Slutrapport Teknikprojekt mobilitet

0.00 Utgåva (1)8 Dokumenttyp: Projektdokument Dokumentbeskrivning: Projekt: Projektnummer (enligt esamordnare) Slutrapport Mobilitet Teknikprojekt i Strömstad och Tanum kommun Utfärdat av: Utf datum: Godkänt av : Godk datum: Maria Hansson/Lena Wetterlind Person / Grupp som godkänt dok Slutrapport Teknikprojekt mobilitet

0.00 Utkast/Utgåva (2)8 Sammanfattning av resultat Projektet mellan Tanum och Strömstad startade den 16 januari 2014. Under våren träffades huvudprojektledare och varje delprojektledare ifrån varje kommun för arbets- och samarbetsmöten. Målet med projektet var att upphandla och förbereda införande av ett användarvänligt IT-system för nyckelfri låshantering samt planering, registrering och uppföljning av insatser gällande hemtjänst och hemsjukvård i Strömstads och Tanums kommuner. Arbetet påbörjades med att en förstudie/planering för projektet. En kartläggning påbörjades - hur arbetar vi idag och hur vill vi arbeta i framtiden? Utredde nuläge gällande avtal på nuvarande system. Förberedelser genom omvärldsbevakning genom att titta på vad som är på gång och vad finns det att välja på? De senast gjorda upphandlingarna inom områdena analyserades. Skapade målformuleringar med nuläge- önskemål och avgränsningar inom projektet. Syftet var att bringa klarhet i vad projektet ska leverera samt vilken nytta som leveransen gör för organisationen. Riskanalys genomfördes för att identifiera ev risker och på ett tidigt stadium kunna eliminera/dämpa riskerna. Intressentanalys för att identifiera dessa intressenter och därefter prioritera på vilket sätt de kan påverka projektet Under omvärldsanalysen anordnade kommunerna tillsammans två leverantörsvisningar samt att två delprojektledare var på konferens om teknik för att få kunskap och kompetens om dagens teknik. Under aprilmånad hade kommunerna en workshop, där man delade erfarenheter mellan kommunerna. Deltagarna bestod av bl.a. personal från hemtjänst, särskilt boende, hemsjukvård, chefer samt It-tekniker. Dessa fick aktivt medverka genom att delge sina tankar angående nyttoanalys, riskanalys och sedan samlades informationen in om vad deltagarna tyckte efter leverantörsvisningarna Efter workshopen började en intensiv period med kravställande, där kommunerna arbetade tillsammans för att hitta gemensamma skall- och börkrav i en kravspecifikation. Styrgruppsmöten hölls en gång i månaden med uppehåll under sommaren. Teknikprojektet Mobilitet har involverat andra förvaltningar inom kommunerna. ITavdelningarna i de båda kommunerna har varit involverade och skapat särskilda krav kring teknik. Diskussioner med IT-enheten och arbetsgrupp/styrgrupp har skett i båda kommunerna kring drift av systemen i upphandlingen. Under senare delen av våren kopplades upphandlingssamordnare in i större utsträckning.

0.00 Utkast/Utgåva (3)8 Underlag/kostnader för implementering som är en del av arbetsmålen har genomförts under senvåren-sommaren. Medel för införandeprojektet genom drift och investeringar har räknats fram i en preliminär budget. Där finns upptaget införande med funktionshyra, projektledning, utbildningar osv. Information kring projektet har givits fortlöpande till omsorgsnämnd, LSG (lokal samverkansgrupp) APT: er, IT-enhet, KPR (pensionärsorganisationer) Under hösten har kommunerna arbetat kommunvis för att utforma och förankra arbetet med kravställande och upphandling inåt i de olika kommunerna. Strömstads kommun har haft en förankringsprocess med politiker och upphandling samt kravspecifikationer godkänndes. Under november månad publicerades upphandlingsunderlaget av båda kommunerna och resten av året har resulterat i frågor/svar om upphandlingen. Projektet har varit lyckat, då projektet har uppnått målen, hållit tidsplan och budget. Styrgruppen, projektledarna och projektgruppen har varit delaktiga, prioriterat detta projekt och har säkerställt resurser så projektet har kunnat drivas igenom.

0.00 Utkast/Utgåva (4)8 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING AV RESULTAT... 2 1 UTFALL... 5 1.1 Måluppfyllelse... 5 1.2 Aktiviteter... 5 1.3 Ekonomisk redovisning... 6 2 SPRIDNING AV RESULTAT OCH INFORMATIONSAKTIVITETER... 7 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring... 7 2.2 Regional information, delaktighet och förankring... 7 2.3 Leverans... 7 3 AVSLUT... 8 3.1 Erfarenheter från projektet... 8 3.2 Överlämning/Förvaltning... 8 3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat... 8

0.00 Utkast/Utgåva (5)8 1 Utfall 1.1 Måluppfyllelse Projektmål: Upphandla och förbereda införande av ett användarvänligt ITsystem för nyckelfri låshantering samt planering, registrering och uppföljning av insatser gällande hemtjänst och hemsjukvård i Strömstads och Tanums kommuner. Kommunerna Strömstad och Tanum kommer under året 2014 att samarbeta med varandra i ett gemensamt teknikprojekt, där mål är att göra: Kunskapsinventering genom workshop och leverantörsvisningar som ska vara ett underlag för upphandling av planerings- och uppföljningssystem för ordinärt boende och nyckelfri låshantering. Påbörja och förbereda införandeprocessen genom att skapa/uppdatera rutiner, organisation och arbetssätt samt ev åka på studiebesök. Förtydliga ansvarsområden mellan omsorg och IT samt utredning av tekniska förutsättningar och utvecklingsbehov med beslutsunderlag. Egen drift eller molntjänst? Underlag för kostnadsförslag/vad kostar det att införa. Riskanalys. Vilka risker finns med att införa mobilitet i ordinärt boende. Målen är uppfyllda. 1.2 Aktiviteter Genomförda aktiviteter: Samarbetsmöten mellan kommunerna, Strömstad och Tanum Styrgruppsmöten mellan kommunerna, Strömstad och Tanum Leverantörsvisning med presumtiva anbudsgivare, 2 tillfällen Kunskapskonferens gällande teknik. Workshop för att formulera kravställning till upphandling. Workshop riskanalys av mobilitet Workshop ansvar av mobilitet Genomgång av upphandling/kravspecifikationer Färdigställning av upphandling och dess kravspecifikationer Publicera upphandling samt svara på frågor

0.00 Utkast/Utgåva (6)8 1.3 Ekonomisk redovisning Projektbudgeten innehöll kostnader för projektledare, resor, studiebesök, workshop o dyl. Budget har kunnat hållas.

0.00 Utkast/Utgåva (7)8 2 Spridning av resultat och informationsaktiviteter 2.1 Lokal information, delaktighet och förankring Kommunikationsaktiviteter som är genomförda: 1. Information och förankring av projekt till kommunernas nämnder 2. Information, förankring och beslut om projekt till ledning 3. Information till fackliga organisationer 4. Information till bostadsbolag 5. Information på APT 6. Information till pensionärsföreningar 2.2 Regional information, delaktighet och förankring Fortlöpande inlämnande av statusrapporter av projektledare för Teknikprojektet mobilitet. 2.3 Leverans 1. Riskanalys vilka risker finns det med att införa mobilitet. 2. Förstudie grundad på kunskapsinventering, vilka förberedelser som behöver göras och vilka beslut som bör vara på plats innan ett införande. Förslag på arbetssätt för hur kommunen kan arbeta med mobilitetsfrågor/upphandling (ingår i förstudie) Underlag för kostnadsförslag/vad kostar det att införa? (ingår i förstudie) Rutiner som behövs vid införande/införandeplan (ingår i förstudie) 3. Kravspecifikationer till upphandling. Vilka krav bör man ställa till en leverantör? Viktning av börkraven

0.00 Utkast/Utgåva (8)8 3 Avslut 3.1 Erfarenheter från projektet Projektet har varit lyckat, då projektet har uppnått målen, hållt tidsplanen och budget. Styrgruppen, projektledarna och projektgruppen har varit delaktiga, prioriterat detta projekt och har säkerställt resurser så projektet har kunnat drivas igenom. Kommunerna har liknande förutsättningar och kunde därmed dela med sig av varandras erfarenheter, komma fram till förslag eller lösningar gemensamt. Projektledare och arbetsgrupp var engagerade och kunniga i de olika upphandlande områden, vilket är mycket viktigt. Förankring är värdefullt för ett lyckat projekts genomförande. Därför har det varit framgångsrikt att i tidigt skede få med personal, chefer osv att tycka till och komma med förslag. Att det blir diskussion ute på arbetsplatserna så att det inte kommer som en överraskning när allt är klart. Dessa intressenter påverkar iallra högsta grad projektets genomförande 3.2 Överlämning/Förvaltning Projektet är inte avslutat förrän kommunerna har utvärderat anbud, skrivit avtal och genomfört införande. 3.3 Förslag till fortsatt arbete/utveckling av resultat Delar som behöver arbetas vidare med/utvecklas i projektet: Utvärdera anbud och skriva avtal Starta införande Finansiering för fortsatt arbete kommer att ske med intern budget i kommunerna, Strömstad och Tanum.