Snabbguide
Varför är PDF-filer så populära? PDF (Portable Document Format) har utvecklats till standard när dokument ska utbytas mellan olika plattformar och datormiljöer. Det finns över 200 miljoner PDF-dokument på webben. Huvudanledningarna till att formatet har blivit så populärt är: Integritet: PDF-filerna ser ut precis som originaldokumenten. Utseendet bibehålls när filerna skickas vidare oavsett plattform, operativsystem och lokala inställningar på datorn eller enheten. Filstorlek: I många fall kan PDF-filer vara mer kompakta än källdokumenten perfekt vid filöverföring. Säkerhet: PDF-filer kan signeras digitalt och skyddas med lösenord för att förhindra obehörig åtkomst. Fildelning: Det grundläggande dokumentinnehållet kan frysas, men samtidigt finns det kommentar- och markeringsverktyg som möjliggör samarbete och granskning av dokument. Vad kan man göra med PDF Professional? I ScanSoft PDF Converter Professional 4 från Nuance Communications Inc. har du en funktionsspäckad lösning för hantering av PDF-filer. Det går att öppna PDFfiler från version 1.3 till 1.6 för att visa och redigera filer, lägga till kommentarer samt sätta ihop sidorna till en ny fil. Det går att skapa PDF-filer i versionerna 1.3 1.6 (samt PDF/A). PDF-filerna kan låsas upp och återanvändas i andra program.. Programmet består av tre delar för skapande, redigering och upplåsning av PDFfiler. Alla tre installeras och aktiveras i samma process. 2
Skapa PDF-filer I ScanSoft PDF Create! 4 kan du skapa PDF-filer från en rad olika filformat. I dialogrutan Skriv ut i alla program med utskriftsfunktion läggs det till en skrivare som heter ScanSoft PDF Create!. Med PDF Create!-assistenten kan du sammanställa en lista över alla filer som har skapats i olika program. Alla filer kan konverteras till en separat PDF-fil eller så kan du välja att kombinera filerna till en enda stor fil. När du arbetar i Microsoft Word TM, Excel eller PowerPoint kan du skapa en PDF-fil genom att starta programmet direkt från dokumentet och när du konverterar från Word kan du överföra hyperlänkar och kommentarer och ange att bokmärken ska skapas från strukturen i Word-dokumentet. Du kan skydda filerna med lösenord och lägga till vattenstämplar. Med hjälp av inställningarna för komprimering och teckensnitt har du fullständig kontroll över PDF-filens storlek och utseende. Redigera PDF-filer Med ScanSoft PDF Converter Professional får du maximal kontroll över PDF-filerna tack vare ett gränssnitt som gör det enkelt att bläddra i och läsa filerna. Du kan redigera sidor och dokument, lägga till kommentarer och granska dem, ändra dokumentets säkerhet, signera dokument med mera. Det går att sammanfoga PDF-dokument från flera olika källor och byta plats på sidorna i dokumentet. I programmet ingår även ett kraftfullt dokumenthanteringssystem som används för att skapa arkiv av relaterade dokument så att du sedan kan indexera och söka i dem. Exportera PDF-filer I ScanSoft PDF Converter 4 kan du låsa upp PDF-filer och redigera dem som vanligt i Microsoft Word TM, Microsoft Excel, Corel WordPerfect TM eller som vanliga RTF-filer. Du kan även öppna PDF-filer direkt från ovanstående program, redigera dem och spara dem i önskat filformat. Det går att konvertera PDF-filer upp till och med version 1.6. Krypterade PDF-filer kan öppnas med hjälp av lösenord. Det finns fyra konverteringsalternativ i programmet: standarddokument, juridiska dokument, formulär och kalkylblad. 3
Installation och aktivering Avinstallera eventuella tidigare versioner av PDF Converter Professional innan du påbörjar installationen. Du bör vara inloggad som administratör när du installerar och aktiverar programmet. Du måste ha tillgång till Internet för aktivering. 1. Sätt i CD-skivan i CD-ROM-enheten Installationsprogrammet startas automatiskt. Om det inte gör det letar du reda på CD-ROM-enheten i Utforskaren och dubbelklickar på filen setup.exe för PDF Converter. Välj språk för installationen. Guiden InstallShield visas. (Om du har hämtat PDF Converter från Nuances webbplats behöver du bara dubbelklicka på filen setup.exe.) 2. Licens och serienummer Du måste godkänna licensavtalet för att kunna fortsätta. Du måste ange ett serienummer. Det står på CD-fodralet eller på Nuance webbplats där du har laddat hem programmet. Tänk på att förvara serienumret säkert, det kontrolleras visserligen bara fullständigt när produkten aktiveras, men du behöver det också om du måste installera om programmet. 3. Plats och installationstyp Vid installationen föreslås en standardplats till programmet. Du kan godkänna förslaget eller ange en annan plats. Välj Fullständig eller Anpassad installation. Välj Anpassad installation för att ange om du vill installera komponenten för upplåsning av filer. Välj också Anpassad installation om du vill aktivera eller inaktivera integration med PDF Converter och PDF Create! i andra program. Enligt standardinställningen är alla program upptagna på panelen Integrering med PDF Converter Professional i guiden InstallShield aktiverade. Du kan ändra integrationsinställningarna senare genom att välja programmet under Lägg till/ta bort program på Kontrollpanelen. Klicka på Ändra och sedan på Reparera. 4. Klicka på Slutför I slutet av installationen kan du registrera programmet. Välj Registrera online för att koppla upp dig till Nuance webbplats. Här finns ett enkelt, elektroniskt formulär som du kan fylla i. Det tar bara en liten stund. Klicka på Submit när du är färdig. Om du väljer att inte registrera programmet eller ber att få en påminnelse vid ett 4
senare tillfälle kan du när som helst gå till http://www.nuance.com och registrera produkten. Klicka på Support och välj Register i den vänstra spalten på huvudsidan för support. Nuances sekretesspolicy innehåller information om hur registreringsuppgifterna hanteras. 5. Aktivera Du ombeds aktivera produkten i slutet av installationen. Observera att det kräver en Internet-uppkoppling. Om serienumret finns där du har lagrat produkten och har angetts korrekt behöver du inte göra något under aktiveringen. Observera att inga personuppgifter överförs. Om du inte aktiverar produkten vid installationen ombeds du göra det varje gång du startar programmet. Programmet kan bara startas fem gånger innan du måste aktivera det. Du bör välja automatisk aktivering. Om du väljer manuell aktivering måste du aktivera både PDF Converter och PDF Converter Professional var för sig. Ta bort tidigare versioner av PDF Converter, PDF Create! eller PDFskrivardrivrutinen DocuCom innan du installerar version 4. Behåll serienumret till den förra versionen så att du kan installera programmet på en annan dator om du vill. Du kan installera om programmet några gånger utan att få problem med att reaktivera det eftersom det finns ett avaktiveringssteg i avinstallationen. Du måste ha serienumret för att installera om programmet. Vid avaktivering och reaktivering krävs tillgång till Internet. Använda hjälpen Den här tryckta snabbguiden medföljer programskivan till ScanSoft PDF Professional. Guiden är även tillgänglig som PDF-fil på CD-skivan och i programmappen efter installationen. Du kan även öppna den från panelen Om. Om programmet har levererats elektroniskt öppnar du alltså PDF-filen. Den finns på den webbplats som programmet laddas ner från. ScanSoft PDF Converter Professional har en omfattande elektronisk hjälp i htmlformat. Använd Hjälp-menyn för att öppna inledningen. Tryck på F1 för att öppna hjälpen. Normalt visas det avsnitt som behandlar den panel som för närvarande är öppen. I vissa dialogrutor finns det Hjälp-knappar. 5
En Viktigt-fil med den senaste informationen finns på CD-skivan och i programmappen. På Nuances webbplats hittar du information om programmet, en kunskapsdatabas som uppdateras regelbundet samt användargrupper. Obs! Systemkraven anges på förpackningen och i direkthjälpen. Starta programmet Välj ScanSoft PDF Professional 4 i Start-menyn. Följande poster visas: Välj detta alternativ för att konvertera PDF-filer till fullständigt redigerbara dokument. Välj detta alternativ för att starta huvudprogrammet och redigera PDF-filer. Välj detta alternativ för att skapa PDFfiler från en eller flera källfiler. Skapa PDF-filer Skapa PDF-filer från PDF Professional Klicka på (Skapa PDF) i huvudverktygsfältet i PDF Professional eller välj Ny PDF på Arkiv-menyn (se bilden på nästa sida). Du kan skapa en tom PDF-fil eller välja Från fil och markera en eller fler filer i dialogrutan Öppna, även om de har skapats i andra program. De tre kommandon som följer ger dig full kontroll över skapandeprocessen genom PDF Create!-assistenten. Du kan också dra och släppa önskad fil (som har skapats i ett program med utskriftsfunktion) till arbetsytan i PDF Converter Professional. Detta fungerar på samma sätt som när man väljer alternativet Från fil. 6
Det går att välja flera filer. En PDF-fil skapas från varje fil med de befintliga inställningarna i dialogrutan Egenskaper för PDF Create! (öppna Arkiv-menyn och välj Skriv ut). De här kommandona styrs genom Create!-assistenten där inställningarna görs via profiler. Med det här alternativet skapas en PDF-fil från innehållet i Urklipp. Skapa PDF-filer från dialogrutan Skriv ut I dialogrutan Skriv ut (som finns i alla program som du kan skriva ut från) läggs det till en PDF Create!-skrivare. Ladda en fil som du vill skapa en PDF av och välj sedan Arkiv > Skriv ut. Välj ScanSoft PDF Create! som skrivare. Ange sidintervall och andra inställningar om så önskas. En PDF-fil skapas (värdet för antal kopior ignoreras). Klicka på Egenskaper för att kontrollera eller ändra PDF Create!- inställningarna. Klicka på OK för att skapa PDF-filen. Dialogrutan Spara som visas som standard, men du kan även ange inställningar för att spara under Egenskaper > PDF-inställningar. Använda PDF Create!-assistenten Assistenten öppnas från Start-menyn i Microsoft Windows. Här kan du sammanställa en lista över de filer som ska konverteras, oavsett vilket program filerna skapats i. Välj om du vill kombinera filerna i den angivna ordningen för att skapa en enda stor PDF-fil eller om filerna ska konverteras var och en för sig. Du kan även välja att lägga över filerna vid konvertering. I assistenten kan du använda profiler för att styra PDF-processen. Profilerna innehåller en uppsättning inställningar utformade för ett visst resultat. Programmet innehåller sex profiler, men du kan skapa fler om så behövs. 7
Ta bort markerade filer från listan Flytta markerade filer uppåt eller nedåt Ta bort alla filer från listan Dra och släpp källfiler till området eller klicka på Lägg till Sammanställningsanvisningar* Välj profil Här visas de aktuella inställningarna för att spara Klicka här för att starta PDFprocessen Klicka här för att ändra inställningar för att spara Ändra profilinställningar * Övriga sammanställningsanvisningar: Kombinera filer till en enda PDF (i samma ordning som i listan). Lägg över filer (enligt aktuella överläggsalternativ). 8
Klicka på Profiler för att ändra inställningarna för vald profil eller för att skapa en ny profil. Klicka här för att namnge en ny profil Klicka här för att ta bort profilen som innehåller det valda objektet (ett varningsmeddelande visas) Välj ett objekt i listan Klicka här för att visa inställningarna för det markerade objektet Klicka i slutet av en kontroll för att öppna en redigeringsruta eller listruta Klicka på OK när du vill stänga dialogrutan Profiler i PDF Create!. Klicka sedan på Kör i assistenten. Dialogrutan Utskriftsinformation visas med en lista över käll- och målfiler och deras bearbetningsstatus. Dubbelklicka på valfritt filnamn för att visa den färdiga PDF-filen. 9
Skapa PDF-filer från Utforskaren Högerklicka på en fil. På snabbmenyn som öppnas kan du bland annat göra följande: Välja en profil från undermenyn till det första objektet. De aktuella inställningarna till profilen används för att skapa PDF-filen. Klicka på Redigera för att ändra profilinställningarna eller skapa en ny profil innan PDF-filen skapas. Det andra objektet visas med aktuella anvisningar för att spara. Klicka på det för att ange andra anvisningar. Om du markerar en grupp filer och högerklickar öppnas en snabbmeny med bland annat följande alternativ: Välj det första alternativet och sedan en profil för att skapa en PDF-fil av varje markerad fil. Om du vill skapa en enda PDF-fil av alla filer, välj alternativ två eller tre tillsammans med en profil. I det sista alternativet visas aktuella anvisningar för att spara. Klicka på det om du vill ändra dem. Skapa PDF-filer från Microsoft Word 1. Öppna Microsoft Word-dokumentet. 2. Välj Skapa PDF från PDF Create!-menyn eller klicka på. 3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i dialogrutan Spara som när den visas. 10
4. Du kan också lägga till dokumentinformation (nyckelord osv.). Om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett e-postmeddelande, klicka på. Dialogrutan PDF-länkar Den öppnas via en knapp i verktygsfältet ( ) eller från PDF Create!-menyn. Här anger du inställningar som bara gäller när du skapar en PDF-fil från ett Worddokument. Ange vilka styckeformat i Word-dokumentet som ska konverteras till bokmärken i PDF-filen, vilka kommentarer som ska överföras och hur hyperlänkar ska visas. Skapa PDF-filer från Microsoft Excel och PowerPoint 1. Öppna Microsoft Excel-filen eller PowerPoint-presentationen. 2. Välj Skapa PDF från PDF Create!-menyn eller klicka på. 3. Godkänn eller ändra standardmålmappen och filnamnet i dialogrutan Spara som när den visas. 4. Om du vill skapa en PDF-fil och bifoga en kopia av den i ett e-postmeddelande, klicka på. Om du vill ändra inställningarna för att skapa PDF-filer, klicka på. Obs! Om du inte kan se knapparna i verktygsfälten ( ) i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, öppna Visa-menyn > Verktygsfält och välj ScanSoft PDF. Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! Här har du fullständig kontroll över konverteringarna. På panelen Allmänt anger du sidstorlek, orientering och upplösning i PDF-filen och väljer om du vill visa filen när den har skapats. På panelen PDF-inställningar kan du ange PDF-version, styra teckensnittsinbäddning, ange komprimeringstyper och komprimeringsgrad, välja lösenord och lägga till vattenstämplar. Du får förslag på hur du kan namnge de nya PDF-filerna och definierar egenskaper som titel, författare, ämne och nyckelord. De nya filerna kan även bifogas till e-postmeddelanden, klara för spridning. 11
Dialogrutan Egenskaper för ScanSoft PDF Create! öppnas från dialogrutan Skriv ut i programmen. När du arbetar från PDF Create!-assistenten eller Utforskaren görs inställningarna via profilerna. Om du vill komma åt inställningarna från Microsoft Word, öppna Arkiv-menyn > Skriv ut i stället för PDF Create!-knappen. Så här lägger du över PDF-filer Överläggsalternativen används för att lägga till bilder eller andra fasta objekt på endast den första sidan i PDF-filer tillsammans med objekt som kan skilja sig från fil till fil. Exempel på överlägg på försättsblad: För att få det här resultatet avmarkerar du alternativet Upprepa den sista sidan i det kortaste dokumentet för sidöverlägg. Du kan också använda överlägg för att lägga till en företagslogotyp eller andra fasta objekt på alla sidor i skapade PDF-filer. Du markerar då alternativet ovan. Se direkthjälpen för mer information om överläggsalternativ. 12
Redigera PDF-filer PDF Converter Professionals huvudområden visas nedan. Visa och redigera PDF-filer I PDF Converter Professional är kontrollerna indelade i flera olika verktygsfält. Dessa kan frigöras och dras till arbetsområdet. Nedan presenteras huvudverktygsfälten och i två fall beskrivs de enskilda verktygen från vänster till höger. 13
I det här verktygsfältet finns grundläggande funktioner såsom Skapa, Öppna, Spara, Skriv ut, Skicka e-post och Sök i PDF-filer. Listan för konverteringsverktyget visas. Här kan du låsa upp PDF-filen som ska skapas i det aktuella formatet. Använd handen för att visa och rulla i PDF-filer. Med hjälp av markeringsverktygen markerar du textstycken och dokumentområden. Med hjälp av det här verktygsfältet zoomar du in och ut samt förstorar utvalda områden eller hela sidor dynamiskt. Redigera text: Gör begränsad textredigering, även över flera textrader. Redigera objekt: Markera objekt som du vill flytta, ändra storlek på, rotera, gruppera eller prioritera. Välj objekt: Ändra ett objekts egenskaper och justering. Länk: Placera ut en rektangel som blir en hyperlänk. Beskär: Rita en rektangel runt den yta som ska finnas kvar efter beskärningen. Dubbelklicka i den för att ange anvisningar för beskärningen. Auto FormTyper: Identifiera och aktivera formulärelement och omvandla statiska PDFfiler till ifyllbara formulär. Digital signatur: Lägg till en signatur så att obehöriga inte kan göra ändringar i dokumentet. Formulärkontrollistan: Du kan lägga till de formulärkontroller som visas i ett PDFformulär. 14
Bifoga: Bifoga en text- eller ljudfil till PDF-filen med en ikon på utsedd plats. Ritverktyg: Rita olika figurer på sidan. Med hjälp av en snabbmeny anger du när du är klar när du ritar flersidiga figurer. Färgmarkera: Välj bland markeringsverktygen i listan. Kommentar: Klicka här för att lägga till en kommentar till PDF-filen. Flera användare kan kommunicera via kommentarer. Dela in kommentarer efter författare, typ, datum med mera. Textruta: Klicka här för att lägga till en textruta ovanför PDF-sidans övriga innehåll. Stämpel: Klicka här för att visa ett stämpelgalleri och placera en stämpel på sidan. Dokumentsäkerhet Om du vill ändra dokumentets säkerhetsinställningar klickar du på Dokument > Dokumentegenskaper och väljer fliken Säkerhet. De aktuella inställningarna och du kan välja om du vill skydda dokumentet med lösenord eller certifikatsäkerhet på olika nivåer. Söka i och arkivera dokument Det går att göra textsökningar i öppna PDF-filer, specifika mappar och förskapade indexfiler. Använd Mallhanteraren för att ange sökkriterier. En PDF-indexfil (zpi) är ett sökbart arkiv med PDF-dokument. Klicka på Dokument > Katalog för att skapa ett nytt index eller ändra ett befintligt. Läsa upp text Använd kommandot Läs PDF på Verktyg-menyn för att få PDF-texten uppläst. Välj den aktuella sidan eller hela det återstående dokumentet. Välj Egenskaper för att ställa in hastigheten och volymen. Du kan också spara PDF-texten som ljudfil i wavformat. Denna funktion drivs av text-till-talmotorn Nuance RealSpeak Solo. 15
Dokumenthanteringssystem Det finns stöd för dokumenthanteringssystem för inläsning och lagring av filer. Se systemkraven i den elektroniska hjälpen för en lista över kompatibla produkter. Optimering av PDF-filer Optimera PDF-filerna så att de bäst uppfyller sitt syfte. Gå till Optimera PDF i Verktyg-menyn och ange krav såsom snabb webbvisning, objekt- och bildkomprimering, inställningar för inlästa sidor, teckensnittsinbäddning med mera. Du kan också lägga till märkning i PDF-filerna så att deras logiska struktur (stycken, titlar, bilder, tabeller, celler o.s.v.) identifieras och loggas. PDF-utskrift Utöver de vanliga utskriftsalternativen kan du välja om du vill skriva ut PDF-filen med eller utan kommentarer. Du kan också välja att bara skriva ut formulärfält så att du kan skriva ut tomma formulär, fylla i dem elektroniskt och skriva ut svaren på det tomma formuläret. Exportera PDF-filer Exportera PDF-filer från Professional PDF Converter är den komponent som gör att du kan exportera innehållet i PDF-filer till redigerbara format. Du öppnar den genom att klicka på Spara som i Arkiv-verktygsfältet. Konvertera direkt med de aktuella inställningarna eller välj det sista alternativet för att öppna PDF Converterassistenten och själv styra konverteringen. 16
Du kan konvertera filer direkt genom att välja alternativet Spara som på Arkivmenyn. PDF Converter-assistenten Starta Assistenten från Start-menyn i Microsoft Windows eller från skrivbordet om du har lagt ut en genväg där. Assistenten används för att förbereda och styra konverteringen. Vyn Fullständig visning innehåller en förhandsgranskning av PDFfilerna som ska konverteras där du har möjlighet att ange sidintervall. Panelen till höger innehåller alla filer som har valts ut till konvertering. Ikoner anger laddningsoch konverteringsstatus. I den elektroniska hjälpen finns en förklaring av ikonerna. Det finns fyra kontrollnivåer i PDF Converter 4: Snabbvy: För snabbkonvertering med aktuella inställningar till allt utom fyra grundläggande valmöjligheter. Fullständig vy: Innehåller samma fyra knappar som snabbvyn, men här visas även förhandsgranskning av sidorna och du kan ändra alla inställningar som påverkar konverteringen. Välj ett läge för att visa inställningarna. Välj mål (eller klicka på verktyget Resultat om det inte finns några alternativ) för att ange hur resultatet ska sparas. I den fullständiga vyn visas alla filer i den aktuella konverteringssessionen tillsammans med statusinformation för varje fil. Vänster vy: Visas när PDF Converter öppnas från ett målprogram. Då går det bara att konvertera en enda fil, vilket innebär att du endast behöver den vänstra förhandsgranskningspanelen och dess kontroller. Utan assistenten: Om du börjar från en plats där källfilen och målet redan har definierats kan du hoppa över assistenten helt och hållet och utföra direktkonvertering med aktuella inställningar. Se Starta programmet från andra platser. 17
Konvertera i snabbvyn Välj Snabbvy på menyn Visa. Då utförs konverteringen i fyra enkla steg och aktuella inställningar används till allt annat: 1. Arkiv > Öppna: Välj en eller flera PDF-filer eller dra och släpp dem i fönstret Snabbvisning. Verktyget Läge Verktyget Resultat Verktyget Konvertera alla 2. Välj bearbetningsläge: Standarddokument, Juridiskt dokument, Kalkylblad eller Formulär. 3. Välj målprogram: Microsoft Word, Excel, Corel WordPerfect eller RTF (Rich Text Format). 4. Starta konverteringen. Under konverteringen blir knapparna nedtonade. Om Visa resultat har markerats på panelen Alternativ för utdata visas den konverterade filen i målprogrammet. Stäng av snabbvyn för att återgå till den fullständiga vyn och visa en sammanfattning av bearbetningen, granska och ändra inställningarna eller förhandsgranska PDFsidorna. Om du stänger programmet med snabbvyn aktiv, visas den igen när programmet startas nästa gång. 18
Konvertera i den fullständiga vyn Här visas assistenten i läget Fullständig vy. Tre exempelfiler har laddats och exempelformuläret visas på panelen Förhandsgranska till vänster. Återställ förhandsgranskning Välj konverteringsläge och mål och visa inställningarna för dem Konvertera den valda filen Ta bort filer från listan Flytta filer upp eller ned i fillistan Öppna filer Konvertera alla filer i listan På panelen Förhandsgranska visas den aktuella sidan i den valda filen Lista över laddade eller konverterade filer. Ikonerna visar filens status. Du kan lägga till filer genom att dra och släppa dem. Visa käll- eller målfil för den valda posten. Ikonen anger att sidan har ett textlager. För sidor utan textlager visas den här ikonen: Förhandsgranska alla sidor i PDF-filen med de här navigeringsknapparna. Ange sidintervall här. Enligt standardinställningen konverteras alla sidor. 19
Starta programmet från andra platser För att underlätta för användaren kan PDF Converter 4 öppnas från en rad olika platser enligt nedan: Start-menyn i Microsoft Windows Välj Program, öppna gruppen ScanSoft PDF Professional 4 och välj PDF Converterassistenten. Vid alla konverteringar som inleds från Start-menyn ska du använda PDF Converter-assistenten. Här kan du namnge källfiler och välja hur målfilerna ska hanteras. Du kan även välja att visa den skapade filen. Knappen Öppna PDF i verktygsfältet i Microsoft Word 1. Klicka på Öppna PDF ( ) i verktygsfältet i Microsoft Word eller välj Öppna PDF på Arkiv-menyn i Word för att öppna dialogrutan Öppna med PDF som filformat. 2. Välj en PDF-fil, bläddra om så behövs. Klicka på Öppna. 3. PDF-filens förstasida visas på panelen Förhandsgranska i PDF Converterassistenten. Visa övriga sidor och ange sidintervall om så önskas. 4. Välj bearbetningsläge med verktyget Läge eller från menyn Alternativ. Då öppnas panelen Inställningar för valt läge. Ändra inställningarna efter behov. 5. Klicka på verktyget Resultat eller välj Microsoft Word-format (det enda målformat som kan väljas) på menyn Alternativ om du vill välja alternativ för att spara. 6. Tryck på ( ) för att starta konverteringen (en förloppsindikator visas). Filen som skapas öppnas i Word och är klar att redigeras. Obs! Om du inte ser knappen Öppna PDF i verktygsfältet öppnar du Visa-menyn, väljer Verktygsfält och sedan ScanSoft PDF. Du kan också öppna dialogrutan Inställningar i PDF Converter-assistenten för att aktivera integrering med Microsoft Word och sedan starta om Word.
Dialogrutan Öppna i Microsoft Word 1. Klicka på knappen Öppna i Microsoft Word ( ) eller öppna Arkiv-menyn i Word och välj Öppna. 2. Klicka på formatet PDF (Portable Document Format) (*.pdf) i rutan Filformat. 3. Välj den PDF-fil som du vill konvertera. Du kan välja flera filer, de konverteras i tur och ordning. 4. Klicka på Öppna (på bilden visas steg 2, 3 och 4). 5. Konverteringen startar med eller utan PDF Converter-assistenten enligt inställningarna i dialogrutan Inställningar för PDF Converter 4.0 som finns på menyn Verktyg i Microsoft Word. 6. Om PDF Converter-assistenten är aktiverad visas PDF-filen i ett förhandsgranskningsfönster och du kan ändra lägesinställningarna innan du påbörjar konverteringen. Om PDF Converter-assistenten är inaktiverad påbörjas konverteringen direkt med befintliga inställningar för det fördefinierade läget. 7. Konverterade, redigerbara dokument visas i Microsoft Word. 21
8. Ett konverterat dokument ser ut precis som om det fortfarande var en PDF-fil. Du måste spara det som Word-dokument genom att välja Spara som på Arkivmenyn. Om du använder Spara eller Stäng utan att spara förlorar du antingen det konverterade dokumentet eller den ursprungliga PDF-filen. Ett varningsmeddelande visas om detta: WordPerfect Använd alternativet Öppna PDF på Arkiv-menyn i Corel WordPerfect. Välj en PDF-fil och klicka på Öppna. Visa sidorna i PDF Converter-assistenten i den vänstra vyn. Ange sidintervall om så önskas. Välj läge (Standardokument eller Juridiskt dokument) och inställningar för detta. Ange inställningar för utdata. Klicka på Konvertera alla. Filen som skapas öppnas i WordPerfect, klar för redigering. Microsoft Excel Använd knappen Öppna PDF ( ) i verktygsfältet i Microsoft Excel eller alternativet Öppna PDF på Arkiv-menyn. Välj en PDF-fil och klicka på Öppna. Visa PDF-filen i den vänstra vyn i PDF Converter-assistenten. Ange sidintervall om så önskas. Klicka på Kalkylblad (det enda läge som kan väljas) för att ange konverteringsalternativ (inklusive ett kalkylblad per tabell eller sida). Ange inställningar för utdata. Klicka på Konvertera alla. Filen som skapas öppnas i Excel och är klar att redigeras. 22
Microsoft Outlook 1. Välj ett meddelande med PDF-bilaga. Knapparna till PDF Converter aktiveras. 2. Klicka på PDF Converter ( ) i verktygsfältet i Microsoft Outlook eller verktygsfältet i meddelandet. 3. Om meddelandet har flera PDF-bilagor, välj vilken PDF-fil som ska konverteras och klicka på OK. 4. Här kan du välja om du vill använda PDF Converter-assistenten till konvertering eller låsa upp PDF-filen utan den. Om du föredrar automatisk konvertering väljer du läge och mål direkt. Microsoft Internet Explorer 1. Högerklicka på en hyperlänk som leder till en PDF-fil eller HTML-sida med en PDF-fil. 2. Välj Öppna med ScanSoft PDF Converter 4.0. 3. Konverteringen utförs med assistenten. Utforskaren 1. Högerklicka på en PDF-ikon eller PDF-fil i Utforskaren eller en PDF-ikon på skrivbordet. 2. Välj konverteringssätt och mål på snabbmenyn. Om du väljer att använda assistenten gör du de här inställningarna på panelen Förhandsgranska i assistenten. 23
Bearbetningslägen och resultat Du kan välja bland fyra bearbetningslägen beroende på innehållet i PDF-filen som ska konverteras och vilken sorts resultat du vill ha. Det finns följande alternativ: Läge Resultat Standarddokument Word WordPerfect RTF Word WordPerfect RTF Juridiskt dokument Kalkylblad Excel Formulär Word RTF Inställningarna för respektive läge visas på den vänstra panelen i assistenten när du väljer läge. Värdena lagras separat för respektive läge här ingår bearbetning av endast bild och alternativ för hantering av bilder som är gemensamma för alla lägen. Inställningarna för utdata visas på den vänstra panelen när du väljer resultat. Inställningarna är desamma för alla mål och endast en uppsättning värden lagras för att användas varje gång du sparar en målfil. Nedan följer en sammanfattning av alternativen som är unika för respektive läge. 24
Konvertering av standarddokument Ange hur layouten ska hanteras: True Page TM Alla element placeras i textrutor eller ramar. Flytande kolumn Textrutor och ramar används endast om det är nödvändigt, brödtexten tillåts flyta från en kolumn till nästa. Konvertering av juridiska dokument Välj om du vill bibehålla eller ta bort juridiska inslag i dokumentet: Diarienummer Brukar visas i vänstermarginalen för att markera radnummer. Bilder Vanligtvis stämplar, sigill, signaturer eller företagslogotyper. Konvertering av kalkylblad Konverteringen kan användas till PDF-filer som delvis eller huvudsakligen består av tabeller. Välj vad som ska läggas i varje Microsoft Excel-kalkylblad: Per sida Varje sida i PDF-filen blir ett separat kalkylblad. Detta händer även om sidinnehållet inte står i tabellform. Du kan ange sidintervall för att exkludera sidor som inte behövs. Per tabell Alla identifierade tabeller konverteras och placeras i separata kalkylblad. Innehåll som inte definieras som tabell läggs i ett eget kalkylblad i slutet. De identifierade tabellerna visas inte här, utan ersätts av hyperlänkar som leder till respektive kalkylbladstabell. När du konverterar standarddokument blir tabeller i PDF-filen tabeller i målfilen. 25