Årsberättelse 2012. Service- och teknikförvaltningen

Årsberättelse 2012 Service- och teknikförvaltningen

Innehåll Året som gått... 3 Mål och måluppfyllelse... 5 Staben... 6 Verksamhetsutveckling med Lean... 7 Fastighetsavdelningen... 8 Fastighetsinvesteringar och statistik... 10 Galant, kost & städ... 12 Bilder från verksamhetsåret 2012... 15 Addera serviceavdelningen... 16 Personal... 18 Resultaträkning och avdelningsvisa resultat... 20 Förvaltningens organisation KOMMUNSTYRELSEN Direktör Daniel Lundberg Stab (7 tillsv. anställda) Ekonomi Personal Verksamhetsutveckling IT Addera serviceavdelningen (174 tillsv. anställda) Avdelningschef: Hans Wiberg Verksamhetsanknuten service Fastighetsavdelning (76 tillsv. anställda) Avdelningschef: Magnus Fridell Fastghetsförvaltning, fastighetsbyggprojekt Fastighetsanknuten service Galant kost och städ (210 tillsv. anställda) Avdelningschef: Margareta Frisentorp Köksverksamhet Städverksamhet Service- och teknikförvaltningens årsberättelse, Sundsvalls kommun Produktion & layout: Kontorsservice, april 2013 Foto där ej annat anges: Ulf Wallin

Året som gått 2012 präglades inom Sundsvalls kommun på ett övergripande plan av politisk turbulens och spänning, detta yttrade sig bl a på ett konkret sätt i kommunens yttersta beslutsorgan kommunfullmäktige. Tidigt på året låg fokus främst på ett kommunövergripande projekt som benämndes Valfrihet och mångfald. Det rörde sig om ett projekt som hade sitt ursprung i ett politiskt uppdrag med syftet att erbjuda kommunmedborgarna större valfrihet när det gällde valet av utförare av kommunens tjänster, men även att öka mångfalden av utförare inom kommunens uppdrag. Service- och teknikförvaltningen berördes främst av mångfaldsdelen av projektet och fick i uppdrag att genomföra ett antal förstudier i syfte att studera möjligheten att handla upp externa utförare inom delar av förvaltningens verksamhet. Med facit i hand ungefär ett år senare kan vi konstatera att ingen av de områden som förstudierna omfattade fullföljdes. Detta i avseendet att upphandla och därmed lägga ut delar av verksamheten på annan utförare. En del av projektet Valfrihet och mångfald syftade till att utarbeta nya riktlinjer för konkurrensutsättning inom Sundsvalls kommun. Förslaget till riktlinjer avslogs dock i kommunfullmäktige och därmed gäller fortfarande de äldre riktlinjerna från år 2010. Enligt kommunens modell arbetade de politiska partierna fram förslag på övergripande mål och uppdrag, samt övergripande budgetramar och satsningar för Sundsvalls kommun under kommande år. När det förslaget skulle beslutas i kommunfullmäktige inträffade något mycket ovanligt att oppositionens och i detta fall Socialdemokraternas mål- och resursplan antogs. En diskussion uppstod därefter hur den politiskt styrande koalitionen skulle förhålla sig till situationen. Vissa yrkade på att koalitionen skulle avträda från makten och att fullmäktige skulle utse ett nytt kommunalråd. En mycket turbulent situation med andra ord. Det lugnade dock ned sig under hösten i och med att koalitionen meddelade att man avsåg att fortsätta att styra kommunen, men utifrån Socialdemokraternas budget. Höstens arbete har på ett övergripande plan fokuserats på genomförande av ett politiskt uppdrag att effektivisera kommunens administration med totalt 20 miljoner kronor till och med år 2014. Uppdragets genomförande organiserades i form av ett projekt och ett intensivt arbete följde. Projektet delades in i två faser, en inledande där olika arbetsgrupper, nätverk och referensgrupper gjorde ett grundläggande arbete. Därefter startade en avslutande fas där projektets styrgrupp, som bestod av förvaltningsdirektörerna, tog över och arbetade fram en slutgiltig rapport med förslag på hur effektiviseringarna och besparingarna skulle kunna genomföras. Service- och teknikförvaltningen berördes i allra högsta grad av detta arbete då förvaltningens verksamhet till sin helhet utgörs av verksamhetsstöd, dvs den verksamhet som enligt det politiska uppdraget skulle effektiviseras. Rapportförslaget innebar i enkelhet att Service och tekniks roll som kommunens samlade verksamhetsstöd skulle förstärkas genom att flera verksamhetsstödjande funktioner föreslogs samlas inom förvaltningen. Det skulle på så vis skapa storskalighetseffekter inom kommunens verksamhetsstöd som i sin tur möjliggör effektivisering i enlighet med uppdraget. Resultatet av projektet kommer därmed att innebära att Service och tekniks roll som kommunens verksamhetsstöd stärks och utvecklas, men att hårda och tuffa effektiviseringsoch besparingskrav också följer med. Under den politiska ytan har tjänstemannaorganisationen jobbat vidare utifrån tidigare fattade beslut och riktlinjer. Här ska vi komma ihåg att det politiska spelet har rört en begränsad del av verksamheten även om den politiska styrningen förstås är viktig över tid för kommunens verksamhet. För Service och tekniks del kan vi konstatera att 2012 blev ett mycket gott år. Vi hade från politiken två övergripande målsättningar fastställda att arbeta för och det är hög kundnöjdhet och hög kostnadseffektivitet. Kundnöjdheten är något vi mäter varje år och för åren 2010, 2011 och 2012 har förvaltningens totala Nöjd-Kund-Index, NKI, uppmätts till 67, 69 respektive 73. Förvaltningen uppvisar därmed en tydlig positiv trendutveckling vad gäller kundnöjdhet och dessutom överträffade värdet för 2012 också politikens målnivå för NKI som uppgick till 70. Kopplat till det andra målet om kostnadseffektivitet kan vi konstatera att vårt ekonomiska resultat för året landade på +13,6 mkr. Ett resultat som är viktigt för såväl vår verksamhet som för kommunens totala ekonomi. Sammantaget har vi alltså under 2012 kraftigt utvecklat vår kundnöjdhet samtidigt som vi med utgångspunkt i det ekonomiska resultatet har hushållit väl med våra finansiella resurser. En stor anledning 3

till dessa goda resultat står att finna i förvaltningens målmedvetna arbete med att införa och använda Lean som strategi för vår verksamhetsutveckling. När det gäller Lean har vi under några år främst arbetat med några av Leans verktyg för att renodla våra processer i syfte att skapa värde för kund. Detta i kombination med arbete och utveckling av de mjuka frågorna som service, bemötande, värdskap och värdegrund låter sig nu avspeglas i våra kunders omdömen om vår verksamhet. Men vi är inte på långa vägar klara, för det kan vi aldrig påstå att vi blir, eftersom vår omvärld och våra kunders krav och förväntningar ständigt förändras. Men vi ska tillåta oss att stanna till och reflektera över det arbete vi gör och gjort. Och inte minst det resultat det medfört och känna oss nöjda så här långt. Framtida utmaningar Sundsvalls kommuns ekonomiska situation vid ingången till år 2013 är mycket ansträngd. Redan tidigt år 2013 presenteras prognoser för helår som tyder på ett totalt ekonomiskt underskott för kommunen i storleksordningen 100 miljoner kronor. Prognoserna för kommande år indikerar också en fortsatt stor ekonomisk utmaning för kommunen. I denna situation måste förvaltningarnas behov av medel prioriteras hårt för att kommunens ekonomi ska säkerställas. En stor utmaning som ligger inom Service och tekniks uppdrag är hanteringen av det eftersatta underhållet som finns i de fastigheter som förvaltningen äger. Den så kallade underhållsskulden är betydande och innebär att fastigheternas värde och kommunens förmögenhet successivt urholkas så länge satsningar på det eftersatta underhållet uteblir. Att sälja fastigheter med urholkat värde och med förhållandevis låga intäkter (hyror) låter sig inte göras, vilket betyder att fastigheterna under överskådlig tid sannolikt kommer att kvarstå i kommunens ägo. Därför är det en stor utmaning för politiken i kommunen att jämte prioriteringar och satsningar på kommunens mjuka kärnverksamheter, även våga prioritera fastigheterna och det eftersatta underhållet genom att tillåta en höjning av de interna hyrorna till en marknadsmässig nivå. För om prioriteringarna och hanteringen av underhållsskulden uteblir, kommer det eftersatta underhållet att eskalera och därmed kräva större satsningar på bekostnad av kommunens kärnverksamheter. Utmaningen för Service och teknik blir att utifrån den underfinansierade fastighetsbudgeten ändå hantera tillgängliga medel på ett så effektivt sätt som möjligt. Vi får också arbeta ännu hårdare med att öka den inre effektiviteten så att vi under rådande förutsättningar ändå levererar värde för kund. Förvaltningen har även några rejäla utmaningar kopplat till projektet om en effektiviserad administration under 2013 och 2014. Främst består dessa utmaningar att på kort tid ta emot medarbetare från andra förvaltningar, att fånga kundernas samlade önskemål om tjänsteleverans, att standardisera processernas för att sedan på relativt kort tid börja effektivisera verksamhetsstödet i enlighet med det politiska uppdraget. Daniel Lundberg Direktör, service- och teknikförvaltningen 4

Mål och uppfyllelse Målen för Service och teknik är hög kundnöjdhet och hög kostnadseffektivitet. Redovisningen i tabellen nedan visar hur förvaltningens mål hänger samman med kommunens överordnade mål. Modellen nedan är en visualisering av relevanta nyckeltal/indikatorer. Målen för Service och teknik är hög kundnöjdhet och hög kostnadseffektivitet. De olika färgerna indikerar: grönt = målet uppnått, gult = måluppfyllelsen på rätt väg, rött = resultatet ligger långt ifrån målet, vitt = det finns för närvarande inga jämförelsenivåer. Pilarna visar hur trenden ser ut för respektive område. I den vänstra delen av tabellen redovisas ett antal nyckeltal för målet hög kostnadseffektivitet. I den högra delen av skissen finns målet hög kundnöjdhet redovisat. Målet är Nöjd-Kund-Index, NKI, 70 för kundnöjdhet och detta mäts genom årliga NKI-undersökningar. MÅLKVITTERING 2012 - Service och teknik Hållbar tillväxtsstrategi 2021: R.I.K.A.R.E E FFEKTIV KOMMUN MÅLKVITTERING 2012 - Service och teknik Hållbar tillväxtsstrategi tillväxtstrategi 2021: R.I.K.A.R.E ÄNDAMÅLSENLIGT OCH KOSTNADSEFFEKTIVT E VERKSAMHETSSTÖD EFFEKTIV KOMMUN ÄNDAMÅLSENLIGT OCH KOSTNADSEFFEKTIVT VERKSAMHETSSTÖD HÖG KOSTNADSEFFEKTIVITET HÖG KUNDNÖJDHET HÖG KOSTNADSEFFEKTIVITET INRE Konkurrenskraftiga Priser mot ställda krav HÖG HÖG KUNDNÖJDHET YTTRE EFFEKTIVITET Uppfylld Kvalitet mot ställda krav och förväntningar HÖG INRE EFFEKTIVITET UTFALL RESURSINDIKATORER Konkurrenskraftiga Priser mot ställda krav HÖG YTTRE EFFEKTIVITET Uppfylld Kvalitet UTFALL RESULTATINDIKATORER mot ställda krav och förväntningar Service och teknik Antal vedertagna priser mot ställda krav /beställningar från UTFALL kund RESURSINDIKATORER av totalt antal (målnivå 100%) Service och teknik NKI 73 UTFALL RESULTATINDIKATORER P R O D U L K E T V E E R R A N M S O T A V T J Ä S T Ä L L N D S A T E K R U / N D K R A V Fordon Timpris verkstadsarbeten 590 kr/tim Ekonomi Fordon Timpris kvalificerade Timpris verkstadsarbeten uppdrag 535 kr/tim 590 kr/tim Ekonomi Timpris ekonomiadministration 420 kr/tim Service och teknik Antal vedertagna priser mot ställda krav /beställningar från kund av totalt antal (målnivå 100%) P Egna fastigheter Ekonomi Egna fastigheter Ekonomi Timpris kvalificerade uppdrag Timpris ekonomiadministration R Hyresnivå Underhållsnivå 535 kr/tim 420 kr/tim 886 kr/kvm 90 kr/kvm O Egna fastigheter Egna fastigheter D IT IT Hyresnivå Underhållsnivå Timpris specialist 886 kr/kvm Timpris lösningsarkitekt U 90 kr/kvm 575 kr/tim 630 kr/tim L K (målnivå: i.u.) (målnivå: i.u.) IT IT E T Timpris specialist Timpris lösningsarkitekt Arbetsmiljö och hälsa 575 kr/tim 630 kr/tim V E732 kr/tim HR konsultstöd (målnivå: i.u.) (målnivå: i.u.) (målnivå: E R benchmark 2011 mot alt. extern Arbetsmiljö utförare) och hälsa R 732 kr/tim HR konsultstöd (målnivå: benchmark 2011 mot alt. A Personal 6300 löner/handläggare extern utförare) Personal N(målnivå: M 6500 lön/handläggare) Timpris lönehandläggare Personal 420 kr/tim S O 6300 löner/handläggare Personal T (målnivå: 6500 lön/handläggare) Timpris lönehandläggare 420 kr/tim A V S T T Ä Post och tryckeri Post och tryckeri J LTimpris layout konsulttid Timpris tryckeri 600 kr/tim Post och tryckeri 500 Post kr/tim och tryckeri Ä L Timpris layout konsulttid Timpris tryckeri 600 kr/tim 500 kr/tim N D Kost Kost SPris A lev.hämtlåda Äldreomsorg Kost Pris lev. äldreomsorgspkt Kost L/M T 42 kr/st Pris (målninvå lev.hämtlåda i.u.) Äldreomsorg 63,40 Pris kr/st lev. (målninvå äldreomsorgspkt i.u.) L/M 42 kr/st (målninvå i.u.) 63,40 kr/st (målninvå i.u.) E K R UTelefonist och kundtjänst Telefonist och kundtjänst / N Timpris Servicecenter Timpris Servicecenter 306 kr/tim D 306 kr/tim K Städ Städ Städ Städ R Pris förskolestädning Pris förskolestädning Pris skolstädning Pris skolstädning A 303 kr/kvm 303 kr/kvm 164 kr/kvm 164 kr/kvm (målnivå: (målnivå: 315 kr/kvm) 315 kr/kvm) (målnivå:185 kr/kvm) kr/kvm) V Upphandling Upphandling Upphandling Upphandling Timpris strateg. inköpsplanering Timpris upphandlingsstöd Timpris strateg. inköpsplanering Timpris upphandlingsstöd 775 kr/tim 700 kr/tim 775 700 kr/tim (målnivå: kr/tim i.u.) (målnivå: i.u.) Egna fastigheter Vakansgrad - outhyrt 2% (målnivå 3-5% för flex.) Egna fastigheter Vakansgrad IT - outhyrt Timpris 2% tekniker (målnivå 4303-5% kr/tim för flex.) (målnivå: i.u.) IT Timpris tekniker 430 kr/tim (målnivå: i.u.) Post och tryckeri Timpris posthantering Post och tryckeri 350 kr/tim Timpris posthantering 350 kr/tim Kost Pris lev. grundskoleportion Kost 14,60 Pris lev. kr/st grundskoleportion (målninvå i.u.) 14,60 kr/st (målninvå i.u.) Städ Städ Pris Pris förvaltningslokaler 146 kr/kvm (målnivå: i.u.) Egna fastigheter Energiförbrukning 139 kwh/kvm Egna fastigheter Energiförbrukning 139 kwh/kvm Kost Pris lev. Kost gymnasieportion Pris 18,20 lev. kr/st gymnasieportion (målninvå i.u.) 18,20 kr/st (målninvå i.u.) Fordon NKI 71 Fordon Ekonomi NKI 71 NKI 79 (målnivå 70) Ekonomi Fastigheter NKI 79 NKI 58 Fastigheter NKI 58 IT NKI 72 IT NKI 72 (målnivå Arbetsmiljö 70) och hälsa NKI 74 Arbetsmiljö och hälsa NKI 74 (målnivå Personal 70) NKI 83 Personal NKI 83 Arkiv NKI 75 Arkiv NKI 75 Post och tryckeri NKI 78 Post och (målnivå tryckeri 70) NKI 78 Kost Kost NKI 70 NKI (målnivå 70 70) Telefonist och kundtjänst Telefonist och kundtjänst NKI 85 NKI 85 Städ Städ NKI 62 NKI 62 (målnivå 70) Upphandling Upphandling NKI 67 NKI 67 Service och teknik NKI 73 PROCESSER PROCESSER TJÄNSTE/SERVICE TJÄNSTE/SERVICE OMRÅDEN OMRÅDEN Kost Kost Uppfyllande Kost av kommunens Kost Godkända inspektioner Uppfyllande av kommunens kostpolicy Godkända inspektioner Miljökontoret E.k.p (i.u.) kostpolicy (skallkrav: ja) Miljökontoret E.k.p (skallkrav: (i.u.) ja) (skallkrav: ja) (skallkrav: ja) Städ Städ Godkänd Godkänd städkvalitet städkvalitet 44% av 44% av stickprover stickprover (INSTA kvalitetsstd) (INSTA kvalitetsstd) (målnivå 100%) (målnivå 100%) Ä N D L A E M V Å E L R S A E N N S L I G M O O T C H S T K Ä O L S L T D N A A D K S U E N F D F K E R K A T V I V Ä N D L A E M V E R A Å L S E N L I O C H N S G M O T S T K Ä O L S L T D N A A D K S U E N F D F K E R K A T V I V VÄRDE VÄRDE Färgkod avser värdets kvalitetsnivå mot leveranser av andra externa utförare alt. andra kommuner alt. relevanta nätverk alt. egen bedömning ambitionsnivå mot ställda krav från kund. Färgkod avser värdets kvalitetsnivå mot jämförbara uppmätta uppmätta leveranser leveranser av andra externa av andra utförare externa alt. andra kommuner utförare, alt. alternativt relevanta nätverk andra alt. kommuner, egen bedömning relevanta ambitionsnivå nätverk mot ställda eller krav egen från kund. bedömning. Ambitionsnivå mot ställda krav från kund. Trendpil avser förändringen av uppmätt värde mot senaste mätning. Trendpil avser förändringen av uppmätt värde mot senaste mätning. Trendpil avser förändringen av uppmätt värde jämfört med senaste mätning. 5

Staben Chef för staben: Direktör Daniel Lundberg Tillsvidareanställda: 7 I staben hanteras specialistfrågor och där finns gemensamma strategiska resurser för hela förvaltningen. Detta inom områden där samordning är viktigt för kontorets hela verksamhet. Staben har till uppgift att utveckla, följa upp och bevaka följande områden i förvaltningen: ekonomi och inköp, personal, IT och verksamhetsutveckling. Staben ska även arbeta konsultativt med avdelningarna samt stödja alla chefsnivåer i kontoret med specialistkunskap och medverka i avdelningarnas arbete så att målen kan uppnås. Verksamhetsåret 2012 Förvaltningens stab har under de senaste åren kraftigt reducerats i omfattning av antal tjänster och därmed har den interna belastningen med OH-kostnader reducerats. OH-kostnaderna uppgår för närvarande till endast 0,6 procent av förvaltningens totala omsättning och det är en väldigt låg siffra i jämförelse med andra verksamheter. Under året 2012 har förvaltningsstaben via Leanledaren fortsatt att utveckla förvaltningens anammande av Lean som strategi för den fortsatta verksamhetsutvecklingen. Vid utgången av 2012 hade i stort sett alla förvaltningens sektioner och enheter utbildats inom Lean samt påbörjat arbetet med att kartlägga sina processers värdeskapande till kund. Lean-ledaren har tillsammans med förvaltningens Lean-coacher under året arbetat intensivt med nämnda utbildningsinsatser, men även svarat för en mängd avstämningar och stöttande uppföljningsmöten med förvaltningens grupper. Resultatet av förvaltningens arbete med Lean återspeglas i de årliga undersökningarna av kundnöjdheten där förvaltningen på total nivå uppvisar en tydlig positiv trend vad gäller Nöjd-Kund-Index, NKI. Förvaltningsstabens största delfunktion är ekonomifunktionen. Här har ekonomichefen under året samlat stabens ekonomer och ekonomiassistent i regelbundna planeringsmöten i syfte att framförallt förbättra den ekonomiska redovisningen till förvaltningschef och ledningsgrupp. Ekonomichefen har även ansvarat för den operativa hanteringen av förvaltningens arbete med intern kontroll. Arbetet med intern kontroll har under året utvecklats och denna utveckling fortskrider under 2013 med utbildningsinsatser av förvaltningens ledningsgrupp. 6 Ekonomifunktionen inom staben samlad. På bilden fr v: Veronica von Fielitz, Erik Carlsson, Monica Isaksson och Marcus Svanberg. Förvaltningsstabens personalchef har under året i synnerhet stöttat förvaltningens avdelningar och sektioner i det systematiska arbetsmiljöarbetet samt svarat för hanteringen och förvaltningens samverkansgrupp. Personalchefen och ekonomichefen har även tillsammans med förvaltningschefen under stora delar av året arbetat med de kommunövergripande projekten Valfrihet och mångfald samt Effektiviserad administration. Ett inriktningsbeslut under 2012 var att förvaltningens ledningsgrupp beslutade att Service och tekniks verksamhet ska samlas och beskrivas som ett system. I detta ingår att verksamhetsutvecklingen ska bedrivas utifrån ett systemteoretiskt förhållningssätt. Detta betyder konkret att förvaltningens totala verksamhet samlas i en helhet och utvecklas utifrån en utgångspunkt att hela systemet ska öka sin värdeleverans till kund. Här omfattas såväl tjänsteproducerande processer som den stödjande och ledande processen. Ett tjänsteproducerande system påverkas alltid av så kallade systemfaktorer, dvs faktorer som påverkar systemet men som ligger utanför de tjänsteproducerande processernas mandat att påverka. Det är ledningens uppgift att med sitt mandat sträva efter att anpassa systemfaktorerna så att de inte hindrar en effektiv tjänsteproduktion, utan istället skapar förutsättningar för effektivitet. Med anledning av detta genomfördes en chefsdag under hösten 2012 där förvaltningsledningen samlade förvaltningens chefer. Fokus för dagen låg på systemfaktorerna och de medverkande cheferna fick där möjlighet att utifrån sina vardagliga intryck av tjänsteproduktionen presentera vilka brister och möjligheter som man har sett i systemets faktorer. Det som framkom är sedan en grund för ledningens och förvaltningsstabens fortsatta arbete. Under 2013 kommer förvaltningsstaben att inrikta sitt arbete på att förändra befintliga systemfaktorer, syftet är att säkerställa att systemfaktorerna bidrar till en effektiv tjänsteleverans till förvaltningens kunder.

Verksamhetsutveckling med Lean Under 2012 har Service och teknik fortsatt med att införa arbetsmetoden Lean inom hela förvaltningen. Året har gått i utbildningens tecken. Ett av fokusområdena har varit att få i gång medarbetardriven verksamhetsförbättring med kunden som utgångspunkt. En annan prioritering har varit att få arbetsgrupperna att mäta sina förbättringsarbeten både före och efter ett genomfört förbättringsarbete. Även en mätmodell har börjat ta form som bygger på att verksamheterna ska ta fram indikatorer för olika ändamål som t ex för planering, operativ styrning, lärande och utveckling och för rapportering. Till skillnad från utbildningssatsningen 2011 har halva Lean-utbildningen genomförts i egen regi men med samma koncept. Det vill säga att chef och två nyckelpersoner har utbildats från varje arbetsplats. Sista omgången påbörjade sin utbildning i slutet av oktober och kommer att avsluta sin utbildning i februari 2013 och då har ca 25 procent av Service och tekniks anställda genomgått utbildning. Runt 30 arbetsplatser har under året påbörjat förbättringsarbeten utifrån Lean. Pilotgrupperna som påbörjade sina arbeten under 2011 har fortsatt med nya. Exempel på pågående eller genomförda förbättringsarbeten är: Förbättra tillgängligheten i arkivets handlingar bl a för att förbättra servicenivån genom att få till en snabbare och enklare återsökning. Förbättra flödet i produktion av matlådor för att få högre eller jämnare kvalitet på matlådans utseende samt få bättre flöde i hela processen. Genom ändrat arbetssätt med märkning av matlådorna har verksamheten hittat ca 3 timmars effektivisering per vecka. Förbättringsarbete kring debitering av tilläggstjänster till kund bl a för att det ska bli enkelt och tydligt att göra beställningar av hyresvärden Drakfastigheter Förvaltningen har även medverkat i och initierat förbättringsarbeten där andra förvaltningar har varit involverade. Ett exempel på sådana arbeten är in- och utflyttning från servicehus och leverantörsfakturor. Service och tekniks ledningsgrupp har tillsammans med socialtjänstens ledningsgrupp och chefer gått en fyra dagars utbildning i Effektiv styrning för att få en förståelse för den systemsyn som Lean i grunden handlar om. Under mars genomförde Service och teknik sin första Leandag. Syftet med dagen var bl a att synliggöra och uppmärksamma de förbättringsarbeten som pilotgrupperna hade genomfört. Dagen möjliggjorde även för medarbetarna från olika avdelningar att se mångfalden av de verksamheter som bedrivs inom Service och teknik. Årets stora införandefas övergår under 2013 till en ny fas med fokus på att få långsiktighet och uthållighet i medarbetardriven förbättringsarbete med kunden som utgångspunkt. Lean- och personaldagen i Stadshuset blev välbesökt. Här ses från vänster avdelningschef Hans Wiberg, förvaltningsdirektör Daniel Lundberg och avdelningschef Margareta Frisentorp i Stadshusets trappa. 7

Fastighetsavdelningen Avdelningschef: Magnus Fridell Tillsvidareanställda: 76 Fastighetsavdelningen svarar för lokalförsörjningen åt alla nämnder, förvaltar befintliga byggnader och svarar för ny-, om- och tillbyggnad av fastigheter. Verksamhetsidé Vårt uppdrag är att vara en professionell förmögenhetsförvaltare och att se till att våra kunder verkar i funktionella och ändamålsenliga lokaler med en god invändig och utvändig miljö. På ett professionellt sätt möter vi våra kunder och förvaltar vårt ansvar för fastigheterna. Verksamhetsåret 2012 har till stora delar ägnats åt verksamhetsutveckling och en renodling av verksamheten med fokus på grunduppdraget. Ett flertal projekt inom arbetsmetoden Lean har bedrivits och dessa syftar till en utveckling och förbättring för avdelningens kunder. En annan inriktning under året har varit att fortsätta med energieffektivisering av fastighetsbeståndet, allt för att sänka kostnaderna och minska kommunens klimatpåverkan. Skol- och förskolelokaler Det övergripande arbetet med barn- och utbildningsförvaltningens framtida lokalförsörjning har intensifierats under året. Den långsiktiga planen har till viss del resulterat i ett konkret projekt, omvandlingen av Skönsbergs skola till Hellbergsskolan. I det projektet kommer den förvaltade lokalytan att minskas tack vare rivning av flera uttjänta byggnader. Projekteringen av en ny stor förskola på Skönsmon fortskrider och finansieringen löstes vid årsskiftet 2011/2012. Ombyggnationen av Bergsåkers skola kommer att påbörjas under sommaren 2013. Socialtjänstens lokaler I nuläget befinner sig Sundsvalls kommun i ett avvaktande läge vad gäller eventuell nyproduktion inom äldreomsorgen. Under 2012 har arbetet fokuserats på en systematisk genomgång av brandsäkerheten på våra boenden. I Tingsta har ett rivningsprojekt bedrivits under året, där delar av Tingsta äldreboende har rivits med anledning av en allvarligt skadad takkonstruktion. I samband med ombyggnaden har socialtjänsten även beställt en del verksamhetsanpassningar. Vid f d Amu-center har avdelningen under året bedrivit ett investeringsprojekt åt Socialtjänstens aktivitetscenter. Hyresassistent Lotta Magnusson och driftteknikern Magnus Gullberg deltog i socialtjänstens Lean-projekt för in- och utflyttning i servicehus. Bättre idrottsanläggningar och kulturbyggnader Vid Westhagens fotbollsplan har ett nytt konstgräs anlagts. I Skönsberg har avdelningen medverkat till att skapa en ny spontanidrottsplats. I Södra Bergets slalombacke har investeringsåtgärder kopplade till liftanläggningen och belysningen genomförts. I samband med årsskiftet fördes anläggningen över till slalomklubben. Under 2012 har en projektering genomförts för omfattande reinvesteringsåtgärder i Njurundahallen, i det planerade projektet ska åtgärder genomföras för att byta hela takkonstruktionen samt anpassa ventilationsanläggningen till den verksamhet som bedrivs i anläggningen. Energisparprojekt på flera nivåer Under året har arbetet fortskridit med att genomföra såväl mindre som större åtgärder för att minska energiförbrukningen och i förlängningen minska kommunens klimatpåverkan. Arbetet med energieffektivisering följer två huvudspår, dels mindre åtgärder och injustering av våra anläggningar, dels större investeringsprojekt som projektet i Stödehuset. I Stöde har bland annat en ny stor anläggning för solkraftsvärme byggts. Personal Under året har avdelningen haft en fortsatt fokusering på grunduppdraget med ett tydliggörande av identitet och värdegrund. Ett namnbyte av avdelningen från fastighetsavdelningen till Drakfastigheter genomförs vid årsskiftet 2012/2013. Vidare har arbetet med att bygga en gemensam organisationskultur med enig- 8

het kring grunduppdraget fortskridit. Ett internt rollförtydligande har arbetats fram och satsningen på teamstrukturen har fortsatt. Vidare påbörjades arbetet med en samlokalisering av avdelningen under 2012, ett projekt som kommer att vara slutfört under 2013. Under året har arbetet med att skapa ett tydligt decentraliserat ekonomiskt ansvar inom teamen fortsatt. Under 2012 har även ett arbete bedrivits för att i underliggande system och rutiner skapa förutsättningar för att respektive förvaltarområde ska ha ett eget budgetansvar. En grundläggande utbildning inom energieffektivitet och miljötänkande har initierats och det här kommer under 2013 att omfatta alla sektioner inom avdelningen. Fastighetsinformation i ny portal Under 2012 skapades en fastighetsportal för avdelningens digitala fastighetsinformation. Denna portal har under året utvecklats av en pilotgrupp inom personalen. Portalen ger stora möjligheter att effektivt samla information och göra den synlig inom hela organisationen. Målsättningen är klar, all information ska samlas i portalen och all personal ska använda portalen som sitt dagliga arbetsverktyg. Ekonomisk analys De interna hyrorna ligger för helåret 2012 på 624,9 mkr vilket är 2 procent över budget och 1 procent bättre än utfallet för 2011. De totala intäkterna för 2012 uppgick till 99 procent av utfallet för 2011. Anledningen till att de totala intäkterna inte överträffade 2011 års nivå beror till största delen på att försäkringsersättningarna var markant lägre, 18 procent, för 2012 än för 2011. Vidare ligger såväl administrativt påslag som projektintäkter för 2012 under helårssiffrorna för 2011. De externa hyresintäkterna för 2012 överträffade dock budget med 1 procent och uppgick till 45,8 mkr för helåret 2012. Utfallet för mediakostnader ligger på 94 procent av budget men kostnaderna översteg 2011 års utfall med 3 procent. Det finns två anledningar till att kostnadsutfallet blev lägre för 2012 än som bedömts i budget. Vädret har under stora delar av året varit förhållandevis milt. Utöver en gynnsam väderlek har fördelaktiga avrop inom elhandeln kunnat genomföras under 2012. Utfall för elkostnaden i relation till budget blev därför 90 procent, eller 59,4 mkr jämfört med 66 mkr. Utfallet för fjärrvärmekostnaden blev 92 procent av budget för 2012, i jämförelse med utfallet 2011 överstegs kostnaderna för fjärrvärme med 9 procent. Denna skillnad utgörs till 90 procent av ett högre marknadspris för 2012. När det gäller driftkostnader kan noteras att försäkringsskadekostnaderna sänkts markant och uppgick för 2012 till 37 procent av 2011 års utfall, 7,1 mkr för 2012 jämfört med 19,5 mkr för 2011. Kostnaderna för yttre skötsel är enligt budget, men kostnaderna sänktes med 15 procent jämfört med 2011. En delförklaring till att kostnaderna ligger lägre för 2012 är att snöröjningen under första kvartalet 2011 låg 2 mkr högre än för första kvartalet 2012. I jämförelse med 2011 blev den stora besparingen att kostnaderna för takskottning blev 2,5 mkr mot 11,6 mkr för 2011. I budget 2012 hade de externa kostnadshyrorna bedömts uppgå till 135 mkr, utfallet blev 139,7 mkr, anledningen till denna kostnadsökning om 4 procent är direkt kopplad till inhyrningen av Parkeras parkeringshus på uppdrag av Stadsbyggnadskontoret. Med anledning av att det totala kostnadsläget hamnade under budget har det under 2012 funnits utrymme att satsa på planerade underhållsåtgärder.detta kommer i förlängningen att skapa såväl bättre lokaler för våra kunder som en kostnadseffektivare drift på lång sikt. I budget bedömdes det planerade underhållet uppgå till 52,3 mkr, utfallet för 2012 blev 63,7 mkr. Avdelningens resultat blev 6,7 mkr för 2012, resultatet för 2011 uppgick till -3,4 mkr. Fastigheternas intäkter 708,9 mkr Fastigheternas intäkter 708,9 Mkr Underhållsbidrag Externa hyror 3% 7% Övriga intäkter 2% Fastigheternas kostnader 702,2 mkr Utemiljö Drift och service 3% 3% Felavhjälpande,tillsyn och skötsel 5% Fjärrvärme 6% Fastigheternas kostnader 702,2 mkr Övrigt 3% Vatten 2% Försäkringsskador, skadegörelse 1% Kapitalkostnader 30% Interna hyror 88% 9 El 9% Löner och personalomkostnader 9% Planerat underhåll 9% Hyreskostnader 20%

Investeringar och statistik Investeringar Större beslutade projekt 2012 Brandåtgärder i förskolor kalkyl mkr 3,5 Skönsbergs stenskola, verksamhetsanpassningar 11,0 Bergsåkers skola, reinvesteringar 20,0 Lokalförändringar i gymnasieskolan 14,0 Södra Bergets motionsanläggning, tillbyggnad personalutbyggnad 3,5 Större beslutade projekt 2011 kalkyl mkr Bosvedjeskolan, verksamhetsanpassningar 2,2 Bulleråtgärder i skolor och förskolor 2009-2011 7,0 Katrinelundsskolan, musik/textil/slöjd 2,0 Navigatorvuxenutbildning, elanläggning 1,9 Gärdehov, investering, konstgräs, ny sarg, bandybana 20,7 Södra Bergets slalombacke, Himlabadet, projekt överföring 3,0 4,0 Konsertteatern, investering Kultur- och 10,0 fritidsfastigheter, reinvesteringar 2,0 Westhagen, byte av konstgräs Kulturmagasinet, 4,0 lokalanpassningar 1,7 Myndighetskrav för kök i Sporthallen, investering särskilda boende 6,0 1,1 Tingsta äldreboende, ombyggnad och rivning 9,5 Amu-center, verksamhetsanpassning av aktivitetscenter 14,8 Almedalen, äldreboende, omb. av tvättstugor, kontor mm 2,3 Balder 5, lokalanpassning för IT-service 10,0 Kommunhuset, reinvestering, etapp 3 6,0 Finansiering av åtg. i hissar 2012 pga myndighetsk 3,0 GA-skolan ombyggnad för samlokalisering Energieffektiviseringsåtgärder, Stödehuset Energieffektiviseringsåtgärder, Solgården 6,2 9,0 2,5 Energieffektiviseringsåtgärder, Hagaskolan 3,0 Socialtjänsten, säkerhetsinvesteringar 3,5 Tingsta äldreboende, rivning av del 1,1 Kommunhuset, tak etapp 2 6,0 Miljöstationer i förskolor, skolor och boenden 4,0 Hissar, investeringasåtgärder 4,0 Myndighetskrav, reinvesteringar 2,7 Värme och ventilation, reinvesteringar 2,5 Statistik 2012 2011 2010 Total BRA m 2 753 925 712 652 657 500 - varav egen 537 177 584 079 535 000 - varav hyrd 193 887 128 573 122 500 Egna lokaler Driftkostnad tkr 125 304 130 635 126 281 kr/m 2 233,00 223,66 236 *Felavhjälpande underhåll tkr 27 004 25 333 15 998 kr/m 2 50,27 43,37 30 Skador tkr 6 826 19 474 9 100 kr/m 2 47,16 33,34 17 Skadegörelse tkr 3 919 3 008 2 661 kr/m 2 7,30 5,15 5 Planerat underhåll tkr 52 509 56 188 51 322 kr/m 2 97,75 96,21 96 Varav skollokaler Bruttoarea m 2 253 498 25 462 253 273 Driftkostnad tkr 56 714 52 723 54 893 kr/m 2 233,73 208 217 *Felavhjälpande underhåll tkr 8 546 8 605 5 825 kr/m 2 33,71 33,95 23 Skador tkr 3 549 14 787 3 345 kr/m 2 14,00 58,33 13 Skadegörelse tkr 3 306 2 386 1 855 kr/m 2 13,04 9,41 7 Planerat underhåll tkr 22 673 20 423 21 034 kr/m 2 89,44 81 83 Varav barnomsorgslokaler (egna) Bruttoarea m 2 54 304 50 569 47 161 Driftkostnad tkr 19 337 15 910 16 992 kr/m 2 356,08 315 360 *Felavhjälpande underhåll tkr 4 515 4 528 2 619 kr/m 2 83,14 89,54 56 Skador tkr 1 500 1 301 1 026 kr/m 2 27,62 25,73 22 Skadegörelse tkr 275 187 176 kr/m 2 5,06 3,71 4 Planerat underhåll tkr 8 412 14 024 9 370 kr/m 2 154,91 277 199 10

En skiss som visar en del av de planerade ombyggnaden av Bergsåkers skola. Projekteringsarbeten pågick under 2012 och byggstart sker 2013. I januari 2013 byter fastighetsavdelningen namn till Drakfastigheter. Ordbilden här ovantogs fram 2012 inför bytet. Till höger syns en vepa som togs fram för att skylta upp det stora arbetet med energieffektiviseringar som tog fart under 2012 och som fortsätter fram till 2020. Vintern 2012-2013 blev snörik och vid flera skolgårdar fick snön schaktas ihop till stora snöberg. Skolbarnen hade roligt i snön. På bilden snömassorna vid Vibackeskolan på Alnö. 11

Galant, kost & städ Avdelningschef: Margareta Frisentorp Tillsvidareanställda: 210 Galant kost & städ är en avdelning inom service- och teknikförvaltningen som har i uppdrag att leverera måltider och städning till kommunens förvaltningar. Totalt städas 360 000 kvm och dagligen tillagas omkring 14 800 portioner. Affärsidé/Verksamhetsidé Galant kost och städ en proffsig serviceorganisation med nöjda kunder i fokus. Verksamhetsåret 2012 Utvecklingen och uppföljningen av arbetet enligt städstandarden INSTA fortsätter. Under året har utvecklingssamordnaren gått vidareutbildning i INSTA och utbildats som handledare för SRY yrkesbevis i städservice och hemtjänststädning. Inom städområdet var en betydelsefull förändring under 2012 också att hemtjänststädningen på uppdrag av socialtjänsten upphörde 31 maj. Inom kostområdet presenterade Galant ett förslag för skolorna på en vegetarisk dag i veckan. Det var ett förslag som många skolor var intresserade av och det genomfördes från och med våren 2012. Under 2012 har även flera arbetsplatser inom Galant kost & städ deltagit i utvecklingsarbeten enligt metoden Lean. Här kan inom städområdet nämnas: kartläggning av logistik för att frakta materiel samt visualisering av årsplaneringen för städning, Inom kostområdet kan nämnas fler beställningar i kostsystemet Matilda, märkning av matlådornas etiketter, lokaler och redskap samt ett arbete för att minska svinn. Nina Metsä i Åkersviksskolans kök fick barn- och utbildningsnämndens pris Kunskapsdraken. Detta bland annat för service med stort kundfokus. Nutid och framtid Det kan även vara värt att nämna några förändringar som berört Galant under året och som kan komma att bli än mer betydande framöver. Tillagningen av måltider hos kunderna har ökat. Nu lagar tre skolor på försök sin egen mat. Blir trenden att fler skolor vill göra detta kommer Galant att behöva minska antalet kök. Även socialtjänsten ska nu utreda möjligheten att laga mat i egna kök. Under 2012 minskade inköp och kostnader för ekologiska livsmedel. I Mål och resursplan 2013 finns dock ambitionsnivån att öka andelen ekologiska in- Bidrag 1% Intäkter, Galant kost 78,4 mkr Försäljningsintäkter 94% Kostnader, Galant kost 74,9 mkr Galant kost intäkter Galant kost kosnader Skattemedel 5% Lokalkostnader 11% Personal- 78,4 mkr 74,9 mkr kostnader 39% 12 Material 43% Tjänster 7%

Försäljningsstatistik för Galant Kost Sålda portioner 2012 2011 2010 Grund- och gymnasieskolor 1 763 473 1 892 555 1 916 963 Förskolor 10 284 13 972 15 313 Friskolor/Kooperativ 27 433 65 326 194 156 Äldreboende * 299 969 296 279 286 919 Pensionärsluncher 47 794 42 760 51 933 Hämtmat 259 808 268 225 324 714 Övrigt ** 79 782 84 633 55 667 SUMMA 2 488 543 2 663 750 2 845 665 *två portioner (lunch+middag) **personallunch, övriga restaurang m m. köp till 35 procent. Det kommer att innebära höjda livsmedelskostnader som i sin tur leder till ökade prisökningar på Galant portionspriser till köpande förvaltningar och externa kunder, det vill säga kunder med bistånd. Under 2013 kommer socialtjänsten att lägga över matdistributionen till en extern entreprenör. Detta medför att Galants tillverkning av matlådor kommer att koncentreras till köken i Nacksta och Haga. Tillverkningen flyttas dit på grund av kostnadsskäl eftersom den förändrade distributionen ställer högre krav på produktion och utrustning. Personal Städpersonalen har under året fått utbildning och information om städsystem, golvvård och städmaskiner. Under 2012 har Galants kökspersonal deltagit i utbildningar om miljösmart mat och om hur man minskar matsvinnet. De har också deltagit i utbildning om Bra och Rätt mat för barn där de senaste rönen för mat till elever med födoämnesöverkänslighet/allergier redovisades. En mycket uppskattad utbildning. Den ergonomi- och hälsosatsning som startade 2011, har under 2012 fortsatt med kartläggning och utbildning i ergonomi i samarbete med kommunhälsan. Ekonomisk analys Galant Kost & Städ redovisar för 2012 ett överskott med 3 Mkr, vilket ger ett resultat efter skattemedel på 7 mkr. Jämfört med 2011 är det en klar förbättring. Staben har hållit budgetnivån bra och visar ett mindre överskott på 0,1 mkr. Att differensen jämfört med utfallet 2011 blir så stor beror på att OH-kostnader inte fördelades ut 2011 på städ och kost utan redovisades centralt inom Galant på stabsnivå. Kost Kost redovisar ett positivt resultat på 3,4 mkr. De största avvikelserna beror på minskade intäkter, livsmedelskostnader samt personalkostnader. Kostverksamhetens intäkter för 2012 underskrider budget med ca 2 mkr, det främsta skälet är att antalet sålda portioner är färre än budgeterat. De externa intäkterna har minskat, medan de interna intäkterna ökat. Livsmedelskostnaderna för 2012 ligger 2,6 mkr under budget. Detta beror delvis på att inköpen av ekologiska livsmedel inte skett i tänkt omfattning. Uppföljning av livsmedelsavtalet har medfört att produkter som ökat mycket i pris har byts ut till billigare med motsvarande kvalitet. Lägre livsmedelskostnader beror också på ett minskat antal portioner. Galant städ intäkter 61,9 mkr Intäkter, Galant städ 61,9 mkr Bidrag 0,4% Galant kost intäkter 58,4 mkr Kostnader, Galant städ 58,4 mkr Lokalkostnader 3% Material 5% Tjänster 8% Försäljningsintäkter 99,6% 13 Personalkostnader 84%

Personalkostnaderna för kost ligger 1,8 mkr under budget, främst beroende på att vakanta tjänster inte har tillsatts. Hyreskostnaden är ca 0,2 mkr lägre än budget på grund av att hyresavtalet för Moklockan upphörde vid halvårsskiftet när en privat entreprenör tog över. Kostnader för interna tjänster minskade på grund av avtal på bilar sades upp när hemtjänststädningen upphörde. Städ Städ redovisar ett positivt resultat för 2012 på 3,5 mkr. De största avvikelserna står personalkostnader, intäkter och materialkostnader för. Verksamhetens intäkter underskrider budget med 1,4 mkr, det beror främst på att hemtjänststädningen trappdes ner tidigare än vad som var beräknat. Personalkostnaden är också den största förklaringen till resultatet. Utfallet 2012 blev 4,7 mkr lägre än budget. Främsta orsaken är att vikariekostnaden hölls på en mycket låg nivå jämfört med tidigare år. Den låga bemanningen ledde dock under året till en framställan från Kommunal om arbetsmiljöåtgärd. Detta konkretiserades senare i ett krav från Kommunal på en kartläggning och en handlingsplan med åtgärder. Ett krav var även att detta skulle genomföras av en utomstående och sakkunnig part. Under första halvåret 2013 kommer detta arbete att genomföras enligt en överenskommelse med Kommunal. Även materialkostnaderna har kunnat hållas på en låg nivå 2012. Det har medfört att kostnaden understiger budget med ca 0,5 mkr, främst har inköp av städmateriel hållits nere. Det material som köps in till kunden kan städ inte påverka. Därför kommer städ under 2012 att särredovisa eget och kundens material för att få en uppfattning om hur stor andel som utgör kundmaterial. I kommunhuset byggdes ett nytt soprum, där nu all återvinning kan hanteras. Ett utrymme som bl a Parnassens och Galants städpersonal får stor nytta av. Förutom kartong, plast och metallsortering finns även ett helt nytt kylt utrymme för matavfall. På bilden, Nina Blom och Nina Sjöberg från Parnassen.. 14

Bilder från verksamhetsåret 2012 I Skönsberg händer mycket just nu. Bredvid idrottshallen byggde fastighetsavdelningen en ny spontanidrottsplats. Alldeles intill pågår även rustningen av nya Hellbergsskolan. Dessutom sker förstås mycket i samband med nya E4-dragningen som också påverkar Skönsberg på flera sätt. Vid Åkersviksskolan pågick Lean-arbetet intensivt. under året. En förbättring var en utvecklad rutin för etikettering av paketerad mat. Under hösten provade Adderas säkerhetsenhet en ny släckningsgranat i samarbete med räddningstjänsten ute vid Fillans övningsanläggning. Med släckningsgranaten är det möjligt att släcka lågad brand. På så sätt kan det vara möjligt att ge räddningstjänsten några ytterligare minuter att hinna fram, och det ökar chanserna att rädda stora värden och att kunna släcka säkert. 15

Addera serviceavdelningen Avdelningschef: Hans Wiberg Tillsvidareanställda: 174 Addera tillhandahåller verksamhetsanknuten service inom många områden och arbetar i huvudsak på beställning från kommunens förvaltningar och bolag. Verksamhetsidé Addera ska utveckla, samordna och leverera tjänster som stödjer de kommunala verksamheterna att skapa största möjliga värde för sina kunder. Verksamhetsåret 2012 Vårt övergripande mål är att vara den självklara partnern för leverans av verksamhetsstöd. För att nå målet är det viktigt att kunderna är nöjda och har förtroende för avdelningens verksamhet. Det är då viktigt med en aktiv och långsiktig dialog med kunderna för att förstå kundernas verksamhet och veta vad som är viktigt för kunderna på både kort och lång sikt. Det gör det möjligt att utveckla tjänster som är väl anpassade efter kundernas behov. Hur kunddialogen ska förbättras har tagit form under 2012 och arbetet fortsätter 2013. En viktig trend under 2012 är att den centrala beställningen successivt minskas och det blir i större utsträckning förvaltningarna som köper våra tjänster. Tjänsteleveranserna blir därmed i större utsträckning styrda av efterfrågan från den som nyttjar tjänsterna. Det gör det lättare för oss att nå vårt övergripande mål. Kommunhälsan och HUR-enheten fick vid årsskiftet 2011/2012 ställa om från att nästan vara helt finansierad av centrala medel till att debitera förvaltningarna för beställda tjänster. Omställningen har gått bra även om det uppstått problem eftersom omställningen var tvungen att ske på så kort tid. Kommunhälsan kan till och med redovisa ett plusresultat. Addera intäkter 217,4 mkr Intäkter Addera, 217,4 miljoner kr Bidrag 2% Addera servicecenter, kundtjänst, fick andra pris i kommunens tävling Arbetsmiljöpriset. På bilden Lena Olofsdotter från kundtjänst och sektionschef Gunnar Åberg. En stor del av utvecklingsarbetet har skett inom ramarna för införandet av arbetsmetoden Lean. Processer har kartlagts och värdeflödesanalyserats. Fokus har varit att skapa värde för kunderna genom att identifiera slöserier. Tjänsteutveckling på flera sätt Det har varit ett fortsatt arbete med utveckling av gränssnittet mot kund och hantering av beställningar och support. Exempel på detta är en fortsatt utveckling av webbshopen och olika system för att registrera och följa upp beställningar och felanmälningar samt att förbättra statistiken avseende support. Addera kostnader 217,9 mkr Material 13% Kostnader Addera, 217,9 miljoner kr Lokalkostnader 5% Kapitalkostnader 1% Personalkostnader 35% Försäljningsintäkter 98% 16 Tjänster 46%

Avdelningen har fortsatt att utveckla den samordnade tjänsten Ny anställning vilken nu används av kunderna i stor utsträckning när det är aktuellt med nyanställningar eller förändrade anställningsförhållanden. IT-utveckling med projekt Konnekt Uppgraderingen av växeln pågår fortfarande. Tillsammans med en kraftigt ökad fiberanslutning till fastigheterna har fler enheter kunnat ansluta sig till kommunens huvudväxel. Det leder till att verksamheterna får en kostnadseffektiv telefonilösning och kunderna/medborgarna får en förbättrad service. Den kraftiga fiberutbyggnaden leder också till att dataförbindelserna får bättre kvalitet och kapacitet. De trådlösa nätverken har byggts ut under året. Det gör att det nu på ett enkelt sätt går att koppla upp sig till kommunens nätverk på fler platser i kommunen. Ny miljöteknik i fordonen Inom fordonsområdet har det köpts in eldrivna bilar för att testa hur bra de fungerar. Det har även skett ett arbete för att stödja en utveckling mot ett ökat användande av gas som drivmedel för fordon, framförallt inom de centrala delarna av Sundsvall. Personal En genomgång av korttidssjukfrånvaron för de verksamheter som funnits sedan tidigare visade att det generellt bedöms vara svårt att minska den under nuvarande nivå. Det har inte heller skett några avdelningsövergripande insatser utan det som har gjorts är insatser på individnivå. Ett gott exempel på friskvårdsarbete har bedrivits på IT-service där man under året jobbat målmedvetet med att förbättra personalens kondition. Genom att bland annat ha en gemensam träningstid och genom att arbeta med andra motivationshöjande insatser har IT-service nått både engagemang och resultat med satsningen. Ekonomisk analys Sammantaget redovisar Addera ett minus på 450 tkr. En målsättning för Addera är att inte behöva höja priserna på tjänster och timdebiteringar. För att uppnå det bör verksamheterna ge ett visst plusresultat som helst motsvarar det kommande årets ökade kostnader för att producera tjänsterna, det vill säga löne- och prisökningar. Det överskott som verksamheterna då genererar kan balanseras mot avdelningsövergripande utvecklingsprojekt för att ytterligare kunna effektivisera verksamheterna, en möjlighet som har tagits tillvara under 2012. Det har gjort att Addera stab redovisar -1,6 mkr. Det är alltså ett planerat underskott som beror på genomförda utvecklingsprojekt. Utvecklingsprojektens omfattning har successivt beslutats under året beroende på de prognostiserade resultaten på sektionerna. För sektionerna redovisas endast mindre avvikelser avseende resultaten. Inga större åtgärder planeras men effektiviseringar sker successivt i den löpande verksamheten. Den verksamhet som visar på stora kostnads- och intäktsförändringar är IT-service. Omsättningen har ökat med drygt 20 mkr vilket beror på ett ökat utbud av tjänster, leverans av IT-tjänster till kommunala bolag samt att ansvaret för telefonitjänsterna överförts från Servicecenter. Verksamheten har på ett bra sätt anpassat sig till den ökade omsättningen. Projektet Konnekt är IT-service stora projekt som samordnat ska förbättra trådlöst nät, IP-telefoni och print. Projektet fortsätter 2013. Ulrika Nordlander och Eva Wikström utbildade kommunens medarbetare i upphandling och inköp. På bilden visar de två ringpärmar som är bra exempel på lönsamma ramavtalsköp. Pärmarna kan köpas enligt avtal för 90 öre styck! 17

Personal Service- och teknikförvaltningen fortsätter sin resa mot att bli en helt intäktsfinansierad intern servicefunktion. För närvarande pågår en översyn av kommunens verksamhetsstöd, vilket kan innebära att ytterligare funktioner kommer att överflyttas till oss. Antalet anställda I november var antalet tillsvidareanställda 467 personer. Utöver det så tillkommer ett antal vikarier, 16 st, som fr o m 2012 fördelar sig ganska jämt mellan avdelningarna Addera och Galant. I det sistnämnda fallet främst inom kostsidan. Detta medför att det totalt fanns 483 anställda i november 2012. Galant kost & städ är fortfarande den största avdelningen med 210 anställda. Avdelningen minskade under året med 11 personer beroende på att hemtjänststädningen återtogs av Socialtjänsten. Majoriteten av förvaltningens anställda är kvinnor och de flesta arbetar inom Galant kost & städ. Medelåldern för de anställda på förvaltningen är 49 år. Sjukfrånvaro/Arbetsmiljö Sjukfrånvaron fortsätter tyvärr att öka och var i december 2012 5,8 procent. Fördelningen mellan män och kvinnor är förhållandevis jämt. Ökningen har uppmärksammats och avdelningarna jobbar aktivt med friskvård och ergonomiprojekt. Den högsta sjukfrånvaron står åldersgruppen 29 år och yngre för. Koncernarkivet är en av verksamheterna som rekryterat under 2012. På bilden pågår en dragning av arkivets Lean-arbete, Anders Andersson och Niklas Edén redogör för en del i arkivprocessen som kartlagts med en flödesanalys. Antal anställda i procent per avd. Stab Fastighetsavdelning Addera Galant, kost & städ 45% 2% 16% 37% Utveckling av antalet anställda 250 200 150 100 50 18 0 2009 2010 2011 2012 Stab Addera Galant Fastighet Gatu Utemiljö

Antal anställda 121101 varav tillsvidareanst. Stab 7 7 Fastighetsavdelningen 76 76 Addera 181 174 Galant kost & städ 219 210 Total 483 467 Antal tillsvidareanställda fördelade på kvinnor/män, heltid/deltid Avdelning Totalt Heltid Deltid Heltid Deltid Kvinnor Män Kvinnor Män Stab 7 4 3 Fastighetsavdelningen 74 2 16 58 2 Addera 163 11 100 63 8 3 Galant kost & städ 183 27 170 13 24 3 Total 427 40 290 137 32 8 Åldersfördelning medelålder 49 år Ålder 0-29 30-39 40-49 50-54 55-59 60- Antal 19 72 116 101 75 84 Total sjukfrånvaro i procent av den totala arbetstiden 2009 2010 2011 2012 Antal tillsvidareanställda år 02-11 År t v anst. anst. 97 510 98 471 99 464 00 495 537 01 474 503 02 462 517 03 462 504 04 458 495 05 439 473 06 456 497 07 490 541 08 494 532 09 548 569 10 521 552 11 465 493 12 467 483 Fastighetsavdelningen 0,8 % 5,7 % 3,2% 4,8 % Addera 3,3 % 2,8 % 3,9% 5,2 % Galant kost & städ 6,2 % 6,2 % 6,2% 6,7 % Stab 0,6 % 0,1 % 2,6% 1,9 % Totalt 4,4 % 4,5 % 4,9% 5,8% 19

Resultaträkning Tkr 2012 2011 2010 Verksamhetens intäkter 1 125 469 1 096 503 846 282 Verksamhetens kostnader -891 674-879 146-718 552 Avskrivningar -121 634-117 036-139 929 Internränta+finansiella kostnader -92 541-94 642-109 592 Verksamhetens nettoresultat: 19 621 5 679-121 791 Skattemedel 3 950 4 260 129 676 Sparkrav -9 980-10 740 ÅRETS RESULTAT 13 591-801 7 885 Avdelningsvisa resultat STABEN 2012 2011 2010 Intäkter Interna 7 430 7 000 13 792 Externa 0 25 SUMMA INTÄKTER 7 430 7 000 13 817 Kostnader Personal -5 358-6 070-5 631 Förändring upplupen semesterskuld -485 941-1 075 Tjänster -1 282-1 083-4 807 Varor -111-139 -102 Övrigt -10 69 Avkastningskrav 0-800 SUMMA KOSTNADER -7 236-6 361-12 346 ÅRETS RESULTAT 194 639 1 471 20