Granskning av bisysslor

Revisionsrapport 2015-09-23 Dnr: 2014/321-1.2 Granskning av bisysslor Enligt beslutad revisionsplan för 2014 genomfördes en granskning av universitetets arbete med kompetensförsörjningsfrågor. Granskningen utfördes av Internrevisionschefen tillsammans med Andreas Sandberg och Jonas Björkdahl från Transcendent Group. Linnéuniversitetet har utarbetat förslag till åtgärder med anledning av rapporten. Internrevisionen överlämnar härmed rapporten. Carina Rydstedt Internrevisionschef

Rapport - Bisysslor Linnéuniversitetet Otillfredsställande Större förbättringsmöjligheter Förbättringsmöjligheter Tillfredsställande Sammanfattande bedömning av granskat område: Förbättringsmöjligheter: En/flera väsentliga iakttagelser i den interna styrningen och kontrollen noterade vilka kan resultera i en oacceptabel risknivå

Sammanfattning I högskolelagen finns en särskild bisyssleregel för universitets- och högskolelärare. Högskolelärare har rätt att vid sidan av sin anställning som lärare ha anställning eller uppdrag eller utöva verksamhet som avser forskning eller utvecklingsarbete inom anställningens område, förutsatt att läraren därigenom inte skadar allmänhetens förtroende för högskolan. Sådan bisyssla ska hållas klart åtskild från lärarens arbete inom ramen för anställningen. Enligt Högskoleförordningen ska högskolan dokumentera informationen gällande bisysslor. Dokumentationen ska hållas ordnad så att det går att fortlöpande följa vilka bisysslor varje lärare har. För att uppfylla detta på ett bra sätt har Linnéuniversitetet bestämt att redovisning av bisysslor görs i Primula. På uppdrag av internrevisionschefen vid Linnéuniversitetet har Transcendent Group utfört en granskning av bisysslor. Syftet med granskningen att utvärdera hur Linnéuniversitetet arbetar med hanteringen av bisysslor för anställda inom universitetet. Den samlade bedömningen av det granskade området är att det finns förbättringsmöjligheter. Denna bedömning grundar sig främst på att Linnéuniversitetet har bristande uppföljning gällande inrapportering av bisysslor och brister vid nyregistrering av leverantörer. Nya leverantörer kontrolleras inte gentemot inrapporterade bisysslor. Dessa båda brister kan medföra risk att inrapportering av bisysslor inte sker i enlighet med högskoleförordningen och att Linnéuniversitetet genomför otillbörliga utbetalningar till företag som registrerats som anställdas bisysslor. Vi rekommenderar Linnéuniversitetet att tydliggöra vilket ansvar för att säkerställa att inrapportering av bisysslor sker i enlighet med gällande regelverk. Vidare bör kontroller etableras för att säkerställa att inrapportering förbättras relaterat till fullständighet och riktighet. Vi rekommenderar även att Linnéuniversitetet upprättar kontroller för att upptäcka om anställda rapporterar bisysslor för någon av universitetets leverantörer. Vidare bör universitetet upprätta kontroller som uppmärksammar om utbetalningar har gått till företag som utgör bisyssla för anställda. 2014-12-05 Johanna Conradsson Kvalitetssäkrare, CIA Andreas Sandberg Utförare Jonas Björkdahl Utförare

Innehåll Inledning 1 Bakgrund 1 Syfte och omfattning 1 Metod 2 Identifierade iakttagelser och förbättringsområden 3 1. Bristande uppföljning av inrapportering av bisysslor 4 2. Bristande kontroll av leverantörer mot inrapporterade bisysslor 6 Bilaga 1: Metod 7 Planering 8 Informationsinsamling/utvärdering 8 Rapportering 8

Inledning Bakgrund På uppdrag av chefen för internrevisionen på Linnéuniversitetet har Transcendent Group utfört en granskning av bisysslor. I högskolelagen finns en särskild bisyssleregel för universitets- och högskolelärare. Högskolelärare har rätt att vid sidan av sin anställning som lärare ha anställning eller uppdrag eller utöva verksamhet som avser forskning eller utvecklingsarbete inom anställningens område, förutsatt att läraren därigenom inte skadar allmänhetens förtroende för högskolan. Sådan bisyssla ska hållas klart åtskild från lärarens arbete inom ramen för anställningen. Om bisysslan avser verksamhet i eget eller närstående företag ska detta särskilt anges. Vidare ska i sådana fall alltid omfattningen av det egna ägandet anges samt vilka ledningsfunktioner läraren i fråga utför. Enligt Högskoleförordningen ska högskolan dokumentera informationen gällande bisysslor. Dokumentationen ska hållas ordnad så att det går att fortlöpande följa vilka bisysslor varje lärare har. För att uppfylla detta på ett bra sätt har Linnéuniversitetet bestämt att redovisning av bisysslor görs i Primula. Syfte och omfattning Syftet med granskningen har varit att följa upp hur Linnéuniversitetet arbetar med hanteringen av bisysslor för anställda inom universitetet. Granskningen omfattar att besvara följande frågeställningar: Har universitetet rutiner och kontroller på plats för att säkerställa att anställda reglerna kring bisysslor följs? Har anställda med registrerade bolagsengagemang hos Bolagsverket anmält dessa som bisysslor i de fall det är aktuellt? Hur mycket handlar universitetet från företag där anställda har registrerade bisysslor, och hur ser rutinerna kring detta förfarande ut? Granskningen har omfattat följande riskområden: Risk att anställda inte rapporterar in bisysslor vilket kan medföra att universitetet bryter mot interna rutiner, Högskoleförordningen samt lagen om offentlig anställning. Risk att universitetet har bristande kontroll för att säkerställa utvärdering av vad som bedöms vara en otillåten bisyssla.

Risk att universitetet betalar ersättning till anställda via bisyssleföretag, för tjänster som borde omfattas av anställningen och därav också betald lön, vilket innebär ökade kostnader för universitetet. Risk att bisysslor kan rubba förtroendet för universitetet (förtroendeskadliga bisysslor). Metod Granskningen har utförts i enlighet med fastställd uppdragsbeskrivning. För information om metod och vilka personer som intervjuats inom ramen för granskningen; se bilaga 1.

Identifierade iakttagelser och förbättringsområden Baserat på resultatet av genomförd granskning har internrevisionen identifierat ett antal iakttagelser där vi ser att Linnéuniversitetet har förbättringsmöjligheter. Riskklassificering Respektive noterad iakttagelse har riskklassificerats enligt följande skala: Mycket hög Hög Medel Låg Kriterierna för den riskbedömning som gjorts avseende sannolikhet och påverkan har grundat sig på de kriterier som verksamheten använder i sitt löpande riskarbete. Riskklassificering för samtliga identifierade förbättringsområden I följande tabell presenteras riskerna kopplade till identifierade iakttagelser: # Iakttagelse Risk Risknivå 1. Bristande uppföljning av inrapportering av bisysslor Risk att inrapportering av bisysslor inte sker i enlighet med högskoleförordningen. Medel 2. Bristande kontroll av leverantörer mot inrapporterade bisysslor Risk att Linnéuniversitetet genomför otillbörliga utbetalningar till företag som registrerats som anställdas bisysslor Hög Identifierade iakttagelser och internrevisionens rekommendationer för att hantera dessa beskrivs mer ingående nedan.

1. Bristande uppföljning av inrapportering av bisysslor Vid Linnéuniversitetet är det den anställde som ansvarar för att bisysslor inrapporteras. Inrapportering sker i personaladministrativa systemet Primula och skall göras årligen eller då förhållanden förändras. Den anställde får vidare information om skyldigheten att rapportera in bisysslor vid anställningstillfället samt vid varje inloggning i Primula. Iakttagelse Under granskningen noterades att det inte är tydliggjort vilket ansvar som prefekten i egenskap av personalansvarig chef har för att tillse att personalen rapporterar in bisysslor. Vanligen så skickar prefekten ut påminnelser till personalen för att se till att inrapportering sker men det föreligger ingen skyldighet att påminna personalen. Prefekten har som stöd i sitt arbete en personalkonsult från personalavdelningen som lämnar råd avseende tolkning av regelverk kring bisysslor. Personalkonsulten har möjlighet att ta ut uppföljningslistor från Primula där det framgår om personalen har rapporterat in bisysslor eller ej. Det finns dock inget definierat ansvar för att följa upp att inrapportering av bisysslor har skett. Enligt Linnéuniversitetets riktlinjer så är det endast enskilda lärare som är skyldiga att lämna redovisning om bisyssla. Det har inte varit möjligt att slå fast vilka individer som omfattas av rapportering av bisysslor. Analysen visar dock att ett flertal adjunkter, lektorer och professorer, som enligt de interna riktlinjerna är skyldiga att rapportera bisysslor, inte har registrerat bisyssla. Transcendent Group har, tillsammans med internrevisionen, valt att inte gå vidare i den analysen. Av skrivelse från Arbetsgivarverket framgår att bisyssla som är hänförlig till den anställdes privatliv inte behöver redovisas. Linnéuniversitet har inte närmare definierat vad som är att betrakta som hänförligt till den anställdes privatliv. Vidare visar dataanalysen att ett antal anställda angett att de inte har några bisysslor men som samtidigt finns registrerade hos Bolagsverket. Detta visar att inrapporteringen kan vara bristfällig och att regelverket inte efterlevs då anställda kan ha inrapporterat oriktiga uppgifter. Efter inrapportering i Primula tar prefekten ställning till om bisysslan är godkänd eller ej genom ett elektroniskt godkännande. Bedömningar kan variera mellan olika prefekter och det finns ingen kvalitetskontroll som säkerställer att inrapporterade uppgifter överensstämmer med krav i högskoleförordningen. Risk Medel Risk att inrapportering av bisysslor inte sker i enlighet med högskoleförordningen. Risk att inte oegentligheter uppmärksammas på grund av bristande rapportering av bisysslor. Rekommendation Vi rekommenderar att Linnéuniversitetet tydliggör vilket ansvar som prefekten har för att säkerställa att inrapportering av bisysslor sker i enlighet med gällande regelverk. Prefekten bör nyttja personalkonsulten för att stickprovsvis kontrollera inrapporterade uppgifter för att säkerställa att de är i överensstämmelse med regelverket. Personalkonsulten bör ta ut en rapport som visar vilka lärare som inte har lämnat redovisning men som enligt framtagen definition ska ha lämnat redovisning om bisysslor. Utifrån denna rapport bör

aktiviteter vidtas för att tillse att inrapportering förbättras relaterat till fullständighet och riktighet. Vi rekommenderar även att Linnéuniversitetet tydligare definierar vad som är att betrakta som bisyssla hänförlig till privatlivet samt vilka befattningar som ska vara skyldiga att lämna redovisning om bisyssla.

2. Bristande kontroll av leverantörer mot inrapporterade bisysslor Ekonomiavdelningen ansvarar för att lägga upp nya leverantörer för betalning av inkomna fakturor. I samband med upplägg av en ny leverantör görs kontroller gentemot Skatteverket avseende om företaget existerar och att de betalat skatter och lagstadgade avgifter. Iakttagelse Dataanalysen visar att Linnéuniversitetet har handlat av bolag, där anställda har registrerat att de har bisysslor. Vidare visar analysen att universitetet även har handlat av bolag där anställda registrerat att de inte har bisysslor men där de anställda finns registrerade hos Bolagsverket. Granskningen visade att ekonomiavdelningen inte genomför kontroller avseende att inga bisysslor är rapporterade hos leverantörer som läggs upp. Ekonomiavdelningen saknar även tillgång till de delar av Primula som avser bisysslor och saknar därmed möjlighet att genomföra kontroller mellan rapporterade bisysslor och leverantörsregistret. Vidare saknas kontroller som går mot utbetalningar till anställdas bisysslor i universitetets betalningsprocess. Risk Hög Risk att Linnéuniversitetet genomför otillbörliga utbetalningar till företag som registrerats som anställdas bisysslor vilket skulle kunna utgöra oegentligheter eller förtroendeskada. Rekommendation Vi rekommenderar att Linnéuniversitetet upprättar kontroller för att stämma av om anställda rapporterar in bisysslor hos befintliga leverantörer. Vidare bör universitetet upprätta kontroller som upptäcker om utbetalningar har gått till företag som rapporterats som arbetsgivare för bisyssla av anställda. Linnéuniversitetet bör i arbetet med att upprätta kontroller bedöma med vilken periodicitet som kontroller bör genomföras. Exempelvis kan större utbetalningar kontrolleras stickprovsvis gentemot inrapporterade bisysslor.

Bilaga 1 Bilaga 1: Metod Projektet har utförts genom intervjuer med nyckelpersoner inom personalavdelningen och genom en dataanalys med hjälp av verktyget ACL (Audit Command Language) baserat på nedanstående erhållen data: Anställningsdata från lönesystem Leverantörsdata från leverantörsegister och leverantörsreskontra Bolagsdata från Bolagsverket Data från Primula (registrering av bisysslor) Ovanstående data har erhållits av internrevisionschefen för Linnéuniversitetet. Uppdraget har genomförts genom intervjuer med personalkonsulter, ekonomichef och personalchef för att erhålla information om de processer och rutiner de anställda arbetar efter, exempelvis anmälan, registrering, bedömning av bisysslan och uppföljning av bisysslor. Dataanalysen har utförts för att identifiera potentiella avvikelser som kan kopplas till etablerade processer och rutiner. Dataanalysen utfördes med hjälp av verktyget ACL (Audit Command Language) och delades in i ett flertal steg. Datainsamling Transcendent Group erhöll ovanstående data av Linnéuniversitetets internrevisionschef. Kvalitet erhållen data Erhållen data från Linnéuniversitetet var av god kvalitet. För att kunna utföra önskade analyser har dock viss bearbetning av erhållen data krävts. Främst har fältet organisationsnummer inkommit i olika format. På grund av detta har det krävts kompletteringar i ACL där befintliga organisationsnummer har kortats ner till tio tecken för att få korrekt matchning. Vidare har vi noterat att data i Linnéuniversitetets utförda transaktioner till viss del saknar organisationsnummer. Totalt 1567 (2,97%) utbetalningar saknade organisationsnummer vilket betyder att Transcendent Group inte har kunnat säkerställa fullständighet till 100%. Vi har även noterat att personnummer har haft olika format. I filerna från Bolagsverket har formatet på personnummer varit ååmmddxxxx medan personnummer i filerna med personalredovisningen och redovisning av bisysslor har formatet ååmmdd-xxxx. Samtliga erhållna personnummer har justerats med hjälp av ACL. Utvärdering av resultat Transcendent Group har tillsammans med internrevisionschefen för Linnéuniversitetet utfört en översiktlig bedömning av samtliga bolag som anställda har engagemang i.

Ett antal bolag uppfattades ha potentiellt hög sannolikhet för att vara en konkurrerande, förtroendeskadliga eller arbetshindrande bisysslor. Efter närmare granskning av Transcendent Group fastställdes att ingen omedelbar risk för konkurrerande, förtroendeskadliga eller arbetshindrande bisysslor förelåg. Transcendent Group har endast gjort en översiktlig riskbedömning. För att kunna utföra en heltäckande analys av om bisysslan är arbetshindrande, konkurrerande eller förtroendeskadlig krävs en djupgående analys av bolagets verksamhet och den anställdes engagemang i detta bolag. Planering Upprättande av uppdragsbeskrivning inkluderandes granskningsmål, risker, leverans och tidplan. Uppdragsbeskrivningen har godkänts av Carina Rydstedt, internrevisionschef på Linnéuniversitetet, innan arbetet påbörjats. Informationsinsamling/utvärdering Intervjuer med personalkonsulter, ekonomichef och personalchef i syfte att erhålla information om processer och rutiner relaterat till bisysslor. Insamling av data (Bolagsverket, Linnéuniversitetets lönesystem, leverantörsreskontra) Sammanställning och analys med internrevisionschefen för Linnéuniversitetet. Uppföljning och kompletterande intervjusamtal med prefekter på Linnéuniversitetet kopplat till utfallet av dataanalysen. Följande personer har intervjuats inom ramen för granskningen: Charlotte Byström, ekonomichef Inger Thörnqvist, Personalchef Carina Axelsson, Personalkonsult Ulf Sernelin, Personalkonsult Karolina Österdahl, Personalkonsult Tommy Claesson, prefekt Institutionen för biologi och miljö Johan Vessby, prefekt Institutionen för byggteknik Mikael Dahlberg, lektor Institutionen för pedagogik Rapportering Upprättande av preliminär rapport med iakttagelser och förslag på förbättringsåtgärder. Verifiering av iakttagelser och förbättringsförslag med nyckelpersoner. Presentation av slutrapport och en sammanfattande bedömning till uppdragsgivare.