Att göra affärer med offentlig sektor

Transkript

1 Att göra affärer med offentlig sektor

2 Göra affärer med offentlig sektor & Upphandlingslagarna Vad är bra att känna till

3 Vilka är kunderna? Upphandlande myndigheter/enheter (beställare) Staten, kommunerna och landstingen Deras bolag, föreningar, samfälligheter och stiftelser Ett fåtal privata företag genom koncession Andra aktörer: Kommunalförbund Informella samverkansorganisationer Statlig inköpssamordning (Kammarkollegiet, FMV) Upphandlingsbolag (Göteborgs stad, SKL kommentus) Privata konsultbolag

4 Roller hos den beställaren upphandlande myndigheten Formella och informella beslutsfattare Avtalsägare Chef/chefer inom myndigheten Ingår troligen i upphandlingsteamet som kravställare Strategiskt ansvar Slutanvändaren och specialister Mottagare eller avropare Ingår troligen i upphandlingsteamet som kravställare Specialistkunskaper Upphandlaren Projektledare under upphandlingsprocessen Utformar förfrågningsunderlaget Informerar företagen under upphandlingen Kvalificerar leverantörer & utvärderar anbuden med teamet Upprättar tilldelningsbeslutet Politiker Konsulter

5 Lagarna som styr offentlig upphandling LOU - offentlig upphandling LUF - upphandling inom försörjningssektorerna (vatten, energi, transporter och posttjänster) LUFS - upphandling på försvars- och säkerhetsområdet LUK upphandling av koncessioner LOV om valfrihetssystem NYA LAGEN Från 1 jan 2017

6 Vad vill man uppnå med LOU? Ge alla samma möjlighet att leverera till offentlig sektor Effektivt utnyttjande av skattemedel Motverka korruption och annat fusk Öka konkurrensen Främja handeln inom EU

7 Grundprinciper Likabehandling Proportionalitet Öppenhet Icke-diskriminering Ömsesidigt erkännande Några följder av principerna

8 Några följder av principerna Leverantörer får inte gynnas eller missgynnas otillbörligt Krav får inte riktas mot viss leverantör FFU ska vara utformat så att alla leverantörer förstår det på samma sätt Lätt att förstå vad som efterfrågas och vad som krävs för att uppfylla kraven Alla ska få samma information samtidigt Krav får inte vara högre eller mer långtgående än vad som är nödvändigt

9 Förfaranden, tröskelvärden och marknader Förfarande = sättet/processen att upphandla Tröskelvärden är olika beloppsgränser. Storleken på kontraktets värde avgör om det är över eller under tröskelvärdet. Vad ska upphandlas -> marknaden

10 Indelning av marknaden Varor Tjänster Byggentreprenader

11 Tröskelvärden och förfaranden Över tröskelvärdet Öppet förfarande Selektivt förfarande Varor och tjänster Statliga myndigheter 1,2 Mkr Kommuner och landsting 1,9 Mkr Byggentreprenader 47,4 Mkr Under tröskelvärdet Förenklat förfarande Urvalsförfarande kr Direktupphandling

12 Fördelning av förfaranden 2014 Över tröskelvärdet (direktivstyrda) Totalt Under tröskelvärdet (icke direktivstyrda)

13 Processen för upphandlingsförfaranden över tröskelvärdet (4 kap.) Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förförfarande med annonsering Förhandlat förfarande utan annonsering Alltid valbart Alltid valbart Undantag i LOU Undantag Alltid valbart i LUF Annons TED Annons TED Annons TED Direkt kontakt med leverantör Alla får lämna anbud Alla får ansöka om att lämna anbud Alla får ansöka om att lämna anbud Förfrågningsunderlag ut Kvalificering ev. selektering Kvalificering ev. selektering Anbud in Prövning Prövning - Krav på leverantör - Krav på leverantör Prövning Förfrågningsunderlag ut till Förfrågningsunderlag ut till utvalda - Krav på leverantör utvalda Anbud in - Kravspecifikation Anbud in Utvärdering Prövning Prövning - Kravspecifikation - Kravspecifikation Tilldelning Utvärdering Utvärdering Tilldelning Förhandling - fortsatt utvärdering Tilldelning Ev. förfrågningsunderlag och anbud Någon form av prövning och utvärdering Ev. förhandling - fortsatt utvärdering Tilldelning

14 Processen för upphandlingsförfaranden under tröskelvärdet (15 kap.) Förenklat förfarande Annons Alla får lämna anbud Förfrågningsunderlag ut Anbud in Prövning - Krav på leverantör - Kravspecifikation Utvärdering Ev. förhandling - fortsatt utvärdering Tilldelning Urvalsförfarande Annons Alla får ansöka om att lämna anbud Kvalificering ev. selektering Prövning - Krav på leverantör Förfrågningsunderlag ut till utvalda Anbud in Prövning - Kravspecifikation Utvärdering Ev. förhandling - fortsatt utvärdering Tilldelning Direktupphandling Direkt kontakt med leverantör Ev. förfrågningsunderlag och anbud Någon form av prövning och utvärdering Ev. förhandling - fortsatt utvärdering Tilldelning Direkt kontakt med leverantör

15 Direktupphandling Direktupphandling kan användas om: under kronor synnerliga brådska endast en leverantör på marknaden det vid upphandling inte inkommit anbud eller ej lämpliga anbud Rekommenderat tillvägagångssätt: minst tre anbud ska inhämtas skriftliga anbud, priser och villkor dokumentationskrav vid belopp över kr riktlinjer ska tas fram av den upphandlande myndigheten Var proaktiv, annonseras oftast inte

16 LOU Spelreglerna

17 Processen NYA LAGEN Förfrågningsunderlag -> Upphandlingsdokument Planeringsfasen Upphandlingsfasen Förvaltningsfasen Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Beställaren Behovsanalys Marknadsundersökning Strategi Upphandlingsdokument Svara på leverantörsfrågor Ev kompletteringar Anbudsöppning Uteslutning Kvalificering Utvärdering Sekretessbedömning Lämna ut anbud Teckna avtal Informera internt Förvalta Följ upp

18 Upphandlingens historia LOU första lagstiftningen 1 januari 1994 Ökad kompetensnivå sedan början på 2000-talet Trenderna är: ökad status upphandling lyfts till ledningsnivå riktning mot strategiska inköp Båda parter har höga ambitioner och vill göra bra affärer win/win FRAMGÅNGSFAKTORER Förståelse och samverkan Förtroende Seriositet Professionalism

19 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Upphandlingsdokument innehåller åtminstone Krav på leverantören Upphandlingsvillkor Kravspecifikation Utvärdering Avtalsvillkor Ska-krav vs bör-krav

20 Upphandlingsvillkor Exempel på villkor/information: Vilken upphandlande myndighet/ myndigheter Vem som lämnar upplysningar om upphandlingen Förfarande Sekretess Inlämning av anbud (hur, när, var) Anbudens giltighetstid Frågor och svar rörande underlaget Tidplan

21 Uteslutningsgrunder Ska utesluta: organiserad brottslighet bestickning bedrägeri penningtvätt eller finansiering av terrorism terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet människohandel även om en företrädare för leverantören är dömd för brottet

22 Uteslutningsgrunder Får uteslutas: åsidosatt miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter konkurs eller likvidation brott avseende eller allvarligt fel i yrkesutövningen kartellbildning allvarliga brister i fullgörandet av tidigare kontrakt ej betalt socialförsäkringsavgifter eller skatt felaktiga upplysningar eller låtit bli att lämna begärda upplysningar även om en företrädare för leverantören är dömd för brottet

23 Krav på leverantören Teknisk och yrkesmässig kapacitet Företaget Teknisk utrustning Kvalitetssäkringsrutiner Miljöskyddsåtgärder Tidigare uppdrag/referenser (att något gjorts) Varuprover Personalen Utbildning Yrkeskvalifikationer Ekonomisk ställning Årsomsättning Nyckeltal Rating Fullgörandegaranti

24 Kravspecifikation på produkt/tjänst Enligt LOU får kraven: 1. Formuleras med hänvisning till tekniska specifikationer eller 2.beskrivas som funktionella resp. resultatinriktade krav (att föredra) 3. Kombination Får avse den specifika processen eller metoden Inte tillåtet med krav på ursprung, varumärken Får kräva en särskild märkning som bevis för att det motsvarar de egenskaper som krävs Alla krav måste återfinnas i underlaget och de får inte ändras Kraven ska vara möjliga att prissätta och måste gå att följa upp

25 Tilldelning av kontrakt Ekonomiskt mest fördelaktiga Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet Lägsta kostnad Lägsta pris NYA LOU

26 Tilldelningskriterier, exempel (Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet) Pris Miljöegenskaper Driftkostnader Kvalitet Leveranstid eller tid för genomförande Estetiska, funktionella och tekniska egenskaper Service och tekniskt stöd

27 Hur mäter man? (Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet) Två sätt att göra det på: Priset görs om till poäng, t ex relativ viktning Kvalitet görs om till monetärt värde (pengar), t ex mervärdesmodellen

28 Tilldelningskriterier Exempel: Relativ viktning Vikt i % Anbud 1 Anbud 2 Anbud 3 Anbudssumma Poäng anbudssumma Kvalitetspoäng Viktad prispoäng Viktad kvalitetspoäng Summa poäng Vinnare!

29 Avtalsvillkor Samtliga kontraktsvillkor som ska tillämpas mellan parterna när upphandlingen avslutats. Kan kompletteras med viss information ur anbudsgivarens anbud men ska i övrigt vara komplett i upphandlingsdokumenten. Exempel på vanliga regleringar i avtal 1. Parter 2. Avtalshandlingar 3. Ersättning/betalning 4. Parternas åtagande 5. Underleverantörer 6. Leverans och leveransgodkännande 7. Force Majeure 8. Ändringar och tillägg 9. Tvistelösning 10. Avtalstid

30 Två typer av avtal Objektspecifikt avtal Allt klart från början. Allt är specificerat. Behov av engångskaraktär, ej återkommande. En leverantör Ramavtal Allt ej specificerat; t ex Volymer När och hur många köp Återkommande behov En eller flera leverantörer

31 Ramavtal Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod, särskilt i fråga om tänkt pris och, i tillämpliga fall, uppskattad kvantitet. 1.En leverantör 2.Flera leverantörer a) Rangordning alternativt fördelningsnyckel b) förnyad konkurrensutsättning c) möjlighet att kombinera a & b

32 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod

33

34 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod En annons innehåller: Uppgift om det som ska upphandlas Kontaktuppgifter Hur anbud får lämnas Sista anbudsdag Hur länge anbuden ska vara giltiga Andra typer av annonser Förhandsannonsering Efterannonsering Förhandsinsyn

35 Annonsering När skall det annonseras? Över tröskelvärdet inför och efter Under tröskelvärdet inför Var? Över tröskelvärdet TED (EU + nationellt) Under tröskelvärdet allmänt tillgänglig elektronisk databas (nationellt)

36 Tidsfrister att lämna anbud och ansökningar När anbudstidens längd bestäms ska hänsyn tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid som leverantörer kan antas behöva för att utarbeta anbuden. Dock ska tidsfristerna i 8 kap iakttas. Öppet förfarande: Selektivt förfarande: Förenklat förfarande: 35 dagar dagar skälig anbudstid

37 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Anbudsöppning Öppna anbud Minst två personer öppnar Uppenbar felräkning, felskrivning eller annat uppenbart fel -> får rättas Upphandlande myndighet får begära förtydligande om det ej ger konkurrensfördel

38 Kvalificering och utvärdering Kvalificering Steg 1 Kontroll av anbudsgivaren Steg 2 Kontroll av anbudet Utvärdering Steg 3 - Anbudsutvärdering

39 Kvalificering och utvärdering Steg 1 Kontroll av anbudsgivaren Uteslutningsgrunder Kontroll av lämplighet, bevis m.m. Juridisk ställning behörighet för deltagande Ekonomisk ställning ekonomisk och finansiell stabilitet Teknisk förmåga/kapacitet Steg 2 Kontroll av anbudet Kontroll av hur kraven på varan/tjänsten/byggentreprenaden uppfylls Förkastande av anbud Ej uppfyller ställda krav Onormalt lågt anbud, skriftlig förklaring måste begäras

40 Kvalificering och utvärdering Steg 3 - Anbudsutvärdering Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet Kostnad Pris

41 Tilldelningsbeslut Underrättelse om beslut Skriftligen Snarast möjligt Information om avtalsspärr Lämnas till varje anbudsgivare (och anbudssökande) Vem/vilka som fått kontrakt och skälen för det Även vid avbrytande av en upphandling

42 Att lämna anbud Förbereda, genomgöra och följa upp

43 Processen Leverantören Marknadsföring Bevakning Dokumentation Referenser Samarbeten Analys av upphandlingsdokument Ställa frågor Skriva anbudet Anbudsinlämning Kompletteringar Anbudspresentation Om tilldelning: Invänta avtalsspärr Om inte: Analysera varför Överpröva? Lärdom Leverera Skapa relationer Följ upp leveranser Planera Marknadsför Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Beställaren Behovsanalys Marknadsundersökning Strategi Upphandlingsdokument Svara på leverantörsfrågor Ev kompletteringar Anbudsöppning Uteslutning Kvalificering Utvärdering Sekretessbedömning Lämna ut anbud Teckna avtal Informera internt Förvalta Följ upp

44 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Att lämna anbud Förbereda

45 Förbered er långsiktigt! Var - geografiskt? EU, Sverige eller Dalarna Hur ser den offentliga marknaden ut för ert företag? Vilka är era prioriterade kunder? Gå igenom tidigare upphandlingar och anbud När går befintliga avtal ut? Vilka produkter/tjänster? Samarbeten

46 Marknadsföring Var proaktiv Marknadsanalys Hur kan ni marknadsföra er mot offentlig sektor Anpassa ert erbjudande -> paketera Identifiera och kontakta beställarorganisationen Visa på hemsidan och marknadsmaterial Gör dem medvetna om ert företag

47 Samarbeten Åberopa andra företags kapacitet (underleverantör) Gå samman med flera andra företag och lämna anbud som ett konsortium Undersök möjligheten att bli underleverantör

48 Åberopa annans kapacitet - avtal

49 Förbered er kortsiktigt Ta fram viktiga dokument CPV-koder Hitta affärsmöjligheterna/upphandlingarna

50 Ta fram viktiga dokument Ekonomisk ställning visas ofta genom Årsredovisning eller balansräkning (de senaste 1-3 åren) Kreditupplysning Försäkringsbevis

51 Ta fram viktiga dokument, forts Blandat: F-skattebevis Registreringsbevis Företagspresentation med företagsuppgifter och kontaktuppgifter

52 Ta fram viktiga dokument (dokumentation) Teknisk och yrkesmässig kapacitet De viktigaste uppdragen (referensbibliotek) Kvalitet- och miljösystem CV - utbildning och yrkeskvalifikationer Certifikat och utbildningsbevis på anställda Verktyg, maskiner och teknisk utrustning Prover, beskrivningar eller fotografier

53 Kvalitetsledningssystem Vanlig utformning av krav: Certifierad enligt ISO9001 eller motsvarande eller Eget framtaget system som bygger på ISO9001 Kortfattad beskrivning av systemet Kvalitetspolicy Kvalitetsansvarig OBS! Anpassa beskrivningen efter ställda krav

54 Miljöledningssystem Vanlig utformning av krav: Certifierad enligt ISO14001 eller motsvarande eller Eget framtaget system som bygger på ISO14001 Kortfattad beskrivning av systemet Miljöpolicy Miljöansvarig OBS! Anpassa beskrivningen efter ställda krav

55 CV Enhetliga, utgå från en mall Bör minst innehålla: Anställningar inkl roll/befattning Utbildningar och certifieringar Referensuppdrag för personen OBS! Anpassa uppgifterna efter ställda krav Se till att certifikat gäller och är uppdaterade

56 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Ha koll på era dokument Stommen för er dokumentation Fyll på efter behov Håll aktuell Använd det ni har nytta av 56

57 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod CPV koder

58 Hitta upphandlingarna så här fungerar det Upphandlande myndigheter/enheter annonserar i valfri databas (system) Kostnadsfri anbudsgivning för leverantörer Viss sökfunktion i databasen varierar mellan leverantörer E-avrop Kommers Mercell Tendsign Offentliga Upphandlingar Samlar info från upphandlingssystemen Skickar bevakningsmejl prenumeration Sökbar databas Betaltjänst Upphandlingskollen (Opic)

59 Hitta upphandlingarna (affärsmöjligheterna) Upphandlingssystemen (Myndigheters webbplatser) Viss prenumeration Spontansökning Exempel på elektroniska databaser/system: E-avrop Kommers Mercell Tendsign

60 Hitta upphandlingarna (affärsmöjligheterna) Bevakning via abonnemang Mejl och webb Bevakningshjälp Exempel på bevakningstjänster: Offentliga Upphandlingar Upphandlingskollen (Opic)

61 Hitta upphandlingarna i Avesta

62

63

64

65

66 Att lämna anbud Genomföra

67 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Var börjar man? 1. Snabbanalys av upphandlingsdokumenten Är detta något som passar oss? 2. Fördjupad analys Kan ni uppfylla ställda krav? Företaget, produkten/tjänsten Kan ni leverera och lämna ett konkurrenskraftigt anbud? Pris, kvalitet och leveransvillkor Hur ser de villkoren ut?

68 Var börjar man? Fortsättning 3. Om något krav är osäkert, kontrollera om det finns andra möjligheter. 4. Ställ frågor 5. Gör en checklista som följer med under hela anbudsarbetet (intern kvalitetssäkring hos er) 6. Gör en första tidsplan mht sista anbudsdag och sista dag för frågor 7. Vem ska ansvara och skriva vad? Tex anbudsbrevet, beskrivningar, priser, kvalitetssäkring Vilken nivå bör texten ha?

69 Kommersiella villkor Läs igenom och avgör vad de innebär! Betalningsvillkor Var noggrann med att läsa igenom ALLT underlag! Leveranstid alt. inställelsetider Viten (förseningar etc) Priser Underleverantör

70 Ställ frågor Har ni all nödvändig information? Otydligt upphandlingsdokument Felaktigheter i upphandlingsdokument Fråga direkt! Frågor och svar om upphandlingen publiceras Kontrollera löpande

71 Att ställa frågor Innan anbudstidens utgång (10 dagar innan) Kommunikationen ska ske på ett öppet sätt alla frågor publiceras. Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod

72 Tips om anbudsskrivning Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om ert företag även om ni är befintlig leverantör personal byts ut Förutsätt ALDRIG att mottagaren vet något om er produkt/tjänst om det inte tydligt framgår i upphandlingsdokument Det är ofta flera personer som läser olika delar av ert anbud. Identifiera vilka! Utgå från köparens perspektiv! Vanligt fel att utgå från sitt eget (säljarens) perspektiv. Beskriv inte det som ni tycker är mest intressant, beskriv det som efterfrågas.

73 Fler tips om anbudsskrivning Detta är ett affärsförslag Utformning Oftast anbudsformulär Rättstavat Texten flyter Se upp när det är olika författare Följ deras struktur Bilagor; använd de som är relevanta för er och för upphandlingen Numrera på ett sätt som är enkelt att förstå för mottagaren Skriv en innehållsförteckning Gärna numrerad på samma sätt som upphandlingsdokumenten. Tex 3.3 ekonomisk ställning Var ute i god tid!

74 Kvalificering och utvärdering Kvalificering Steg 1 Kontroll av anbudsgivaren Steg 2 Kontroll av anbudet Bocka av, se till att ni uppfyller detta Utvärdering Steg 3 - Anbudsutvärdering Det är här ni vinner.

75 Anbudsbrev Första bilagan i hela anbudet = tydlig inledning En mycket kort sammanfattning av anbudet som läggs som första sida Effektivt om anbudet är mycket omfattande Tillfälle att skriva något viktigt som inte passar in i själva anbudet Skapa extra förtroende

76 Företagspresentationen i anbudet Kortfattad och koncis Bra och lättillgänglig layout Företagets historia och basfakta Affärsområden & organisation

77 Företagspresentation Denna del används framförallt vid kvalificeringen Visar er historik: Vad har ni uppnått fram till idag? Skapar uppfattning om er framtida förmåga Svarar på frågan: Matchar ert företags verksamhet det man söker? Framtida mål relevanta för affären Företagets struktur och organisation Visa helst organisationen för affären/projektet, INTE världs- eller riksorganisationen (om den inte är relevant)

78 Resurser Metoder Genomförande Personella och tekniska resurser samt service och underhåll Visa helheten, hur ni tar er an ett uppdrag som det efterfrågade Det är här ni skapar trygghet! Trygghet skapas genom förutsägbarhet Förutsägbarhet skapas genom en tydlig beskrivning av vad som händer från dag ett fram till faktureringen Beskriv gärna vem som är kundansvarig/projektledare i jag-form CV

79 Prissättning Exempel simulera priserna Manuellt arbete, vardagar Pris Vikt Summa Andel Byggarbetare ,6% 33 % Saneringstekniker ,0% % Fuktmätning/fuktutredning ,1% 7 % Manuellt arbete, vardagar Byggarbetare ,3% % Saneringstekniker ,0% 6 % Manuellt arbete, övrig tid Byggarbetare ,2% % Saneringstekniker ,0% 6 % ENTREPRENÖRSARVODE Procentpåslag självkostnader för material och varor 8% ,4% 8 % Procentpåslag på självkostnader för hjälpmedel 8% ,5% 2 % Procentpåslag på självkostnader för underentreprenader 8% ,0% 3 %

80 Referenser Uppdrag som är så identiska med det upphandlade uppdraget som möjligt Fråga upphandlaren vilka frågor som kommer att ställas Förvarna referenterna! De måste kunna få tag i referenten

81 Dags att lämna in anbudet Lämna in 6-1 dagar innan Ska ni begära sekretess på del av anbudet? Läs igenom allt underlag noggrant och kontrollera om något är oklart innan ni lämnar in det. Säkerställ att det anbud ni lämnar in är korrekt och komplett. Lämna alltid in all begärd information om ert företag. Lämna in era bästa villkor direkt. 81

82 Sekretess vad händer nu? Kompletteringar Anbudspresentation Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Anbudsöppning Uteslutning Kvalificering Utvärdering

83 Avtalsspärr i 10 dagar Om tilldelning: Invänta avtalsspärr Om inte: Analysera varför Överpröva? Lärdom Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Om sista dagen är en helgdag -> flyttas till nästkommande vardag Sekretessbedömning Lämna ut anbud

84 Överprövning När tilldelningsbeslutet fattas så upphävs sekretessen Fråga vad ni föll på prata med upphandlaren Offentliga handlingar Begär ut alla anbud Beslut på felaktiga grunder -> överpröva Överpröva inte om du saknar grund

85 Vad kan en överprövning leda till? 1. Upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse har gjorts ny bedömning i kvalificering ny utvärdering 2. Upphandlingen får göras om 3. Ansökan om överprövning avslås

86 Att lämna anbud Följa upp

87 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Kontraktsskrivning Var medvetna om gällande villkor Skyldigheter och rättigheter på båda sidor Initiera startmöte - Kontaktpersoner - Beställare - Beställningar och orderbekräftelse - Rapportering - Uppföljningsmöten Bevaka prisjustering och optioner

88 Planering Annonseringstid Utvärdering Avtalsspärr Avtalsperiod Dags att leverera Se till att informera internt om det nya avtalet Skapa rutiner som matchar nya krav Följ upp leveranser noga Stäm av med kunden

89 Sammanfattning

90 Vanliga misstag i anbud Lämnar in anbudet för sent Anbudet ej undertecknat eller av obehörig person Ska-kraven inte accepterade Bevis om ska-kravsuppfyllnad saknas Glömt bilagor Accepterar inte allt i köparens avtalsförslag Möter inte upp deras krav och hänvisar till annat Ber att få återkomma med pris Ber dem själva kontrollera viss offentlig information

91 Hur arbetar ett vinnande företag? Proaktivt Har en organisation för anbudsgivning Analyserar krav och utvärderingsmodell Ställer aktivt frågor samt ifrågasätter brister i upphandlingsdokumenten Analyserar köparens behov och syften Känner till reglerna - rättigheter Hamnar inte i tidsbrist vilket gör att misstag undviks Följer upp tilldelningsbeslut och tar lärdom till nästa upphandling

92 Vinnande anbud Bygger på analyser Svarar på alla krav Anpassat efter utvärderingsmodellen Tydligt och lättläst Kvalitetssäkrat Använd din checklista!

93 Vinna vid utvärderingen För att vinna måste man först vara kvalificerad Gör inga formella missar, men lägg inte krutet här! Fokusera på utvärderingen Varor likvärdiga artiklar, alternativt anbud tillåtet? Tjänster viktning av kvalitet, bedömning av mervärde? Fokusera på matematiken Simulera Ha koll på konkurrenternas kvalité och pris

94 Att lämna anbud Utveckling & samsyn

95 Regeringens arbete Upphandlingslagstiftningen EU:s tre upphandlingsdirektiv Den nya nationella lagstiftningen Upphandlingsmyndigheten Sedan september 2015 Fristående myndighet Nationella upphandlingsstrategin möjliggör för upphandlande myndigheter och enheter i Sverige att utveckla sitt strategiska arbete med upphandling visar på de positiva effekter som kan uppnås konkretiserar hur det förhållningssätt till inköp som lyfts fram i strategin kan realiseras i den enskilda verksamheten

96 Inriktningsmålen i Nationella upphandlingsstrategin 1 Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär. 5 En offentlig upphandling som främjar innovationer och alternativa lösningar. 2 Effektiva offentliga inköp. 6 En miljömässigt ansvarsfull offentlig upphandling. 3 En mångfald av leverantörer och en väl fungerande konkurrens. 7 Offentlig upphandling som bidrar till ett socialt hållbart samhälle. 4 En rättssäker offentlig upphandling.

97 Nya LOU

98 Nyheter i LOU NYA LOU Generellt Började gälla Större förändringar för upphandlande myndigheter Mindre förändringar för anbudsgivarna

99 Nya begreppen och definitioner NYA LOU Anbudsinfordran Upphandlingsdokument Dynamiskt inköpssystem Elektronisk katalog Innovationspartnerskap ett nytt upphandlingsförfarande Central upphandlande myndighet Livscykel ESDP - Europeiskt enhetligt upphandlingsdokument

100 Allmänna bestämmelser NYA LOU En upphandlande myndighet får besluta att ett kontrakt ska tilldelas i separata delar. En ny möjlighet för små företag Reserverad upphandling En upphandlande myndighet får för en upphandling 1. reservera deltagandet för skyddade verkstäder eller för leverantörer vars främsta syfte är social och yrkesmässig integration av personer med funktionsnedsättning eller av personer som har svårt att komma in på arbetsmarknaden, eller 2.föreskriva att ett kontrakt ska fullgöras inom ramen för ett program för skyddad anställning.

101 Rådgivningen

102 Rådgivningen Individuellt stöd Upp till 5 timmar a 350 kr/tim. Verklig och lämplig upphandling inom sex månader. Göran Danielsson Karin Kaibel Björn Brandell

103 Rådgivningen Ni hittar lämplig upphandling (eller ber oss om hjälp) Kontaktar omgående Karin på EPIS som tillsätter rådgivare Rådgivaren läser snabbt in sig Genomgång av upphandlingsdokument på telefon. Ni arbetar med anbudet och bollar med rådgivaren. Genomgång och ev korrigering av ert anbud.

104 Rådgivningen - några kommentarer från förra gången Konkret och anpassad för vårt behov. Snabba okomplicerade, sakliga svar på mina frågor. Styrt på ett vänligt sätt och med tidsmässigt exakthet. Inga ändringar utan det man kommit överens om blev så. Snabb insats för att överskåda var hjälpen och råden skulle in. Snabbtänkt och förstående inom själva området med. Att vi nu vet vad vi ska fokusera på. Vad är måsten att ha med. Få mallar för kvalitets-, miljödokument och anbudsbrev. Underlättar arbetet mycket för oss.

105 Tack och lycka till!