Protokoll fört vid styrelsemöte med Domstens byförenings styrelse 2018-04-16 Närvarande: Torsten Bynke, Paul Andersson, Ludmila Ohlsson, Anna Hasselqvist, Pär Lundqvist, Johan Ohlander, Lars Rosenqvist Frånvarande: Magnus Eriksson 1. Mötets öppnande Ordföranden förklarade mötet öppnat. 2. Dagordningens godkännande Dagordningen godkändes. 3. Föregående protokoll från 2018-03-01 Föregående protokoll godkändes och lades till handlingarna. 4. Ekonomisk uppdatering Anna har inte upprättat någon budget och uppföljning eftersom alla papper med banken inte är färdiga ännu. Alla handlingar är inlämnade till banken och överföring av bankhandlingar är på gång. 5. Medlemmar a. Det har inkommit ytterligare 4 medlemsavgifter till de tidigare 252 och sammanlagt är vi uppe i 256 medlemmar detta året. Anna mailar namn på alla medlemmarna till Ludmila som uppdaterar medlemsregistret. Förslag på att göra ett enkelt välkomstpaket till nyinflyttade i form av senaste numret av VPDG samt presentation av de olika föreningarna och vår utmärkta hemsida! Oklart vem som ska vara ansvarig för detta. b. Medlemsregister, Torsten och Ludmila arbetar på att få till ett medlemsregister som är lätt att arbeta med och kanske kan samköras mellan alla 3 föreningarna. Torsten och Ludmila fortsätter med detta arbetet. c. Hur får vi fler medlemmar? Vi konstaterar att det är bra uppslutning bland hushållen och därför är denna punkten vilande för tillfället.
d. Kontaktsätt enkät har skickats ut med fråga om hur medlemmarna ställer sig till hur de får information om tex. kulturkvällar via brev i postlådan eller digitalt via hemsida och Facebook. De flesta medlemmarna tycker det fungerar bra att få info digitalt. Detta gäller även anmälan till kulturaktiviteter mm. Det var ett fåtal som fortsättningsvis vill ha information i sin brevlåda och dessa ska vi värna om och här kommer vi att fortsätta med utdelning i brevlådorna. Tilläggas kan att många medlemmar tyckte att det var bra att Byföreningen går över till digital distribution av info! 6. Status på kulturaftnar och aktiviteter a. Rhododendron Torsten håller i detta. Stefan Salomonsson kommer till Havsbris den 15/5 2018 kl. 19.00 och håller ett anförande, Börja med Rhododendron. Ost och vin ska serveras denna kväll. Inbjudan går ut via hemsidan och FB samt i pappersform i brevlådan till dem som efterfrågat detta. I inbjudan anmodar vi att betala via vårt Swishnummer alternativt via bankgiro. Vi siktar på att bli en kontantfri förening! b. Fredriksdal detta evenemang är flyttat till nästa år. Ludmila är ansvarig. c. En resa längs Anderna med Mats Hugo-Persson Ludmila tar över detta evenemang från Elisabeth. Planeras att genomföras i september, två datum är aktuella, den 20:e eller 27:e. Ludmila bokar Havsbris och kollar med Mats vilket som passar honom. Tanken är att vi ska servera argentinskt vin med argentinska tapas till detta arrangemang. Palle bistår med förslag på mat och dryck. d. Valborg Eldningstillstånd, klart. Magnus fixar eldvaktslista. Inget tal. Lite svårigheter att få ihop körsång. Vi undersöker på flera håll om någon kan hålla i sången. Förslag om att lägga upp sångerna på hemsidan samt kopiera några sånghäften i pappersform för dem som vill. e. Midsommarfirande Ludmila ansvarig för att uppdatera checklistan på hemsidan. Ludmila ringer Peter Andersson. Björkris plockas vid tomtgräns där Lars och Anna bor. Anna pratar med Stendahls, Nilzons och Bengtssons om de familjerna kan ansvara för att plocka ris
och klä midsommarstången. Midsommarstången är reparerad och redo för ny säsong! f. Sommarfest Ludmila och Lars är ansvariga för DBF:s del i denna fest. De samordnar insatserna med de andra klubbarna. Riktlinjer är nu klara för hur festen kan komma att se ut. Lars och Ludmila skickar ut en intresseanmälan till byborna för att ta reda på hur många som kan vara intresserade av denna festen. g. Nya förslag på aktiviteter alla får gärna komma med förslag! Lista finns som kan läggas upp på hemsidan och i molnet. Ansvarig? 7. IT-gruppen a. Ludmila är ansvarig Ludmila informerar om status: snart är det dags att montera badtermometern för säsongen, detta görs i samband med att bryggan sätts upp. I övrigt funkar allt som det ska.
8. Redaktionskommitté a. Ludmila och Pär är ansvariga från DBF. Pär är sammankallande för redaktionskommittén. b. Pär informerar om att de har haft möte för en tid sedan och efter att ha lyssnat och avhandlat en del om hur kommande tidning ska se ut så har Pär och Ludmila en vision om att förnya och modernisera tidningen vad gäller såväl innehåll som utseende. Förslag från Byföreningen: att på nästa möte med redaktionen ta upp fråga om vem som ska utforma kommande tidning. Förslaget innefattar att Ludmila hittar ett bra layoutprogram och med hjälp av Pär sätter upp fasta stycken och platser för text och bilder för att sedan fylla dessa med artiklar och information. Denna lösning skulle kunna innebära att vi kan spara in en del kostnader. Torsten ska kolla med tryckeri som trycker andra föreningstidningar om pris för både layout och tryck av tidning. Förslag kom också på att fråga Bo Andersson om han vill fortsätta att arbeta med tidningen men med lite annan roll där han inte gör layout osv. eftersom layoutarbetet ska delas på flera personer i gruppen. 9. Havsbris a. En del utrustning är inköpt enligt prioriteringslistan som är klubbad vid senaste mötet i Havsbris Stiftelse. Det har också skickats ut offertförfrågningar på en del arbeten där det behövs yrkesfolk. b. Förslag kommer från styrelsen att gå igenom stadgarna för uthyrningen av Havsbris samt att eventuellt förnya dessa. Det finns tex. flera helger under sommarmånaderna som skulle kunna bli uthyrningsbara. I samband med detta vill styrelsen också ha in statistik på uthyrning och intäkter för densamma under 2017. Ansvarig? 10.Stadsbyggnadskontoret a. Byalagsträff den 21/5, Torsten och Ludmila ska gå på denna träff. Torsten informerar om att han fått svar från Stadsbyggnadsförvaltningen angående norra bryggan. Denna är bra som den är enligt dem. Denna fråga samt flera
andra tar Torsten och Ludmila upp på byalagsträffen den 21/5. 11.Övriga frågor a. Det kom upp förslag om att ha en genomgång av de lokaler som tillhör Havsbris, vad finns det för utrymmen och hur används de? Ansvariga? 12.Nästa möte Nästa möte hålls den 7/6 2018 klockan 18.00. Anna, Pär, Torsten och Johan fixar fika. Domsten 2018-04-16 Paul Andersson Sekreterare Torsten Bynke Ordförande
Bilaga 1 Förslag på DBF aktiviteter Klädbytardagar vinter + sommar Tavlor om Domsten, Maj-Lis Tengblad (Ludmila) Hyra utflyktsbåt Sabella med glasbotten, marinbiologi Bjuda in marinbiologerna att presenterar Krafter mot plaster
Bilaga 2 Utdrag ur protokoll Prio 0, dvs. omedelbart 1. Placering av tavlor och andra konstverk Prio 1 1. Plasttak över altan byts ut. Samtidigt utöka det nya taket till att täcka hela altanen. Vitmålning av takstolar under plasttaket. 2. Fullföljande av exteriör målning som inte kunde genomföras förra året 3. Målning av tak och bjälkar i stora salen 4. Målning av golvlister 5. Belysning i stora salen ses över. Den måste monteras ner innan målning (punkt 3) 6. Ny kaffekokare större kapacitet 7. Installation av större (mer kapacitet) varmvattenberedare 8. 2 värmeplattor (induktion) inköpes 9. Belysning av föreningsskyltarna utvändigt 10. Inköp av Chromecast till projektorn 11. Inspektion av taket. Kondition? Prio 2 1. Vindskydd på södra sidan av altanen 2. Ljudabsorbenter i stora salen 3. Ljudabsorberande gardiner Prio 3 1. Belysning i kök och hall 2. Målning av tak och väggar i kök och hall 3. Nya bord (alt renovering) av bord i köket 4. Utbyte av hyllor i hall 5. Hylla (tak) projektor 6. Nytt kök Bestämdes att Ludmila skulle uppdatera kostnaderna för alla projekt inom gruppen Prio 1 Detta ska vara klart till 8 9 mars för styrelsens skall kunna besluta/planlägga när dessa projekt skall startas. Det är önskvärt att några projekt är avslutade innan till Valborg dvs. slutet av april. Notera! Vissa av dessa projekt kommer att påverka Havsbris tillgänglighet för uthyrning. Avstämning investeringar och underhåll gentemot Budget 2018 Beroende på föregående punkt så inväntas kostnadsförslagen innan avstämning kan göras.