Famnas kompetensforum i ehälsa Slutrapport Bräcke diakoni Lotta Stenberg Gunilla Wahlström
Sammanfattning Famnas kompetensforum i e-hälsa har lett till en ny roll i våra verksamheter; superanvändare- vilka har till uppgift att stötta, hjälpa och lära ut nya kunskaper till sina kollegor. Projektet har varit del av att 15 förbättringsarbeten inom verksamheterna har genomförts och har också implementerat nya arbetssätt och IT verktyg inom äldreomsorgen. På Sfären har projektet bidragit till att användandet av ett nytt journalsystem och medföljande verktyg implementerats. Arbetet med de nya arbetssätten fortsätter och arbetet med de horisontella principerna ska fortsätta inom de utbildningar vi fortsätter utveckla i stiftelsen. Projektidé och förväntade resultat Under analysfasen träffade e-hälsocoacherna medarbetarna för att i workshopformat ta reda på medarbetarnas kompetens inom e-hälsa och hur behovet av kompetensutveckling såg ut. Utifrån analysfasen såg vi att satsningar behövdes inom följande 5 områden: Grundläggande IT Dokumentation Ledningssystem och avvikelser Epost MS Office Allmän kunskap om e-hälsa Insatserna i handlingsplanen vi skrev var tänkta att ges delvis som enskilda utbildningsinsatser som föreläsningar, workshops, via e-learning eller som mer omfattande förbättrings- och utvecklingsprojekt inom ramen för Bräcke diakonis Förbättringskraft. I Förbättringskraft utvecklar deltagarna sin förbättringskompetens med systematiska arbetssätt genom fastställda mål och mätningar som visar om förändringarna ledde till förbättringar. Vidare planerade vi insatser för att öka e-hälsokompetensen kopplat till befintliga utbildningar genom att dessa kompletteras med moment som berör områdena ovan. På det sättet tänkte vi skapa vi förutsättningar för att e-hälsa hållbart byggs in i det befintliga utvecklingsarbetet. Insatserna i projektet har också sett olika ut då Bräcke diakoni deltagit i projektet med 2 olika typer av verksamheter, dels med verksamheter från äldreomsorgen och dels med Rehabcenter Sfären. Personalsammansättning och uppdrag ser olika ut för de här 2 olika verksamheterna vilket gör att insatserna också sett lite olika ut. Tabellen nedan visar de områden och aktiviteter vi presenterade i handlingsplanen och hur vi tänkt oss äta mäta resultatet och den har kompletterats med hur resultatet ser ut idag. 2
Identifierade områden Grundläggande IT Mål Aktiviteter Mätning Öka den upplevda kompetensen och säkerheten i ITanvändningen. Förbättringskraft med e-hälsofokus innehållande både förbättringskunskap och utbildning inom allmän IT. Fokusgruppsintervju med coacher i slutet på varje omgång. Resultat Kommentar Självskattningen har utförts i början och slutet av projektet. Grundläggande IT Dokumentation Webbfilmer har tillverkats för Demensutbildning men ansågs för komplicerat och dyrt att genomföra i projektet. Självskattningen har utförts i början och slutet av projektet. 1 förbättringsprojekt har mätt antalet anteckningar i dokumentationssystemet. Självskattningen har utförts i början och slutet av projektet. Vi har inte kunnat få fram användarstatistik från ledningssystem, men kan se att avvikelsestatistiken ökat under projektet. Självskattningen har utförts i början och slutet av projektet. Ledningssystem och avvikelser MS Office Öka den upplevda kompetensen och säkerheten i ITanvändningen. Öka medarbetarnas kunskaper om dokumentation Öka användning av ledningssystem och avvikelsesystem Öka den upplevda kompetensen och säkerhet i användningen av Office Webbfilmer om grundläggande funktioner i Office Utbildningsinsatser om dokumentation och lagkrav med inriktning på SoL och HSL var för sig. Utbildningsinsatser om ledningssystem och avvikelsehantering. Förbättringskraft med e-hälsofokus innehållande både förbättringskunskap och utbildning inom delar av MS Office Antal visningar. Statistik från egenkontroll om dokumentation Användarstatistik i ledningssystem och avvikelsehanteringssystem Fokusgruppsintervju med coacher i slutet på varje omgång.! MS Office Öka den upplevda kompetensen och säkerhet i Webbfilmer om grundläggande funktioner i Office! Webbfilmer har tillverkats för Demensutbildning men 3
Epost Epost Allmän kunskap om e-hälsa användningen av Office Öka användningen av epost Öka användningen av epost Öka medarbetarnas kunskaper om e-hälsa Informationsträffar om epostsystemet Webbfilmer om epostsystemet Integrera e- Hälsofrågor i befintliga utbildningar (t.ex. dokumentation, demens, palliativ vård mfl.) Antal visningar. Användarstatistik från epostsystemet. Användarstatistik från epostsystemet.! ansågs för komplicerat och dyrt att genomföra i projektet. Självskattningen har utförts i början och slutet av projektet. Arbete pågår med att få ut statistik från epostsystemet men resultatet är ännu inte färdigt. Webbfilmer har tillverkats för Demensutbildning men ansågs för komplicerat och dyrt att genomföra i projektet. Självskattningen har utförts i början och slutet av projektet. De nya aktiviteter som införts under projektets gång och som inte fanns med i handlingsplanen listas i tabellen nedan: Identifierade områden Grundläggande IT Dokumentation Dokumentation Ledningssystem och avvikelser MS Office Ny aktivitet Ny roll: superanvändare Ny roll: superanvändare Införande av PDU i flera verksamheter i äldreomsorgen Förbättringsarbete i ledningsgruppen för äldreomsorgen i Mälardalen Ny roll: superanvändare Kommentar Arbetet på RC Sfären innebar att de snabbt såg ett behov av en ny roll och det goda resultatet innebar att rollen också introducerades inom äldreomsorgen Arbetet på RC Sfären innebar att de snabbt såg ett behov av en ny roll och det goda resultatet innebar att rollen också introducerades inom äldreomsorgen PDU stöds av ett IT-verktyg som tar hjälp av ICF (internationella klassifikation för funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa) för att skapa en strukturerad och uppföljningsbar dokumentation. För att fördjupa arbetet med avvikelsehantering i äldreomsorgen och för att fördjupa chefernas kunskap i förbättringsarbetet startades ett förbättringsarbete upp i ledningsgruppen, där samma verktyg och metodik användes som i Förbättrinsgkraft. Arbetet på RC Sfären innebar att de snabbt såg ett behov av en ny roll och det goda resultatet innebar att rollen och introducerades inom äldreomsorgen Allmän kunskap Vårdguidens e- Superanvändarna på Rehabcenter Sfären har arbetat med att ansluta 4
om e-hälsa tjänster och webbtidbokning. primärvårdsrehab till 1177 Vårdguidens e-tjänster och webbtidbokning. Invånarna kan nu boka tid direkt på webben och bokningen kopplas direkt till Kalendern i TakeCare. Under projektet totalt 305 medarbetare fått del av insatserna varav 264 kvinnor (87%) och 41 män (13%). Arbetssätt Förbättrinsgkraft: Vi bedriver ett eget kompetensutvecklingsprogram för systematiskt kvalitetsarbete som kallas Förbättrinsgkraft. Utgångspunkten för detta arbete är att värdeskapandet sker i mötet mellan den som har behov och den som ger vård, omsorg eller stöd. På detta sätt tar vi vara på alla medarbetares engagemang och skapar stolthet och glädje över förbättringar för de vi finns till för. Förbättrinsgkraft har utvecklats i nära samarbete med vår branschorganisation Famna, Region Jönköpings läns utvecklingsenhet Qulturum och det bygger på erfarenheter och forskning om hur de bästa vård- och omsorgsaktörerna har uppnått sina resultat. I Förbättrinsgkraft jobbar tvärprofessionella team med förbättringsarbeten som utgår från behoven hos dem verksamheterna finns till för: brukare, patienter, boende, elever eller gäster. Under programmet lär sig deltagarna att identifiera förbättringsbehov, sätta mål, ta fram mätningar och testa förbättringsidéerna i verksamheten. Varje förbättringsteam har en coach som har till uppgift att leda teamet genom förbättringsprocessen. Upplägget utgår från Dartmouth Microsystem Improvement Curriculum 1. Förbättrinsgkraft innebär också en samtidig utbildning i e-hälsa genom att teamen redovisar sitt arbete och fortlöpande kommunicerar med kursledningen och varandra via ett webbforum, de använder Excel för att lägga in och synliggöra sina resultat, de använder Word och Power Point för att göra en poster där de presenterar sitt förbättringsarbete i slutet av omgången. Under projektet har teamen fått en surfplatta att ha med sig i arbetet vilket också har bidragit till en ökad kompetens gällande e-hälsa. I Förbättrinsgkraft har 15 team under projektets gång genomfört 15 olika förbättringsarbeten med fokus på att göra det bättre för dem vi finns till för, boende, gäster patienter och ämnena har varierat från att förbättra dokumentationen och använda kvalitetsregister till att öka nöjdheten med de aktiviteter som erbjuds. Samtliga förbättringsarbeten har också lett till en ökad kunskap hos medarbetarna i att använda olika program och presentera mätningar. Superanvändare Sfären: En Workshop i starten resulterade i en handlingsplan för hela Takecareprocessen samt en rollbeskrivning för Superanvändare, den lokala ledningen på Sfären beslutade att: 1 https://clinicalmicrosystem.org/knowledge-center/curriculum/ 5
prioritera 2 områden i journalsystemet: - Ekonomi/Statistik kassaflödet och fakturering - Patientjournal/Statistik dokumentation, mallar, sökord ta fram en organisationsstruktur för processen ta fram en rollbeskrivning för Superanvändare göra en handlingsplan, sätta ramarna för hur superanvändarna skulle gå tillväga En rollbeskrivning för Superanvändare togs också fram: ansvara för utveckling av dokumentation/statistik leda och coacha sin arbetsgrupp, förankra arbetet i verksamheten hålla i processen och arbetsformerna som ska mynna ut i rutiner, mallar och dokumentation samarbeta med processägaren, processledaren, samordnarna och administrationsgruppen Totalt 4 stycken som fick uppdraget som superanvändare initialt: fysioterapeut och sjukgymnast receptionist medicinsk sekreterare Uppstartsmöte för Superanvändarna där ledningen på Sfären gick igenom formerna och förutsättningarna för hela processarbetet: utbildning för Superanvändare jan 2017 - Att leda/coacha processarbete - Fördjupad utbildning i journalsystemet 2 timmar i veckan med avsatt tid för detta arbete Superanvändarna gör sin egen agenda och tar fram arbetssätt regelbundna avstämningar med ledningen. utvärdering juni 2017 Arbetssätt Superanvändare på Rehabcenter Sfären: kartläggning av behov och riktade utbildningsinsatser kartläggning av flöden och processer arbetat med systematiskt förbättringsarbete - mål, mått och idé att testa dokumenterat och tagit fram lathundar och rutiner genomfört utbildningar regelbundna avstämningar med projektledare och ledningsgrupp Superanvändarna har kartlagt behovet och riktat utbildningsinsatserna efter individuella behov. Därefter följt upp, gjort mätningar och återkopplat resultatet av insatserna till ledningsgruppen samt till all personal på APT. På det viset har vi skapat en förståelse och dialog kring digitala arbetssätt. 6
Superanvändare äldreomsorgen: Arbetet med superanvändare på Rehabcenter Sfären gav snabbt ett positivt resultat vilket gjorde att rollen infördes även inom verksamheterna inom äldreomsorgen. Där startade arbetet upp med en workshop där rollen beskrevs och behovet i de olika verksamheterna undersöktes. Efter det träffades superanvändare och e-hälsocoach vid 6 tillfällen, där superanvändarna fick utbildning i bland annat avvikelsesystem, tidsregistreringssystemet och dokumentation, vid träffarna utformade superanvändarna gemensamt det utbildningsmaterial som skulle använda i verksamheterna när de utbildar sina kollegor. Att de fick utforma materialet gav superanvändarna inflytande över materialet och det ledde till att det anpassades efter verksamheternas behov och gav superanvändarna ökade kunskaper i bland annat Word och PowerPoint. Lokala e-hälsoutbildningar i verksamheterna: I början av projektet fanns en önskan om utbildningar lokalt i verksamheterna inom äldreomsorgen gällande e-hälsa, e-hälsocoacherna utformade utbildningar inom följande områden: 1. Avvikelseregistrering för personal 2. Avvikelseutredning för utredare 3. Dokumentation för personal 4. Informationssäkerhet för omvårdnadspersonal 5. Informationssäkerhet för legitimerad personal Utbildningarna är 2 timmar långa och är utformade för att hållas i små grupper i verksamheten. Utfallet av utbildningarna blev blandat, deltagarna var nöjda, men det blev svårt med planering och möjlighet att avsätta personal. Detta innebar att ganska snabbt under projektets gång sjönk efterfrågan på dessa utbildningar vilket ledde till att de inte erbjöds senare i projektet. PDU Som en del i att hela tiden utveckla och förbättra vår verksamhet tog Bräcke diakoni 2013 ytterligare ett steg genom att tillsammans med bl.a. Famna och Jönköping Academy ansöka om innovationsstöd från Vinnova, i syfte att utveckla arbetssätt som främjar en personcentrerad vård och omsorg. I projektet utvecklades ett arbetssätt som syftar till att fånga och stärka personens resurser genom en personcentrerad dokumentation och uppföljning PDU. PDU är ett strukturerat arbetssätt där ett IT-stöd, som bygger på IBIC och ICF och används för att underlätta teambaserad dokumentation, möjliggöra uppföljning och förbättra kommunikation och samverkan mellan professionerna. PDU synliggör den enskildes resurser och bygger på medskapande. Grunden i PDU är att koppla samman det som är viktigast för individen (personliga mål) med dennes resurser och utifrån det skapa uppföljningsbara insatser. Vi skräddarsyr insatser utifrån personens behov för att skapa en strukturerad och uppföljningsbar dokumentation. 7
Under projektets gång fattades beslut om att PDU ska implementeras i samtliga verksamheter i äldreomsorgen. En av e-hälsocoacherna ansvarade för att hålla i utbildningen i PDU i de 4 verksamheter som var först ut. Utbildningarna i IT-stödet och arbetssättet utfördes som workshoppar; 6 i varje verksamhet, varje workshop är en 3 timmar lång och fokuserar på en del av PDU-hjulet (arbetssättet) och samtidigt på en del av IT-stödet. E-Hälsocoachen har haft dessa workshoppar för att implementera IT-stödet och sprida kunskaper om arbetssättet. Förbättringsarbete ledningsgruppen äldreomsorgen: För att fördjupa arbetet med avvikelsehantering i äldreomsorgen och för att fördjupa chefernas kunskap i förbättringsarbete startades ett förbättringsarbete upp i ledningsgruppen, där samma verktyg och metodik användes som i Förbättrinsgkraft. Fokus har varit avvikelsehantering i verksamheterna och användandet av de data som nu kan fås ut ur våra digitala system Qlikvew och det nya ledningssystemet och hur de ska användas i arbetet med avvikelser. Verksamhetscheferna har fått arbeta med team i sina verksamheter kring de delar av avvikelseprocessen de behöver arbeta med och de har fått kunskaper om hur de kan få syn på sina resultat och hur de använder dem. Uppföljning och utvärdering I samband med varje utbildningsinsats har en utvärdering gjorts av hur insatsen motsvarat lärandemålen för utbildningen, både i PDU, Förbättrinsgkraft och i de lokala utbildningarna. I Förbättrinsgkraft har coacherna även fått utvärdera hela programmet under en gruppdiskussion i slutet av varje termin. I början och slutet av projektet har en självskattningsenkät skickats ut till samtliga medarbetare. Superanvändarna har fått utvärdera löpande muntligt tillsammans med e- Hälsocoacherna under de möten som vi har haft. Resultaten från utvärderingarna som följt varje utbildningsinsats har använts fortlöpande under projektet för att förbättra de olika insatserna. Nedan (Tab 1) ett exempel på hur en sådan utvärdering av lärandemål kan se ut, detta från den 1:a workshoppen om PDU i en verksamhet: Tab 1 8
Projektets resultat och mål För att utvärdera projketets resultat gjordes en enkät efter analysfasen 2016 och nu i slutet av 2018 gjordes samma enkät. Antalet svarande 2016 var 172 personer och 2018 svarade 89 personer. Enkäten bestod av ett antal frågor som listats nedan. Nedgången i svarsfrekvens kan bero på att Bräcke diakoni under projektperioden har förlorat upphandlingar av äldreboenden där ett boende gick över i annan regi redan under 2017 och då förvsann knappt 30 medarbetare och 2 stora boenden övergår i samband med projketets slut nu i oktober 2018 till andra utförare, då många av personalen går över till annan arbetsgivare kan det ev. minska motivationen att svara. Frågorna i enkäterna var som följer: I vilken verksamhet arbetar du? Vad är din titel? Jag vet vad e-hälsa är. Jag använder elektroniska informations- och kommunikationssystem i mitt dagliga arbete. Jag har tillräcklig kunskap om de elektroniska informations- och kommunikationssystem som används i mitt arbete (ex. journalsystem, e-post, kvalitetsregister). Jag har tillräckliga kunskaper om de IT-verktyg som används i mitt arbete (ex. dator, telefon, surfplatta). Jag kan vara med och påverka hur IT används på mitt arbete. Jag har en arbetsmejladress. Jag vet hur man använder arbetsmejlen Svarsalternativen löd: Instämmer helt och hållet Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej I tabellen nedan redovisas svaren på en del av frågorna och de 2 positiva svarsalternativen har summerats och redovisas i procent. 9
Resultat enkät e-hälsa Tab 2 Vi kan se förbättringar när det gäller samtliga frågor i våra enkäter (Tab 2), vilket tyder på att insatserna i projektet har haft god effekt på hur medarbetarna upplever sina kunskaper om e-hälsa och de system och IT verktyg som används i verksamheterna. 10
Tab 3 Vi kan också se att andelen vet ej svar minskat kraftigt, vilket visar att personalens osäkerhet minskat i alla områden. Vi kan se att resultatet i de bägge tabellerna (Tab 2 och Tab 3) visar en ökning även när gäller hur medarbetarna upplever att de kan vara med och påverka hur IT används i verksamheterna, trots att detta inte varit i fokus under projekttiden. Arbetet med horisontella principer har varit en utmaning men har resulterat i ett flertal anpassningar för att hitta rätt nivå för målgrupp. Anpassningarna har bestått ibland annat: Riktade utbildningsinsatser efter individuella behov och förutsättningar. Superanvändare har kunnat sitta 1 och 1 för att anpassa utbildningen till den enskilde deltagaren. Tillfälle att återkoppla ytterligare behov till Superanvändarna, det som känts svårt, därefter möjlighet till ytterligare individanpassad utbildning. Varierande storlek på grupper vid varje utbildningstillfälle på Sfären ex. 2-3 personer/tillfälle. Anpassat utbildningstiderna till löpande verksamhet för att underlätta för personalen. Anmälningslistor tillgängliga för alla välj det tillfälle som passar bäst! Utbildningar anpassade för målgruppen, utbildarna har anpassat språk, använt bilder och skärmklipp i steg för steg för att se till att materialet blir tillgängligt. Förbättrinsgkraft innebär dagar med en blandning av teoretiska pass som följs av eget arbete med gott om tid för frågor och reflektioner. Utbildarna hinner stämma av att alla tillgodogjort sig kunskaperna och också kan omsätta dem. 11
Förbättrinsgkraft bygger på tydliga arbetsuppgifter som teamen gör på egen hand, ger möjlighet att implementera kunskapen och omsätta den i sin verksamhet och också möjlighet att få hjälp vid nästa tillfälle med det som inte förståtts/fungerat. I slutenkäten 2018 fanns 3 extra frågor om utbildningarna och digitala arbetssätt: Projektets utbildningar har ökat min kunskap om digitala arbetssätt (datorer, journalsystem, mejl mm). Projektets utbildningar har varit bra anpassade till mina förutsättningar (vad gäller t.ex. språknivå, tempo, lärare, tid mm). Min förståelse har ökat för hur digitala arbetssätt kan bidra till positiv utveckling inom min verksamhet. I tabellen nedan (Tab 4) har de 2 positiva svaren för varje fråga summerats. Tab 4 Vi kan se att projektet har ökat deltagarnas kunskap och att utbildningarna som erbjudits har varit bra anpassade och att medarbetarna nu har en ökad förståelse av hur digitala arbetssätt kan bidra positivt. Ett tydligt resultat som visar att projektet nått de önskade målen; personalen har fått ökad kunskap och arbetet med horisontella principer har haft effekt, deltagarna upplever att utbildningarna varit anpassade. Ett exempel från en utvärdering efter en workshop i PDU: 12
Kommunikation och spridning Under projektets gång har en av e-hälsocoacherna varit med på Vitalis och presenterat hur vi arbetat med rollen superanvändare och vilka resultat det gett. En av e-hälsocoacherna har deltagit på microsystemfestivalen och presenterat projektet som helhet och de områden som kom fram under analysfasen. För att förankra projektet i organisationen och fördjupa kunskaperna om e-hälsa så har det regelbundet varit en del av avstämningsmöten och arbetsplatsträffar på Rehabcenter Sfären och i augusti 2018 hölls 3 stycken e-hälsodagar för organisationens medarbetare där programmet bestod bland annat av: Kunskaper om e-hälsa och vad det innebär som personal Dokumentation och lagar och regler kring det Informationssäkerhet och GDPR, Office online och filhantering Utvärderingen av e-hälsodagarna gav bland annat följande kommentarer: Användande av resultat PDU: det positiva mottagandet av workshopparna har lett till att implementeringen kommer fortsätta ske på liknande sätt eftersom fortsatt spridande är planerat inom äldreomsorgen, eventuellt sprids det även till andra områden i organisationen. I den fortsatta utvecklingen av arbetssättet och av IT-stödet ingår en av e-hälsocoacherna i det vidare arbetet med IT -stödet. 13
Arbetet med Förbättrinsgkraft fortsätter i organisationen som tidigare, användandet av surfplattor kommer troligen att fortsätta då det under projektet visat sig vara värdefullt i de verksamheter där personalen har sämre åtkomst till datorer. Superavändare: de som haft rollen som superanvändare kommer att bli en del av det interna nätverket som IT avdelningen har, där rollen har kallats LITA (lokalt IT ansvarig) och under november sker övergången med de första gemensamma mötena där också det utbildningsmaterial som producerats under projektet presenteras för nätverket. Checklista för Horisontella principer kommer att föras in i de olika utbildningar som kvalitetsavdelningen ansvarar för. För att arbetet med tillgänglighet och icke diskriminering när det gäller kompetensutveckling ska fortleva, arbetet med det har inletts under hösten 2018. Kommentarer och tips Vi har upplevt att det faktum att vi byggt på medarbetarnas intresse och på behoven hos dem vi finns till för hart varit en stor del av framgången. Om vi skulle tipsa någon annan att göra något liknande skulle råden bli: starta med en ordentlig analysfas där medarbetarna får uttrycka hur man använder IT idag och vilka behov och önskemål de har om IT-användning och e-hälsa i verksamheterna. Att ta avstamp i behovet har gett projektet legitimitet och gjort att de känts angeläget hos dem vi träffat. Det har också gjort det lätt för e-hälsocoacherna att kunna planera insatser, behovet i verksamheterna har fått styra prioriteringar och planer. Som en medarbetare skrev i en utvärdering av alla 6 workshopar i PDU: Det fokus som funnits på medfinansiering har ibland gett mindre fokus på innehåll, medfinansieringen och krav på nedlagd tid har gett en stress. Arbetet med att få till rapporterad tid har gett en frustration och mindre möjlighet att fokusera på innehållet i insatserna. 14
15