Policy för valberedning och tillsättning av styrelse

Transkript

1 VIRSERUMS SPARBANK Policy för valberedning och tillsättning av styrelse Fastställd av sparbanksstämman

2 Innehåll 1. Syfte Huvudmän Valberedningens ansvar och uppdrag Förslag på huvudmän Huvudmän valda av kommunal valkorporation Huvudmän valda av huvudmännen Förslag på styrelseledamöter Förslag till styrelsearvoden och eventuella övriga ersättningar Bedömning av nuvarande styrelses totala kompetensprofil Fastställande av kravprofiler för styrelseledamöter som ska rekryteras Förslag till val av revisor Presentation och motivering av valberedningens förslag avseende styrelseledamöter, revisorer och arvodering Förslag till ledamöter som ska ingå i nästkommande års valberedning Valberedningens arbetsmetoder Valberedningens ledamöter Valberedningens ordförande Möten, sammanträden, arbetsformer Kallelser Beslutsförhet Information Dokumentation Sekretess Arvode och kostnadsersättning Löpande utvärdering och förslag till ändring av denna policy Ansvaret för denna policys efterlevnad Denna policys beslutsordning

3 1. Syfte Syftet med denna policy är att beskriva valberedningens ansvar, arbetsuppgifter och arbetsformer samt att ange valberedningens metoder för att förbereda sparbanksstämmans val av huvudmän, styrelse och revisorer. 2. Huvudmän Enligt sparbankens reglemente och sparbankslagen finns det huvudmän i varje sparbank. Huvudmännen företräder bankens insättare, fastställer bankens resultat- och balansräkning samt beslutar om disposition av bankens vinst. På sparbanksstämman ska huvudmännen utse bankens styrelse, revisorer och valberedning. Huvudmännen har även ett ansvar för att övervaka sparbankens förvaltning, hålla sig uppdaterade om dess utveckling och satsningar. En huvudman har dock inte, legalt, samma personliga ansvar som åligger respektive styrelseledamot. Virserums Sparbank ska ha 24 huvudmän. Av dessa ska hälften vara utsedda av kommunfullmäktige i Hultsfreds kommun, den andra hälften ska utses av huvudmännen själva. 3

4 3. Valberedningens ansvar och uppdrag Valberedningen ska planera för succession både bland huvudmännen samt i styrelsen och då beakta att det såväl bland huvudmännen som i styrelsen vid var tid finns tillräcklig expertis, erfarenhet, kompetens och förståelse för bankens verksamhet och inriktning. De ska även säkerställa att huvudmännen och styrelseledamöterna har de personliga kvaliteter, däribland professionalitet och personlig integritet, som krävs för att fullgöra uppgifterna. Valberedningen ska komma in med ett välgrundat, dokumenterat förslag till styrelsen i god tid innan sparbanksstämman. 3.1 Förslag på huvudmän Huvudmän valda av kommunal valkorporation Val av samtliga de huvudmän, som utses av kommunal valkorporation, skall företas vart fjärde år och avse en period på fyra år. De skall väljas inom sparbankens verksamhetsområde Huvudmän valda av huvudmännen Huvudman utses för en tid av fyra år räknat från ordinarie sparbanksstämma till och med ordinarie sparbanksstämma. Huvudman ska vara insättare i sparbanken och lämplig som ambassadör för Virserums Sparbank. Varje år skall företas val avseende en fjärdedel av de huvudmän som utses av huvudmännen. Styrelsen ska, innan huvudmannaval sker på sparbanksstämma, undersöka om person som är föreslagen till huvudman är valbar. 3.2 Förslag på styrelseledamöter Valberedningen ska lämna väl grundade förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen och i förslaget ska följande information finnas: Ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet Uppdrag inom sparbank och andra uppdrag av väsentlig betydelse Vid omval ska det år ledamoten valdes in i styrelsen finnas med Huruvida, och på vilket sätt, föreslagen styrelseledamot bidrar till styrelsens kollektiva/totala kompetensprofil med hänsyn till bankens verksamhet och aktuella inriktning. Samt övriga uppgifter som får antas vara av betydelse för sparbanksstämman vid bedömningen av den föreslagna styrelseledamotens kompetens och lämplighet 4

5 3.3 Förslag till styrelsearvoden och eventuella övriga ersättningar Det ingår i valberedningens uppdrag att lämna förslag på styrelsearvoden. 3.4 Bedömning av nuvarande styrelses totala kompetensprofil Valberedningen ska i sitt arbete följa riktlinjerna i sparbankens policy för styrelsens och ledningens lämplighetsbedömning och mångfald och som stöd i sitt arbete med att bedöma styrelsens totala kompetensprofil respektive kompetensprofilen för enskild ledamot som ska rekryteras har valberedningen bl.a. tillgång till material från styrelsens årliga lämplighetsbedömning (se policy för styrelsens och ledningens lämplighetsbedömning och mångfald). Valberedningen ska i sitt arbete även bedöma i vilken grad Virserums Sparbanks nuvarande styrelse uppfyller de krav som förväntas ställas på banken och dess styrelse framöver till följd av externa och/eller interna faktorer av relevant påverkan; exempelvis bankens marknadsposition/konkurrenssituation, framtida inriktning på affärsverksamheten, kommande regelverk etc. 3.5 Fastställande av kravprofiler för styrelseledamöter som ska rekryteras I valberedningens uppdrag ingår det att fastställa kravprofiler för den/de styrelseledamöter som ska rekryteras. Det är av yttersta vikt att valberedningens underlag för föreslagna styrelseledamöter baseras på vid var tid tillämpliga regler utfärdade av relevanta myndigheter och att föreslagna styrelseledamöter därför på goda grunder får antas uppfylla de krav på insikt, erfarenhet och lämplighet som uppställs för att delta i ledningen av Virserums Sparbank. Inom ramen för kraven på insikt, erfarenhet och lämplighet så ska en jämn könsfördelning samt lokal förankring i styrelsen i lämplig omfattning eftersträvas. Hänsyn ska också tas till Policy för styrelsens och ledningens lämplighetsbedömning och mångfald. 3.6 Förslag till val av revisor De år då val av revisor för banken ska äga rum ska valberedningen föreslå revisor/revisorer. När banken väljer en ny revisor måste den tillämpa det förfarande som framgår i artikel 16 i revisorsförordningen (EU nr 537/2014). Vidare får banken inte anlita samma revisor under en längre period än vad som är tillåtet enligt revisorsförordningen. Banken får inte entlediga en revisor utan saklig grund. 3.7 Presentation och motivering av valberedningens förslag avseende styrelseledamöter, revisorer och arvodering Valberedningens förslag inför kommande sparbanksstämma ska presenteras till bankens styrelse i så god tid så att bankens styrelse kan undersöka om personerna är valbara alternativt att en ledningsprövning hinner utföras innan stämman. 5

6 Valberedningen ska på sparbanksstämman presentera och motivera sitt förslag och även lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits. En särskild motivering ska också lämnas om ingen förändring av styrelsens sammansättning föreslås. 3.8 Förslag till ledamöter som ska ingå i nästkommande års valberedning Det ingår även i valberedningens uppdrag att ge förslag till ledamöter som ska ingå i nästa års valberedning. Styrelsens ordförande och VD skall konsulteras av valberedningen inför varje sparbanksstämma. 4. Valberedningens arbetsmetoder 4.1 Valberedningens ledamöter Huvudmännen utser ledamöter samt ordförande för valberedningen. Ledamot av valberedningen ska ägna uppdraget den tid och omsorg som krävs för att förbereda val inför sparbanksstämman. 4.2 Valberedningens ordförande Valberedningens ordförande ansvarar för att valberedningen i god tid fullgör sina arbetsuppgifter och att arbetet bedrivs effektivt. Valberedningens ordförande skall utses på sparbanksstämman. 4.3 Möten, sammanträden, arbetsformer Valberedningen ska sammanträda så ofta som krävs för att den på omsorgsfullt sätt ska kunna utföra sina uppgifter. Om en ledamot begär att valberedningen ska sammankallas så ska denna begäran efterkommas. Valberedningen sammanträder vid behov och i god tid före sparbanksstämma för att kunna fullgöra sina uppgifter. Kallelser, beslutsunderlag, anteckningar och övrig information är arbetsmaterial för valberedningen och ska behandlas konfidentiellt. 4.4 Kallelser Kallelse ska sändas till valberedningens ledamöter i god tid före sammanträdesdag. Valberedningens ordförande kan undantagsvis kalla till möte med kortare varsel om omständigheterna så kräver. 4.5 Beslutsförhet Valberedningen är beslutsför om fler än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande. Som valberedningens beslut gäller den mening som, för vilken mer än hälften av de närvarande röstar eller, vid lika röstetal, den mening som ordföranden biträder. 6

7 Beslut om ett ärende får dock ej fattas om inte samtliga ledamöter har erbjudits tillfälle att delta i ärendets behandling. 4.6 Information Valberedningen ska informera huvudmännen och styrelsen om de ärenden de avser att lämna förslag om på sparbanksstämman. Valberedningen skall återkommande informera sig om hur styrelsen fungerar. Som en del av sitt årliga arbete skall valberedningen även konsultera Sparbankens styrelseordförande och verkställande direktör. Om styrelseledamot eller något företag, där styrelseledamot är befattningshavare, styrelseledamot eller på annat sätt har kontroll över, rapporteras på bankens bevakningslista över osäkra fordringar, ska styrelsens ordförande rapportera förhållandet till valberedningens ordförande. 4.7 Dokumentation Valberedningen ska dokumentera åtminstone följande information om styrelseledamöter: Den tid som ledamot förväntas lägga ner på uppdraget Ledamots ålder samt huvudsakliga utbildning och arbetslivserfarenhet Ledamots andra uppdrag av väsentlig betydelse Vid omval, det år som ledamoten invaldes i styrelsen Övriga uppgifter som får antas vara av betydelse för sparbanksstämman vid bedömningen av den föreslagna styrelseledamotens kompetens och lämplighet Vid valberedningens möten ska protokoll föras som ska undertecknas och/eller justeras av valberedningens ordförande och den ledamot som valberedningen utser. Protokollen ska föras och förvaras/sparas på ett säkert sätt. 4.8 Sekretess Ledamöterna lyder under sekretess rörande Virserums Sparbanks angelägenheter. På bankens begäran ska ledamot underteckna en särskild av banken framtagen sekretessförbindelse. 4.9 Arvode och kostnadsersättning Eventuellt arvode till ledamöterna ska utgå i enlighet med vad sparbanksstämman beslutat. Ledamöterna har rätt till ersättning från banken för sådana styrkta skäliga kostnader som uppkommit som en följd av uppdragets utförande. Valberedningen ska i samband med redovisningen av sitt arbete på sparbanksstämman även redovisa ersättningar från sparbanken. 7

8 4.10 Löpande utvärdering och förslag till ändring av denna policy Valberedningen ska löpande utvärdera såväl denna policy som sitt arbete och, efter samråd med styrelsen, lämna förslag till sparbanksstämman på sådana ändringar som bedöms ändamålsenliga. 5. Ansvaret för denna policys efterlevnad Valberedningens ledamöter ansvarar för att denna policy efterföljs i deras arbete. Huvudmännen har ansvar för att följa upp att denna policy efterföljs. 6. Denna policys beslutsordning Valberedningspolicyn ska efter redogörelse av valberedningens utvärdering enligt punkt 4.10, fastställas och godkännas vid varje ordinarie sparbanksstämma. Policyn kan vid behov ändras under löpande år vid extra sparbanksstämma för tiden fram till nästa ordinarie sparbanksstämma. Policyn är giltig från dagen efter sparbanksstämman intill dagen för nästa ordinarie sparbanksstämma. Om policyn i någon del står i strid med bankens reglemente, externa lagar eller förordningar gäller dessa före denna policy. 8