Samkommunstämman

Samkommunstämman 03 2013 P R O T O K O L L 12.11.2013

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 1 Föredragningslista Tid: 12.11.2013 kl 17.00 18.00 Plats: Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Haiko Ärenden som skall behandlas 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE 6 EKONOMIPLAN FÖR ÅREN 2014 2016 7 FASTSTÄLLANDET AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2014 8 ÖVRIGA ÄRENDEN Besvärsanvisning Haiko den 12.10.2013 MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Styrelsens ordförande

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 3 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN Enligt bestämmelserna i arbetsordningen öppnar styrelsens ordförande samkommunstämman. Beslut: Styrelsens ordförande hälsar de närvarande välkomna och öppnar samkommunstämman. 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP Enligt bestämmelserna i arbetsordningen förrättas namnupprop kommunvis i alfabetisk ordning. Beslut: Namnupprop förrättades med resultat enligt bilaga. 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Efter att ha konstaterat de närvarande och deras röstetal avgör ordförande huruvida samkommunstämman är lagligen sammankallad och beslutför. Beslut: Ordförande konstaterar att samtliga fem kommuner är representerade vid stämman och att det sammanlagda därmed röstetalet utgör 100. Med anledning av begränsningen av rösträtten enligt grundavtalet är det totala röstetalet 90,84. Ordförande konstaterar samkommunstämman lagenligt sammankallad och beslutför. 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Samkommunstämman utser två protokolljusterare. Beslut: Markku Välimäki och Kari Hagfors utses till protokolljusterare. 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE Enligt bestämmelserna i arbetsordningen utses ordförande och viceordförande för samkommunstämman. Beslut: Hans Högström utses till ordförande och Benny Engård till viceordförande.

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 4 Styrelsen 8 10.10.2013 6 EKONOMIPLAN FÖR ÅREN 2014 2016 Ekonomiplanen för åren 2014 2016 uppgörs då väldigt många stora frågor fortfarande väntar på en lösning. Frågetecken är bland annat lokalitetslösningen, organisationsfrågan, dragningskraften, studerandeantalet och enhetspriset liksom antalet undervisningsgrupper. Styrelsen har i sina dimensioneringsbeslut för åren 2013 och 2014 beaktat det sviktande elevunderlaget i upptagningsområdet och begränsat utbudet till 120 respektive 100 nybörjarplatser. De 120 platserna i antagningen 2013 fylldes inte och Inveons dragningskraft enligt myndigheternas sätt att se på frågan uppgick till knappt 80 %, dvs ca var femte plats hade inte förstahandssökande och antagningen resulterade därmed i ett antal små grupper. Minskningen till 100 platser är avsedd att resultera i så få nya små grupper som möjligt. Minskningen innebär bland annat att två av Inveons äldsta utbildningar (verkstadsmekaniker och elmontör) inte erbjuds denna omgång. Inveon har 351 studerande (345 som berättigar till enhetspris) i september 2013 och strävar naturligtvis efter att samtliga fortfarande är inskrivna 20.1.2014 då prestationerna räknas för första halvåret 2014. Utbudet i kombination med utexaminering våren 2014 leder till att antalet studerande 20.9.2014 kan beräknas vara kring 320. Detta leder till ett årsmedeltal på 330 studerande och en enhetsprisenlig finansiering uppgående till 3,8 M med nedskärningen (1.5 %) och utebliven indexjustering beaktad. Det är fortfarande oklart om samkommunen erhåller resultatbaserad finansiering också år 2014. Inveons servicehelhet är uppbyggd utgående från den finansiering som 450 studerande har gett de senaste åren, det ekonomiska bortfallet uppgår till 0,9 M, i praktiken ca 20 % av inkomstbasen. En stor del (7/12) av undervisningens utgifter 2014 har definierats i lärarnas arbetsordning vilket i praktiken innebär att merparten av anpassningen till denna nya låga nivå sker på höstterminen 2014 på basen av erfarenheterna av den anpassning som gjorts år 2013. Lyckligtvis har samkommunen de senaste åren haft ett gott ekonomiskt resultat och har därmed möjligheter att göra sämre resultat under en kort tid, det vill säga tills verksamheten stabiliserats till den kommande omfattningen. Det är uppenbart att slutlig balans kan vara svår att uppnå utan omfattande effektiverings- och rationaliseringsåtgärder. Samkommunen har god likviditet och ackumulerade vinstmedel i balansen vilket ger tilläggstid för anpassningen. Det är dock uppenbart att samkommunens lokalitetslösning kräver en stor satsning de närmaste åren men lika klart att en ny dimensionering till kommande verksamhetsvolym är av nöden. Dimensioneringen är beroende av hur många samarbetsparter ingår i Campuslösningen, ju fler samarbetsparter desto större synergieffekter bör vara möjliga. Frågan om andra stadiet som helhet och campuslösningen som en del av denna har hamnat i en återvändsgränd i och med att en fullmäktigemotion i Borgå återför frågan till situationen år 2007. Beredningen utgår både i ekonomiplanen och i lokalitetsfrågan från de beslut som verkade och fortfarande verkar sannolika trots att behandlingen av fullmäktigemotionen leder till att ekonomiplanens basantaganden inte är avgjorda i Borgå stad. Ekonomiplanen, liksom Borgå stads beslutsfattande, utgår från att lokalitetsfrågan skall lösas först och att samkommunen fortsätter som självständig utbildningsaktör enligt gällande tillstånd att ordna yrkesutbildning och enligt samkommunstämmans beslut att fortsätta verksamheten. Efter detta kan man återkomma till anordnarfrågan utan att vara låst av lokalitetsfrågans eventuella lösning. Förslaget till ekonomiplan bifogas enligt beredningssituationen 3.10.2013, det slutliga förslaget till styrelsen avges först vid styrelsens möte. Anslagen för ersättande anskaffningar har begränsats till det allra nödvändigaste, möjligheter för omprioritering finns naturligtvis ännu under läsåret. Anskaffningar som förts till verksamhetsutgifter kan förverkligas under förutsättning att anslaget räcker till. Basförslaget till budget för år 2014 innehåller dessvärre ett negativt verksamhets- och årsbidrag och efter avskrivningar ett resultat som är ca 650 000 negativt. Ett positivt verksamhetsbidrag kan uppnås bland annat genom ensidiga åtgärder i fråga om personalutgifterna och en riskdominerad budgetering av övriga anslag.

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 5 En försämring av utbildningens kvalitet med dylika beslut i tider då samkommunens verksamhet återigen ifrågasätts är inte rationellt. Resultatet kan bli att det blir svårt att hitta samarbetsparter som är beredda att ta över en nedkörd utbildningsverksamhet i nedslitna lokaliteter och fortsätta andra stadiets utbildning i östra Nyland. Enligt elevprognoser sker en vändning till det bättre först från och med hösten 2015 varför det är klart att an anpassning av utgifterna till den nya nivån bör inledas så fort som möjligt, dock senast hösten 2014. För årsbidraget finns i praktiken tre nivåer: 1. Nivån i bilagan (-250 000) 2. En riskbudgeterad nivå (-150 000) 3. En nivå som förutsätter personalpolitiska åtgärder (0) Ensidiga personalpolitiska åtgärder förutsätter antingen produktionstekniska orsaker (i praktiken färre undervisningsgrupper eller färre undervisningstimmar) eller ekonomiska orsaker. Till den del som undervisning sköts av personal med tidsbestämda anställningar är behövliga beslut möjliga (att låta bli) att fatta. Om vakanta tjänster inte besätts drabbar en stor del de stödtjänster som för tillfället på grund av tjänstledigheter (kurator, speciallärare) inte är ordinarie besatta. Med hänsyn till det stora antal studerande med speciella behov är detta inte att rekommendera. Om samkommunen inte kan ge specialstuderande det stöd de behöver kan de i princip inte heller registreras som specialstuderande varvid tilläggsfinansieringen uteblir. Med hänsyn till ackumulerade vinstmedel är det ekonomiska argumentet inte gångbart. Det reviderade förslaget som alltså har positivt årsbidrag bygger på Styrelsens direktiv gällande positivt årsbidrag uppskattningen av antal studerande till 330 på årsnivå kända justeringar av enhetspriser (ingen indexjustering och en 1,5 % nedskärning) resultatbaserade finansieringen beräknad till samma nivå som 2013 en miniminivå för anslagen med påfallande risker för överskridningar risk för att man inte har tillräckligt arbetsmaterial i alla undervisningssituationer ändringen i utbildningsutbudet är beaktad till fullo (uppsägningar av produktionstekniska orsaker möjliga) insikten att samarbetsförhandlingar gällande permittering och uppsägning (av ekonomiska orsaker) inte är realistiska Budgetförslaget ger inga marginaler för till exempel extern bedömning av yrkesprov, anställning av (lärar)vikarier, trivselhöjande satsningar för personal- och studerande. Budgeten utgår från att rekryteringen av städpersonal fortsätter att vara utmanande, att fastighetsunderhållet minimeras, en väldigt varm vinter utan pris- och skatthöjningar på energin, oförändrad fastighetsskattesats i Borgå, oförändrat bolagsvederlag i Lundagatan 8, en väldigt sen och liten löneuppgörelse med mera med mera. Om risktagningen misslyckas, eller rekryteringen av studerande inte förlöper enligt utbudet eller skatter, tariffer bevaras bör verkställigheten av budgeten ta ställning till balanseringen enligt de uppställda målen. Textdelens målsättningar är inte harmoniserade med sifferdelens innehåll. Samarbetsorganets protokoll konstaterar: Beslut: Samarbetsorganet diskuterade förslaget till ekonomiplan och åtgärder för att kunna nå ett positivt årsbidrag. Efter omröstning föreslår samarbetsorganet att årsbidraget 2014 skall tillåtas vara negativt, ca -150 000 euro. Omröstningens resultat blev 11 röster (Backman, Björkell Granbohm, Grönqvist-Lönnroos, Högström, Isaksson, Nystedt, Rosenlöf, Sandvik, Tallberg, Träskelin) för ett årsbidrag på -150 000 e och 3 blanka röster(mickels, Söderberg, Julin). JS Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer ekonomiplan enligt bilaga. Beslut: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer ekonomiplan enligt bilaga.

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 6 Beslut: Samkommunstämman besluter enhälligt fästa uppmärksamhet på de risker och osäkerhetsfaktorer som påverkar utarbetandet av samkommunens budgetförslag och förslag till ekonomiplanen. Samkommunstämman förutsätter att samkommunen rapporterar till ägarna om budgetutfallet samt om eventuella sparåtgärder som ska stöda budgetutfallet senast när det nya läsåret inleds hösten 2014. Samkommunstämman godkänner enhälligt förslaget till budget för år 2014 och ekonomiplanen för åren 2014-2016. Protokollsanteckning 1 (Välimäki Markku): Vid planeringen av investeringar och innan de inleds skall beaktas helhetslösningen med ett Campus om vilken Borgå stad å sin sida har beslutat. Beslutet om helhetslösningen mellan utbildningsanordnarna måste bli färdiga innan eventuella investeringar inleds. Protokollsanteckning 2 (Välimäki Markku): Riktlinjerna för samhällsgarantin och utbildningsgarantin som anknyter till den bör beaktas när utbildningssamkommunens strategi omarbetas. Utöver detta ska det i strategin finnas samarbetet i planeringen av det gemensamma Campuset mellan olika utbildningsanordnare.

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 7 Styrelsen 9 10.10.2013 7 FASTSTÄLLANDET AV ÄGARKOMMUNERNAS BETALNINGSANDEL FÖR LÅN 2014 Samkommunstämman har beslutat att för det budgetlån samkommunen upptagit för finansieringen av utrymmeslösningen i Lundagatan 8 för Inveons kulturenhet (tidigare Borgå hantverks och konstindustriskola) erhålls medlemskommunernas årliga betalningsandelar. För amorteringen upptas en betalningsandel som bokas som höjning av grundkapitalet och fördelas enligt kommunernas andel i grundkapitalet. För lånets ränta upptas en betalningsandel för finansieringskostnader fördelad enligt kommunens antal studerande i samkommunen de tre senaste åren. Förfallodagarna för samkommunen mot Nordea har avtalats till 30.12 och 30.6. årligen. Det är fråga om lånets sista amorteringar, efter detta är samkommunen skuldfri. JS Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman fastställer betalningsandelarna för år 2014 enligt tabellen nedan och fastställer betalningsordningen så att förfallodagen är 15.12.2014. Beslut: Förslaget godkänns. - - - Samkommunstämman 7 12.11.2013 Beslut: Samkommunstämman godkänner styrelsens förslag.

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 8 8 ÖVRIGA ÄRENDEN Samkommunstämman besluter enhälligt uppta två ärenden för behandling trots att de inte nämnts i kallelsen och föredragningslistan: 1 SAMKOMMUNENS VERKSAMHETSFÖRUTSÄTTNINGAR MÖJLIGHETERNA TILL EN HELHETSLÖSNING MED ÄGARNAS TILLRÄCKLIGA STÖD 2 JUSTERING AV TILLGÅNGAR OCH PLANENLIGA AVSKRIVNINGAR 2013 8.1 Beslut: Samkommunstämman uppmanar styrelsen att i brådskande ordning sammankalla ägarkommunernas högsta tjänstemanna- och förtroendemannaledning till en diskussion för att utreda möjligheterna att i snabb takt förhandla fram en gemensam lösning för samkommunens verksamhetsförutsättningar. 8.2 BDO Audiators revisionsprotokoll (14.2.2013) konstaterar: Då revisionen av räkenskapsåret 2013 nu har inletts har frågan diskuterats med revisor Rehn som förespråkar följande förfarande: 1. Samkommunens aktieinnehav värderas i fortsättningen i balansräkningen till det skuldfria pris samkommunen betalat för aktierna vilka berättigar till samkommunens innehav av verksamhetsutrymmen i Fastighets Ab Lundagatan 8 (2 000 000). 2. De kostnader som renoveringen förorsakade inklusive saneringen år 2012 överförs till Övriga utgifter med lång verkningstid (sammanlagt 1 314 734,21) 3. Principen för balanspostens planenliga avskrivningar fastställs. I detta skede tio år efter investeringen bedöms en avskrivningstid uppgående till tio år i lika stora poster vara förenligt med redovisningsprinciperna. Ändringen i praxis påverkar resultatet både för år 2013 och 2014 med 131 473,42 per år. Det är ändamålsenligt att samkommunstämman 12.11.2013 kan fastställa förfarandet. JS Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman upptar ärendet för behandling och föreslår för samkommunstämman att: 1. Samkommunens aktieinnehav värderas i balansräkningen till det skuldfria pris samkommunen betalat för aktierna vilka berättigar till samkommunens innehav av verksamhetsutrymmen i Fastighets Ab Lundagatan 8 (2 000 000).

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 9 2. De kostnader som renoveringen förorsakade inklusive saneringen år 2012 överförs till Övriga utgifter med lång verkningstid (sammanlagt 1 314 734,21) 3. Principen för balanspostens planenliga avskrivning fastställs så att avskrivningstiden är tio år från och med 2013 i lika stora poster á 131 473,42 per år. 4. Denna nya avskrivningspost skall inte kompenseras genom inbesparingar i budgeten 2013 och 2014 utan räkenskapsperiodens resultat tillåts försämras med ifråga varande belopp. Beslut: Förslaget godkänns. 8.2 Beslut: Samkommunstämman godkänner enhälligt styrelsens förslag.

Samkommunstämman 12.11.2013 s. 10 BESVÄRSANVISNING Datum för sammanträdet Samkommunstämman 12.11.2013 Besvärsmyndighet och besvärstid I samkommunstämmans beslut kan ändring sökas skriftligt genom kommunalbesvär. Besvärsmyndighet, adress och postadress Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, PB 120, 00521 Helsingfors Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet. Besvärstiden är 30 dagar.