PROTOKOLL 1 (24)

PROTOKOLL 1 (24) 2019-03-01 Personalnämnden Plats och tid Stadshuset, rum 104, kl 8.15-12.00, 13.25 14.45 Beslutande Maria Marklund (S), ordförande Dick Hellman (M), vice ordförande Tomas Andersson (S) Ellinor Forssell Lindberg (C) Torbjörn Häggmark (V) Tjänstgörande ersättare Ersättare Jimmy Kristoffersson (S) Charlotta Enqvist (KD) fr. o. m kl. 9.20 Tjänstemän Camilla Lindström, HR-chef socialförvaltningen, kl 8.20-9.15 Julia Thonérfelth, HR-specialist, kl 8.20-9.15 Ida Carlsson, HR-specialist, kl 8.20-9.15 Fredrik Nilsson, ekonom, kl. 8.20 9.15 Joakim Lundin, personalchef Birgitta Holmström, förhandlingschef, kl. 8.30-14.05 Carina Ohlsson, tf chef för Kommunhälsan Johan Forssell, sekreterare Gun-Britt Jansson, Kommunal, kl 14.05-14.30 Övriga deltagande Thomas Lundström, kommunrevisor, kl 10.00-10.45 Linda Marklund, revisor EY, kl 10.00-10.45 David Larsson, revisor EY, kl 10.00-10.45 Justerare Torbjörn Häggmark Paragrafer 24-43 Underskrifter.. Maria Marklund, ordförande Johan Forssell, sekreterare.. Torbjörn Häggmark, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter 2019-03-01 2019-03-01 2019-03-22 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens sekretariat Underskrift. Johan Forssell

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 24 Dnr PN 2019-000001 000 Dagordningen godkänns Dagordningen godkänns.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 25 Dnr PN 2019-000002 000 Val av justerare Torbjörn Häggmark (V) utses att justera protokollet.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 26 Dnr PN 2019-000003 020 Föregående protokoll Föreligger följande protokoll: - Personalnämnden 2019-01-30. Protokollet läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 27 Dnr PN 2019-000050 020 Information om slutredovisningen av Hälsoval Under hösten 2018 delgavs personalnämnden information om det förebyggande projektet Hälsovalet, som handlar om arbetsmiljön och behovet av en förebyggande insats innan medarbetare blir sjuka inom socialförvaltningen. Projektet är nu slut. Nämnden får kompletterande information om projektet samt ta del av slutredovisningen. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 28 Dnr PN 2019-000051 020 Utbildning om mutor och korruption Kommunfullmäktige har beslutat om riktlinjer för att motverka mutor och korruption inom Skellefteå kommunkoncern. För att skapa förutsättningar för att så många som möjligt ska kunna ta del av riktlinjerna, har det tagits fram en interaktiv utbildning inom området som kan både höja medvetandegraden och kunskapen om detta område. Nämnden tar del av utbildningen. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 29 Dnr PN 2019-000039 007 Information av kommunrevisionen Kommunrevisionen informerar om deras uppdrag, som innebär att granska all kommunal verksamhet årligen. Denna granskning avser de beredande och verkställande organens ansvarsutövande och ingår som en del av den årliga granskningen. Med ansvarsutövande menas nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Revisionen exemplifierar sitt uppdrag genom att redogöra för pågående granskning av personalnämndens verksamhet 2018. Utifrån detta förs en diskussion om nämndens uppdrag och kontroll samt kommande utmaningar inom nämndens ansvarsområde. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 30 Dnr PN 2019-000052 024 Information om pensions- och avgångserbjudanden i Skellefteå kommun För att säkerställa behovet av kompetens, nu och i nära framtid, är det viktigt att ge medarbetare över 60 år möjlighet att kunna vara verksamma inom kommunen fram till pensionen. Medarbetare ska kunna jobba längre och är en del av Skellefteå kommuns kompetensförsörjningsstrategi. Efter utvärdering av den treåriga prövoperioden av 80-90-100, fattade personalnämnden beslut 2018-12-05, 148, att upphöra med försöket efter prövoperiodens slut 2019-06-30. För de medarbetare som av olika skäl inte kan jobba kvar eller jobba heltid finns beslut sedan tidigare om olika erbjudanden: - Särskild avtalspension enligt överenskommelse (SAP ök). - Omställningsersättning. - Generationsväxling. Insatserna prövas individuellt och är inte någon rättighet för den anställde. Godkänna informationen. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2019-02-15 Bilaga - Pensions och avgångserbjudanden Skellefteå kommun Beslutet sänds till: Förvaltningarna

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 31 Dnr PN 2019-000038 042 Månadsrapport januari och preliminär rapport februari 2019 En månadsrapport/ekonomisk prognos är sammanställd för innevarande år. Rapporten för februari månad är ytterst preliminär då den sammanställts innan månadens utgång. En slutlig månadsrapport för februari färdigställs efter nämndsmötet i mars 2019 och skickas till kommunledningskontoret. Denna rapport behandlas av nämnden på nästa möte. Utförligare rapporter lämnas vid delårsrapporter samt vid bokslut. Samtliga rapporteringstillfällen innebär att budgetansvariga kontinuerligt arbetar med att identifiera eventuella över- samt underskott och att förvaltningen vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utifrån idag kända förutsättningar pekar nämndens årsprognos mot en total budgetavvikelse (drift) på ca 2,8 miljoner kronor (överskott). Denna prognos kan komma att förändras under året beroende på om äskade resultatöverföringar från 2018 beviljas och vilka satsningar personalnämnden beslutar om under året. Personalnämndens verksamhets del av ovan prognosticerade överskott är ca 3 miljoner kronor. En del av detta överskott kommer att avsättas för kommunens personalfest 2020. Kommunhälsan prognosticerar ett resultat i balans för 2019. En förutsättning för detta är att äskad resultatöverföring från 2018 med ca 2 miljoner kronor beviljas. Godkänna redovisad månadsrapport januari och notera preliminär månadsrapport för februari inklusive föreslagen åtgärdsplan. Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2019-02-22 Bilaga - Månadsrapport januari, personalnämnden Bilaga - Preliminär månadsrapport februari, personalnämnden Beslutet sänds till: Personalchef Chef Kommunhälsan Personalnämndens ekonom

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 32 Dnr PN 2018-000332 026 Drogtester och utdrag ur brottsregister i samband med nyanställning hos räddningstjänsten Samhällsbyggnadsnämnden (tidigare tekniska nämnden) föreslår personalnämnden att ge räddningstjänsten tillåtelse att genomföra drogtester och begära in utdrag från brottsregistret i samband med nyanställning hos räddningstjänsten. Räddningstjänsten framlägger att utförandet av räddningstjänstens uppdrag att skydda och rädda människor, miljö och egendom ställer höga krav på medarbetarnas fysiska och psykiska status inte bara för att lyckas med uppdraget utan också för att genomförandet ska vara så säkert som möjligt och inte förvärra skadorna. All förberedelse för utförandet av dessa uppdrag sätts ur spel i ett fall då personalen inte är alkohol- eller drogfri varför räddningstjänsten nu vill komplettera de rutiner som finns för alkoholtest med rutiner för drogtester. Räddningstjänsten framlägger också att det under utförandet av uppdraget är det inte alls ovanligt att räddningstjänsten på olika sätt ger sig tillträde till andra personers hem, arbetsplatser m.m. under tider då den drabbade är mycket sårbar och inte på något sätt kan påverka vad räddningstjänsten gör. För att inte försvåra utförandet av uppdraget eller riskera att bli ifrågasatt i efterhand är det av stor vikt att personalen hos räddningstjänsten inger förtroende och inte har någon historik i ett belastningsregister. Kommunledningskontoret föreslår med anledning av de senaste årens samhällsutveckling, med bl.a. lättare åtkomst av droger genom internet att räddningstjänstens fråga om drogtester utreds noggrant och gäller samtliga av arbetsgivaren Skellefteå kommuns verksamheter. Syftet med utredningen är att svara på frågorna får vi? vill vi? och i så fall hur ska vi utföra drogtester. Utredning föreslås innehålla följande frågeställningar: - Vilket lagstöd eller stöd i kollektivavtal eller annat avtal har arbetsgivaren att utföra drogtester? - Vilka är för- och nackdelar med att genomföra drogtester? - Om drogtester ska genomföras, hur ska detta ske (slumpvis eller vid nyanställning) och i vilken om omfattning är det lämpligt att genomföra dessa. Kommunledningskontoret framlägger att det idag inte finns något författningsstöd för att begära in utdrag ur brottsregister för räddningspersonal, som det finns för t.ex. lärare. Att vissa yrkesgrupper

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 inte omfattas av regleringen innebär dock inte att det är förbjudet att begära att en arbetssökande själv begär ett registerutdrag i syfte att visa det för arbetsgivaren. Det finns idag arbetsgivare som gör på detta sätt. Detta kan tyckas motsägande och otydligt. Det har historiskt genomförts flera nationella utredningar som föreslagit ett generellt förbud mot att begära in utdrag ur brottsregister för yrken där författningsstöd för kontroll inte finns. Skälen för detta är integritetsskydd för arbetstagare och arbetssökande. Just nu pågår ytterligare en statlig utredning som ska vara klar senast den 30 april 2019. Kommunledningskontoret föreslår därför att avslå räddningstjänstens önskemål om att utföra registerkontroll vid nyanställning. Personalnämndens beslutar 1. Avslå samhällsbyggnadsnämndens (tidigare tekniska nämnden) förslag om att införa drogtester vid nyanställning hos räddningstjänsten. 2. Ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda behov av drogtester och syftet med att införa det i Skellefteå kommuns verksamheter samt återrapportera till personalnämnden senast 2019-05-08. 3. Avslå samhällsbyggnadsnämndens (tidigare tekniska nämnden) förslag om att begära in utdrag från brottsregister i samband med nyanställning hos räddningstjänsten. Yrkande Beredningen föreslår att samhällsbyggnadsnämndens (tidigare tekniska nämnden) förslag om att införa drogtester vid nyanställning hos räddningstjänsten avslås (beslutspunkt 1); ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda behov av drogtester och syftet med att införa det i Skellefteå kommuns verksamheter samt återrapportera till personalnämnden senast 2019-05-08 (beslutspunkt 2); samt att avslå samhällsbyggnadsnämndens (tidigare tekniska nämnden) förslag om att begära in utdrag från brottsregister i samband med nyanställning hos räddningstjänsten (beslutspunkt 2). Dick Hellman (M) yrkar avslag på första punkten i beredningens förslag, bifall till andra punkten i beredningens förslag, samt avslag på tredje punkten i beredningens förslag. Beslutsgång Ordföranden ställer beredningens förslag och Dick Hellmans yrkande var för sig under proposition, och finner att personalnämnden bifallit beredningens förslag.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-02-18 Tekniska nämndens delegationsbeslut 2018-12-17 (remiss) Samverkansprotokoll 2018-12-10 Tekniska nämndens protokollsutdrag 2018-12-10 284 Tekniska nämndens tjänsteskrivelse 2018-11-20 Beslutet sänds till: Personalchef Chef räddningstjänsten Förvaltningschefer Personalchefsgruppen

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 33 Dnr PN 2019-000053 028 Värdet av jubileumsgåva till medarbetare som jobbat i 25 år I syfte att visa arbetsgivarens uppskattning för lång och trogen tjänst i Skellefteå kommun överlämnar arbetsgivaren en gåva i form av ett presentkort när medarbetare har varit anställd i 25 år. Kommunledningskontoret föreslår att värdet av gåvan ska uppgå till 6 700 kronor från och med år 2019. Presentkortet delas upp i tre delar, med summorna 2 200 kr, 2 200, kr och 2 300 kr. 1. Fastställa värdet på presentkorten till 6 700 kronor för mandatperioden 2019-2022. 2. Beslut om reglering av presentkortens värde ska ske endast en gång per mandatperiod. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-02-18 Beslutet sänds till: Support- och lokaler/informationsenheten Projektledare för Jubilarfesten Personalnämndens ekonom Kommunala bolagen som väljer att delta vid Jubilarfesten

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 34 Dnr PN 2019-000054 026 Redovisning av förvaltningarnas aktiviteter utifrån 2018 års medarbetarundersökning 2018 års frågeformulär innehöll liksom tidigare nio frågor kring hållbart medarbetarengagemang (HME) som tagits fram av Sveriges kommuner och landsting samt fem kommungemensamma frågor kring arbetsmiljö. Förutom dessa hade varje förvaltning möjlighet att lägga till sex egna frågor, en möjlighet som de flesta förvaltningar valt att använda sig av. Det kommunövergripande resultatet är fortsatt bra när det handlar om HME och för de delar som ingår i HME, motivation, ledarskap och styrning. Resultatet här visar inga förändringar jämfört med 2017. När det gäller arbetsmiljö är resultatet lägre, framför allt när det gäller fysisk arbetsmiljö och möjlighet till återhämtning. Generellt är det små förändringar jämfört med 2017 för arbetsmiljöfrågorna. Det är fler jämfört med tidigare som är aktiva i arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen men trots ökningen nås inte det uppsatta målet helt. Nytt i år var att vi gick tillbaka till en gemensam undersökningsperiod för att kunna samordna information kring undersökningen och när den skulle genomföras. Svarsfrekvensen gick ner betydligt 2017 och med en samordning var förhoppningen att fler skulle nås av information. Detta lyckades delvis och svarsfrekvensen gick upp från 70 till 72 %. Godkänna redovisningen om förvaltningarnas åtgärdsplaner utifrån resultatet i medarbetarundersökningen 2018. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-02-18 Bilaga - Förvaltningarnas redovisning av aktiviteter Beslutet sänds till: Personalchef

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 35 Dnr PN 2018-000283 024 Finansiering av ersättning till företrädare för den sverigefinska minoriteten Efter beslut av regeringen har Skellefteå kommun fr o m 2018-02-01 blivit förvaltningskommun för finska. Kommunstyrelsen har beslutat om ett antal åtgärder för att strukturera upp samrådet, bl a inrättande av ett särskilt samråd för den sverigefinska minoriteten. Kommunstyrelsen har överlämnat prövning av arvode till deltagare som företräder den sverigefinska minoriteten till personalnämnden. Kommunledningskontoret anför att när Skellefteå kommun ansökte om att bli förvaltningskommun för finska, så fick kommunen ett statsbidrag som ska användas till merkostnader. Därför föreslås att ersättning till företrädare för den sverigefinska minoriteten finansieras ur detta statsbidrag. Personalnämnden föreslår kommunstyrelsen 1. Att ersättning till företrädare från den sverigefinska minoriteten får finansieras från aktuellt statsbidrag. 2. Gäller fr o m 2019-01-01. Beslutsunderlag Kommunledningskontoret tjänsteskrivelse 2019-02-18 KS protokollsutdrag 2018-08-29, 282 Beslutet sänds till: Kommunstyrelsen Utvecklingsstrateg vid kommunledningskontoret

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 36 Dnr PN 2019-000059 001 Formerna för ordförande- och viceordförande träffar Personalnämnden beslutade 2018-11-07, 123, att ge kommunledningskontoret i uppdrag att utreda formerna för ordförandeoch viceordförandeträffarna. I Arvodesreglementet för förtroendevalda i Skellefteå kommun så anges vilka sammanträden som är ersättningsberättigade. Det innebär att tjänstgörande ledamöter, närvarande ersättare och andra förtroendevalda som kallats att närvara, har rätt till ersättning enligt uppräkning i 2, a-m. Av 2 m framgår ersättning för ordförande- och vice ordförandeträffar, där gruppledare som ej är ordförande eller vice ordförande också äger rätt delta. Därmed är frågan om arvode till deltagare och vem som äger rätt att delta reglerad. Ordförande- och vice ordförandeträffar infördes 2004 som ersättningsberättigade sammanträden. Behovet av att reglera formerna för dessa träffar har inte funnits tidigare. En översyn av formerna bör därför ske tillsammans med andra frågor kring politisk organisation och arbetsformer. Därför föreslås att frågan överlämnas till framtida nämnds översyn i Skellefteå kommun. Att frågan överlämnas till framtida nämndsöversyn i Skellefteå kommun. Reservation Dick Hellman (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Yrkande Beredningen föreslår att frågan överlämnas till framtida nämndsöversyn i Skellefteå kommun. Dick Hellman (M) yrkar att minst en oppositionspolitiker från varje nämnd ges möjlighet att arvoderat delta på viceordförandeträffarna. Beslutsgång Ordföranden ställer beredningens förslag och Dick Hellmans yrkande var för sig under proposition, och finner att personalnämnden bifallit beredningens förslag.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-02-19 Personalnämndens protokoll 2018-11-07, 123 Beslutet sänds till: Utredningsstrateg vid kommunledningskontoret

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 37 Dnr PN 2019-000055 002 Uppföljning av personalnämndens delegationsordning 2018 Personalnämndens delegationsordning revideras och följs upp årligen. Enligt kommunallagens bestämmelser beslutar nämnden i vilken utsträckning delegationerna ska anmälas till nämnden. Personalnämnden beslutade 2018-02-07, 9, om vilka delegationer som ska redovisas löpande till nämnden och vilka delegationer som ska redovisas en gång per år. Godkänna uppföljningen av de delegationer som personalnämnden beslutat ska redovisas årligen Beslutsunderlag Support och lokalers tjänsteskrivelse 2019-02-15 Personalnämndens protokollsutdrag 2018-02-07, 9 Bilaga Uppföljning av personalnämndens delegationsordning 2018 Beslutet sänds till: Förhandlingschef

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 38 Dnr PN 2019-000056 002 Anmälan av delegationsbeslut Löpande delegationsbeslut anmäls enligt särskild förteckning för perioden fram tom 2019-02-18 i följande ärendegrupper: 1.1* Anställningar som kräver viss legitimation, behörighet eller registerutdrag. 1.3c Beslut om anställning efter 67 år längre än 6 månader. 1.11 Beslut om tillsvidareanställning av viss specifik kompetens där heltidsanställning inte är tillämplig eller arbetets särskilda beskaffenhet. 4.7c Beslut om studiestöd mellan förvaltningar. 6.3 Beslut om skriftig varning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning. 7.10 Beslut om avsked. 9.7 Beslut om att godkänna Attraktiv arbetsplats. Godkänna redovisningen av delegationsbeslut. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2019-02-18 Förteckning över anmälda delegationsbeslut

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 39 Dnr PN 2019-000004 000 Uppdrag från kommunfullmäktige Det har inte inkommit några uppdrag sedan förra sammanträdet. Notera informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 40 Dnr PN 2019-000057 000 Delgivningar Följande delges: Dnr 2019-45 028 Samhällsbyggnadsnämnden Protokoll 2019-01-28, 27 Dygnsabonnemang personalparkering. Dnr 2018-180 024 Kommunfullmäktige Protokoll 2019-01-29, 15 - Motion om närvarokrav för att förtroendevalda ska få arvode (41/18). Dnr 2019-47 041 Kommunfullmäktige Protokoll 2019-01-29, 21 - Planeringsförutsättningar för Budget och plan 2020-2024. Dnr 2018-285 041 Kommunfullmäktige Protokoll 2019-01-29, 22 - Omföring av budget från nämnderna till fackliga kontot i personalnämnden. Dnr 2019-48 109 Kommunfullmäktige Protokoll 2019-01-29, 23 - Program för utvecklingsarbete med frågor avseende nationella minoriteter 2019 2022. Dnr 2019-46 020 Sveriges kommuner och landsting Cirkulär 2019:04 Kombinationsanställningar - ett sätt att möta rekryteringsutmaningen inom räddningstjänsten. Cirkulären finns också att läsa och ladda ner från cirkulärdatabasen på Sveriges Kommuner och Landstings hemsida www.skl.se. Delgivningarna läggs till handlingarna.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 41 Dnr PN 2019-000005 020 Chef informerar Personalchef, chef för Kommunhälsan och förhandlingschef informerar om: - Nuläge i respektive verksamhet. - Personalnämndens internbudget 2019. - Kommunövergripande ledautveckling för Skellefteå kommun. - Kommunhälsans budget 2019. - Kompetensförsörjningsstrategi för Skellefteå kommun. - Rekryteringscenters verksamhet. - Uppföljning av digitaliseringssatsningar. - Uppföljning av nyckeltal inom HR, rekryteringscenter, lönecenter samt förhandling. - Konsekvenser av pågående konflikt inom hamnområdet - Nuläge för Kommunhälsan Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 42 Dnr PN 2019-000006 029 Löne- och förhandlingsärenden Förhandlingschef redovisar delegationsbeslut fram tom 2019-02-18, i ärendegrupper: 6.3 Beslut om skriftig varning. 7.8 Beslut om överenskommelse om avslut av anställning. 7.10 Beslut om avsked. Godkänna informationen.

SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 43 Dnr PN 2019-000007 020 Övriga frågor Det finns inga övriga frågor att notera.