Sid 1 (25) Förstudie intranät för Umeå universitet Biträdande informationschef Ulrika Bergfors Kriström Uppdragsgivare Prorektor Kjell Jonsson Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7508 Namn: Informationsenheten Projekttid Start: Avslut: 2012-04-30 IT-projekt Ja Nej Projektwebb www.anstalld.umu.se/universitetsgemensamma-projekt/intranat/ Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0
Sid 2 (25) Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplan i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 för mer information kring ändringshanteringen. Version Datum Fastställd av Utförda ändringar 0.1 2011-10-10 n n levererar förslag till projektplan till projektkontoret vid planeringsenheten. Planen har dessförinnan granskats av styrgruppen och uppdragsgivaren. 0.2 2011-10-10 Projektkontoret Projektkontoret via Henrik Stenwall gör justeringar efter granskning i budget, finansiering, projektmål och formalia. 0.3 2011-10-13 Projektkontoret Uppdragsgivare blir prorektor Kjell Jonsson. 1.0 Rektor Uppdragsgivare Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen.
Sid 3 (25) Innehåll 1 Direktiv... 4 1.1 Definitioner och förkortningar... 4 2 Beskrivning... 5 2.1 Syfte... 5 2.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten... 5 2.2 Bakgrund... 5 2.2.1 Nuläge... 5 2.3 Projektmål... 6 2.4 Avgränsning... 7 3 Organisation... 8 3.1 Beskrivning av ansvar... 8 3.2 Bemanning... 8 3.2.1 Uppdragsgivare... 8 3.2.2 Styrgrupp... 8 3.2.3... 8 3.2.4... 9 3.2.5 Referensgrupp... 9 3.2.6 Uppföljning... 9 4 Genomförande... 10 4.1 Tidplan... 10 4.2 Beslutspunkter... 10 4.3 Etapper... 10 4.4 Milstolpar... 11 4.5 Resurser... 11 5 Ekonomi... 12 5.1 Ekonomihantering... 12 5.2 Budget... 13 5.3 Ansvarig projektekonom... 13 5.4 Projektkonton för kostnader... 13 6 Kalkyl över framtida driftskostnader... 14 7 Kommunikationsplan... 15 8 Risk- och sårbarhetsanalys... 21
Sid 4 (25) 1 Direktiv Denna förstudie syftar till att planera ett större utvecklings- och införandeprojekt för ett nytt universitetsgemensamt intranät för Umeå universitet. Intranätet vänder sig till medarbetare, men förstudien ska ge svar på om även befintliga studenter ska omfattas. Befintliga funktioner för extern och intern kommunikation och samarbete ska identifieras och bedömas och en vision, målbild och målgrupper för ett intranät ska tas fram. Förstudien ska producera en kravspecifikation inkluderande affärskrav, verksamhetskrav och tekniska krav inkl. intranätets relation till andra system såsom Office@365 och GoogleApps, Cambro och Moodle, ett förslag på innehåll, struktur och teknisk lösning samt ett budget- och planeringsunderlag som kan användas vid budgetering för påbörjad realisering från och med maj 2012. Slutrapport ska levereras under våren 2012, dock senast 2012-04-24. 1.1 Definitioner och förkortningar Ord Intranät Wireframe Affärskrav Verksamhetskrav Tekniska krav PL Förklaring Webbsidor och webbapplikationer på företagets webbservrar, som endast är tillgängliga för inloggade medarbetare inom en organisation, ibland också benämnd internwebb (källa: wikipedia). Innehållet i moderna intranät är ofta personaliserat, dvs. anpassat efter varje medarbetares roll, behov och intresse. Intranät kan användas för att kommunicera, för att utföra arbetsuppgifter, för att dela resurser och för att samarbeta med varandra. I moderna intranät kan alla medarbetare bidra med innehåll på olika sätt. Alltifrån kommentarer på artiklar, statusuppdateringar och deltagande i diskussionsforum till att ladda upp dokument, bilder och filmer. En wireframe är en visuell guide som åskådliggör en hemsida. Den presenterar sidlayout inklusive innehåll, gränssnittselement och navigationslösningar samt hur de fungerar tillsammans. En wireframe saknar oftast layout, färg och grafik eftersom fokus ligger på funktionalitet, beteende och prioritering av innehåll. De krav i en kravspecifikation som uppdragsgivare och finansiärer ställer på ett system. Affärskraven avspeglas i effektmålen för ett intranät. Affärskraven avspeglar sig i de önskemål som intressenterna uttrycker i behovsanalysen. De krav i en kravspecifikation som verksamheten ställer på ett system. Detta avspeglar sig i de behov och önskemål som användarna ger uttryck för i behovsanalysen. De tekniska krav och hänsynstaganden som ställs på ett system och överväganden som baseras på beroenden till existerande tekniska lösningar. Används i vissa tabeller som förkortning för projektledare i dokumentet.
Sid 5 (25) 2 Beskrivning 2.1 Syfte Syftet med förstudien är att ta fram ett beslutsunderlag till rektor avseende införande av ett universitetsgemensamt intranät. 2.1.1 Redogörelse för förankring i kärnverksamheten Förankring i kärnverksamheten kommer att ske genom de intervjuer som sker i behovsanalysen och kartläggningen över nuvarande lösningar, genom referensgruppen och andra grupperingar inom universitetet, genom den webbenkät bland alla anställda som ska genomföras, genom workshops samt via den projektblogg som planeras. Projektet kommer dessutom att presenteras i flera olika grupperingar. 2.2 Bakgrund 2.2.1 Nuläge Umeå universitet har i dagsläget inget universitetsgemensamt intranät. Publika webbplatser används för intern information på central nivå, fakultetsnivå och även på många institutioner och enheter. Information från förvaltningen och ledningen ligger på webbplatsen www.anstalld.umu.se. Innehållet är inte skyddat utan till största delen åtkomligt för externa besökare. Denna webbplats samlar information (webbsidor) och dokument från förvaltningen, har interna nyheter och en länksamling till inloggning i olika interna system. Fakulteterna har ingången För fakultetens anställda på sin publika webbplats. Institutionerna har, ofta men inte alltid, en ingång För våra anställda. Det finns många olika lokala lösningar för den interna webbaserade kommunikationen. Från ingen information alls till öppna eller skyddade webbsidor eller fullt utvecklade intranät. Utöver den interna information som ligger på webben är e-postutskick och nyhetsbrev vanliga kommunikationsvägar. Vid Umeå universitet finns i dagsläget minst 15 olika nyhetsbrev som anställda kan prenumerera på. Nyhetsbrevet Nyheter för anställda, som informationsenheten ansvarar för, går ut till alla anställda (obligatoriskt). Situationen präglas av dels av ojämlikhet, dels av ineffektivitet. Alla institutioner har inte råd eller kompetens att bygga egna intranät. Medarbetare är olika väl informerade beroende på vilken institution de tillhör. Informationen är således spridd på flera olika webbplatser. En anställd kan behöva söka information på tre olika webbplatser för att hitta det han eller hon söker. De olikartade och spridda lösningar som finns gör det svårt att nå alla, underlättar inte det dagliga arbetet i så hög grad som det skulle kunna samt stödjer inte samarbete och kommunikation. Den webbaserade informationen är enkelriktad och relativt statisk. Det finns ingen möjlighet för medarbetaren att själv enkelt bidra med artiklar, kommentarer och statusuppdateringar eller delta i diskussionsforum, ställa frågor och få svar. Vår publika webb stödjer inte kommunikation och dialog i
Sid 6 (25) någon större utsträckning. De inslag av dialog som finns är kopplat till rektorernas bloggar och filmer, som är möjliga att kommentera. Inom förvaltningen används yammer som ett internt diskussionsforum/socialt media av ett antal medarbetare. Det finns vid Umeå universitet många olika webbaserade system med många olika gränssnitt. Dessa är i många fall inte integrerade med webbens gränssnitt. Exempel på några system som används av många medarbetare är Cambro (lärplattform), Pass (personaladministrativ självservice), Raindance (ekonomisystem), TimeEdit (lokalbokning), diariet och Flexi 80/20 (telefonhänvisning). Samarbete i gemensamma projekt eller kring gemensamma dokument får lov att ske i de lärplattformer som egentligen är skapade för undervisningssyfte, till exempel Cambro och Moodle. Ett vanligt sätt att hantera gemensamma dokument på enhetsnivå är annars att ha en gemensam server. Sådana ger dock inte något stöd för samarbete eller versionshantering. Den gemensamma strukturen har också en tendens att med tiden bli rörig och innehållet omfattande med följden att det är svårt att hitta dokument. Inte ovanligt är att ha en del gemensamma dokument på de interna webbsidorna, vissa på en gemensam server och andra i Cambro. Det är inte lätt för medarbetarna i en sådan situation att hitta rätt dokument och rätt version av dokumentet. Dagens situation med vanliga webbsidor och många spridda system ger ingen möjlighet till personalisering, det vill säga att anpassa innehållet efter medarbetarens roll, behov eller intresse. 2.3 Projektmål Effektmål Nr. Mål 1. Förstudien har gett ett tillräckligt bra beslutsunderlag för att rektor ska kunna fatta beslut om ett eventuellt implementeringsprojekt och budget för detta. 2. Alla medarbetare ska ha haft möjlighet att bidra till beslutsunderlaget.
Sid 7 (25) Produktmål Nr. Mål 1. Projektet ska leverera ett beslutsunderlag till rektor beträffande intranät för Umeå universitet. Beslutsförslaget ska innehålla följande: - Målgrupper för ett intranät ska vara definierade - Visioner och mål för ett intranät - Lösningsförslag för utformning av ett intranät inklusive wireframes eller motsvarande - Kravspecifikation är framtagen och teknisk lösning är föreslagen 2. Projektet ska leverera ett förslag till projektplan för införande av intranät vid Umeå universitet. Särskild fokus i projektplansarbetet ska läggas vid organisation och budget. 2.4 Avgränsning Förstudien omfattar inte val av lärplattform eller val av studenter och personals e-post och de funktioner som tillhandahålls i samband med dessa. Däremot ska dessa funktioner tas i beaktande vid utformning av intranätet.
Sid 8 (25) 3 Organisation 3.1 Beskrivning av ansvar Enligt beslutat regelverk och Umeå universitets projektmodell. För ansvarsfördelningen mellan uppdragsgivare, styrgrupp och projektledare se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10. 3.2 Bemanning 3.2.1 Uppdragsgivare Namn Kjell Jonsson Roll/Befattning Prorektor 3.2.2 Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Kjell Jonsson Universitetsledningen Ordförande/Prorektor Ulrika Frick Lang Informationsenheten Kommunikationschef Siv Olofsson Universitetsförvaltningen Förvaltningschef Sören Berglund IT-enheten IT-chef Yvonne Andersson Personalenheten Personalchef 3.2.3 Namn Ulrika Bergfors Kriström E-post ulrika.bergfors@adm.umu.se
Sid 9 (25) 3.2.4 Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Ulrika Bergfors Kriström Informationsenheten Bitr. informationschef Mattias Wallmark IT-enheten IT-samordnare Anders Sjöström Personalenheten Utvecklingskonsult Åsa Lundvall Personalenheten Administratör Michael Nordvall Informationsenheten Webbredaktör Hugo Börjesson Informationsenheten Anette Olofsson Informationsenheten Redaktör Anna Nabb Informationsenheten Andreas Borgström Informationsenheten Koordinator Per Hörnblad, adjungerad IT-enheten Systemutvecklare och IT-arkitekt 3.2.5 Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja Nej En eller flera referensgrupper utses av projektledaren efter projektstart och kommer att bestå av personer från olika delar av universitetet, med olika roller och befattningar. 3.2.6 Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet. Uppföljningen sker vid samordnade tidpunkter, tertialvis (jan, maj, sept). Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projektet (inkl
Sid 10 (25) milstolpar). Uppdragsgivaren ska vi dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. Projektdialoger Universitetsledningen kallar vid valda tillfällen projektledarna till projektdialog. Vid en projektdialog redogör projektledaren för projekts allmänna status, måluppfyllelse, avvikelser, risker och förhållande till tidplan. Universitetsledningen ger vid dessa projektdialoger feedback. Övrigt För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 och www.fokus.umu.se 4 Genomförande 4.1 Tidplan Start: Planerat avslut: 2012-04-30 4.2 Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Rektor fastställer projektplanen BP2 Rektor fastställer slutrapporten 2012-04-24 4.3 Etapper Nr Beskrivning Start Avslut 1. Projektplanering och formering av projektorganisation Nulägesanalys Rektorsbeslut och formell projektstart 2011-09-01 2. Nulägesanalys Kunskap och inspiration: workshop och benchmarks Kartläggning av behov: Intervjuer, workshops och enkät 2011-11-10 3. Analysfas (sker i tre iterationer) Formulering av vision, målbild och målgrupper för ett intranät Förslag till lösning inkl. wireframes eller motsvarande Kravspecifikation inkluderande affärskrav, verksamhetskrav 2011-11-11 2012-03-15
Sid 11 (25) och tekniska krav Utvärdering av olika tekniska system och lösningar 4. Leverans Utvärdering av olika tekniska system och lösningar Förslag på teknisk lösning Förslag till upplägg, organisation och budget för huvudprojektet Rapportskrivande Slutrapport till rektor för beslut 24/4 2012 Efterarbete 2012-03-16 2012-04-30 Som projektverktyg kommer en projektblogg att användas för kommunikation, förankring och som ett sätt att samla in förslag och synpunkter. 4.4 Milstolpar Nr Leverans Datum 1. Nulägesaktiviteter sammanställda 2011-11-11 2. Lösningsförslag inkl. wireframes 2012-01-31 3. Förslag till kravspecifikation levererat 2012-03-15 4. Förslag till slutrapport levererat 2012-04-09 4.5 Resurser Informationsenheten kommer under 2011 att ta kostnaderna för projektledning på enhetens budget motsvarande cirka 410 timmar. Projektbudgeten täcker inte heller projektdeltagarnas medverkan, vilken respektive enhet får bidra med. Funktion Namn Timmar Ulrika Bergfors Kriström 950 Projektassistent Andreas Borgström 680 sdeltagare, övriga Se ovan 476
Sid 12 (25) 5 Ekonomi 5.1 Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, det vill säga tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Kostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner. Särskilt projektkonto Ett projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. n meddelar snarast efter att projektplanen beslutats projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto. Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande. Utbetalningar tertialvis Medel motsvarande de bokförda kostnaderna kommer att överföras till aktuellt projektkonto tre gånger per år (30 april, 31 augusti och 31 december) och i samband med att projektet avslutas. Utbetalningar görs endast för de kostnader som är godkända i projektplanens budget. Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per 31 dec överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår. Projektavslut Beviljat belopp får inte överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen.
Sid 13 (25) 5.2 Budget 2011 2012 TOTALT INTÄKTER Anslag 380 000 520 000 900 000 Bidrag 0 0 0 Summa 380 000 520 000 900 000 KOSTNADER 2011 2012 TOTALT Personalkostnader 80 000 327 000 407 000 Lokalkostnader 0 0 0 Övriga driftskostnader 300 000 193 000 493 000 Räntekostnader 0 0 0 Avskrivningar 0 0 0 Summa 380 000 520 000 900 000 SALDO 0 0 0 Den maximala ramen är 900 tkr och finansiering sker kontot för Ränta, kto, fördelning (700800300) 5.3 Ansvarig projektekonom Projektekonom E-post Christina Granström-Saha christina.granstrom-saha@adm.umu.se 5.4 Projektkonton för kostnader Projektkonton för kostnader Projektkonto Projektkonto V-het År Summa 750861105 Intranät 91 2011 2012 380 000 520 000 TOTALT 900 000
Sid 14 (25) Projektkonton för finansiering Projektkonto Projektkonto V-het Kontotyp År Summa 700800300 Ränta, kto, fördelning 91 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering 2011 2012 380 000 520 000 TOTALT 900 000 6 Kalkyl över framtida driftskostnader Kalkyl för huvudprojektet ska tas fram inom ramen för förstudien.
Sid 15 (25) 7 Kommunikationsplan Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Alla anställda Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät fungerar och skulle kunna vara Känna att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete Projektblogg Aktum läget med projektet, info om projektblogg etc Intervjuer med andra organisationer på projektwebbplats/blogg (2-3 artiklar) Utblick Chalmers eller Uppsala universitet Aktum nr 1 2011 (1:a höstnr) Aktum nr 1 och 2 2012 enligt plan Aktum nr 1/2012 Redaktör Aktum Redaktör och webbredaktör Redaktör Bidra med synpunkter och idéer Universitetsledningen Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Intervju med prorektor/vicerektor Samtal mellan uppdragsgivare och universitetsledning Etapp 2 Vid behov Extern konsult Uppdragsgivare Tycka att de fått ett bra beslutsunderlag Projektblogg involvera dem i bloggen (be dem Besluta om fortsatt huvudprojekt kommentera) Slutrapport 24 april 2012 Förvaltningsledningen Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Dialog projektledare och förvaltningsledning Intervju med utvecklingsledare Etapp 2 Extern konsult Känna engagemang Projektblogg involvera dem i bloggen Vilja vara med i ett tidigt nästa Ev. remissförfarande Etapp 5 skede
Sid 16 (25) Bidra med synpunkter och idéer Fakultetsledningarna Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang Intervju med prodekan och kanslichef Projektblogg Ev. remissförfarande Etapp 2 Etapp 5 Extern konsult Vilja vara med i ett tidigt nästa skede Bidra med synpunkter och idéer Chefer Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och vilka fördelar ett intranät kan ge Intervju med urval chefer på olika nivåer Projektblogg Ev. remissförfarande Etapp 2 Etapp 5 Extern konsult ur ett chefsperspektiv Känna att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete och möjlighet att kommunicera med sina medarbetare Bidra med synpunkter och idéer Informatörer Veta att en förstudie pågår och Seminarium med trendspaning för att öka kunskap Etapp 1 Extern konsult hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och skulle kunna vara och få inspiration (även projektgruppen deltar) Projektblogg involvera dem i bloggen
Sid 17 (25) Känna sig delaktiga och att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle bidra till ett förbättrat kommunikation och underlätta deras dagliga arbete Bidra med synpunkter och idéer Vara ambassadörer för ett intranät i resten av organisationen Doktorander Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och vilka fördelar ett intranät kan ge Intervju med doktorand Referensgrupp Projektblogg Etapp 2 Etapp 3 Extern konsult Känna att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete Bidra med synpunkter och idéer Anställda vid Personalenheten och informationsenheten Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och skulle kunna vara Projektblogg Seminarium Ev. informationsmöten sdeltagare vidareinformatörer Etapp 1 Bestäms senare Projektdeltagare Veta hur de kan jobba med ett intranät när det införs
Sid 18 (25) Känna sig delaktiga och att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle bidra till ett förbättrat kommunikation och underlätta deras dagliga arbete Bidra med synpunkter Webbansvariga vid förvaltningen Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och Workshop Projektblogg Etapp 2 Extern konsult vilka fördelar ett intranät kan ge Känna att de haft möjlighet att bidra Tycka att ett intranät skulle kunna underlätta deras dagliga arbete och möjlighet att nå ut till anställda vid UmU Bidra med synpunkter och idéer Enheter som redan har intranät Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Känna att de haft möjlighet att Involvera och lyssna. Ta tillvara deras erfarenheter. Be dem att visa sina lösningar (t.ex. vid workshops) Referensgrupp Etapp 2 Etapp 3 bidra och påverka, att deras erfarenheter tagits tillvara Projektblogg involvera i bloggen Tycka att ett UmU-gemensamt intranät vore intressant att ansluta sig till Enheter med specialbehov Veta att en förstudie pågår och Intervjuer Etapp 2 Extern konsult
Sid 19 (25) (exempelvis campus på andra orter, vissa högskolor, Konstnärligt campus, hur de kan bidra Veta vad ett intranät är och vilka fördelar ett intranät kan ge Referensgrupp Projektblogg Etapp 3 enheter i samarbete med Veta varför och på vilka SLU och Landstinget) grunder prioriteringar görs Känna att de haft möjlighet att bidra och att blivit lyssnade på även om en lösning inte kan tillgodose alla deras specialbehov Bidra med synpunkter och idéer Fackliga organisationer Veta att en förstudie pågår och hur de kan bidra Veta vad ett intranät fungerar Referensgrupp Projektblogg Etapp 3 och skulle kunna vara Känna att de haft möjlighet att bidra Bidra med synpunkter och idéer Studentkårerna Veta att en förstudie pågår och att förstudien ska ge svar på frågan om studenter ska vara Intervju Projektblogg Etapp 2 Extern konsult omfattas av intranätet Känna att de haft möjlighet att bidra Bidra med synpunkter och idéer
Sid 20 (25) Deltagare i referensgruppen Veta hur projektet fortskrider och vilka fördelar ett intranät kan ge Känna engagemang och Referensgruppsmöten Projektblogg involvera i bloggen Etapp 3 och 4 Extern konsult/projektledare delaktighet Bidra med synpunkter och idéer Deltagare i styrgruppen Styrgruppsmöten Workshop Projektblogg involvera dem i bloggen Varje milstolpe Etapp 2 Extern konsult
Sid 21 (25) 8 Risk- och sårbarhetsanalys Risk Sannolikhet Konsekvens Risknivå (S*K) Åtgärder för riskminimering Åtgärder vid realitet Ansvarig Styrgruppen har inte tid att engagera sig. 4,5 4 Hög = 18 Tydliggöra PL:s förväntningar Intervjua några styrgruppsledamöter Workshop Engagera styrgruppen på bloggen/motsv. Ta upp på styrgruppsmöte Tydliggöra konsekvenserna för styrgruppen Uppdragsgivare Förseningar 5 3,5 Hög = 17,5 Tidsplanering med inbyggda beroenden Ha marginaler för vissa förseningar redan i tidsplan Räkna in mycket tid för förankring redan i plan Följ upp och revidera tidsplan löpande. Håll koll på konsekvenser vid förseningar (pga beroenden eller kostnadsökning) Prioritera/stryk aktiviteter för att hålla tiden eller förläng projektet (kräver rektorsbeslut) n (minimiering) Styrgruppen (realitet)
Sid 22 (25) Övertro på vad ett intranät kan åstadkomma. Missnöje vid prioriteringar. 4 4 Hög = 16 Kommunikation Öppenhet Workshops Tydlighet om varför och på vilka grunder prioriteringar görs. Att majoriteten väger tungt. Hitta flexibla lösningar i den mån det går. Kommunikation igen Styrgruppen stå upp för sina beslut en (minimera) Styrgruppen (realitet) Konsulten levererar inte i tid eller enligt uppdrag 3,5 4 Hög = 15,75 Tydliggör uppdraget skriftligt Ange i avtal vad som ska hända vid avtalsbrott Kräv kompensation Bryt i värsta fall samarbete Hitta ersättningskonsult och uppdragsgivare Det saknas strategier för kommunikation, webb och kanalval vilket kan medföra felsatsning i intranätfrågan den dag strategier tas fram 5 2,5 Hög = 12,5 Finns inte mycket att göra inom projektet Blir en realitet då dessa strategier sannolikt inte kommer att hinna arbetas fram under förstudiens gång. Blir snarare så att strategierna kommer att få förhålla sig till de val som är gjorda i intranätprojektet. Universitetsförvaltningen bygger fast sig i 3,5 3,5 Hög = 12,25 Dialog med utvecklingsledaren och Inga problem om SP blir verktyg. Annars behöver Förvaltningschef
Sid 23 (25) Sharepoint (SP) ITS PL deltar i referensgruppen för SP Förvaltningen bör visa återhållsamhet i utveckling av SP-lösning under förstudiens gång Ulla Nordlinder intervjuas i behovsanalysen Få med förvaltningen som ev. pilot i huvudprojektet Uppdragsgivaren har dialog med förvaltningschefen och övriga i chefsgruppen förvaltningen byta verktyg och migrera innehåll. (återhållsamhet i att driva SPlösning under förstudiens gång) Uppdragsgivare (dialog med förvaltningschef och chefsgrupp) ens tekniska kompetens visar sig vara för liten för att kunna göra välgrundat val av teknisk lösning. 3 3,5 Medel = 10,5 Mattias Wallmark och Per Hörnblad (adj) i projektgrupen Dessa måste under etapp 3 och 4 i projektet lägga tillräckligt mycket tid i projektet Tydligt uppdrag till extern konsult Vara uppmärksam på om projektet behöver stärkas upp ytterligare på den Göra halt i projektet. Besluta hur projektet behöver förstärkas, vad det får för konsekvenser och hur det kan finansieras. riskminimerar Styrgrupp beslutar vid realitet
Sid 24 (25) tekniska sidan Projektmedlemmarna hinner inte lägga ner tillräckligt med tid i projektet 3,5 3 Medel = 10,5 Tydliggöra i förväg hur mycket tid som förväntas (2 tim/vecka och medlem) Tydliggöra vars och ens konkreta arbetsuppgifter Förståelse från vars och ens chefer och att de prioriterar detta Relativt stor grupp, så märks kan man täcka upp för varandra Praktikant som stöd Prata med resp. chef Täcka upp för varandra i gruppen (stor grupp) Ev. förstärka/byta ut projektmedlem som inte bidrar n en Svårigheter att förstå vad ett intranät är för något och vad fördelarna skulle kunna vara 3,5 2,5 Medel = 8,75 Kommunikation Workshops Benchmarks Goda exempel Intervjuer med andra organisationer Lyfta fram interna exempel Visa upp resultat t.ex. wireframes och skisser D:o i samma anda en
Sid 25 (25) Bloggen misslyckas (liten aktivitet eller bara negativa kommentarer) 3 2 Låg = 6 Plan för uppdateringar. Hjälpas åt i projektgruppen att skriva inlägg och hitta intressanta vinklar samt bevaka och besvara kommentarer. Uppmana ambassadörer att skriva kommentarer Släppa fram negativa kommentarer, men bemöta dem en Bortfall av projektledare 1 4 Låg = 4 Se till att PL har tillräckligt med tid att lägga på projektet Projektmedlemmar tar sitt ansvar Hitta annan PL Uppdragsgivare