1/10 Projektdirektiv Samordnad vårdplanering och införande av IT-verktyget Cosmic Link
2/10 Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 0.1 2015-10-16 Upprättande inför beslut om Anne Gustavsson fastställande. 1.0 2015-10-20 Korrigering under förväntat projektresultat enligt beslut i Nätverket för ehälsa Anne Gustavsson
3/10 INNEHÅLL 1 Grundläggande information... 4 1.1 Syfte... 4 1.1.1 Projektets delar... 4 1.2 Bakgrund... 4 1.2.1 Omvärld... 5 1.3 Beställare och finansiering... 6 2 Mål... 6 2.1 Effektmål... 6 2.2 Förväntat projektresultat... 7 2.3 Projektets prioritering... 8 3 Ramar för projektet... 8 3.1 Tidsram... 8 3.2 Kostnadsram... 8 3.3 Projektledare... 9 3.4 Andra styrande förutsättningar... 9 4 Projektstyrning... 9 5 Referenser... 10
4/10 1 Grundläggande information 1.1 Syfte Processen samordnad vårdplanering kräver en god samverkan mellan Region Östergötland och samtliga kommuner i länet tillsammans med ett väl fungerande IT-verktyg för att uppnå en god process för den enskilde vårdtagaren. Syfte med projekt Samordnad vårdplanering och införande av IT-verktyget Cosmic Link på uppdrag av Nätverket för ehälsa är att skapa förutsättningar för att följsamheten och kvaliteten kring den samordnade vårdplaneringsprocessen ökar. Syfte är också att införa en enhetlig integration av nytt IT-verktyg (Cosmic Link) med anledning av att dagens verktyg, Meddix, kommer att försvinna. För att komma i takt mellan verksamhetsprocess och byte av IT-stöd behöver en förstudie genomföras ur ett verksamhetsperspektiv. 1.1.1 Projektets delar Del ett Projektet inleds med en förstudiefas avseende verksamhetsprocessen SVP. Förstudien ska bland annat besvara följande frågor: Vilken följsamhet föreligger idag till SVP-processen? Vad krävs för att tydliggöra processägande? Vad krävs för att tydliggöra förvaltningsansvaret? Uppfyller riktlinjen verksamhetens krav på tydlighet, användarvänlighet och lättåtkomlighet? Vad är öppen vård och slutenvårdsperspektiv i SVP-processen? Vad är kommunens perspektiv i SVP-processen? Vad är medborgarens perspektiv i SVP-processen? Omvärldsbevakning för att se vilka goda exempel som det går att ta lärdom av. Utifrån kartläggning av nuläge och pågående utvecklingsarbeten lämna förslag till åtgärder på kort och lång sikt. Parallellt med förstudie avseende verksamhetsprocessen ska ett tydliggörande av faktiska möjligheter och funktionalitet av Cosmic Link som IT-verktyg genomföras i form av en kravanalys från verksamheterna gällande de funktioner som finns i Meddix men som idag inte finns i Cosmic Link. Detta ska ske innan ett skarpt genomförandeprojekt startar. Del två: Genomförandeprojekt för samordnad vårdplanering och byte av IT-verktyg. 1.2 Bakgrund En länsgemensam riktlinje för Samordnad vård- och omsorgsplanering När den ena handen vet vad den andra gör är framtagen sedan några år tillbaka. I samband med
5/10 hemsjukvårdsreformen i januari 2014 reviderades riktlinjen för att överensstämma med övriga förutsättningar mellan Region Östergötland och länets samtliga kommuner. Flera tidigare utredningar är genomförda för att utvärdera Meddix och Cosmic Link, dock har inte något beslut kunnat fattas med stöd av tidigare utredningar. Ett argument som tidigare funnits för att inte byta IT-verktyg är att verksamheten ständigt är tyngd av förändringar. Men med den planering som föreligger att Meddix ska läggas ned samt att verksamheterna står inför en eventuell lagändring gällande betalningsansvarslagen (utredning Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård, SOU 2015:20), finns starka incitament för att genomföra projektet SVP och införande av IT-verktyget Cosmic Link. Dagens SVP-process mellan Region Östergötland och kommunerna håller inte den kvalitet som huvudmännen anser nödvändig. Förstudien Samordnad vårdplanering IT-verktygsval (To Link or not to Link) påvisar att för att konfigurera och driftsätta Cosmic Link kommer ett införandeprojekt att kräva tätt samarbete i verksamhetsprocessen SVP mellan Region Östergötland och kommunerna. Även om projektet beställs av Nätverket för ehälsa kommer en stor del av projektet att handla om verksamhetsutveckling i arbetet med att säkerställa och kvalitetssäkra SVP-processen. Den tekniska förstudie som är gjord fokuserar på möjligheten att byta ut nuvarande IT-verktyg (Meddix), någon förstudie avseende påverkan på verksamheterna samt påverkan på SVP-processen i förhållande till styrdokumentet / /När den ena handen vet vad den andra gör finns inte. Nuvarande IT-system förvaltas via Centrum för medicinsk teknik och IT (CMIT), någon liknande förvaltningsorganisation för verksamhetsprocessen finns inte. Detta kan vara en bidragande orsak till bedömning av att SVP-processen inte håller en önskvärd kvalitet. 1.2.1 Omvärld Det pågår många utvecklingsinitiativ kring samordnad vårdplanering i Sverige. Utvecklingen inom vård och omsorg kommer att ställa stora krav på gemensamt analysarbete, för att möta befolkningens behov på bästa sätt. Omvärldsbevakning är därför en viktig del i detta projekt. I samband med föreliggande lagförslag om ändringar i betalningsansvarslagen bedöms det aktuellt att, med utgångspunkt i riktlinjen, även se över processen och följsamheten till processen för samordnad vårdplanering (SVP) mellan Region Östergötland och samtliga kommuner, för att ta ställning till behov av revidering utifrån förändringar i omvärlden. Inom Region Östergötland finns ett antal angränsande projekt för SVP-processen som bland annat hanterar utskrivningsprocessen. Övriga projekt som angränsar är Videokonferens för samordnad vårdplanering, Termer och begrepp (ICF) inom kommunerna (som är ett avslutat projekt, men arbetet lever vidare för uppföljning och fortsatt samsyn). Förstudie avseende verksamhetsprocessen SVP bör även se över eventuellt andra påverkansfaktorer från omvärlden som påverkar SVP-processen inom Östergötland.
6/10 1.3 Beställare och finansiering Projektet genomförs på uppdrag av Nätverket för ehälsa i samråd med Ledningsgrupp för vård och omsorg (LGVO) och Region Östergötlands Centrum för hälsa- och vårdutveckling (CHV). Byte av IT-verktyg och införandeprojekt av Cosmic Link finansieras av Nätverket för ehälsa med en löpande budget där nästa fas i projektet och budget beslutas enligt uppsatta beslutspunkter. Övrig finansiering hanteras enligt följande: Del ett: Förstudie avseende verksamhetsprocessen SVP finansieras av Nätverket för ehälsa Tydliggörande av faktiska möjligheter funktionalitet av Cosmic Link finansieras av Nätverket för ehälsa Del två: Projektledning av huvudprojekt avseende verksamhetsprocessen SVP finansieras av CHV Projektledning avseende byte av IT-stöd finansieras av Nätverket för ehälsa Verksamheterna i Region Östergötland och respektive kommun finansierar sina timmar Förvaltningsobjekt Patientjournalen på CMIT (Region Östergötland) finansierar sina timmar Förvaltningskostnader för IT-verktyg efter införande fördelas enligt beslutsunderlag vid LGVOs beslut den 12 juni 2015. 2 Mål 2.1 Effektmål Effektmål för invånare som patient/brukare är: Ökad trygghet genom en förbättrad process vid utskrivning från slutenvård Möjlighet till större delaktighet från invånare och dennes anhörig Effektmål för Region Östergötland är: En ökad följdsamhet i processen SVP (dvs fler vårdplaneringar) kan leda till färre antal återinläggningar om planeringen slutförs och aktiviteter genomförs i hemmet/särskilt boende Färre avvikelser i Synergi som beror på att SVP-processen inte följts. De avvikelser som fortfarande kan uppkomma blir ett underlag för fortsatt kvalitetssäkring av SVP-processen. Korrekt läkemedelsinformation (aktuell läkemedelslista vid utskrivningen) följs upp med hjälp av intervjuer till kommunerna upplever en förbättring. Förutsätter att listan är genomgången och uppdaterad av slutenvården. Minskad förvaltningskostnad för IT-verktyg för samordnad vårdplanering Minskad supporttid inom förvaltningsobjekt Patientjournalen
7/10 Effektmål för kommunerna är: Att följsamheten till rutiner för SVP ökar och att rätt deltagare kallas och därmed ingår i vårdplaneringssituationen följs upp genom enkät/intervjuer till biståndshandläggare och leg personal som ingår i vårdplaneringarna, årligen. Att rätt information finns i den dokumenterade vårdplanen utifrån den genomförda vårdplaneringen följs upp genom enkät/intervjuer till enhetschefer och legitimerad personal i kommunen, årligen. Effektmål för gemensamma SVP-processen är: Region Östergötland och länets kommuner skapar förutsättningar för personcentrerad vårdoch omsorgsplanering. Minskade antal avvikelser mellan Region Östergötland och länets kommuner som beror på brister i följsamhet kring SVP-processen Minskad undvikbar slutenvård Minskade brister i informationsöverföring med rätt information till rätt person En tydlig ansvarsfördelning mellan Region Östergötland och länets kommuner skapar tydlighet för inblandade parter Effektmål kan förändras i samband med att projektets del ett avslutas. 2.2 Förväntat projektresultat Riktlinjen Samordnad vård- och omsorgsplanering När den ena handen vet vad den andra gör är reviderad och antagen av Region Östergötland och kommunerna i Östergötland. Om införande av framlagt lagförslag gällande Betalningsansvar (SOU 20015:20) blir aktuellt, har Region Östergötland och kommunerna skapat förutsättningar och process för att uppfylla lagkravet. Uppdaterade dokument och riktlinjer kring SVP-processen ska vara väl kända inom Region Östergötland och kommunerna. Cosmic Link är konfigurerat, testat och implementerat i aktuella verksamheter (mallar, termer osv). En enhetlig integration av Cosmic Link har skett inom Östergötlands samtliga kommuner och Region Östergötland. I Region Östergötland och i varje kommun ska det finnas en tydlig verksamhetsnära förvaltning av SVP-processen och Cosmic Link. Inom Region Östergötland och i varje kommun ska det finnas kunskap om vem som är processansvarig för SVP och Cosmic Link. Webbverktyg för administration av användar- och organisationsinformation för kommunerna utvecklad och implementerad. Förväntat projektresultat kan förändras i samband med att projektets del ett avslutas.
8/10 2.3 Projektets prioritering Kvalitet 30 % Kostnad 10 % Tid 60 % 3 Ramar för projektet 3.1 Tidsram Projektet inleds med del ett avseende förstudie kring verksamhetsprocessen SVP. Del ett ska vara klar till 2016-01-15. Parallellt med förstudie avseende verksamhetsprocessen ska IT-verktyget Cosmic Link säkerställas gällande möjligheter, funktionalitet och utvecklingsmöjligheter i förhållande till Region Östergötlands och kommunernas önskemål samt i förhållande till verksamhetsprocessen kring SVP. Projektet är beroende av leverantören Cambios leveransplaner för uppgraderingav av Link och Cosmic kundgrupps arbete med modulen. Projektet ska synkas med projektet ROS till kommunerna för vinster gällande IT-verktyget.Planerad start del ett 2015-10-26, planerat projektslut (del två) 2016-12-31. Första beslutspunkt är den 2016-01-22 inför genomförande av del två. 3.2 Kostnadsram Del ett: Förstudie avseende verksamhetsprocessen SVP Tydliggörande av faktiska möjligheter funktionalitet av Cosmic Link Del ett finansieras av Nätverket för ehälsa med maximalt 200 000 kr. Del två: Projektledning av huvudprojekt avseende verksamhetsprocessen SVP finansieras av CHV Projektledning avseende byte av IT-stöd finansieras av Nätverket för ehälsa Verksamheterna i Region Östergötland och respektive kommun finansierar sina timmar Förvaltningsobjekt Patientjournalen på CMIT (Region Östergötland) finansierar sina timmar Del två av projektet finansieras via löpande budget från Nätverket för ehälsa samt från Centrum för Hälsa och vårdutveckling (CHV). Budgeten stäms av regelbundet via styrgrupp och beslutspunkter. Budgeten avser kostnader för projektledare och delprojektledare, övriga kostnader finansieras enligt kapitel 1.3. Utöver detta tillkommer respektive kommuns kostnad för personal som ska vara delaktiga i projektet, både ur verksamhetsperspektiv och ur operativt IT-perspektiv. Varje kommun ska även bistå med resurser som utbildas till att vara superanvändare.
9/10 3.3 Projektledare Huvudprojektledare Camilla Salomonsson, Utvecklings- och patientsäkerhetsenheten, Centrum för hälso- och vårdutveckling, Region Östergötland Delprojektledare Magnus Frostell, CMIT Region Östergötland 3.4 Andra styrande förutsättningar Styrande lagkrav är Lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård inklusive Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård, Betänkande av Utredningen om betalningsansvarslagen SOU 2015:20 Styrande riktlinje är Samordnad vård- och omsorgsplanering När den ena handen vet vad den andra gör Projektets avgränsningar är att förhålla sig till pågående projekt inom Region Östergötland och kommunerna men är inte överordnad dessa projekt. Programmet espir kan ha synpunkter på samordning inom sydöstra sjukvårdsregionen när det gäller användandet och konfigurering av Cosmic Link. 4 Projektstyrning Styrgrupp: Beställare: Mottagare: Representanter från Region Östergötlands förvaltning och resursägare Representanter från kommunerna Nätverket för ehälsa, representeras av Anne Gustavsson (ehälsosamordnare) Kommunerna och Region Östergötland Resursägare: Kommunerna och Region Östergötlands förvaltning Projektets planeringsfas ska ge förslag till regelbundna styrgruppsmöten och tydliga beslutspunkter och återkopplingar till beställare.
10/10 5 Referenser Förstudierapport; Samordnad vårdplanering IT-verktygsval (To Link or not to Link) 2015-01-05, Magnus Frostell Samordnad vård- och omsorgsplanering När den ena handen vet vad den andra gör Lagen (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård, Betänkande av Utredningen om betalningsansvarslagen SOU 2015:20