Kommungemensam Mötesadministration Nytt sätt att arbeta inom Sundsvalls kommun
Presentation Helge Sjödin Systemförvaltare, projektledare Lina Delde Systemadministratör, projektdeltagare
Innehåll Införandet SPB/mötesadministration Våra krav vs Public 360 Rutinen/flödet Exempel från verktyget Mallar (+/-) Utskrift på papper, bilagorna Möten på webben Verksamhetens respons Framtida utveckling
Införandet mål Sundsvalls kommun ska bli en modern elektronisk förvaltning. Med ett nytt arbetssätt, som stöds av ett modernt IT-verktyg, ska vi arbeta mer effektivt och med högre kvalitet. Vi ska ge medborgarna bättre service och bättre möjlighet till insyn. Vi ska ta ett stort kliv närmare 24-timmarskommunen.
Införandet - möjligheter Utvecklingen Utvecklingen av av e-tjänster e-tjänster Integrationer Integrationer Samarbeta, Samarbeta, dela på dela på information information Effektivare Effektivare handläggning handläggning Service till Service till medborgare medborgare Arbetsledning Arbetsledning Ordning Ordning och och reda reda Enklare Enklare att att göra rätt göra rätt
Införandet - Projektplan 8KV3 8KV4 9KV1 9KV2 9KV3 9KV4 10KV1 10KV2 Upphandling och utvärdera produkter Beslut inköp Installation, Test Pilot Anpassningar Beslut Produktion Utforma processer, rutiner och strukturer Införande per förvaltning
Införandet Demo Workshops Plan Nätverkande Förankring Support Utbildning Information, kommunikation
Införandet var står vi nu? Uppgraderat Förbättrar mallar Förvaltnings organisation Fler processer Generell dokumenthantering Standard Utbildning Kommunala bolagen
Mötesadministration/SPB våra krav vs Public360 Hade vi en egen bild av arbetssättet innan? Har vi anpassat oss efter produkten? Har vi anpassat produkten?
Mötesadministration - Rutinen/flödet
Från ax till limpa ett generellt ärende från inkommen handling till beslut i nämnd och svar/expediering Förarbete Inkommande handling via e- post Fördelning av ärende Bereda ärende inför beslut Godkänn tjänsteskrivelse Beslut i nämnd Hantera ärende för avslut Sekreterare förbereder instans och möte Skapa instans Redigera politiker Skapa möten Registrator registrerar Registrera inkommen handling Registrera ärende Skapa oregistrerad kontakt Chef fördelar dokument Fördela dokument Obs! Hela detta chefssteg kan hoppas över om registratorn redan fördelat ärendet/ dokumentet! Handläggare bereder ärendet och skickar till nämnd för beslut Besvara obesvarat dokument Ärendereferens, dokumentreferens Chef godkänner dokument Godkänna dokument Diarieföra dokument Sekreterare administrerar instans och möte Sekreterare skapar uppföljning Ändra status på möte Handläggare avslutar ärende, Handläggare följer upp ärende, Registrator slutrensar och avslutar ärende Rensa ärende Obs! Ett ärende behöver inte initieras av ett inkommet mail, det kan vara en inkommen handling via annan väg än e- post eller ett internt upprättat ärende! Vårt team Skapa tjänsteskrivelse och skapa behandlingsplan Skapa notering (expeditionslista) Filreferens (bilaga) Skapa ärendelista/ kallelse (inkl offentligt format) Närvarohantering Skapa protokoll (inkl offentligt format) Skapa protokollsutdrag Avsluta ärende (från handläggare) Ändra ärendestatus till avslutat ej uppföljt Ärendeuppföljning Slutrensa ärende Avsluta ärende Importera fil (som bilaga) ev Expediera Skicka dokument för godkännande Skapa aktivitet uppföljning Versionshantering Checka in/ut
Mötesadministration - Verktyget - Instansen
Mötesadministration - Verktyget - Dagordningsmall
Mötesadministration - Verktyget - Närvarohanteringen
Mötesadministration/SPB - Mallar Tjänsteskrivelse Kallelse Protokoll Protokollsutdrag
Mötesadministration/SPB - Utskrift på papper och bilagor Tjänsteskrivelser skrivs ut för påskrift och förvaras i arkiv Kallelserna skickas ut på papper hantering av bilagor Protokollen skrivs ut för justering
Mötesadministration/SPB - ÄDH på webben
Mötesadministration/SPB - ÄDH på webben
Mötesadministration/SPB - ÄDH på webben
Mötesadministration - Verksamhetens respons Handläggarna Mötessekreterarna Ledningen Politikerna
Mötesadministration - Framtida utveckling Politikerna Nyttja instans/möten till andra typer av möten
Kontakt: helge.sjodin@sundsvall.se lina.delde@sundsvall.se maarit.magne@sundsvall.se teres.burstrom@sundsvall.se