Sid 1 (15) Intern miljörevision av Sahlgrenska Akademin Tid: 26, 27 och 28 mars, 2018 Plats: Göteborg Revisionsledare: Maria Djupström Revisor: - Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2015, EMAS III 2009 samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning Revisionen av miljöledningssystemet omfattar verksamheten vid: Inst. Biomedicin, Sahlgrenska Cancer Center (SCC), Medicinargatan 7 Inst. Medicin, Avd AMM, Medicinaregatan 13 Inst. Odontologi, Sektion 1, Sektion 2 och Sektion 3, Medicinaregatan 12 Campusservice Medicinareberget, Medicinaregatan 3 och 1G Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för Sahlgrenska Akademin överensstämmer med kraven i ISO 14001:2015, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorn har granskat dokumentationen i fakultetens sidor om Miljö och hållbar utveckling (https://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo ) genomfört samtal med medarbetare enligt program (bilaga 5) och deltagarlista (bilaga 4) samt genomfört besök i verksamheten, samt tagit stickprov i den lokala dokumentationen inom respektive reviderat område. Revisorn har också granskat tidigare avvikelser från interna och externa miljörevisioner och bedömer att inte alla avvikelser åtgärdats på ett tillfredsställande sätt. Uppföljningarna visar att flertalet avvikelser inte är stänga. Det saknas också en tydlig övergripande analys från revisionsresultat och dess innebörd på ledningens genomgång. Avvikelse är noterad om detta. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt förbättringsmöjligheter enligt följande: Antal större avvikelser 1 Antal mindre avvikelser 12 Antal förbättringsmöjligheter 20
Sid 2 (15) En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 1. En lista med alla förbättringsmöjligheter återfinns i bilaga 2. En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och förbättringsmöjligheter samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 3. Kopia av revisionsrapporten är översänd till reviderad organisation samt till universitetets miljörevisionsledare. Originalet är skickat till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Resultatet av revisionen delges rektor vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Avvikelserna i revisionsrapporten ska åtgärdas (alternativt att en plan för åtgärdande redovisas) inom sex veckor efter mottagen rapport. Fakultetens miljösamordnare och/eller institutionens miljörepresentant beskriver och sammanställer de åtgärder som genomförts för respektive avvikelse. Sammanställningen skall skickas till universitetets miljörevisionsledare Marianne Dalbro (marianne.dalbro@gu.se) senast den 5 juni 2018.
Sid 3 (15) Kommentarer och slutsatser GENERELLT SAHLGRENSKA AKADEMIN: Positiva iakttagelser: - Seminarieserie Planeten (https://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo/klimatet--- seminarieserie) - Det finns länkar lätt åtkomliga för medarbetare och studenter med syfte att lämna förbättringsförslag och avvikelser - Bra checklista introduktion nyanställda och tydligt inläsningsmaterial, vilket också är väl implementerat på reviderade områden - Avfallsstationer med tydlig sortering, som i tagna stickprov visar på god avfallssortering - Nätverk för integrering av Hållbar Utveckling i utbildning, där varje institution har en representant - Miljörådet är ett väl sammansatt och fungerande nätverk för institutionernas miljösamordnare. Möjlighet till att identifiera gemensamma förbättringsområden, utmaningar samt sprida goda exempel. - Cykelfixdagen, med gratis service av cyklar för studenterna Förbättringsområden: - De flesta institutioner saknas information runt pågående mål/förbättringsaktiviteter på sina respektive miljöhemsidor. - Något tydligare tips om bästa val för resor kan med fördel ges på er miljö- och hållbarhetssida under resor, så ni gör lätt att göra rätt. Detta är ju en av GU:s betydande miljöaspekter. - Viss centrala och strategiska dokument (handlingsplan, årscykel, miljöhandbok) som ligger på SA hemsida är inaktuella - Saknas tydlig kommunikation/dokumentation om förväntat ansvar för gruppledare inom miljö (och arbetsmiljö). Rekommenderar att förtydliga detta då denna funktion/roll är nära verksamheten - Ledningens genomgång på SA nivå följer inte de interna kraven i GU:s miljöledningssystem ej heller kraven i nya ISO 14001:2015 runt ledningens ansvar Övriga rekommendationer: - Med fördel genomför ledningens genomgång minst 2 ggr/år, - Inför tydlig punkt på agendan för ledningens genomgång vad gäller analys över revisionsresultat och en summerande punkt vad gäller analys av miljöledningssystemets effekt och verkan utifrån identifierade risker och möjligheter.
BIOMEDICIN Sid 4 (15) Positiva iakttagelser: - Tydlig information på Biomedicins hemsida runt miljö/hållbarhet - Miljörepresentanter på alla avdelningar - SCC: Engagerad miljögrupp bestående av miljörepresentanter från varje våning samt samordnare miljögrupp. - SCC: Verksamhetsmöten, med all personal och obligatorisk närvaro, med miljöoch hållbarhet på agendan - SCC: God ordning och reda på brandskyddsarbetet - SCC: Tydliga ansvar och befogenheter för miljösamordnare SCC (dock ej för miljörepresentanterna) Förbättringsområden: - Saknar fastställd aktivitetslista för 2018 - SCC: Viss svårighet att tillämpa aktivitetslistorna från de olika institutionerna på centrum, medarbetare tillhör olika institutioner och kopplar därmed till olika aktivitetslistor, som nödvändigtvis inte är tillämpbara på SCC - SCC: Riskbedömningar utförda i alla stickprov tagna under revisionen, dock bör systematik runt uppdatering införas då vissa var grundade på gamla säkerhetsdatablad Rekommendationer - Rekommenderar att lägga ut Biomedicins aktivitetslista på miljösidorna, för att sprida information om pågående förbättringsarbete inom miljö och hållbarhet - SCC: Rekommenderar att miljögruppen bjuder in berörda institutioners miljösamordnare till sina miljömöten, för ökad kommunikation och samverkan - SCC: Kommunicera alla fina utbyten av kemikalier som gjorts, till SA miljösamordnare och substitutionsgruppen
MEDICIN Sid 5 (15) Positiva iakttagelser: - Miljörepresentanter utsedda på alla avdelningar, vilka träffas med regelbundenhet - Miljösamordnare på institutionen för Medicin engagerar avdelningarnas miljörepresentanter bland annat genom att hålla miljömöten ute i verksamhetens olika områden för att sprida engagemang och insikt i övriga områdens miljöarbete Förbättringsområden: - För tredje revisionen i rad deltar inte institutionens ansvariga på utsatt intervjutid - Miljöinformation saknas på Medicins hemsida - Miljömöten med ledningen såväl som miljörepresentantmöten är inte protokollförda - Saknas dokumenterad planering, uppföljning samt analys av miljöledningssystemets effekt och verkan Rekommendationer - Att hitta områden i miljöarbete som engagerar ledning och personal - Tydligare resurser för miljöarbetet rekommenderas - Att ledningen visar större delaktighet och engagemang i miljöarbetet, till exempel med vidgad syn genom att täcka in de globala hållbarhetsmålen där målen och flera av delmålen ligger helt i linje med Medicins arbete
Sid 6 (15) ODONTOLOGI Positiva iakttagelser: - Planschen Miljötänk odontologi, enkelt och tydligt budskap för minskad miljöbelastning, vilken var uppsatt på samtliga anslagstavlor som passerades under revisionen - Tydlig och bra uppföljning av aktivitetslistan 2017 - Planer på att under vissa ledningsmöten lägga än mer fokus på miljö och arbetsmiljö - Uppföljning av medarbetarnas Val av färdsätt, via reseräkningar, med möjlighet att återkoppla - Miljöarbetet är väl resurssatt, med miljörepresentanter som har tydliga arbetsuppgifter och tid att genomföra dem - Engagemang för att föra in hållbarhetsperspektiv i utbildningen. Till exempel under termin 6 på tandläkarprogrammet där studenterna ska reflektera över hållbarhet i ett grupparbete uppbyggt som postersessions i en konferens. - Väl utförda CMR-utredningar och riskbedömningar Förbättringsområden: - Aktiviteterna i aktivitetslistan för 2018 kan ha tydligare fokus på förbättringar. Idag mer av karaktären följa gällande rutiner och snarare att hålla nivån än att leda till förbättringar. För Energi saknas det aktivitet. - Viktigt att information som kommer fram via CMR-utredningar och riskbedömningar överförs till introduktion nyanställda/information till studenter etc. - Flertalet chefer har inte gått chefsutbildning miljö/hållbarhet Rekommendationer - Inför tydlig återkoppling till studenter som inte använder nödvändig skyddsutrustning - Förtydliga strukturen och systematiken i medarbetarsamtal
Sid 7 (15) CAMPUSSERVICE MEDICINAREBERGET Positiva iakttagelser: - Det noterades tydliga förbättringar inom arbetsmiljöarbetet på campusservice under det senaste året, och som medfört positiva och konkreta förbättringar även inom miljöarbetet (såsom hantering avfall, medvetenhet runt kemikalier m.m.) - Aktiviteter för att tillgängliggöra sig säkerhetsdatablad samt dess innehåll och innebörd vid transport av farligt gods - God samverkan mellan lokalvård och verksamheten för ökad sortering och god hantering av avfallet. Till exempel placering avfallsstationer. - Inga papperskorgar i föreläsningssalar för att öka medvetenhet hos studenterna om avfallssortering - Diskussioner förs om att ta bort sopi -påsarna. Också detta för att öka avfallssorteringen och minska fraktionen brännbart - Vid ombyggnationer tas överbliven inredning och möblemang omhand, vilka sedan tillgängliggörs för anställda och studenter - Tydlig och strukturerad protokollföring från ledningsmöten och APT-möten Förbättringsområden: - Behov av att öka kunskap och medvetenhet runt städvattnets miljöpåverkan, och eventuellt brist i lagefterlevnad då: o det saknas analys av innehållet i städvattnet, vilket är speciellt viktigt när det gäller labbgolv o städvattnet hälls rakt ut i en golvbrunn, där det råder osäkerhet om avloppet är kopplat direkt till avloppsnätet - Dialogen mellan förvaltningen och campusservice Medicinareberget vad gäller aktivitetslistan bör förtydligas vad gäller aktivitetslistan och hur campusservice ska medverka i denna - Inte all berörd personal har gått chefsutbildning inom miljö/hållbarhet Rekommendationer - Säkerställ att det finns riskanalyser för Lokalvård i laboratorium - Genomför analys av städvatten från riskfyllda laboratoriemiljöer Maria Djupström Revisionsledare tel: 0768 797350 / 031 772 25 15 e-post maria.djupstrom@chalmers.se Dokument inom miljöledningssystemet vid Miljörevisionsrapport Upprättad och fastställd av, Maria Djupström 2018-03-29 Dnr: M 2018/xx
Sid 8 (15) BILAGA 1 Lista över avvikelser (Typ: S = Stor avvikelse, M = Mindre avvikelse) Nr Kravelement Avvikelse Typ Generellt SA nivån 1 5.1 6.2 samt interna rutiner på GU KRAV: Enligt ISO 14001:2015 (Ledarskap och åtagande, 5.1), GU:s Rektorns delegationsordning (Dnr V 2016/553) samt GU:s Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet (Dnr V 2016/644) skall ledningen visa sitt ledarskap och åtagande i fråga om miljöledningssystemet för att säkerställa miljöledningssystemets prestanda och ständiga förbättringar inom densamma. - 1. Det saknas generellt en fullständig genomgång av miljöledningssystemets efterlevnad och prestanda på faktultetsledningsnivå samt institutionsledningsnivå inom reviderade områden. Till exempel sammanställning och analys av externt och internt revisionsresultat och samlad analys över institutionernas förbättringsarbete genom aktivitetslistorna. - 2. Saknas tillgängliga bilagor tillhörande ledningens genomgång för 2017-05-24-3. Ledningens genomgång genomfördes senast 24 maj 2017 och dessförinnan december 2016. För att uppfylla kravet enligt ISO 14001 och GU:s styrdokument inom detta område (se ovan under KRAV) krävs minst en uppföljning av miljöledningssystemets prestanda (resultat mål, status avvikelser m.m.) under löpande budgetår för att vid behov kunna fatta beslut rörande miljöledningssystemets efterlevnad och effektivitet. - 4. Saknas miljö/hållbarhetsmål för 2018 på SA hemsida alternativt tydlig länk - 5. Saknas miljö/hållbarhetsdimension i Handlingsplan 2018-2020 och verksamhetsplan 2018-6. Kopplingar från SA hemsida till miljö-hållbarhetssidor är otydlig. M SA dokumentation på sin egen hemsida, Protokoll ledningens genomgång fakultetsnivå (2017 och 2018) samt protokoll från institutionerna Biomedicin och Odontologen. Institutionen medicin saknar dokumenterade protokoll som styrker ledningens åtagande inom miljöledningssystemet. Inaktuella strategiska miljö/hållbarhetsdokument ligger på SA miljö- och hållbarhetssidor, och det saknas aktivitetslista för 2018: - Årscykeln (https://sahlgrenska.gu.se/digitalassets/1611/1611701_-- rscykel_milj--arbetet_-2017.pdf ) - Handlingsplan / aktivitetslista (https://sahlgrenska.gu.se/digitalassets/1479/1479631_sahlgrenska-akademinshandlingsplan-f--r-h--llbar-utveckling-och-milj---2012.pdf ) Åtgärder o. orsaksanalys Åtgärd 1. Årscykeln är uppdaterad till 2018 och ligger nu på SAs miljöhemsida. Planerar att införa årscykel som rutin i början av året. Orsak 1. Inget som vi haft rutin på att göra. Åtgärd 2. Bilagor till 2017-05-24, genomgång med ledningen ligger på hemsidan under rubriken Sahlgrenska akademins miljöarbete, genomgång med ledningen. Länk: https://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo/miljoarbete
Sid 9 (15) Åtgärd 2. Hemsidan har uppdaterats med hänsyn till de brister som framkommit under revisionen. Följande är åtgärdat: Orsak 2. Bristande rutiner. Åtgärd 3. Genomgång med ledningen genomfördes den 14 mars 2018 men dokumenten hade inte publicerats under revisionen. Detta är nu åtgärdat. Orsak 3. För lite tid mellan genomgång med ledningen och internrevisionen. Åtgärd 4. GUs Handlingsplan för Miljö och Hållbar utveckling 2017-2019 är länkad under rubriken Sahlgrenska akademins miljöarbete: https://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo/miljoarbete Orsak 4. Bristande rutiner. Åtgärd 5. Frågan om Saknas miljö/hållbarhetsdimension i Handlingsplan 2018-2020 och Verksamhetsplan/berättelse 2018 tas upp inför nästa handlingsplansperiodarbete. Orsak 5. Detta har inte tagits upp av tidigare ledning. Åtgärd 6. Det är allmänt svårt att finna SAs miljöhemsidor, därför har frågan tagits upp med centrala web-kommunikatör. Allt material på hemsidan skall flyttas till ny plattform 2019. Orsak 6. De centrala sidorna på SAs hemsida här ändrats utan vår vetskap. /Miljörådet 20180612 2 4.2, 4.3, 6.1.1 och 6.1.3 KRAV: Intressenter och deras kvar/behov/förväntningar ska identifieras på SA (eventuellt även relevant på nivån institutionerna inom SA) samt dessa intressenters kopplingar till miljöaspekter och bindande krav ska tydliggöras (väsenlighetsanalys). Det gick inte att uppvisa tydlig dokumentation av SA intressenter, risker samt åtgärder för att hantera risker och möjligheter (s.k. väsentlighetsanalys). Avsaknad utav Åtgärd. Enligt GMV-Miljöenheten så är det inte något krav att varje fakultet skall göra en intressentanalys. Flera av miljörådets miljösamordnare var med på den analys som gjordes på GU centralt. Väsentlighetsanalys har nu gjorts av miljörådet i april 2018 med utgångspunkt från GUs analys och följande betydande miljöaspekter har identifierats: Inköp, Inventarier, Ombyggnation, Nybyggnation, Resor till o från arbetet, Tjänsteresor, Energianvändning, Laboratorieverksamhet, Avfall o avfallshantering, Datoranvändning Orsak. För att inte glömma av att utföra en Väsentlighetsanalys bör den ingå i årscykeln, det har den inte gjort. /Miljörådet 20180612 M
Sid 10 (15) 3 9.3 KRAV: Det är ledningens ansvar att analysera effekten av miljöledningssystemets verkan, inklusive fatta åtgärder utifrån identifierade risker på relevant nivå. M I protokollen från ledningens genomgång 2016-12-07 samt 2017-05-24, kunde ej noteras en heltäckande analys eller beslut om åtgärder utifrån resultatet i revisionerna. Detta utgör ett viktigt underlag inför beslut om miljöledningssystemet är effektivt och ändamålsenligt - I intern revisionen från 1-2 december 2016 identifierades 6 allvarliga avvikelser och 18 mindre. I dokumentation som visar på uppföljning (https://sahlgrenska.gu.se/internt/miljo/miljorevision/internrevision ) saknas analys av resultatet från denna revisionen. Flertalet avvikelser är inte stängda. - I avvikelse från den externa revisionen 2017, genomförd av RISE, påpekas brist i LSdt9 att SA. I samma rapport från RISE finns flertalet avvikelser. Dokumentation som visar Protokollen från ledningens genomgång 2016-12-07 samt 2017-05-24 Åtgärd. Analys av effekterna och åtgärder kommer att vara med som en punkt vid Genomgång med ledningen framöver för att tydliggöra miljösystemets verkan. En ökad medvetenhet ang. avvikelsehanteringen medför att den typen av avvikelser kan undvikas framöver. 4 7.3 KRAV: Orsak. Uppföljningsrutin har saknats. /Miljörådet 20180612 Enligt intern rutin GU skall chefer gå en speciell Chefsutbildning inom miljö- och hållbarhet: Flertalet chefer inom SA har inte gått Cheftutbildningen inom miljö- och hållbarhet. Flertalet chefer har inte gått utbildningen. Kartläggning bör göras för att fånga upp alla. Kartläggning över medverkande från SA för 2017 har genomförts. Fyra stycken chefer har medverkat. Under 2017 gick 4 personer från SA: Under 2018 har GMV fått ställa in de planerade utbildningarna under våren pga för få deltagare. I höst är två planerade utbildningar, en bokning från SA. Miljörådet skickar mail till GMV/GU -centralt att vi starkt stödjer att miljöutbildning ingår i den obligatoriska chefsutbildningen, vilket är planerat. Orsak. Tidbrist, låg prioritering. Många chefer är nytillsatta. En okunskap att utbildningen finns kan också bidra.. /Miljörådet 20180612
Sid 11 (15) 5 8.1 KRAV: Innebörden av bindande kraven (lagkrav, krav från intressenter) och information om eventuella miljö- och hälsorisker skall kommuniceras till berörda medarbete och andra berörda (såsom till exempel studenter, praktikanter). M Det framkom att viktig information från CMR-utredningar och riskbedömningar inte i tillräcklig omfattning kommuniceras, förmedlas till nyanställda, studenter etc. Vid rundvandring på flertalet platser framkom att information om krav på personlig skyddsutrustning inte kom in i checklista nyanställda och på besök under en studentlaboration hade ingen av närvarande studenter korrekt skyddsutrustning trots hantering av kemikalier som påverkar reproducerbarhet. Åtgärd. Avvikelsen är kommunicerad på miljörådet. Institutionerna kommer att ta upp avvikelsen i sina miljögrupper och ser till att information om CMR-ämnen är med i introduktionsmaterialet. Miljörådet går igenom och uppdaterar introduktionsmaterialet som ligger på SAs hemsida. Miljörådet ser till att detta tas upp i web-introduktionen som håller på att utarbetas. Orsak. Bristande kommunikation. /miljörådet 2080612 6 6.2 KRAV: Miljömål skall upprättas för relevanta funktioner och nivåer. Enligt interna rutiner på GU skall en aktivitetslista upprättas, genomföras och följas upp på dess resultat för att säkerställa att lärosätet och alla fakulteter bedriver ett aktivt förbättringsarbete inom miljö och hållbarhet, i linje med GU:s Handlingsplan. M Det kunde inte uppvisas en dokumenterad, aktuell aktivitetslista och inte dokumenterad uppföljning av tidigare års aktivitetslistor. Avsaknad utav Åtgärd. För 2018 har Miljöenheten (GMV) inte krävt in en aktivitetslista (enligt tidigare års mall) för institutioner/fakultet. Orsak. Vi arbetade i enlighet med instruktioner från GMV-Miljöenheten centralt. Planering av miljöarbetet i form av aktivitetslista planeras att återinföras under 2019. Miljörådet 20180612 Biomedicin 7 6.2 KRAV: Miljömål skall upprättats på relevanta funktioner och nivåer. Det är också ett centralt krav från GU att en aktivitetslista skall fastställas, genomföras och följas upp. M Det saknas en fastställd aktivitetslista för 2018 på institutionen Biomedicin.
Sid 12 (15) Nr Kravelement Avvikelse Typ Avsaknad utav. Orsaksanalys: 8 5.3 Återrapportering för 2017 och planeringen för 2018 (motsvarigheten till aktivitetslistan) är publicerad på institutionens externa och interna hemsida. Åtgärd genomförd 2018-04-23 Cecilia Koskinen För 2018 har Miljöenheten (GMV) inte krävt in en aktivitetslista (enligt tidigare års mall) för institutioner. Institutionen rapporterade in resultatet för 2017 samt planeringen för 2018 i GURIA i januari och planeringen räknades som motsvarigheten till aktivitetslistan för 2018. Dock är den inte tillgänglig för institutionens anställda. Aktivitetslistan planeras också att återinföras under 2019. KRAV: Ansvar och befogenheter skall vara tydligt kommunicerade. Enligt GU:s egna rutiner skall verksamheten inom SA ansvara för riskavfall. Det råder viss tveksamhet i vem som ansvarar för riskavfallet inom SA, biomedicin för centrumet SCC. Framkom under rundvandring. Jonas Nilsson på SSC har tagit på sig att vara ansvarig för avfallsrummet, tills han finner en ersättare. En skylt med information om rumsansvarig och kontaktuppgifter är uppsatt utanför rummet./20180502 Rita Grandér M Orsaksanalys: Tveksamhet vem som skulle vara ansvarig för rummet. Medicin 9 5.1, 6.2 samt interna rutiner på GU KRAV: GU:s Rektorns delegationsordning (Dnr V 2016/553) samt GU:s Roller, ansvar och befogenheter inom miljöledningssystemet (Dnr V 2016/644) skall ledningen visa sitt ledarskap och åtagande i fråga om miljöledningssystemet för att säkerställa miljöledningssystemets prestanda och ständiga förbättringar inom densamma. Ansvariga för miljöledningssystemet inom Medicin har inte närvarat på de senaste såväl interna som externa revisionerna under 2016, 2017. Åtgärd från avvikelse 2016 (perfekt skall närvara vid nästa intern revision) är ej uppfylld då prefekt inte var med i intern revisionen mars 2018. Revisionsprotokoll från intern revision 2016 och extern revision 2017. Prefekt eller proprefekt kommer att delta vid nästa revision. Datum för höstens revision ej bestämd. Prefekt eller proprefekt (Jan Boren Anna Rudin) S Orsaksanalys Prefekt fick viktigt förhinder och delegerade med fullt förtroende till miljöansvarig Uppföljning:
Sid 13 (15) 10 6.2 KRAV: Miljömål skall upprättats på relevanta funktioner och nivåer. Det är också ett centralt krav från GU att en aktivitetslista skall fastställas, genomföras och följas upp. Det saknas en fastställd aktivitetslista för 2018 på institutionen Medicin. Avsaknad utav. M Orsaksanalys: Handlingsplanen ligger nu på hemsidan för medicin, aktiviteter för 2017 och 2018 finns i Guria. Eva Sjögren Nilsson 20180502 Missförstånd då vi utgått ifrån att Guria ersatt, handlingsplanen på hemsidan. Uppföljning: Odontologi 11 8.1 KRAV: Innebörden av bindande kraven (lagkrav, krav från intressenter) och information om eventuella miljö- och hälsorisker skall kommuniceras till berörda medarbete och andra berörda (såsom till exempel studenter, praktikanter). Det framkom att viktig information från CMR-utredningar och riskbedömningar för metylmetakrylat tydliggör vilken skyddsutrustning som skall användas i samband med studentlaboration. Under revisionen använde ingen av studenterna lämplig, med ändå tillgänglig, skyddsutrustning. Rundvandring i sektion 2, tandteknikernas studentlaboratorium. M Åtgärder: För att åtgärda den brist som noterades vid internrevisionen så kommer vi göra ett antal insatser: Befintliga riskbedömningar på material och arbetsprocesser skall kontrolleras och rutin för komplettering vid nyinköp av material ska arbetas fram. Lärare ska uppdateras ytterligare gällande säkerhetsdatablad, riskbedömningar, KLARA samt hur dessa skall implementeras i undervisningen. Vikten av lärarrollens betydelse i användning av skyddsutrustning på laboratoriet och i undervisningssituationen måste också betonas. Den skriftliga informationen i form av rutiner, manualer, arbetsbeskrivningar etc. som finns tillgängliga för studenter och personal ska tydliggöras avseende risker och skydd. En gemensam mall för studiehandledningarna som finns till varje kurs håller på att utarbetas med tydligare och synligare information om material, risker och skydd. Idag examineras studenterna vanligen med fokus på resultat och inte på processen. Vi ska införa en processfokuserad examination i minst en kurs där studenterna behöver visa både hur de genomför arbetet och använder rätt skyddsutrustning för att bli godkända. Tandteknikerprogrammet arbetar med en ny utbildningsplan som planeras starta HT-19. I den kommer det vara mer fokus på arbetsmiljö- och miljöarbete. Under termin 1 kommer det finnas en kurs där bl.a. arbetsmiljö och skyddsutrustning tas upp och examineras i större omfattning än vad som sker i nuvarande utbildningsplan. 20180425/Per Svanborg
Sid 14 (15) Orsaksanalys: Studenterna arbetade inte med Metylmetakrylat, men de arbetade med Renfert Sekundenkleber och de hade instruktioner att använda handskar och skyddsglasögon, vilket föreskrivs i säkerhetsdatabladet det gjordes inte vid revisionsronden. Studenterna arbetar självständigt efter erhållna instruktioner och uppenbarligen behövs ytterligare åtgärder för att motverka slarv med föreskriven skyddsutrustning. 20180425/Per Svanborg Campusservice Medicinareberget 12 7.2 och 8.1 KRAV: SA, och i det här fallet campusservice Medicinareberget, har ansvar att kommunicera relevanta krav på underleverantörer och andra berörda, samt säkerställa att dessa efterlevs i synnerhet vad gäller lagefterlevnad. Det åligger SA och CSM att också säkerställa nödvändig kompetens och underleverantörer och andra berörda. Det saknas strukturerad och dokumenterad information/krav på entreprenörer och underleverantörer till CSM. M Avsaknad utav Åtgärder: Campus tar reda på om detta finns som dokumenterat hos Gemensamma förvaltningen. Campus har inte i dagsläget identifierat någon specifik leverantörer/entreprenörer som uppfyller kompetens och lagefterlevnad. Åtgärdas till senast den 31 december 2018. 20180521/Jon Karlsson Orsaksanalys Campus har inte tidigare fått information om att detta behövs. Vi använder oss av upphandlade leverantörer/entreprenörer via inköpssystemet. Utöver detta används fastighetsägarnas leverantörer/entreprenörer. Avvikelser ges när krav inte är uppfyllda i miljöhandbok och i förlängningen mot standardens krav. Respektive avvikelse graderas som en större eller mindre avvikelse. Stor avvikelse: Helt kravelement i standarden saknas i systemet eller att systematiskt återkommande brister i tillämpningen av rutiner eller instruktioner förekommer på många ställen i organisationen. Avvikelsen kan också bestå i brist i uppfyllande av miljölagstiftning eller andra myndighetskrav. Mindre avvikelse: Enstaka brister i efterlevnaden av rutiner eller instruktioner. Det kan också vara frågan om att en rutin tillämpas men att det saknas dokumentation om tillvägagångssätt och resultat.
Sid 15 (15) BILAGA 2 Lista över förbättringsmöjligheter Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter Sahlgrenska Akademin generellt 1 - Certifieringsloggan på Sahlgrenska Akademins hemsida och miljö- och hållbarhetssidor är inaktuell. Certifieringsorganet heter numer RISE. 2 7.4.2 Det saknas länken till GU miljöpolicy, på student-fliken under miljö- och hållbarhetsidan (det står i texten hänvisning men det saknas som sagt). 3 7.5 Vissa länkar går fel på miljö- och hållbarhetssidorna: - Fliken resor till miljöenhetens hemsida - Inköp och kontor till miljöenhetens hemsida och ställ miljökrav 4 8.2 Rekommenderar att skriva brandrutinen direkt under fliken Nödläge istället för länk. 5 9.3 Med fördel genomför ledningens genomgång minst 2 gånger per år på fakultetsnivå. Speciellt om avvikelser/förbättringsområden har identifierats, och handlingsplaner/beslut fattas runt detta. 6 7.2, 7.3 Rekommenderas att tydligare väva in miljö/hållbarhet i doktorandstudierna. (7.2 kompetens) Såväl generellt, som förberedelse inför framtida position som samhällsaktör (7.3 medvetenhet) men också för att förhålla sig till GU:s ambitioner och målsättningar inom miljö/hållbarhetsområdet samt medvetenhet om de betydande miljöaspekterna under sin utbildningstid på lärosätet. 7 5.3 Rekommenderar på det starkaste att förtydliga gruppledarnas ansvar inom miljö och arbetsmiljöområdet. 8 Kap 10 Lågt antal avvikelser/förbättringar inrapporterade till GURIA och det är svårt att följa att de stängs. Även analys och beslut om övergripande åtgärder (såväl som reflektion över det låga antalet avvikelser) saknas under ledningens genomgång hos SA. Biomedicin Observera att detta är avvikelse från den externa revisionen 2017, genomförd av RISE, i LSdt9. Notera vikten av att detta förbättringsområde får stort fokus. 9 6.1.3 Riskbedömningar utförda i alla stickprov tagna under revisionen, dock bör systematik runt uppdatering införas då vissa var grundade på gamla säkerhetsdatablad Medicin 10 7.1 Rekommenderar att stärka resurserna inom miljöledningen för att sätta större fokus på miljöarbetet 11 7.2 Odontologi Ett önskemål som kommer att tas upp med den nya prefekten som tillträder sin tjänst 180701 Miljösamordnare på institution Medicin bör utbildas i GURIA. Miljösamordnaren ber om ursäkt för att ha uttryckt sig på sätt som fått revisorn att förstå att Guria utbildning ej varit utförd, så är inte fallet. Undertecknad anser att Guria är ett allt för trubbigt instrument och även tungrott för miljöarbetet /20180527 Henriette Philipson
Sid 16 (15) 12 6.2.2 Odontologi: Aktiviteterna i aktivitetslistan för 2018 kan ha tydligare fokus på förbättringar. Idag mer av karaktären följa gällande rutiner. För Energi saknas det aktivitet. Vid halvårsuppföljningen för 2018 ska miljörepresentanterna på institutionen gå igenom om det går att ställa tydligare mål för aktiviteterna i miljöarbetet 2018. 13 8.2 Oklart huruvida alla relevanta delar av Odontologi har genomfört brandövningar. Ifall det inte går att utföra brandövningar av praktiska skäl (patienter m.m.) rekommenderas att Den del av institutionen som delar lokaler med folktandvården har övningar i folktandvårdens regi. (Dessa övningar omfattas i dagsläget inte av övningar då även patienter utryms ur lokalerna.) De delar som inte har delade lokaler med folktandvården har framfört önskemål om att ha egen övning vid samma tidpunkt som de övningar som folktandvården genomför.
Sid 17 (15) Nr Kravelement Förbättringsmöjligheter utföra brandövning som skrivbordsövning. 14 7.4.1 Rekommenderas att låta miljö/hållbarhet utgöra en återkommande punkt på agendan för sektionsmötena inom Odontologi, för att effektivisera och säkerställa implementeringen av övergripande målsättningar /beslut m.m. och för att öka medvetenhet, kompetens och engagemang inom miljöfrågorna. Detta framförs till sektionscheferna som håller i agendan för sektionsmötena. Miljöarbetet tas redan i dagsläget upp i varierande omfattning på sektionsmötena. 15 5.1 och 5.3 Vid stickprov framkom att medarbetarsamtal inte utförs årligen och inte enligt given mall/rutin. Stickprov på sektion 3. 5.1 och 5.3 som det hänvisas till här är punkter i ISO 14001 miljölednings systemet, leadership and commitment and environmental policy. https://www.iso-9001- checklist.co.uk/download/iso-14001-2015-environmental-management-system-templatesample.pdf. I Rektors uppgiftsfördelning delegations-ordning står det att det ska planeras och årligen genomföras medarbetarsamtal, med samtliga medarbetare, dock nämns inte dokumentation. (Göteborgs Universitet har en mall som kan användas för dokumentation av medarbetarsamtal.) Lathund att tänka på för anställda och chefer finns ju också på GU-hemsidan. Campusservice Medicinareberget 16 6.1.2 och 6.1.3 Rekommenderar att göra en undersökning av städvattnets kemiska sammansättning och metallinnehåll, speciellt av vattnet från städning av labb där det hanteras och förvaras farliga ämnen och substanser. Campus lokalvårdssamordnare Beatriz Tomadus och José Jara tar tag i detta. Kontakt med Maritha Svensson görs för att säkerställa om rutiner behöver uppdateras. Åtgärdas senast 31 december 2018. 17 8.1 och 8.2 Det fanns ingen personal tillgänglig under revisionen för att diskutera om lokalvårdare har tillräckliga skyddskläder/skyddsutrustning för städning av laboratorium och andra rum med kemikalier och substanser som kan påverka miljön och människors hälsa. Finns det riskanalyser upprättade? Om inte rekommenderas det att dessa tas fram för relevanta områden/ alternativt en för arbetsmomentet Städning i laboratoriemiljö, och som med fördel inkluderar onormala lägen. Campus lokalvårdssamordnare Beatriz Tomadus och José Jara tar tag i detta. Åtgärdas senast 31 december 2018. 18 6.2 För engagemang och delaktighet i miljöarbetet bör Förvaltningen och campusservice Medicinareberget ha kommunikation runt aktivitetslistan och hur campusservice kan vara delaktiga i förbättringsaktiviteterna. Denna punkt diskuteras vidare under revisionen av Förvaltningen den 25 april 2018. GU - nivå Campus Chef/Biträdande Chef lyfter detta med GF ledning. Åtgärdas senast 31 december 2018.
Sid 18 (15) 19 7.5.3 Det upplevs generellt inom SA svårigheter att lokalt tillämpa vissa centrala dokument och IT-system. Rekommenderar utbildningsinsats/information/diskussion runt följande: Checklista lagefterlevnad, Aktivitetslistan, GURIA Speciellt fokus bör läggas på hur informationen från dessa handlingar samt analys av dess innebörd skall komma fakultetens ledning tillhanda, för att möjliggöra eventuellt beslut om åtgärd samt för att bedöma miljöledningssystemets effektivitet och verkan på ett tillfredsställande sätt. 20 9.1.2 Checklistan Lagefterlevnad saknar kolumnerna : - beslut/vad göra - uppföljning/effekt/resultat Förbättringsmöjligheter innebär att någon avvikelse från standardkrav inte föreligger men revisorn har gjort mindre observationer och ger rekommendation om förbättringar. Inget krav på uppföljande hantering finns. Det kan röra sig om förslag på förändringar i ett dokument, att länkning inom miljöhandboken inte fungerar eller att dokumenten finns men inte förts in i miljöhandboken. Det kan även vara en möjlighet till förbättring av såväl miljö som system, eller ett uppmärksammande av något som fungerar särskilt väl i systemet och kan vidareutvecklas.
BILAGA 3 Sammanställning av avvikelser och förbättringsmöjligheter Kravelement enligt ISO14001 Större avvikelse Mindre avvikelse Förbättringsmöjligheter Sid 19 (15) Reviderat (skriv JA vid de krav som ni har reviderat) 1 Omfattning 0 0 0 ja 4 Organisationens förutsättningar 0 2 0 Ja 5.1 Ledarskap och åtagande 1 1 1 Ja 5.2 Miljöpolicy 0 0 0 Ja 5.3 Roller, ansvar och befogenheter inom organisationen 6.1 Åtgärder för att hantera risker och möjligheter 6.2 Miljömål och planering för att uppnå dem 0 1 2 Ja 0 3 2 Ja 1 3 2 Ja 7.1 Resurser 0 0 1 Ja 7.2 Kompetens 0 1 2 Ja 7.3 Medvetenhet 0 1 1 Ja 7.4 Kommunikation 0 0 1 Ja 7.5 Dokumenterad information 0 0 2 Ja 8.1 Planering och styrning av verksamheten 8.2 Beredskap och agerande vid nödlägen 9.1 Övervakning, mätning, analys och utvärdering 0 3 1 Ja 0 0 3 Ja 0 0 1 Ja 9.2 Intern revision 0 0 0 Ja 9.3 Ledningens genomgång 0 1 1 Ja 10 Förbättringar 0 0 1 Ja Totalt antalet skrivna (korsreferens i tabell ovan ibland till fler kravelement) 1 12 20 I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt miljöstandarden ISO 14001. I vissa fall hänvisas även till kraven i EMAS (Europaparlamentets förordning om frivilligt deltagande för organisationer i gemenskapens miljölednings- och miljörevisionsordning). Fullständig text i kravdokumenten, samt en jämförelse mellan kraven i Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2015 och EMAS III 2009, återfinns på sidan: http://medarbetarportalen.gu.se/miljohandbok/uppfoljning/revision/rad-och-hjalp-for-interna-miljorevisorer/
Sid 20 (15) BILAGA 4 Medverkande i revisionen Institution Namn Roll Guide Rita Grander Miljösamordnare SA Biomedicin Mats Sandberg Miljösamordnare SA, Professor Biokemi Biomedicin Chatrine Buthler Administrativ Chef Biomedicin Cecilia Koskinen Miljösamordnare Inst. Biomedicin Biomedicin/SCC Pernilla Grundevik Lab.ing. Brandskydd Biomedicin/SCC Malin Nilsson Miljörepresentant, våning 3, doktorand Biomedicin/SCC Christina Karlson Miljörepresentant våning 5, lektor Biomedicin/SCC Jonas Nilsson Samordnare miljögruppen, forskningsledare Biomedicin/SCC Toshima Parris Miljörepresentant våning 6, forskare Biomedicin/SCC Annica Andersson Postdoc. Biomedicin/SCC Anna Martner Gruppledare, forskningsledare Biomedicin/SCC Fredrik Berg Thorn Gruppledare, forskningsledare Biomedicin/SCC Anders Ståhlberg Gruppledare, forskningsledare Medicin Henriette Philipson Miljösamordnare inst. Medicin Medicin Eva Sjögren Nilsson Administrativ samordnare Medicin Forskare AMM Odontologi Anicka Ekestubbe Prefekt Odontologi Agneta Robertson Properfekt Odontologi Magnus Havås Administrativ chef Odontologi Annika Herrström Miljörepresentant Odontologi Eva Frantzich Miljörepresentant Odontologi Petra H Johansson Miljösamordnare Odontologi Lars Rasmusson Sektionschef 1 Odontologi Kristina Hallberg Miljörepresentant Sektion 2, våning 8 Odontologi Annika Uldén Studierektor Tandteknik Odontologi Marie Krook Administratör Odontologi Asal Shikhan Biomedicinsk analytiker Odontologi Anna-Karin Östberg Miljörepresentant Sektion 3 våning 5 Odontologi Peter Lingström Sektionschef 3, Utbildningskommitén Campusservice Annika Freeman Biträdande Campuschef och servicesamordnare Campusservice Jon Karlsson Projektsamordnare, Miljösamordnare Campusservice Monica Ramirez Lokalvårdare