Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (4) Datum 2013-01-24 Vår re fer ens Bo Sjöström BESLUTSFÖRSLAG Internkontrollplan 2013 FRN-FRI-2012-03085 Sammanfattning Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. Intern kontroll omfattar alla system och rutiner/processer som syftar till att styra ekonomin och verksamheten. Förvaltningen föreslår att följande granskningsområden skall ingå i internkontrollplan 2013: Intern kontroll och analyser HR-området Evenemangsverksamheten Nyttjande av idrottsanläggningar Inköp och upphandlingar Avtalshantering Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna bilagda förslag till internkontrollplan för 2013 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut om gemensamma kontrollmål för uppföljning av intern kontroll 2013 Sammanställning över föreslagna interna kontroller för 2013 Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott 2013-02-07 Fritidsnämnden 2013-02-14 Ärendet Intern kontroll syftar till att nämnden med rimlig grad av säkerhet ska fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: verksamhetsstyrning SIGNERAD
tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter 2 (4) Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen, d v s ansvar att kontrollera så att rutiner, processer och system fungerar. Kommunstyrelsen följer varje år upp nämndens interna kontroll i samband med att årsredovisningen upprättas. Med syfte att förbättra den interna kontrollen infördes från och med 2008 ett antal gemensamma kontrollmål. Utav de kommungemensamma kontrollmålen för 2013 berörs fritidsnämnden av följande: att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester att säkerställa rutiner för att väsentliga er i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i analysen Dessa mål skall inarbetas i nämndernas planer för intern kontroll 2013 och komplettera de mål som nämnden själv sätter upp. Förvaltningens prioritering av granskningsområde har gjorts utifrån en bedömning av väsentlighet och. I analysen av väsentlighet värderas de konsekvenser som kan uppstå för kommunen eller enskilda kommunmedlemmar vid fel eller misskötsel. Fritidsnämndens kontrollmål för 2013 Intern kontroll och analyser (kommungemensamt kontrollmål) Under 2012 genomfördes en översyn av ekonomistyrning och intern kontroll i SDF Kirseberg. I sin rapport ger Ernst & Young utifrån sin analys följande förslag till förbättringar; att väsentliga er i verksamheterna måste integreras i det interna kontrollarbetet och att de förtroendevalda bör involveras i analysen. Förvaltningen föreslår att det under 2013 ska kontrolleras: att rutiner finns för att väsentliga er i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet att rutiner finns för att involvera de förtroendevalda i analysen Metoden för att kontrollera detta föreslås vara genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer. Ansvarig för kontrollen är verksamhetscontroller som skall rapportera till fritidsdirektören. HR-området (kommungemensamt kontrollmål) Under 2010 påbörjades införandet av gemensamma arbetssätt och ett nytt IT-stöd på HR-området (HR = Human Resources) omfattande samtliga chefer och medarbetare i Malmö stad. Införande av nya arbetssätt och nya systemstöd brukar innebära er avseende den interna kontrollen. Förvaltningen föreslår att det under 2013 ska kontrolleras: att rutiner finns för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning
att rutiner finns för uppföljning av självservice avseende semester 3 (4) Syftet med det första kontrollmomentet är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att medarbetaren har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplatsen. Syftet med det andra kontrollmomentet är att kontrollera att det finns rutiner för att följa upp att semesterutläggningen sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser), innebärande att minst 20 semesterdagar vid helårsanställning ska ha lagts ut senast den 30 september. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller och intervjuer med några chefer. Ansvarig för kontrollen är HR-konsult som skall rapportera till administrativa chefen. Evenemangsverksamhet Inom stadionområdet genomförs en rad evenemang, oftast i samarbete med en extern arrangör. Ersättningen från den externa arrangören är olika stor beroende på evenemangens inriktning från lokalt idrottsevenemang till mer kommersiellt evenemang såsom en konsert. Värdet av de olika evenemangen kan inte bara mätas utifrån vad arrangören erlägger i ersättning till nämnden utan ett evenemang har även icke-monetära värden. Dessutom måste det beaktas vilka konsekvenser ett evenemang har för föreningslivets dagliga verksamhet i berörda lokaler. Förvaltningen föreslår att momentet som skall kontrolleras är att det finns prioriteringsgrunder för genomförandet av evenemang. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till chefen för evenemangsavdelningen. Systematiskt säkerhetsarbete Säkerhetsarbetet på förvaltningens anläggningar är viktigt och extra krav ställs då det är en publik anläggning. Även om systematiskt säkerhetsarbete fanns med i internkontrollplan 2012 är bedömningen att det kvarstår en att det finns brister i rutinerna och att det därmed finns anledning att kontrollera rutinerna under 2013. Förvaltningen föreslår att momentet som skall kontrolleras är att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i förvaltningens publika anläggningar och att egenkontrollerna utförs. Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är lokalsamordnare som skall rapportera till chefen för driftavdelningen. Nyttjande av idrottsanläggningar Idrottsanläggningar är en av nämndens viktigare resurser för att kunna bidra till uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål om att Malmös barn och ungdomar ska ha tillgång till meningsfull fritid. I samarbete med servicenämnden, såsom förvaltare av idrottsanläggningarna, pågår en upprustning av anläggningarna och eftersatt underhåll åtgärdas. Dessa underhållsåtgärder kan påverka föreningslivets nyttjande av anläggningen olika mycket beroende på underhållets omfattning samt hur underhållsarbetet planeras och genomförs. Förvaltningen föreslår att momentet som bör kontrolleras är att det finns rutiner för hantera icke akuta driftstörningar vid idrottsanläggningarna så att konsekvenserna för nyttjarna minimeras.
4 (4) Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller och intervjuer. Ansvarig för kontrollen är lokalsamordnare som skall rapportera till chefen för driftavdelningen. Inköp och upphandlingar Under 2012 genomförde Ernst & Young på uppdrag av Malmö stads revisorskollegium en granskning av kommunens upphandlingsverksamhet. Granskningsrapporten visade att fritidsnämnden har en del förbättringsområden att arbeta med när det gäller direktupphandlingar och avrop från ramavtal. Förvaltningen bedömer det lämpligt att under 2013 följa upp vilken effekt genomförda förbättringsåtgärder har haft. Förvaltningen föreslår att momenten som bör kontrolleras är: att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med att det finns ramavtal för varugrupper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling att inköp av tjänster i samband med evenemang sker enligt kommunens upphandlingspolicy Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av leverantörsreskontra och rutiner samt stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är ekonom som skall rapportera till ekonomichefen. Avtalshantering Fritidsförvaltningen har ett stort antal avtal med föreningar och andra externa samarbetspartners. Många avtal innehåller överenskommelse om ekonomisk reglering och hur ersättningen ska beräknas och faktureras under avtalsperioden. Förvaltningen har upptäckt fall där fakturerat belopp inte överensstämmer med avtalsvillkoren. Förutsättningarna för ett avtal kan förändras med tiden och det uppstår ett behov av att omförhandla avtalet. Därför är det viktigt att känna till när ett avtal är uppsägningsbart. Förvaltningen föreslår att momenten som bör kontrolleras är: att det finns rutiner för bevakning av uppsägningsbara avtal att det finns rutiner för att säkerställa att fakturering sker enligt avtal Metoden för att kontrollera detta föreslås vara en genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller. Ansvarig för kontrollen är planeringssekreterare som skall rapportera till fritidsdirektören. En sammanställning över föreslagna interna kontroller bifogas. Internkontrollarbetet under 2013 kommer att avrapporteras till nämnden i samband med delårsrapporteringen i september och oktober samt i samband med årsanalysen. Ansvariga Bo Sjöström, fritidsdirektör
Malmö stad INTERN KONTROLLPLAN 2013 Fritidsförvaltningen Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Intern kontroll och analyser Att det finns rutiner för att väsentliga er i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. Att det finns rutiner för att involvera de förtroendevalda i analysen. HR-system Att det finns rutiner för att följa upp att medarbetare har registrerat sin frånvaro såväl i HRutan som att anmälan har gjorts till arbetsplats. Att det finns rutiner för att följa upp att semesterutläggning sker enligt semesterlagen och AB (Allmänna bestämmelser). Evenemangsverksamhet Att det finns prioriteringsgrunder för genomförandet av evenemang, särskilt evenemang som inte har idrottslig inriktning. Verksamhetscontroller 30/6 30/11 HR-konsult 30/6 31/10 Genomgång av rutiner och dokumentation samt intervjuer Genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer Planeringssekreterare 31/7 Genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer Fritidsdirektör Kännbara konsekvenser/möjlig Administrativ chef Kännbara konsekvenser/möjlig Chef för evenemangsavdelningen Kännbara konsekvenser/möjlig
Process/ rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Kontrollmetod Rapportering till Riskbedömning Systematiskt säkerhetsarbete Nyttjande av idrottsanläggningar Inköp och upphandling Att det finns rutiner för egenkontroll av brandskyddsarbetet i publika anläggningar och att egenkontrollerna utförs Att det finns rutiner för att hantera icke akuta driftstörningar vid idrottsanläggningarna så att konsekvenserna för nyttjarna minimeras. Att inköp sker hos de leverantörer som kommunen har ramavtal med. Att det finns ramavtal för varugrupper och tjänster där förvaltningens årliga inköpsvolym överstiger beloppsgränsen för direktupphandling. Att inköp av tjänster i samband med evenemang sker enlig kommunens upphandlingspolicy. Avtalshantering Att det finns rutiner för bevakning av uppsägningsbara avtal. Att det finns rutiner för att säkerställa att fakturering sker enligt avtal. Lokalsamordnare 30/9 Genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprovskontroller Lokalsamordnare 30/9 Genomgång av rutiner och dokumentation, stickprovskontroller samt intervjuer. Ekonom 31/10 Genomgång av leverantörsreskontra och stickprovskontroller Planeringssekreterare 31/7 Genomgång av rutiner och dokumentation samt stickprov Chef för driftavdelningen Chef för driftavdelningen Allvarliga konsekvenser/möjlig Kännbara konsekvenser/möjlig Ekonomichef Kännbara konsekvenser/sannolik Fritidsdirektör Kännbara konsekvenser/möjlig