2018-06-27 1 (5) Kommunförvaltningen Användarkonto Procapita Ansvarig Systemägare procapita VoO + IFO Upprättad av Karin Broholm, Gustaf Janse Upprättad den 2018-06-27 Reviderad den 2018-07-19 Rutin för Användarkonto, Procapita omsorg Denna information ska lämnas till alla nya användare, både i procapita och i Lifecare. Bakgrund Verksamhetssystemet Procapita omsorg består av två huvudgrenar. Procapita VoO samt procapita IFO. Dessa delar används på olika sätt och har endast vissa funktioner i bakgrunden gemensamt. Behörighet i VoO ger inte behörighet i IFO och det finns ingen koppling mellan systemen. Utöver detta ingår olika LifeCare produkter som använder samma databas som procapita och har vissa andra kopplingar men utöver detta är fristående delar av systemet. Denna rutin vänder sig till samtliga användare. Tillgång till systemet sker antingen via en lokalt installerad version av procapita på en av kommunens klienter med uppkoppling till procapitaservern velsrv144 via kommunens nätverk. Utanför kommunens nätverk sker anslutningen till procapita via Citrix. Inloggning görs med en säker autentisering via SMS-kod till en mobiltelefon eller via en QR-kod kopplad till Google authenticator. Samtliga externa användare kommer till systemet via denna lösning. Personal som i sin anställning har skyldighet att dokumentera eller behov av att hämta information om brukare/patient/klient får efter ansökan från ansvarig chef ett användarkonto i procapita/lifecare med anpassad behörighet. Ansvarig chef meddelar systemansvariga om förändringar i behörighet sker, ex byte område. Användarens ansvar vid användning av systemet Användarkonto och inloggningsuppgifter är personliga och får på INGA villkor lånas ut till någon annan. Detta innebär också att uppgifterna inte får lov att förvaras på ett sätt som gör det möjligt för andra personer att komma åt dem. Varje användare ansvarar för att inloggningsuppgifterna är hemliga och inte sprids. Användaren ansvarar också för att ingen annan person har åtkomst till systemet via dennes inloggning. Val av lösenord måste vara tillräckligt säkert så att det inte går att gissa. Lösenord typ juni2018 är INTE acceptabla. De ska inte heller ha någon personlig koppling, typ namn på barn och födelseår. Lösenord måste vara unikt och inte upprepas. POST BESÖK Norrevångsgatan 3 TELEFON FAX 040-42 51 49 E-POST vellinge.kommun@vellinge.se WEBB VELLINGE.SE BANKGIRO 5896-1467 ORG. NR
2 (5) Vid misstanke om att någon kommit över dina inloggningsuppgifter ska lösenordet bytas och systemförvaltaren skall kontaktas omedelbart! Användare får endast söka och läsa på brukare/patiente/klienter som denna har en yrkesmässig relation till enligt gällande sekretesslagstiftning. En misstanke om sekretessbrott hanteras som en personuppgiftsincident och anmäls till kommunens dataskyddsombud. Nytt användarkonto för kommunalt anställd personal Ansvarig chef beslutar om vem som ska få användarkonto och vilken behörighet som ska tilldelas denna. Behörighet innebär bland annat vilka organisatoriska enheter, utredningar och verkställigheter en användare kommer behöva (i procapita) tillgång till i sitt arbete. Det är inte möjligt att generellt dela behörighet till samtliga enheter, utredningar och verkställigheter. Aktuell behörighetsblankett fylls i och här framgår behörighet och funktion i systemen. Vid osäkerhet om vilken behörighet en användare kan komma att behöva kontakta systemansvarig. Det finns en blankett för VoO och en för IFO. Blanketten fylls i digitalt och skickas från den egna mailadressen till aktuell funktionsbrevlåda. Alternativt skickas blanketten via internposten till Systemförvaltare. ProcapitaLifeCareVoO@vellinge.se ProcapitaLifeCareIFO@vellinge.se Systemförvaltare/superuser lägger sedan upp ett nytt användarkonto i procapita och meddelar beställaren när detta är klart. I samband med att inloggningsuppgifter meddelas skickas denna rutin (rutin Användarkonto Procapita) med till användaren och för personal inom VoO skickas även manual för inställningar första inloggningen VoO med till användaren. Användarkonto i LifeCare utförare läggs upp av den person på enheten som har behörighet till detta. Om användaren ska ha den övergripande behörigheten läggs detta på av systemansvariga i efterhand. Nytt användarkonto för externa leverantörer VoO Ansvarig chef beslutar om vem som ska få användarkonto och vilken behörighet som ska tilldelas denna. Behörighet innebär bland annat vilka organisatoriska enheter, utredningar och verkställigheter en användare kommer behöva (i procapita) tillgång till i sitt arbete. Det är inte möjligt att generellt dela behörighet till samtliga enheter, utredningar och verkställigheter. Aktuell behörighetsblankett fylls i och här framgår behörighet och funktion i systemen. Vid osäkerhet om vilken behörighet en användare kan komma att behöva kontakta systemansvarig. Blanketten fylls i digitalt och skickas från den egna mailadressen funktionsbrevlådan. Alternativt skickas undertecknad blankett till Systemförvaltare Procapita, Vellinge kommun, 235 81 Vellinge
3 (5) ProcapitaLifeCareVoO@vellinge.se Användarkonto i LifeCare utförare läggs upp av den person hos aktuell Leverantör (både externa och kommunala leverantörer) som har behörighet att lägga in personal. Om användaren ska ha den övergripande (EC.utförare) behörigheten läggs detta på av systemförvaltare i efterhand. Användarkonto i procapita skapas av systemförvaltare/superuser. När allt är klart meddelas inloggningsuppgifter till den som beställt kontot. I samband med att inloggningsuppgifter meddelas skickas denna rutin (rutin Användarkonto Procapita) samt manual för inställningar första inloggningen VoO med till användaren.
4 (5) Beställning av Citrixkonto Systemförvaltare/superuser beställer citrixinloggning hos ServiceDesk. Servicedesk behöver veta Om användaren är externt eller kommunalt anställd Namn Personnummer Om inloggning ska ske med QR-kod eller SMS-kod. Då behövs även ett mobilnummer finnas kopplat till användare Vilka delar av Procapita/Lifecare ska användaren ha tillgång till via citrix o Procapita omsorg o Lifecare utförare o Lifecare handläggare o Lifecare ekonomiskt bistånd o Lifecare Avvikelser Systemförvaltaren skickar sedan inloggningsuppgifterna till beställaren. I samband med detta skickas denna rutin samt manual för inställningar första inloggningen VoO med till användaren. Avsluta procapitakonto Ansvarig chef ska meddela procapita admin när ett konto ska inaktiveras, vilket bör göras i direkt samband med att personalen slutar. Systemansvariga börjar med att ta bort dataurval och andra behörigheter. Avslutningsvis sätts till och med datum samt bock i rutan för ej tillgänglig. Avsluta LifeCare-konto för utförare inom VoO Ansvarig personal på varje enhet ska inaktivera konton i LifeCare utförare, vilket bör göras i direkt samband med att personalen slutar. Avsluta Lifecare Avvikelser Systemansvarig avslutar användarkonton i Lifecare Avvikelse Avsluta Citrix Ansvarig chef ska meddela procapita admin när ett konto ska avslutas, vilket bör göras i direkt samband med att personalen slutar. Procapita admin meddelar servicedesk. Genomgång av behörigheter Efter gallring tas inaktuell personal (VoO) bort från TSS (inaktualitet ska vara samma som senaste gallringsåret). Kontroll av Handläggare. Gör en sökning i samband med gallring över handläggare som har pågående ärende. Om en handläggares samtliga ärenden har gallrats kan även handläggaren tas bort
5 (5) Åtgärder vid säkerhetsincidenter Rutin för Loggkontroll finns och är kopplad till loggkontrollen för NPÖ. se rutin för loggkontroll). Det utförs regelbundna loggkontroller enligt rutin. Vid misstanke om att en användare missbrukar sitt konto skall närmaste chef kontaktas. Chefen kontaktar sedan systemförvaltaren som genomför en loggkontroll i vilken man kan se exakt vad en användare gjort på sitt konto. Vid misstanke om att någon obehörig använder ditt konto så kontaktas systemförvaltaren direkt så att kontot kan låsas. Systemförvaltaren tar kontakt med dataskyddsombudet så att intrånget kan utredas enligt Riktlinje Personuppgiftsincident (http://insidan/teams/gdpr/_layouts/15/wopiframe2.aspx?sourcedoc=/teams/gdpr/ Delade%20dokument/Personuppgiftsincident/Riktlinje%20Personuppgiftsincident.docx &action=default).