Anbudsbegäran Naturinventeringar för att generera underlag för utvärderingen av lantbrukets effekter på naturens mångfald 2016-12-20
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG GÄLLANDE: Innehåll 1. Allmänt om upphandlingen 4 1.1. Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition 4 1.2. Beskrivning av uppdraget 4 1.3. Avtalsperiod 4 1.4. Annonsering 4 1.5. Upphandlande enhet 4 1.6. Kontaktperson under anbudstiden 5 1.7. Planerad tidplan för upphandlingen 5 2. Regler för upphandling och anbud 6 2.1. Upphandlingsform 6 2.2. Inlämning av anbud 6 2.3. Formkrav på anbud 6 2.4. Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) 7 2.5. Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan 7 2.6. Ersättning för anbud 7 2.7. Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) 7 2.8. Avslutad upphandling och tecknande av avtal 7 2.9. Allmänna handlingars offentlighet och sekretess 8 2.10. Bedömning av anbud 8 2.11. Utvärdering av anbud 8 3. Kravspecifikation 9 3.2 Hänvisningar till standarder 10 4. Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 10 4.1. Språk 10 4.2. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer 10 4.3. Uteslutningsgrunder 10 4.4. Ekonomisk och finansiell situation 10 4.5. Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer 11 4.6. Miljöarbete 12 4.7. Kvalitetsarbete 12
4.8. Prisuppgifter 12 4.9. Samtliga krav uppfylls 12
1. Allmänt om upphandlingen 1.1. Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fem avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Krav på anbudsgivaren (kvalificeringskrav) 4. Kravspecifikation Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Anbudsformulär Bilaga 2 Avtalsvillkor Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.2. Beskrivning av uppdraget Ålands landskapsregering har för avsikt att upphandla ett avtal för uppföljning av naturens mångfald för att ta fram underlagsmaterial för utvärderingen av effekterna på naturens mångfald av vissa miljöstödsåtgärder inom Landsbygdsutvecklingsprogram för Åland samt för att samla in specifikt underlag för politiska beslut riktade till lantbruket. Uppdragen avser uppföljningsarbete enligt ett rullande schema inom referensrutor runt om Åland. Uppdraget innefattar dels en fortsatt uppföljning av 10 tidigare provrutor á en kvadratkilometer i jordbruksmiljön och en uppföljning av tidigare undersökningar av ytterligare 26 naturbeten i fråga om kärlväxtfloran, fågelpopulationer och dagfjärilpopulationer, dels ska fokus även läggas på mossor och lavar, andra insekter än dagsfjärilar, såsom hålträdslevande insekter, humlor och dygnlevande skalbaggar inom de områden som omfattas av uppföljningen. Totalt 12 områden varav 3-4 utgörs av provrutor och 8-9 av naturbeten ska följas upp varje enskilt år enligt landskapsregeringens anvisningar. En sammanfattande rapport av samtliga projekt som genomförts under åren 2017, 2018 och 2019 ska dessutom levereras till Ålands landskapsregering senast den 15.11.2019 1.3. Avtalsperiod Avtalet ska gälla i 3 år med planerad avtalsstart 2017-04-03 Uppdraget görs under de olika åren så att hänsyn tas för optimala utredningstider för olika arter och naturtyper. Uppdraget redovisas i form av skriftliga rapporter som årligen lämnas in till landskapsregeringen senast den 15.11. respektive år. År 2019 skall även den sammanfattande slutrapporten lämnas in senast den 15.11. 1.4. Annonsering Upphandlingen har den 21.12.2016 skickats till webbplatsen HILMA på adressen www.hankintailmoitukset.fi/sv/. Annonsunderlaget för denna upphandling sänds till Ålandstidningen, Nya Åland samt publiceras på landskapsregeringens webbplats. 1.5. Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Ålands landskapsregering.
Organisation Landskapsregeringen utövar förvaltning på de områden som enligt självstyrelselagen (ÅFS 1991:71) ska skötas av landskapet i stället för staten. Landskapsregeringens allmänna förvaltning består av sex avdelningar och en lagberedning. Varje avdelning består av en eller flera byråer och svarar inom sitt förvaltningsområde dels för beredningen av ärenden, dels för förvaltningens verksamhet. Varje byrå kan dessutom bestå av olika enheter. Därutöver finns det fristående enheter och myndigheter som lyder under landskapsregeringen. 1.6. Kontaktperson under anbudstiden Namn: Maija Häggblom E-post: maija.haggblom@regeringen.ax 1.7. Planerad tidplan för upphandlingen 20xx Aktivitet 21.12.2016 Annonsering av upphandlingen 18.1.2017 Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 10 dagar innan anbudstiden går ut 23.1.2017 Sista dag för svar, tidsfrist 6 dagar innan anbudstiden går ut 30.1.2017 kl 15.00 Vecka 5-7 Vecka 8 Sista dag att lämna anbud Utvärdering Ev. möte/kontakt med referenser Vecka 9-10 Tilldelningsbesked Delgivning av val av levererantör, väntetid på 30 dagar om delgivningen sker per post. Vecka 11-12 Vecka 14 År och månad Avtalstecknande Start av kontrakt Uppföljning av avtalet, varje år i mars månad
2. Regler för upphandling och anbud 2.1. Upphandlingsform Denna upphandling omfattar tjänster och genomförs som en öppen upphandling enligt Ålands landskapsregerings beslut (ÅFS 2015:52) gällande vissa upphandlingar under EU:s tröskelvärde. Upphandlingen beräknas uppgå till 120 000 euro under hela avtalsperioden. Upphandlingsformen medger inte förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 2.2. Inlämning av anbud Sista inlämningsdag och klockslag är den 30.1.2017 finsk tid kl. 15.00. Anbud som lämnats in för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbudet ska sändas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering, PB 1060, 22111 Mariehamn eller lämna in till landskapsregeringens registrator vid Strandgatan 37, Mariehamn. Försändelsen ska märkas med texten Anbud Uppföljning av naturens mångfald, miljöbyrån och ska i övrigt vara omärkt. Anbud per fax eller e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Anbudet bör vara giltigt minst tre månader efter sista inlämningsdag. Om en besvärsprocess inleds förlängs anbudets giltighetstid automatiskt i enlighet med resultatet av domstolens beslut. Anbudshandlingar lämnas på anbudsgivarens ansvar. 2.3. Formkrav på anbud På anbud ställs följande formkrav: Anbudet ska lämnas skriftligt i ett exemplar, undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. En ev. censurerad version av anbudet, se kapitel 2.9. Kopia på anbudet bör även lämnas i elektronisk form på datamedium. Filerna ska vara läsbara i MS Office-, PDF- eller motsvarande format. Anbudets språk ska vara svenska (inklusive alla bilagor) Ifyllnad av anbudsformulär: Bifogad svarsbilaga ska användas för att besvara förfrågningsunderlaget. Fältet för redogörelse i svarsbilagan fylls i för respektive krav för att beskriva hur kravet tillgodoses. Svaren kan också skrivas i separata dokument som bifogas anbudet med tydlig hänvisning till respektive krav. Hänvisningar till webbsidor godtas inte som anbudssvar. Förekommer i detta förfrågningsunderlag och i bilagorna mot varandra stridande uppgifter gäller texten i förfrågningsunderlaget före bilagorna. Anbudsgivaren måste själv kontrollera att alla frågor är besvarade och att alla efterfrågade dokument är bifogade. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter är begränsade. Detta innebär att anbudgivare ej kan avvakta med att lämna svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt. Anbud som inte är komplett riskerar att inte tas upp till prövning.
2.4. Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (så kallade sidoanbud) accepteras. 2.5. Oklarheter avseende anbudsförfrågan och komplettering av anbudsförfrågan Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e-post till kontaktpersonen för upphandlingen, se kapitel 1.6. För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på: http://www.regeringen.ax/upphandlingar Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e-postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas i god tid dock senast 18.1.2017. Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast 23.1.2017. Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande myndigheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande myndigheten och anbudsgivare. 2.6. Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.7. Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas per post eller/och epost i enlighet med leverantörens uppgifter. En rättelse- och besvärsanvisning bifogas delgivningen. 2.8. Avslutad upphandling och tecknande av avtal Den upphandlande enheten får som huvudregel inte ingå avtal förrän 30 dagar har gått från det att tilldelningsbeslutet skickats till anbudsgivarna (s.k. väntetid). Om anbudsgivarna enbart delges per post utökas väntetiden med ytterligare 7 dagar. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för såväl leverantören som den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det.
2.9. Allmänna handlingars offentlighet och sekretess Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS 1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Inkomna anbud är inte offentliga förrän upphandlingsavtalet ingåtts eller om upphandlingen avbryts utan att ny upphandling genomförs. Om anbudsgivare anser att uppgift(er) i anbud bör beläggas med sekretess ska utförlig motivering ges i anbudet. Anbudsgivaren skall även lämna in en censurerad version av anbudet. I annat fall förutsätts att anledning till sekretess saknas. Sekretessprövning kan inte göras i förväg och garantier kan därför inte lämnas. Generellt sett är möjligheterna att sekretessbelägga anbud starkt begränsade sedan upphandlingen avslutats. Detta gäller särskilt uppgifter i anbud som rör utvärderingskriterierna, vilket också omfattar priserna. 2.10. Bedömning av anbud Anbudsutvärderingen sker i tre steg: 1. Kvalificering av anbudsgivaren, där anbudsgivarens lämplighet, erfarenhet, organisation och ekonomi prövas samt kontroll av eventuell grund för uteslutning, enligt kapitel 3. 2. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "ska-krav" uppfyllts. 3. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbudens bör-krav utvärderas enligt utvärderingskriterierna, kapitel 2.12. En anbudsgivare som inte klarar ett steg i processen går inte vidare till nästa steg. 2.11. Utvärdering av anbud Utvärdering av pris Vid utvärderingen jämförs pris på basen av det fasta engångsbeloppet, Ifall anbudet gäller arvode läggs 19,71% sociala kostnader på arvodet då arvodet jämförs ned andra anbud. Om kilometerersättningar anges skilt måste en exakt totalsumma anges Anbudet med det lägsta priset erhåller 3 poäng. Poängantalet för de övriga anbuden beräknas enligt följande: Poäng = lägsta pris/givet anbudspris x 3 T.ex. om det lägsta anbudet ligger på 20 och det näst lägsta på 25 erhåller det lägsta anbudet 3 poäng medan det näst lägsta erhåller (20/25 x 3) = 2,4 poäng. Vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. Utvärdering av arbetsplanens utförlighet En bedömning av varje uppdrag kommer att ske på basis av Hur utförligt befintlig bakgrundsinformation om områdena utreds genom studier av tidigare utredningar om uppföljningar av naturens mångfald samt genom t.ex. litteratur och naturhistoriska databaser. Hur utförligt och för ändamålet relevant fältarbete planeras. Ändamålet är att göra en täckande kartering av utvecklingen av naturens mångfald och förekomsten av indikatorarter inom provrutorna. Både nya och tidigare kända förekomsters tillstånd ska kontrolleras. Dessutom är hotade och lagskyddade arter samt arter och naturtyper av gemenskapsintresse enligt Rådets direktiv 92/43/EG och 2009/147/EG av intresse. Arbetsplanens allmänna vetenskapliga värde Varje kriterium tilldelas 0-3 poäng, där kriterierna bedöms enligt följande skala
Poäng Bedömning 0 Ingen, eller ofullständigt beskriven i anbudet 1 Låg 2 Medel 3 Hög Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet kriterier. Vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. Rapporten En bedömning av uppdraget kommer att ske på basis av beskrivningen om: Innehållets planerade omfattning Det beskrivna innehållets relevans för ändamålet, som är bedöma utvecklingen av naturens mångfald med Landsbygdsutvecklingsprogrammet 2014-2020 för i fokus. Hur utförligt och för ändamålet relevant fältarbete planeras. Ändamålet är att uppfölja tillstånd och utvecklingstrend hos de biotoper och arter som har betraktats i tidigare uppföljningar samt att kartera och bedöma situationen för nya indikatorarter inom uppföljningsområden. Varje kriterium tilldelas 0-3 poäng, där kriterierna bedöms enligt följande skala Poäng Bedömning 0 Ingen, eller ofullständigt beskriven i anbudet 1 Låg 2 Medel 3 Hög Samtliga erhållna poäng summeras och divideras med antalet kriterier. Vid bedömningen används två decimaler med avrundning upp om den tredje decimalen är 5 eller högre. Sammanräkning och resultat Anbudsgivarens slutpoäng för pris och upplägg multipliceras med den vikt % som är angiven. Summan av dessa utgör anbudsgivarens totalpoäng. Det anbud som erhåller flest totalpoäng antas. För det fall två eller flera anbud efter utvärderingen betraktas som likvärdiga (det vill säga erhållit samma totalpoäng) kommer anbuden rangordnas efter pris. 3. Kravspecifikation 3.1. Arbetsprov Anbudsgivaren ska lämna in ett arbetsprov bestående av en tidigare gjord naturinventering vars omfattning är minst enligt utvärderingskraven i 3.1.2. Leverantören ska fylla i prisbilagan där ett fast timpris i euro ska anges. För mer information om timpris se prisbilaga. Det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt urvalskriterier och viktpoäng kommer att antas: Pris vikt 25 %. Maxpoäng: 3 poäng. Arbetsplanens utförlighet, relevans och vetenskapligt värde, vikt 40 % Beskrivningen av de årliga rapporternas planerade disposition och innehåll samt beskrivningen av den sammanfattande slutrapportens planerade dispositions och innehåll, vikt 35 %
Total vikt 100 % 3.2 Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 4. Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 4.1. Språk I och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt ska leverantören och leverantörens personal utföra de tjänster som omfattas av detta förfrågningsunderlag på svenska. 4.2. Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör, ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO-/organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 4.3. Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 eller 54 lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007)föreligger. Anbudsgivaren kan i enlighet med 53 och 54 också uteslutas senare under anbudsförfarandet, om den upphandlande enheten har fått kännedom om att en grund för uteslutning föreligger. 4.4. Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med landskapsregeringen. Anbudsgivaren antingen ska uppnå minst riskklass 3 (på en 5-gradig skala) alt. A (där AAA är det bästa) eller motsvarande omdöme hos kreditinstitut. 1. Bifoga ett intyg, uppgjort av kreditmarknadsinstitut, över klassificering. Intyget får vara högst tre (3) månader gammalt, räknat från sista dagen att lämna anbud, eller, om en anbudsgivare saknar klassificering eller har lägre kreditklass än ovan, görs en individuell bedömning för eventuellt godkännande. För att möjliggöra en sådan bedömning, ska till anbudet bifogas en sådan utredning att det kan anses klarlagt att anbudsgivare har motsvarande ekonomisk stabilitet, samt någon av nedanstående handlingar:
a) garanti från moderbolag eller annan där det klart och tydligt framgår att garanten eller moderbolaget träder i anbudsgivarens ställe i händelse av att denne inte längre kan fullfölja sina förpliktelser mot den upphandlande enheten. Med förpliktelser avses både finansiellt ansvar och förpliktelse att fullfölja det egentliga åtagandet i avtalet. Sådant intyg ska bifogas anbudet och vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande sätt redovisas och uppfyllas av garanten. b) företag, även nystartade företag, ska redovisa sin ekonomiska och finansiella situation för att visa att de har tillräcklig ekonomisk och finansiell styrka att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis utgörs av senaste bokslut eller revisorsintyg i det fall inget bokslut ännu har upprättats. Anbudsgivare skall vara registrerade i tillämpliga företagsregister. 2. Bifoga till anbudet en utredning som visar huruvida anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldiga eller motsvarande från annat land, samt 3. Ett handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land. Anbudsgivare skall ha betalt sina skatter och socialförsäkringsavgifter, eller en uppgjord betalningsplan angående obetalda sådan. 4. Bifoga till anbudet ett intyg över betalda skatter från skattemyndigheten i Leverantörens registrerade hemort eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp samt 5. Ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att betalningsplan har gjorts upp. Anbudsgivarna skall vid utförande av uppdraget följa tillämpliga arbetsrättsliga bestämmelser. 6. Bifoga till anbudet en utredning om vilket kollektivavtal som skall tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren för personalen. För utländska företag skall motsvarande ovanstående (2-6) uppgifter bevisas. Uppgifterna på intygen/utredningarna i 2-6 ovan ska inte vara äldre än sex månader räknat från sista dag att lämna anbud. Om någon av uppgifterna uppräknade ovan (2-6) är onödig eller omöjlig att få skall detta kunna motiveras i anbudet. Den leverantör som erhåller upphandlingen ska senast när upphandlingsavtalet ingås, inneha en rätt att bedriva näring i landskapet Åland, se 4 landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utöva näring. 4.5. Teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer Anbudsgivaren ska ha teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer för att fullfölja uppdraget enligt 55-59 lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007). Anbudsgivare i grupp får redogöra för sina sammanlagda tillbudsstående resurser avseende teknisk prestationsförmåga och yrkesmässiga kvalifikationer enligt 61 lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007). Därför ska nedan uppräknade redogörelser lämnas.
Bifoga en kortfattad beskrivning av företaget/organisationen (företags-/organisationsform, branscherfarenhet, verksamhet, erfarenhet av liknande uppdrag, omsättning, bemanning, kompetensutveckling etc.) samt redovisa en väl utvecklad verksamhetsidé kring föremålet för denna upphandling. Anbudsgivaren ska lämna 3 referenser. Referenserna ska avse liknande uppdrag som denna upphandling avser och som är utförda under de senaste tre (3) åren räknat från sista anbudsdag eller pågående. För nystartade företag som saknar referenser, ska referenser istället lämnas för den person som kommer att ansvara för uppdragets genomförande. Anbudsgivaren ska lämna redogörelse om referensens namn, uppdragets tidsperiod, omfattning och innehåll, kontaktperson och kontaktuppgifter. Referenterna kan komma att kontaktas efter sista anbudsdag för att bekräfta uppdragen. 4.6. Miljöarbete Anbudsgivaren ska ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Redogör för anbudsgivarens miljöarbete. 4.7. Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska ha ett aktivt arbete för kvalitetsäkringsåtgärder. Redogör för anbudsgivarens arbete med detta. 4.8. Prisuppgifter Prisuppgifter för efterfrågade tjänster ska anges i den bifogade Excel-filen, "Prisbilaga". Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. Väljer anbudsgivaren att ange priser inom ett intervall, kommer det högsta priset i intervallet vara det som används vid utvärderingen. 4.9. Samtliga krav uppfylls Anbudsgivaren anger och intygar Accepteras/Uppfylls Ja Nej Kommentar: Intyg ska lämnas för att bevisa krav uppfyllnad.