FÖRENINGSSTYRNINGS- RAPPORT 2011 HSB NORRA STOR- STOCKHOLM

FÖRENINGSSTYRNINGS- RAPPORT 2011 HSB NORRA STOR- STOCKHOLM

FÖRENINGSSTYRNINGSRAPPORT 2011 HSBs kod för föreningsstyrning Inledning... 1 FÖRENINGSSTÄMMA... 2 FÖRENINGSSTÄMMA 2011... 2 VALBEREDNING... 2 STYRELSE... 3 ARVODE... 4 UTVÄRDERING AV STYRELSENS ARBETE... 4 FINANSIELL RAPPORTERING... 4 INTERN KONTROLL... 4 VD... 4 UTBILDNING... 4 PRINCIPER FÖR ERSÄTTNING OCH ANDRA FÖRMÅNER TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE... 5 FÖRENINGENS REVISORER... 5 STYRELSENS KOMMUNIKATION MED FÖRENINGENS REVISOR... 5 POLICYS OCH PROCESSER... 6 KVALITETSPOLICY... 6 MILJÖPOLICY... 6 IT- POLICY... 7 PERSONALUTVECKLINGSPROCESSEN... 7 Syfte med processen... 7 Processbeskrivning... 7 Processmål... 7 Rutiner som hör till Processen... 7 REKRYTERINGSRUTIN... 7 INTRODUKTIONSRUTIN... 7 PERSONALUTVECKLINGSRUTIN... 7 AVVECKLINGSRUTIN... 7 KOMMUNIKATIONSRUTIN... 8 Syfte... 8 Intern Kommunikation... 8 Extern Kommunikation... 8 Vårt miljö- /kvalitetsarbete... 8 Inledning HSBs kod för föreningsstyrning är utformad särskilt för HSB-rörelsen och utgår från Svensk kod för bolagsstyrning, de kooperativa principerna och HSBs värderingar. Syftet med koden är att den ska bli ett verktyg för att i praktiken kunna verkställa en öppen demokratisk medlemskontroll av hur beslut fattas inom HSB. HSBs kod för föreningsstyrning omfattar HSB-föreningar, HSB nationella bolag samt HSB Riksförbund. Koncernerna för dessa verksamheter ska präglas av öppenhet och transparens i enlighet med kodens intentioner. Koden ska tillämpas enligt principen Följ eller förklara. Det innebär att om en förening avviker från del av koden ska skälen för avvikelsen redovisas i föreningsstyrningsrapporten. Begreppet förening i kodtexten innefattar även HSB-bolag. Koden innebär att årsredovisningen kompletteras med denna föreningsstyrningsrapport som översiktligt beskriver hur föreningen tillämpat HSBs kod för föreningsstyrning under räkenskapsår 2010. Föreningsstyrningsrapporten är inte granskad av revisorerna. 1

FÖRENINGSSTÄMMA Föreningsstämman är föreningens högst beslutande organ. Föreningsstämmans befogenhet utövas helt av fullmäktige. Föreningens fullmäktige uppgick år 2010 till120stycken. Föreningen informerade på sin hemsida och NorrNytt under januari och februari 2012 (beroende på utgivningstid) att föreningsstämman år 2012 hålls den 26 april. Bostadsrättsföreningar har även under mars 2012 fått ett brev om stämman och ombuden skriftlig kallelse under april 2012. Information om fullmäktiges rätt att få ett ärende behandlat på stämman och vid vilken tidpunkt en sådan begäran måste ha nått föreningen för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen har föreningen lämnat på sin hemsida och NorrNytt under januari och februari 2012 (beroende på utgivning). FÖRENINGSSTÄMMA 2011 Föreningsstämman hölls den 15 maj 2011, Star Hotell i Sollentuna. Vid föreningsstämman deltog totalt 57 personer var av 53 med rösträtt. Vid föreningsstämman var hela styrelsen och föreningens revisorer närvarande. Efter förslag från valberedningen valdes Attila Kriss till stämmoordförande. Till justeringsmän utsågs C-G Strömblad (Brf Emaljeraren) och Åke Johansson (Brf Hjorten), inte någon av dem är styrelseledamot eller anställd i föreningen. Fullmäktige gavs möjlighet att ställa frågor, kommentera och lämna förslag till beslut. Protokollet från föreningsstämman har inte funnits tillgängligt på hemsidan tre veckor efter stämman då vi under denna tid producerat en ny hemsida som inte funnits ut publikt. VALBEREDNING Föreningens valberedning väljs på föreningsstämma. Beslut innefattar förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört. Valberedningen har haft följande sammansättning: Namn sammankallande Marie Cronström Född år 1960 Boende i HSB Bostadsrättsförening Vitlöken (t ex bosparare/boende) Övriga/tidigare uppdrag Mandattid i valberedningen Valdes 2005 Namn Bengt Harju Född år 1958 Boende i HSB Bostadsrättsförening Fjället i Järfälla (t ex bosparare/boende) Övriga/tidigare uppdrag Ordförande i Brf Fjället Tidigare styrelseledamot i HSB Norra Stor-Stockholm Mandattid i valberedningen Valdes 2009 2

Namn Maritha Carlsson Född år 1952 Boende i HSB Bostadsrättsförening Smedby (t ex bosparare/boende) Övriga/tidigare uppdrag Ordförande i HSB Bostadsrättsförening Smedby i Upplands Väsby. Mandattid i valberedningen Valdes 2010 Namn Bo Larsson Född år 1943 (t ex bosparare/boende) Boende i HSB Bostadsrättsförening Rondellen i Järfälla. Övriga/tidigare uppdrag Ordförande i HSB Bostadsrättsförening Rondellen i Järfälla. Mandattid i valberedningen Valdes 2010 Valberedningen ska i enlighet med sin instruktion som fastställdes på föreningsstämman 2008 lämna förslag på ledamöter i styrelsen och förslag på styrelseordföranden lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter. lämna förslag till val och arvodering av revisor lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Medlemmar har möjlighet att vända sig till valberedningen och lämna förslag på nomineringar. Förslaget kan skickas med e-post till marie.cronstrom@lectona.se Valberedningens förslag kommer att publiceras i kallelsen till 2010 års föreningsstämma och på föreningens hemsida. En redogörelse för hur valberedningen bedrivit sitt arbete kommer samtidigt att publiceras. STYRELSE Styrelsen består av 9 ledamöter var av 2 är fackliga representanter (Unionen och fastighets). VD ingår inte i styrelsen. Riktlinjerna för styrelsens arbete anges i arbetsordningen. Arbetsordningen reglerar vilka ärenden som ska behandlas, arbetsfördelning inom styrelsen inklusive styrelseordförandens uppgifter. Styrelsen har under år 2011 hållit 9 styrelsemöten. Följande har ingått i styrelsen under 2011. Utförligare presentation om födelseår, när man valdes till styrelsen, bakgrund mm finns i årsredovisningen för 2011. Namn, uppdrag och 12/1 16/2 24/3 13/4 5/5 6/7 24/8 18/10 7/12 närvaro Bo Kjellberg* ordförande x x x x x x x x x Lotta Lind* vice ordförande x x x x x x x Anita Josbrink* x x x x x x x x x Olof Clementz* x x x x x x x x x Bill Öjbro* x x x x x x x Stefan Kembe* x x x x x x Mia Hultman* x x x x *Oberoende i förhållande till förening och ledning 3

ARVODE Stämman 2011 beslutade om arvode till styrelse, revisorer och valberedning enligt följande: Ordinarierevisor... 15 000 kr Revisorssuppleant... 5 000 kr Styrelsen erhåller fyra prisbasbelopp att fördela enligt följande: Ordförande... 2 prisbasbelopp Vice ordförande... 0,5 prisbasbelopp Resterande fördelas lika inom styrelsen enligt styrelsebeslut. Sammanträdesersättning för styrelse och revisorer 1 000 kr per bevistat styrelsemöte. Valberedningen 5/8 prisbasbelopp att fördelas med 1/4 till sammankallande och 1/8 till övriga ledamöter. UTVÄRDERING AV STYRELSENS ARBETE Styrelsens arbete utvärderas årligen genom en systematisk och strukturerad process. I utvärderingen identifieras utbildningsbehov hos såväl enskilda styrelsemedlemmar som styrelsen som helhet. En formell och noggrann utvärdering görs av styrelsens och de enskilda styrelsemedlemmarnas arbete. Utvärdering av enskilda styrelsemedlemmar identifierar till vilken grad utbildningsbehov har uppfyllts och hur effektivt styrelsemedlemmen bidragit till styrelsens arbete. FINANSIELL RAPPORTERING Redovisning görs i årsredovisningens förvaltningsberättelse. INTERN KONTROLL I enlighet med vår ISO certifiering av kvalitet och miljö genomförs internkontrollen löpande av internrevisorer och av certifieringsrevisorer. VD - Håkan Berg, född 1957. - Lång ledarerfarenhet med chefsbefattningar i branschen sedan 1988. - VD HSB Gävleborg 1995-2000 - VD HSB Norra Stor-Stockholm sedan 2003. - Bred och lång erfarenhet av styrelsearbete i bland annat, bank, finansbolag, försäkringsbolag, bostadsproduktion och elitidrott. - Har även drivit konsultverksamhet i egen regi. UTBILDNING Styrelseordföranden har utvecklat ett introduktionsprogram som är anpassat efter organisationen och enskilda ledamöters behov. Samtliga styrelseledamöter genomgår ett utbildningsprogram. Det finns lämpliga och strukturerade utbildningsprogram för befintlig och potentiell ledningspersonal. 4

PRINCIPER FÖR ERSÄTTNING OCH ANDRA FÖRMÅNER TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE Redovisas i årsredovisningen. FÖRENINGENS REVISORER Vid föreningsstämma valdes Leif Hansson (valdes 2001) som ordinarierevisor med Maria Dahlberg (valdes 2010) som ersättare i föreningen. HSB Riksförbund har utsett Liselotte Herrlander. Namn Leif Hansson Född år 1946 Boende i HSB Bostadsrättsförening Aspnäs (t ex bosparare/boende) Oberoende till föreningen Inga tjänster till föreningen utöver revision Övriga/tidigare uppdrag Utvecklingsansvarig Reumatikerförbundet, tidigare ordf i Järfälla Kommunrevision, revisor JHAB, Revisor Attunda Brandförsvar samt ett antal folkrörelseorganisationer Mandattid som revisor Valdes 2001 Namn Maria Dahlberg Född år 1961 Boende i HSB Bostadsrättsförening Granen i Järfälla Oberoende till föreningen Inga tjänster till föreningen utöver revision Övriga/tidigare uppdrag Arbetar på Danske Bank Mandattid som revisor Valdes 2010 Namn Liselotte Herrlander Född år 1957 Ej boende medlem Oberoende till föreningen Inga tjänster till föreningen utöver revision Övriga/tidigare uppdrag Revisorsuppdrag i ett flertal HSB-föreningar och bostadsrättsföreningar. Driver sedan 2007 egen revisionsverksamhet i Herrlander Revision AB Mandattid som revisor Auktoriserad revisor invald av HSB Riksförbund STYRELSENS KOMMUNIKATION MED FÖRENINGENS REVISOR Styrelsen sammanträffar med revisorerna två gånger per år. 5

För att beskriva vårt synsätt i frågor som behandlas i HSBs kod för föreningsstyrning redogörs kortfattat för vår kvalitetspolicy, miljöpolicy, IT-policy, kommunikationsrutin och personalutvecklingsprocess. Samtliga dessa dokument finns dokumenterade och uppdateras löpande i vår certifiering enligt ISO 9001 och 14 001 POLICYS OCH PROCESSER KVALITETSPOLICY HSB Norra Stor-Stockholm och varje medarbetare ska uppträda och agera som en förtroendeingivande partner som uppfyller kundernas krav, förväntningar och behov. Med vår breda och långa erfarenhet ska kunden kunna förvänta sig att HSB kan bostadsrätt bäst. Rätt kvalité innebär att varje medarbetare ska utföra sitt arbete på ett korrekt sätt med hänsyn till kunden och övriga intressenter och leverera tjänsten i rätt tid till rätt pris. Vår kvalitetspolicy beskrivs därför som tre rätt: Rätt tjänst Rätt tid Rätt pris Detta uppnår vi genom att: Vi strävar efter att göra varje beställare och projekt till en referens Vi arbetar med ständig förbättring Vi uppfyller de löften vi ger Vi agerar omedelbart på vad kunden uppfattar som dålig kvalité Vi arbetar med ständig kompetensutveckling Vi strävar alltid efter att uppfylla våra kvalitetsmål MILJÖPOLICY Den grundläggande ambitionen i HSB Norra Stor-Stockholms miljöarbete är att så långt som möjligt sluta det naturliga kretsloppet och därmed bidra till ett uthålligt framtida samhälle. HSB Norra Stor-Stockholms miljöpolicy ska påverka miljöarbetet på alla nivåer i företaget. Detta uppnår vi genom att: Följa gällande miljölagstiftning, föreskrifter och myndighetskrav. Verka för att energi används med sparsamhet i all verksamhet genom att spara energi, förbättra energiutnyttjandet och använda förnyelsebara energikällor när så är möjligt. Miljöhänsyn ska beaktas vid beslut. Aktivt inhämta och sprida kunskaper inom miljöarbete både internt och externt. Minimera transporter och använda miljöanpassade fordon och drivmedel. Bedriva ett ständigt förbättringsarbete inom miljöområdet samt förebygga föroreningar till luft, vatten och mark. Öppet redovisa resultaten av våra miljömål. 6

IT- POLICY Bakgrund och syfte Syftet med denna IT-policy är att utgöra ett övergripande och gemensamt regelverk för HSB i frågor som rör styrning, ledning och hantering av IT. HSBs verksamhet bygger på att skapa mervärde för sina medlemmar, ett arbete som utgår från HSBs kärnvärderingar ETHOS: Engagemang, Trygghet, Hållbarhet, Omtanke och Samverkan. HSBs vision är att vara den mest ansedda aktören när det gäller boendet. Detta åstadkoms bland annat genom en säker, korrekt och effektiv hantering av IT-verksamheten. För att säkerställa detta och att HSBs IT-system hanteras på ett sätt som uppfyller krav på tillgänglighet, konfidentialitet och integritet, har denna IT-policy tagits fram. Kopplat till denna IT-policy finns en handbok för ITsäkerhet framtagen med detaljerade riktlinjer och mallar för det dagliga arbetet. Omfattning Policyn omfattar alla verksamheter och anställda inom HSB samt de leverantörer HSB anlitar. Varje medarbetare har ett ansvar att efterleva IT-policy och de riktlinjer som finns i handboken för ITsäkerhet och är därmed ansvariga för hur de hanterar HSBs information och IT-system. Genom utbildning och informationsspridning skall IT-policy och tillhörande riktlinjer vara kända och tillämpas av alla användare av HSBs IT-system och information. PERSONALUTVECKLINGSPROCESSEN Syfte med processen Säkerställa att rätt rekrytering sker utifrån våra behov. Säkerställa att introduktion/ utbildning/utveckling sker så att satta mål kan uppnås. Säkerställa att befintlig kompetens tillvaratas och sprids inom verksamheten. Processbeskrivning Personalutvecklingsprocessen beskriver hur rekrytering, introduktion, utveckling och avveckling skapar en helhetssyn på personalutveckling. Processmål Att nyanställda snabbt och rätt kommer in i arbetet och i gemenskapen. Att anställda aktivt bidrar till sin egen utveckling. Säkerställa att företagets kompetensbehov är tillfredsställt. Rutiner som hör till Processen Till personalutvecklingsrutinen finns fyra rutiner som beskrivs nedan. Dessa rutiner är hjälpmedel som chefer har att arbeta med för att kunna uppfylla processen. REKRYTERINGSRUTIN Beskriver hur en rekrytering skall gå till samt vilka hjälpmedel som finns för att genomföra rekryteringen. INTRODUKTIONSRUTIN Beskriver hur en introduktion av nyanställda ska genomföras. PERSONALUTVECKLINGSRUTIN Beskriver hur utvecklingssamtal ligger till grund för personligutveckling. AVVECKLINGSRUTIN Beskriver vilka åtgärder som skall vidtas då någon medarbetare slutar sin anställning 7

KOMMUNIKATIONSRUTIN Syfte Att säkerställa att kontinuerlig och relevant information delges medarbetare, kunder, intressenter och leverantörer. Intern Kommunikation Den interna kommunikationen inom organisationen sker på följande sätt: Personaldagar Avdelnings-/Kontorsmöten Intranätet - Inet E-post, sms och fax Synpunkten Extern Kommunikation Kontakter med externa intressenter (medlemmar, kunder, leverantörer, allmänhet, press mm) Tidningen Hemma i HSB Tidningen Uppdraget Nyhetsbrevet NorrNytt Hemsida www.hsb.se Hemsida www.hsb.se/norrastorstockholm E-postlistor Kvartalsaviseringar Vårt miljö- /kvalitetsarbete Vårt miljö-/kvalitetsarbete beskriver vi via de träffar vi har med kunder/medlemmar samt via vår årsredovisning och i vissa fall NorrNytt och hemsidan. 8

HSB NORRA STOR- STOCKHOLM Box 162, 177 23 Järfälla Vasaplatsen 4, Jakobsberg Tel: 08-580 897 00 www.hsb.se/norrastorstockholm info.mail@hsb.se