokföra. Handlinar i denna process reistreras i reel inte i 2.4.1 Grundbokförin Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 Huvudbokförin Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 Sidoordnad bokförin Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 Huvudbok Aresso 20 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Kundreskontra Aresso Bevaras eller skola 2.4.1 Kundreskontra, intern Aresso Bevaras 2.4.1 GL02 Verifikationsjournal/GL02ARK Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 GL01 Huvudbok per dimension/ GL02ARK Aresso Bevaras Diitalt
Pae 13 of 70 2.4.1 GL09 Råbalans Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 GL03RES Resultaträknin Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 GL03BSLU eller GL03BAL Balansräknin Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 SU05 Periodiserin saldospecifikation Aresso Bevaras Diitalt leverantörsreskontra 2.4.1 CU05 Periodiserad saldospecifikation Aresso Bevaras Diitalt Kundreskontra 2.4.1 FA04 periodiska data Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 FA03 Fasta upplysninar/fa04ark Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 SU01 Leverantörsreister Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 CU01 Kundreister Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 TS01 Projektreister Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 Debiterinsbemyndiande Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 2.4.1 SU11A Inrikes betalninar Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 SU11B Utrikes betalninar Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Månadsrapport Kontoinformation Dokumentation av oranisation och rutiner Månatli rapporterin om KTH:s inoch utbetalninar via Plusiro. Transaktioner per da under månaden. (Cassanova fr o m 1999 till 2004) Nordea fr o m 2005 Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Kontoutdra Nordea PG-sammanställnin Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsvis sammanställnin över KTH:s PG-konton. 2005- Aresso 10 år RA-FS 2015:2
Pae 14 of 70 2.4.1 Betalninsstatistik Dokumentation av oranisation och rutiner Månatli rapporterin om inbetalninar från SEB from 2002. Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Kontoutdra utbetalninar Inrikes/Utrikes Dokumentation av oranisation och rutiner Dalia kontoutdra från PlusGirot Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Kontoutdra Handelsbanken. SEB, Nordea Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Kontoutdra Riksälden Dokumentation av oranisation och rutiner Månadsvis sammanställnin som följer med fakturan. I een pärm from 2006. Tidiare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Enaemanbesked Alla banker inkl Riksälden Dokumentation av oranisation och rutiner Aresso Papper 2.4.1 Tullärenden Dokumentation av oranisation och rutiner Underla till tullfakturor som av praktiska skäl arkiveras separat Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper 2.4.1 Momsredovisnin Dokumentation av oranisation och rutiner Underla till momsin/- utbetalninar som av praktiska skäl arkiveras separat Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper
Pae 15 of 70 2.4.1 EFH (elektronisk fakturahanterin) leverantörsfakturor 2.4.1 EFH (elektronisk fakturahanterin) leverantörsfakturor 2.4.1 Underla till EFH leverantörsfakturor borttana ur flödet, papper 2.4.1 Underla till EFH leverantörsfakturor borttana ur flödet, diitala Pappersfakturan som skannas EFH 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Papper EFH, Aresso Bevaras Diitalt EFH EFH 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Bevaras tills vidare Papper Diitalt 2.4.1 Kundfakturor med underla Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer 2.4.1 Huvudboksomförin Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Papper Papper eller skola eller skola 2.4.1 Löner Nr 610X00000-610X99999 Löneinläsnin Semesterlöneskuld System HR+ fr o m 2003, tidiare SLÖR Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt
Pae 16 of 70 2.4.1 Periodisk trier Nr 620X00000-620X99999 Backnin periodiserinar Inående balans 2.4.1 Återredovisnin PG och BG Nr 630X00000- Bokförin plusirot, alla 630X99999 företa(gl18) 2.4.1 Anlä Nr 680000000 Anläsninsverifikationer (aktiverin, avskrivnin m.m.) Aresso Aresso Aresso 10 år RA-FS 10 år RA-FS 2015:2 20 år RA- FS 2015:2 Underla för sbeslut\ EUverifikationer Diitalt Diitalt Papper 2.4.1 Inläsnin Aresso Rättelser, skolflyttar m.m. Alla centrala debiterinar Momsinläsnin från inst till centrala momskontot Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt 2.4.1 Central bokförin alla företa Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt 2.4.1 Inbetalninar Korr./Omf./Rät. Inbetalninar/Korrierinar/Omföri nar: Koordinatorsmedel, SEK, Returer av felaktia löner, Internhandel Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt 2.4.1 Inbetalninar manuellt PG-BG Nr 720X000000-720X999999 Dalia avier PG 15653-9 och BG 895 9223. Vernr 72X000000-72X999999 From 2006. 2.4.1 Inbetalninar OCR Nr 730X000000-730X999999 PG 4923404. Vernr 73x000000-73X999999 Fr o m 2006 2.4.1 Koordinatorsmedel EU Innehåller underla till verifikationer vid inbetalninar och placerin av koordinatorsmedel Aresso Aresso Aresso 10 år RA-FS 2015:2 10 år RA-FS 2015:2 Serien avslutad. Inår i Valutaföreta et 72x000000 Diitalt Diitalt 2.4.1 Valutaföretaet Bokförin Valutaföretaet Ver. 71x000000 år 2004. Ver 15x000000 år 2005 Ver 16x000000 år 2006 Ver 72x000000 år 2007 och framåt Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Diitalt
Pae 17 of 70 2.4.1 Intern inbetalnin Bokförin internhandel. Innehåller vr.nr 72x, 74x och spec. m skol. Aresso 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Ekonomihandboken Bevaras Papper Diitalt 2.4.1 KTH:s Aresso-manual Bevaras Papper 2.4.1 Bokslutsinstruktioner Bevaras Papper 2.4.1 Lathundar, bokförin Bevaras Papper 2.4.1 Kontoplaner Bevaras Papper 2.4.1 GL10 kontoplan Aresso Bevaras Papper 2.4.1 GL10 kontoplan Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 GL12 Bereppsvärden Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 GL13 Relationsvärden Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 GL17 Villkor/fördelninsreler för Aresso Bevaras Papper automatkonterinar 2.4.1 GL17 Villkor/fördelninsreler för Aresso Bevaras Diitalt automatkonterinar 2.4.1 Systemdokumentation och behandlinshistorik Aresso Bevaras Papper för Aresso 2.4.1 Beskrivnin av bokförinssystemets användnin Aresso Bevaras Papper och ev. för- och eftersystemets uppbynad 2.4.1 Beskrivnin av informationsflödet i Aresso Bevaras Papper bokförinssystemet 2.4.1 Användarmanualer Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 AG08 Använda verifikationsnummer Aresso Bevaras Papper
Pae 18 of 70 2.4.1 AG08 Använda verifikationsnummer Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 AG13 Systemparametrar Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 AG14 Systemvärden Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 AG58 Lonin av fasta reister för Aresso Bevaras Diitalt konterinsreler, automatkonterinar och 2.4.1 Dokumentation av Generella parametrar Aresso Bevaras Diitalt 2.4.1 Betalninspåminnelse nr 2 Ekonomienhetens betalninspåminnelse vid inkassoärenden som inte år till inkasso 2.4.1 Inkassoärende UF 10 år RA-FS 2015:2 Bevaras 2.4.1 Beslut om avskrivnin av utestånde kundfordran/av fordran på anställd/av oidentifierad inbetalnin Om beloppet överstier ett prisbasbelopp ska ärendet överföras från skola till för beslut och diarieförin. Bevaras eller skola 2.4.1 Aressoanvändare i företasordnin Beställninar av Aresso- och EFHanvändare. 10 år RA-FS 2015:2 2.4.1 Förtecknin användare Aresso och EFH Aktuell lista ur Aresso Aresso 2.4.1 Förtecknin ekonomiska attestanter i EFH Aktuell lista ur Aresso över Ekonomiska attestanter i EFHsystemet. Aresso 2.4.1 Fullmakter/deleationer Banken, Hermes mm. Lämnas till reistrator löpande efter upprättande 2.4.1 Betalninsstatistik Månatli rapporterin om inbetalninar från SEB fr o m 2002. Aresso UF Bevaras KS- 10 år RA-FS 2015:2 Papper
Pae 19 of 70 2.4.1 Kontoutdra Riksälden Månadsvis sammanställnin som följer med fakturan. I een pärm fr o m 2006. Tidiare förvarad tillsammans med verifikationen (fakturan). Aresso 10 år RA-FS 2015:2 Papper 2.4.1 Periodisk trier (1 och 2) Backnin periodiserinar Inående balans Bokförin s avskrivninar 2.4.2 Inrätta, förvalta och avveckla stiftelser. Separat dokument- och informationshanterinsplan bilad beslut V-2014-1002. Aresso 20 år RA-FS 2015:2 Underla för sbeslut\euverifikationer Diitalt 2.4.3 Hantera stipendier 2.4.3 Utlysnin av stipendium forskarutbildnin Bevaras KS- 2.4.3 Ansökan om stipendium forskarutbildnin Dokument som innehåller uppifter om kontonummer till privata bankkonton får inte bifoas elektroniskt 10 år, ej beviljade 2 år RA-FS 2011:2 2.4.3 Beslut om stipendium forskarutbildnin Kan vara samma dokument som ansökan om stipendium Bevaras KS- 2.4.3 Ansökan om stipendium från EU-proram, övria externfinansierade proram 2.4.3 Beslut om stipendium från EU-proram, övria externfinansierade proram UF 10 år, ej beviljade 2 år RA-FS 2011:2 Een serie för beviljade resp. ej beviljade Bevaras KS- Papper 2.4.3 Stipendienominerin Bevaras KS- Papper 2.4.3 Beslut om stipendier till aviftsskyldia studenter UF ESS Bevaras KS- Papper
Pae 20 of 70 2.4.3 Ansökan om resebidra ur Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet Barium Bevaras Papper 2.4.3 Beslut om resebidra ur Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet Bevaras KS- Papper 2.4.3 Reserapport Knut och Alice Wallenbers stiftelse Jubileumsanslaet Barium Bevaras Papper 2.4.4 Hantera bidra. Inkommnade och utående medel samt centrala medel vid KTH som år att ansöka om. 2.4.4 Ansökan om medel Bevaras KS- 2.4.4 Beslut om medel Bevaras KS- 2.5 Hantera anställnin Se manual för rekryterinssystemet Varbi/My Network. Gallrinsbara handlinar i rekryterinssystemet Varbi har en sfrist på 30 månader i enlihet med beslut V-2018-0562. CV/motsvarande från den anställde och från den som överklaar anställninsbeslutet arkiveras på KS-. Övria ansökninshandlinar får allras eller återlämnas 30 månader efter det att beslutet vunnit laa kraft. Observera att om anställninsbeslutet överklaas är det först när överklaandeärendet är avjort som beslutet vunnit laa kraft. Ansökninshandlinar i avbrutna anställnins- och befordrinsärenden får lämnas åter eller allras när beslut om avbruten anställnin (rekryterin) expedierats. Gäller även vid avsla befordrinsärenden, docentärenden samt adjunerad professor. När överklaandetiden ått ut arkiveras ansökninshandlinarna enlit enhetens rutiner. För läraranställninar är det KTH:s referensexe av ansökninshandlinarna (ink samtlia publikationer) som skall sparas i minst 30 månader efter att beslutet vunnit laa kraft. Ansökninshandlinar skall vid beäran av den sökande återlämnas istället för att allras efter det att stiden ått ut. Ansökninshandlinar som är larade elektroniskt kan allras av systemförvaltare. Ev. publikationer får återlämnas när anställninsbeslutet vunnit laa kraft förutsatt att skriftens bibliorafiska referenser har dokumenteras så att den kan identifieras vid behov. Dokumentationen av bibliorafiska referenser ska innehålla minst följande uppifter; författare, titel, förla, förlasort, utivninsår samt i förekommande fall ISBN- respektive ISSN-nummer. Saknas nåon av dessa uppifter får publikationen inte återlämnas. Beslut om arbetspraktik arkiveras på KS-. Förvalta och avveckla anställnin. Handlinar rörande administration och avvecklin av anställnin, t.ex. befordrinsärenden, ansökan om att anställninen ska upphöra, anmälan av tillbud, risk och arbetsskada (kan innehålla sekretessbelada uppifter, reistreras bara vid ), rehabiliterinsärenden/psykosociala ärenden (kan innehålla sekretessbelada uppifter). 2.5.1 Inrätta och tillsätta anställnin. Se 2.5 2.5.1 Sökandelista Skapas vid överförin till från Varbi UF LA PA alt skola Bevaras eller skola 2.5.1 Information om anställninsbeslut Varbi 30 mån RA-FS 1997:6 Diitalt eller skola
Pae 21 of 70 2.5.1 Information om anställninsbeslut Kopia som anslås på myndihetens anslastavla tre veckor efter anslastiden RA- FS 1997:6 Papper 2.5.1 Rekryterinstillstånd T/A personal, doktorander Varbi eller skola 30 mån RA-FS 1997:6 2.5.1 Annons T/A personal, doktorander Varbi UF PA alt skola Bevaras KS- eller skola 2.5.1 Ansökninshandlinar från den anställde T/A personal, doktorander Varbi UF PA alt skola Bevaras KS- eller skola 2.5.1 Ansökninshandlinar från övria sökande T/A personal, doktorander 2.5.1 Anställninsavtal T/A personal, doktorander UF PA alt skola 2.5.1 Underrättelse om anställninsbeslut till de övria sökande. T/A personal, doktorander Varbi Varbi UF PA alt skola 30 mån RA-FS 2004:1 eller skola Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- eller skola 2.5.1 Kommentar om att avbryta rekryterin av T/A anställnin Varbi UF PA alt skola Bevaras KS- eller skola 2.5.1 Beslut om att avbryta rekryterin av T/A UF anställnin PA alt skola 2.5.1 Överklaan ällande anställnin T/A personal UF PA alt skola 2.5.1 Överlämnade av överklaande och yttrande till Överklaandenämnden ÖHN vid beslut om T/A anställnin 2.5.1 Beslut från ÖHN Överklaandenämnden för Höskolan, T/A anställnin UF PA alt skola UF PA alt skola Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- eller skola
Pae 22 of 70 2.5.1 Anhållan, försla på inrättande av anställnin professor eller lektor Anhållan om tillsättnin Ansökan om fastställande av anställninsprofil Finansierinsplan Lista över presumtiva sökande från skola till central nivå diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Datum för fakultetsrådets försla till beslut om inrättande av anställnin professor eller lektor Från fakultetsrådets protokoll. Försla till beslut kan delearas till dekanus. Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Rektors beslut om inrättande av professur /lektorarat LA UF Bevaras KS- 2.5.1 Anställninsprofil professor eller lektor Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll Bevaras KS- 1.4 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil professor eller lektor Anställninsutskottets AUs beslut om anställninsprofil Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Annons professor eller lektor Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Ansökninshandlinar från den anställde professor eller lektor Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Ansökninshandlinar från övria sökande professor eller lektor 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll om sakkunnia professor eller lektor Sakkunnia utses av anställninsutskottet AU Varbi Varbi UF LA 30 mån RA-FS 2004:1 Bevaras KS- 2.5.1 CV från sakkunni professor/lektor CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997:6 2.5.1 Resultat av referenstanin och bakrundskontroll professor/lektor UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll - försla rörande tillsättnin av professor, lektor Rekryterinsnämndens beslutande möte Varbi UF LA Bevaras KS-
Pae 23 of 70 2.5.1 Sakkunniutlåtanden professor/lektor Sakkunniutlåtandet utör bilaa till rekryterinsnämndens protokoll Bevaras Een serie 2.5.1 Rektorsbeslut om anställnin av professor UF LA 2.5.1 Underrättelse om anställninsbeslut, professor Varbi UF LA Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.1 Skolchefs beslut om anställnin av lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur LA UF Bevaras KS- 2.5.1 Anställninsavtal för lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur LA UF Bevaras KS- 2.5.1 Underrättelse om anställninsbeslut, lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Meddelande om avbruten anställnin professor Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Meddelande om avbruten anställnin lektor diarieför i VL-serien och skickar därefter oriinal till :s reistratur Varbi UF LA 2.5.1 Beslut om avbruten anställnin professor UF LA 2.5.1 Beslut om avbruten anställnin lektor diarieför i VL-serien och UF skickar därefter oriinal till :s LA reistratur 2.5.1 Beäran om tillsättnin av biträdande lektor Inrättandeunderla från skolan till central nivå med profil, motiverin och finansiell redoörelse Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.1 Datum för fakultetsrådets försla till beslut om inrättande av biträdande lektorat Varbi Bevaras KS-
Pae 24 of 70 2.5.1 Rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Samlinsnummer UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Datum för rektors beslut om inrättande av biträdande lektorat Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Anställninsprofil biträdande lektor Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll Bevaras KS- 1.4 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil biträdande lektor Anställninsutskottets AU:s beslut om anställninsprofil Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Annons biträdande lektor Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Ansökninshandlinar från den anställde, biträdande lektorer Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Ansökninshandlinar från övria sökande, biträdande lektor Varbi 30 mån RA-FS 2004:1 2.5.1 CV för sakkunni biträdande lektor CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997:6 KS- 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll om sakkunnia, biträdande lektor Sakkunnia utses av anställninsutskottet AU Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Sakkunniutlåtande/försla rörande biträdande lektor Bilaa till rekryterinsnämndens protokoll Bevaras Een serie 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll - försla rörande tillsättnin av biträdande lektor Rekryterinsnämndens beslutande möte Varbi UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Resultat av referenstanin och bakrundskontroll, biträdande lektor Bevaras KS- 2.5.1 Anställninsavtal biträdande lektorer Bevaras KS- 2.5.1 Underrättelse om anställninsbeslut. Biträdande lektorer Varbi Bevaras KS-
Pae 25 of 70 2.5.1 Försla på inrättande av anställnin adjunkt Inrättandeunderla från skolan till central nivå med profil, motiverin och finansiell redoörelse Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Beslut om inrättande adjunkt Samlinsnummer Bevaras KS- 2.5.1 Datum för rektors beslut om inrättande av anställnin adjunkt 2.5.1 Anställninsprofil adjunkt Bilaa till anställninsutskottets AU:s protokoll Varbi Bevaras KS- Bevaras KS- 1.4 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll ällande fastställande av anställninsprofil adjunkt Anställninsutskottets AU:s beslut om anställninsprofil Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Annons adjunkt Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Ansökninshandlinar från den anställde adjunkt Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Ansökninshandlinar från övria sökande adjunkt Varbi 30 mån RA-FS 2004:1 2.5.1 CV för sakkunni adjunkt CV allras efter avslutat ärende RA-FS 1997:6 2.5.1 Beslutsdatum från protokoll ällande adjunktskommitté Anställninsutskottets AU:s beslut om adjunktskommitté Varbi KS- 2.5.1 Protokoll, adjunktskommitté Bevaras Een serie Papper 2.5.1 Utlåtanden adjunktskommitté i oriinal Varbi Bevaras KS- 2.5.1 Skolchefs beslut om anställnin adjunkt Varbi 2.5.1 Anställninsavtal adjunkt Varbi Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.1 Underrättelse om anställninsbeslut adjunkt Varbi Bevaras KS-
Pae 26 of 70 2.5.1 Anhållan om anställnin av adjunerad professor LA UF Bevaras KS- - skola skickar oriinal till :s reistratur 2.5.1 Beslut om fastställande av ämnesområde och UF utseende av sakkunnia för adjunerad professor LA 2.5.1 Annons adjunerad professor UF LA 2.5.1 Ansökan adjunerad professor UF LA Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.1 CV för sakkunni adjunerad professor vid avslutat ärende RA-FS 1997:6 2.5.1 Sakkunniutlåtande adjunerad professor Bilaa till rekryterinsnämndens protokoll LA UF Bevaras KS- 2.5.1 Beslut om anställnin av adjunerad professor UF LA Bevaras KS- 2.5.1 Avtal vid anställnin av adjunerad professor Bevaras KS- 2.5.1 Anhållan ästprofessor Ansökan och CV UF LA Bevaras KS- - skola skickar oriinal till :s reistratur 2.5.1 Beslut ästprofessor UF LA 2.5.1 Beslut om förlännin av ästprofessor UF LA Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.1 Beslut om att avbryta rekryterin av läraranställnin UF LA Bevaras KS- eller skola 2.5.1 Kommentar om att avbryta rekryterin av läraranställnin UF LA Bevaras KS- eller skola
Pae 27 of 70 2.5.1 Överklaande, läraranställnin UF LA 2.5.1 Rektors yttrande UF LA 2.5.1 Överlämnade av överklaande och yttrande till UF Överklaandenämnden ÖHN vid beslut om LA läraranställnin 2.5.1 Beslut från Överklaandenämnden för UF Höskolan, läraranställnin LA 2.5.1 Beslut från Arbetsförmedlinen om arbetspraktik/praktisk kompetensutvecklin 2.5.2 Förvalta och avveckla anställnin. Se 2.5 UF VP 2.5.2 Information om anställninsbeslut Varbi 30 mån RA-FS 1997:6 Kopia som anslås på myndihetens anslastavla tre veckor Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- eller skola efter anslastiden RA- FS 1997:6 Diitalt Papper eller skola 2.5.2 Förlännin av befintlit anställninsavtal Bevaras KS- eller skola 2.5.2 Reistrerinsunderla HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Semesteransökan HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Tjänstledihetsansökan HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Jämkninar HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Preliminärskattesedel HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Sinallistor HR+ 2 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Sjukförsäkran (inkl utskrift av webbanmälan till HR+ FK) 10 år RA-FS 2012:9 Personnummero rdnin
Pae 28 of 70 2.5.2 Läkarinty OSL 21 kap. 1 HR+ 10 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Sjukvårds- och läkemedelskvitton HR+ 10 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Införselärenden HR+ Lönekostnadsspecifikation (LKS) (institutionens kopia) får allras Vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin 2.5.2 Lönekostnadsspec (LKS) HR+ 10 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Lönekostnadsspec (LKS) ns kopia HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Personnummero rdnin Personnummero rdnin 2.5.2 Utbetalnin av nettolön HR+ 10 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Avstämninslistor HR+ 10 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Utdata för skatteredovisnin + kontrolluppifter 2.5.2 Beslut från FK om ersättnin från första sjukdaen 2.5.2 Ansökninar om ersättnin för kostnader för arbetstaare med omfattande korttidsfrånvaro HR+ HR+ 10 år RA-FS 2012:9 10 år RA-FS 2012:9 10 år RA-FS 2012:9 2.5.2 Beslut i stipendieärende (kopia från skola) HR+ 10 år RA-FS 2012:9 HR+ Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin Personnummero rdnin
Pae 29 of 70 2.5.2 Reseräkninar, samt underla och utlä i HR+ (även EU-projekt) 2.5.2 Reseräkninar, samt underla och utlä i HR+ (även EU-projekt) HR+ KTH Res HR+ KTH Res 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underla för sbeslut\-euverifikationer 20 år RA-FS 2012:9 KTH beslut: Underla för sbeslut\-euverifikationer Papper sorteras i personnummerordnin (alt namnordnin) 2.5.2 Skatteförtecknin CSR HR+ 1 år RA-FS 1997:6 2.5.2 Avstämninar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation Bevaras Personnummerordnin Papper 2.5.2 Lönelista (inkl losammanställninar) HR+ Bevaras Papper 2.5.2 Tjänstörinsjournal/årsjournal HR+ Bevaras Papper Papper Diitalt eller skola 2.5.2 Tjänstörinsjournal/månad HR+ vid inaktualitet RA-FS 1997:6 2.5.2 Lista, lönearter HR+ 2.5.2 Personalförtecknin Sk krosslista. Enbart diitalt from 2013. Anställda inkl benämnin ex arvodist doktorand forskare stipediat. HR+ Diitalt 2.5.2 Arvodesblanketter HR+ Bevaras Personnummero Papper eller skola rdnin 2.5.2 Övertids/mertidsrapporter HR+ Bevaras Personnummero Papper eller skola rdnin 2.5.2 Tjänstörinsbety Bevaras eller skola 2.5.2 Försäkrinsbekräftelse anställd, ansökan till UF Kammarkolleiet 2.5.2 Försäkrinsbekräftelse anställd, från UF Kammarkolleiet 2.5.2 Utlandskontrakt enlit URA UF PA Bevaras eller skola Bevaras eller skola Bevaras KS- eller skola
Pae 30 of 70 2.5.2 Anmälan om bisyssla med bilaor Bevaras Personnummero Papper rdnin 2.5.2 Anmälan av tillbud, risk och arbetsskada OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) UF Bevaras KS- PA 2.5.2 Rehabiliterinsutredninar Kan innehålla rehabiliterinsplan, beslut från försäkrinskassan. OSL 39 kap. 1 (SekrL 7 kap. 11 ) Läkarinty diarieförs inte, se separat handlinstyp PA UF Bevaras KS- eller skola 2.5.2 Anmälan om diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. UF PA Bevaras KS- 2.5.2 Korrespondens/skrivelse till och från part/vittne anående diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. UF PA Bevaras KS- 2.5.2 Tjänsteantecknin efter möte eller samtal med part/vittne anående diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin OSL 21, 23 kap. UF PA Bevaras KS- 2.5.2 Beslut i ärenden om diskriminerin, trakasserier eller kränkande särbehandlin Avser också uppföljnin UF PA Bevaras KS- 2.5.2 Intresseanmälan befordran till professor/lektor Rekryterinshandläare öppnar ärende vid avslutat ärende 2.5.2 Annons dold publicerin befordran till professor/lektor Ansökan om befordran till professor/lektor Varbi LA 2.5.2 Ansökan och CV samt bilaor Varbi LA Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.2 Publikationer Varbi 30 månader RA-FS 1997:6 KS- 2.5.2 Anställninsprofil eller annons, nuvarande tjänst 2.5.2 Anställninsprofil Anställninsprofil, bilaa till AUprotokoll Varbi Bevaras Varbi LA Bevaras KS- 2.5.2 ns utlåtande Varbi Bevaras KS- 2.5.2 Försla på sakkunni med cv, vid befordran till professor/lektor Varbi 30 månader RA-FS 1997:6
Pae 31 of 70 2.5.2 Beslut om sakkunnia och/eller anställninsutskottets beslut om prövnin I AU-protokoll Bevaras Een serie 2.5.2 Datum för beslut om sakkunnia och/eller anställninsutskottets beslut om prövnin Varbi Bevaras KS- 2.5.2 Datum för befordrinsnämndens möte Varbi Bevaras KS- 2.5.2 Befordrinsnämndens protokoll med sakkunniutlåtande och försla rörande befordran till professor/lektor Sakkunniutlåtandet utör bilaa till befordrinsnämndens protokoll Bevaras Een serie 2.5.2 Datum för uppladdnin av befordrinsnämndens protokoll rörande befordran till professor/lektor Varbi Bevaras KS- 2.5.2 Beslut om befordran till professor Bevaras KS- 2.5.2 Skolchefens beslut om befordran till lektor Bevaras KS- 2.5.2 Datum för beslut om befordran till lektor Varbi Bevaras KS- 2.5.2 Datum för beslut om befordran till professor Varbi Bevaras KS- 2.5.2 Beslut om att avslå ansökan om befordran till Bevaras KS- professor 2.5.2 Beslut om att avslå ansökan om befordran till Bevaras KS- lektor 2.5.2 Beslut om att avbryta befordrinsärende Varbi Bevaras KS- eller skola 2.5.2 Kommentar om att avbryta befordrinsärende Varbi Bevaras KS- eller skola 2.5.2 Besked om anställninens upphörande pa uppnådd pensionsålder PA UF KS- 2.5.2 Ansökan till SPV, ålderspension UF PA 2.5.2 Meddelande/beslut om ålderspension från SPV UF PA 2.5.2 Meddelande/beslut om ålderspension från SPV som enbart handlar om omräknin av tidiare beräknad förmån (belopp) inte ändrad tidpunkt för pensionsutbetalnin Bevaras KS- Bevaras KS- vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Personnummero rdnin 2.5.2 Ansökan om delpension till KTH UF PA Bevaras KS-
Pae 32 of 70 2.5.2 Beslut om delpension från KTH UF PA 2.5.2 Ansökan till SPV, delpension UF PA 2.5.2 Meddelande om delpension från SPV UF PA 2.5.2 Meddelande om delpension från SPV som enbart handlar om omräknin av tidiare beräknad förmån (belopp) dvs inte utökad tid för delpensionen 2.5.2 Beslut om sjukersättnin från UF Försäkrinskassan PA 2.5.2 Ansökan om sjukpension till SPV UF PA Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- vid inaktualitet RA- FS 1997:6 Personnummero rdnin Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.2 Beslut om sjukpension från SPV UF PA 2.5.2 Ansökan om att anställninen ska upphöra UF PA 2.5.2 Varsel rörande anställninar som releras i höskoleförordninen PA 2.5.2 Varsel rörande övria anställninar UF PA 2.5.2 Besked om att tidsberänsad anställnin upphör Gäller även provanställnin UF PA UF Bevaras KS- Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- eller skola Bevaras KS- Bevaras KS- eller skola 2.5.2 Anmälan om övertalihet UF Bevaras KS- eller skola PA 2.5.2 MBL-protokoll Bevaras Papper eller skola 2.5.2 Beslut enlit MBL förhandlin UF PA 2.5.2 Beslut om uppsänin UF PA 2.5.2 Överenskommelse om avslutnin av anställnin UF PA Bevaras KS- Papper eller skola Bevaras eller skola KS- 2.5.2 Exponerinsreister UF Bevaras KS- 2.5.2 Anmälan om exponerin, blankett Förs in i exponerinsreistret Bevaras Papper
Pae 33 of 70 2.5.2 CMR utrednin UF 2.5.2 Anmälan om misstanke om oredlihet i UF forsknin, konstnärli forsknin eller JUR utvecklinsarbete 2.5.2 Tillfälle till yttrande till den anmälde Vid misstanke om oredlihet i UF forsknin mm JUR Bevaras KS- Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.2 Yttrande och kommunikation som tillför ärendet nåot i sak från den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS- 2.5.2 Kompletterande utrednin vid misstanke om oredlihet i forsknin mm Utrednin vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS- 2.5.2 Beäran om hänskjutnin av ärendet till expertruppen för oredlihet i forsknin hos Centrala etikprövninsnämnden Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS- 2.5.2 Skrivelser till och från expertruppen för oredlihet i forsknin hos Centrala etikprövninsnämnden Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm 2.5.2 Rektors beslut slutiltit Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR UF JUR Bevaras KS- Bevaras KS- 2.5.2 Rektors beslut hänskjutnin av ärende till rådet för utrednin av ärenden om misstänkt vetenskapli oredlihet vid KTH Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS- 2.5.2 Kallelse till rådet (ej kallelse av rådsledamot) Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS- 2.5.2 Rådets protokoll Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm 2.5.2 Utdra ur rådets protokoll till den anmälde Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras Kronoloiskt i een serie Bevaras KS- 2.5.2 Meddelande om rektors beslut Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS- 2.5.2 Översättninar av handlinar Vid misstanke om oredlihet i forsknin mm UF JUR Bevaras KS-
Pae 34 of 70 2.6 Bedriva personalutbildnin. Handlinar rörande personalutbildnin. Reistreras i reel inte i 2.6 Kursanmälan Webbanmälan till KTH:s centrala personalutbildnin 1 år efter avslutad kurs 2.6 Kursmaterial Bevaras 2.6 Deltaarlista Bevaras 2.7 Tillhandahålla och förvalta lokaler. Handlinar rörande tillhandahållande och drift av lokaler, t.ex. hyreskontrakt och -avtal, lokalserviceavtal, säkerhetsavtal. 2.7 Beslut om bystart UF Bevaras 2.7 Startavtal med Akademiska Hus/motsv Bevaras 2.7 Protokoll från styrruppsmöten UF LS-LP 2.7 Delprojekt (inventarier m.m.) UF LS-LP Bevaras Projektdossier Bevaras Projektdossier 2.7 För upphandlin av projektledare, inredninsarkitekter, it-konsulter m.m. se upphandlin 2.8 2.7 Avtal med bostadsföreta UF 2.7 Hyreskontrakt, bostäder Te x blockförhyrnin UF Bevaras KS- Papper Bevaras KS- 2.7 Hyreskontrakt, lokaler Med Akademsika hus där KTH är hyresäst och/eller uthyrare 2.7 Hyreskontrakt Space manaer (Facility) 2.7 Lokalritninar Bilaor till hyreskontrakt, lokaler Space manaer (Facility) Facility Bevaras Efter husnummer i een serie Bevaras Efter husnummer i een serie Papper eller skola Bevaras Diitalt
Pae 35 of 70 2.7 Avsäelse av besiktninsrätt Bevaras Papper 2.7 Ramavtal, lokalförsörjnin extern part UF 2.7 Lokalförsörjninsavtal med KTH:s skolor som part Bevaras KS- 10 år efter avtalets upphörande 2.7 Övria lokalförsörjninsavtal med extern part Bevaras KS- 2.7 Lokalserviceavtal med extern part, t ex Bevaras KS- larmavtal, bevakninsavtal 2.7 Säkerhetsavtal med KTH:s skolor som part UF KS- (LSA) LS-LP 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen 2.7 Säkerhetshandlinar, övria UF KS- (LSA) LS-LP 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen 2.7 Polisanmälninar Med KTH som part Större utredninar diarieförs Microsoft access UF Bevaras 2.7 Tillstånd KS- 2.7 Ramtillstånd UF Bevaras KS- 2.7 Kammarkolleiets försäkrinsinty och försäkrinsbekräftelse Verksamhetsförsäkrin UF Bevaras KS-
Pae 36 of 70 2.7 Tillsyn Tillsyn rörande förvarin av brandfarli varor, brandförsvar, personintensiv miljö där brott mot anställd har beåtts. UF Bevaras KS- 2.7 Bevaknins- och säkerhetsinstruktioner Upprättade av LSA/ Säkerhetsruppen OSL 18 kap. 8 Bevaras KS- 2.7 Interna lokalvårdsavtal UF LS-LP KS- (LSA) 10 år efter avtalets upphörande RA- FS 1997:6 KTH beslut: bedömnin i samråd med avdelninen 2.8 Genomföra upphandlin och inköp. Handlinar rörande upphandlin och inköp, t.ex annonserin av upphandlin, anbud, upphandlinsprotokoll med tilldelninsbeslut, förfråninsunderla vid upphandlin, avrop och direktupphandlin, offert, beställnin. Upphandlinsärenden reistreras vid. Fler handlinar kan finnas i upphandlinsakten och bevaras i så fall med akten. 2.8 Upphandlinsplan OSL 19 kap. 3 Bevaras KS- eller skola 2.8 Förfråninsunderla OSL 19 kap. 3 Bevaras KS- eller skola 2.8 Annonserin av upphandlin OSL 19 kap. 3 Bevaras KS- eller skola 2.8 Öppninsprotokoll vid öppnande av anbud OSL 19 kap. 3 Bevaras KS- eller skola 2.8 Upphandlinsprotokoll med tilldelninsbeslut Bevaras KS- eller skola 2.8 Underrättelse till ej antana anbudsivare Alla inköp och upphandlinar över Bevaras KS- eller skola beloppsräns 50 000 2.8 Meddelande om att inte lämna anbud Bevaras KS- eller skola 2.8 Anbud, antaet Bevaras KS- eller skola 2.8 Anbud, ej antaet 4 år från den da avtalet slöts RA-FS 2013:1 eller skola