www.pwc.se Revisionsrapport Hantering av privata medel Hanna Franck Larsson Erika Brolin Ellen Håkansson Juni 2018
Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 4 1.1. Bakgrund... 4 1.2. Revisionsfråga... 4 1.3. Revisionskriterier... 4 1.4. Kontrollmål... 4 1.5. Avgränsning... 5 1.6. Metod... 5 2. Iakttagelser och bedömningar... 6 2.1. Förekomst av riktlinjer och rutiner... 6 2.1.1. Omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok... 6 2.1.2. Iakttagelser... 8 2.1.3. Bedömning... 8 2.2. Kännedom och efterlevnad av riktlinjer och rutiner... 9 2.2.1. Iakttagelser... 9 2.2.2. Bedömning... 10 Juni 2018 1 av 11
Sammanfattning Hanteringen av privata medel kan anses utgöra en ökad risk ur såväl den anställdes som den enskildes perspektiv. Hanteringen av privata medel ställer krav på att hanteringen är ändamålsenlig och rättssäker för att skydda såväl den enskilde som personalen. har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i genomfört en granskning av hanteringen av privata medel utifrån den kvalitetshandbok som finns upprättad och finns tillgänglig digitalt för omvårdnadsförvaltningens anställda. Granskningen har utgått ifrån följande revisionsfråga: Har omvårdnadsnämnden i säkerställt att hantering av privata medel sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt? Vår sammanfattande bedömning utifrån genomförd granskning är att Omvårdnadsnämnden i inte helt har säkerställt att hanteringen sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt. Omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok innefattar rutiner och riktlinjer för hanteringen av privata medel samt tydliggör ansvar och roller i hanteringen. Kvalitetshandboken upplevs vara känd inom organisationen men utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att efterlevnaden är bristfällig. Vi ser det som väsentligt att omvårdnadsnämnden säkerställer att implementeringen av gällande rutiner slutförs samt att efterlevnad av rutinerna säkerställs. Vi grundar vår bedömning på följande noteringar inom respektive kontrollmål: Kontrollmål Det finns tydliga riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel. Befintliga riktlinjer och rutiner är kända och efterlevs. Det finns en tydlig ansvarsfördelning mellan huvudmannens kontaktperson och utsedd god man. Kommentar I huvudsak uppfyllt Förvaltningsövergripande rutiner finns i hög grad i form av kvalitetshandboken med vissa anpassningar utifrån bland annat huvudmannens boendeform. I begränsad utsträckning uppfyllt Det finns en kännedom om befintliga rutiner kring hantering av privata medel men att efterlevnaden till befintliga rutiner är bristfällig. Genomförd granskning visar på att det saknas bl.a. fullmakter och kassablad. I huvudsak uppfyllt Kvalitetshandboken innehåller en i huvudsak tydliggjord ansvarsfördelning mellan god man och verksamhetens personal. Granskningen visar dock på att finns ett behov av att ytterligare kommunicera ansvarsfördelningen. Juni 2018 2 av 11
Utifrån genomförd granskning vill vi lämna följande rekommendationer: Rutinerna bör kommuniceras både till verksamhet inom omvårdnadsförvaltningen samt till de gode männen i syfte att säkerställa att det finns en förståelse för rutiner och ansvarsfördelning. Efterlevnaden till rutinerna är bristfällig. Säkerställ att fullmakter upprättas och att kassablad förs utifrån befintlig rutin och i enlighet med god redovisningssed. En översyn görs av behovet av att konkretiseras och kompletteras med rutinbeskrivningar på verksamhetsnivå, t.ex. med utförandet av kontroller i enlighet med kvalitetshandboken. Juni 2018 3 av 11
1. Inledning 1.1. Bakgrund I 6 kap. 6 kommunallagen 1 regleras att nämnderna ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer fastställda av fullmäktige samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Inom omvårdnadsnämnden finns ett antal verksamhetsområden där kommunens anställda hanterar den enskildes privata medel. När verksamhetspersonal hanterar privata medel är det att betrakta som en ekonomisk händelse i kommunen enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning. Det är därför viktigt att klargöra vilka pengar som omvårdnadsförvaltningen ansvarar för och vad de ska användas till. Av lagen framgår också att bokföring och redovisning ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Personalens bokföring av hanteringen av privata medel ska sedan följa god redovisningssed. Hanteringen av privata medel kan även anses utgöra en ökad risk ur såväl den anställdes som den enskildes perspektiv. Hanteringen av privata medel ställer krav på att hanteringen är ändamålsenlig och rättssäker för att skydda såväl den enskilde som personalen. De förtroendevalda revisorerna i har i sin riskanalys funnit skäl att granska hanteringen av privata medel utifrån den kvalitetshandbok som finns upprättad och finns tillgänglig digitalt för omvårdnadsförvaltningens anställda. 1.2. Revisionsfråga Har omvårdnadsnämnden i säkerställt att hantering av privata medel sker på ett ändamålsenligt och rättssäkert sätt? Granskningen har sin utgångspunkt i omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok. 1.3. Revisionskriterier Föräldrabalken, Kommunallagen Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) Omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok 1.4. Kontrollmål Det finns tydliga riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel. Befintliga riktlinjer och rutiner är kända och efterlevs. Det finns en tydlig ansvarsfördelning mellan huvudmannens kontaktperson och utsedd god man. 1 Kommunallag (2017:725) Juni 2018 4 av 11
1.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta omvårdnadsnämnden. Utgångspunkten för granskningen är Omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok. Vidare avgränsas granskningen till att omfatta brukare som har god man och som bor i kommunens boenden. 1.6. Metod Granskningen genomförs genom intervjuer med verksamhetsföreträdare samt stickprov på två slumpvis utvalda boenden inom kommunen. Personer som intervjuats är verksamhetschef LSS för respektive vård- och omsorgsboenden, enhetschef för respektive av de utvalda boendena inom omvårdnadsförvaltningen samt nämndens ordförande. Genomgång har gjorts av relevanta dokument, relevanta Lex Sarah-anmälningar samt stickprov på förekomst av fullmakt och kassablad på två boenden utifrån kvalitetshandbokens rutiner. Relevanta dokument har granskats. Utgångspunkten i granskningen är omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok vilken omfattar fler områden än hanteringen av privata medel. Kvalitetshandboken har erhållits i digital form och är reviderad 2018-02-18 och gäller ett år från det datumet. Juni 2018 5 av 11
2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Förekomst av riktlinjer och rutiner Det finns tydliga riktlinjer och rutiner för hantering av privata medel. Det finns en tydlig ansvarsfördelning mellan huvudmannens kontaktperson och utsedd god man. 2.1.1. Omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok Omvårdnadsförvaltningen i har en kvalitetshandbok innehållande lagar, föreskrifter, riktlinjer, rutiner, processbeskrivningar, checklistor etc. för förvaltningens verksamheter. Nuvarande handbok är fastställd av socialt ansvarig samordnare och reviderad version gäller för perioden 2018.02.08 2019.02.09. Kvalitetshandboken har ett kapitel som avser rutiner för hanteringen av den enskildes privata medel. Rutinen syftar enligt handboken till att skydda den enskildes privata medel, förtydliga personalens ansvar och skyldigheter samt se till personalens säkerhet. Handboken innefattar en definition vad som avses med privata medel. Den innefattar även en beskrivning av kommunens ansvar vid hantering av privata medel. Detta skall enligt handboken ske i enlighet med Kommunal redovisningslag och rekommendationer som lämnas av Rådet för Kommunal Redovisning. Av kvalitetshandboken framgår att huvudregeln är att den enskilde själv ansvarar för sina inköp av varor och tjänster. Saknas den förmågan kan personal bistå om vissa kriterier är uppfyllda. Nedan följer några av dessa kriterier: att den enskilde har en god man eller förvaltare att hanteringen begränsas till ett fåtal personer att god man upprättar en fullmakt för varje utsedd kontaktman på boendet att medföljande personal signerar kvittot vid köp med kontokort Personer som kan få hjälp med post- och bankärenden skall enligt handboken ha beviljats hjälp med inköp enligt socialtjänstlagen (SoL). Detta skall då utföras enligt överenskommelse i genomförandeplanen. När kommunens personal hanterar privata medel skall det enligt kvalitetshandboken utföras en överenskommelse mellan den enskilde och god man. Som ovan framgår skall även en fullmakt, som redogör för hur de privata medlen skall hanteras, upprättas. Hanteringen av den enskildes privata medel skall begränsas till dennes kontaktman. Vid kontaktmannens frånvaro skall någon annan ur personalen utses som kan ansvara för hanteringen. I handboken finns även specificerat en ansvarsfördelning mellan god man och den enskildes kontaktperson på boendet. Enligt handboken har gode mannen/förvaltaren det totala ansvaret för såväl ekonomi som redovisning medan kommunen ansvarar för att Juni 2018 6 av 11
regler för god revisionssed och internkontroll följs. Hur de privata medlen skall hanteras skall redogöras för i en fullmakt där följande skall framgå; Vem är huvudman (den enskilde) Vem som är ansvarig kontaktman Hur och när påfyllning av medel skall ske Vad medlen skall användas till Om kvittolösa inköp får göras och rekommenderat belopp per månad för ett sådant. Kontanter, kvitton och kassablad skall enligt handboken förvaras i värdeskåp. Av handboken framgår att verifikationer skall finnas till alla ekonomiska händelser. Hanteringen av privata medel samt tillgång till värdeskåp ska begränsas till ett fåtal personer. Vad gäller kontroller framgår av kvalitetshandboken bland annat att omvårdnadsförvaltningens administrativa enhet två gånger per år skall genomföra stickprov. Utöver detta ansvarar respektive enhetschef att en årlig kontroll av kassablad och räkenskaper genomförs. Resultatet redovisas till verksamhetscontroller. God man skall regelbundet minst en gång per månad godkänna kassablad med tillhörande kvitton genom signering. Om god man bor på annan ort ska en överenskommelse ske hur detta säkerställs. Kopia på kassablad och kvitton överlämnas till god man när ett nytt kassablad påbörjas. Handboken ger även vägledning till hantering vid eventuell stöld eller misstanke om stöld. Inom omvårdnadsförvaltningen i ansvarar socialt ansvarig samordnare samt medicinskt ansvarig sjuksköterska för att utreda missförhållanden som rapporterats enligt Lex Sarah 2. I handboken finns specificerat om rutinerna är av allmän karaktär samt hanteringen mer specifikt, t.ex. om huvudmannen har en utsedd god man/förvaltare eller om en närstående hanterar privata medel. Rutiner har även specificerats beroende på om huvudmannen har hemtjänst, personlig assistans eller beroende på vilket typ av boende personen har. Kvalitetshandboken innehåller även avsnitt som särskilt reglerar hanteringen av privata medel på boenden för personer med funktionsnedsättning respektive på vård- och omsorgsboenden. Vid förstnämnda skall utsedd personal, utöver de gemensamma rutinerna, även kontrollera att kassablad stämmer överens med kvitton och kontoutdrag samt rapportera resultatet till enhetschef en gång per månad. Pengarna skall förvaras i ett gemensamt och låsbart skåp som endast ordinarie personal samt enhetschef har tillgång till. På vård- och omsorgsboende skall kontrollen av att kassablad stämmer överens med kvitton och kontoutdrag ske tillsammans med god man en gång/ månad. För hantering av kontokort finns särskilda rutiner vilka bland annat innefattar att 1-2 personalrepresentanter skall ha dispositionsrätt till det servicekonto som står i den enskildes namn. Vidare framgår att kundkort i livsmedelsbutik skall användas för inköp i respektive affär och att det för detta behövs fullmakt. Kvittot skall sedan signeras av medföljande 2 Bestämmelser i 14 kap. 3 SoL samt 24 b LSS som reglerar att anställda skall rapportera missförhållanden och påtagliga risker för missförhållanden Juni 2018 7 av 11
personal. Den enskildes privata medel skall förvaras tillsammans med kassablad i värdeskåp vilka god man skall signera minst en gång i månaden. 2.1.2. Iakttagelser Rutiner och riktlinjer för hanteringen av privata medel inom omvårdnadsförvaltningen återfinns i kvalitetshandboken. I handboken finns beskrivet rutiner utifrån vilken typ av boende som avses (t.ex. boende för personer med funktionsnedsättning, vård- och omsorgsboende). Utöver handboken har vi i granskningen inte funnit några lokala konkretiseringar och anpassningar på verksamhets-/enhetsnivå. Vid genomförda intervjuer har framkommit att det finns ett varierande behov av att upprätta sådana konkretiseringar men att det överlag saknas dokumentation som specificerar vem som skall utföra vilken kontroll på boendet eller uppdatera listor över kontaktpersoner vid frånvaro. I granskningen framkommer att kvalitetshandboken inte har behandlats av omvårdnadsnämnden. En förvaltningsgemensam blankett för kassablad har utarbetats under våren 2018. Vid granskningstillfället har de nya blanketterna inte fullt ut implementerats i verksamheterna. Kvalitetshandboken revideras enligt uppgift vid behov och den senaste revideringen gjordes i februari 2018. Vid intervjuerna framhålls att den senaste revideringen bland annat initierats utifrån ett behov av att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan verksamhet och god man vad gäller hanteringen av privata medel. Exakt vilka delar som tydliggjorts har dock inte framkommit inom ramen för granskningen. Av kvalitetshandboken framgår vad den gode mannen respektive verksamhetspersonal skall göra vid hanteringen av den enskildes privata medel. Kontaktpersonens ansvar skall dessutom dokumenteras i en överenskommelse och en fullmakt. Inom ramen för granskningen har det dock framkommit att det finns oklarheter kring ansvar och rollfördelningen mellan verksamhetens personal och gode man/förvaltare. Oklarheterna uppges främst gälla hanteringen av den enskildes kontokort och vilka avstämningar som kontaktpersonen ansvarar för att utföra. Enligt verksamhetsföreträdare har detta lett till att personalen utför extra avstämningar för att säkerställa aktuellt saldo på kontokortet. De intervjuade beskriver ett i huvudsak gott samarbete med gode männen men att det finns ett behov att ytterligare kommunicera rutinen. Inom ramen för granskningen har tidigare versioner av kvalitetshandboken efterfrågats men ej erhållits. Därmed har jämförelser med tidigare versioner och avstämning av justeringar ej kunnat göras. Detta hänförs till att kvalitetshandboken revideras i befintlig form. 2.1.3. Bedömning Vi bedömer kontrollmålet avseende förekomst av rutiner och riktlinjer som i huvudsak som uppfyllt. Förvaltningsövergripande rutiner finns i hög grad i form av kvalitetshandboken med vissa anpassningar utifrån bland annat huvudmannens boendeform. Vi rekommenderar dock att en översyn görs av behovet av att rutinerna konkretiseras och Juni 2018 8 av 11
kompletteras på verksamhetsnivå, t.ex. med utförandet av kontroller i enlighet med rutinen. Gällande kontrollmålet avseende en tydlig ansvarsfördelning kan vi konstatera att det i kvalitetshandboken framgår en i huvudsak tydliggjord ansvarsfördelning mellan god man och verksamhetens personal. Vi ser det dock som väsentligt att denna kommuniceras både till verksamhet inom omvårdnadsförvaltningen samt till de gode männen i syfte att säkerställa att det finns en förståelse för och efterlevnad av gällande rutiner och ansvarsfördelning. 2.2. Kännedom och efterlevnad av riktlinjer och rutiner Befintliga riktlinjer och rutiner är kända och efterlevs. 2.2.1. Iakttagelser Vid intervjuer framkommer att rutinerna enligt kvalitetshandboken i huvudsak är kända, om än inte fullt implementerade. Som en del i arbetet med implementering genomför överförmyndarenheten bland annat informationsträffar med enhetschefer inom förvaltningen. Samtliga medarbetare uppges ha tillgång till omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok i webbversion. Vid genomförda intervjuer har framhållits att det finns en kännedom om kvalitetshandboken och dess rutiner kring privata medel inom omvårdnadsförvaltningens verksamhet men att det i vissa fall saknas förutsättningar för att efterleva rutinen. Exempelvis har det inom ramen för granskningen framkommit att tillgången till låsbara värdeskåp varierar mellan förvaltningens boenden vilket framhålls medföra vissa begränsningar i förutsättningarna för efterlevnad av rutinen om att de privata medlen skall förvaras i värdeskåp. Genomförda intervjuer visar på att den praktiska hanteringen på respektive boende varierar. Kvalitetshandboken reglerar att antalet personer som hanterar privata medel skall begränsas till ett fåtal. Vid intervjuer beskrivs utmaningar i tillämpningen av detta, då den enskildes behov av fickpengar varierar mellan de olika boendena och dess målgrupper. Verksamhetsföreträdare framhåller vid genomförda i intervjuer att ett utvecklingsområde avser följsamheten av rutinen kring gode männens kvittering av kassabladen, vilket enligt kvalitetshandboken skall ske minst en gång per månad, och att det arbetet kan förbättras. 2.2.1.1. Stickprov Inom ramen för granskningen har en stickprovskontroll avseende hantering av privata medel genomförts på ett LSS-boende och ett vård- och omsorgsboende under april 2018. Juni 2018 9 av 11
Stickprovskontrollen omfattar fullmakter och kassablad och huruvida dessa är utformade i enlighet med vad som framgår i omvårdnadsförvaltningens kvalitetshandbok. Sammanfattningsvis noterades fullmakter för hantering av privata medel saknades på de granskade boendena. Fullmakter hade inte upprättats i enlighet med befintlig rutin. Vidare noterades även vissa brister vad gäller bokföring i form av kassablad vad gäller signeringen av ansvarig personal, vad som köpts och datumet för inköpet. På ett av de granskade boendena fördes inga kassablad. I diagrammet nedan finns en sammanställning av resultatet på utfört stickprov på kassablad: 5 Stickprov på 5 st kassablad 5 5 5 5 4 4 3 3 3 3 2 2 2 2 1 1 0 0 0 0 0 Uppfyller Uppfyller ej Inom ramen för granskningen har även Lex Sarah-anmälningar inkomna under perioden 2016-2017 studerats. Under den granskade perioden har en anmälan gjorts enligt Lex Sarah som är aktuell inom ramen för granskningen. Vi kan utifrån genomgången av anmälan se att befintliga rutiner inte har efterlevts vilket föranlett anmälan och att rutinerna därefter har förstärkts utifrån brister som noterats i utredningen. 2.2.2. Bedömning Vi bedömer målet som i begränsad utsträckning uppfyllt. Genomförd granskning visar på att det finns en kännedom om befintliga rutiner kring hantering av privata medel men att efterlevnaden till befintliga rutiner är bristfällig. Vi ser allvarligt på avsaknaden av fullmakter och kassablad utifrån befintlig rutin. Vi ser det som väsentligt att omvårdnadsnämnden säkerställer att implementeringen av gällande rutiner slutförs samt att efterlevnad av rutinerna säkerställs. Juni 2018 10 av 11
2018-06-13 Hanna Franck-Larsson Uppdragsledare Juni 2018 11 av 11