Att göra affärer med offentlig sektor
Göra affärer med offentlig sektor & Upphandlingslagarna Vad är bra att känna till
Roller hos upphandlande myndighet Formella och informella beslutsfattare Avtalsägare Chef/chefer inom myndigheten Ingår troligen i upphandlingsteamet som kravställare Strategiskt ansvar Slutanvändaren och specialister Mottagare eller avropare Ingår troligen i upphandlingsteamet som kravställare Specialistkunskaper Upphandlaren Projektledare under upphandlingsprocessen Utformar förfrågningsunderlaget Informerar företagen under upphandlingen Kvalificerar leverantörer & utvärderar anbuden med teamet Upprättar tilldelningsbeslutet Politiker Konsulter
Lagarna som styr offentlig upphandling LOU - offentlig upphandling 1 LUF - upphandling inom försörjningssektorerna 1 (vatten, energi, transporter och posttjänster) LUFS - upphandling på försvars- och säkerhetsområdet LUK upphandling av koncessioner 1 LOV om valfrihetssystem 1) Ny lag fr o m 1 januari 2017 NYA LAGEN Från 1 jan 2017
Vad vill man uppnå med LOU? Ge alla samma möjlighet att leverera till offentlig sektor Effektivt utnyttjande av skattemedel Motverka korruption och annat fusk Öka konkurrensen Främja handeln inom EU
Grundprinciper Likabehandling Proportionalitet Öppenhet Icke-diskriminering Ömsesidigt erkännande Några följder av principerna
Förfaranden, tröskelvärden och marknader Förfarande = sättet/processen att upphandla Tröskelvärden är olika beloppsgränser. Storleken på kontraktets värde avgör om det är över eller under tröskelvärdet. Vad ska upphandlas -> marknaden
Tröskelvärden och förfaranden Över tröskelvärdet Öppet förfarande Selektivt förfarande Varor och tjänster Statliga myndigheter 1,2 Mkr Kommuner och landsting 1,9 Mkr Byggentreprenader 47,4 Mkr Under tröskelvärdet Förenklat förfarande Urvalsförfarande 534.890 kr Direktupphandling
Direktupphandling Direktupphandling kan användas om: under 534 890 kronor synnerlig brådska endast en leverantör på marknaden det vid upphandling inte inkommit anbud eller ej lämpliga anbud Rekommenderat tillvägagångssätt: minst tre anbud ska inhämtas skriftliga anbud, priser och villkor dokumentationskrav vid belopp över 100 000 kr riktlinjer ska tas fram av den upphandlande myndigheten Var proaktiv, annonseras oftast inte
LOU Spelreglerna
Processen Planeringsfasen Upphandlingsfasen Förvaltningsfasen Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Beställaren Behovsanalys Marknadsundersökning Strategi Upphandlingsdokument Svara på leverantörsfrågor Ev kompletteringar Anbudsöppning Uteslutning Kvalificering Utvärdering Sekretessbedömning Lämna ut anbud Teckna avtal Informera internt Förvalta Följ upp NYA LAGEN Förfrågningsunderlag -> Upphandlingsdokument
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Upphandlingsdokument innehåller åtminstone Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor
Upphandlingsvillkor Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor Exempel på villkor/information: Vilken upphandlande myndighet/ myndigheter Vem som lämnar upplysningar om upphandlingen Förfarande Sekretess Inlämning av anbud (hur, när, var) Anbudens giltighetstid Frågor och svar rörande underlaget Tidplan
Uteslutningsgrunder Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor Ska utesluta: organiserad brottslighet bestickning bedrägeri penningtvätt eller finansiering av terrorism terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet människohandel även om en företrädare för leverantören är dömd för brottet
Uteslutningsgrunder Får uteslutas: Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation åsidosatt miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter konkurs eller likvidation brott avseende eller allvarligt fel i yrkesutövningen kartellbildning allvarliga brister i fullgörandet av tidigare kontrakt ej betalt socialförsäkringsavgifter eller skatt Utvärdering Avtalsvillkor felaktiga upplysningar eller låtit bli att lämna begärda upplysningar även om en företrädare för leverantören är dömd för brottet
Krav på leverantören Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor Teknisk och yrkesmässig kapacitet Företaget Teknisk utrustning Kvalitetssäkringsrutiner Miljöskyddsåtgärder Tidigare uppdrag/referenser (att något gjorts) Varuprover Personalen Utbildning Yrkeskvalifikationer Ekonomisk ställning Årsomsättning Nyckeltal Rating Fullgörandegaranti
Kravspecifikation på produkt/tjänst Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor Enligt LOU får kraven: 1. Formuleras med hänvisning till tekniska specifikationer eller 2.beskrivas som funktionella resp. resultatinriktade krav (att föredra) 3. Kombination Får avse den specifika processen eller metoden Inte tillåtet med krav på ursprung, varumärken Får kräva en särskild märkning som bevis för att det motsvarar de egenskaper som krävs Alla krav måste återfinnas i underlaget och de får inte ändras Kraven ska vara möjliga att prissätta och måste gå att följa upp
Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor Tilldelning av kontrakt Ekonomiskt mest fördelaktiga Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet Lägsta kostnad Lägsta pris NYA LOU
Tilldelningskriterier, exempel (Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet) Pris Miljöegenskaper Driftkostnader Kvalitet Leveranstid eller tid för genomförande Estetiska, funktionella och tekniska egenskaper Service och tekniskt stöd Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor
Avtalsvillkor Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Samtliga kontraktsvillkor som ska tillämpas mellan parterna när upphandlingen avslutats. Utvärdering Kan kompletteras med viss information ur anbudsgivarens anbud men ska i övrigt vara komplett i upphandlingsdokumenten. Avtalsvillkor Exempel på vanliga regleringar i avtal 1. Parter 2. Avtalshandlingar 3. Ersättning/betalning 4. Parternas åtagande 5. Underleverantörer 6. Leverans och leveransgodkännande 7. Force Majeure 8. Ändringar och tillägg 9. Tvistelösning 10. Avtalstid
Två typer av avtal Objektspecifikt avtal Allt klart från början. Allt är specificerat. Behov av engångskaraktär, ej återkommande. En leverantör Ramavtal Allt ej specificerat; t ex Volymer När och hur många köp Återkommande behov En eller flera leverantörer
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Anbudsöppning Öppna anbud Minst två personer öppnar Uppenbar felräkning, felskrivning eller annat uppenbart fel -> får rättas Upphandlande myndighet får begära förtydligande om det ej ger konkurrensfördel
Kvalificering och utvärdering Steg 1 Kontroll av anbudsgivaren Uteslutningsgrunder Kontroll av lämplighet, bevis m.m. Juridisk ställning behörighet för deltagande Ekonomisk ställning ekonomisk och finansiell stabilitet Teknisk förmåga/kapacitet Steg 2 Kontroll av anbudet Kontroll av hur kraven på varan/tjänsten/byggentreprenaden uppfylls Förkastande av anbud Ej uppfyller ställda krav Onormalt lågt anbud, skriftlig förklaring måste begäras
Kvalificering och utvärdering Steg 3 - Anbudsutvärdering Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet Kostnad Pris
Tilldelningsbeslut Underrättelse om beslut Skriftligen Snarast möjligt Information om avtalsspärr Lämnas till varje anbudsgivare (och anbudssökande) Vem/vilka som fått kontrakt och skälen för det Även vid avbrytande av en upphandling
Att lämna anbud Förbereda, genomgöra och följa upp
Processen Leverantören Marknadsföring Bevakning Dokumentation Referenser Samarbeten Analys av upphandlingsdokument Ställa frågor Skriva anbudet Anbudsinlämning Kompletteringar Anbudspresentation Om tilldelning: Invänta avtalsspärr Om inte: Analysera varför Överpröva? Lärdom Leverera Skapa relationer Följ upp leveranser Planera Marknadsför Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Beställaren Behovsanalys Marknadsundersökning Strategi Upphandlingsdokument Svara på leverantörsfrågor Ev kompletteringar Anbudsöppning Uteslutning Kvalificering Utvärdering Sekretessbedömning Lämna ut anbud Teckna avtal Informera internt Förvalta Följ upp
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Att lämna anbud Förbereda
Förbered er långsiktigt! Var - geografiskt? EU, Sverige eller Dalarna Hur ser den offentliga marknaden ut för ert företag? Vilka är era prioriterade kunder? Gå igenom tidigare upphandlingar och anbud När går befintliga avtal ut? Vilka produkter/tjänster? Samarbeten
Marknadsföring Var proaktiv Marknadsanalys Gör dem medvetna om ert företag Hur kan ni marknadsföra er mot offentlig sektor Anpassa ert erbjudande -> paketera Identifiera och kontakta beställarorganisationen Visa på hemsidan och marknadsmaterial
Samarbeten Åberopa andra företags kapacitet (underleverantör) Gå samman med flera andra företag och lämna anbud som ett konsortium Undersök möjligheten att bli underleverantör
Förbered er kortsiktigt Ta fram viktiga dokument, exempelvis: Kvalitet- och miljösystem CV, certifikat och utbildningsbevis Referensbibliotek (de viktigaste uppdragen) CPV-koder Hitta affärsmöjligheterna/upphandlingarna
Kvalitetsledningssystem Vanlig utformning av krav: Certifierad enligt ISO9001 eller motsvarande eller Eget framtaget system som bygger på ISO9001 Kortfattad beskrivning av systemet Kvalitetspolicy Kvalitetsansvarig OBS! Anpassa beskrivningen efter ställda krav
Miljöledningssystem Vanlig utformning av krav: Certifierad enligt ISO14001 eller motsvarande eller Eget framtaget system som bygger på ISO14001 Kortfattad beskrivning av systemet Miljöpolicy Miljöansvarig OBS! Anpassa beskrivningen efter ställda krav
CV Enhetliga, utgå från en mall Bör minst innehålla: Anställningar inkl roll/befattning Utbildningar och certifieringar Referensuppdrag för personen OBS! Anpassa uppgifterna efter ställda krav Se till att certifikat gäller och är uppdaterade
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod CPV koder
Hitta upphandlingarna så här fungerar det Upphandlande myndigheter/enheter annonserar i valfri databas (system) Kostnadsfri anbudsgivning för leverantörer Viss sökfunktion i databasen varierar mellan leverantörer E-avrop Kommers Mercell Tendsign Offentliga Upphandlingar Samlar info från upphandlingssystemen Skickar bevakningsmejl prenumeration Sökbar databas Betaltjänst Upphandlingskollen (Opic)
Att lämna anbud Genomföra
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Var börjar man? 1. Snabbanalys av upphandlingsdokumenten Är detta något som passar oss? 2. Fördjupad analys Kan ni uppfylla ställda krav? Företaget, produkten/tjänsten Kan ni leverera och lämna ett konkurrenskraftigt anbud? Pris, kvalitet och leveransvillkor Hur ser de villkoren ut?
Var börjar man? Fortsättning 3. Om något krav är osäkert, kontrollera om det finns andra möjligheter. 4. Ställ frågor 5. Gör en checklista som följer med under hela anbudsarbetet (intern kvalitetssäkring hos er) 6. Gör en första tidsplan mht sista anbudsdag och sista dag för frågor 7. Vem ska ansvara och skriva vad? Tex anbudsbrevet, beskrivningar, priser, kvalitetssäkring Vilken nivå bör texten ha?
Kommersiella villkor Läs igenom och avgör vad de innebär! Betalningsvillkor Var noggrann med att läsa igenom ALLT underlag! Leveranstid alt. inställelsetider Viten (förseningar etc) Priser Underleverantör
Ställ frågor Har ni all nödvändig information? Otydligt upphandlingsdokument Felaktigheter i upphandlingsdokument Fråga direkt! Frågor och svar om upphandlingen publiceras Kontrollera löpande
Att ställa frågor Innan anbudstidens utgång (10 dagar innan) Kommunikationen ska ske på ett öppet sätt alla frågor publiceras. Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod
Tips om anbudsskrivning Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om ert företag även om ni är befintlig leverantör personal byts ut Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om er produkt/tjänst om det inte tydligt framgår i upphandlingsdokument Det är ofta flera personer som läser olika delar av ert anbud. Identifiera vilka! Utgå från köparens perspektiv! Vanligt fel att utgå från sitt eget (säljarens) perspektiv. Beskriv inte det som ni tycker är mest intressant, beskriv det som efterfrågas.
Fler tips om anbudsskrivning Detta är ett affärsförslag Utformning Oftast anbudsformulär Rättstavat Texten flyter Se upp när det är olika författare Följ deras struktur Bilagor; använd de som är relevanta för er och för upphandlingen Numrera på ett sätt som är enkelt att förstå för mottagaren Skriv en innehållsförteckning Gärna numrerad på samma sätt som upphandlingsdokumenten. Tex 3.3 ekonomisk ställning Var ute i god tid!
Kvalificering och utvärdering Kvalificering Steg 1 Kontroll av anbudsgivaren Steg 2 Kontroll av anbudet Bocka av, se till att ni uppfyller detta Utvärdering Steg 3 - Anbudsutvärdering Det är här ni vinner.
Anbudsbrev Första bilagan i hela anbudet = tydlig inledning En mycket kort sammanfattning av anbudet som läggs som första sida Effektivt om anbudet är mycket omfattande Tillfälle att skriva något viktigt som inte passar in i själva anbudet Skapa extra förtroende
Referenser Uppdrag som är så identiska med det upphandlade uppdraget som möjligt Fråga upphandlaren vilka frågor som kommer att ställas Förvarna referenterna! De måste kunna få tag i referenten
Dags att lämna in anbudet Lämna in 6-1 dagar innan Ska ni begära sekretess på del av anbudet? Läs igenom allt underlag noggrant och kontrollera om något är oklart innan ni lämnar in det. Säkerställ att det anbud ni lämnar in är korrekt och komplett. Lämna alltid in all begärd information om ert företag. Lämna in ert bästa anbud från början. 51
Sekretess vad händer nu? Kompletteringar Anbudspresentation Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Anbudsöppning Uteslutning Kvalificering Utvärdering
Avtalsspärr i 10 dagar Om tilldelning: Invänta avtalsspärr Om inte: Analysera varför Överpröva? Lärdom Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Om sista dagen är en helgdag -> flyttas till nästkommande vardag Sekretessbedömning Lämna ut anbud
Överprövning När tilldelningsbeslutet fattas så upphävs sekretessen Fråga vad ni föll på prata med upphandlaren Offentliga handlingar Begär ut vinnande anbud Beslut på felaktiga grunder -> överpröva Överpröva inte om du saknar grund
Att lämna anbud Följa upp
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Kontraktsskrivning Var medvetna om gällande villkor Skyldigheter och rättigheter på båda sidor Initiera startmöte Kontaktpersoner Beställare Beställningar och orderbekräftelse Rapportering Uppföljningsmöten Bevaka prisjustering och optioner
Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Dags att leverera Se till att informera internt om det nya avtalet Skapa rutiner som matchar nya krav Följ upp leveranser noga Stäm av med kunden
Sammanfattning
Vanliga misstag i anbud Lämnar in anbudet för sent Anbudet ej undertecknat eller av obehörig person Ska-kraven inte accepterade Bevis om ska-kravsuppfyllnad saknas Glömt bilagor Accepterar inte allt i köparens avtal Möter inte upp deras krav och hänvisar till annat Ber att få återkomma med pris Ber dem själva kontrollera viss offentlig information
Hur arbetar ett vinnande företag? Proaktivt Har en organisation för anbudsgivning Analyserar krav och utvärderingsmodell Ställer aktivt frågor samt ifrågasätter brister i upphandlingsdokumenten Analyserar köparens behov och syften Känner till reglerna - rättigheter Hamnar inte i tidsbrist vilket gör att misstag undviks Följer upp tilldelningsbeslut och tar lärdom till nästa upphandling
Vinnande anbud Bygger på analyser Svarar på alla krav Anpassat efter utvärderingsmodellen Tydligt och lättläst Kvalitetssäkrat Använd din checklista!
Vinna vid utvärderingen För att vinna måste man först vara kvalificerad Gör inga formella missar, men lägg inte krutet här! Fokusera på utvärderingen Varor likvärdiga artiklar, alternativt anbud tillåtet? Tjänster viktning av kvalitet, bedömning av mervärde? Priser viktning av delpriser Fokusera på matematiken Simulera Ha koll på konkurrenternas kvalité och pris
Tack och lycka till!