UPPFÖLJNING AV 2016 ÅRS RISKANALYS

UPPFÖLJNING AV 2016 ÅRS RISKANALYS Utbildningsvetenskapliga fakulteten DATUM: 2017-01-17 BESLUTAD AV: Åke Ingerman, dekanus KONTAKTPERSON: Mats d Hermansson, kanslichef

UPPFÖLJNING AV RISKANALYS Bakgrund Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att Göteborgs universitet, i likhet med flera andra stora myndigheter, måste upprätta en, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisionen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A11 3742/07). Uppföljningsarbetet 2016 Uppföljning av angivna risker är ett led i att granska och följa riskernas utveckling. Det är också ett verktyg för att mäta vidtagna åtgärders påverkan på risken. En systematisk uppföljning kan på så sätt ligga till grund för framtida prioriteringar och kommande års arbete. Utifrån inkomna riskuppföljningar utarbetar universitetsledningen ett förslag till universitetsgemensam uppföljning. Denna fastställs av universitetsstyrelsen i februari i samband med beslut om årsredovisningen. I nedanstående mall ska riskerna och riskvärdena som angavs i 2016 års infogas. Om inga förändringar har gjorts kan också angivna åtgärder samt ansvariga infogas från den tidigare inlämnade en. I kolumnen beskrivning av genomförda åtgärder anges hur verksamheten arbetat med riskerna och vilka åtgärder som genomförts. Hänvisa gärna till dokumentation. I resultatkolumnen beskrivs och analyseras resultatet av de genomförda åtgärderna. I den sista kolumnen anges hur det tidigare angivna riskvärdet har utvecklats genom att ange nytt riskvärde. Om riskvärdet inte ändrats anges det tidigare värdet. Vid eventuella frågor vänligen kontakta Johan Johansson på Universitetsledningens stab, johan.johansson@gu.se Uppföljningen av en skickas till arsuppfoljning@gu.se senast den 17 januari 2017, kl.12.00. I likhet med arbetet bestämmer respektive verksamhet de interna formerna för hur uppföljningen tas fram och beslutas. 2 (17)

FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad beskrivning av risken (angiven i Riskvärde (angivet i Åtgärd (angiven i Ansvarig för att genomföra åtgärden (angiven i Beskrivning av genomförda åtgärder Beskrivning och analys av resultat av genomförda åtgärder Ange nytt riskvärde Den interna styrningen av forskningen inom fakultetsområdet är inte tillräckligt kvalitetsdrivande. 9 2 Dekan/prefekter Analys av nuvarande modell i Beredningen för forskning och dess koppling till kvalitetsaspekter. Diskussion av eventuella förändringar, principiellt såväl som i sättet att kvantifiera. Jämförelser med jämförbara fakulteters sätt att använda forskningsresurser i Beredningen för forskning. Forskningsinfrastrukturer berett i Beredningen för forskning under våren 2016. Förslag på hantering i budgetprocessen och inrättande av forskningsinfrastruktur vid fakulteten. UGU första exempel. Analys av ekonomisk styrmodell gjord och grund för vidare arbete. Arbetet fortsätter 2017. Beslut fattat om strategisk förändring genom stöd till forskningsinfrastruktur. Beslut om medfinansiering för UGU i budget 2017 (löpande med tre år i taget). Beslut om stöd till omformning av LinCS videolab till fakultetsgemensam forskningsinfrastruktur (ettårigt). 9 3 (17)

Forskningsverksamheten är i hög grad beroende av en extern forskningsfinansiär vilket är sårbart och osäkert. 12 2 Dekan Aktiviteter om ansökningar på institutionsnivå. Uppföljning och erfarenhetsdelning i Beredning för forskning. Uppföljning av generationsväxling och andra stora förändringar i viktiga forskningsmiljöer i institutionsdialoger samt separata samtal, bla om miljön FUR och databasen UGU (forskningsinfrastruktur kopplat till miljön). Kraftig minskning av extern finansiering i 2016 års beslut från viktigaste siär. Fördjupad analys av utfall av externa ansökningar 2016 initierad, både på fakultets- och institutionsnivå. Första steg i generationsväxling i starka forskningsmiljöer säkrad. Fortsatt bevakning och uppföljning av utvecklingen 2017 och över tid kommer att ske. 16 Existerande och ökande obalans mellan verksam- hetsgrenarna innebär en rad risker, tex utspädning av forskningsverksamhet med minskande kvalitet som följd och sårbarhet pga förändringar i interna styrsystem. 16 2 Dekan Tagit initiativ till lokal och nationell dialog kring förutsättningarna för forskning med relevans för lärarutbildningen. Analys av institutionernas och fakultetens ekonomiska långsiktiga förutsättningar för forskning och diskussion i Beredning för forskning, prefektråd, UFS, institutionsdialoger och fakultetsdialog kring möjliga prioriteringar och strategier. Fortsatt obalans, viss samsyn fakultet-institutioner kring möjliga prioriteringar och strategier. Till exempel ökat fokus på samverkansorienterad forskning, kopplat till finansiering. Samt starkare prioritering i förhållande till hur s.k. villkorad forskningstid disponeras. 16 4 (17)

Organisationen av forskningens infrastrukturer är inte tillräckligt funktionell och dess finansiering är inte tillräckligt säkrad långsiktigt. 6 2 Dekan/prefekter Beredning för forskning har strategiskt värderat mervärden och konsekvenser av att formera forskningsinfrastruktur på fakultets- och institutionsnivå. Beslut fattat om strategisk förändring genom stöd till forskningsinfrastruktur. Beslut om medfinansiering för UGU i budget 2017 (löpande med tre år i taget). Beslut om stöd till omformning av LinCS videolab till fakultetsgemensam forskningsinfrastruktur (ettårigt). Därmed har det blivit ökad tydlighet i vilka förutsättningar för långsiktig finansiering som kan gälla för forskningsinfrastruktur inom fakultetsområdet. 4 Fakultetsområdet är inte tillräckligt bra i sin rekrytering för utbildningsanknuten forskning på internationell nivå. 8 2 Dekan/prefekter Fortsatt utveckling av handläggningsordning i LFN och dialog om rutiner och förutsättningar för fakultet och institution. Erfarenhetsutbyte i Beredning för forskning. Mentorsliknande form för utvecklingssamtal och/eller karriärplanering etablerade vid samtliga institutioner. Tydlig ökning av internationella sökande vid utannonsering av tjänster. Höjd kvalitet på olika delar i rekryteringsförfarande, både vad avser annonsering och urval/bedömning av sökande i ett helhetsperspektiv (KAM). 8 5 (17)

UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad beskrivning av risken (angiven i Riskvärde (angivet i Åtgärd (angiven i Ansvarig för att genomföra åtgärden (angiven i Beskrivning av genomförda åtgärder Beskrivning och analys av resultat av genomförda åtgärder Ange nytt riskvärde Söktrycket är inte tillräckligt högt och avhoppen är för många vilket kan leda till att fakulteten inte fullgör sitt uppdrag för andra året i följd. Det utgör ett trendbrott jämfört med tidigare år. 16 2 Prodekan/prefekter Programrapporter per program är inlämnade till BUGA och analyserade vid fakulteten och diskussioner har förts med utbildningsansvariga vid institutionerna. En extern pilotutvärdering har genomförts av IKI:s kandidatprogram. Externa bedömare inkluderade också alumner och avnämare. Resultatet visar att IKI:s kandidatprogram och vissa av mastersprogrammen vid de andra institutionerna har lågt söktryck, stora avhopp och dålig genomströmning. Resultat redovisas VT 2017. 16 En omfattande rekryteringskampanj för IKI:s samtliga kandidatprogram har genomförts. Trots rekryteringskampanj ökade inte söktrycket. En alumnundersökning gjorts för IKI:s utbildningar samt en fördjupad analys av nationellt konkurrerande utbildningar. 6 (17)

Den högskolepedagogiska kompetensen är inte tillräckligt hög och lärarna verkar inte i enlighet med GUs policy för pedagogisk utveckling. 6 2 Prodekan/prefekter Prefekter och Dekanus följer upp högskolepedagogiska meriter i medarbetarsamtal samt i Lärarförslagsnämnden. Utbildningsansvariga arbetar med att implementera GU:s policy för pedagogisk utveckling. Resultatet av uppföljning visar att den reella kompetensen är högre än den dokumenterade. Fler lärare har dokumenterad högskolepedagogiska meritering. En lärare har utsetts till excellent lärare. 4 Fakultetens utbildningar är inte knutna till ledande forskningsmiljöer kompletta miljöer i tillräckligt hög grad. 4 2 Prodekan/prefekter Uppföljning har gjorts i programrapporter. Nya regler för programråd har tagits fram där utbildningarnas anknytning till olika kompletta akademiska miljöer betonas. Programrapporterna visar att såväl utbildningar som lärare i hög grad är knutna olika kompletta akademiska miljöer. 4 Fakultetens utbildningar attraherar inte tillräckligt många internationella studenter. 9 2 Prodekan/ prefekter/international Student Office Arbete pågår med att följa upp globala perspektiv i utbildningarna. Återstår att identifiera potentiella internationella studentgrupper. Beslut har fattats om att tydligare marknadsföra fakultetens internationella masterprogram internationellt. 6 Fakultetens International Student Office säkerställer avtal med samverkanspartner och arbetar med att identifiera mobilitetsfönster. Genom samverkansavtalen har institutionerna bra tillströmning till engelskspråkiga kurser. 7 (17)

Fakulteten erbjuder för få utbildningar som främjar bildning, lärande för hållbar utveckling, livslångt lärande och med ett ökat inslag av blended learning. 6 2 Prodekan/prefekter De projekt på fakulteten som tilldelats utvecklingsmedel från Utbildningsnämnden för blended learning i utbildningarna samt extra medel för fristående kurser för fort- och vidareutbildning har redovisats. Fler kurser ges nu som distans eller med blended learning. Flertalet av de kurser som fått extra medel för fort- och vidareutbildning ges fortsatt. 4 Arbete återstår med att ge fler kurser i annan form än som campus-kurser. Arbetet med att följa upp institutionernas tillämpning av hållbarhetskriterier och den fakultetsgemensamma verktygslådan för hållbar utveckling pågår. En fakultetsgemensam verktygslåda har tagits fram och håller på att implementeras på institutionerna. 8 (17)

Spetsutbildning på forskarnivå Kortfattad beskrivning av risken (angiven i Riskvärde (angivet i Åtgärd (angiven i Ansvarig för att genomföra åtgärden (angiven i Beskrivning av genomförda åtgärder Beskrivning och analys av resultat av genomförda åtgärder Ange nytt riskvärde För låg nationell och internationell rekrytering av studerande på forskarnivå. 12 2 Dekan/ vicedekan Dialog har förts med institutionerna kring fördelning av fakultetsanslaget i syfte att öka antalet nyantagna doktorander. Diskussion har också förts kring möjlighet för doktorander från partneruniversitet att ta del av fakultetens kursutbud. Webbsidor har justerats och uppdaterats. Arbete pågår med att se över samtliga engelskspråkiga webbsidor vid fakulteten. Ingen ökning av antalet nyantagna doktorander i jämförelse med 2015. Antalet nyantagna doktorander finansierade via fakultetsmedel behöver ytterligare utökas. Möjligheter till ökad samverkan med externa aktörer för samfinansiering vid antagning till utbildning på forskarnivå ska fortsatt utredas. Kontakt har tagits med partneruniversitet inom Erasmusprogram i syfte att utreda möjligheten för doktorander att ta del av fakultetens kursutbud och på så sätt bibehålla en kritisk massa i kursverksamheten och skapa möjligheter för internationellt utbyte. 12 Uppdatering av webbsidor har inneburit att intern information förts över till medarbetarportalen i syfte att samla och rikta 9 (17)

information om utbildning på forskarnivå till rätt målgrupp. Fakultetsstyrelsen har fattat beslut om strategiska medel för utbildning på forskarnivå inför 2017. För få doktorander ingår i forskningsmiljöers nationella och internationella nätverk. 6 2 Vicedekan/ huvudhandledare Analys och utvärdering har fått i uppdrag att föra uppföljning av Utbildningsvetenskapliga fakultetens doktorsalumner. Rapport avseende uppföljning av Utbildningsvetenskapliga fakultetens doktorsalumner, presenteras VT2017. Rapporten kan ge inblick i nationellt och internationellt samarbete efter genomgången utbildning på forskarnivå. 4 En sammanställning av nationella och nordiska konferenser samt tidskrifter ska publiceras på webben som en vägledning för doktorander. Forskningsmiljöerna har utvecklat kurser på engelska som även riktas till doktorander inom nätverk. Fakulteten kommer att vara värd för en nationell konferens i Pedagogiskt arbete 2017, vilket medför att möjligheter till kontakter skapas nationellt. 10 (17)

Doktoranderna har inte överblick över sin studiesituation vilket kan medföra arbetsrelaterad stress. 9 2 Vicedekan Utbildningsvetenskapliga fakulteten kursutbud har sammanställts i ett dokument, i vilket periodisering av kursutbudet framgår. Beredning för utbildning på forskarnivå har fattat beslut om dokument Kursutbud och periodisering av kurser vid utbildningsvetenskapliga fakulteten, samt att detta dokument ska publiceras på webben. Detta medför att doktoranderna kan planera sin kursverksamhet över tid. 6 Fakulteten har deltagit i arbetet med framtagande av rapportfunktioner samt referensgrupp till ISP-systemet. Planering av doktorandens studiegång sker i samband med uppföljning av ISP. Dokumentationen av kurser på forskarnivå är inte tillräckligt tillfredsställande. 4 2 Vicedekan En genomlysning av kursvärderingar för de senaste tre åren har gjorts för obligatoriska kurser. Ett nytt kursvärderingsformulär har tagits fram som bygger vidare på det kursvärderingsformulär som fakulteten initierat för utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Utbildningsvetenskapliga fakultetsstyrelsen har fattat beslut om att kursvärderingsformuläret ska gälla från 1 januari 2017. 2 11 (17)

Juniora forskare medverkar inte i tillräcklig omfattning i utbildning på forskarnivå. 12 2 Vicedekan /Prefekt/Studierektor Uppföljning av 2015 års sammanställning över genomgången handledarutbildning vid varje institution. Inrättande av handledarkollegium vid varje institution, för utbyte av erfarenheter mellan juniora och seniora forskare. 9 Påminnelse har skickats till institutionsledning om vikten av att alla har handledarutbildning för handledning av doktorander samt påtalat vikten av att juniora forskare utses till biträdande handledare. Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande har gjort en extra satsning på att lektorer ska finnas med som biträdande handledare. 12 (17)

ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad beskrivning Riskvärde Åtgärd Ansvarig för att ge- Beskrivning av genomförda Beskrivning och analys av Ange nytt av risken (angiven i (angivet i (angiven i nomföra åtgärden åtgärder resultat av genomförda åt- riskvärde (angiven i gärder Risk kan finnas att medarbetare har en för hög arbetsintensitet och arbetsbelastning under hela eller delar av året. 9 2 Dekaner/prefekter /motsvarande Tematisk träff om stress och stresshantering med med Ingibjörg Jonsdottir, adjungerad professor IKI, tillsammans med arbetsmiljöombud och prefekter, samt diskussioner i Lokala arbetsmiljökommittén och i prefektrådet. Ledningsstrukturen på institutionerna identifierade som en flaskhals i arbete med hög arbetsbelastning och ledningen en del av personalen som har hög arbetsintensitet. Därför är fortsatt arbete med ledningsstruktur på institutionerna prioriterat och initierat. Samsyn mellan fakultetsledning och institutionsledningar om problematiken. Gemensamt arbete med workshop som första del planerat under våren 2017. 9 Risk att fakultetsområdet inte lyckas rekrytera medarbetare med rätt kompetens i tillräcklig omfattning. 12 2 Dekaner/prefekter /motsvarande Intensifierat rekryteringsarbetet genom återkommande diskussioner på prefektråden och lärarförslagsnämnden. Initierat arbete med samverkansavtal med skolhuvudmännen angående adjungerade lärare. Höjd kvalitet i annonsering och handläggningsordning för rekryteringsprocessen. Mot bakgrund av identifierade problem ska en handlingsplan upprättas för 2017. 12 13 (17)

Likabehandlingsarbetet upplevs inte som tillräckligt inkluderande och stärker och uppmuntrar inte personal och studenter att utvecklas och känna delaktighet i tillräckligt hög grad. 4 2 Dekaner/prefekter /motsvarande Prefektråd och Lokala arbetsmiljökommittén har diskuterat och initierat viss förändring av hur likabehandling hanteras. Temaeftermiddag kring tillgänglighet med studenter och personal har initierats av likabehandlingsombuden i syfte att öka kunskapen i detta relativt nya område. Förändrat ansvar för likabehandling i institutionsledningarna. Institutionerna har i varierande omfattning haft temadagar om tillgänglighet och utvecklat policydokument inom området. 4 Mål om ökad jämställdhet och goda förutsättningar samt villkor för meritering och kompetensutveckling prioriteras inte i tillräckligt hög grad. 4 2 Dekaner/prefekter /motsvarande Fortsatt arbete med att följa upp kvinnliga forskares möjligheter till handledarskap av doktorander. Följt upp institutionernas arbete med karriärplanering genom diskussioner i Beredningen för forskning. Fakulteten har bevakat pilotarbetet med jämställdhetsintegrering för att hitta goda exempel. Av samtliga professor på fakulteten är nu 57 procent kvinnor och 43 procent män. Handledningsuppdrag är nu relativt jämnt fördelade i gruppen av seniora forskare. Samtliga institutioner vid fakulteten har nu mentorsliknande program och/eller aktiv karriärplanering. IPKL deltar i pilotverksamheten för jämställdhetsintegrering. 2 14 (17)

Det finns inte tillräckligt med ändamålsenliga lokaler i ljuset av fakultetens kraftigt utökade lärarutbildningsuppdrag. 12 2 Dekaner/prefekter Säkerställt att det fanns ändamålsenliga lokaler både för studenter och personal inför kursstarter 2016 bland annat genom samarbete i och styrning genom fakultetens Lokalkommitté. Helhetsgrepp inför framtiden med kapacitetsutredning våren 2016. Under hösten 2016 arbete med förslag till förtätning i syfte att bibehålla samlat campus. Utredning av användning av undervisningslokaler, bla för att identifiera kapacitetstoppar. Kapacitetsutredning färdigställd och underlag för omfattande process kring utvecklat lokalanvändande med bibehållet samlat campus. Processen fortsätter under hela 2017. Identifierat att det är viktigt med ett bredare fokus och att ta utgångspunkt i att arbeta fram fakultetsspecifika strategisk perspektiv för lokalförsörjning kring hur vi använder våra lokaler mer generellt. 16 15 (17)

ÖVRIGT Kortfattad beskrivning Riskvärde Åtgärd Ansvarig för att ge- Beskrivning av genomförda Beskrivning och analys av Ange nytt av risken (angiven i (angivet i (angiven i nomföra åtgärden åtgärder resultat av genomförda åt- riskvärde (angiven i gärder Fakultetskansliet och administrationen på institutionsnivå är slimmad vilket ger en organisation som är personberoende och sårbar vid sjukdom, uppsägningar etc. Krav på uppföljning och återrapporteringar av skilda slag ökar vilket fakultetskansliet inte är dimensionerat för. 6 2 Kanslichef/admini strativa chefer Med anledning av lärarutbildningens omorganisation har kansliets personalstyrka fördubblats under 2016. Nya funktioner i form av studievägledning för Ämneslärarprogrammet och utbildningshandläggare och kommunikation inriktade på lärarutbildning har tillkommit. I flera delar är lärarutbildningens omorganisation ännu oklar både på övergripande nivå och avseende stödverksamhet. Med anledning av ännu oklara uppdrag kopplade till lärarutbildningens stödverksamhet för fakulteten har tillsättning av en anställning som ekonom vid fakultetskansliet skjutits upp. Kontinuerlig diskussion avseende arbetsfördelning på kort Lärarutbildningens omorganisation har skapat ytterligare arbete för den befintliga personalen vid kansliet med ökad hög arbetsbelastning som följd. Nya tillkommande funktioner har skapat en obalans mellan olika personalkategoriers tillhörighet vid kansliet. Arbete pågår med genomgång av fördelning av arbetsuppgifter inom kansliet och behov av ytterligare medarbetare. När omorganisationen av lärarutbildning är klar beräknas att vissa arbetsbesparande synergieffekter kommer att finnas avseende stödet för fakultetens lärarutbildningsuppdrag och övriga uppdrag. 12 16 (17)

och lång sikt förs, dels med ordföranden för SOL, dels med chefer vid gemensamma förvaltningen. 17 (17)