ARBETSBESKRIVNING FÖR ARBETSGRUPP KÅRENS FRAMTIDA ORGANISATION Representanter: HHUS: Jimmy Kindholm ordf@hhus.se Betsek: Kristoffer Månsson kriztoffer@hotmail.com Humsek: Sebastian Andersson ordfhumsek@umeastudentkar.se Samsek: Ida Hellman vice@samsek.se UmPe: Rebecka Fahlestål ordforande@umpe.nu S.O.S: Maya Eriksson mayaeriksson@hotmail.com MST: Viktor Sjödin visj0005@student.umu.se SP: CS: Tommy Berglund jan.tommy.berglund@gmail.com LS: Hannes Tysén hannes.tysen@gmail.com A: VSF: Daniel Nyström daniel.nystrom@live.com GS: Elsa Hort studiesocialt@umeastudentkar.se S: Tobias Hedlund tobias.hedlund@km.scout.se Sammankallande:, kårordförande, arbets(grupp)ledare Sekreterare: Stefan Brattlöf, tjänsteman Inledning Alla organisationer behöver med jämna mellanrum se över sin egen organisationsstruktur. Umeå studentkår är inget undantag och det är dags att göra en rejäl översyn och komma till förändringsförslag för vår organisation med bred förankring i organisationens olika delar. Detta framkom även i den organisationsutredning som gjordes under verksamhetsåret 2010/2011 av en parti- och sektionsoberoende student. Med det som bakgrund tillsätts nu en arbetsgrupp med representanter från både sektioner och partier i fullmäktige för att arbeta med frågan. För att det här arbetet ska leda till något konstruktivt måste alla som deltar, partier såväl som sektioner, vara redo att arbeta förutsättningslöst, svälja stolthet, vara självkritiska och kompromissvilliga Annars finns en reell möjlighet att vi lägger ner massa tid, kraft och energi på något som inte leder någonvart och bara bidrar till intern frustration och framtida konflikter. När vi förhoppningsvis kommit fram till förändringar så gäller det att förankra dessa i verksamheten, även om man inte är 100% nöjd, och se detta som en del i att göra till en starkare medlemsorganisation. Sidan 1 av 5
Arbetssätt och Mål Arbetsgruppen har själv ansvar att bestämma arbetssätt men bör jobba på ett inkluderande sätt och verka för att arbetet präglas av öppenhet och att resultatet som nås är brett förankrat hos representanterna. Dokument och rapporter som kan vara intressanta att titta på är naturligtvis Organisationsutredningen från 2011, nuvarande stadgar för samt de medlemsundersökningar som genomförts tidigare år. Arbetsgruppen bör, via intervjuer med kåraktiva inom partier, sektioner och föreningar och i relation till utredningen, identifiera de problem aktiva inom US idag identifierar. I detta ligger naturligtvis även problem som arbetsgruppen själva identifierar Utifrån underlaget (intervjuer och organisationsutredningen) bör gruppen forma en idé för hur US i framtiden blir en kår med ökad sammanhållning, stärkt valsystem med ökat valdeltagande och ett ökat reellt inflytande från kårens sektioner och föreningar i kårens totala verksamhet. Allt detta ska samtidigt rymmas inom högskolelagens definition av att kårens ska vara demokratiskt uppbyggd och kunna representera studenterna inom kårens område. Arbetsgruppen ska rapportera hur arbetet fortskrider på Kårstyrelsens möten. Senast vid Kårstyrelsemötet i mars 2012 skall resultatet av arbetet i sin helhet redovisas. Redovisningen bör skriftligen bestå av konkreta förslag till förändringar i kårens organisation. Målet med arbetet är, enligt handlingsplanen: Att skapa en kontinuerlig, levande dialog mellan partier och kårsektioner kring hur kåren kan utvecklas för att i framtiden vara en verksamhet där så många som möjligt känner sig bekväma och delaktiga men som också gör det lättare för studenter att få ut så mycket som möjligt av sitt kårmedlemskap. Prioriterade områden att titta på Kårfullmäktige (KF), Kårstyrelse (KS ) och Arbetsutskott (AU) Kårfullmäktige är s högsta beslutande organ och består av 31 ledamöter som tillsätts proportionellt vid det kårval som hålls varje år. KF väljer sedan vid konstituerande KF en kårstyrelse (oftast bestående av representanter till det parti/de partier som utgör en majoritet av fullmäktige) på totalt 12 personer (7 ordinarie och 5 ersättare). KS är kårens högsta verkställande organ som ska jobba utifrån den verksamhetsplan och budget som antas av kårfullmäktige. KS ordförande, 1:a, och 2:a vice ordförande utgör Arbetsutskottet. AU arbetar på delegation av kårstyrelsen samt fattar beslut i brådskande ärenden. Ledamöterna i KF (vidare KS och AU) har idag ingen formell knytning till kårens sektioner, vilket skapar ett glapp mellan kårens högst beslutande organ och sektionerna som utgör medlemsbasen. Glapp mellan KF och sektioner Hämta in underlag från andra studentkårer för att bilda sig en uppfattning av hur andra kårer i landet organiserar sig och via intervjuer samla material kring hur dessa kårer uppfattar att sammanhållning och inflytande inom deras organisationer fungerar. Använd de undersökningar som finns gjorda sedan tidigare. Intervjua medlemmar och andra studenter hur de ser på kårens tillsättning etc. Sidan 2 av 5
Kårval Kårval hålls idag varje år i slutet av april eller början av maj. Partier ställer upp med listoroch alla som är medlemmar i kåren äger rätt att rösta. Valdeltagandet i det första kårvalet, på 1960-talet, var ca 55%, men har sedan dess sjunkit, för att idag ligga stabilt på 10-15%. Vad detta låga valdeltagande beror på och hur man ska kunna få fler att rösta i kårvalet är en viktig fråga för att ge de valda legitimitet i sitt arbete. Lågt valdeltagande. Andra intressanta fokusområden Anställda En större marknadsundersökning kring dagens system med (parti)listval bör göras med medlemmarna, t.ex. via gruppintervjuer eller motsvarande. Genomföra en översyn av formerna för kårvalet; skall det ske på vår/höst, hur lång ska valperioden vara, ska kåren ha listval, personval osv. Idag har kåren sex (6) anställda med olika arbetsuppgifter. Kanslichef (100%): Personalledning och administration. Ekonomistyrning såsom upprätta budget, månads/kvartalsrapporter samt bokslut. Kanslist (100%): Huvudsakligen löpande expeditionsärenden såsom hantering av medlemsärenden, besvara telefonförfrågningar och viss försäljningsverksamhet; t-shirts, pins, kårband m.m. Ansvara/samordna att hemsidan och medlemsportal uppdateras med aktuell medlemsinformation. Organisationssekreterare (100%): Organisationsstöd, ombesörjer utskick/distribution av kallelser och handlingar till KS och KF. Mötessekreterare vid dessa möten samt GutBev, StudSoc, DokSek, valnämnden samt ev. sektionsråd. Skriver och arkiverar protokoll. Utbildning och organisatoriskt stöd gentemot sektioner/föreningar ex. mottagningsutbildning, styrelseutbildning, stadgefrågor. Omvärldsbevakning. Kempenämnden SJCKMS; administrera utskick, nämndens mötesverksamhet, såsom kallelser, lokalbokning, luncher samt protokoll avseende AU och styrelse. Informationssekreterare/Marknadskoordinator (100%): Utvecklar medie- och kommunikationsstrategier, US grafiska profil och tar fram grafiska produktioner samt arbetar med informationskanaler och administration av e-postadresser. Utvecklar US organisation för medlemsvärvning. Stödjer kårsektioner och kårföreningar i deras informationsverksamhet. Upprätthåller kontinuerlig kontakt mellan externa företag och presumtiva samarbetspartners för US. Vid behov stödja kårsektioner och kårföreningar i deras samarbeten med externa parter. Sidan 3 av 5
Kamrer (100%): Löpande bokföring avseende vilket innefattar registrering av inkommande fakturor samt kundfakturering. Administration av akutlånefonden. Kontorsvaktmästare (50%): Posthämtning/ sortering samt frankering av post. Sköter skyltning av VK, VF samt NV i samhällsvetarhuset. Lättare service på US kopiator / studentkopiatorer. Bör man göra en revidering av de anställdaa arbetsbeskrivningar och områden, går det att effektivisera? Är de rimliga? Hur samspelar de med vad presidialierna gör? Presidiet I dagsläget finns 4 arvoderade presidialier på kåren. I AU återfinns kårordförande som jobbar heltid med verksamhetsledning, 1:e vice kårordförande som arbetar med information och externa relationer samt 2:e vice ordförande som har särskilt ansvar för studiesociala frågor. Utöver AU är också centrala utbildningsbevakaren arvoderad presidial. DokSek Presidialierna är idag inte reglerade i stadgar och regler och tillsättningen har dålig förankring i hela verksamheten. Titta på arbetsbeskrivningar för heltidsarvoderade inom kårens sektioner och andra studentkårer och om det går att garantera vilka uppgifter kårens centralt arvoderade alltid ska jobba med. Diskutera möjliga sätt att tillsätta heltidsarvoderade inom kårens centrala funktioner. DokSek är sektionen för doktoranderna vid HumFak, SamFak och USE. De tre respektive föreningarna som är en del av sektionen är DUV (utbildningsvetenskap), HDF (humaniora) och SamDok (samhällsvetenskap). Sektionen arbetar med de frågor som är relevanta för doktoranderna inom Umeå Studentkår. För tillfället arbetar redan DokSek själva med att stärka upp sin organisation som t.ex. frågan kring gemensam doktorandsektion och forskarutbildningsbevakare. Det finns ett flertal problem inom DokSek. De som är relevanta för denna arbetsgrupp är hur man ska göra när kårerna gemensamt har minst en plats i ett universitetsorgan men att den samtidigt är relevant för doktoranderna att sitta med i. Hur kan man med andra ord stärka doktorandernas reella inflytande idag och för framtiden i universitetets beredande och beslutande organ, oberoende av hur många platser kårerna gemensamt har att dela på, om det så är en, två eller tre? Översyn av hur studentkårer på andra lärosäten arbetar, där flera kårer ska dela på ett fåtal platser. Hur kan tillsättningsprocessen förändras Sidan 4 av 5
Arbetsmiljöombudens organisation (HSAMO-SAMO-AMO) Idag finns ett huvudstuderandearbetsmiljöombud (HSAMO) vid varje fakultet. En av utbildningsbevakarna vid fakulteterna tar på sig detta uppdrag. Kårföreningarna ska sedan utse ett studerandearbetsmiljöombud (SAMO) som har till uppgift att se över arbetsmiljön på respektive program. Kontakten mellan HSAMO och SAMO är väldigt olika från år till år och vissa år har det inte utsetts SAMOs över huvud taget. Kontakten mellan studerandearbetsmiljöombuden och arbetsmiljöombuden för anställda (AMO) skulle också kunna utvecklas för att utbyta erfarenheter och bli en starkare röst vid universitetet. Bristfällig kontakt mellan HSAMO, SAMO och AMO. Se över vilka forum som finns för HSAMO och SAMO att träffas. Se över hur tillsättandet av SAMO fungerar, och om kårföreningarna skulle behöva mer information om vad uppdraget går ut på. Undersök även former för hur HSAMO, SAMO och AMO skulle kunna träffas och utbyta erfarenheter. Titta på att eventuellt ta fram arbetsbeskrivningar för HSAMO/SAMO. Sidan 5 av 5