Mall & Guide Inför Rekrytering
Inför anställning, vad behöver vi tänka på?? Hela rekryteringsprocessen blir smidigare och mer framgångsrik med ett ordentligt förarbete, som är både ansvarsfullt och svårt. Behöver vi anställa? En ny medarbetare är en stor investering, du bör därför planera detta i så god tid du kan, för att tillgodose företagets behov både kvalitativt och kvalitativt. Innan rekrytering är det bra att tänka igenom följande frågor; Behöver vi anställa? Kan vi omfördela arbetsuppgifterna? Kan vi köpa eller hyra in tjänster utifrån? Klarar vi arbetsbelastningen? Om du behöver rekrytera, är det bra att tänka på följande; Vilka krav och förväntningar har vi på vår nya medarbetare? Ska den nya medarbetaren komplettera arbetsgruppen eller behövs fler med samma kompetens? Viktigt! Finns det någon före detta anställd med företrädesrätt till ny anställning? Krävs en MBL - förhandling? Vilka lagar och bestämmelser gäller vid anställning av ny medarbetare? Vid rekrytering av nya medarbetare är kraven på tjänsten inte det enda att tänka på, lika viktigt är de bestämmelser som gäller. Medarbetare med företrädesrätt. (medarbetaren har själv anmält att hon/han vill nytta denna rätt) Vid plats annonsering är du skyldig att tillse att du inte diskriminerar någon (kön, etnisk tillhörighet, funktionshinder och sexuell läggning). Som arbetsgivare måste du utfärda ett anställningsbevis senast en månad efter tillträdesdagen. Vara noga med att välja rätt anställningsform - tillsvidareanställning eller rätt form av tidsbegränsad anställning - för att undvika skadestånd. Erbjuda deltidsanställda utökad arbetstid, följande tre krav ska vara uppfyllda. (obs samma kollektivavtalsområde ej nödvändigt) 1. Att medarbetaren har anmält till arbetsgivaren att hon/han vill utöka sin arbetstid. 2. Att arbetsgivarens behov av arbetskraft tillgodoses om den deltidsanställde får utökad arbetstid. 3. Att medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för de nya arbetsuppgifterna.
Rekrytering Att göra en kravspecifikation Olika arbeten ställer olika krav, rekrytering blir enklare och smidigare om du först analyserar dina krav. Börja med att utgå ifrån en arbetsbeskrivning. Underlätta analysarbetet genom att ta hänsyn till; Arbetsuppgift Ansvar/befogenhet Arbetsteamets sammansättning Tidsfördelning Volym Arbetsbelastning Kontakter Krav på utbildning och praktik När analysen är gjord är det dags att göra en kravspecifikation, då ställer du följande frågor; Vilka kvalifikationer krävs avseende utbildning, praktik, erfarenhet och färdighet? Vilka personliga egenskaper krävs för arbetsuppgifterna? Vilken utvecklingsbarhet finns? Vilket är den sökandes motiv för att söka arbetet? Är det ett kortsiktigt eller långsiktigt engagemang? (Bra sätt att tänka även när en helt ny tjänst ska tillsättas) Du bör även tänka igenom vilka löneförmåner och andra förmåner företaget är beredd att erbjuda; Vilka arbetstider ska gälla? Ska du erbjuda förskottssemester eller inte? Hur lång egen uppsägningstid är rimlig för tjänsten? Olika sätt att rekrytera När du ska rekrytera finns det en mängd olika sätt att göra det på. Du kan rekrytera internt eller externt, vid internrekrytering ger man redan anställda förtur eller tillfrågar tänkbara kandidater om deras intresse för tjänsten. Utvecklingssamtalen ger en mycket god kartläggning av medarbetarens förmåga och ambition, och kan vara vägledande vid intern head-hunting, en annan viktig del att ta hänsyn till är att de som vill utvecklas ser möjligheter att avancera ser möjligheten att göra det inom företaget istället för att söka sig vidare. En nackdel med internrekrytering är att företaget inte får impulser och friskt blod utifrån. När du rekryterar externt är det i särklass vanligaste sättet att annonsera i olika media, extern rekrytering kan även ske genom;
mun mot mun-metoden Spontanansökningar Vikarier, sommarextra Skolkontakter Headhunting Konkurrenter, bjuda över Uthyrningsföretag Premiering till anställda som rekommenderar en som erhåller tjänsten Arbetsförmedlingen Platsannonsen Om du väljer att annonsera gäller det att sälja arbetet till rätt person. Helst ska annonsen vara så väl utformad så enbart de rätta, önskvärda personerna söker tjänsten. För att hitta rätt person bör du tänka på följande vid utformandet av annonsen. Utgå ifrån kravspecifikationen och ta med de viktigaste kraven för arbetet, t ex teoretisk bakgrund, färdigheter, erfarenheter och personliga egenskaper. Andra viktiga upplysningar och fakta som bör framhållas i annonsen är; Arbetsuppgift Arbetslivserfarenhet Placeringsort Resor i tjänsten Arbetstid (deltid, jour, kvällstjänst) Förmåner Tillträdesdag Vem som är kontaktperson, till vem och när ansökningshandlingarna ska skickas. Tänk på annonsen PR värde för företaget, det gäller att skapa en positiv attityd till företaget och arbetsuppgifterna. Den sökande har oftast ingen uppfattning om ditt företag förutom det som möjligen framgår i annonsen vare sig tryckt eller på nätet. Företagets rykte När du fått in ansökningarna är det viktigt att du så snart som möjligt kommer igång med urvalet, gör inte urvalet förrän alla chans att söka, dvs efters sista ansökningsdagen. Det är inte bara artigt utan också nödvändigt, om du vill behålla företagets goda anseende, att bekräfta de ansökningar som kommer in, gör ett standard brev och tala om hur lång tid du beräknar att processen kommer att ta, och framför allt tala om att du ser positivt på att den sökande har visat intresse för tjänsten och företaget. Var beredd på att folk kommer att ringa för att fråga om företaget och arbetsuppgifterna, se till att en kontaktperson är utsedd.
Urval och rangordning När du gör urvalet av ansökningarna, rangordna så här; Ointressanta ansökningar Mindre intressanta ansökningar, men med ett visst värde Intressanta ansökningar I den första gruppen hamnar de som inte har kvalifikationer, sänd tillbaka dessa handlingar snabbt (om du fått dem per vanlig post) och tacka för visat intresse I den andra gruppen finns de som just nu inte är intressanta men som kan komma att bli det. Skicka antingen tillbaka dessa handlingar(om du fått dem per vanlig post), med en artig fras och ta en kopia eller kontakta den sökande för att fråga om det är ok om du behåller ansökan för framtida bruk. När du nu ska rangordna de intressanta ansökningarna kan nedan mall vara ett hjälpmedel inför den kommande intervjun. Utbildning/skolor Nuvarande anställning och arbetsuppgifter Tidigare anställningar Personliga förhållanden, familj etc Fritidsintressen Framtidsplaner Övrigt När du granskar ansökningshandlingar är det mycket viktigt att tyda och läsa det som inte står, dvs att läsa mellan raderna. Var noga med att kontrollera om det finns luckor mellan anställningarna. Försök även ta reda på varför den sökande inte tar upp väsentliga egenskaper. Det är mycket sällan ett anställningsbetyg innehåller negativa omdömen om den sökande, t ex alkoholproblem eller annat går inte att utläsa av betyget, däremot går det att utläsa i betyget om den sökandes egenskaper och hur vederbörande skött sina arbetsuppgifter. De omdömen som oftast används är god, mycket god, utmärkt och till vår fulla belåtenhet, och då varianter på dessa. Om någon sökande hoppat mellan olika korta anställningar eller inriktningar kan detta var skäl till en närmare granskning. Slutligen bör du försöka utläsa om den sökande är rekommenderad fullt ut eller bara delvis (våra bästa rekommendationer eller bara rekommendationer) och på vilka grunder den sökande slutat t ex egen begäran eller arbetsbrist.
Anställningsintervju Hur förbereder man en intervju? Intervjun måste förberedas och struktureras. Förbered intervjun genom att nogsamt läsa igenom allt material du har om den sökande, gör egna efterforskningar t ex om alla betyg finns med. Förbered frågorna, hur djupt du vill gå i respektive moment eller fråga, förbered eventuella medarbetare som du vill ha med, gör upp en tidsdisposition och planera in tid för efterarbetning i direkt anslutning medan alla intryck är färska. Intervjun, vad bör man tänka på? Intervjun är ett samspel mellan dig och den sökande, därför är det viktigt att du skapar en sådan atmosfär så den sökande både förmår och vill svara på dina frågor. Kom ihåg att det är du som mest påverkar stämningen och samtalet och därmed även påverkar resultatet av intervjun. Du får ut mer av intervjun om du tänker på följande; De första minuterna är viktiga för den personliga kontakten, försök vara avspänd och positiv, så får du en harmonisk atmosfär redan från början. Hjälp den sökande att komma igång genom att ställa enkla öppningsfrågor. Be den sökande berätta varför hon/han sökt just detta arbete. Kom med följdfrågor t ex nuvarande arbete, varför byta, tidigare arbeten. Finns det luckor mellan tidigare arbeten? Be den sökande berätta om sig själv t ex familj, fritidsintressen, framtidsplaner, uppsägningstid från nuvarande arbete. Ta reda på vilka som kan lämna referenser om den sökande. Gå igenom vilka krav som ställs på arbetet Var ärlig och realistisk när du beskriver arbetuppgifterna. Försök att få den sökande ta ställning till om hon/han kan trivas på arbetsplatsen och med arbetsuppgifterna. Gå igenom vilka rättigheter och skyldigheter som gäller på arbetsplatsen Informera när den sökande kan vänta sig att få besked Visa lokalerna och låt den sökande träffa eventuella arbetskamrater SKRIV OMEDELBART NED DINA INTRYCK EFTER INTERVJUN. Om du under intervjun gör anteckningar, så gör det i stolpform och förklara för den sökande att du gör det för att lättare kunna minnas viktiga detaljer. Stolparna kan du även använda för att göra en sammanfattning av samtalet. Undvik vanliga misstag under intervjun Båda vana och ovana intervjuare gör misstag utan att veta om det, några vanliga misstag är; Vara dåligt förberedd Inleda samtalet stressigt och utan kontakt med den sökande Själv prata forcerat och oavbrutet
Ställa ledande frågor Skönmåla översälja den ledande befattningen. Inte ta reda på motivet till ansökan Glömma att be om referenser Inte ge klara besked om vilka anställningsvillkor som ska gälla. Tips & trix 1. Tänk på att förbereda dig väl och var klar över vilka frågor du vill ställa annars blir det den sökande som styr intervjun 2. Var noga med att läsa igenom betyd och tänk på att den som utfärdat betyget kanske inte är van vid att ge omdömen eller vid vitsord. Ibland kan det vara så att vitsorden är bättre än befogat därför att det var positivt för företaget att vederbörande slutade sin anställning. 3. Undvik ja och nej frågor, ställ endast en fråga i taget, syftet med intervjun är inte att grilla den sökande. 4. Var kritisk mot dig själv vid bedömningen av den sökande 5. Var inte alltför upptagen med att fundera ut nya frågor under intervjun, risken är att du då blir en dålig lyssnare. 6. Pausa gärna för att ge den sökande tid till eftertanke och att ställa frågor. 7. Avsluta mjukt. Referenser Det du inte kan utläsa ur betyg eller framkommit under intervjun, kan du oftast få fram vid referenstagningen. Det viktigaste att få fram vid referenstagningen är om den sökande har de egenskaper som enligt arbetsanalysen är av betydelse för arbetsuppgiften. Det är även viktigt att ta reda på om den sökande visat på skicklighet, framåtanda eller uppfyller de kriterier som uppställts, dessutom kan man få information om den sökandes starka respektive svaga sidor. För att få så god utdelning som möjligt på referenstagningen är det viktigt att intervjuerna varit strukturerade. Du bör ta mellan två och fyra referenser. Det är viktigt att tala med personer som känner den sökande väl och har aktuell information att lämna. Man bör i första omgången inte ringa den sökandes nuvarande arbetsgivare utan att den sökande givit sitt medgivande. Referenstagningen ska fungera som komplement till själva anställningsintervjun och ge svar där osäkerheten är störst. Se upp för överdrivet positiva och negativa omdömen. Du ska under samtalet inte visa vad du själv känner och tycker, då blir det lätt för den du talar med att hålla med och du bekräftar bara dina egna åsikter.
Introduktion Syfte med introduktion Under introduktionen sätter sig medarbetaren in i aktuella arbetsuppgifter, lär känna arbetsmiljön etc. Introduktionen bör inte bara begränsas till första veckan men själva tyngdpunkten bör ligga där, en väl genomtänkt och genomförd introduktion ger följande fördelar; Bättre trivsel Ökad motivation Lättare att sätta sig in i arbetsuppgifterna Undvikande av onödiga och kostsamma misstag Alla nyanställda får samma introduktion och risken elimineras för att viktig information glöms bort Chefen lär känna sina medarbetare bättre Förfarande Det är en fördel om såväl chef som medarbetare deltar i introduktionen på olika plan. Huvudansvaret ska givetvis ligga hos chefen, men en medarbetare kan mycket väl ha det praktiska ansvaret, helt beroende på arbetsplatsens storlek etc. Egentligen börjar introduktionen den dagen personen söker arbete hos dig, det är därför det är så viktigt att redan under intervjun skapa en positiv inställning till företaget. Tänk på att den nya medarbetaren under uppsägningstiden mentalt ställt in sig på att börja arbeta hos dig. Hon/han är därför mycket intresserad av att få information om sin nya arbetsplats, nya arbetsuppgifter etc. Här har du ett gyllene tillfälle att skapa en positiv bild av företaget samtidigt som förhandsinformationen underlättar, har du event så bjud med, skickar du ut personalinformation se till att den nya även får ta del. En introduktionsplan behöver inte alls vara särskilt komplicerad, börja med sådant som ligger närmast till hands, fortsätt sedan successivt med övergripande frågor och företagspolicy, värdegrund etc. För mycket info på samma gång blir svårt att ta till sig. Innan den nya medarbetaren kommer är det viktigt att du som chef informera och förbereda arbetskamraterna, om ni t ex använder namnskyltar se till att sådant är klart till den nya, sådant är alltid välkomnande, planera ditt arbete så du har tid för den nyanställde. Gör en lista för vad den nyanställde ska börja med. Den första arbetsdagen börjar med ett allmänt samtal med syfte att få den nyanställde att känna sig välkommen i företaget.
Ge gärna den nyanställde ett introduktionsprogram, innehållande t ex; Presentation av det egna arbetet Presentation av handledare Visningar av lokalerna Information om arbetstider, lunch, rast etc Presentation om arbetstider Utlämning av nycklar Genomgång av arbetsuppgifter och företagets personalhandbok, den kan innehålla t ex; Företagets värdegrund Arbetstider Raster Lunchförmåner Telefon och dataregler Sjukanmälningsrutiner Företagshälsovård Försäkringar Övertidsregler Löneutbetalningsregler Nycklar, företagskort Personalköp, rutiner
Exempel på referenstagningsmall Allmän uppfattning om sökandes kapacitet för sina arbetsuppgifter Eventuell ledarställning, och hur har det fungerat? Arbetsgruppernas sammansättning och storlek Hur bedrevs ledarskapet? Hur är personens förmåga att ta ställning och fatta beslut, (viljan att ta ansvar och moraliskt mod att fatta svåra beslut)? Hur kom hon/han överens med överordnade, kamrater och underordnade? Psykisk balans, humör etc (har hon/han ett gott arbetshumör)? Slutför personen uppgifterna och hur hårt arbetar vederbörande? (uthållighet, tempo och energi) Allmänhet (noggrannhet, frånvaro, hälsotillstånd etc) Har hon/han någonsin visat prov på ohederlighet eller opålitlighet? Hur var arbetsbelastningen (övertid, ryckiga arbetsförhållanden, tyngande ansvar) Noggrannhet i arbetsuppgifternas genomförande (har hon/han känsla för kvalitet i uppgifterna) Starka sidor Svaga sidor Skulle du/ni vilja återanställa personen? Om inte, varför? Vilket råd skulle ni ge till hennes/hans blivande chef? Se till att du skriver ned dina intryck av referenstagningen samt om hon/han givit dig övriga upplysningar som du kan ha nytta av.