Tjänsteskrivelse 1 (1) 1-1-31 MYN 1.3 Samhällsbyggnadsförvaltningen Handläggare Lotta Björkman Myndighetsnämndens årsberättelse Sammanfattning Myndighetsnämndens årsberättelse för redovisas i bilaga 1. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse den 31 januari Bilaga 1; Årsberättelse Myndighetsnänndens förslag till beslut Myndighetsnämnden godkänner årsberättelsen för enligt bilaga 1. Eleonore Åkerlund Förvaltningschef samhällsbyggnad Expedieras till Kommunstyrelsen
Bilaga 1 Årsberättelse Myndighetsnämnden 1-- 1
Innehåll Syfte med årsberättelsen...1 Verksamhetsåret...1 Året som gått... Verksamhetsutveckling... Personal... Framtidsbedömning...3 Resultatredovisning... Driftredovisning...11 Uppföljning av treårsbudget...1 Investeringskostnader...1 Internkontroll...13 Nyckeltal...1
Syfte med årsberättelsen Årsberättelsen ska knyta ihop verksamhetsplaneringen med hur det faktiskt gick under året. Målgruppen för årsberättelsen är myndighetsnämnden, förvaltningens medarbetare samt övriga inom koncernen som berörs av förvaltningens verksamhet. Årsberättelsen är uppbyggd med en allmän inledning, sedan en redogörelse av förvaltningens verksamhet under och därefter har förvaltningschef och avdelningschefen för bygg- och miljökontoret ordet om året som kommer, avslutningsvis redovisas verksamhetsresultat samt det ekonomiska utfallet. Verksamhetsåret Ännu ett händelserikt år har gått i ett expansivt Karlskoga! En stor inströmning av bygglovsärenden under hela året är tecken på detta. Jämfört med 13 har ansökningarna ökat med 5! Bland annat har vi beslutat om bygglov för 5 nya bostadsenheter, som i sin tur genererat ca,5 miljoner i statlig byggbonus till kommunen. Inom livsmedelstillsynen har vi återhämtat den eftersläpning som rådde vid delåret och genomfört all planerad tillsyn. Bra jobbat! Inom miljö- och hälsoskydd kan konstateras att vi på grund av omsättning i personalstyrkan och vakanser inte kunnat genomföra hela den planerade miljötillsynen. Året har, av ovan angivna anledningar, präglats mer av en upprätthållande än av en utvecklande verksamhet jämfört med tidigare år. Det är dock gott att konstatera att de upparbetade rutiner som finns har stor betydelse när det är hårt tryck på verksamheten. Värt att nämna är också att det inkom 1 bygg- och miljöärenden via Servicecenter av vilka 19 har besvarats av kontoret eller genererat ett ärende. I samband med årsskiftet 1/ var avsikten att börja med nytt verksamhetstöd, Ecos. Vi insåg dock tidigt att det inte gick att använda som tänkt så vi har fortsatt med föregångaren. Under tiden har vi avvaktat andra kommuners arbete vi ser en ljusning framför oss. Kontoret har också påbörjat ett spännande arbete med att skapa gemensamma arbetsplatser i delade rum eftersom vi börjar bli trångbodda. Medarbetarna får själva arbeta fram förslag på hur det ska lösas och ett inspirerande studiebesök har gjorts i Örebro. Den fysiska miljön är en viktig del i den totala arbetsmiljön. Myndighetsnämndens redovisar efter ett överskott om 1 tkr. 1
Året som gått Här redovisas 5 av de viktigaste händelserna som skett under året. Aktivitet Nedan redovisas årets viktigaste händelser Kilsta industriområde Extra insats inom OVK (obligatorisk ventilations kontroll) och tillsyn enligt PBL Bakslag vad gäller Ecos Beviljat bygglov för 7 nya bostadsenheter Påbörjat samtal kring omflyttning och framförallt delning av våra kontor. Effekt Nedan redovisas vad aktiviteterna har haft för effekt alternativt vilken effekt som förväntas. Stort tillsynsärende som gäller bland annat klagomål på utsläpp med potentiellt stor miljöpåverkan. Detta har varit tidskrävande men prioriterat. Tack vare extern konsult har vi haft möjlighet att göra en fokuserad insats inom OVK men också tillsyn över ovårdade tomter och andra klagomål inom PBL. Efter noggranna förberedelser under sista månaderna 1 och med syfte att gå i skarpt läge 1/, visade sig systemet inte tillräckligt utvecklat för att tas i bruk. Detta har möjliggjort ny bostadsbebyggelse Delade kontor med bra och stimulerande arbetsmiljö skapar bättre förutsättningar för att attrahera fler kollegor. Verksamhetsutveckling Året som gått har präglats mer av upprätthållande verksamhet än av utvecklande verksamhet. Det som vi har prioriterat är utvecklingsdagar med hela kontoret för att lära känna varandras personligheter med fokus på hur vi kommunicerar med varandra. Arbetet med utvecklingstavlorna har fortsatt till största delen, dock inte fullt ut så som hoppats. En nytillsatt kvalitetsledare kommer att förbättra detta arbete framöver. Det har också handlat om avslut av gamla ärenden i ärendehanteringsystemet Kaisa, bakslag när det gällde införandet av nytt verksamhetsstöd till miljösektionen, personal som har slutat och nyrekryterats. Personal Inom personalgruppen har omsättningen på personal varit relativt stor, även frånvaro i form av föräldraledighet och sjukdom har påverkat verksamheten. Detta gäller även trafikenheten. Flera rekryteringar pågår. En byggnadsinspektör har fått del av sin tjänst omvandlad till kvalitetsledare, vilket kommer innebära ett lyft för kontorets gemensamma kvalitets- och utvecklingsarbete. Förstärkning har också gjorts inom administration. Intern annonsering för sektionsledare till bygg- och miljöavdelningens tre sektioner pågår. Avsikten är primärt att avlasta den dagliga verksamhetsstyrningen, men det ger också medarbetare möjlighet till utveckling. Generellt kan sägas att nyrekryteringarna fungerar mycket bra och vi har stor framtidstro vad gäller utvecklingen och framtida samarbete på kontoret.
Framtidsbedömning Myndighetsnämndens verksamhet är av avgörande betydelse för samhällsutvecklingen. Att säkerställa en god byggnation av bostäder och verksamheter likväl som att ha kontroll över att lagar och regler efterlevs inom miljö- och hälsoskydd är några viktiga exempel. I det expansiva skede som Karlskoga är i skapar detta möjligheter och utmaningar för verksamheten. Det är viktigt att vi fortsätter utveckla kontorets digitalisering och inför E-tjänster. Detta ger en effektivare handläggningsprocess vilket ska leda till att sökande och medborgare får en enklare, mer lättillgänglig och smidigare process. Det kräver dock resurser i form av arbetstimmar och kompetens i inledningsskedet men även löpande i drift och utveckling. Målet under 1 är att Ecos ska vara i drift för att möjliggöra exempelvis e-tjänster enligt ovan och en effektivare tillsyn. Succesivt vill vi också bygga på med moduler som finns både inom ByggR och Ecos för att förbättra processen gentemot kund. Arbetet med samverkan för fler kommuner pågår det diskussioner kring. Positivt är att Miljösamverkan Värmland kan komma att utöka sin verksamhet och då även involvera Örebro län. Mycket positivt för verksamheten med en samlad samverkan. En prioriterad fråga är att hitta en lösning på behovet av stadsarkitektkompetens liksom antikvarisk kompetens som stöd i bygglovsärenden för att säkerställa en god stadsmiljö. Eleonore Åkerlund Chef för samhällsbyggnadsförvaltningen Helena Nerbring Lisell Avdelningschef för bygg- och miljökontoret 3
Resultatredovisning Uppnått av målvärdet 9-1 5-95 - Måttet är Målnivå inte mätt Medborgar-/brukarperspektiv (nämndmål 1.1 -.) Antalet tillsynsbesök kommer under året inte att nå den målnivå som planerades för innevarande år. Detta på grund av omprioriteringar med framförallt införande av nytt verksamhetssystem, samtidigt som flera föräldraledigheter och vakanta tjänster påverkat resultatet. Resultaten i medborgarundersökningar visar en nedgång som behöver följas under kommande verksamhetsår för att stävja eventuella försämringar. Nämndmål 1.1 Myndighetsnämndens ärenden beslutas på ett rättssäkert sätt och utifrån likartade bedömningskriterier. uppnått av målvärdet 1 1 1 Delår 15 1 Styrmått 1.1.1 Andel korrekt handläggning enligt fastställda rutiner vid internrevision. 1 9 7 5 3 1 15 1 Analys och åtgärder Någon internrevision är inte gjord under. Utanför en regelrätt revision finns en rutin att granska rutiner. Nämnden väljer utifrån rapporteringen av delegeringsbeslut ut ärenden som de vill ha djupare kunskap om handläggningsrutinen. Detta bidrar till granskning av rutiner, om de är korrekta, om de följs och om personalen har kunskap om dem.
Nämndmål 1. Karlskoga kommun har en effektiv myndighetsutövning. uppnått av målvärdet 1 1 1 1 1 15 1 Delår Styrmått 1..1 Handläggningstid för bygglov utan avvikelser från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor). Antal 1 1 1 15 1 Styrmått 1.. Handläggningstid för parkeringstillstånd för rörelsehindrad (antal dagar). Antal 1 1 1 15 1 Styrmått 1.. Handläggningstid för bygglov med liten avvikelse (krävs grannhörande) från detaljplan och utan tekniskt samråd. (antal veckor Antal 1 15 1 Styrmått 1..5 Andel genomförd planerad miljötillsyn (). 1 9 7 5 3 1 1 1 15 1 Styrmått 1..3 Andel anmälningar av värmepump där handläggningstiden är 5 dagar eller mindre (ej luftvärmepump) (). 1 9 7 5 3 1 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått 1.. Andel genomförd planerad livsmedelstillsyn (). 15 1 Styrmått 1..7 Andel inventerade avlopp av de som har slamtömning och är kända av bygg- och miljökontoret (). 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått 1.. Handläggningstid för stadigvarande serveringstillstånd (veckor). Antal 1 9 7 5 3 1 Styrmått 1..9 Handläggningstid för tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap (veckor). Antal 1 1 1 15 1 15 1 5 Analys och åtgärder till Nämndmål 1. finns på nästa sida
Analys och åtgärder nämndmål 1. Handläggningstiden för bygglov, både med och utan avvikelse från detaljplan minskar stadigt vilket också är förväntat då personalstyrkan återigen har ökat med avslutade föräldrarledigheter och en extra projektanställning. Gällande värmepumpar har handläggningstiden ökat något i snitt beroende på ett fåtal krångligare ärenden som ökat på en annars mycket effektiv handläggning. Handläggningstiden för parkeringstillstånd är fortsatt låg och kundnöjdheten är också mycket hög. Gällande planerad miljötillsyn har hög andel icke arbetsrelaterad sjukdomsfrånvaro, vakanta tjänster och upplärning av nya kollegor tagit tid från handläggningen varvid målnivån inte kan nås under året. Inventeringen av avlopp har varit effektiv tidigare år och miljökontoret har legat före den långsiktiga planeringen. Med anledning av detta har andra områden prioriterats under. Resultatet av handläggning av serveringstillstånd visar på en effektiv handläggning. Nämndmål 1.3 Karlskoga kommun är ett rent och estetiskt tilltalande samhälle. uppnått av målvärdet 1 9 7 5 3 1 15 1 Delår Styrmått 1.3.1 Antal dagar från anmälan till platsbesök av nedskräpning (dagar) Styrmått 1.3. Antal dagar från anmälningstillfälle till fordonsvrak flyttas (dagar) Styrmått 1.3.3 Antal arbetsdagar från anmälan till platsbesök av ovårdad tomt (dagar) Antal 1 9 7 5 3 1 15 1 Antal 1 9 7 5 3 1 15 1 Antal 1 1 1 15 1 Analys och åtgärder Resultaten gällande flytt av fordonsvrak och nedskräpning visar på goda rutiner och det märks också ute i vår kommun då det oftast är rent och fritt från fordonsvrak eller annan nedskräpning. Lagstiftningen styr hur snabbt ett fordsonvrak får flyttas och där ligger vi precis i linje med lagstiftningen.
Nämndmål.1 Det ska vara enkelt att komma i kontakt med myndighetsnämndens verksamheter och man ska mötas av ett korrekt och trevligt bemötande. uppnått av målvärdet 1 9 7 5 3 1 15 1 Delår Styrmått.1.1 Andel brukare som är nöjda med myndighetsnämndens verksamhet som helhet (). 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått.1. Andel brukare sin upplever ett gott bemötande vid kontakt med myndighetsnämndens verksamhet (). 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått.1.3 Andel brukare som får svar från Bygg- och miljökotoret på frågor via ServiceCenter inom arbetsdagar. 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått.1. Andel frågor i SKL:s webbgranskning som kan få sitt svar via hemsidan (). 1 9 7 5 3 1 15 1 Analys och åtgärder Efter en stadigt uppåtgående trend kan vi nu se en nedgång i resultaten för kundnöjdhet både vad gäller helhet och bemötande. Denna utveckling är något vi kommer följa i de enkäter som skickas ut under året för att vidta åtgärder om det ser ut att vara något annat än tillfälligt. SKLs webbgranskning har övergått till att göras av kommunerna själva. Men då granskningen sker efter samma princip kan jämförelser mellan åren ändå göras. Vi kan se att resultatet sjunkit något samtidigt som våra egna målnivåer ökar. Med en kommunikatör på plats på heltid sedan hösten ser vi att detta ska kunna åtgärdas och att resultatet bör kunna förbättras markant till delåret 1. 7
Nämndmål. Myndighetsnämndens verksamheter utvecklas kontinuerligt genom ständiga förbättringar. Styrmått..1 Antal avslutade verksamhetsutvecklingsprojekt (kaizen) (st) Antal 5 5 35 3 5 15 1 5 15 1 uppnått av målvärdet 1 9 7 5 3 1 15 1 Analys och åtgärder Under 1 räknar vi med att nämndens uppföljning av projekt kommer utvecklas då en kvalitetsledare på bygg- och miljöavdelningen har tillsatts.
Nämndmål 3.1 Främjande och förebyggande insatser bidrar till att barn och ungas livsvillkor och levnadsvanor förbättras. Styrmått 3.1.1 Andel barn och unga från skolår 7 som aldrig druckit alkohol uppnått av målvärdet 1 9 7 5 3 1 Styrmått 3.1. Andel barn och unga från skolår 7 som aldrig använt tobaksvaror 15 1 Analys och åtgärder Nollmätning. Delår 1 9 7 5 3 1 15 1 1 9 7 5 3 1 15 1 Nämndmål 3. Ökning av kontrollköp för att försvåra för ungdomar att få tillgång till öl, tobak och receptfria läkemedel. uppnått av målvärdet 1 9 7 5 3 1 15 1 Delår Styrmått 3..1 Andel kontrollköp av öl, tobak och receptfria läkemedel som uppfyller kraven på ålderskontroll () Analys och åtgärder Nollmätning. 1 9 7 5 3 1 15 1 9
Utvecklingsperspektiv (nämndmål 5.1) Myndighetsnämnden har tidigare år haft goda resultat gällande nöjdhet hos företagare. Inget resultat för året. Nämndmål 5.1 Näringslivet är nöjda med myndighetsnämndens kvalitet och service. uppnått av målvärdet 1 9 7 5 3 1 15 1 Delår Styrmått 5.1.1 Hur nöjda företagare är med handläggningen av bygglov (index). Index 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått 5.1. Hur nöjda företagare är med handläggningen av miljöärenden (index). Index 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått 5.1.3 Hur nöjda företagare är med handläggningen av ärenden enligt livsmedelslagen (index). Index 1 9 7 5 3 1 15 1 Styrmått 5.1. Hur nöjda företagare är med handläggningen av serveringstillstånd (index). Index 1 9 7 5 3 1 15 1 Analys och åtgärder Resultaten från helåret kan redvisas i delårsrapporten 1 då ingen sammanställning görs förrän april 1. 1
Driftredovisning DRIFTREDOVISNING (tkr) RESULTAT 15 RESULTAT 1 RESULTAT BUDGET AVVIKELSE 1 Kostnader 13 93 1 917 1 1 53 13 *varav personal 9 7 9 1 11 31 1 33 Intäkter - 5-7 357-9 -7 595-91 Nettokostnader 7 79 7 5 9 13 9 5 1 Nettobudget 9 9 5 9 5 Resultat i förhållande till budget 1 159 1 1 1 Nettokostnad per verksamhet Nämnd 37 3 555 7-77 Ledning och Stab 1 397 1 9 7 13-57 Trafik 7 1 5 3 Bygglovssektionen 71 1 55 1 1-11 Bostadsanpassning 3 15 3 71 3 1 111 Tillsyn 1 1 39 137 57 1 Summa nettokostnader 7 73 75 913 9 5 1 Kommentarer till driftredovisning Myndighetsnämndens redovisar efter ett överskott om 1 tkr. Inom sektionen bygglov har det under året funnits vakanser och tjänstledigheter, för att täcka upp dessa har en konsult anlitats. Även sektion tillsyn har under året haft vakanta tjänster samt tjänstledigheter. Låg bemanning har också inneburit att intäkterna varit låga jämfört med budget och föregående år inom tillsyn miljö samt hälsoskydd. Karlskogas budget för bostadsanpassning om tkr förbrukades under året, totalt har tkr betalats ut. Storfors budget för bostadsanpassning om 5 tkr har inte förbrukats fullt ut, bidrag för 11 tkr betalades ut under året. Överskottet har reglerats i bokslutet. Inom trafik myndighetsnämnden finns ett överskott efter, vilket beror på att en tillfällig tjänstledighet funnits under året. Sjukfrånvaron har under året varit 5,. 11
Uppföljning av treårsbudget Period 19 Redovisning (tkr) Resultat i förhållande till budget (inkl bostadsanpassningsbidrag) Ingående balans Utfall Prognos - 19 135 1 Redovisning (tkr) Resultat i förhållande till budget (exkl bostadsanpassningsbidrag) Ingående balans Utfall Prognos - 19 135 1 Kommentarer treårsbudget Ingående balans från föregående år är 135 tkr, resultatet för året är ett överskott om 1 tkr. Överskott kommer användas till personalförstärkningar under kommande år. Karlskogas budget för bostadsanpassning har förbrukats och totalt har bidrag om tkr betalats ut. Budget för Storfors hade inte förbrukats efter års utgång, vilket har reglerats vid bokslutet. Investeringskostnader Investeringar (tkr) Resultat 1 Resultat Budget Avvikelse Överförs till nästa år Teknisk utrustning 519 7 3 Möbler, inredning 5 5 Datorer, IT-utrustning 57 5-7 Summa investeringar 519 135 5-35 Kommentarer till investeringar Myndighetsnämndens har förbrukat del av sin investeringsram under året. Satsning har gjorts för att köpa in utrustning för bullerskyddsutredningar samt datorer. 1
Internkontroll Myndighetsnämnden har beslutat att tre av verksamhetens förbättringsprojekt ska redovisas för nämnden under året. Redovisningen av de tre utvalda projekten görs i år i samband med redovisningen av årsberättelsen. Följande tre projekt har valts ut: 1. Inköp av bullermätare samt utbildning. Syftet är att genom en indikationsmätning vid tillsynsbesök i verksamheter få en bild av om det finns skäl för myndigheten att begära att verksamheten göra en bullerutredning. Detta göra att tillsynsverksamheten blir mer rättsäker och tydlig.. Utveckling av veckoplaneringsverktyg på bygglovssektionen. Bygglovssektionen har under hösten arbetat fram en ny tavla som visualiserar veckans planering och ger överblick över ärenden och arbetsbelastning. Tidigare fanns en översikt där vissa typer av ärenden visades, men den tavlan saknade alternativa ärendetyper och även andra arbetsuppgifter som finns inom sektionen, tex förbättringsarbete, utskick av listor, granskning av detaljplaner med mera. Det som efterfrågades var en tavla som skulle visa alla de uppgifter och ärenden vi har samtidigt som den är ett stöd för den enskilda handläggaren att planera sin arbetsvecka. Det förslag som togs fram visar vad varje handläggare planerar att hinna med under sin arbetsvecka. På fredagarna har bygglovssektionen en veckoavstämning där var och en får återkoppla av hur den gångna veckan har varit samt berätta om kommande veckas uppgifter. Tavlan ska hjälpa handläggaren med att göra en rimlig bedömning av hur mycket som hinns med under en vecka. 3. Kontinuerlig granskning av utvalda ärendetyper. På nämndsammanträdet väljer myndighetsnämnden utifrån rapporteringen av delegeringsbeslut ut ärenden där de vill ha djupare kunskap om handläggningsrutinen. Denna rapportering sker på nästkommande sammanträde. Detta bidrar till granskning av rutiner, om de är korrekta, om de följs och om personalen har kunskap om dem. Svag Tillfredställande God Mycket god x 13
Nyckeltal Nyckeltal 1 15 1 13 antal inkomna lovärenden (bygg) 31 35 3 93 3 antal inkomna anmälan/ansökan (miljö) 197 9 3 99 353 Antal bygglov som genererat nya bostäder 7 - - - - (nytt ) Kundtjänst- antal kontakter inkomna till bygg- - - - - - och miljökontoret andel avslutade ärenden i diarieföringssystemen - - 3 - (KAISA, ECOS, ByggR) andel projekt som avslutas med kvalitetsuppföljning 1 1 9 9 - () Antal tillsynsbesök inom livsmedelslagstiftningens 95 - - - - område Antal tillsynsbesök inom miljöbalkens områden 15 - - - - förutom avlopp Antal inventerade avlopp - - - - Sjukfrånvaro samhällsbyggnadsförvaltningen 5, - - - - Sjukfrånvaro bygg- och miljökontoret - - - - - Andel beviljade ansökningar (BAB) 19 - - - - varav 1-1 år - - - - varav 19- år - - - - varav 5 - år 13 - - - - 1